Pokud jste projektový manažer, který řídí více projektů, možná se obáváte, že nemáte úplný přehled o postupu každého projektu.
Tyto obavy vás budou pronásledovat ještě více, pokud řídíte velké nebo složité projekty, kde nesprávné plánování může vést ke špatným výsledkům, prodlouženým termínům a překročení rozpočtu.
Řešením těchto výzev je však vytvoření pracovního postupu pro řízení projektů. Pracovní postup projektu vám poskytuje lepší přehled a kontrolu nad úkoly, zdroji, výstupy a milníky každého projektu.
Pomůže vám sledovat průběh vašich projektů a identifikovat překážky dříve, než se stanou závažnými.
V tomto blogu se podíváme na to, co jsou pracovní postupy projektového řízení a proč jsou důležité. Probereme také nastavení pracovního postupu pro správu vašich projektů, nástroje projektového řízení, které vám pomohou, a některé osvědčené postupy.
Co je pracovní postup projektového řízení?
Pracovní postup projektového řízení je logická posloupnost kroků, která popisuje, jak by měl projekt postupovat od začátku do konce. Obsahuje definitivní pokyny pro plánování a realizaci projektu a rozděluje složité procesy na zvládnutelné úkoly.
Pracovní postupy projektového řízení jasně definují odpovědnosti všech zúčastněných, způsob řešení eskalací a nástroje, které mají být použity.
Důležitost pracovních postupů projektového řízení
Pracovní postup projektového řízení nastavuje jasný plán, který týmům ukazuje, jak úspěšně realizovat projekty. Pomáhá:
- Zvyšte transparentnost: Pracovní postupy projektu představují kroky a závislosti úkolů při realizaci projektu. Díky tomu může každý snadno zobrazit úkoly, procesy a časové osy související s projektem.
- Zlepšete komunikaci: Pracovní postupy projektového řízení definují komunikační protokoly. Členové týmu tak vědí, kde a jak sdílet informace o projektu. To snižuje zmatek a usnadňuje členům projektového týmu sdílení aktualizací, spolupráci a přístup k informacím.
- Zlepšete odpovědnost: Pracovní postupy definují úkoly a odpovědnosti přidělené každému členovi týmu. Stanovují také časové harmonogramy pro plnění úkolů. Tím je zajištěno, že každý úkol má svého odpovědného vlastníka a nic neunikne pozornosti.
Rozdíl mezi řízením projektů a řízením pracovních postupů
Podívejme se, jak se řízení projektů liší od řízení pracovních postupů.
| Aspekt | Projektové řízení | Řízení pracovního postupu |
| Definice | Projektové řízení zahrnuje dohled nad všemi kroky od začátku do konce projektu. | Řízení pracovního postupu popisuje posloupnost kroků potřebných k efektivnímu dokončení projektu. |
| Klíčové komponenty | Zahájení, plánování, realizace, monitorování, kontrola a uzavření | Definujte vstupy, procesy a výstupy očekávané od projektu. |
| Cíl | Zajistěte včasné dodání projektů a zároveň mějte na paměti rozpočtová omezení, standardy kvality a cíle projektu. | Zlepšete produktivitu, umožněte spolupráci a zvyšte provozní efektivitu zefektivněním různých procesů. |
Jaké jsou klíčové prvky pracovního postupu projektového řízení?
1. Vstup
Toto je výchozí bod vašeho pracovního postupu projektového řízení, kde uvedete všechny vstupy potřebné k dokončení projektu. Patří sem zdroje, materiály a informace potřebné k hladkému provedení projektu. Při definování vstupů budete muset sestavit následující:
- Projektové plány, požadavky, výzkum a specifikace pro provádění různých úkolů v pracovním postupu
- Fyzické, lidské a finanční zdroje potřebné k realizaci projektu
- Pokyny a návody, jak provádět základní úkoly a činnosti
- Závislosti, které je třeba splnit pro realizaci projektu
- Očekávání a požadavky stanovené zainteresovanými stranami
2. Proces
Po pochopení vstupů nastíňte proces a kroky realizace projektu. Pracovní postup musíte rozdělit na jednotlivé úkoly a seřadit je, aby všechny zúčastněné strany měly jasnou představu o svých očekáváních. Stanovte termíny pro každý úkol a identifikujte závislosti při plnění těchto úkolů.
Dále zmapujte průběh procesu pomocí diagramu pracovního postupu, ukažte, jak jsou úkoly automatizace pracovního postupu propojeny, a přidejte klíčové milníky a výstupy pro všechny fáze projektu.
3. Výstup
Výstup je posledním prvkem pracovního postupu. Zahrnuje očekávané výsledky na konci pracovního postupu a představuje hmatatelné i nehmotné výsledky každého úkolu v rámci pracovního postupu.
Výstupy ve vašem pracovním postupu mohou zahrnovat:
- Dokončené úkoly a činnosti, jako jsou zprávy o stavu, testovací zprávy a zpětná vazba od uživatelů
- Výstupy, jako jsou dokumenty, prototypy, návrhy a další
- Zprávy, klíčová zjištění a KPI pro celý projekt a procesy pracovního postupu
Profesionální tip 💡: Místo vytváření pracovního postupu pro řízení projektů od nuly použijte předem připravené šablony pracovních postupů pro řízení projektů k mapování vašich obchodních procesů a vizualizaci klíčových komponent procesu.
Význam pracovních postupů projektového řízení v řízení podnikových procesů
Pracovní postupy pomáhají dobře řídit projekty v rámci rozpočtu a mají významný vliv na řízení podnikových procesů (BPM). BPM je činnost v rámci celé organizace, která optimalizuje procesy a pracovní postupy s cílem zlepšit obchodní výsledky.
Zde je důvod, proč jsou pracovní postupy projektového řízení v BPM nezbytné:
1. Zjednodušené řízení procesů
Pracovní postup poskytuje standardní rámec pro zpracování různých činností v rámci obchodního procesu. Tím se snižuje nejednotnost a zjednodušuje provádění procesů.
Vezměme si jako příklad pracovní postup projektu. Pracovní postupy mohou zefektivnit proces zákaznické podpory. Můžete definovat různé kroky při zpracování ticketů, jako je třídění, přiřazování, výzkum, řešení, sledování a uzavření. Tento pracovní postup agentům řekne, jak zpracovávat různé žádosti o podporu, snížit počet chyb a zmatků a zajistit konzistentní zákaznický servis.
Pomocí šablony ClickUp pro zapojení zákazníků vytvořte konzistentní zážitek pro vaše zákazníky a pomozte jim rychle začít používat vaše produkty/služby.
Použití této šablony k vytvoření pracovních postupů zajistí, že zákazníci získají informace a podporu, které potřebují během zapracování, což sníží počet požadavků na zákaznický servis.
2. Zlepšená provozní efektivita
Pracovní postupy vám pomohou analyzovat různé obchodní procesy a implementovat automatizaci rutinních, opakujících se úkolů bez lidského zásahu, čímž se zaměstnanci mohou soustředit na složitější úkoly.
3. Lepší přehled o obchodních procesech
Protože pracovní postupy vizuálně znázorňují jednotlivé kroky, úkoly a činnosti procesu, mohou zúčastněné strany vidět celkový průběh procesu, milníky, závislosti, interakce a předávání.
Vezměme si například pracovní postup při zadávání zakázek ve výrobní společnosti. Ten by zahrnoval podávání žádostí o zadání zakázky, schvalování, potvrzení dodavatele a nákupy. Pracovní postup umožňuje zúčastněným stranám přesně sledovat stav různých žádostí o zadání zakázky a zajistit, aby byly v rámci rozpočtových omezení.
Role pracovního postupu projektového řízení v životním cyklu produktu
Pracovní postupy projektového řízení úzce souvisejí s životním cyklem produktu a pomáhají dodávat kvalitní produkty a služby.
Například během fáze vývoje produktu se pracovní postup projektového řízení zaměří na návrh a výrobu produktu. Ve fázi zavádění na trh bude pracovní postup zahrnovat úkoly související s uvedením produktu na trh, jako jsou marketingové kampaně, distribuce a zpětná vazba. Jakmile produkt přejde do fáze růstu, pracovní postupy se zaměří na zlepšení ziskovosti a výnosů.
Podrobný průvodce vytvářením pracovních postupů pro řízení projektů
V závislosti na rozsahu projektu, velikosti týmu a dostupném rozpočtu existuje mnoho způsobů, jak vytvořit pracovní postup. Zde je však jednoduchý návod, který vám pomůže zorganizovat se, vytvořit pracovní postup pro řízení projektů a realizovat jej:
1. Definujte cíle projektu
Začněte tím, že určíte obecné výsledky a výstupy, které od projektu očekáváte. Stanovte je konkrétně, měřitelně a realisticky, aby vám pomohly při dalším plánování a rozhodování.
Mezi příklady cílů projektu patří:
- Zvyšte svůj podíl na trhu
- Zvyšte průměrnou velikost obchodu
- Zlepšete kvalitu produktů
- Snižte výrobní náklady
- Uvedení nového produktu na trh
Jakmile stanovíte cíle a záměry svého projektu, musíte se ujistit, že jsou rozděleny na menší cíle a přiděleny členům týmu.
Pomocí ClickUp Goals rozdělte větší cíle na menší dílčí cíle.
Začněte tím, že si stanovíte cíl projektu a měřitelné cíle, které je třeba k jeho dosažení splnit.
Například pokud je cílem vašeho prodejního týmu zvýšit průměrnou velikost obchodu. Měřitelným cílem pro prodejce by bylo:
- Uzavírání obchodů nad určitou částku (například nad 50 000 USD na zákazníka za rok)
- Sdružování více produktů nebo služeb do ročních smluv
Jak prodejci postupují, mohou aktualizovat cíle v ClickUp.
Nejlepší na tom je, že software pro řízení projektů ClickUp automaticky vypočítává průběh vašeho projektu v reálném čase.
Šablona SMART Goals od ClickUp organizuje vaše cíle do přehledného systému, který podporuje vaše každodenní stanovování cílů. Tato šablona rozděluje vaše cíle na konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené (SMART) cíle, vizualizuje pokrok a rozděluje úkoly na menší, lépe dosažitelné kroky.
2. Určete rozsah projektu a sepište úkoly
Jakmile pochopíte očekávané výsledky projektu, dalším krokem je identifikace jeho rozsahu, výstupů, zdrojů a úkolů.
Poté můžete získat podněty od zainteresovaných stran, abyste zajistili, že rozsah projektu je komplexní a dobře definovaný.
Nejlepší tip je použít ClickUp Docs k definování rozsahu, cílů, připomínek, úkolů, výstupů, zdrojů a dalších prvků. Spolupracující editor dokumentů v rámci softwaru pro řízení projektů pomáhá projektovým manažerům standardizovat proces realizace projektu.
Proč projektoví manažeři milují ClickUp Docs:
- Převést text z Clickup Docs na proveditelné úkoly
- Delegujte komentáře členům týmu pomocí tagů nebo zmínek.
- Každý může dokument prohlížet nebo upravovat bez překrývání a změny se promítají v reálném čase.
3. Vytvořte plán projektu
Poté vytvořte plán, ve kterém tyto cíle a milníky zaznamenáte do časové osy projektu, aby všichni pochopili celkový směr.
Pomocí nástroje pro řízení projektů ClickUp můžete vizuálně znázornit plán pomocí zobrazení Ganttova diagramu.
Tato technika projektového řízení vám umožňuje sledovat průběh projektu, úkoly a závislosti na dynamické časové ose. Můžete sledovat termíny a identifikovat případné překážky, které by mohly projekt zpozdit.
4. Přiřazujte a delegujte úkoly podle dostupnosti zdrojů
Definujte různé role potřebné pro váš projekt a přidělte zdroje pro každý úkol, jako je návrh, výzkum, vývoj a schvalování. Až určíte, kdo bude co dělat, přiřaďte úkoly identifikovaným členům týmu.
Zobrazení pracovní zátěže v ClickUp ukazuje přidělené úkoly každého člena týmu, aby bylo možné identifikovat a přidělit zdroje tak, aby byl projekt úspěšně dokončen.
5. Vytvořte vizuální znázornění pracovního postupu
Vytvoření vizuální reprezentace pracovního postupu vašeho projektu pomáhá všem členům týmu pochopit plán a uvědomit si, jak jejich role ovlivňují ostatní úkoly v rámci projektu.
Použijte ClickUp dvěma způsoby k znázornění svých pracovních postupů: ClickUp Mindmap a ClickUp Whiteboard.
Mind Map od ClickUp vám pomůže vytvořit podrobný přehled vašeho pracovního postupu tím, že vám umožní vytvořit úkol a poté přidat související úkoly a závislosti ve formě větví v jediném zobrazení. Úkoly můžete v Mind Map upravovat nebo mazat a sdílet je s členy svého týmu.
Alternativně můžete použít ClickUp Whiteboard k prezentaci pracovního postupu svému týmu. Propojte své nápady s úkoly, soubory a dalšími důležitými informacemi, abyste přidali kontext.
| Tip pro profesionály 💡: ClickUp nabízí několik šablon tabule, které zjednodušují i ty nejsložitější pracovní postupy. |
6. Identifikujte oblasti, které je třeba zlepšit, pomocí vytvoření vývojových diagramů.
Funkční schéma v projektovém řízení se zaměřuje na mapování projektových procesů, včetně dílčích úkolů a rozhodovacích bodů. Pomáhá vám pochopit logické pořadí kroků a identifikovat oblasti, kde může docházet k neefektivitě nebo zpožděním.
Pokud nastane problém, můžete snadno vysledovat jednotlivé kroky v diagramu, abyste identifikovali zdroj problému a našli řešení pomocí předem připravených šablon pracovního postupu pro řízení projektů v ClickUp.
Projektoví manažeři používají šablonu procesního diagramu ClickUp k vytvoření mapy procesů, kterou lze snadno sledovat, dokumentovat všechny kroky v procesu a včas řešit problémy.
7. Testování a spuštění
Před zahájením projektu otestujte svůj pracovní postup, abyste odhalili případné mezery nebo neefektivnosti. Zapojte do identifikace potenciálních mezer všechny zúčastněné strany a členy týmu, kteří s vámi na projektu pracují.
Využijte jejich podněty ke zlepšení svého pracovního postupu a jeho spuštění.
Optimalizace pracovních postupů projektového řízení
Musíte pravidelně kontrolovat svůj pracovní postup projektového řízení, abyste se ujistili, že funguje optimálně.
Skvělým způsobem, jak toho dosáhnout, je sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) a metrik specifických pro váš pracovní postup projektového řízení. Pokud jste například navrhli pracovní postup pro zlepšení zákaznických služeb, sledování metrik, jako je řešení při prvním kontaktu, CSAT, objem ticketů a míra řešení, vám může poskytnout přehled o jeho účinnosti.
Šablona KPI od ClickUp umožňuje manažerům a týmům sledovat a vizualizovat metriky úspěchu a sjednotit všechny kolem cílů. Zainteresované strany získají přehled o výkonu v celé organizaci, zatímco manažeři mohou analyzovat data a oblasti, které je třeba zlepšit.
Osvědčené postupy pro efektivní pracovní postupy v projektovém řízení
Zde je několik osvědčených postupů pro vytváření efektivních a účinných pracovních postupů pro řízení projektů.
1. Stanovte jasné komunikační protokoly
Jasné komunikační protokoly jsou nezbytné pro efektivní řízení pracovního postupu. Definují, jak často by tým měl poskytovat aktualizace, kdo by měl být informován v případě vzniku problému a jaké postupy eskalace je třeba dodržovat.
Musíte také definovat preferované komunikační kanály nebo média.
Například e-maily budou sloužit k formální komunikaci týkající se aktualizací projektu, komunikace se zainteresovanými stranami, týdenních zpráv o pokroku a oficiálních oznámení.
Na druhou stranu, instant messaging je vynikající pro rychlou spolupráci. ClickUp Chat vám umožňuje komunikovat se svými kolegy a sdílet aktualizace v reálném čase. Stačí označit člena týmu v chatové konverzaci a ten bude okamžitě informován.
2. Zachovejte transparentnost a odpovědnost
Buďte transparentní ohledně všech informací, pokroku, výzev a požadavků v projektu, abyste posílili důvěru mezi členy týmu a zajistili, že všichni budou mít stejné priority a očekávání. To pomáhá při rozhodování a je nezbytné pro plynulý pracovní postup při řízení projektů.
3. Naplánujte pravidelné kontroly a aktualizace
Pravidelně komunikujte se svými projektovými kolegy, abyste zajistili efektivní pracovní postupy v oblasti řízení projektů. Pravidelné kontroly vám pomohou identifikovat, kde se členové týmu zasekli nebo čelí výzvám, a podniknout kroky k vyřešení případných problémů.
4. Automatické zprávy a přehledy s ClickUp Dashboards
Automatizujte úkoly projektového řízení, jako jsou reporty a přehledy, pomocí ClickUp Dashboards.
Dashboardy ClickUp pomáhají projektovým manažerům vizualizovat průběh projektu, termíny, úkoly a přidělené osoby z jediného řídicího centra. Získejte podrobné zprávy o průběhu vašeho projektu a identifikujte případné překážky ve vašem pracovním postupu.
5. Implementujte software pro řízení pracovních postupů
Software pro správu pracovních postupů může zefektivnit vaše projekty vytvořením přizpůsobených toků a automatizací úkolů.
Například robustní funkce správy pracovních postupů ClickUp vám pomohou spravovat úkoly, navrhovat vlastní pracovní postupy a sestavovat podrobné zprávy. ClickUp Automations automatizuje pracovní postupy, jako je nastavení nového termínu splnění při změně stavu. Můžete dokonce použít integrační automatizaci, pokud je vaše automatizace spojena s jinými aplikacemi pro výměnu dat.
Vytvořte efektivní pracovní postup pro řízení projektů s ClickUp
Vytvoření pracovních postupů pro řízení projektů je spolehlivým způsobem, jak omezit chaos i v těch nejsložitějších projektech. Ať už spravujete pracovní postupy pro více projektů nebo pro jeden projekt, potřebujete správné nástroje, abyste mohli sledovat vše a zajistit, že nic neunikne vaší pozornosti – výstupy, výsledky, časové plány nebo rozpočet.
Naštěstí ClickUp má všechny funkce a šablony, které potřebujete ke zvýšení šance na úspěch projektu. ClickUp pro řízení projektů je vaše centralizované řídicí centrum pro spolupráci, správu úkolů, správu zdrojů a sledování výkonu. Snižuje manuální práci při nastavování pracovního postupu pro řízení projektů a pomáhá vám přizpůsobit pracovní postupy podle vašich potřeb a priorit.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a rychle vytvořte své pracovní postupy pro řízení projektů.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Co je to pracovní postup projektového řízení?
Pracovní postup projektového řízení je dobře strukturovaná, logická posloupnost úkolů, procesů a činností souvisejících s realizací projektu. Proces pracovního postupu projektového řízení nastiňuje rozsah, cíle a záměry projektu a obsahuje informace o nástrojích, rozpočtech a personálu potřebném k dokončení projektu.
Zatímco zainteresované strany využívají pracovní postupy projektového řízení k získání přehledu o postupu a výsledcích projektu, projektoví manažeři je využívají k identifikaci překážek nebo rizik a k přijetí proaktivních opatření k jejich odstranění.
2. Jakých je pět kroků pracovního postupu?
Pět kroků pracovního postupu projektového řízení je následujících:
- Definujte rozsah projektu: Nastíňte cíle a zdroje potřebné k dokončení projektu. Rozsah projektu umožňuje zúčastněným stranám pochopit, co projekt obnáší a kdy se předpokládá jeho dokončení.
- Rozdělte úkoly: Jakmile pochopíte, čeho chce projekt dosáhnout, rozdělte jej na několik úkolů na vysoké úrovni. Získáte tak představu o tom, jak by měl projekt postupovat v jednotlivých fázích.
- Vytvořte časové osy: Každému úkolu přiřaďte realistický termín.
- Delegujte úkoly: Přiřazujte úkoly členům týmu na základě jejich kapacit a pracovní zátěže.
- Testujte a vylepšujte: Otestujte, zda váš pracovní postup funguje podle očekávání, získejte zpětnou vazbu od zainteresovaných stran a identifikujte oblasti, které je třeba vylepšit. Poté pracovní postup nasadíte a sledujete, abyste mohli provádět průběžná vylepšení a změny.
3. Proč je pracovní postup pro řízení projektů tak důležitý?
Pracovní postupy zvyšují efektivitu řízení projektů tím, že zavádějí strukturovaný proces pro dokončování úkolů a činností, efektivní přidělování zdrojů, snižování chyb a minimalizaci neefektivnosti.