Správa zásob je pro každou firmu nezbytná, aby mohla udržet náskok před konkurencí. Ať už provozujete malý obchod nebo řídíte velkovýrobu, efektivní a přesný proces správy zásob snižuje výrobní náklady a rizika.
Se správnými nástroji pro sledování, jako jsou šablony skladových zásob, můžete dělat víc než jen aktualizovat počty skladových zásob. Vaši zaměstnanci budou mít k dispozici data potřebná k rozšíření podnikání a zvýšení produktivity na novou úroveň! ⚡️
V tomto průvodci prozkoumáme všechny způsoby, jak vám šablony inventáře ClickUp, Excel a Google Sheets mohou pomoci zefektivnit proces správy inventáře, bez ohledu na to, v jakém odvětví působíte.
Pojďme na to!
Co je to šablona inventáře?
Šablona inventáře je předformátovaný dokument nebo tabulka, která organizuje podrobné seznamy pro sledování zásob, rozpočtování a audit. Obvykle obsahuje sloupce pro názvy položek, číselné kódy, popisy, skladovací místa, množství, součty a ceny.
Šablony skladových zásob jsou univerzální a přizpůsobitelné tak, aby vyhovovaly potřebám jakékoli firmy v jakémkoli odvětví. Od malých firem po nadnárodní maloobchodní společnosti je sledování skladových zásob nezbytnou součástí úspěchu každé organizace z důležitých důvodů, mezi které patří:
- Vylepšená přesnost: Díky aktuálním a přesným záznamům o zásobách je menší pravděpodobnost nákladných lidských chyb.
- Úspora nákladů: Skladové zásoby se pohybují rychleji, což vede k úspoře nákladů díky snížení mzdových a režijních nákladů.
- Nižší riziko skladování zastaralých položek: Podniky se mohou vyhnout objednávání nežádoucího nebo zastaralého inventáře.
- Snížení plýtvání produkty: Správné sledování pomáhá firmám objednat přesně potřebné množství zásob nebo objednat ve správný čas, když stávající zásoby klesnou pod očekávanou úroveň.
- Optimalizované dodavatelské řetězce: Prognózy poptávky a údaje o zásobách zlepšují komunikaci v týmu a dodávky.
- Vylepšené sezónní strategie inventáře: Podniky mají k dispozici konzistentní data, na jejichž základě mohou vytvářet efektivní strategie pro řízení sezónní poptávky sledováním trendů prodeje během špiček.
Bonus: Šablony tabulek
Co dělá šablonu inventáře dobrou?
Dobrá šablona pro správu zásob zaznamenává produkty, objednávkové formuláře, zásilky a údaje o zákaznících, což pomáhá snížit náklady na manuální práci a optimalizovat procesy správy zásob.
Vaše šablona inventáře vytváří rámec vašeho systému sledování zásob. Klíčové však je najít správnou šablonu, která splňuje potřeby vašeho podniku a zároveň je snadno použitelná pro celý tým. 🧑💻
U dobré šablony pro správu zásob je třeba mít na paměti několik klíčových vlastností:
1. Intuitivní design pro ukládání údajů o zásobách
Výběr šablony s více rozvrženími a funkcemi přizpůsobení, která vám pomůže najít správné informace, když je potřebujete, vám ušetří čas. Flexibilita přidávání nových polí do vašeho rámce bez nutnosti jeho kompletní přestavby, když se vaše produktové portfolio nebo služby vyvíjejí, je velkou výhodou! 📈
2. Kompatibilita softwaru
Vzhledem k tomu, že systémy jsou stále více propojené a nezbytné pro růst, musí být šablony skladových zásob schopné integrace s jinými platformami, jako jsou systémy prodeje, účetnictví a řízení vztahů se zákazníky (CRM).
3. Komplexní zabezpečení
To zahrnuje nastavení oprávnění pro správce k prohlížení a provádění určitých akcí, stejně jako auditní stopy pro sledování, kdo přistupoval k určitým položkám v inventáři nebo je upravoval. Všechny tyto funkce společně tvoří šablonu inventáře, která je spolehlivá a bezpečná! 🔐
Vybrali jsme nejlepší šablony pro mapování zásob v ClickUp, Sheets a Excel, abychom vám poskytli nástroje pro správu všech činností souvisejících se zásobami – od nákupu až po dodání!
10 bezplatných šablon inventárních tabulek
1. Šablona zprávy o zásobách ClickUp
Šablona skladové zprávy ClickUp je ideálním nástrojem pro firmy, které chtějí sledovat své nákupní aktivity v průběhu času. Bezpečné uchovávání dat ve formátu Doc usnadňuje zahrnutí všech potřebných informací, jako jsou specifikace produktů, ceny, recenze a hodnocení, což zákazníkům poskytuje ucelený obraz o trhu a pomáhá jim činit informovaná rozhodnutí. 🌐
Správný rámec dává firmám možnost přistupovat k údajům o jejich nákupních zvyklostech, což jim umožňuje činit nejúčinnější rozhodnutí s minimálním úsilím a časem. Díky těmto informacím jsou firmy schopny lépe porozumět svým nákupním vzorcům a maximalizovat návratnost investic!
2. Šablona skladových zásob ClickUp
Naše šablony pro správu zásob začínají šablonou ClickUp Inventory Template – nejlepší alternativou k tabulce pro kontrolu skladových zásob!
Naše šablona inventáře je plná nástrojů, které vám pomohou vytvářet a ukládat přizpůsobené zobrazení – a poskytují tak rychlý přístup k datům, která potřebujete nejvíce! Abychom vám pomohli rychle začít, již jsme přidali pět předem připravených zobrazení:
- Zobrazení seznamu zásob: Uspořádejte si nejdůležitější podrobnosti o zásobách každé položky pomocí vlastních polí ClickUp.
- Podle seznamu platebních stavů: Seskupte zásoby podle konkrétního stavu, abyste mohli podniknout příslušné kroky (Plně zaplaceno, Částečná platba nebo Nezaplaceno).
- Zobrazení podle seznamu dodavatelů: Konsolidujte nákupní aktivity díky přehlednému zobrazení aktuálních dodavatelů.
- Zobrazení mapy dodavatelů: Spravujte pracovní postupy a skladovací potřeby podle konkrétní lokality na mapě.
- Zobrazení objednávkového formuláře: Odeslání formuláře ClickUp pro přijímání objednávek a automatizaci vytváření úkolů
Sledujte příchozí materiály, aktuální stav zásob a položky, které nejsou skladem. Navíc si užijte efektivní pracovní postup díky jednoduché funkci Formula Field, která umožňuje snadno provádět výpočty mezi číselnými, datovými a časovými poli u položky.
Objevte další šablony pro plánování zdrojů !
3. Šablona pro správu zásob ClickUp
Ať už provozujete malou firmu nebo velkou organizaci s více odděleními, šablona pro správu zásob ClickUp je ideálním nástrojem pro získání přehledu o každodenních operacích. Nastavte opakující se úkoly, upravte úrovně zásob na základě údajů o prodeji nebo zkontrolujte historická data pro trendy a prognózy! 📈
Hledání položek skladových zásob v ClickUp je hračka. Snadno vytvářejte uložené vyhledávání a filtry na základě libovolných kritérií, včetně sezónních položek, týdenních akcí a výprodejových produktů, abyste pokaždé rychle našli ten správný produkt.
📮ClickUp Insight: Znalostní pracovníci posílají v průměru 25 zpráv denně, ve kterých hledají informace a souvislosti. To znamená, že značnou část času ztrácejí procházením, vyhledáváním a rozklíčováním roztříštěných konverzací v e-mailech a chatech. 😱
Kéž byste měli chytrou platformu, která spojuje úkoly, projekty, chat a e-maily (plus AI!) na jednom místě. Ale vy ji máte: Vyzkoušejte ClickUp!
Můžete snadno sledovat aktualizace dostupnosti, cen a aktuálních trendů, abyste vždy měli přehled o poptávce a zajistili, že vám nikdy nedojdou zásoby.
4. Šablona nákupní objednávky a skladových zásob ClickUp
Šablona skladové zprávy je nezbytným nástrojem pro firmy, které chtějí spravovat své skladové zásoby, sledovat objednávky a udržovat přehled o stavu zásob a produktech. Šablona poskytuje komplexní přehled o aktuálním stavu zásob a podrobnosti o příchozích a odchozích zásilkách.
Šablona ClickUp pro nákupní objednávky a skladové zásoby je komplexní systém pro sledování objednávek a příjmu zboží, služeb a materiálů v rámci podniku s cílem podporovat všechny oddělení. Obsahuje základní informace o objednávce: jméno dodavatele, datum nákupu a datum dodání. To usnadňuje identifikaci potenciálních překážek v nákupním procesu a může pomoci udržet skladové zásoby na zdravější úrovni! 🌱
5. Šablona skladových zásob ClickUp Office
Díky šabloně ClickUp Office Inventory Template je snadné aktualizovat údaje o kancelářském inventáři z více míst současně, což je ideální pro správce, kteří potřebují spravovat inventář z centrálního místa.
Tato šablona inventáře také pomáhá firmám sledovat rozpočty inventáře a celkové výdaje podle kategorií. Rozpočtové výdaje lze snadno sledovat pro každou položku v inventáři, stejně jako celkové výdaje. Identifikací nesrovnalostí mezi skutečnými a plánovanými rozpočty můžete zlepšit správu rozpočtu.
Sleduje také data nákupu a které položky skladových zásob jsou nakupovány za jakou cenu. Vedení může tyto informace využít k optimalizaci rozpočtů pro budoucí nákupy na základě trendů výdajů! 💰
6. Šablona pro správu kancelářských potřeb ClickUp
Je jedna police kancelářské skříňky zaplněna hromadami nepoužívaných sešívaček a lepicí pásky? Vyzkoušejte šablonu pro správu kancelářských potřeb ClickUp, která vám pomůže omezit nadměrné výdaje!
Nejprve si vytvořte seznam zásob: obecné kancelářské potřeby, jako jsou notebooky a pera, ale i specializovanější položky, jako je počítačový hardware pro designérské a kreativní týmy. Šablona obsahuje předem připravená vlastní pole, takže můžete začít přidávat podrobnosti ke každé položce.
Zde je stručný návod pro přidávání a správu vlastních polí v ClickUp:
Díky možnostem sdílení v ClickUp máte úplnou kontrolu nad tím, kdo co vidí a jaká má oprávnění. Přiřaďte oprávnění, abyste měli jistotu, že správní lidé (koordinátoři týmů nebo vedoucí oddělení) mají přístup ke správným položkám. Udržujte přehlednost pro svůj tým, aby znali podrobnosti o stavu zásob, zabraňte zneužití nastavením omezení přístupu a buďte v klidu, protože víte, že pouze správní lidé vidí to, co potřebují!
7. Šablona inventáře IT ClickUp
IT týmy podporují všechna oddělení v organizaci. Jejich inventární majetek zahrnuje hardware, software, licence a další položky na více místech. Díky šabloně ClickUp IT Inventory mohou IT specialisté pomocí Kanban tabule rychle sledovat a zaznamenávat důležité informace, jako jsou náklady, podrobnosti o záruce, umístění, čísla modelů a kontakty na dodavatele. 👤
ClickUp nabízí stovky možností přizpůsobení, takže IT specialisté mohou přizpůsobit svůj pracovní prostor tak, aby vyhovoval specifickým potřebám jejich organizace. Uživatelsky přívětivé rozhraní umožňuje rychlý přístup k informacím a jejich aktualizaci, stejně jako snadné sdílení zdrojů s ostatními.
8. Šablona skladových zásob pro restaurace ClickUp
Správa skladových zásob v restauracích je nezbytná pro úspěch a spokojenost zákazníků. Důsledné sledování a doplňování zásob pomáhá předcházet znehodnocení nebo nadměrnému objednávání. Zajištěním dostatečné dostupnosti požadovaných položek z menu mohou restaurace uspokojit zákazníky a zároveň zabránit plýtvání a ztrátám. Díky správné správě zásob budou zákazníci vždy spokojeni s bohatou nabídkou, která je jim k dispozici. 🤩
Šablona skladových zásob pro restaurace od ClickUp je navržena tak, aby zjednodušila sledování skladových zásob a zbavila zaneprázdněné manažery restaurací složitosti správy velkých skladových zásob. Pomáhá uživatelům snadno organizovat, spravovat a sledovat skladové zásoby restaurace. Šablona obsahuje šest předem připravených zobrazení seznamu, tabulky a tabule, které umožňují zaznamenávat údaje o skladových zásobách různými způsoby:
- Sledování skladových zásob: Seznam všech položek seřazených podle stavu
- Týdenní spotřeba: Seznam jednotlivých položek seřazených podle stavu
- Týdenní přidělení: Seznam jednotlivých položek seřazených podle stavu
- Položky k objednání: Tabulkový přehled všech položek k objednání
- Není skladem: Tabulkový přehled všech položek, které nejsou skladem
- Skladování položek: Zobrazení všech položek seskupených podle místa skladování na tabuli.
9. Šablona tabulky zásob v Excelu
Databáze zásob v Excelu pomáhá firmám udržovat pořádek a přehled o objednávkách tím, že poskytuje podrobný záznam o položkách. Tato šablona zásob v Excelu pomáhá firmám snadno sledovat, co si objednaly, kolik kusů každé položky zbývá na skladě a kdy bude třeba zadat další objednávky.
Pomocí tabulkového softwaru, jako je Excel, mohou podniky ušetřit čas výpočtem aktuálních stavů zásob a termínů, kdy je třeba objednat nové položky, pomocí výpočtových vzorců. Také jim umožňuje přidávat k jednotlivým položkám poznámky, pokud mají nějaké konkrétní připomínky nebo dotazy.
10. Šablona seznamu zásob v Google Sheets
Pomocí Google Sheets lze vytvořit šablonu kontrolního seznamu zásob, která firmám umožňuje sledovat a kontrolovat stav zásob. Tato šablona kontrolního seznamu zásob poskytuje přehled všech položek na skladě, jejich aktuálního množství a termínu, kdy by firma měla objednat další zboží.
Zaměstnanci mohou tuto šablonu inventáře v Google Sheets použít k určení priorit aktivních položek inventáře, zobrazení stavu zásob, stanovení optimálního času pro doplnění zásob a reakci na neočekávanou potřebu dalších položek inventáře.
Zjednodušte pracovní postupy v oblasti inventáře pomocí ClickUp
ClickUp je centralizované mobilní řešení, které optimalizuje produktivitu týmu pro lepší plánování výroby. Díky možnosti snadno sledovat stav zásob a provádět změny v plnění objednávek za běhu pomáhá ClickUp firmám udržet si přehled o správě zásob! 📦
Využijte nástroje pro sledování zásob v ClickUp s bezplatným účtem!