Jako projektový manažer víte, že jak věci děláte, je stejně důležité jako to, proč je děláte a na čem vlastně pracujete. Schopnost sledovat všechny vaše obchodní procesy je klíčová pro udržení týmu na správné cestě a zabránění selháním.
Software pro dokumentaci procesů je nezbytným doplňkem vašeho rámce pro správu projektů.
Zde vám ukážeme, na co se zaměřit při výběru softwaru pro dokumentaci obchodních procesů (BPMS), a představíme vám některé z našich oblíbených nástrojů, které vám pomohou splnit vaše úkoly. 💪
Co byste měli hledat v softwaru pro dokumentaci obchodních procesů?
Dokumentace procesů slouží jako plán pro vaše projekty. Jedná se o důležitý nástroj, který můžete využít k zaškolení nových zaměstnanců, sledování velkých projektů generujících příjmy a poskytnutí přehledu o všem, na čem společnost pracuje.
Nalezení dobrého softwaru pro dokumentaci procesů tento proces zefektivní a v dlouhodobém horizontu vám ušetří čas i peníze. ✨
Skvělý software pro dokumentaci obchodních procesů by měl:
- Nabídněte nástroje pro shromažďování a dokumentování zpětné vazby k procesům: Rozhovory, schůzky a deníky z terénu vám poskytnou informace od klíčových členů týmu, kteří rozumějí procesům, jejichž jsou součástí. Tato zpětná vazba pak slouží jako podklad pro stanovení postupů.
- Funkce organizačních zobrazení: Některé procesy dokumentace jsou v určitých ohledech lepší. Dobré nástroje pro dokumentaci procesů by měly mít organizační nástroje pro různá média, včetně článků, případových studií a protokolů.
- Poskytujte integrace: Pokud pracujete s více než jedním softwarem souvisejícím s podnikáním, budete chtít, aby spolu spolupracovaly, a ne si navzájem překážely. Hledejte procesní nástroj, který se integruje s jiným softwarem, který pravidelně používáte.
- Snadné použití a sdílení: Mnoho projektových manažerů používá procesní software pro nové zaměstnance a správu pracovních postupů. Vyberte si takový, který lze snadno sdílet se všemi členy vašeho týmu a který má uživatelsky přívětivé rozhraní.
10 nejlepších softwarů pro dokumentaci procesů
Vizualizujte nebo organizujte procesy za jakoukoli úlohou, projektem nebo obchodní operací pomocí softwaru pro dokumentaci procesů.
Zde najdete 10 nejlepších nástrojů pro dokumentaci projektů, které můžete vyzkoušet – ať už hledáte způsoby, jak zjednodušit zaškolování zaměstnanců, zaznamenávat standardní operační postupy nebo vytvořit podrobnou znalostní bázi. 🛠️
1. ClickUp
S ClickUp je dokumentace procesů a sledování SOP snadnější než kdykoli předtím. Díky desítkám dokumentových procesů v šablonách můžete snadno vytvářet kontrolní seznamy pro opakující se úkoly, sledovat kroky procesu a navrhovat vývojové diagramy pro různé zúčastněné strany.
Využijte různé zobrazení ClickUp k vizuálnímu znázornění všech probíhajících úkolů v zobrazení Seznam nebo přepněte do zobrazení Tabule, abyste se mohli blíže podívat na jednotlivé obchodní segmenty a projekty.
Pomocí šablony dokumentů firemních procesů ClickUp můžete zadávat podrobnosti o úkolech nebo postupech a poskytnout tak členům týmu přehled o tom, jak vaše společnost funguje. Využijte ji při náboru a zaškolování nových zaměstnanců nebo k nastavení očekávání společnosti.
Díky integrované šabloně zápisu z jednání S-Corp a šabloně pro volno můžete snadno spravovat své zaměstnance, a to vše pouhými několika kliknutími. ✍️
Nejlepší funkce ClickUp
- Díky snadno použitelnému a přizpůsobitelnému uživatelskému rozhraní můžete tento nástroj přizpůsobit tak, aby vyhovoval vašim konkrétním obchodním potřebám.
- Vytvořte firemní wiki pomocí ClickUp Docs, kterou můžete organizovat, propojit s pracovními postupy a sdílet s příslušnými uživateli.
- Díky spolupráci v reálném čase mají všichni aktuální informace o probíhajících projektech a procesních postupech.
- Různé pohledy a různé typy dokumentace, včetně nástrojů pro tvorbu diagramů, vám umožňují vytvářet písemné a vizuální dokumentační procesy.
Omezení ClickUp
- Bezplatná verze má omezení na pět uživatelů, což může být překážkou, pokud máte větší tým.
- Někteří noví uživatelé mohou zpočátku považovat množství funkcí za příliš velké, ale díky vysoké míře přizpůsobení se tento dokumentační software rychle naučíte ovládat.
Ceny ClickUp
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 6 500 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 3 500 recenzí)
2. Integrify
Integrify nabízí software pro automatizaci dokumentů bez nutnosti programování. Process Builder disponuje rozhraním typu drag-and-drop, které umožňuje vytvářet, spolupracovat a testovat vaše postupy. Zobrazení Foresight a Hindsight nabízejí přehled o závislostech úkolů, což umožňuje identifikovat potenciální úzká místa.
Nejlepší funkce Integrify
- Integruje se s celou řadou podnikových systémů a nabízí funkce importu a exportu do aplikace Excel.
- Snadno nastavujte připomenutí a přizpůsobitelná oznámení, aby byli členové týmu informováni a dodržovali harmonogram.
- Díky prostředí s nízkými požadavky na kódování je tento nástroj přístupnější pro všechny členy týmu, nejen pro ty, kteří znají programovací jazyky.
Omezení Integrify
- K dispozici je bezplatná zkušební verze, ale žádný bezplatný tarif.
- Někteří uživatelé shledali, že software je pro větší týmy a rozsáhlé projekty nedostatečný.
Ceny Integrify
- Na základě předplatného: Individuální ceny pro každý rozpočet v závislosti na počtu uživatelů a slevách podle úrovně
Hodnocení a recenze Integrify
- G2: 4,4/5 (více než 30 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 20 recenzí)
3. SmartDraw
Vytvářejte dokumentaci procesů pomocí diagramů, diagramů pracovních postupů a organizačních přehledů SmartDraw. Diagramy založené na grafech a tabulkách nabízejí jasné vizuální znázornění různých fází procesu.
Šablony, jako jsou vývojové diagramy, vám umožní vizualizovat jakýkoli projekt od začátku do konce, zatímco myšlenkové mapy usnadňují získání přehledu o struktuře organizace pomocí nástrojů pro dokumentaci procesů. 🗂️
Nejlepší funkce SmartDraw
- Více než 70 různých šablon, včetně půdorysů a diagramů pracovních postupů, pro zefektivnění mapování procesů.
- Hladce se integruje s nástroji jako Google Docs, Microsoft Office a Atlassian Jira a Confluence, aby podpořil váš pracovní proces.
- Snadno importujte soubory Visio a Lucidchart a přepínejte mezi nástroji bez velkých potíží.
Omezení SmartDraw
- Někteří uživatelé shledali navigaci v postranním panelu matoucí a pro větší týmy nebylo k dispozici dostatek možností přizpůsobení.
- Někteří uživatelé zaznamenali v softwaru chyby, zejména pokud jde o automatické ukládání.
Ceny SmartDraw
- Jeden uživatel: 9,95 $/měsíc
- Více uživatelů: 8,25 $/měsíc pro 5 a více uživatelů
Hodnocení a recenze SmartDraw
- G2: 4,6/5 (více než 230 recenzí)
- Capterra: 4,1/5 (více než 110 recenzí)
4. Bit. ai
Bit. ai je nástroj pro spolupráci na pracovišti, který byl navržen pro zefektivnění projektové dokumentace. S tímto nástrojem pro dokumentaci procesů můžete vytvářet wiki stránky, interaktivní výukové programy a klientské portály. Tento software je určen pro jednotlivce, malé týmy i velké organizace a lze jej využít při práci na malých i složitých projektech.
Nejlepší funkce Bit. ai
- Zadávání procesů je snadné, pokud použijete jednu z desítek šablon.
- AI Smart Editor vyčistí vaši práci a nabídne návrhy na vylepšení.
- Rychle propojujte dokumenty, vkládejte odkazy a přidávejte chytré widgety pro kontext.
Omezení Bit. ai
- Bezplatná verze omezuje velikost souborů na 5 MB, což může být problém pro uživatele, kteří chtějí používat datově náročné prvky, jako jsou videa, grafy a další grafika.
- Někteří uživatelé shledali možnosti formátování a fontů omezené, což ztěžovalo splnění interních standardů pro branding.
Ceny Bit. ai
- Zdarma
- Pro: 8 $ za člena za měsíc
- Podnikání: 15 USD za člena za měsíc
Hodnocení a recenze Bit. ai
- G2: 4/5 (10+ recenzí)
- Capterra: 5/5 (5+ recenzí)
5. Pellio
S Pellio můžete vytvořit dokumentaci obchodních procesů ve třech snadných krocích. Začněte vytvořením procesu pomocí editoru formátovaného textu. Vložte obrázky, videa a soubory na podporu dokumentace. Poté sdílejte pracovní postup s příslušnými členy týmu. Nakonec přiřaďte úkoly a termíny, aby projekty proběhly podle plánu. 🗓️
Nejlepší funkce Pellio
- Vytvářejte podrobné úkoly pro jednotlivé členy týmu a sledujte jejich pokrok v přehledném rozhraní.
- Rich text editor vytvoří databázi pro správu znalostí během několika minut a přehledové panely vám umožní identifikovat neefektivní procesy.
- Přiřaďte různé úrovně přístupu k dokumentaci na základě rolí členů týmu.
Omezení Pellio
- Zákaznická podpora je omezena na e-mail, takže získání řešení může trvat déle než při použití jiných softwarových nástrojů.
- Nástroj podporuje pouze angličtinu, což je problém pro společnosti, které běžně používají jiné jazyky.
Ceny Pellio
- Lite: 15 $/měsíc
- Startup: 47 $/měsíc
- Pro: 97 $/měsíc
Hodnocení a recenze Pellio
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Evernote
Evernote je aplikace pro práci, úkoly a plánování, která je oblíbená mezi projektovými manažery a jednotlivci, kteří chtějí zvýšit svou produktivitu. Původně se jednalo o aplikaci pro pořizování poznámek, ale nyní ji podniky využívají ke správě procesů, projektů a plánů. Snadno přidávejte obrázky, zvukové soubory a soubory PDF a přeměňte jakoukoli poznámku na úkol, který můžete přidat do svého plánu.
Nejlepší funkce Evernote
- Mezi integrované aplikace patří Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier a další.
- Vyberte si z desítek šablon pro vývoj rámců strategického plánování nebo stanovení priorit úkolů.
- Propojte plány a poznámky s integrací kalendáře pomocí dokumentačního softwaru.
- Intuitivní uživatelské rozhraní usnadňuje sledování obchodních procesů.
Omezení Evernote
- Někteří uživatelé by uvítali více možností formátování pro lepší organizaci tohoto dokumentačního nástroje.
- Podle některých uživatelů je synchronizace někdy pomalá a nespolehlivá.
Ceny Evernote
- Zdarma
- Osobní: 14,99 $/měsíc
- Profesionální: 17,99 $/měsíc
Hodnocení a recenze Evernote
- G2: 4,4/5 (více než 1 900 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 8 000 recenzí)
7. Hightail
Použijte Hightail, nástroj pro správu procesů, k organizaci úkolů, přiřazování následných akcí a sledování diskusí o projektu. Díky živým aktualizacím dalších kroků jsou všichni informováni o tom, co se právě děje a co bude následovat. Funkce sdílení souborů vám umožňuje bezpečně nahrávat, odesílat a ukládat firemní dokumenty. Použijte kreativní nástroj pro spolupráci k shromažďování a diskusi o vizuálních materiálech. 📊
Nejlepší funkce Hightail
- Software pro sdílení souborů zajišťuje, že každý člen týmu má přístup k nástrojům, které potřebuje k zvládnutí své části projektu.
- Funkce pro práci s obrázky a vizuálním obsahem jsou ideální, pokud hledáte způsob, jak sdílet, schvalovat a prohlížet dokumentaci ve formě obrázků a videí.
- Díky integraci s Adobe a Zapierem je tvorba vizuálního obsahu rychlejší a plánování efektivnější.
Omezení Hightail
- Funkce pro správu projektů jsou k dispozici pouze v plánech Teams a Business.
- Někteří uživatelé zaznamenali potíže při sdílení souborů nebo obrázků.
Ceny Hightail
- Lite: zdarma
- Pro: 12 $/měsíc
- Teams: 24 $/měsíc
- Podnikání: 36 $/měsíc
Hodnocení a recenze Hightail
- G2: 4,2 / 5 (680+ recenzí)
- Capterra: 4,4 / 5 (více než 280 recenzí)
8. ProcessMaker
Automatizujte pracovní postupy pomocí ProcessMaker, nástroje pro reengineering obchodních procesů, který je navržen tak, aby zefektivnil i ty nejsložitější projekty. Tento low-code software vám umožňuje přetahovat úkoly v Process Modeleru a vytvářet tak vizuální myšlenkové mapy a brainstormingové diagramy. Použijte Form Builder k zaznamenávání dat a zpětné vazby od členů týmu a využijte přehledy na dashboardu, abyste získali přehled o tom, co se děje v celé společnosti.
Nejlepší funkce ProcessMaker
- Propojte se s aplikacemi třetích stran, včetně Salsforce a Oracle, pomocí API.
- Využijte automatizační technologie k zefektivnění pracovních postupů a ušetřete čas strávený bezduchými úkoly.
- Skenujte a ukládejte soubory, abyste měli digitální verze všech svých obchodních dokumentů.
Omezení ProcessMaker
- Strmější křivka učení znamená, že vám zpočátku zabere více času seznámit se s platformou, což někdy může zpozdit projekty, pokud potřebujete začít hned.
- Někteří uživatelé shledali, že rozhraní není tak elegantní, jak by si přáli, nebo že vyžaduje více kódování, než očekávali.
Ceny ProcessMaker
- Standard: 1 495 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: 2 479 $/měsíc na uživatele
- Na míru: Pro bankovnictví, vysokoškolské vzdělávání a integrovaná řešení
Hodnocení a recenze ProcessMaker
- G2: 4,3/5 (více než 270 recenzí)
- Capterra: 4,5 / 5 (více než 170 recenzí)
9. Document360
S Document360 můžete vytvořit znalostní bázi společnosti, kterou můžete sdílet interně se zaměstnanci nebo externě s klienty. Pro dokumentaci procesů vytvořte technické pokyny a SOP, jako jsou příručky pro zaměstnance a marketingové rámce. Vytvořte návrhy systémových dokumentů, návody a referenční příručky, které mohou zaměstnanci používat jako podporu při své práci. 🌻
Nejlepší funkce Document360
- Tým Document360 za vás zajistí migraci z jiných systémů znalostní báze. To znamená, že se nemusíte starat o časově náročnou přeměnu.
- Vyberte si z desítek šablon a vytvořte si znalostní databáze a příručky.
- Intuitivní rozhraní usnadňuje používání i novým zaměstnancům.
Omezení Document360
- V současné době může dokument upravovat pouze jedna osoba najednou, což omezuje funkčnost, pokud jde o spolupráci v týmu.
- Někteří lidé shledali, že analytický dashboard není tak robustní jako u konkurence.
Ceny Document360
- Zdarma
- Standard: 149 $ za projekt za měsíc
- Profesionální: 299 $ za projekt za měsíc
- Podnikání: 399 $ za projekt za měsíc
- Enterprise: 599 $ za projekt za měsíc
Hodnocení a recenze Document360
- G2: 4,7/5 (více než 340 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 160 recenzí)
10. Gluu
Hledáte způsoby, jak vytvořit interaktivní průvodce a znalostní báze, které vaši zaměstnanci skutečně rádi používají? Obraťte se na Gluu a vytvořte vizuální a kolaborativní dokumenty pro vaše obchodní procesy. Integrovaný návrhář procesů eliminuje dohady při mapování procesů, přiřazování úkolů a snadném vytváření harmonogramů.
Nejlepší funkce Gluu
- Funkce procesní architektury Gluu identifikuje duplicitní procesy a zefektivňuje vaše pracovní postupy.
- Přiřaďte kontrolu a pravomoci různým členům týmu, abyste delegovali správu a dohled.
- Změny generují okamžitá oznámení, díky čemuž jsou všichni členové týmu informováni a dodržují harmonogram.
Omezení Gluu
- Software je zaměřen na zefektivnění interních procesů, ale někteří uživatelé by uvítali, kdyby podporoval také externí sdílení znalostních bází určených pro zákazníky.
- Nastavení filtrů se neukládá, takže je musíte zadávat znovu pokaždé, když dokument zavřete a znovu otevřete.
Ceny Gluu
- Základní: 12 $/měsíc
- Pro: 25 $/měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Gluu
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (více než 20 recenzí)
Vytvářejte dokumentaci procesů efektivněji
ClickUp je sen každého projektového manažera. Díky stovkám šablon, ze kterých si můžete vybrat, můžete rychleji vytvářet dokumentaci pro všechny své procesy. Od příruček pro zaměstnance a kontrolních seznamů pro nové zaměstnance až po rozpočtové postupy pro projekty a kalendáře milníků – najdete vše, co potřebujete, abyste mohli začít tvořit.
Vyzkoušejte bezplatná řešení pro správu projektů od ClickUp ještě dnes!