Představte si následující situaci: do nasazení zbývají pouze dva dny a vy si uvědomíte, že software, který jste měli dodat, je stále neúplný a vyžaduje další čas a úsilí. Zdá se, že vaše frontendové a backendové týmy nebyly synchronizované a nedokázaly přesně odhadnout délku trvání projektu.
Nyní máte nedokončený produkt, přepracovaný tým a potenciálně nespokojeného zákazníka. Rozpaluje vás jen při pomyšlení na to studený pot?
Řízení podnikových projektů (EPM) nabízí systematický přístup k sladění projektů se strategickými cíli, optimalizaci přidělování zdrojů a zajištění konzistentní realizace projektů v rámci celého podniku. Pomáhá zajistit, aby se výše uvedený hypotetický scénář nikdy nestal skutečností!
Ale co přesně je EPM a jak může pomoci k úspěchu projektu?
Co je řízení podnikových projektů?
Řízení podnikových projektů (EPM) je přístup k řízení více projektů a programů v rámci celého podniku. Jde nad rámec izolovaného řízení jednotlivých projektů a zaměřuje se na sladění všech projektových aktivit s celkovými obchodními cíli a strategickými záměry organizace.
Běžné metodiky v řízení podnikových projektů
Existují různé metodiky, které týmy obvykle používají k implementaci řízení podnikových projektů. Mezi oblíbené metodiky EPM patří:
- Agilní
- Vodopád
- Six Sigma
- Lean
- Kanban
- Scrum
Možná se nyní ptáte, jak se podnikové řízení projektů liší od tradičního řízení projektů.
Zatímco tradiční projektové řízení se zaměřuje na jednotlivé projekty, EPM přistupuje k všem projektům v rámci podnikové organizace komplexně. Zaměřuje se na jednu metodiku, kterou lze použít v celé organizaci pro každý projekt, a udává tak tón pro řešení problémů.
Mohou existovat výjimky, kdy se EPM a jednotlivé styly řízení projektů liší, ale celkově musí každý projekt dodržovat stejnou metodiku.
Hlavní rozdíly: Tradiční projektové řízení vs. podnikové projektové řízení
- Rozsah: EPM spravuje více projektů současně, zatímco tradiční PM obvykle zpracovává jeden projekt najednou.
- Cíl: EPM zajišťuje, že všechny projekty jsou v souladu s cíli organizace, zatímco každý projekt v tradičním PM je novým problémem, který je třeba řešit jiným způsobem.
- Standardizace: EPM zavádí standardizované procesy v celé organizaci, zatímco tradiční PM se zaměřuje na dokončení projektu, jakýmkoli způsobem.
Porozumění roli podnikového projektového manažera
Projektoví manažeři podniků jsou součástí kanceláře pro řízení podnikových projektů a hrají zásadní roli při koordinaci složitých projektů v rámci organizace.
Ačkoli se povinnosti projektového manažera v podniku mohou lišit v závislosti na velikosti a potřebách vaší organizace, existují konkrétní úkoly, které musí v rámci své role splnit.
Mezi povinnosti projektového manažera v podniku patří:
- Správa portfolia: Dohled a odpovědnost za více projektů a programů napříč týmy
- Optimalizace zdrojů: Efektivní přidělování zdrojů mezi různé projekty tak, aby byla práce všech optimalizována na maximum.
- Standardizace: Implementace konzistentních a standardních pracovních postupů a praktik řízení projektů v celé organizaci.
- Sledování výkonu: Sledování metrik projektu, řešení překážek a podávání zpráv o pokroku, rozpočtu a časovém harmonogramu.
- Řízení zainteresovaných stran: Spolupráce s vedoucími pracovníky, členy týmu, vyššími vedoucími pracovníky a externími partnery
- Neustálé zlepšování: Identifikace oblastí pro zlepšení procesů a zajištění toho, aby je týmy dodržovaly.
- Mentorství: Vedení a vzdělávání projektových manažerů, zaměstnanců a managementu v oblasti EPM
- Implementace technologie: Výběr a nasazení vhodného softwaru pro řízení podnikových projektů
- Správa: Zajištění souladu s organizačními zásadami
- Strategické plánování: Přispívá k dlouhodobému plánování projektů v souladu s EPM.
Součásti řízení podnikových projektů
Systém řízení podnikových projektů se skládá ze sedmi složek definovaných Institutem pro řízení projektů (PMI). Pokusme se porozumět každé složce tím, že si představíme řízení podnikových projektů jako přesný stroj.
V rámci toho máme:
- Analýza rizik: Ostražitý skener, který odhaluje potenciální úskalí a příležitosti před realizací projektu. To pomáhá projektovým manažerům podnikat informované kroky a být připraveni na případné překážky.
- Odhad projektu: Prognózovatel využívá údaje o rizicích a historii k nastavení realistických časových harmonogramů a potřebných zdrojů. To pomáhá projektovým manažerům zjistit, zda jsou zdroje a čas na dokončení projektu dostatečné.
- Hodnocení projektů: Faktor kontroly kvality, porovnání výkonu s odhady a spuštění úprav. V případě rozšiřování rozsahu projektu nebo jiných překážek během projektu pomáhá tento krok projektovým manažerům zasáhnout, provést hodnocení a vrátit všechny zpět na správnou cestu.
- Koučování projektového řízení: Vyvíjející se mozek, učení se ze zkušeností za účelem zlepšení budoucího výkonu. Koučování projektového řízení ze strany podnikové kanceláře projektového řízení pomáhá vyškolit všechny členy týmu, aby byli na stejné vlně.
- Řízení eskalovaných problémů: Řešitel problémů se zabývá složitými výzvami tím, že vytváří procesy, které řeší každý problém nebo překážku. Kancelář pro řízení podnikových projektů se při takových výzvách stává rozhodujícím orgánem nebo zprostředkovatelem.
- Sledování času: Chronometr měří čas potřebný k dokončení úkolů a projektů pro současné a budoucí odhady a revize. Kancelář pro řízení podnikových projektů je obvykle odpovědná za analýzu časových rozpisů.
- Software pro řízení podnikových projektů: Centrální nervový systém, který propojuje všechny složky a zajišťuje plynulý tok informací pro úspěch projektu. Software pro řízení podnikových projektů slouží jako jediný zdroj pravdivých informací s přehledem všech dokumentů, projektů, úkolů, procesů a dalších částí projektů.
Tyto části fungují v harmonii a vzájemně se doplňují. Analýza rizik slouží jako podklad pro odhady a stanovení základních parametrů pro revize. Revize slouží jako podklad pro koučování, což zvyšuje celkovou efektivitu. Eskalované problémy poskytují informace ze všech složek, zatímco sledování času zajišťuje synchronizaci všech procesů.
Softwarové nástroje pro řízení podnikových projektů v zásadě usnadňují plynulou komunikaci a poskytují místo pro všechny informace, dokumenty a záznamy týkající se projektu.
Přečtěte si také: 10 nejlepších softwarových nástrojů ERP pro plánování zdrojů v roce 2024
Výhody řízení podnikových projektů
Jak organizace roste a rozvíjí různé týmy, často tyto týmy nakonec pracují izolovaně. Jako rostoucí organizace musíte udržet tempo tím, že budete předvídat případné překážky a řešit problémy průběžně.
Právě proto je řízení podnikových projektů tak důležité. Pomáhá vám nastavit všechny vaše procesy, sleduje, jak bude práce prováděna a jak budou řešeny výzvy, a má k dispozici specializovanou kancelář pro řízení podnikových projektů, která zajišťuje, že vše bude provedeno.
Podívejme se na některé další výhody EPM:
- Zajišťuje, že všechny projekty jsou sladěny a přispívají k úspěchu organizace, nikoli pouze k úspěchu jednotlivců nebo týmů.
- Optimalizuje alokaci zdrojů v celé organizaci, aby se omezil prostor pro neefektivní procesy.
- Vede k významným úsporám nákladů díky lepšímu řízení zdrojů.
- Poskytuje informace založené na datech pro lepší rozhodování v rámci projektů.
- Standardizuje procesy a omezuje duplicitu úsilí, takže každý ví, co má dělat.
- Zvyšuje přehlednost projektů a komunikaci mezi zúčastněnými stranami a týmy.
- Vybavuje organizace tak, aby mohly lépe reagovat na změny na trhu i na konkurenci.
- Podporuje kulturu sdílení znalostí v celé organizaci.
Výzvy při implementaci EPM
Vzhledem k tomu, že řízení podnikových projektů se implementuje na organizační úrovni, je nevyhnutelné, že se vyskytnou určité výzvy.
Mezi tyto výzvy patří například:
- Odpor organizace: Zaměstnanci mohou odporovat změnám zavedených způsobů práce.
- Složitost: Systémy řízení podnikových projektů mohou být složité nebo obtížné implementovat.
- Problémy s integrací: Integrace EPM se stávajícími systémy a nástroji může být náročná.
- Kulturní změna: EPM často vyžaduje posun směrem k větší transparentnosti a spolupráci.
- Náklady: Implementace EPM může vyžadovat značné počáteční investice, které malé podniky nemusí mít k dispozici.
- Kvalita dat: Zajištění konzistentních dat vysoké kvality ve všech projektech může být náročné.
- Nedostatek dovedností: Organizace mohou postrádat odborné znalosti potřebné k efektivní implementaci EPM a mohou být nuceny investovat více do školení nebo najímání nových zaměstnanců.
- Měření návratnosti investic: Prokázání návratnosti investic může být v krátkodobém horizontu náročné.
Přečtěte si také: 15 bezplatných šablon pro branding pro marketingové a kreativní týmy
Jak implementovat řízení podnikových projektů
Software pro řízení projektů slouží jako digitální páteř, která podporuje a vylepšuje celý proces řízení podnikových projektů. Tato sofistikovaná sada nástrojů přesahuje rámec jednoduchého sledování úkolů a nabízí komplexní sadu funkcí, které zjednodušují složité prostředí s více projekty.
V zásadě poskytuje software EPM centralizovanou platformu pro ukládání a správu projektových dat, která zajišťuje, že všechny zúčastněné strany mají přístup k aktuálním informacím.
Jedná se o nástroj pro spolupráci v podniku v reálném čase , který odstraňuje bariéry mezi mezifunkčními týmy a odděleními, což je v rozsáhlých podnikových prostředích zásadní.
Pokročilé funkce softwaru EPM pro správu zdrojů umožňují optimální přidělování personálu a aktiv mezi více projekty, čímž se předchází vzniku úzkých míst a nadměrnému přidělování.
Jeho robustní funkce pro reporting a analytiku pomáhají transformovat surová data na praktické poznatky, což umožňuje rozhodování na základě dat na úrovni projektů i portfolia. Pokud tedy uvažujete o použití nástroje pro řízení projektů, jak vybrat ten správný?
Zvažte faktory, jako jsou:
- Škálovatelnost a flexibilita
- Uživatelská přívětivost
- Integrační možnosti
- Funkce pro reporting a analytiku
- Mobilní přístupnost
- Podpora dodavatele a reputace
Jedním z takových bezplatných softwarů pro řízení projektů , který nabízí vše výše uvedené a ještě mnohem více, je ClickUp .
Nástroj pro řízení projektů ClickUp jde nad rámec tradičního řízení úkolů. Nabízí flexibilní platformu pro organizaci, spolupráci a sledování projektů jakékoli velikosti a složitosti.
Nabízí následující funkce pro implementaci řízení podnikových projektů:
1. Dashboardy ClickUp
Dashboardy ClickUp umožňují členům týmu přidávat úkoly, prohlížet cíle, komunikovat s ostatními členy týmu a sledovat pokrok na první pohled. Díky tomu mohou pracovníci EPM velmi efektivně a snadno sledovat každý probíhající projekt.
2. Dokumenty ClickUp
Pomocí ClickUp Docs zaznamenávejte všechny své oficiální procesy, smlouvy, SOP a další důležité dokumenty, abyste je měli po ruce na jednom místě.
Dokumenty mohou být velkým pomocníkem při koučování projektového řízení – což je základní součást strategie EPM – protože umožňují ukládat historická data vašich procesů EPM a v případě problémů se k nim vracet.
3. Sledování času stráveného na projektech v ClickUp
Díky funkci Project Time Tracking v ClickUp snadno zjistíte, jak dlouho trvá dokončení projektu. Sledujte čas, který vám zabere dokončení úkolu nebo projektu, abyste mohli snáze odhadnout časový rámec podobných projektů v budoucnosti.
4. Šablona pro řízení projektů ClickUp
ClickUp také nabízí předem připravené šablony pro vaše projekty. Například pomocí šablony pro řízení projektů ClickUp můžete optimalizovat svůj pracovní postup od nápadu po realizaci a konečné dodání.
Tato šablona vám umožňuje:
- Plánujte a vizualizujte každou fázi, od brainstormingu až po životní cyklus projektu.
- Sladění týmu a zdrojů pro hladkou spolupráci a efektivní dokončení projektu
- Sledujte pokrok a cíle, abyste zajistili včasné a rozpočtově výhodné dodání.
5. ClickUp pro podniky
ClickUp Enterprise je řešením všech vašich potřeb v oblasti řízení podnikových projektů!
Díky této funkci můžete:
- Zajistěte, aby vaše operace nikdy nevynechaly ani jeden krok díky 99,9% záruce dostupnosti ClickUp Enterprise, která zajistí plynulý a nepřerušovaný pracovní tok.
- Využijte exkluzivní technologii RapidViews DB™ pro maximální škálovatelnost a výkon, který nemá obdoby v žádném jiném řešení.
- Chraňte svá data, spravujte přístup, konfigurujte oprávnění a udržujte komplexní protokol aktivit pomocí našich integrovaných nástrojů.
- Podporujte jakýkoli tým, bez ohledu na jeho velikost nebo složitost, díky bezkonkurenční flexibilitě, standardům a škálovatelnosti.
- Získejte jasný přehled od strategických plánů po každodenní realizaci a zajistěte si jediný zdroj informací o aktualizacích, rizicích a pokroku.
- Šifrujte, chraňte a dodržujte předpisy HIPAA, GDPR, Privacy Shield a další, abyste zajistili bezpečnost svých dat.
Tipy pro zlepšení vaší strategie EPM
- Začněte s malým zavedením EPM: Určete hlavní problém a pokuste se jej vyřešit pomocí malého EPM. Zaznamenejte si, co jste se z experimentu naučili, opakujte a určete osvědčené postupy, které lze rozšířit na všechny týmy. Během této doby můžete pomocí ClickUp Goals stanovit a sledovat pokrok při dosahování konkrétních cílů.
- Investujte do komplexního školení pro všechny členy týmu: Od slovníčku pojmů EPM až po konkrétní typy schůzek a komunikační rytmus – ujistěte se, že váš tým ví, co se od něj v každé fázi očekává. Využijte ClickUp Docs jako centralizované úložiště pro ukládání těchto informací.
- Vytvořte jasnou správu definováním rolí a rozhodovacích procesů: Při testování rámce EPM se vyhněte jakékoli nejednoznačnosti. Jasně zdokumentujte role, odpovědnosti a postupy eskalace ve sdíleném dokumentu. K tomuto účelu můžete použít šablonu RACI Matrix pro role a odpovědnosti od ClickUp.
- Vypracujte plán, jak řešit a zvládat odpor ke změnám: Vytvořte komunikační plán, ve kterém vysvětlíte, proč zavádíte EPM a jak by mělo pomoci týmu přiblížit se k širším cílům. Vyhraďte si schůzky pro otázky a odpovědi a poskytněte co nejvíce informací. Takovýto přístup založený na spolupráci pomůže snížit jakýkoli odpor.
- Využijte funkce reportingu a analýzy dat k získání přehledu: Používejte nástroje jako ClickUp Dashboard ke sledování klíčových metrik napříč projekty. Propojte každý cíl projektu s konkrétní metrikou, abyste přesně věděli, jaký dopad máte.
- Podporujte mezifunkční týmovou práci a spolupráci: Pořádejte meziresortní schůzky nebo hackathony, abyste mohli s ostatními týmy ve vaší organizaci brainstormovat nebo řešit problémy. To pomůže podpořit spolupráci a usnadní škálování strategií EPM v celé společnosti.
- Zachovejte flexibilitu, abyste se mohli přizpůsobit měnícím se obchodním potřebám: V neposlední řadě se ujistěte, že vaše strategie EPM je v souladu s obchodními cíli. Jakákoli změna v tomto směru by se měla okamžitě promítnout do vašeho projektového plánu, abyste mohli dosáhnout výsledků, které skutečně přinesou změnu.
Přečtěte si také: 10 nejlepších B2B SaaS podnikových softwarových řešení pro rok 2024
Nasazení řízení podnikových projektů s ClickUp
Implementace podnikového projektového řízení je transformativní obchodní proces, který může výrazně zlepšit schopnost organizace úspěšně realizovat projekty a dosahovat cílů. Ačkoli může být tento proces náročný, díky zvýšené efektivitě, lepšímu využití zdrojů a strategickému sladění se jedná o investici, která se vyplatí.
Nástroje jako ClickUp výrazně usnadnily implementaci EPM ve všech organizacích. Díky přizpůsobitelným funkcím ClickUp mohou organizace vytvářet přizpůsobené pracovní postupy, nastavovat klíčové ukazatele výkonnosti a generovat komplexní zprávy, které podporují efektivní rozhodování a strategické sladění.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a proměňte svůj proces řízení projektů!