Může se zdát, že leden je díky vzrušení z nového roku tím nejlepším měsícem pro stanovení cílů. Mnozí z nás, kteří pracujeme, však máme to štěstí, že toto vzrušení můžeme prožít ještě třikrát na začátku každého fiskálního čtvrtletí. 🎉
Je pravda, že na papíře to vypadá trochu úzkostně, ale miluje někdo tajně plánování svých nových cílů?
Pokud jste na tuto otázku odpověděli ano, pak jsme stejní podivíni. 🥲💜
Stanovení nových cílů může být velmi povzbuzující zážitek. Stanovení a dosažení cílů má v sobě něco přirozeného a prostě dobrého.
Kromě toho je pro úspěch v kariéře, jako je projektové řízení, která se neustále vyvíjí, nezbytná také kombinace osobních a profesních cílů.
Zde jsme shromáždili nástroje a tipy, které potřebujete k nastavení a dodržování vašich nadcházejících cílů v oblasti řízení projektů. Navíc zde najdete podrobné cíle specifické pro projektové manažery, abyste mohli začít čtvrtletí silným startem, a několik užitečných šablon!
⏰ 60sekundové shrnutí
- Cíle projektového řízení udávají směr, zajišťují soulad týmů a podporují úspěch projektu.
- Stanovení cílů SMART zajišťuje, že jsou konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené, což přispívá k větší jasnosti a lepšímu provedení.
- Mezi typy cílů projektového řízení patří rozsah, čas, náklady, kvalita, rizika a řízení zainteresovaných stran, aby byly pokryty všechny klíčové oblasti.
- Silné stanovení cílů pomáhá týmům zůstat soustředěné, zlepšit spolupráci a efektivně sledovat pokrok.
- Sladění cílů s cíli společnosti zajišťuje, že projekty přispívají k celkovému obchodnímu úspěchu.
- Mezi běžné výzvy patří nejasné cíle, nereálná očekávání a nedostatečné sledování, ale s pomocí správných strategií je lze překonat.
- ClickUp pomáhá týmům stanovit, sledovat a dosahovat cílů projektů pomocí funkcí, jako jsou cíle, řídicí panely a vlastní šablony.
- Používání nástrojů pro stanovení cílů ClickUp zajišťuje, že týmy zůstanou organizované a produktivní po celou dobu životního cyklu projektu.
Proč byste si měli stanovit cíle a záměry v oblasti řízení projektů?
Máte přece svůj projektový plán. To by mělo stačit, ne? Ne tak docela.
Váš plán může nastínit cestu k úspěšnému spuštění projektu, ale skutečná magie se odehrává v meznících na této cestě, zejména pokud jde o vaše cíle v oblasti profesního rozvoje.
Než se do toho pustíme, máme malé upozornění. V tomto příspěvku budeme slova „cíle“ a „úkoly“ používat zaměnitelně. Možná jste dosud měla pro tato slova odlišné definice, ale v kontextu tohoto článku jsou synonymní.
Uf, jsme rádi, že jsme to mají za sebou. Teď se pojďme věnovat těm zajímavým věcem. 🤓
Projektové řízení je vzrušující, protože je rozmanité a umožňuje projektovým manažerům učit se téměř každý den něco nového. Stanovení cílů vám pomůže držet krok s měnícími se trendy a nakonec dodat produkt, který vaše stakeholdery dožene k (šťastným) slzám.
Vzhledem k tomu, že stanovení cílů v projektovém řízení je skvělým způsobem, jak zlepšit kvalitu vašich projektů, je to zároveň také vynikající způsob, jak zlepšit sebe sama! Sladěním svých vlastních cílů v projektovém řízení s celkovým směřováním vaší společnosti se zavazujete k úspěchu svého budoucího já.
Kromě osobního rozvoje je plánování klíčových cílů, kterých chcete dosáhnout v každém nadcházejícím projektu, skvělým způsobem, jak zůstat motivovaní, vyniknout, měřit svůj růst a připravit se na budoucnost. Ale to není vše!
Existuje ještě jeden (docela vážný!) důvod, proč byste měli věnovat trochu více času cílům projektového řízení. 😳
Projektoví manažeři také čelí novým výzvám s nárůstem práce na dálku a freelancingu. Jasné a SMART cíle jsou ještě důležitější, aby bylo možné udržet si přehled o potenciálních změnách, které mohou nastat.
Týmy, které jsou nejlépe schopné čelit změnám, jsou ty, které jsou od samého začátku nejvíce ochotné měnit směr a definovat klíčové cíle svého projektu.
Naštěstí vám ClickUp pomůže. 🙂
Jak stanovit skvělý cíl v oblasti řízení projektů
V ClickUp jsme velkými fanoušky cílů SMART a nejúčinnější cíle projektového řízení mají tuto vlastnost společnou!
Stručné shrnutí: Cíle SMART by měly být vodítkem při stanovování vašich cílů. Jsou definovány jako konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené.
- Konkrétně řečeno, váš cíl bude odpovídat na otázky co, kdo, kdy, kde, proč a které v podrobném akčním plánu.
- Získáte definovaný soubor metrik pro měření pokroku a dozvíte se, jaké dovednosti nebo nástroje jsou k jeho dosažení potřebné.
- Váš cíl bude také relevantní pro vás! To znamená, že bude v souladu s vaším kariérním rozvojem nebo dlouhodobými osobními cíli.
- V neposlední řadě je časově ohraničený termínem, který vám pomůže zbavit se zlozvyku prokrastinace.
Cíle projektového řízení SMART mohou být krátkodobé nebo dlouhodobé a mnoho dlouhodobých cílů lze rozdělit na lépe zvládnutelné milníky.
Podělíme se o příklady obou a všeho mezi tím! Včetně několika dalších zdravých pracovních návyků, které mohou mít velký vliv na vaši cestu k dosažení nových výšin.
8 doporučených cílů pro projektové manažery
Tento seznam kombinuje krátkodobé a dlouhodobé cíle, ale jedná se o cíle, které si můžete opakovaně stanovovat. U každého nového projektu použijte stejnou logiku SMART k měření svého pokroku v delším časovém období a tyto cíle použijte jako výchozí bod.
Na všech těchto cílech můžete pracovat současně! Pořadí v seznamu je záměrné, aby každý cíl navazoval na předchozí, ale pokud jste zkušený projektový manažer, můžete si ho libovolně přizpůsobit. 🚀
1. Zlepšete komunikaci a spolupráci
Může se jednat o krátkodobý cíl, ale je zde pro dlouhodobý účinek. I kdybychom nezahrnuli zlepšení komunikace a spolupráce mezi hlavní priority, tento cíl by pravděpodobně měl ve vaší skupině své místo, protože dobrá komunikace vyžaduje neustálé úsilí!
Pokud si nyní kladete otázku: „Ale pokud budu muset neustále pracovat na komunikaci, není pak tento cíl časově neomezený, a tudíž nesplňuje kritéria SMART?“,
Ne. Stále je to SMART.
Zvažte pečlivě a jasně, jak definujete „zlepšení“ v této oblasti, a zamyslete se nad minulými projekty nebo nedávnými výzvami. Dokážete nyní vysledovat příčiny nedorozumění až k jejich kořenům?
Možná je to způsobeno přílišným množstvím komunikačních kanálů. Například Susan miluje e-maily, ale Jimmy dává přednost Slacku a vy byste to raději odložili, dokud si to všichni v pondělí nevyjasní přes Zoom.
Upřímně doufám, že to není vaše současná situace. 👀
Profesionální tip: Identifikujte problematické body a začněte písemně navrhovat řešení, které bude projektový tým následovat a na které se bude odkazovat.
Šablona zprávy komunikační matice ClickUp pomáhá vám a vašemu týmu:
- Eliminujte zbytečné úsilí a zefektivněte procesy pro maximální efektivitu.
- Vizuálně zmapujte, kdo s kým komunikuje a jak často.
- Identifikujte potenciální mezery v komunikaci, abyste zajistili, že všichni budou v obraze.
Nyní váš tým ví, kdy, kde a jak spolu komunikovat.
Při řízení týmu veďte konverzaci tak, abyste podporovali otevřenou komunikaci a spolupráci v týmu. Zejména u projektových týmů pracujících na dálku se ujistěte, že nikdo nemá pocit, že pracuje izolovaně. Zaveďte politiku „otevřených dveří“, pokud jde o řešení otázek, potřeb a zpětné vazby.
Tip od profesionálního projektového manažera: pokud chcete povzbudit tým, aby se spojil a sdílel nové nápady, ujistěte se, že jste také ochotni naslouchat.
📮ClickUp Insight: 83 % znalostních pracovníků využívá pro komunikaci v týmu především e-mail a chat.
Podle výzkumu společnosti ClickUp fragmentovaná komunikace, zahrnující rozptýlené zprávy napříč několika kanály, brání produktivitě. Abyste předešli zbytečnému přeskakování mezi platformami a izolované komunikaci, vyzkoušejte ClickUp , aplikaci pro vše, co souvisí s prací*.
2. Zvyšte produktivitu a výkonnost
Tento cíl projektového řízení slouží zároveň jako krátkodobý i dlouhodobý cíl!
Způsob, jakým tento cíl implementujete, bude záviset na aktuálních postupech vaší společnosti, ale v konečném důsledku záleží na tom, jak měříte produktivitu a výkonnost.
Podívejte se zpět na minulé projekty, úkoly, milníky a časové plány – dodržujete důsledně termíny? A pokud ne, můžete najít příčinu potenciálních oblastí s nízkým výkonem?
Překážky a blokády jsou někdy zcela mimo vaši kontrolu, ale provedení úplného auditu pracovní zátěže vašeho týmu a tempa vašich projektů není nikdy špatný nápad. Může to odhalit nové oblasti pro zlepšení, které jste dosud neviděli.
Profesionální tip: Investujte do nástroje pro zvýšení produktivity, který zvládá sledování času, reportování v reálném čase, termíny a pracovní postupy týmu!
Využijte tyto šablony pro hodnocení výkonu!
Například… 👀
Flexibilní funkce pro sledování času v ClickUp vám pomohou soustředit se na práci díky globálnímu časovači, odhadům času a přehledům rozdělujícím váš čas podle úkolů. Navíc s rozšířením ClickUp pro Chrome můžete sledovat i čas strávený mimo ClickUp a získat tak ucelený přehled o svém pracovním vytížení z jakéhokoli místa na webu.
S jedinečným zobrazením pracovní zátěže v ClickUp můžete posunout správu času o krok dál a porovnat odhadovaný čas potřebný na úkoly s časem, který máte k dispozici v daném týdnu.
Je to vynikající způsob, jak si uspořádat dny a zajistit, aby všichni věděli, na čem mají pracovat.
3. Dosáhněte cílů projektu v rámci daných omezení
Stanovení nových cílů může být vzrušující, ale nezapomeňte nikdy ztratit ze zřetele celkový obraz! Cíl, rozsah, čas, kvalita a rozpočet vašeho projektu musí být dodrženy.
Dodání projektů ve stanoveném čase a rozpočtu jsou dvě nejdůležitější požadavky kladené na projektového manažera. Nedodržení termínů, zpoždění a překročení rozpočtu nejenže ovlivňují vaši reputaci jako projektového manažera, ale mohou mít také dopad na ziskovost vašeho produktu a v konečném důsledku i na vaši společnost.
Profesionální tip: Software jako ClickUp vám poskytuje nástroje, které potřebujete k tomu, abyste se drželi svých cílů. Dashboardy ClickUp poskytují aktualizace v reálném čase, abyste nikdy neztratili přehled o tom, co se děje.
Považujte dashboardy ClickUp za svou hlavní základnu pro vývoj sprintů, vyrovnávání zdrojů a sledování pokroku. Skvělé na dashboardech je ale to, že je můžete vytvořit prakticky pro jakýkoli scénář. Okamžitě získejte přehled o pokroku na základě cílů, milníků, úkolů, času, aktivit a dalších faktorů.
S více než 50 kartami, které můžete přizpůsobit podle toho, jak chcete prezentovat své úspěchy, jsou panely ClickUp vynikajícím nástrojem pro prezentaci před zainteresovanými stranami.
Bonus: KPI pro řízení projektů!
4. Buďte proaktivní a předcházejte rizikům
Jinými slovy, mějte vždy po ruce nouzový plán.
Zpoždění v projektu může být někdy mimo vaši kontrolu a nakonec se to stane každému. Udržujte si konkurenční výhodu a staňte se proaktivním lídrem tím, že budete mít připravený proces, jak postupovat, když se věci nevyvíjejí podle vašich představ.
Profesionální tip: Ganttovy diagramy v ClickUp mohou odhalit překážky a závislosti, takže se s nimi můžete vypořádat předem!
Šablona Simple Gantt Template od ClickUp vám pomůže rychle nastavit sledování projektu a termínů.
Mít připravené nouzové plány vám pomůže zůstat na správné cestě, i když se vyskytnou nějaké překážky.
Prodiskutujte s týmem rizika, překážky a výsledky, se kterými se můžete setkat v rámci plánu projektu. Proveďte v případě potřeby úpravy ve fázi plánování, abyste udrželi náskok a vyhnuli se potenciálním překážkám.
Pro dlouhodobé plánování projektů si připravte dokument, šablonu nebo úkol pro posouzení rizik, abyste se mohli ohlédnout za tím, jak byla rizika řešena v nedávných projektech, a poučit se z nich do budoucna.
Profesionální tip: Seznamte se s nástroji pro řízení rizik a šablonami registru rizik.
5. Získejte strategické porozumění cílům společnosti a realizujte podobné iniciativy.
Realizace tohoto dlouhodobého cíle vám pomůže realizovat projekty s velkým dopadem a hrát větší roli v úspěších společnosti v budoucnu. Berte to jako znamení, abyste se vymanili ze své obvyklé bubliny a vytvořili iniciativy, které přispějí k širšímu účelu společnosti!
Znalost širších cílů vaší společnosti a důvodů, proč jsou důležité, vám pomůže nasměrovat vaše vlastní cíle v oblasti řízení projektů a učinit strategičtější rozhodnutí ohledně vašich projektů.
Bylo zjištěno, že 30 % předpokládaných přínosů podniku je dosaženo díky realizaci nového projektu a přibližně 70 % těchto přínosů pochází ze zavedení procesu, který zajišťuje odpovědnost jednotlivých osob, a ze systému, který informuje o dlouhodobých přínosech projektu.
V zásadě vám to pomůže pochopit, jak úspěch vašeho projektu ovlivňuje celou společnost.
6. Řízení očekávání zainteresovaných stran
Zainteresované strany jsou podpůrným systémem vaší organizace; můžete je dokonce považovat za sponzory vašeho projektu.
Jako projektový manažer budete požádáni, abyste je informovali o projektu v každé fázi a zohlednili jejich zpětnou vazbu, protože věřte tomu nebo ne, oni mají také své vlastní osobní cíle! Abyste tohoto cíle dosáhli, budete chtít zvýšit transparentnost průběhu projektu, viditelnost úsilí týmu a co nejdříve sjednotit všechny zúčastněné.
Doporučujeme začít s šablonou pro revizi! Zahrňte shrnutí celkového přehledu, aktualizace od poslední revize, případné dotazy, další potřeby atd. Velkou pomocí vám bude také nástroj pro řízení projektů (například Clickup!), který umožňuje vytvářet přehledy a okamžitě získávat aktuální informace o vašem projektu.
Kromě transparentnosti budete také chtít vytvořit standardizovaný proces pro získávání souhlasu, zpětné vazby a komunikace od zainteresovaných stran. 🙂
Tip pro profesionály: Šablona ClickUp pro analýzu zainteresovaných stran zjednodušuje správu zainteresovaných stran a zajišťuje úspěch projektu. Pomáhá týmům vyhodnotit moc, vliv a zájem zainteresovaných stran, čímž připravuje půdu pro efektivní komunikaci a spolupráci.
7. Vylepšete své dovednosti a certifikace, rozšiřte své znalosti v oblasti projektového managementu
Skvělým způsobem, jak zůstat na špičce ve svém oboru, je mít na paměti, že se nikdy nepřestaneme učit!
Přibližně 51 % organizací nyní vyžaduje, aby projektoví manažeři měli certifikaci.
Stanovte si cíl neustále zlepšovat své dovednosti prostřednictvím certifikací, školení a sledování aktuálních trendů v oboru a nástrojů pro řízení projektů. To může zvýšit vaši efektivitu jako projektového manažera. Klíčem k dlouhodobému úspěchu je poučit se z minulých projektů a tyto poznatky aplikovat na budoucí iniciativy.
Existuje spousta kurzů, které vám umožní učit se vlastním tempem a v rámci vašich osobních časových možností. Navíc je to skvělý způsob, jak ukázat, že berete iniciativu za inovace a chcete se zlepšovat, čímž prokazujete svou zodpovědnost.
Podívejte se na tyto šablony pro stanovení cílů!
8. Maximalizujte své příspěvky
Jedná se o dlouhodobý cíl, hlavně proto, že naučit se, jak co nejlépe plnit svou současnou roli, aniž byste se úplně vyčerpali, vyžaduje čas, pokusy a omyly a určité dovednosti.
Rozšiřujte svůj vliv krok za krokem a přemýšlejte nad rámec svých současných povinností. Možná začnete věnovat větší pozornost školení nových členů týmu a jejich udržení! Nebo možná budete spolupracovat s vedením na vytváření nových cílů týmu, zkoumání konkurence nebo prohlížení starých zpráv o výkonu, abyste vytvořili nové strategie zlepšování.
Tip pro profesionály: Šablona kariérního postupu ClickUp je navržena tak, aby vám pomohla vizualizovat a sledovat váš kariérní postup.
Cíle projektového řízení, které možná nejsou SMART, ale jsou chytré
Ačkoli tyto tři cíle projektového řízení nemusí být SMART, jak bylo definováno dříve v tomto příspěvku, jsou to skvělé návyky, které je dobré mít na paměti a které vás posunou daleko na cestě k leadershipu!
1. Pracujte na svých měkkých dovednostech
Je důležité být všestranným přínosem. Mějte zdravou kombinaci technických znalostí, obchodních znalostí a praktických znalostí o tom, jak komunikovat se svým týmem, klienty, zainteresovanými stranami atd. To se týká také vyjednávacích schopností a znalosti toho, jak dosáhnout svých cílů, aniž byste si spálili mosty.
To vám pomůže vyhnout se konfliktům a podpořit spolupracující a funkční pracovní kulturu!
2. Vyvažte strategické cíle s potřebami zaměstnanců
Pamatujte: buďte především člověkem.
Zmínili jsme, že jedním z hlavních cílů dobrého projektového manažera je dodržet rozpočet projektu, což zahrnuje i zajištění toho, aby vaše společnost nemusela neustále najímat náhradníky. 👀
Bez týmu nebudete mít projekt ani produkt. Spokojenost zaměstnanců je důležitá pro udržení jejich zapojení do projektu, protože zohlednění jejich potřeb je v nejlepším zájmu nejen zaměstnanců, ale také produktu.
Komunikujte se svým týmem transparentně a pořádávejte pravidelné individuální schůzky, abyste normalizovali poskytování zpětné vazby a vytvořili vztah mezi sebou a členy svého týmu. Zajímejte se o jejich vlastní cíle a pořádávejte hodnocení, abyste jim pomohli oslavit dosažené milníky a zároveň identifikovat oblasti, ve kterých se mohou zlepšovat.
Podívejte se na tyto šablony návrhů rozpočtu!
3. Jděte příkladem
Pokud chcete, aby váš tým nesl odpovědnost za své činy, musíte ji nést také vy!
V těžkých časech se zkuste zeptat sami sebe, jakého vedoucího byste si přáli mít, kdyby byly role obrácené. Snažte se, aby vaše vnímání řetězce událostí neovlivňovaly osobní pocity nebo vnější vlivy, a nezapomeňte se na každou situaci dívat ze všech stran, abyste mohli posoudit, jaký typ vedoucího je v daném okamžiku potřebný.
Vězte, kdy delegovat, kdy zasáhnout a kdy je nejlepší jen naslouchat.
Jste připraveni!
Kouzlo těchto cílů projektového řízení spočívá v tom, že je můžete nadále uplatňovat u každého nového projektu nebo na začátku každého fiskálního čtvrtletí.
Pamatujte: investice do zlepšení kvality vašich projektů znamená také investici do sebe sama.
Možnosti jsou neomezené, ale pokud máte pochybnosti, myslete SMART. A až budete připraveni posunout své cíle v oblasti řízení projektů o krok dál, pořiďte si bezplatný účet ClickUp. 🥳