15 KPI pro řízení projektů pro rok 2025

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co jsou KPI v projektovém řízení?“, „acceptedAnswer“: { „@type“: „Answer“, „text“: „KPI v projektovém řízení určují pokrok vašeho projektu (nebo harmonogram projektu)“ } } ] }

„Lepší být v bezpečí než litovat“ je takové klišé, že?

Někteří projektoví manažeři však opomíjejí získávat data, která by jim mohla pomoci zabránit selhání projektů. Ale věc se má tak: ani ty nejpečlivěji vypracované projektové plány nejsou bez problémů.

A během životního cyklu projektu se téměř nevyhnutelně objeví problémy. Může se jednat o odchylky od cílů projektu nebo úplné selhání projektu.

V každém případě je včasné řešení těchto problémů úkolem projektového manažera a účelem KPI pro řízení projektů.

Čtěte dál a seznamte se s naším výběrem KPI pro řízení projektů (s příklady). Chceme, abyste se dozvěděli, co každý ukazatel znamená, a identifikovali ty, které mají největší význam pro výkonnost vašeho projektu.

Co jsou KPI pro řízení projektů?

KPI projektového řízení, neboli klíčové ukazatele výkonnosti, jsou relevantní proměnné pro měření výkonnosti projektu nebo cesty k úspěšnému dokončení projektu. Ukazatele, které získáte měřením a někdy i kombinací těchto proměnných, mají dva účely:

Vaše klíčové ukazatele výkonnosti mohou například odhalit slabá místa v procesu, u přidělené osoby nebo úkolu. Je však na vás jako projektovém manažerovi nebo vedoucím týmu, abyste provedli opravy nebo vylepšení, které tyto slabiny odstraní nebo posílí, než bude příliš pozdě.

Jak se KPI používají k určení úspěšnosti projektu

KPI v projektovém řízení nezávisí na subjektivitě. Místo toho se opírají o kvantitativní data – často o měřitelnou hodnotu, kterou můžete porovnat s cíli vašeho projektu.

KPI v projektovém řízení a metriky výkonu byste však neměli používat zaměnitelně. KPI jsou metriky – obě měří úspěšnost projektu. Ne všechny metriky jsou však natolik důležité, aby se staly KPI.

Přečtěte si náš článek o metrikách KPI a dozvíte se více!

Dalším rozdílem, kterého si musíte být vědomi, je rozdíl mezi objektivními a klíčovými výsledky a klíčovými ukazateli výkonnosti. Většina příkladů OKR, se kterými se setkáte, funguje jako rámec pro stanovení cílů, zatímco KPI měří faktory, které přispívají k dosažení těchto cílů a požadovaných výsledků.

Celý projektový tým se musí dohodnout na klíčových ukazatelích výkonnosti, aby mohl posoudit stav projektu a vědět, jak vypadá úspěch. Vaše cíle však nejsou jen odpovědí na výzvy v oblasti řízení projektů, ale také určují směr a zdůvodnění konkrétního projektu.

Pokud potřebujete více informací, abyste lépe rozlišili tyto dva pojmy, podívejte se na náš průvodce OKR vs. KPI!

15 klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) projektového řízení, které musíte znát

Existuje mnoho příkladů KPI pro řízení projektů, které na vás čekají, abyste je objevili. Chceme však, abyste se soustředili pouze na několik z nich, dokud nepochopíte souvislost mezi KPI projektu a jeho cíli.

Navíc se naučit nejprve omezený počet KPI vám pomůže být selektivní. Protože pokušení použít všechny KPI pro řízení projektů na světě je prostě kontraproduktivní.

Musíte se zbavit KPI, které ve skutečnosti neindikují úspěch vašeho projektu. A schopnost přesně určit tyto ukazatele získáte pouze zkušenostmi.

Nesmíte také zahlcovat své projektové manažery a týmy přílišným množstvím dat. Každý klíčový ukazatel výkonnosti by měl být smysluplný a v přijatelné míře, aby na něj váš tým mohl reagovat. Měli byste se spoléhat na KPI v projektovém řízení, abyste tým znovu sladili s vašimi celkovými cíli.

Sestavili jsme seznam KPI podle čtyř běžných oblastí úspěchu projektu:

KPI pro rozpočet projektu

Řízení finančních prostředků a placených zdrojů projektu bez rozpočtu by bylo katastrofou. A upřímně řečeno, bylo by to finančně nezodpovědné. Proto projektoví manažeři stanovují skutečný rozpočet hned na začátku projektu. A po celou dobu trvání projektu průběžně sledují odchylky nákladů od rozpočtu.

Možná budete muset zvýšit nebo snížit rozpočet projektu z důvodu výdajů nebo zrušených projektů. Kromě toho můžete chtít přerozdělit celý rozpočet projektu nebo jen jeho část na jiné činnosti, pracovní balíčky nebo dokonce na více projektů.

Podívejme se na několik KPI projektů, které vám pomohou efektivněji spravovat rozpočet:

1. Index nákladové výkonnosti (CPI)

Vzorec: CPI = EV / AC, kde

Výsledek: Pokud CPI < 1, pak jsou náklady projektu v současné době vyšší, než se očekávalo.

Vytvořte rozpočet pomocí šablon návrhů rozpočtu!

2. Odchylka nákladů (CV)

Vzorec: CV = EV – AC

Výsledek: Pokud CV < 0, pak jsou aktuální náklady projektu vyšší než očekávané.

3. Plánovaná hodnota (PV)

Vzorec: PV = BAC * plánovaná práce, kde

Příklad: PV činí 23 000 USD, pokud se očekává, že 100 % práce bude stát 100 000 USD a 77 % práce bylo naplánováno.

VYTVOŘTE SI PLÁNOVANÝ ROZPOČETProfesionální tip: Porovnejte PV s AC a podle toho upravte rozpočet projektu, abyste dosáhli nejlepší návratnosti investic ( ROI). Tyto informace využijte při budoucích projektech a pokračujte v hodnocení, abyste získali přesnější informace.

4. Doba cyklu tvorby rozpočtu

Jedná se o čas strávený sestavováním rozpočtu projektu. Zahrnuje všechny činnosti – zejména plánování – spojené s návrhem a dohodou na nejrealističtějším rozpočtu.

CO JE PLÁNOVANÁ HODNOTATip pro profesionály: Propojte tento KPI s dalšími KPI, abyste pochopili, zda čas strávený na plánovaném rozpočtu stačil k dosažení úspěchu nebo cílů projektu.

5. Počet položek v rozpočtu

V položkovém rozpočtu jsou výdaje seskupeny podle kategorií, jako jsou fáze nebo pracovní balíčky. Nízký počet položek v tomto typu rozpočtu znamená, že sledování rozpočtových výdajů bude obtížnější.

6. Počet iterací rozpočtu

Jedná se o počet verzí rozpočtu vašeho projektu před jeho konečným schválením. Příliš mnoho iterací naznačuje, že vaši projektoví manažeři pravděpodobně strávili dostatek času plánováním rozpočtu, jak se očekávalo.

VEDOU ROZPOČTOVANÉ NÁKLADY K ÚSPĚCHUTip pro profesionály: Porovnejte tento KPI s jinými ukazateli, abyste odhalili vztah mezi časem plánování rozpočtu a úspěchem projektu. To vám pomůže měřit pokrok směrem k

Včasnost

Zjednodušeně řečeno, řízení projektů se týká dvou věcí: peněz a času. Cílem je dosáhnout všech milníků v rámci rozpočtu a včas.

Pokud však váš projekt má mnoho fází, pracovních balíčků a činností, je to výzva sama o sobě. Odhadnout, kolik úkolů budete mít, dobu potřebnou k jejich dokončení, dostupné zdroje a odchylky od harmonogramu, se stává složitým úkolem.

V důsledku toho může dojít ke zpoždění realizace projektu a společnostem vzniknou finanční ztráty. Zde je několik KPI týkajících se časového harmonogramu projektu, které vám pomohou vyhnout se zmeškání milníků, aby celý váš tým dodržel časový plán.

7. Index výkonnosti plánu (SPI)

Vzorec: SPI = EV / PV

Příklad: Pokud bylo dokončeno 53 % plánované práce a rozpočet na dokončení 100 % práce je 100 000 $, pak je SPI 0,53 (nebo 53 %). Výpočet je (53 % * 100 000 $) / 100 000 $.

Výsledek: Pokud je SPI < 1, projekt je v současné době pozadu oproti harmonogramu.

MÁ PLÁNOVANÁ HODNOTA SMYSL PRO VAŠE SPIProfesionální tip: Zvažte zvýšení efektivity svých zdrojů, pokud je SPI vašeho projektu < 1.

8. Odchylka od plánu (SV)

Vzorec: SV = EV – PV

Výsledek: Pokud SV < 0, pak je projekt v současné době pozadu oproti harmonogramu.

Upozornění: SV se vyjadřuje v peněžních jednotkách, například v dolarech, nikoli v časových jednotkách, například v dnech nebo měsících.

MÁ PLÁNOVANÁ HODNOTA SMYSL PRO VÁŠ SPITip pro profesionály: Zvažte zvýšení efektivity svých zdrojů, pokud je index výkonnosti harmonogramu vašeho projektu < 1.

9. Kapacita zdrojů (RC)

Vzorec: kapacita zdrojů = dostupné pracovní hodiny za den * počet pracovních dnů přidělených projektu

OSVĚDČENÉ POSTUPY PRO RCTip pro profesionály: Upravte harmonogram projektu tak, aby odpovídal kapacitě vašich zdrojů, nebo přiveďte další členy týmu, abyste zvýšili své RC. Denní čas, který máte k dispozici, nesmí zahrnovat přestávky. Protože počítáte RC pro konkrétní projekt, nesmíte zahrnovat čas strávený na jiných projektech.

10. Procento včasného dokončení

Vzorec: (počet projektů dokončených včas / celkový počet projektů) * 100 %

Definujte úrovně výkonu, zejména úroveň podprůměrného výkonu, řekněme 90 %. Poté považujte každého projektového manažera, jehož míra včasného dokončení je nižší než tato úroveň, za podprůměrného a dejte mu najevo, že je třeba zlepšit jeho výkon.

11. Plánované vs. skutečné hodiny

Vzorec: plánovaná doba trvání – skutečná doba trvání, kde plánovaná doba trvání je čas naplánovaný na provedení práce a jedná se o odhad.

Výsledek: Pokud je hodnota < 0, podcenili jste časový harmonogram projektu.

Kvalita

Další KPI hodnotí, jak dobře proběhla realizace vašich projektů. Určují však také, zda dodané výsledky splnily očekávání zainteresovaných stran nad rámec pouhého splnění úkolů.

Určité KPI kvality vám řeknou, zda byla kvalita práce provedené v rámci vašich projektů pozitivní. A jiné KPI kvality vám řeknou, zda bylo prostředí, ve kterém vaše týmy projekty realizovaly, pozitivní. Jinými slovy, KPI kvality jsou měřítkem spokojenosti zákazníků nebo zaměstnanců.

12. Míra fluktuace zaměstnanců

Vzorec: (počet zaměstnanců, kteří opustili vaši společnost / průměrný počet zaměstnanců) * 100 %

Výsledek: Vysoká fluktuace zaměstnanců pravděpodobně povede k neefektivitě projektu, jako jsou nesplněné milníky, neočekávané výdaje a v konečném důsledku nízká spokojenost zákazníků.

13. Net Promoter Score (NPS)

Tento KPI hodnotí spokojenost zákazníků a loajalitu ke značce prostřednictvím dotazníku s jednou otázkou. NPS je číslo mezi -100 a 100, přičemž cílem je dosáhnout co nejvyšší hodnoty.

Pokud vlastníte nebo spravujete projekty pro společnost nebo značku s jedním produktem, otázka v průzkumu by zněla: „Jaká je pravděpodobnost, že byste náš produkt doporučili svým přátelům a kolegům?“ A pokud vlastníte nebo spravujete projekty pro značku s více produkty, upravili byste otázku a místo „produkt“ byste uvedli „značka“.

Respondenti průzkumu NPS hodnotí pravděpodobnost doporučení vašeho produktu nebo značky na stupnici od 0 do 10, kde nula znamená velmi nepravděpodobné a deset velmi pravděpodobné. Na základě svých odpovědí jsou respondenti rozděleni do tří kategorií.

Vzorec: % propagátorů – % kritizujících

Proměňte kritiky v propagátory a zvyšte tak loajalitu svých zákazníků. Můžete vytvářet vlastní formuláře, abyste získali důležitou zpětnou vazbu od svých zákazníků, která vám pomůže zvýšit NPS.

Účinnost

Níže uvedené KPI měří nákladovou efektivitu vašeho projektu. A to úzce souvisí s tím, jak využíváte své zdroje.

Věnují čas práci na projektu efektivně? A vynakládáte peníze na své zdroje efektivně?

Jinými slovy, vynakládáte na svůj projekt více času a peněz, než kolik si účtujete svým klientům? KPI efektivity jsou ukazatele, které vám pomohou vyvodit závěry o rozdílech v nákladech mezi jednotlivými projekty.

14. Vyúčtovatelné využití

Toto je váš klíčový ukazatel výkonnosti, který slouží k hodnocení výkonu členů vašeho týmu při realizaci projektové práce. Poskytuje vám přehled o čase, který váš tým strávil generováním příjmů, a o příjmech, které skutečně získáte od svých klientů.

Vzorec: (počet fakturovatelných hodin/počet hodin strávených prací na projektu) * 100 %

ZABRAŇTE VYČERPÁNÍ SVÉHO TÝMUProfesionální tip: Nesnažte se o maximální využití. To by sice maximalizovalo vaše příjmy, ale vaši zaměstnanci by byli vystaveni riziku vyhoření, což by pro vás mělo negativní důsledky.

15. Průměrné náklady za hodinu

Sečtěte všechny náklady spojené s vytvořením podmínek pro úspěšnou realizaci projektu vašimi zaměstnanci. Ty mohou zahrnovat například mzdy a zaměstnanecké benefity nebo kancelářské vybavení.

Porovnejte průměrné náklady za hodinu s výsledky vašeho projektu. Pokud druhé převyšují první, pak vaši zaměstnanci využili čas projektu nebo plánované hodiny efektivně. Výsledkem je, že jste také efektivně vynaložili své peníze!

Komu nastavení KPI přináší výhody?

Podniky: Stanovení KPI bude přínosem pro všechny podniky, které se snaží neustále zlepšovat své provozní činnosti, sledovat výkonnost a zajistit celkový úspěch projektu. KPI přidávají k cílům kvantifikovatelné měřítko, což podnikům usnadňuje sledování pokroku a přijímání rozhodnutí na základě dat. KPI nabízejí podnikům možnost získat v reálném čase přehled o svých provozních činnostech a v případě potřeby provést korekci.

Projektoví manažeři: Pro projektové manažery je stanovení KPI klíčové pro hladký průběh úkolů a dosažení cílů projektu. KPI nabízejí jasný plán očekávaných výsledků a rozdělují složité projekty na zvládnutelné části. Poskytují projektovým manažerům způsob, jak změřit, zda je tým na správné cestě, nebo zda jsou nutné úpravy, čímž minimalizují související rizika.

Jak sledovat KPI pro řízení projektů

Po výběru KPI pro řízení projektů je nutné, abyste je vy nebo vaši projektoví manažeři sledovali.

Můžete začít vytvořením dashboardu KPI v Excelu. Pokud je však váš projekt složitý, má velký rozpočet, vyžaduje zapojení několika zainteresovaných stran a zdrojů a zahrnuje četná omezení harmonogramu a závislosti úkolů, potřebujete robustnější přístup k řízení projektů!

V tom vám pomůže ClickUp. Náš software pro KPI vám poskytne potřebné reporty KPI, ať už jsou jakékoli. A sbírka šablon pro řízení projektů od ClickUp vám dá náskok. Zjednodušuje nastavení projektů s konfigurací, ze které čerpají vaše reporty KPI.

ClickUp vám navíc umožňuje spojit úkoly z různých týmů do jednoho měřitelného cíle. Spolu s jasně stanovenými časovými harmonogramy vám náš software umožňuje automaticky sledovat cíle. Ale to není vše! Použijte ClickUp ke sledování dokončení fází a dokonce i OKR.

Propojte úkoly s cíli. Poté uspořádejte související cíle do složek, abyste mohli automaticky sledovat celkový pokrok na jednom místě. Vyzkoušejte ClickUp Goals a zjistěte, jak vypadá správné sledování KPI pro řízení projektů!