Jak automatizovat úkoly v roce 2025 (kompletní průvodce)

Chcete se naučit, jak automatizovat úkoly?

Potřeba automatizace úkolů v posledních letech neustále roste. Jedním z důvodů je to, že automatizace může ušetřit až 30 % času, který trávíte prací na každodenních úkolech!

Mnoho firem samozřejmě vnímá automatizaci jako kouzelnou hůlku, která může jejich společnost změnit k lepšímu.

Proto se vydáme na výlet do kouzelného světa Harryho Pottera v Bradavicích, abychom pochopili tajemství automatizace!

V tomto článku si vysvětlíme, co je automatizace úkolů, jaké úkoly můžete automatizovat, a představíme nejlepší řešení pro automatizaci pracoviště pro rok 2021.

Vyrážíme na nástupiště 9¾!

Co je automatizace úkolů?

Automatizace úkolů je použití nástrojů nebo softwaru k automatizaci opakujících se manuálních úkolů.

Zamyslete se na chvíli nad kouzelným slovem „Accio“.

Můžete jej použít k vyvolání objektu, aniž byste museli hnout prstem!

Kdyby to bylo možné, používali bychom to k přinášení klíčů, souborů, mobilních telefonů nebo vlastně čehokoli!

Ale co to má společného s automatizací?

Stejně jako kouzla vám pomáhají vykonávat úkoly bez namáhavé práce, automatizace úkolů vám pomáhá dokončit práci bez větší námahy.

A v automatizaci úkolů se místo magie úkol přiřazuje nástrojům, aplikacím a umělé inteligenci.

Jaké nástroje jsou tedy pro automatizaci potřebné?

Existuje spousta nástrojů pro automatizaci úkolů, které vám pomohou automatizovat doslova cokoli!

Pokud se nemůžete dočkat, až si přečtete o nástrojích pro automatizaci úkolů, klikněte na portkey (obrázek) a přejděte přímo k části o softwaru pro automatizaci pracovních postupů!

Jaké jsou výhody automatizace úkolů?

Automatizace úkolů má mnohem více výhod než jen snížení manuální práce! Snižuje provozní náklady, zvyšuje spolehlivost a odkrývá skutečný potenciál vašeho týmu.

Zde je několik příkladů, jak automatizace úkolů může zefektivnit váš pracovní postup a obchodní činnosti:

1. Snižuje provozní náklady

Chcete snížit náklady?

Vítejte v automatizaci!

Můžete automatizovat administrativní úkoly, jako je zadávání dat a osobní asistence, a ušetřit tak na náboru zaměstnanců pro tyto role.

Navíc můžete identifikovat nadbytečné procesy v rámci organizace a zcela je odstranit.

2. Zvyšuje spolehlivost

Automatizace snižuje počet lidských chyb tím, že zajišťuje bezchybné provedení úkolu od začátku do konce.

Jak?

Každý úkol má řadu kroků, které je třeba dodržet, aby byl dokončen. Zatímco mudlové jako my mohou při únavě nebo rozptýlení nějaký krok vynechat, počítačový systém pracuje neúnavně, aby úkol dokončil bez chyby.

3. Uvolní skutečný potenciál vašeho týmu

Možná jste najali ty nejkvalifikovanější zaměstnance, ale ti nebudou moci své dovednosti využít, pokud budou každý den pracovat pouze na nudných, jednoduchých úkolech.

Je to jako najmout Brumbála jako správce Bradavic!

To prostě nedává smysl!

Automatizace pracoviště zbaví vaše zaměstnance těchto rutinních úkolů, aby měli více času na pokročilejší pracovní úkoly. Výsledkem bude, že budou moci využít své dovednosti a skutečně se rozvíjet ve vaší společnosti.

Jaké úkoly lze automatizovat?

Pamatujte, že pro všechno existuje kouzelné zaklínadlo – dokonce i pro proměnu schodiště v skluzavku! Podobně existuje automatizace pracoviště pro téměř všechny opakující se úkoly.

Automatizovat můžete správu potenciálních zákazníků, marketing, finance a účetnictví, lidské zdroje a administrativní úkoly.

Zpráva společnosti McKinsey odhalila , že téměř polovina (45 %) obchodních úkolů může být automatizována pomocí současných technologií, jako je strojové učení a umělá inteligence.

Podívejme se, jak lze automatizaci obchodních procesů aplikovat ve všech odděleních vaší společnosti:

1. Správa potenciálních zákazníků

Pamatujete si na viteály?

Jsou to objekty, které obsahují část duše čaroděje.

Podobně, s trochou literární fantazie a starým dobrým britským humorem, jsou potenciální zákazníci pro váš prodejní tým horcruxy, protože jsou srdcem a duší toho, co dělají!

Zde je návod, jak můžete automatizovat nejdůležitější část prodejního procesu:

Správa příchozích potenciálních zákazníků

Psst… hledáte rychlý způsob, jak získat více potenciálních zákazníků?

Nabídněte návštěvníkům svého webu bezplatný obsah, jako jsou e-knihy, soubory PDF, videa nebo jakékoli jiné cenné zdroje. Stačí, když vyplní formulář se svou e-mailovou adresou a informacemi, které chcete shromáždit, jako je jejich jméno a věk.

Jakmile vyplní formulář, získají zdarma knihu, ale vy získáte něco ještě cennějšího – jejich data!

Poté můžete využít automatizační funkce ve svém formulářovém nástroji k automatickému ukládání a organizování dat v systému pro automatizaci marketingu a přímému přesunu potenciálních zákazníků do CRM (Customer Relationship Manager). Tato jednoduchá automatizace vám ušetří námahu s vkládáním dat do tabulky Excel.

2. Marketing

Vzhledem k tomu, že marketing je pro růst podniku zásadní, musíte zajistit, aby všechny vaše marketingové procesy byly optimalizovány.

A jak to udělat?

S pomocí automatizace marketingu!

Zde je návod, jak můžete zvýšit svou efektivitu v této oblasti:

A. Průmyslový výzkum

Chcete být o krok napřed před konkurencí?

Musíte pečlivě sledovat trendy v oboru, technologie a konkurenci.

To ale neznamená, že musíte strávit hodiny výzkumem.

Stejně jako Voldemort využil Wormtaila k plnění svých příkazů, mohou být nástroje jako Google Alerts vaším digitálním asistentem!

Může sledovat online zmínky o konkrétních trendech a poté je automaticky sestavit do e-mailů pro vás!

B. Sociální média

Stále ještě ručně nahráváte příspěvky na sociální sítě v roce 2021?

Je čas opustit temné časy a přijmout automatizaci marketingu!

Existuje spousta nástrojů pro sociální média, jako je Hootsuite, které vám umožňují naplánovat příspěvky na sociálních médiích s dostatečným předstihem. Také vám umožňují zveřejnit stejný obsah na všech kanálech současně – takže nemusíte trávit hodiny nahráváním příspěvků na Twitter, Facebook a Instagram samostatně. Jiné nástroje, jako jsou nástroje pro psaní s umělou inteligencí, vám mohou pomoci psát popisky a ušetřit tak ještě více času.

3. Finance a účetnictví

S financemi vaší společnosti musíte zacházet opatrně.

I ta nejmenší lidská chyba může způsobit obrovské ztráty!

Zde je vysvětleno, jak automatizace úkolů a pracovních postupů v účetním softwaru zvyšuje bezpečnost těchto procesů:

A. Správa faktur

Nepotřebujete Remembrall, aby vám červená barva signalizovala, že jste na něco zapomněli!

Cloudový fakturační software může zasílat automatické upomínky, kdykoli potřebujete odeslat faktury e-mailem.

Může také automatizovat proces fakturace tím, že:

B. Daň z prodeje

Výpočet daně z prodeje je jako hra Quidditch.

Zamyslete se nad tím.

V obou případech může i jediná chyba mít katastrofální následky!

Při vyplňování daňového přiznání musíte zabránit jakékoli lidské chybě, jinak vás to bude stát spoustu peněz na pokutách.

Jak na to?

Daňové povinnosti můžete outsourcovat na automatizovaný nástroj, jako je Avalara. Systém vyhledá daňové sazby na základě vaší polohy, nabízeného produktu nebo služby a vypočítá částku daně, kterou musíte zaplatit.

4. Lidské zdroje

Ze všech oddělení se tým HR musí vypořádat s největším počtem opakujících se úkolů.

Proč?

Každý obchodní proces, do kterého je zapojen zaměstnanec, zahrnuje řadu opakujících se úkolů, jako jsou pohovory, zaškolování, školení atd.

Nyní si představte, že vaše firma má 50 zaměstnanců.

To znamená, že tyto obchodní úkoly se musí opakovat 50krát!

Vaše personální týmy potřebují automatizaci pracoviště, aby mohly tyto jednoduché úkoly nastavit na autopilota a soustředit se na složitější procesy.

Podívejme se, co lze automatizovat:

A. Výběr potenciálních kandidátů

Možná dostáváte mnoho žádostí o zaměstnání.

Ale jak víte, že jsou pro tuto roli vhodní?

Stejně jako třídící klobouk rozhodoval, do které koleje budou studenti zařazeni, můžete mít automatizovaný nástroj, který vám pomůže identifikovat nejvhodnější kandidáty pro vaši „kolej“ nebo společnost.

Jakmile potenciální kandidáti vyplní své kontaktní údaje na vašem webu, nástroje jako Paperform jim mohou zaslat formulář s předběžnými otázkami o jejich silných stránkách a zkušenostech.

Jakmile vyplní formulář, můžete rychle zkontrolovat jejich přihlášku a rozhodnout o jejich osudu: stejně jako to dělá třídící klobouk!

B. Správa benefitů

Po určité době mají vaši noví zaměstnanci nárok na benefity, jako jsou placené dovolené, příspěvek na bydlení atd.

Pokud neřídíte malou firmu, je těžké sledovat, kdy má zaměstnanec nárok na tyto výhody. Naštěstí můžete automatizovat připomenutí, která informují váš personální tým, jakmile skončí zkušební doba.

5. Administrativní úkoly

Administrativní úkoly jsou každodenní procesy, které jsou jednoduché a nevyžadují mnoho přemýšlení, jako je například vyplňování dokumentů nebo plánování schůzek.

Ve skutečnosti je to tak snadné, že to zvládne i domácí skřítek jako Dobby!

Stejně jako Dobby může automatizace plnit roli osobního virtuálního asistenta. Pomůže vám s těmito jednoduchými úkoly, abyste se mohli soustředit na to, co je opravdu důležité:

A. Plánování schůzek

I tak jednoduchý úkol, jako je plánování schůzek, může být časově náročný. Vy i váš host můžete mít potíže najít vhodný čas, který by se vešel do vašich nabitých diářů.

Proč nevyužít robotického virtuálního asistenta k naplánování všech schůzek za vás?

Nástroje jako x. ai vám pomohou tento proces automatizovat tím, že automaticky nabídnou vašim hostům možnost vybrat si časový slot pro jejich schůzky.

B. Třídění e-mailů

Harry by byl šokován, kdyby věděl, že průměrný mudla stráví asi 11 hodin týdně kontrolováním svých e-mailů!

Většinu času trávíme prohledáváním doručené pošty, abychom našli důležité e-maily a odpověděli na ně.

Nebylo by lepší, kdyby byla vaše doručená pošta dobře organizovaná?

Můžete nechat Gmail automaticky třídit e-maily do složek podle pravidel, která pro něj nastavíte, abyste mohli okamžitě najít důležité e-maily od klientů.

Bonusová automatizace: Chcete překvapit svého klienta v den jeho narozenin? Použijte automatizované nástroje, jako je Automator, k odeslání přizpůsobeného narozeninového e-mailu. Zní to směšně, ale je to skvělý způsob, jak zlepšit vztahy se svými klienty!

Jak se rozhodujete, které úkoly automatizovat?

Teď, když víte, které úkoly lze automatizovat, to neznamená, že musíte okamžitě začít automatizovat všechno!

Můžete se rozhodnout, co automatizovat, tím, že identifikujete problém, který potřebujete vyřešit, sledujete, jaké úkoly během dne vykonáváte, a zkontrolujete své denní úkoly.

Musíte strávit nějaký čas přemýšlením o tom, jaké automatizované úkoly mohou vašemu podnikání nejvíce prospět. Zde je podrobný průvodce, který vám pomůže zjistit, jaké konkrétní úkoly by měly být automatizovány:

1. Identifikujte problém, který potřebujete vyřešit

Je snadné si myslet, že jakákoli automatizace vám pomůže ušetřit čas a peníze.

Při výběru vhodného automatizačního nástroje pro vaši firmu však musíte být opatrní.

Nepili byste lektvar, aniž byste věděli, jak působí, že?

Stejně tak byste neměli volit automatizaci, aniž byste rozuměli jejím účinkům; jinak může způsobit více problémů, než kolik jich vyřeší!

Začněte tím, že si položíte několik otázek, například:

Poté, co jste se rozhodli, proč chcete automatizovat, je čas zjistit, co můžete automatizovat.

2. Sledujte, jaké úkoly za den vykonáte

Začněte tím, že si zapíšete všechny konkrétní úkoly, které vy a váš tým denně vykonáváte. Je také užitečné sledovat čas strávený každým úkolem, abyste získali představu o tom, kolik času jim věnujete.

Nepřehánějte však pravdu jako pochybná novinářka Rita Skeeterová!

Tip: Toho můžete snadno dosáhnout pomocí správných nástrojů pro sledování času.

3. Zkontrolujte své denní úkoly

Jakmile zdokumentujete všechny obchodní procesy, je čas zjistit, zda jsou vhodné pro automatizaci.

A jak to udělat?

Musíte zkontrolovat, zda úkol splňuje alespoň dvě z těchto kritérií:

Bonus: Šablony pro správu úkolů

Podívejme se na příklad jedné takové běžné úlohy v knihovně Bradavic:

Hermiona musí vrátit a uspořádat knihy v knihovně.

Lze tuto úkol automatizovat?

Pojďme se na to podívat.

Tento úkol lze automatizovat, protože je opakující se (č. 1), snadno proveditelný (č. 2), nevyžaduje žádné zvláštní dovednosti (č. 3) a nevyžaduje individuální pozornost (č. 4).

Ve skutečnosti již byla tato opakující se úloha automatizována v Bradavicích.

Knihy se nyní organizují samy:

Ale jak to lze automatizovat v reálném světě?

Místo hledání správné police, kam vrátit knihu, bude automatizovaný systém schopen:

4. K automatizaci těchto úkolů použijte nástroj pro automatizaci pracoviště.

Poté, co jste si sepsali jednoduché úkoly, které lze automatizovat, musíte si ujasnit dvě věci:

Poté, co si to ujasníte, musíte najít dobrý automatizační nástroj, který vám pomůže být produktivnější.

Zde je několik tipů, které vám pomohou učinit informované rozhodnutí při výběru nástroje pro automatizaci úkolů:

Jak najít řešení pro automatizaci pracoviště pro vaši firmu

Toto byste měli hledat v nástroji pro automatizaci pracoviště:

A. Měl by být snadno použitelný

Když zavádíte nový proces nebo systém do svého týmu, můžete narazit na velký odpor. Proto je třeba zajistit, aby váš automatizační nástroj mohl používat kdokoli.

Pokud například řídíte netechnický tým, nástroj by neměl vyžadovat, aby uživatelé znali Voldermortův oblíbený programovací skript – Python!

(Chápete?)

B. Měl by být schopen zvládnout většinu vašich úkolů.

Nemá smysl kupovat samostatný nástroj pro zpracování každého jednotlivého úkolu ve vašem pracovním postupu. Je to jako pořídit si samostatnou hůlku pro každé kouzlo!

Hledejte nástroje, které mají funkce, které zvládnou více než jeden automatizovaný úkol.

Dobrou volbou je například nástroj pro automatizaci e-mailů, který vám pomůže s automatizací marketingu.

C. Jeho cena by měla odpovídat přínosům

Ne každý je tak bohatý jako otec Draca Malfoye, který kdysi koupil Nimbus 2001 pro všechny členy quidditchového týmu svého syna!

Vytvořte rozpočet pro všechny nástroje pro automatizaci úkolů a další související software, jako je RPA (Robot Process Automation).

Poté si vytvořte seznam nástrojů, které vám mohou pomoci, a vyberte ten, který nabízí nejvyšší hodnotu za nejnižší cenu.

Nejlepší nástroj pro automatizaci úkolů v roce 2021

Nyní, když víte, co dělá automatizační nástroj skvělým, je čas se podrobněji seznámit s nástrojem, který splňuje výše uvedené vlastnosti: ClickUp!

ClickUp je nejlépe hodnocený software pro vzdálené řízení projektů na světě. Ať už používáte Agile, Scrum nebo jakoukoli jinou metodu řízení projektů, má vše, co potřebujete k automatizaci svých administrativních úkolů.

Podívejme se blíže na automatizace ClickUp a na to, jak mohou pomoci vašemu podnikání:

Automatizace ClickUp

Chcete být čarodějem jako Harry? Máte štěstí!

Zde je několik příkladů kouzelných zaklínadel, která můžete seslat pomocí automatizace pracovních postupů ClickUp:

Jak fungují automatizace ClickUp?

Začněme tím, že odhalíme komponenty, které automatizaci pohánějí:

1. Prvky automatizace

A. Spouštěče

Jsou to události nebo věci, které musí nastat, aby se spustila automatizace.

Zde je několik spouštěčů, které si můžete vybrat v ClickUp:

Například:

Dumbledore vytvořil úkol s názvem „Turnaj tří kouzelníků“. Když nastane termín turnaje, vytvoří automatizaci, která přiřadí úkol účastníkům.

B. Podmínky

Podmínky vám poskytují větší kontrolu nad automatizací. Jedná se o podmínky, které musí být splněny , aby mohla být automatizace úkolů nebo pracovních postupů spuštěna.

Podívejme se na některé z nich:

Poznámka: Pro jednu automatizaci můžete přidat více podmínek.

V návaznosti na předchozí příklad ví Brumbál, že turnaj je nebezpečný, a proto brání studentům mladším 17 let v účasti.

Proto přidal podmínku, že automatizace zahrnuje všechny tagy kromě: „Nezletilý“.

C. Akce

Akce jsou věci, které se stanou, když se spustí automatizace a jsou splněny podmínky.

Existuje celá řada automatizovaných akcí, které lze provádět, například:

Poznámka: K jedné automatizaci můžete přidat více akcí.

Jakmile se tedy blíží turnaj Triwizard, automatizace přiřadí finalisty – „Harryho“, „Cedrica“, „Victora“ a „Fleur“ k úkolu. Navíc se vytvoří nový podúkol, který čtyřem řekne, co mají dělat dál.

2. Jak prvky spolupracují

Nyní dáme všechny prvky dohromady a dostaneme toto schéma:

„Když nastane (spouštěč), a platí (podmínka), pak systém provede (akci). “

Na základě všech předchozích příkladů dostaneme:

‘Když se blíží datum turnaje (spouštěč) a neexistuje značka „nezletilý“ (podmínka), přidejte Harryho, Cedrica, Viktora a Fleur do úkolu (akce 1) a vytvořte podúkol s názvem „Získat zlaté vejce od draků“ (akce 2).

Tímto způsobem finalisté vědí, co mají dělat dál, aniž by Dumbledore vstal ze své židle!

3. Vytváření automatizací v ClickUp

V ClickUp existují dva způsoby, jak automatizaci využít.

Můžete si vybrat z rozsáhlé knihovny více než 50 předem připravených automatizací nebo si můžete vytvořit vlastní automatizaci podle svých potřeb.

Postupujte takto:

Je to tak snadné.

A nemusíte se bát, že se budete muset učit skriptovací jazyk Python nebo jiné složité skripty pro automatizaci!

4. Integrace s jinými nástroji

ClickUp vám umožňuje propojit vaše automatizace s jakýmkoli nástrojem podle vašeho výběru pomocí webhooků!

Co je to webhook?

Jedná se o koncept API (Application Programming Interface), který umožňuje propojit dvě aplikace a odesílat informace z jedné aplikace do druhé.

Vytvořte spouštěč a zkopírujte odkaz Webhook jako akci.

Tímto způsobem budou data po spuštění automatizace automaticky odeslána do jiné aplikace.

Automatizace není jediným trikem, který ClickUp má v rukávu!

ClickUp má spoustu funkcí, které mohou využívat všechny týmy:

Závěr

Automatizace úkolů je opravdu kouzelná.

Při správném použití ušetří vašemu týmu spoustu času.

A díky tomuto volnému času může váš tým zdokonalit své dovednosti a stát se opravdovými mistry ve svém oboru!

Proto je důležité zjistit, co právě teď potřebujete automatizovat.

Ale bez softwaru pro automatizaci úkolů nelze automatizovat opakující se úkoly, že?

Ale nebojte se.

ClickUp má všechny funkce, které potřebujete k automatizaci pracovních procesů a opakujících se úkolů, aby vše proběhlo hladce.

Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a bojujte proti temným čarodějům neproduktivnosti!