Váš tým je plný aktivity. Projekty jsou v plném proudu, týmy spolupracují napříč odděleními a termíny se rychle blíží.
Bez jasného plánu by řízení těchto úkolů bylo nemožné. Právě zde vstupují do hry pracovní postupy, které poskytují strukturovaný plán vedoucí k dokončení každého úkolu.
Jak to tedy funguje a jak vlastně vytvořit digitální pracovní postup, který zvýší produktivitu? Pojďme to zjistit!
Co je to pracovní postup?
Možná si myslíte, že pracovní postup je jen vylepšený kontrolní seznam nebo návod k použití, ale realita je úplně jiná.
Pracovní postupy jsou strukturované soubory pevně daných úkolů, které je třeba provést, aby byl splněn konkrétní obchodní proces. Obvykle se řídí sadou předem definovaných pravidel.
Pojďme si to vysvětlit na příkladu.
Vezměme si například proces placení účtu za elektřinu za vaši společnost. Tento obchodní pracovní postup může zahrnovat následující kroky:
- Příjem faktury
- Kontrola poplatků
- Schvalování platby
- A nakonec, vyplácení finančních prostředků
Pro firmy může vytvoření pracovních postupů, jako je ten popsaný výše (obvykle však s většími detaily), výrazně zlepšit efektivitu (tj. vyhnout se pokutám za pozdní platbu účtů za elektřinu) a získat praktické obchodní informace (tj. identifikovat oblasti, kde lze ušetřit energii).
🌈 Věděli jste, že: Termín „workflow“ se poprvé objevil v roce 1921 v časopise o železničním inženýrství.
Role pracovních postupů v projektovém řízení
Zatímco předchozí příklad se zaměřoval na obecný obchodní proces, koncept pracovních postupů se hojně využívá v projektovém řízení.
Vždyť průměrná společnost plýtvá 11,4 % svých celkových zdrojů kvůli špatnému řízení projektů a tato neefektivita přispívá k tomu, že více než polovina podniků pravidelně překračuje své projektové rozpočty.
Dobře definované pořadí úkolů v rámci pracovního postupu projektového řízení může být pro firmu velkou výhodou. Jasným vymezením jednotlivých kroků pracovního postupu můžete:
- Ušetřete čas
- Zlepšete výsledky
- Zlepšete spolupráci mezi členy týmu
Proto jej doporučuje 71 % uživatelů softwaru pro řízení projektů. Jaké jsou jejich důvody? Nástroje pro řízení projektů pomáhají týmům sledovat přesný stav projektů v rámci jejich pracovních postupů a dosahovat lepších výsledků.
Projděme si podrobný návod, jak navrhnout efektivní pracovní postup pro řízení projektů ve vaší organizaci.
Jak vytvořit pracovní postup v 9 snadných krocích
Vytvoření efektivního a účinného pracovního postupu, který pokryje většinu vašich obchodních procesů, je velmi snadné! Zde je návod, jak na to.
1. Určete své cíle a úkoly
Dobrý pracovní postup není úplný bez 360stupňového přehledu všech úkolů, které je třeba splnit.
Než začnete vytvářet pracovní postupy, musíte mít jasný cíl s přesně definovanými úkoly od začátku do konce. Během tohoto kroku dbát na úkoly, které musí být dokončeny postupně nebo paralelně, přičemž některé úkoly jsou podmíněné před přechodem k dalšímu kroku.
Zde je jednoduchý příklad použití.
V pracovním postupu schvalování náhrady cestovních výdajů se nejprve shromáždí údaje o výdajích od zaměstnance nebo dodavatele, který předložil fakturu. Poté je manažer zkontroluje a v případě schválení je nakonec zpracuje finanční tým.
Bez pochopení těchto struktur úkolů vám pracovní postupy způsobí více problémů, než kolik jich vyřeší.
2. Definujte cíle pracovního postupu
I když jsme již identifikovali úkoly, následuje ještě jeden krok – definování cílů a záměrů vašeho projektu.
Jasný cíl vás motivuje k výběru správných úkolů a zajišťuje, že během celého procesu zůstanete na správné cestě. Nejlepší přístup je stanovit si cíle a poté je rozdělit na menší, realizovatelné úkoly, které lze přidělit členům týmu.
Pokud je například cílem vašeho prodejního týmu zvýšit průměrnou velikost obchodu, můžete stanovit měřitelné cíle, jako například:
- Uzavírání obchodů nad určitou částku (např. nad 50 000 USD na zákazníka za rok)
- Sdružování více produktů nebo služeb do ročních smluv
V této fázi vám nástroje jako ClickUp Goals pomohou rozdělit velké cíle na menší dílčí cíle. Jakmile členové týmu dosáhnou pokroku, mohou své cíle aktualizovat v ClickUp. Díky tomu jsou ostatní členové týmu informováni a v souladu s cíli projektu.
A to nejlepší? Software ClickUp pro řízení projektů a pracovní postupy dokáže automaticky vypočítat pokrok vašeho projektu v reálném čase. Vašemu týmu tak poskytne jasný přehled o pokroku a pomůže s řízením časových harmonogramů.
3. Vizualizujte proces
Po přípravě základů je nyní čas vytvořit diagram pracovního postupu, který vizualizuje celý proces.
Proč jsou diagramy užitečné: Nabízejí jasné znázornění pracovního postupu, což usnadňuje identifikaci úzkých míst i v těch nejsložitějších pracovních postupech.
V této fázi byste se měli vždy rozhodnout pro nástroj pro správu pracovních postupů, který umožňuje snadné vytváření diagramů pracovních postupů pomocí funkce drag-and-drop. V této oblasti vyniká ClickUp se svými vysoce přizpůsobitelnými nástroji a šablonami.
Projektoví manažeři po celém světě používají tabule ClickUp Whiteboards k maximalizaci svých brainstormingových sezení. Tabule poskytují prezentace hodné diagramy a pomáhají projektovým manažerům dohlížet na průběh od začátku do konce, urychlit dodání projektu a uspokojit zainteresované strany.
ClickUp výrazně zjednodušil a zefektivnil asynchronní koordinaci. Vytvořením rámce, ve kterém lze nastínit a strukturovat cíle a výsledky, jsou vzdálené týmy schopny pochopit očekávání a plynule poskytovat informace o aktuálním stavu. Brainstorming s pomocí tabulek je snadný, reorganizace priorit je snadná a přidávání referenčních obrázků atd. je velmi plynulé.
ClickUp výrazně zjednodušil a zefektivnil asynchronní koordinaci. Vytvořením rámce, ve kterém lze nastínit a strukturovat cíle a výsledky, jsou vzdálené týmy schopny pochopit očekávání a plynule poskytovat informace o aktuálním stavu. Brainstorming s pomocí tabulek je snadný, reorganizace priorit je snadná a přidávání referenčních obrázků atd. je velmi plynulé.
Ale existuje ještě další důvod, proč projektoví manažeři oceňují tabule ClickUp.
Ale existuje ještě další důvod, proč projektoví manažeři oceňují tabule ClickUp.
Schopnost kreslit spojení, propojovat objekty a vytvářet plány nebo pracovní postupy přímo na tabulkách zajišťuje, že všichni členové vašeho týmu jsou doslova na stejné vlně.
Tato funkce navíc nabízí spolupráci v reálném čase, takže můžete vidět, kdo si prohlíží vaši nástěnku a přispívá do ní, což minimalizuje překrývání a zmatek.
Když nastane čas na schválení ze strany klientů nebo externích zainteresovaných stran, stačí jim poslat veřejný odkaz, který jim umožní přístup k prohlížení. Jednoduché a efektivní, že?
4. Identifikujte úzká místa
Než přistoupíte k přidělování odpovědností v rámci svých pracovních postupů, ustupte o krok zpět a identifikujte potenciální úzká místa v procesu. Zde je několik klíčových ukazatelů, které signalizují neefektivitu procesu.
- Delší čekací doby: Pokud zjistíte, že čekací doby ve vašem pracovním postupu začínají překračovat očekávaný rozsah, je to často jasným ukazatelem úzkého hrdla. Dlouhé čekací doby mají vliv na spokojenost zákazníků a způsobují zpoždění při dokončování projektů.
- Nerovnoměrný průchod: Posuďte průchod v každé fázi vašeho pracovního postupu – kolik práce může každá fáze zpracovat ve srovnání s objemem, který skutečně přijímá. Pokud fáze neustále přijímá více práce, než je schopna zpracovat, je to známka úzkého hrdla, které by mohlo zpomalovat celý proces.
- Rostoucí počet nevyřízených úkolů: Rostoucí počet nevyřízených úkolů je jasným znakem neefektivity. Když se práce hromadí v určité fázi, znamená to, že tato fáze přijímá více úkolů, než je schopna zpracovat, což vede ke stagnaci produktivity.
Sledování těchto metrik vám pomůže včas odhalit úzká místa a vytvořit efektivnější pracovní postupy.
5. Přiřazujte úkoly správným lidem
Dále je třeba určit, kdo je zodpovědný za jednotlivé kroky v pracovním postupu, a přiřadit vlastníky procesů.
Jak jsme již zmínili v předchozích příkladech pracovních postupů, některé úkoly mohou probíhat automaticky, zatímco jiné mohou vyžadovat schválení nebo kontrolu.
Například v pracovním postupu pro správu dovolených zaměstnanec podá žádost o dovolenou, manažer ji schválí nebo zamítne a týmy HR nebo finance možná budou potřebovat pouze zobrazit stav.
V tomto případě vám mohou automatizované šablony pomoci zjednodušit vaši cestu.
Šablona plánu řízení týmu ClickUp
Šablona plánu řízení týmu ClickUp je ideální pro začátečníky a je plně přizpůsobitelná, takže můžete začít během několika sekund. Pomáhá týmům efektivně organizovat a spravovat projekty tím, že poskytuje přizpůsobené stavy, pole a zobrazení.
Co můžete s touto šablonou dosáhnout:
- Plánujte a spravujte úkoly
- Jasně komunikujte role
- Zajistěte, aby všichni zůstali v souladu s cíli projektu
Šablona pro plánování RACI od ClickUp
Šablona ClickUp RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) Planning Template je ideální pro týmy, které potřebují vyjasnit role a odpovědnosti. Jedná se o dokument přizpůsobitelný pro začátečníky, který pomáhá předcházet nedorozuměním díky jasnému přidělení úkolů.
Šablona RACI Planning zajišťuje, že každý rozumí své roli v projektu. To zlepšuje spolupráci a odpovědnost a usnadňuje řízení složitých projektů.
6. Stanovte fáze a milníky
Měli jste někdy potíže s udržením soudržnosti a motivace svého projektového týmu? Řešením mohou být milníky.
Milníky projektu pomáhají udržet projekty na správné cestě a zajistit soulad mezi členy týmu a zúčastněnými stranami. Tisíce projektových týmů oslavují své malé vítězství pomocí Ganttových diagramů ClickUp. Podívejme se, jak je využívají:
Ganttův diagram v ClickUp umožňuje projektovým manažerům vizuálně plánovat a sledovat úkoly, jako je spuštění marketingových kampaní nebo aktualizace vývoje softwaru.
Toto vizuální znázornění pomáhá zajistit, že všechny úkoly budou dokončeny včas. Zobrazení Ganttova diagramu také poskytuje jasnou cestu k datu spuštění a umožňuje provádět úpravy podle potřeby, aby projekt pokračoval podle plánu.
Podobně jako u projektů vývoje softwaru pomáhá Ganttův diagram ClickUp sledovat pokrok směrem k významným milníkům, jako je například vydání beta verze.
To také usnadňuje plánování a sledování úkolů potřebných pro implementaci zpětné vazby během beta fáze.
7. Implementujte a otestujte pracovní postup
Bez ohledu na to, jak dobře je pracovní postup navržen, jeho účinnost lze zjistit pouze prostřednictvím důkladného testování (co vás nezabije, to vás posílí!).
Před nasazením nového pracovního postupu proto zapojte do testovací fáze osoby, které jej budou používat. Nezapomeňte, že hledáte zpětnou vazbu, abyste odhalili problémy ve vašem pracovním postupu.
Jejich zpětná vazba je klíčem k identifikaci případných nedostatků a vylepšení pracovního postupu, aby fungoval hladce.
Jakmile zdokonalíte svůj pracovní postup, použijte ClickUp Automations k jeho automatickému spouštění. Můžete vytvořit vlastní pravidla nebo si vybrat z knihovny šablon pracovních postupů a automatizovat tak opakující se úkoly.
Podobně můžete nastavit automatizaci tak, aby aktualizovala priority úkolů na základě předem definovaných kritérií nebo odesílala oznámení po dokončení úkolu. Tyto automatizace založené na spouštěčích vás udržují v obraze o všech aktivitách.
8. Proškolte svůj tým
Ani ten nejúčinnější pracovní postup nebude úspěšný, pokud ho váš tým nebude podporovat.
Proto je školení tak důležité. Zajistí, že všichni pochopí nový pracovní postup a budou se s ním cítit pohodlně. Skvělým způsobem, jak toho dosáhnout, je využití ClickUp Docs.
ClickUp Docs je navržen tak, aby vyhovoval jakémukoli typu dokumentace, včetně plánů, wiki a znalostních bází. Můžete vytvářet vnořené stránky, pracovat s celou řadou užitečných šablon a přizpůsobit své dokumenty přesně podle svých potřeb.
Například při zavádění nového obchodního procesu můžete vytvořit školicí dokument, který obsahuje diagramy pracovních postupů, kroky pro vytvoření pracovního postupu a jasný přehled souvisejících úkolů.
V rámci ClickUp Docs můžete spolupracovat na nápadech se svým týmem v reálném čase. Označujte členy týmu komentáři, přiřazujte jim úkoly a dokonce převádějte text na sledovatelné úkoly, aby všichni měli přehled o celém procesu.
💡 Tip pro profesionály: Uspořádejte školení, na kterém vysvětlíte proces vytváření pracovních postupů, a sdílejte diagramy pracovních postupů se svým týmem. Váš tým pak může diagramy v případě jakýchkoli dotazů v budoucnu znovu otevřít.
9. Sledujte, kontrolujte a optimalizujte
Po úspěšném testování a školení je čas nasadit váš pracovní postup.
Začněte tím, že jej uvedete do provozu v malém týmu, abyste mohli sledovat jeho výkon v reálném čase. Na základě výsledků jej můžete buď zavést v celé organizaci, nebo provést nezbytné úpravy.
Nezapomeňte: pracovní postupy jsou dynamické a můžete je kdykoli vytvářet nebo aktualizovat podle toho, jak se mění vaše požadavky.
K provedení těchto aktualizací potřebujete více praktických obchodních informací v reálném čase. Právě v tom vám mohou pomoci panely ClickUp.
Tato funkce vám pomůže sledovat výkonnost vašeho pracovního postupu v reálném čase. Můžete rychle přistupovat k datům, porozumět klíčovým metrikám a odhalit úzká místa ve vašem pracovním postupu.
Navíc, jak se vaše obchodní procesy vyvíjejí, aktualizujte a automatizujte své dashboardy, aby odpovídaly měnícím se KPI a potřebám týmu.
Osvědčené postupy pro vytváření pracovních postupů
Procházeli jste někdy Netflix a divili se, jak to, že aplikace přesně ví, co vám doporučit? Překvapení, překvapení – tajemství spočívá v jejich pracovních postupech.
Například společnost Netflix využívá nástroj pro koordinaci pracovních postupů k organizaci a provozování velkého množství datových a strojově učených procesů. Tím zajišťuje personalizovaná doporučení pro každého uživatele.
Bez ohledu na to, jak velká nebo malá je vaše společnost, vytváření pracovních postupů je nutností, pokud si ceníte efektivity. Chcete-li je nastavit dokonale, postupujte podle těchto osvědčených postupů:
1. Upřednostněte jasnou komunikaci
Studie Harvard Business School zjistila, že organizace s efektivními komunikačními strategiemi dosahují vyššího zapojení zaměstnanců a vyšší produktivity.
Chcete-li zvládnout složky úspěšné komunikace, zvažte následující klíčové prvky.
| Komponenta | Popis |
| Aktivní naslouchání | Věnujte pozornost a zapojte se do konverzací |
| Jasnost | Jasné vyjadřování myšlenek a poskytování stručných informací |
| Neverbální signály | Komunikace pomocí řeči těla a mimiky |
| Zpětná vazba | Konstruktivní kritika a žádost o vysvětlení |
| Emoční inteligence | Rozpoznávání a zvládání emocí pro lepší komunikaci |
2. Zachovejte transparentnost a odpovědnost
Velkou část projektového řízení tvoří řízení očekávání. To bude snadné, pokud se všichni shodnou na prioritách.
Buďte tedy transparentní při sdílení informací o cílech, pokroku, výzvách a požadavcích. To je nejvýznamnější katalyzátor důvěry mezi členy týmu.
3. Naplánujte pravidelné kontroly a aktualizace
Pravidelně komunikujte se svými kolegy z projektového týmu, abyste zajistili efektivní proces řízení pracovních postupů. Pravidelné kontroly pomáhají identifikovat, kde mohou členové týmu narazit na překážky nebo čelit výzvám.
Výsledkem bude okamžité vyřešení všech problémů a celkový úspěch celého vašeho pracovního postupu.
4. Používejte správné nástroje pro vizualizaci a správu pracovních postupů
Vzpomínáte si, jak ClickUp Docs podporuje spolupráci v reálném čase? K lepší spolupráci s týmem můžete také využít ClickUp Whiteboards nebo ClickUp Mind Maps!
Pokud hledáte snadný způsob, jak vytvořit diagram pracovního postupu, tyto dva nástroje vám poskytnou vše, co potřebujete k vytváření pracovních postupů a spolupráci na nich v reálném čase.
Po registraci přejděte na + Zobrazit a vyberte Whiteboard, abyste mohli začít navrhovat diagram od nuly.
Poté můžete pozvat členy týmu ke spolupráci, aby se všichni mohli podílet na vytváření tvarů, propojování úkolů a označování jednotlivých kroků.
Zatímco budete zaneprázdněni vytvářením diagramů, členové vašeho týmu nebo nadřízení budou informováni o postupu projektu, což efektivně zlepší komunikaci a výkonnost.
Příklady a šablony pracovních postupů
Abychom vám ušetřili práci od nuly, ClickUp nabízí rozsáhlou knihovnu šablon pracovních postupů pro řízení projektů, které lze přizpůsobit vašim potřebám.
Zde je několik příkladů pracovních postupů, které vám mohou pomoci.
Pracovní postup 1: Dokončení projektu vývoje softwaru
- Zahájení projektu: Definujte cíle, rozsah a časový harmonogram projektu.
- Plánování: Vytvořte podrobný plán projektu, včetně úkolů, zdrojů a závislostí.
- Provedení: Přiřazujte úkoly členům týmu, sledujte pokrok a řešte případné problémy.
- Monitorování a kontrola: Pravidelně sledujte výkonnost projektu ve srovnání s plánem a podle potřeby provádějte úpravy.
- Ukončení: Dokončete projekt, vyhodnoťte výsledky a zdokumentujte získané poznatky.
Pracovní postup 2: Řešení stížnosti zákazníka
- Přijímání stížností: Přijímání a zaznamenávání stížností zákazníků
- Vyšetřování: Shromážděte informace o problému a posuďte jeho platnost.
- Řešení: Určete vhodný postup pro vyřešení stížnosti, například vrácení peněz, výměnu nebo omluvu.
- Komunikace: Informujte zákazníka o řešení a poskytněte mu veškeré potřebné informace.
- Dokumentace: Zaznamenejte stížnost a její řešení pro budoucí použití.
Ať už jsou vaše pracovní postupy jakékoli, ClickUp má šablonu, která vám pomůže.
Šablona jednoduchého pracovního postupu v podobě myšlenkové mapy
Šablona jednoduchého pracovního postupu ClickUp Simple Mind Map je ideální pro začátečníky, kteří chtějí prozkoumat nápady a úkoly související s centrálním cílem pomocí vizuálních myšlenkových map.
Tato šablona má dva režimy – režim úkolů pro správu úkolů a prázdný režim pro kreativní zkoumání, který vám pomůže lépe:
- Správa úkolů: Převádějte uzly myšlenkové mapy na proveditelné úkoly, přiřazujte je členům týmu a stanovujte termíny.
- Spolupráce: Spolupracujte s ostatními na vývoji a zdokonalování svých myšlenkových map.
- Přizpůsobení: Přizpůsobte vzhled svých myšlenkových map pomocí různých barev, tvarů a stylů.
Šablona pracovního postupu pro grafický design
Šablona pracovního postupu pro grafický design od ClickUp je ideální pro správu vícestupňových projektů grafického designu.
Tato šablona obsahuje 25 vlastních stavů, pět vlastních polí a zobrazení pracovních postupů, které vám pomohou efektivně dodržovat termíny.
- Zobrazení seznamu: Vytvořte přizpůsobitelný seznam úkolů, abyste mohli organizovat a prioritizovat svůj pracovní postup při navrhování.
- Vložený náhled: Hladce integrujte své návrhy z různých online nástrojů a platforem do ClickUp.
- Ganttův diagram: Vizualizujte časovou osu svého projektu pomocí dynamického Ganttova diagramu, který usnadňuje sledování pokroku a správu termínů.
⚡️Archiv šablon: Další šablony, jako například šablona pro správu obsahu od ClickUp a šablona pracovního postupu pro prodejní objednávky od ClickUp, najdete v knihovně šablon ClickUp.
Výhody vytváření pracovních postupů
Než to uzavřeme, zde je stručné shrnutí toho, jak mohou pracovní postupy zlepšit výkonnost vašeho týmu:
- Lepší přehled o provozu: Mapování pracovních postupů poskytuje jasný přehled o obchodních procesech, což umožňuje lepší rozhodování.
- Identifikace chyb: Informace o pracovních postupech pomáhají identifikovat a eliminovat nadbytečné úkoly, což zaměstnancům umožňuje soustředit se na důležitější činnosti.
- Omezte mikromanagement: Jasné pracovní postupy definují úkoly, termíny a odpovědnosti. To podporuje autonomnější pracovní prostředí, zvyšuje spokojenost zaměstnanců a zlepšuje vztahy mezi managementem a zaměstnanci.
- Lepší komunikace: Transparentní pracovní postupy zlepšují komunikaci, omezují nedorozumění, minimalizují konflikty a usnadňují každodenní provoz. To je výhodné pro všechny členy týmu.
Přidejte do své práce správný tok pomocí ClickUp
Workflow přináší významné výhody pro organizace všech velikostí. Automatizací opakujících se úkolů, zefektivněním procesů a zlepšením spolupráce mohou workflow zvýšit efektivitu, snížit počet chyb a zlepšit celkovou produktivitu.
Naštěstí to vše a ještě mnohem více můžete dělat s ClickUp. Kromě funkcí pro správu projektů nabízí tato platforma také vynikající monitorovací funkce, které umožňují studovat poznatky a data na centralizovaných řídicích panelech. Poskytuje vám náskok v oblasti pracovních postupů díky předem připraveným šablonám pro různá odvětví.
Ještě nejste přesvědčeni? Vytvořte si ještě dnes bezplatný účet na ClickUp a vyzkoušejte si jeho kouzlo na vlastní kůži.