15 příkladů automatizace obchodních procesů (se šablonami)

Věděli jste, že malý norský startup se chystá v době vydání tohoto článku spustit nejrychlejší proces detekce poškození automobilů v historii?

V průměru trvá tento proces 15 minut, ale díky technologii AI a automatizaci obchodních procesů (BPA) se společnosti Wenn podařilo tento čas zkrátit na 6 sekund, což je o 99,33 % méně než současný průmyslový standard.

Ačkoli to může vypadat jako něco ze sci-fi filmu, díky automatizaci obchodních procesů (BPA) se takovéto změny stávají běžnou záležitostí.

Vztah mezi automatizací a obchodními procesy však není vždy jasný a jedním z nejlepších způsobů, jak jej pochopit, je podívat se na příklady, což je přesně to, co v tomto článku uděláme. Uvidíte příklady automatizace obchodních procesů z praxe, které využívají nástroje pro správu obchodních procesů, které může kdokoli nasadit během několika minut.

Než se pustíme do příkladů, pojďme si nejprve definovat automatizaci obchodních procesů, abychom si všichni rozuměli!

Co je automatizace obchodních procesů?

Obecně řečeno, automatizace obchodních procesů (BPA) označuje využití technologie k automatizaci a zefektivnění obchodních procesů s cílem zvýšit provozní efektivitu, snížit počet lidských chyb a náklady a zlepšit celkovou produktivitu.

Hlavním cílem BPA je především efektivita. ⚡️

BPA je plánovaná, vysoce sofistikovaná snaha o automatizaci několika manuálních úkolů v rámci jednoho procesu s cílem zvýšit produktivitu a efektivitu. To je hlavní cíl každé strategie BPA a hlavní hnací síla všech snah o automatizaci procesů v rámci celé firmy.

Jak automatizace obchodních procesů pomáhá organizacím?

Zlepšením efektivity obchodních procesů zvyšuje BPA produktivitu, snižuje náklady a umožňuje lidem soustředit se na činnosti s vysokou přidanou hodnotou, které vyžadují lidskou odbornost a kreativitu.

To přináší řadu výhod, například:

Kromě těchto hmatatelných a měřitelných výhod může BPA zvýšit spokojenost zaměstnanců tím, že je zbaví nejvíce repetitivních úkolů a ponechá jim pouze povinnosti, které vyžadují kritické myšlení, kreativitu a schopnost řešit problémy.

Celkově jsou výhody BPA zcela jasné: pomáhají organizacím dosáhnout vyšší efektivity, přesnosti a konzistence v jejich provozu a zároveň snižují náklady a zvyšují spokojenost zákazníků a zaměstnanců.

PRO TIPMapování procesů je klíčovým prvkem při provádění efektivních pracovních postupů a obchodních procesů. Použijte spolehlivé a vysoce funkční nástroje pro mapování procesů a šablonu procesního diagramu od ClickUp k vytvoření vizuální reprezentace vašich procesů. Vytvoření podrobného diagramu před nastavením automatizace může pomoci zajistit hladký a bezchybný průběh procesu.

Zahrnuje BPA softwarová řešení?

Odpověď zní ano. Automatizace obchodních procesů se většinou provádí pomocí specializovaných softwarových produktů a/nebo vlastního kódu, obvykle, ale ne výlučně, kombinací obou.

Software BPA může zahrnovat celou řadu technologií, včetně kódu, robotické automatizace procesů (RPA), automatizace pracovních postupů založené na cloudu, strojového učení, umělé inteligence a zpracování přirozeného jazyka.

K automatizaci obchodních procesů lze navíc použít více než jeden nástroj současně. Společnost může například použít nástroje RPA k automatizaci procesů zahrnujících starší nebo vlastní aplikace a poté použít jinou sadu nástrojů k automatizaci procesů a pracovních postupů zahrnujících cloudové aplikace nebo interní API.

Mezi nástroje a software, které firmám umožňují automatizovat obchodní procesy, patří ClickUp a Make, zejména pokud vaše aplikace běží v cloudu, ale existují i jiné softwary pro automatizaci obchodních procesů, které můžete zvážit v závislosti na svých potřebách, používaných aplikacích a zavedených procesech.

PRO TIPIntegrace ClickUp a Make vám ušetří čas a automatizuje všechny procesy mezi ClickUp a dalšími pracovními aplikacemi – nejsou k tomu potřeba žádné technické znalosti. Když použijete ClickUp jako software BPA a propojíte jej s Make, budete moci navrhovat, vytvářet a automatizovat jednoduché i složité pracovní postupy, které zefektivní vaši práci. Stačí nastavit spouštěče a podmínky pro automatizaci stovek akcí a použít předem připravené šablony, které vám pomohou okamžitě začít.

Jaké procesy spadají do kategorie BPA?

Je důležité si uvědomit, že BPA zahrnuje mnoho činností, od každodenního ručního zadávání dat až po automatizaci celých procesů, pracovních postupů a úkolů. Rozdíl mezi nimi spočívá v komplexnosti, počtu úkolů nebo kroků a podúkolů, které zahrnují.

Vaše strategie BPA by například mohla zahrnovat automatizaci celého procesu přijímání uchazečů nebo zaškolování nových zaměstnanců. Tento proces by zahrnoval také konkrétní pracovní postupy a úkoly. Příkladem pracovního postupu v rámci tohoto procesu by mohla být koordinace pohovorů s uchazeči a plánování školení.

V rámci tohoto pracovního postupu lze automatizovat také konkrétní úkoly, jako je vytváření schůzek v aplikaci Zoom, zasílání pozvánek na tyto schůzky e-mailem, ukládání záznamů ze schůzek pro další analýzu atd. Digitální automatizace procesů zjednoduší a zefektivní všechny tyto úkoly, pracovní postupy a procesy.

Jaké obchodní procesy by měly být automatizovány?

Počet obchodních procesů, které lze automatizovat, se počítá na tisíce. Ve skutečnosti lze většinu obchodních procesů automatizovat, ať už zcela nebo částečně, bez ohledu na oblast nebo oddělení.

Například personální oddělení může automatizovat procesy, jako je nábor, zapracování nových zaměstnanců a jejich odchod. Marketingové oddělení může automatizovat téměř všechny manuální procesy, od výzkumu klíčových slov a tvorby obsahu až po reklamní kampaně a správu sociálních médií. IT je samozřejmě další oblastí, kde lze automatizací zefektivnit procesy, včetně sledování chyb, monitorování, vývoje aplikací, správy databází a dalších manuálních procesů.

S těmi správnými nástroji a platformami se vám otevírají prakticky neomezené možnosti, a právě to vám ukážeme v následující části: příklady automatizace BPA, které můžete okamžitě implementovat pomocí integrace Make a ClickUp.

Abychom vám pomohli rozhodnout, zda byste měli proces automatizovat, položte si následující otázky:

Pokud jste na některou z těchto otázek odpověděli kladně, je to jasný signál, že BPA může pomoci zlepšit efektivitu a přesnost daného procesu.

PRO TIPNaučte se, jak vytvořit automatizaci v ClickUp, a podívejte se na 10 příkladů automatizace, které vám pomohou vytvořit automatizované pracovní postupy, zvýšit produktivitu a využít šablony k úspoře času.

15 reálných příkladů automatizace obchodních procesů

Příklad 1: Dokumentace obchodních procesů

Nápad na automatizaci: Pracovní postup při kontrole dokumentů

Kontrola dokumentů je úkol, který se vyskytuje v mnoha procesech ve většině organizací.

Od smluv a dohod o úrovni služeb až po blogové příspěvky a tiskové zprávy – společnosti tráví nespočet hodin tím, že zajišťují, aby dokumenty byly zkontrolovány, než splní svůj účel. Ačkoli kontrola může být citlivá záležitost, všechny kroky, které ji obklopují, lze snadno automatizovat pomocí nástrojů, jako je Make.

Tato šablona zahrnuje Google Drive, ClickUp, Make a Slack a umožňuje vám automatizovat proces kontroly dokumentů v celém rozsahu tím, že „sleduje“ nové dokumenty Google Docs ve složce Google Drive.

Jakmile je soubor nahrán na Google Drive, Make vytvoří a přiřadí úkol v ClickUp a odešle daný soubor přes Slack osobě, která je pověřena jeho kontrolou.

Výsledkem je flexibilní proces kontroly dokumentů, který doručuje dokumenty recenzentům a vytváří potřebnou dokumentaci, a to vše bez lidského zásahu.

Bonus: Reengineering obchodních procesů!

Příklad 2: Prodej

Nápad na automatizaci: Spouštějte úkoly, které pomáhají rozvíjet a přeměňovat nové potenciální zákazníky.

Příležitosti v Salesforce obvykle spouští řadu souvisejících úkolů, které jsou nezbytné pro uzavření potenciální obchodní dohody. Tyto úkoly mohou zahrnovat cokoli od zaslání dokumentů s doplňujícími informacemi až po přidělení specialisty, a často vyžadují manuální zásah osoby, která danou příležitost v Salesforce původně vytvořila.

To je daleko od ideálu, protože spotřebovává zdroje a je náchylné k chybám (obvykle někdo zapomene přiřadit požadované úkoly). Je to však také snadno automatizovatelné a lze tomu zabránit.

Tato šablona, která zahrnuje ClickUp, Make, Salesforce, Slack a Flow Control, je pro tento účel neuvěřitelně užitečná, protože vám umožňuje automatizovat proces péče o potenciální zákazníky – spustit jakoukoli úlohu, kterou si dokážete představit, poté, co je v Salesforce vytvořena příležitost.

Představme si jednoduchý příklad použití: Máte elektronickou knihu, která slouží k získávání potenciálních zákazníků, a nabízíte ji zdarma těm, kteří vám poskytnou své kontaktní údaje.

Jakmile se objeví nový potenciální zákazník, vytvoříte příležitost v Salesforce a musíte ji rozvíjet prostřednictvím e-mailů a znovu ji zacílit pomocí reklam na Facebooku.

S výše uvedenou šablonou můžete tyto (a další) úkoly spouštět automaticky pokaždé.

Příklad 3: Webová analytika

Nápad na automatizaci: Sledujte a agregujte údaje o výkonu webu

Stejně jako kontrola dokumentů je i sledování výkonu webových stránek něco, co musí většina, ne-li všechny společnosti provádět neustále.

Je tu však jeden háček: Google Analytics není zrovna bleskurychlá aplikace a každodenní přihlašování za účelem získání dat je obrovská ztráta času.

Ale také můžete automatizovat celý proces a začít data přijímat, místo abyste je hledali.

Kromě agregace analytických dat v tabulce může Make přidělit komukoli úkol jejich kontroly vytvořením úkolu v ClickUp – tímto způsobem nezůstane žádná důležitá událost bez povšimnutí.

Příklad 4: Influencer marketing

Nápad na automatizaci: Vytvořte úkoly pro oslovování influencerů

Ruční proces oslovování influencerů, sledování jejich reakcí a následné kroky mohou být časově náročné. Automatizace tohoto procesu může vašemu týmu ušetřit značné množství času a zdrojů.

Příklad 5: Zákaznická podpora

Nápad na automatizaci: Automatické odpovídání na požadavky zákaznické podpory

Automatizace počáteční reakce na dotazy zákazníků zajistí rychlé potvrzení a také umožní kategorizovat problémy podle jejich povahy, což vede k jejich efektivnímu řešení.

Příklad 6: Řízení projektů

Nápad na automatizaci: Přiřazení rolí a odpovědností

Automatické přiřazování rolí a delegování úkolů v rámci projektu může zvýšit produktivitu tím, že eliminuje ruční delegování a sledování odpovědností.

Naučte se automatizovat procesy pomocí bezplatného softwaru pro řízení projektů!

Příklad 7: Účetnictví

Nápad na automatizaci: Automatizace generování faktur

Vystavování faktur za dokončené služby nebo dodané produkty lze automatizovat, čímž se sníží počet manuálních chyb a zajistí včasné odeslání faktur.

Automatizace procesů, jako je vedení účetnictví, nejenže eliminuje riziko lidské chyby, ale také zajišťuje přesné a včasné zpracování finančních záznamů, což přispívá k lepšímu rozhodování v podnikání.

Příklad 8: Zajištění kvality

Nápad na automatizaci: Automaticky spouštěné testování

Automatizace spouštění kontrol kvality a testů po každé aktualizaci nebo změně pomáhá udržovat konzistentní kvalitu produktu.

Podívejte se na nástroje pro testování kvality!

Příklad 9: Personální oddělení

Nápad na automatizaci: Automatizovaný sběr zpětné vazby od zaměstnanců

Automatický systém pro sběr a analýzu zpětné vazby od zaměstnanců může personálním oddělením pomoci efektivně a včas porozumět náladám zaměstnanců.

Naučte se, jak automatizovat procesy v oblasti lidských zdrojů pomocí softwaru pro HR!

Příklad 10: Marketing

Nápad na automatizaci: Plánování obsahu

Automatizace plánování obsahu pro různé platformy může marketingovým týmům pomoci zajistit konzistentní přítomnost značky a zapojení napříč různými kanály.

Podívejte se na tyto šablony kalendáře obsahu a začněte automatizovat plánování obsahu svého týmu.

Příklad 11: IT

Nápad na automatizaci: Automaticky generované zprávy

Automatizované generování a odesílání IT reportů může ušetřit značné množství času a zároveň zajistit pravidelné monitorování a reportování IT infrastruktury.

Příklad 12: Provoz

Nápad na automatizaci: Správa zásob

Automatizace správy zásob pomáhá sledovat stav skladových zásob, spouštět podle potřeby nové objednávky a snižovat riziko vyprodání nebo nadměrných zásob.

Příklad 13: Logistika

Nápad na automatizaci: Automatizovaná optimalizace trasy

Automatizace plánování a optimalizace dodacích tras může logistickým společnostem pomoci snížit časové a palivové náklady a zároveň zvýšit efektivitu. Příklad 14: Zapojení zákazníků

Příklad 14: Zapojení zákazníků

Nápad na automatizaci: Automaticky generovaný personalizovaný obsah

Automatizace personalizace komunikace se zákazníky může zajistit zákazníkům více přizpůsobené služby, což zvýší jejich zapojení a loajalitu.

Příklad 15: Finance

Nápad na automatizaci: Automatizované finanční výkaznictví

Automatizace tvorby finančních zpráv může finančním týmům ušetřit značné množství času a zároveň snížit pravděpodobnost chyb ve finančním výkaznictví.

Jak používat software pro automatizaci obchodních procesů

Existují dva snadné způsoby, jak začít s automatizací procesů ClickUp.

První možností je spolehnout se na ClickUp Automation, sérii nativních řešení nabízených společností ClickUp.

Pokud využíváte ClickUp k řízení a sledování klíčových obchodních procesů, tato nabídka pro vás bude velmi přínosná.

Druhou možností je zavedení automatizační platformy, jako je Make, která vám umožní navrhovat, vytvářet a automatizovat cokoli na jedné vizuální platformě.

Pokud máte rostoucí sadu aplikací zaměřených na cloud a chcete rozšířit svou strategii automatizace, najdete v Make jedinečné řešení schopné zvládnout jakýkoli druh procesu.

Optimalizujte pracovní postupy pomocí automatizace obchodních procesů

Jednou z nejzajímavějších věcí na automatizaci je, že podle zprávy 2023 State of SaaSOps již 7 z 10 podniků automatizovalo alespoň jeden klíčový proces a 4 z 10 mají zavedené specializované role pro automatizaci.

To vypovídá o automatizaci obchodních procesů mnoho: nejde jen o možnost, o něco, co se může stát nebo nemusí.

Jedná se o něco, co již zavádějí přední společnosti na trhu.

Vzhledem k tomu a k tomu, jak uživatelsky přívětivé jsou dnes automatizační nástroje, je jen otázkou času, kdy se každá společnost začne zbavovat nudných a opakujících se činností a přejde k naplňujícím aktivitám, které posunou její podnikání vpřed a sníží rizika způsobená lidskou chybou.

A nejlepším způsobem, jak tyto snahy nastartovat, je použití dvou výkonných softwarů pro automatizaci obchodních procesů: ClickUp a Make. S těmito nástroji budete moci snadno vytvářet automatizované obchodní procesy s minimálním lidským zásahem a úsilím.

Je čas posunout vaše podnikání na vyšší úroveň. Zahajte svou digitální transformaci pomocí softwaru BPA ještě dnes – automatizujte manuální procesy a pracujte rychleji a chytřeji než kdykoli předtím. ⚡️

Hostující autor:

Martin Etchegaray je manažerem obsahu a vedoucím redaktorem ve společnosti Make. Rád čte a píše o historii, vědě a technologiích.