Projektový manažer je téměř vždy multitasker – po lokty zabraný do nekonečných seznamů úkolů, topící se v lepících papírcích a tabulkách. Je to i vaše realita jako projektového manažera? Chtěli byste být organizovanější a produktivnější?
Automatizace vám může pomoci!
Automatizace již zaznamenala velký úspěch ve světě marketingu. Průzkum provedený Radou pro malé podniky a podnikání (Small Business & Entrepreneurship Council) zjistil, že 75 % malých podniků z jejich vzorku používá automatizaci pro marketingové účely. A díky tomu jsou moudřejší a bohatší.
Každý rok se do projektů investují biliony. Přesto je pouze šokujících 35 % z nich považováno za úspěšné! Představte si, kolik zdrojů se promrhá a kolik potenciálu zůstane nevyužito v těchto neúspěšných projektech. Automatizace řízení projektů může být klíčem k úspěchu a k tomu, aby se těchto 35 % proměnilo v mnohem vyšší číslo.
Řešení pro automatizaci projektů vám pomohou nastavit systém, který za vás generuje a odesílá včasné zprávy, nastavuje opakující se schůzky, odesílá připomenutí a provádí další opakující se úkoly. Díky tomu se projektoví manažeři a členové týmu mohou soustředit na strategičtější práci.
Čtěte dál a zjistěte, jak automatizace pracovních postupů může transformovat řízení projektů a zvýšit spokojenost a efektivitu týmů.
Porozumění automatizaci řízení projektů
Automatizace nahrazuje manuální úkoly počítačovými programy, které jsou schopné identifikovat a opakovat rutinní úkoly bez lidského zásahu. Automatizace řízení projektů aplikuje tento koncept na nástroje pro řízení projektů, což jim umožňuje automaticky zpracovávat rutinní úkoly.
Vztah k agilnímu vývoji softwaru a procesu vývoje softwaru
Řízení projektů v procesu vývoje softwaru by mělo zajistit hladkou integraci agilní metodiky a vysokou kvalitu a rychlejší dodávku. Agilní vývoj softwaru v podstatě zahrnuje dodávku produktu v několika fázích na základě zpětné vazby a iterace. Tím vznikají opakující se cykly vývojových kroků. Projektoví manažeři mohou snadno identifikovat takové opakující se úkoly a zavést automatizaci pro jejich zpracování.
Typický agilní proces vývoje softwaru zahrnuje kroky projektového řízení, jako je zahájení, plánování, průzkum, přizpůsobení a uzavření. V každém z těchto kroků musí projektoví manažeři identifikovat příležitosti pro automatizaci, jako je sledování časových harmonogramů, aktualizace denního pokroku na základě zpráv poskytovaných týmem, sledování řešení problémů a plánování kontrolních schůzek.
Automatizační nástroje mohou zefektivnit opakující se úkoly, které brzdí agilní týmy. Představte si, že tyto nástroje zpracovávají úkoly, jako je automatická aktualizace zpráv o postupu po potvrzení kódu, přiřazování úkolů na základě předem definovaných kritérií a závislostí, zasílání připomínek k nadcházejícím denním stand-up schůzkám a generování poznámek ze schůzek.
Tím se uvolní intelektuální kapacita týmu, který se tak může soustředit na kreativní řešení problémů, které projekt skutečně posouvají vpřed.
Automatizace řízení projektů a umělá inteligence
Nástroje pro řízení projektů s umělou inteligencí mohou analyzovat obrovské množství projektových dat, omezit manuální zásahy, identifikovat vzorce, řídit rizika a zlepšit komunikaci. Použití umělé inteligence pro řízení projektů umožňuje proaktivní snižování rizik a korekci průběhu, vyšší přesnost, udržování úkolů na správné cestě, synchronizaci týmu a dodržování rozpočtu projektu.
S předpokládaným 30% snížením nákladů díky automatizaci pomocí umělé inteligence je nyní ideální čas pro firmy investovat do nástrojů pro automatizované řízení projektů pomocí umělé inteligence.
Prediktivní analytika může být použita pro rozhodování založené na datech a bez zaujatosti. Nástroje umělé inteligence mohou být užitečné při sledování dodržování předpisů ve vývoji softwaru. Analýzou dat a identifikací potenciálních problémů pomáhá umělá inteligence vývojovým týmům zůstat informovanými a proaktivně řešit otázky dodržování předpisů.
Výhody a nevýhody nástrojů pro automatizaci řízení projektů
Jaké jsou výhody automatizace řízení projektů? Projektoví manažeři se mohou dostat do situace, kdy se zaměří na detaily a ztratí přehled o činnostech, které skutečně ovlivňují metriky. Automatizace může pomoci znovu zaměřit pozornost na to, co je důležité, a to prostřednictvím:
- Zvýšená efektivita a produktivita: Automatizace eliminuje opakující se úkoly, jako je plánování schůzek, vytváření zpráv a zasílání aktualizací stavu. Projektoví manažeři a členové týmu se tak mohou soustředit na činnosti s vyšší přidanou hodnotou, jako je strategické plánování, řešení problémů a spolupráce.
- Zvýšená přesnost a konzistence: Lidská chyba je přirozenou součástí každého manuálního procesu. Automatizované systémy naopak důsledně dodržují předem definovaná pravidla a pracovní postupy, čímž minimalizují chyby a zajišťují přesnost a spolehlivost projektových dat.
- Větší přehlednost a transparentnost: Dashboardy v reálném čase a automatizované nástroje pro reporting poskytují jasný přehled o postupu projektu, alokaci zdrojů a potenciálních rizicích. Tato transparentnost podporuje lepší komunikaci a spolupráci v rámci projektových týmů.
- Snížení nákladů: Automatizace může výrazně snížit administrativní náklady spojené s řízením projektů. Může také vést k rychlejšímu dokončení projektu, čímž se ušetří na celkových nákladech projektu.
- Vylepšené řízení rizik: Nástroje pro řízení projektů založené na umělé inteligenci mohou analyzovat historická data a identifikovat potenciální rizika již v rané fázi životního cyklu projektu. To umožňuje projektovým manažerům přijímat proaktivní opatření ke zmírnění těchto rizik.
Automatizace řízení projektů může být skutečnou úsporou času, ale je třeba zvážit i několik nevýhod.
- Počáteční investice: Implementace nástrojů pro automatizaci řízení projektů může vyžadovat značné počáteční investice do softwaru a školení. To může být překážkou pro menší organizace s omezeným rozpočtem.
- Omezená přizpůsobivost u složitých projektů: Vysoce složité nebo dynamické projekty s častými změnami nemusí být vhodné pro rigidní automatizaci obchodních procesů. Tyto projekty mohou vyžadovat flexibilnější přístup, který umožňuje provádět úpravy podle potřeby.
- Bezpečnostní otázky: Stejně jako u každé technologie je i zde bezpečnost klíčovým faktorem. Organizace musí zajistit, aby jejich nástroje pro automatizaci řízení projektů disponovaly silnými bezpečnostními funkcemi, které ochrání citlivá projektová data.
- Přílišná závislost na automatizaci: Automatizace je sice cenná, neměla by však zcela nahrazovat lidský úsudek. Projektoví manažeři stále potřebují schopnost kritického myšlení, aby mohli činit strategická rozhodnutí, řešit nepředvídané výzvy a motivovat své týmy.
Proč a kdy používat automatizaci řízení projektů
Naše mozky jsou uzpůsobeny pro kreativitu a řešení složitých problémů, nikoli pro každodenní opakování stejných úkolů. Automatizace uvolňuje mentální kapacitu týmů, aby se mohly soustředit na skutečnou práci na projektu: brainstorming řešení, spolupráci na nápadech a řešení jedinečných výzev.
Zvažte zavedení automatizovaného asistenta pro řízení projektů, pokud hledáte:
- Opakující se administrativní úkoly: Úkoly, jako je plánování, podávání zpráv a zadávání dat, se skládají z jednoduchých kroků, které lze snadno automatizovat. Například marketingový tým používá automatizační nástroj k zasílání denních oznámení o úkolech členům týmu, aby jim připomněl termíny a přidělené úkoly.
- Zefektivněné pracovní postupy: Ruční aktualizace stavu úkolů na Kanban tabuli po každém kroku může být únavná. Automatizace zajišťuje plynulý pracovní postup tím, že automaticky přesouvá úkoly mezi fázemi na základě předem definovaných kritérií. Řekněme například, že tým vývojářů softwaru používá nástroj pro automatizaci řízení projektů, který automaticky přesouvá úkol na jejich Kanban tabuli z „Probíhá“ do „Kontrola kódu“, jakmile je kód dokončen a jednotkové testy úspěšně absolvovány.
- Standardizace a konzistence: U dobře definovaných procesů automatizace zajišťuje, že všichni postupují podle stejných kroků, čímž se minimalizují chyby a zvyšuje kvalita. Vezměme si například tým vývojářů softwaru, který pracuje na mobilní aplikaci a je připraven zahájit testování kódu. Někteří vývojáři mohou psát podrobnější testy než ostatní. Vývojový tým implementuje automatizovaný nástroj pro správu projektů, který používá předdefinované šablony pro testování, čímž zajišťuje stejnou úroveň detailů.
- Rozhodování založené na datech: Automatizace pomáhá shromažďovat data v reálném čase a generovat zprávy, které umožňují identifikovat trendy a činit informovaná rozhodnutí. Projektový manažer používá automatizační nástroj k generování zpráv zaměřených na data nebo zpráv o postupu a klíčových metrik, jako jsou vynaložené rozpočtové prostředky a dokončené úkoly, aby identifikoval úzká místa.
V některých případech je však lepší automatizaci vyhnout.
- Nestabilní nebo se vyvíjející procesy: Pokud se vaše pracovní postupy v oblasti řízení projektů neustále mění nebo ještě nejsou dobře definovány, jejich automatizace může být zdrojem frustrace. Samotné automatizační nástroje mohou vyžadovat časté úpravy, což neguje výhodu v podobě úspory času.
- Vysoce kreativní nebo strategické úkoly: Pokud jde o rychlé strategické rozhodování, řešení nepředvídaných výzev nebo uplatnění designového myšlení, lidská kreativita a úsudek jsou nenahraditelné.
- Projekty s omezeným rozpočtem: Implementace a předplatné automatizačního nástroje může zvýšit náklady již tak omezeného rozpočtu. Pokud máte omezený rozpočet, může být praktičtější AI vynechat.
- Krátký časový rámec: Nastavení automatizace pro projekt vyžaduje čas. To může převážit nad výhodami, pokud je projekt třeba dokončit v krátkém časovém horizontu.
Příklady nápadů pro automatizaci řízení projektů
Automatizace řízení projektů může být změnou, kterou hledáte pro zjednodušení procesů, a my máme několik nápadů a příkladů automatizace z praxe, které vám ukážou, jak vám může pomoci.
Inteligentní správa úkolů
Automatizace v řízení úkolů zahrnuje akce, jako je automatické převádění e-mailů na úkoly, delegování rutinních úkolů a nastavení konkrétních spouštěčů pro identifikaci osob s menším pracovním zatížením a optimalizaci přerozdělování úkolů.
Případová studie
Společnost Trinetix se může pochlubit působivým seznamem klientů, mezi které patří Coca-Cola, McDonald’s a Procter & Gamble. Poskytuje komplexní řešení v oblasti designu a vývoje, ale její prosperující podnikání představovalo výzvu: hladký průběh projektů.
Hledali nejvhodnější nástroj pro správu úkolů a sledování času a nakonec se rozhodli pro ClickUp.
Zde je názor Kateryny Sipakové, portfolio manažerky ve společnosti Trinetix, na jejich zkušenosti s ClickUp:
Jakýkoli úkol, který přejde ze stavu „v procesu“ do stavu „k přezkoumání“, spustí oznámení vedoucímu designu, který musí úkol zkontrolovat poté, co jej designér dokončil. Poté je úkol automaticky přiřazen obchodnímu analytikovi projektu.
Jakýkoli úkol, který přejde ze stavu „v procesu“ do stavu „k revizi“, spustí oznámení vedoucímu designéra, který musí úkol zkontrolovat poté, co jej designér dokončí. Poté je úkol automaticky přiřazen obchodnímu analytikovi projektu.
Po zavedení automatizace pomohl nový proces optimalizovat pracovní postupy společnosti Trinetix, zbavil zaměstnance nadměrné zátěže v komunikaci a snížil riziko, že se něco přehlédne.
Zefektivněte předávání úkolů mezi členy týmu
Automatizace obchodních procesů funguje jako dobře promazaný stroj a usnadňuje předávání úkolů mezi členy týmu. Automatizace může spustit přiřazení úkolu na základě předem definovaných pravidel. Například jakmile designér dokončí návrh, automatizace přiřadí úkol vývojáři k naprogramování, takže designér nemusí pamatovat na další krok ani jej ručně přiřazovat.
Případová studie
Vezměme si například Shopmonkey, cloudovou platformu pro komplexní správu autoservisů, která majitelům autoservisů umožňuje zefektivnit pracovní postupy a lépe porozumět jejich podnikání.
Zatímco se podnik rozvíjel a přijímal několik nových zaměstnanců, marketingový tým začal při předávání odpovědností čelit vážným problémům s komunikací a spoluprací. Začali používat ClickUp, aby jim pomohl s automatizací, a podařilo se jim tak snížit počet chyb při předávání úkolů.
Odstranění lidské chyby a spoléhání se na automatizaci, která nás informuje o dalších krocích, dalo našemu týmu jistotu, že jim neuniknou důležité milníky projektu.
Odstranění lidské chyby a spoléhání se na automatizaci, která nás informuje o dalších krocích, dalo našemu týmu jistotu, že jim neuniknou důležité milníky projektu.
Využití automatizace k zvládání náročných úkolů pomohlo společnosti Shopmonkey vyhnout se nedorozuměním v rámci projektů a zapomenutým úkolům, což vedlo k hladšímu procesu řízení projektů.
Automatické aktualizace a oznámení
Software pro řízení projektů vám ušetří starosti s pamatováním si termínů a klíčových milníků. Představte si, že dostanete upozornění, když se blíží termín, nebo dokonce když jsou do projektové tabulky přidány nebo aktualizovány informace – a to vše bez nutnosti neustále kontrolovat.
Software pro správu projektů není určen pouze pro interní týmy. Můžete jej také využít k vytváření připomínek pro své klienty nebo zákazníky, týkajících se nadcházejících plateb nebo obnovení smluv.
Vylepšené rozhodování založené na datech
Projektoví manažeři se stále častěji obracejí k softwaru pro automatizaci pracovních postupů, aby získali nové poznatky.
Projekty generují velké množství dat – časy dokončení úkolů, vzorce přidělování zdrojů, záznamy komunikace a další. Automatizační nástroje fungují jako datoví těžaři, kteří automaticky shromažďují a ukládají tyto informace. Automatizované řídicí panely mohou poskytovat informace v reálném čase o postupu projektu, využití zdrojů a potenciálních úzkých místech. To umožňuje projektovým manažerům přijímat informovaná rozhodnutí za běhu, podle potřeby korigovat směr a maximalizovat efektivitu projektu.
Případová studie
Chaya Fischmanová ze společnosti Brand Right Marketing Group, která se zabývá webovým designem a designovými službami, připisuje ClickUp zásluhu za úspěch, kterého dosáhli při expanzi své společnosti.
ClickUp změnil pravidla hry a umožnil nám sledovat data a činit informovaná rozhodnutí způsobem, který jsme dříve nemohli.
ClickUp změnil pravidla hry a umožnil nám sledovat data a činit informovaná rozhodnutí způsobem, který jsme dříve nemohli.
Tato nově nabytá přehlednost jim pomohla identifikovat ziskové oblasti, optimalizovat personální obsazení a průběžně přizpůsobovat nastavení ClickUp rostoucímu podnikání.
Hladké zapracování a odchod zaměstnanců
Přijímání a opouštění klientů jsou kritickými fázemi v životním cyklu každého projektu. Pokud jsou provedeny špatně, mohou zanechat trvalý negativní dojem a poškodit budoucí vztahy. Automatizace řízení projektů však může fungovat jako neviditelná ruka, která plynule řídí oba procesy za účelem zlepšení zkušeností klientů a lepších výsledků projektů.
Přijímací formuláře a dotazníky lze automatizovat, což klientům umožňuje zadávat důležité informace vlastním tempem. Automatizovaný sběr dat minimalizuje chyby a zajišťuje, že jsou všechny potřebné údaje zaznamenány předem.
Předem připravené e-mailové sekvence lze spustit automaticky po registraci klienta. Tyto sekvence mohou zahrnovat osobní pozdravy, představení klíčových členů týmu a přehled časového harmonogramu projektu – vše bez manuálního zásahu.
Případová studie
CEMEX, velká společnost zabývající se stavebními materiály, která má marketingové potřeby po celém světě, se rozhodla vytvořit centrální tým pro kreativní projekty. To však brzy narazilo na řadu problémů.
Lidé si navzájem posílali e-maily a neexistoval žádný jasný systém pro zadávání projektů. Oscar, manažer marketingových operací, věděl, že to takhle nebude fungovat. Potřeboval najít způsob, jak zefektivnit zadávání projektů.
Seznamte se s ClickUp. Tato platforma pomohla standardizovat proces. Nyní místo e-mailů létajících sem a tam existují formuláře! Tyto formuláře spouštějí vytváření nových projektů, automaticky je přiřazují správnému týmu a používají vlastní šablonu, aby bylo vše organizované. Už žádný chaos při přijímání projektů!
Nábor a zaškolení nových členů týmu
Nástroje pro správu projektů mohou být revolučními změnami v oblasti náboru a zapracování nových zaměstnanců. Můžete automatizovat kroky náboru, jako je sledování uchazečů a plánování pohovorů, a úkoly zapracování, jako jsou kontrolní seznamy pro zapracování a sdílení dokumentů a školicích materiálů. Ušetříte čas a zároveň zajistíte hladší přechod pro nové zaměstnance.
Případová studie
Pigment je softwarová společnost, která pomáhá firmám plánovat budoucnost. Rostla velmi rychle a za pouhých šest měsíců ztrojnásobila počet svých zaměstnanců! To bylo skvělé, ale také to znamenalo, že zapracování všech těchto nových zaměstnanců se stalo noční můrou.
K komunikaci a sledování úkolů používali řadu různých nástrojů, jako jsou e-maily, zprávy ve Slacku a dokonce i seznamy úkolů. To ztěžovalo novým zaměstnancům zapracování a všem ostatním udržet si přehled o tom, co se děje.
To je to, co Alexis Valentin, globální ředitelka pro rozvoj podnikání ve společnosti Pigment, očekávala od nástroje pro řízení projektů:
Chtěli jsme zajistit, aby všechny různé týmy sdílely společnou platformu, na které bychom mohli spolupracovat a nic by nám neuniklo. Chtěli jsme zachovat vysokou efektivitu našich každodenních operací, zatímco jsme se rozšiřovali v prostředí, kde se upřednostňuje práce na dálku a globální prostředí.
Chtěli jsme zajistit, aby všechny různé týmy sdílely společnou platformu, na které bychom mohli spolupracovat a nic by nám neuniklo. Chtěli jsme zachovat vysokou efektivitu našich každodenních operací, zatímco jsme se rozšiřovali v prostředí, kde se upřednostňuje práce na dálku a globální prostředí.
A právě v tom pomohl ClickUp! Tento software pro správu projektů se stal ústředním bodem společnosti Pigment. ClickUp jim pomohl zefektivnit zaškolování nových zaměstnanců díky funkcím, jako jsou šablony a automatizace. Nyní noví zaměstnanci okamžitě získávají všechny potřebné informace a nástroje a společnost Pigment se může soustředit na to, co umí nejlépe: vývoj softwaru.
Jak ukazují tyto příklady a případové studie, existuje mnoho možností automatizace různých pohyblivých částí v řízení projektů. Nevíte, kde začít? Pomůžeme vám.
Implementace automatizace do řízení projektů: podrobný průvodce
Snadné zvládání více projektů, jasná a přesná komunikace, produktivní spolupráce, udržení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem a vytvoření kreativního a plodného pracovního prostředí jsou jen některé z mnoha výhod, které můžete objevit díky automatizaci řízení projektů.
Zde je průvodce používáním ClickUp, preferovaného nástroje pro automatizaci řízení projektů napříč odvětvími a případy použití, který manažerům umožňuje dosáhnout vysoce výkonného pracovního toku.
1. Začlenění projektu
Automatizace fáze zahájení projektu může zajistit jeho úspěch již od samého začátku. Jako projektový manažer bude vaším prvním úkolem identifikovat úkoly, které lze automatizovat. Pokud nevíte, kde začít, pokud jde o rychlé a efektivní zapojení projektů, stačí použít automatizační AI.
V ClickUp to můžete provést spojením ClickUp Brain s ClickUp Automation.
Jednoduše popište, co chcete automatizovat, a nástroje AI to převedou do výkonné automatizace.
Takto funguje AI s automatizací v ClickUp:
V ClickUp můžete popsat událost nebo spouštěč pomocí přirozeného jazykového příkazu přes ClickUp Brain. Když jsou splněny podmínky popsané ve spouštěči, ClickUp automaticky provede předem definovanou, automatizovanou akci.
V úvodní fázi projektu můžete automatizovat například následující činnosti:
- Vítejte všichni: Když se k projektu připojí nový člen (spouštěč), automaticky odešlete uvítací e-mail s podrobnostmi o projektu a představeními týmu (akce).
- Okamžitý přístup: Po připojení k projektu (spouštěč) automaticky udělejte novým členům přístup k příslušné znalostní bázi (akce).
- Zefektivnění úkolů: Při vytvoření nového projektu (spouštěč) automaticky vygenerujte kontrolní seznam základních úkolů pro zapracování (akce) a přiřaďte je konkrétním členům týmu (akce).
- Automatizujte schůzky: Když začíná nový projekt (spouštěč), automaticky naplánujte úvodní schůzku projektu s klíčovými členy týmu a kontaktní osobou klienta (akce).
- Získejte okamžitou zpětnou vazbu: Po uplynutí stanovené doby v projektu (spouštěč) odešlete automatizovaný dotazník se zpětnou vazbou novým členům týmu (akce), abyste získali cenné informace (akce).
2. Plánování projektů
Plánování projektů je základem úspěšného projektu. Zahrnuje definování cílů projektu, nastínění úkolů, přidělení zdrojů a vytvoření realistického časového plánu. Tradiční plánování však může být časově náročné a náchylné k chybám. Právě v tomto ohledu vám mohou šablony automatizace ClickUp pomoci s plánováním projektů.
Zde je návod, jak pomocí více než 100 automatizačních šablon ClickUp naplánovat svůj projekt od začátku do konce:
- Automatizované šablony úkolů: Vytvořte šablony pro opakující se úkoly a snadno je přidejte do nových projektů. Například vytvořte předem připravenou šablonu úkolu „Úvodní schůzka k projektu“, která automaticky přidá bloky pro relevantní body programu, recenze a přiřazení úkolů.
- Automatické přiřazování na základě dovedností: Propojte profily členů týmu s jejich dovednostmi a odbornými znalostmi. Automatizace pak může automaticky přiřazovat úkoly na základě předem definovaných kritérií. Například všechny úkoly týkající se designu mohou být automaticky přiřazeny členům týmu, kteří mají ve svých dovednostech uvedenou položku „Grafický design“.
- Inteligentní nastavení termínů: Automatizujte termíny na základě závislostí úkolů. Nastavte automatizaci tak, aby termín závislého úkolu byl naplánován na základě data dokončení prvního úkolu.
- Automatické sledování pokroku: Vytvořte automatizované panely, které sledují pokrok projektu v reálném čase. Tyto panely jsou jediným zdrojem informací o pokroku projektu pro celý tým, díky čemuž jsou všichni informováni a projekty zůstávají na správné cestě.
- Plánovač schůzek na autopilotu: Synchronizujte kalendář ClickUp s jakýmkoli jiným nástrojem pro plánování, jako je Calendly, Apple Calendar nebo Google Calendar. Vytvořte automatizační sekvenci, která automaticky přidá odkaz na kalendář k popisu úkolů, což členům týmu umožní snadno rezervovat čas pro brainstormingové schůzky nebo sdílet aktualizace stavu projektu.
3. Realizace projektu
Fáze realizace projektu je místem, kde vaše plány ožívají. Jedná se o fázi plnou akce, kdy jsou přidělovány úkoly projektu, plněny termíny a vytvářeny výstupy. Tato fáze se zaměřuje na dokončení projektu včas, v rámci rozpočtu a podle stanovených standardů kvality.
Zde je ukázka, jak formát spouštěč-podmínka-akce automatizace ClickUp může výrazně zefektivnit fázi realizace:
1. Průběh úkolů
Spouštěč: Úkol v seznamu „Probíhá“ je označen jako „Dokončeno“.
Akce: Automaticky přesuňte úkol do seznamu „Dokončeno“ a odešlete oznámení zainteresované straně.
2. Správa závislostí
Spouštěč: Závislý úkol je označen jako „Dokončený“
Akce: Automaticky přiřaďte další úkol v pracovním postupu a nastavte termín splnění.
3. Automatizované zprávy o postupu
Spouštěč: Denně v určitou dobu
Akce: Vytvořte zprávu shrnující dokončené úkoly, přidělení zdrojů a potenciální překážky. (Toho lze dosáhnout pomocí ClickUp Docs nebo integrace s nástroji pro vytváření zpráv.)
4. Automatické připomenutí testování
Spouštěč: Úkol přidělený k testování dosáhne určitého počtu dní před termínem.
Akce: Odeslat oznámení testerům a vývojovému týmu s připomenutím nadcházejících testů.
5. Dynamické přidělování zdrojů
Spouštěč: Kapacita zdrojů dosáhne předem definované prahové hodnoty.
Akce: Pošlete projektovému manažerovi upozornění s návrhem na úpravu zdrojů nebo přeřazení úkolů.
4. Sledování a kontrola projektů
Fáze monitorování a kontroly projektu je klíčová pro zajištění toho, aby váš projekt pokračoval podle plánu. Zde aktivně sledujete pokrok, identifikujete odchylky od plánu a podle potřeby přijímáte nápravná opatření. Tato fáze probíhá souběžně s fází realizace a neustále vyhodnocuje stav projektu.
Nyní se podívejme, jak vám automatizace funkcí ClickUp, jako jsou vlastní stavy, opakující se úkoly a řídicí panely, pomůže v této důležité fázi monitorování a kontroly.
- Vytvořte vlastní stavy, které budou představovat různé fáze pokroku nad rámec základních stavů „K provedení“, „Probíhá“ a „Hotovo“. Například „Čeká na kontrolu“, „Testování“, „Vyžaduje revizi“.
- Automatizujte aktualizace stavu na základě konkrétních spouštěčů. Například úkol označený jako „Dokončeno“ v seznamu vývoje se automaticky přesune do položky „Čeká na kontrolu“ v seznamu kontroly kvality.
- Nastavte Opakující se úkoly v ClickUp pro rutinní monitorovací činnosti, jako jsou aktualizace stavu, hodnocení rizik nebo kontroly rozpočtu. Tím zajistíte konzistentní monitorování v průběhu celého projektu.
- Vytvořte vlastní dashboardy zobrazující klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) relevantní pro váš projekt. Příklady: míra dokončení úkolů, alokace zdrojů a odchylky od rozpočtu.
- Používejte widgety ClickUp ve svých řídicích panelech. Ty poskytují aktualizace v reálném čase o pokroku, rizicích a komunikaci v rámci projektu.
Zejména pro agilní týmy je automatizace preferovanou volbou, protože agilní metodiky prosperují díky flexibilitě a rychlé iteraci. Manuální úkoly se mohou stát překážkou a zpomalit celý proces.
Díky platformě pro správu softwarových projektů ClickUp můžete svým IT týmům umožnit automatizaci pomocí nástrojů, jako jsou Kanban Boards, Sprints, Scrum Boards, Whiteboard a dokonce i Gantt Charts, a to vše na jednom místě.
5. Ukončení projektu
Ukončení projektu může být stejně náročné jako ostatní fáze. Fáze ukončení projektu znamená formální závěr vašich projektových snah. Je to jako poslední dějství divadelní hry, kde se vyřeší všechny nedořešené záležitosti, poučíte se z chyb a připravíte půdu pro budoucí projekty.
Díky automatizaci vám ClickUp pomáhá dokončovat projekty včas. Zde je několik příkladů, jak můžete automatizovat kroky v této fázi:
- Automatizujte oznámení o dodávkách: Po dokončení kritického úkolu označeného jako dodávka odešlete zúčastněné straně oznámení s odkazem ke stažení nebo pokyny pro přístup. To může zahrnovat výzvy z nástrojů pro sledování času, které mohou ověřit množství času stráveného členy týmu.
- Automatizujte kontrolu projektů: Jakmile projekt dosáhne stavu „Dokončeno“, spusťte úkol nebo kontrolní seznam pro retrospektivní schůzku k projektu.
- Automatizujte archivaci projektové práce: Nastavte automatizaci tak, aby se po uzavření projektu přesouvala projektová dokumentace do určené složky „Archivované projekty“. Tím zajistíte organizované ukládání a snadné vyhledávání.
- Automatizujte upomínky faktur: Naplánujte automatické upozornění, které klientovi připomene nevyřízené faktury, s odkazy na jednotlivé dodávky.
Tip: Pracujete tvrdě? Oslavujte úspěchy týmu ještě intenzivněji. Automatizujte e-mailová připomenutí, abyste se po dokončení projektu mohli sejít s týmem!
Budoucnost automatizace řízení projektů
Automatizace řízení projektů rychle mění způsob, jakým pracujeme. Pokud budete držet krok s dobou, vaši projektoví manažeři budou schopni držet krok s budoucností. Studie společnosti Gartner uvádí, že 80 % dnešních úkolů v oblasti řízení projektů bude do roku 2030 nahrazeno umělou inteligencí.
Zde je několik trendů, na které se můžete těšit, zejména proto, že některé společnosti se staly jejich průkopníky:
Automatizovaná správa zásob
Automatizovaná správa zásob označuje použití softwaru a technologií k zefektivnění a automatizaci různých úkolů souvisejících se správou úrovní zásob. V podstatě nahrazuje manuální procesy digitálními systémy s cílem dosáhnout větší přesnosti, efektivity a úspory nákladů.
Podle tiskové zprávy Retail Insight Network, zprávy GlobalData o robotice: Společnosti jako Shandong Heavy Industry Group, NEC a Walmart aktivně podávají patenty v oblasti automatizovaného řízení zásob, což dokazuje jejich zaměření na inovace. Maloobchodníci po celém světě přijímají automatizované řízení zásob z několika důvodů. Patří mezi ně úspora času, přístup k datům v reálném čase, zlepšená provozní efektivita a schopnost efektivně spravovat sklady na dálku.
Přidělování zdrojů v reálném čase pomocí umělé inteligence
Alokace zdrojů v reálném čase pomocí AI znamená využití umělé inteligence k automatickému přiřazování úkolů a projektů nejvhodnějším členům týmu na základě jejich aktuální dostupnosti a odborných znalostí.
Například Workfront od Adobe Experience Cloud nabízí funkce, které členům týmu umožňují vytvářet profily zdůrazňující jejich dovednosti a zkušenosti. Takový cenný soubor dat lze analyzovat pomocí umělé inteligence pro přiřazování úkolů na základě odborných znalostí a dostupnosti, což snižuje čas, který manažeři tráví procházením mnoha profilů, aby vybrali nejlepšího člověka pro danou práci.
Prediktivní plánování s využitím strojového učení
Prediktivní plánování s využitím strojového učení využívá algoritmy strojového učení k předpovídání budoucího pracovního zatížení a potřebných zdrojů, což umožňuje proaktivní plánování projektů a vyšší přesnost plánování. To může mít dopad na řadu odvětví, včetně zdravotnictví, řízení dopravy a restaurací.
Například průzkum provedený společností Restaurant365 odhalil, že téměř 41 % restaurací plánuje investovat do AI pro předpovídání prodeje a plánování, 33 % může zavést AI pro marketing zaměřený na hosty a 31 % chce AI využít pro inventarizaci a nákup.
Podle Offshore Energy byla společnost Global Spatial Technology Solutions (GSTS), zabývající se námořní inteligencí, najata kanadským programem Ocean Supercluster's Core Technology Leadership Program, aby vyvinula a implementovala první prediktivní, plně kolaborativní a dynamický systém pro správu plánů kotvišť na světě.
Poskytováním údajů v reálném čase z naší kanadské flotily chceme přispět k pokroku v oblasti využívání umělé inteligence na podporu dekarbonizace v oblasti Velkých jezer a St. Lawrence Seaway optimalizací tras Just-in-Time a odhadovaných časů příjezdu plavidel.
Poskytováním údajů v reálném čase z naší kanadské flotily chceme přispět k pokroku v oblasti využívání umělé inteligence na podporu dekarbonizace v oblasti Velkých jezer a St. Lawrence Seaway optimalizací tras Just-in-Time a odhadovaných časů příjezdu plavidel.
Pokud budete informováni o těchto trendech a prozkoumáte možnosti automatizace v rámci svých nástrojů pro řízení projektů, můžete svému týmu zajistit vyšší efektivitu, lepší výsledky projektů a konkurenční výhodu v budoucnosti práce.
Rizika a strategie jejich zmírňování při automatizaci řízení projektů
Automatizace nabízí mnoho výhod pro řízení projektů, ale není bez určitých rizik. Zde je přehled některých běžných výzev a strategií k jejich zmírnění:
- Nadměrná závislost na automatizaci: Nadměrná závislost na automatizaci může vést k zanedbávání lidského prvku v řízení projektů. Kritické myšlení, kreativita a komunikace se zainteresovanými stranami jsou vždy klíčové pro úspěch.
Strategie zmírnění: Udržujte rovnováhu. Automatizaci využijte pro opakující se úkoly, ale dejte projektovým manažerům prostor, aby se mohli soustředit na strategické rozhodování, vedení týmu a vztahy s klienty.
- Nedostatek flexibility: Automatizace může být rigidní, pokud není pečlivě navržena. Může být neschopná zvládnout neočekávané změny nebo nepředvídané okolnosti.
Strategie zmírnění: Integrované funkce flexibility. Navrhujte pracovní postupy s rozhodovacími body, které v případě potřeby umožňují lidský zásah. Využijte přizpůsobitelné automatizační nástroje, abyste se přizpůsobili měnící se dynamice projektu.
- Problémy s kvalitou dat: Účinnost automatizace do značné míry závisí na přesnosti dat. Špatná kvalita dat může vést k chybným výstupům automatizace a nepřesným informacím o projektu.
Strategie zmírnění: Zaveďte kontroly kvality dat a procesy čištění dat. Povzbuzujte členy týmu, aby do systému zadávali přesné a aktuální informace.
- Ztráta pracovních míst: Automatizace může potenciálně automatizovat úkoly, které v současné době vykonávají členové týmu, což může vést ke ztrátě pracovních míst.
Strategie zmírnění: Zaměřte se na rekvalifikaci a zvyšování kvalifikace. Investujte do školicích programů, aby členové týmu získali dovednosti potřebné k úspěchu v automatizovaném prostředí. Každá automatizace nakonec vyžaduje lidský vstup.
- Bezpečnostní rizika: Automatizace pracovních postupů může přinést nové bezpečnostní riziko, jako je neoprávněný přístup nebo narušení dat.
Strategie zmírnění rizik: Zaveďte robustní bezpečnostní opatření. Vyberte automatizační nástroje s výkonnými bezpečnostními funkcemi a provádějte pravidelné audity systému, abyste identifikovali a odstranili potenciální zranitelnosti.
Uznáním těchto rizik a zavedením vhodných strategií pro jejich zmírnění můžete zajistit hladký přechod k automatizovanějšímu prostředí pro řízení projektů.
Automatizujte řízení projektů pomocí ClickUp
Automatizace formuje způsob, jakým dnes řídíme projekty. Výběr komplexního nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp, je však klíčový pro využití všech výhod automatizace.
ClickUp, jako software pro správu projektů s robustními automatizačními funkcemi, vám umožňuje zefektivnit pracovní postupy a dosáhnout výjimečných výsledků. Od automatizovaného přidělování úkolů a aktualizací stavu až po přizpůsobená oznámení a generování zpráv vám umožňuje soustředit se na svou hlavní práci – vést svůj tým k úspěchu.
Nezapomeňte, že software pro řízení projektů je pouze jedním z mnoha dílků skládačky. Lidský faktor zůstává nenahraditelný. Využívejte automatizaci jako nástroj, který posílí váš tým, nikoli jako náhradu za jeho odborné znalosti. V kombinaci s efektivní komunikací, jasným vedením a zaměřením na neustálé zlepšování může automatizace odhalit skutečný potenciál vašich projektů.
Zaregistrujte se na ClickUp ještě dnes!