10 nejlepších technik řízení projektů pro každý projekt

Pokud jste v oblasti řízení projektů nováčkem, možná jste plní nadšení, ale zároveň také trochu nervózní z velkého úkolu, který vás čeká, a z velkých očekávání vašeho týmu a nadřízených.

A pokud máte nějaké zkušenosti, pravděpodobně si věříte ve své schopnosti, ale zároveň si uvědomujete výzvy, které každý nový projekt přináší. Také víte, že přizpůsobení a vylepšení vašeho přístupu vede k většímu úspěchu projektu a upevňuje vaši odbornost.

Ať už jste nováček nebo profesionál, máme pro vás 10 technik projektového řízení, které vám pomohou zvládnout jakýkoli projekt. A to nejlepší? Jsou použitelné v jakémkoli odvětví a pro projekty jakékoli velikosti. Vsadíme se, že v tomto přehledu objevíte několik skvostů, které vás vyzvou k vyzkoušení něčeho nového. 💎

Co je to řízení projektů?

Projektový institut (PMI) definuje projektové řízení jako „využití specifických znalostí, dovedností, nástrojů a technik k poskytnutí něčeho hodnotného lidem“.

To zahrnuje identifikaci potřeby projektu, stanovení cílů, které je třeba dosáhnout, a poté přistoupení k detailům – naplánování toho, co je třeba udělat, provedení plánu, sledování pokroku, řešení překvapení, která se během procesu vyskytnou, a nakonec dodání dokončeného projektu.

Projektoví manažeři dohlížejí na proces, zajišťují, aby úkoly byly plněny podle harmonogramu, a pomáhají dosáhnout požadovaných výsledků projektu. 💯

10 typů technik projektového řízení

Abyste zajistili úspěšné dokončení projektů, potřebujete mít k dispozici řadu nástrojů a technik pro řízení projektů.

Zde je seznam 10 jedinečných technik, které stojí za prozkoumání. Rozebíráme, co jsou zač, jak je používat a kdy.

1. Struktura rozdělení práce (WBS)

Projekty jsou ze své podstaty komplexní, proto je technika WBS užitečná ve fázi plánování projektu. Umožňuje rozdělit cíle projektu na malé, proveditelné úkoly.

Vše se zjednoduší, když se dostanete k „pracovním balíčkům“ (nejmenším úkolům, které již nelze dále rozdělit). Můžete přiřadit jednotlivé úkoly svému týmu, přidělit zdroje, stanovit termíny a sledovat průběh projektu podle toho, jak jsou úkoly dokončovány.

Šablony WBS, jako je šablona ClickUp Work Breakdown Template, činí extrémní přístup k řízení projektů méně zastrašujícím. Jedná se o digitální tabuli s tvary, lepícími poznámkami a spojovacími prvky pro mapování vašeho WBS. Navíc můžete pozvat svůj tým, aby se zapojil a prováděl změny v reálném čase, takže před zahájením projektu budou pokryty všechny detaily.

Podívejte se na tyto nástroje WBS!

2. Vodopád

Technika Waterfall je lineární a sekvenční přístup k dokončení projektu a jedna z nejstarších technik řízení projektů. Zahrnuje seskupení úkolů do řady fází a dokončení každé fáze před zahájením další. Tyto fáze obvykle zahrnují:

Na rozdíl od agilní metodiky tato technika předpokládá, že požadavky vašeho projektu jsou jasně definované a pravděpodobně se nebudou měnit. To obvykle platí pro projekty, jako je plánování akcí, stavebnictví, výroba a vydávání knih.

3. Scrum

Scrum je populární typ agilní techniky řízení projektů, kterou často používají týmy vývojářů softwaru k realizaci projektů. Ve Scrumu začnete vy a váš projektový tým vytvořením hlavního seznamu úkolů, který se nazývá „produktový backlog“. 📝

Na začátku „sprintu“ – což je krátká, cílená pracovní fáze, která obvykle trvá dva týdny (maximálně jeden měsíc) – váš tým vybere úkoly s nejvyšší prioritou z produktového backlogu. Tyto vybrané úkoly (tzv. sprint backlog) se stanou hlavním zaměřením daného sprintu.

Aby vše šlo podle plánu, budete mít každodenní standupy (15minutové ranní schůzky) vedené Scrum masterem, kde se bude diskutovat o pokroku a řešit případné problémy.

Použijte Scrum pro komplexní projekty, kde se potřeby mohou měnit v důsledku změn na trhu nebo průběžné zpětné vazby, nebo když je pravidelná komunikace klíčová pro hladký průběh projektu.

4. Kanban

Kanban je univerzální agilní metoda používaná v různých odvětvích díky jednoduchému rozložení tabule pro vizualizaci úkolů projektu a jejich stavu. Typická tabule Kanban je rozdělena do tří sloupců: Úkoly, Probíhá a Hotovo.

Chcete-li začít, přesuňte práci ze svého hlavního seznamu úkolů do sloupce To Do (K provedení), poté do sloupce In Progress (Probíhá), když na ní pracujete, a nakonec do sloupce Done (Hotovo), jakmile je hotová. Na rozdíl od Scrumu neexistuje přísný časový plán, kdy musí být úkoly dokončeny. Abyste však předešli přetížení svého týmu, nastavte maximální počet úkolů pro každý sloupec, tzv. limit rozpracovaných úkolů (WIP).

Digitální zobrazení Kanban v ClickUp usnadňuje vytváření, aktualizaci a správu vaší tabule online a z jakéhokoli zařízení. Vytvořte si libovolný počet sloupců (s vlastními štítky), nastavte limity WIP a přesouvejte úkoly přetahováním mezi sloupci.

Tato metodika řízení projektů je ideální pro zpracování probíhajících úkolů, u nichž se mohou měnit priority, jako je správa živé aplikace, zpracování žádostí o podporu nebo správa blogů a publikací na sociálních médiích.

5. Ganttův diagram

Ganttův diagram je užitečná technika, která vám umožní vizualizovat všechny úkoly projektu a důležité termíny na jednom místě. Jasně ukazuje, kdy každý úkol začíná a končí, jak jsou úkoly vzájemně provázané, a označuje klíčové milníky.

Vytváření Ganttových diagramů v ClickUp je snadné, jakmile máte svůj WBS: Zadejte své úkoly, přetáhněte je do diagramu, nastavte jejich počáteční a koncová data a propojte závislé úkoly.

Ganttův pohled ClickUp má také užitečné vizualizační funkce:

Pokud pracujete na projektech s mnoha závislostmi mezi úkoly, kde je dodržování termínů úkolů kritické, je Ganttův diagram ideální technikou, která vám pomůže práci dokončit. 🎯

6. Metoda kritické cesty (CPM)

CPM upozorní na kritickou cestu vašeho projektu, jakmile pomocí Ganttova diagramu zmapujete délku úkolů a jejich závislosti.

Kritická cesta zahrnuje úkoly, jejichž dokončení bude trvat nejdéle, a určuje datum dokončení vašeho projektu. Zpoždění v kterémkoli z těchto úkolů zpomalí celý projekt. Musíte je tedy pečlivě sledovat, abyste zajistili, že váš projekt bude pokračovat podle plánu. 🗓️

S Ganttovými diagramy ClickUp stačí jedno kliknutí a zobrazí se kritická cesta. Můžete také vidět „rezervu“ svých úkolů, což je čas navíc, který máte na jejich splnění, aniž byste museli prodlužovat termín dokončení projektu. Pokud se tedy úkol na kritické cestě zpozdí, můžete snadno přeskupit své úkoly tak, aby rezerva absorbovala jakékoli zpoždění.

7. Řízení zainteresovaných stran

V každém projektu jsou osoby, které mají určitý vliv nebo zájem na výsledcích. To znamená, že před zahájením projektu musíte zjistit, o koho se jedná. Pomocí šablon pro mapování zainteresovaných stran je tento proces snadný.

Jakmile identifikujete klíčové zainteresované strany, seznamte se s jejich očekáváními a preferencemi v oblasti komunikace. A když je projekt v plném proudu, poskytujte jim pravidelné aktualizace a naplánujte schůzky, abyste získali jejich zpětnou vazbu k klíčovým otázkám.

Kalendářové zobrazení ClickUp s umělou inteligencí vám umožňuje plánovat a sledovat veškerou komunikaci se zainteresovanými stranami a aktivity v jednom prostoru. Můžete jej dokonce synchronizovat s kalendářem Google, abyste se vyhnuli kolizím v plánování. Navíc budete dostávat připomenutí nadcházejících schůzek!

8. Řízení získané hodnoty (EVM)

EVM je technika pro měření celkového výkonu projektu z hlediska rozpočtu a harmonogramu projektu. Chcete-li zkontrolovat, jak si váš projekt vede v daném okamžiku, potřebujete tři klíčové hodnoty:

Tyto techniky a šablony jsou nezbytné pro výpočet klíčových metrik, jako je index nákladové výkonnosti (CPI) a index plnění harmonogramu (SPI). Pokud je CPI nižší než jedna, překračujete rozpočet; pokud je SPI nižší než jedna, jste pozadu za harmonogramem.

To je velmi užitečné pro provádění úprav na základě dat, jako je snížení nákladů na projekt v budoucnu, zajištění dodatečného financování nebo přerozdělení zdrojů za účelem zrychlení pracovních postupů.

Tyto metriky můžete automaticky vypočítat v ClickUp pomocí číselných a vzorcových polí. Můžete také vytvořit vlastní dashboard, který tyto metriky vizuálně zobrazuje a sleduje cíle vašeho projektu. Tímto způsobem vy i ostatní zúčastnění v projektu rychle získáte klíčové informace, aniž byste museli procházet dlouhé řady podrobností o projektu.

9. Řízení rizik

Řízení rizik spočívá v řízení potenciálních rizik s cílem minimalizovat jejich dopad na váš projekt. Začněte identifikací možných hrozeb a překážek, jako jsou problémy s rozpočtem, změny harmonogramu, změny rozsahu a v extrémních případech výkyvy na trhu nebo přírodní katastrofy. 🌪️

Analyzujte tato rizika pomocí šablony pro analýzu rizik projektového řízení ClickUp a podle toho naplánujte své reakce. Během projektu tato rizika průběžně sledujte pomocí registrů rizik, abyste se vyhnuli překvapením.

Potřebujete vymyslet řešení? Použijte ClickUp Whiteboards nebo ClickUp Mind Maps. Nákres vašich myšlenek pomáhá vytvořit solidní strategie pro řešení všech rizik, která se vám postaví do cesty.

10. Řízení projektů kritickým řetězcem (CCPM)

Zatímco technika CPM se zaměřuje pouze na řízení posloupností úkolů na kritické cestě, CCPM modifikuje kritickou cestu zohledněním dostupnosti zdrojů a omezení, což vede ke kritickému řetězci.

Vaším cílem s CCPM je zajistit, aby kritický řetězec zůstal neporušený, a to strategickým přidělováním zdrojů, přeplánováním úkolů, které vyžadují omezené zdroje současně, a přidáním rezerv pro ochranu úkolů před zpožděními.

Tuto techniku použijte v projektech, kde jsou omezené zdroje (například specializovaní členové týmu a vybavení) a včasné dodání je nutností.

5 šablon pro řízení projektů

Efektivní řízení projektu vyžaduje rovnováhu mezi technikami a nástroji, které šetří čas, jako jsou šablony pro řízení projektů. Sestavili jsme pět nejlepších šablon, které vám pomohou snadno plánovat, spouštět a sledovat vaše projekty.

1. Šablona přístupu k řízení projektů ClickUp

Šablona ClickUp Project Management Approach Template je šablona vhodná pro začátečníky, která slouží k plánování projektových plánů všech velikostí, zejména těch, které lze realizovat technikou vodopádu.

Začněte tím, že do popisu šablony zadáte tyto klíčové podrobnosti projektu, aby všichni měli stejné informace:

V zobrazení Seznam přidejte úkoly do skupin Požadavky, Analýza, Návrh, Provedení, Testování a Nasazení. Přiřaďte úkoly svému týmu, nastavte termíny a přiložte všechny soubory, které by váš tým mohl potřebovat.

Tato šablona, stejně jako všechny šablony ClickUp, je plně přizpůsobitelná. Upravujte záznamy, editujte vlastní pole a přidávejte zobrazení projektů podle svých potřeb!

2. Šablona rámce pro řízení projektů ClickUp

Šablona rámce projektového řízení ClickUp je digitální tabule, na které můžete zmapovat klíčové oblasti vašeho projektu. Patří sem definice projektu, předpokládaný harmonogram, řízení nákladů, řízení rizik a řízení logistiky.

Přiřaďte každou oblast zájmu členovi týmu a pomocí lepících poznámek rozdělte úkoly pro každou oblast zájmu. Označte lepící poznámky barevným kódem podle stavu úkolu (hotovo, v procesu, dokončeno), priority (vysoká, střední, nízká) nebo časového rámce, ve kterém budou provedeny (například 1., 2., 3. a 4. čtvrtletí).

Pokud hledáte flexibilní prostor pro brainstorming týmu a vytvoření jasného, komplexního přehledu o složitém projektu, tato šablona by pro vás mohla být vhodná.

3. Šablona plánu úkolů pro řízení projektů ClickUp

Šablona plánu úkolů pro řízení projektů ClickUp je v podstatě plánem pro fázi plánování vašeho projektu. Obsahuje všechny kroky, které musíte podniknout, od definování cíle projektu přes vytvoření časového plánu projektu v Ganttově diagramu až po odhad rozpočtu projektu. 💰

Přiřaďte každý krok členovi týmu a stanovte pro něj termín. Navíc usnadněte sledování postupu rozdělením každého úkolu na dílčí úkoly a kontrolní seznamy. Například při vytváření koncepce projektu zahrnuje kontrolní seznam oblasti, jako je jeho pozadí, význam, rozsah projektu a zúčastněné strany.

Přejděte do zobrazení tabule a podívejte se, které úkoly váš tým ještě nezačal, které jsou v procesu a které jsou hotové. Tímto způsobem bude veškeré plánování probíhat hladce a včas, takže samotný projekt bude moci hladce odstartovat.

4. Šablona řídicího panelu pro řízení projektů ClickUp

Šablona řídicího panelu pro řízení projektů ClickUp je praktický nástroj pro správu celého životního cyklu projektu, který vám zároveň poskytne přehled o produktivitě a výkonu vašeho týmu.

Rozdělte aktivity projektu do různých fází: zahájení, plánování, realizace a uzavření. U každé úlohy určete, kdo je zodpovědný za dodržení termínu, potenciální rizika a plánované/skutečné náklady.

Chcete-li zjistit, kdo na čem pracuje, přepněte do zobrazení Tým a Pracovní vytížení. Šablona vám také umožňuje vizualizovat rozložení úkolů v rámci vašeho týmu. To pomáhá vyvážit pracovní vytížení a zajistit, aby všichni pracovali na maximum svých schopností.

5. Šablona tabulky pro řízení projektů ClickUp

Pokud jste fanouškem tabulek, budete milovat správu projektů pomocí šablony ClickUp Project Management Spreadsheet Template.

V zobrazení tabulky můžete přetahovat sloupce a vytvářet tak vlastní rozložení, skrýt sloupce, které nepotřebujete, nebo připnout ty důležité pro rychlý přístup. Nebo přepněte na jiné zobrazení, jako je Kanban, Gantt a Kalendář, a synchronizujte podrobnosti svých úkolů napříč všemi zobrazeními.

V případě schvalovacích pracovních postupů požádejte členy svého týmu, aby v případě potřeby aktualizovali stav schválení každého úkolu na Připraveno ke schválení. Po kontrole aktualizujte stav úkolu na Vyžaduje revizi nebo mu dejte zelenou s Schváleno. 🚦

Pomocí zobrazení Problémy můžete úkoly seřadit podle závažnosti, od nejméně závažných po nejzávažnější. Podobně zobrazení Rizika umožňuje zobrazit úkoly podle úrovně rizika, od nejvyššího po nejnižší, nebo dokonce bez rizika. Obě zobrazení usnadňují odhalování a řešení problémů, takže váš projekt zůstane na správné cestě.

Provádějte řízení projektů bez námahy s ClickUp

Každý úspěšný projekt se opírá o efektivní techniky řízení projektů. Ne každá technika je vhodná pro každý projekt, proto pečlivě zhodnoťte potřeby svého projektu a podle toho vyberte správnou kombinaci.

S ClickUp je implementace těchto technik velmi jednoduchá a přímočará. Jako specializovaný software pro řízení projektů se postará o náročnou práci, takže se můžete soustředit na strategii projektu, splnit své cíle v oblasti řízení projektů a zapůsobit na své stakeholdery a klienty. 🤩

Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vyzkoušejte funkce platformy zdarma.