Vysvětlení reportování KPI: Průvodce tvorbou praktických reportů pro podporu růstu

Všichni jsme zvyklí používat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) k monitorování našeho pokroku v plnění cílů v průběhu času. Váš manažer může sledovat vaše KPI, nebo můžete mít na starosti jejich nastavení pro svůj tým.

K čemu jsou ale všechna tato data, pokud je nevyužijete?

Právě zde přicházejí na řadu reporty KPI. V tomto průvodci se podrobně podíváme na to, co jsou reporty KPI, proč jsou důležité, které metriky byste měli sledovat a mnoho dalšího. Pojďme se ponořit do tématu a prozkoumat vše, co je třeba vědět o vytváření a správě reportů KPI. 🙌

Co je to KPI report?

Report KPI je fyzický nebo digitální soubor, který shromažďuje údaje o výkonu všech KPI, které aktuálně sledujete. Jedná se v podstatě o místo, kde jsou konsolidovány všechny vaše údaje KPI – obvykle v dashboardu KPI –, takže je pro vás snazší porozumět vašim údajům a vyhodnotit klíčové ukazatele výkonnosti.

Reporty KPI jsou obvykle velmi vizuální, takže vy a členové vašeho týmu můžete data rychle interpretovat a identifikovat trendy nebo výzvy v rámci obchodních cílů.

Mnoho týmů používá dashboard KPI jako vizuální rozhraní pro sledování KPI, přičemž samotné reporty v pozadí nabízejí další data a informace.

Proč je sledování a reportování KPI důležité?

Reporting KPI vám umožňuje na jednom místě sledovat vaše výsledky ve vztahu ke všem nejdůležitějším KPI. To samo o sobě je velmi cenné, ale investice do způsobu sledování klíčových ukazatelů výkonnosti vám přinese další výhody.

Nejlepší reporty KPI vám umožní:

Reporty KPI nejsou jen lepší volbou pro vizualizaci dat – pomáhají vám dosáhnout vašich cílů, sledují váš pokrok a ukazují vaše dosavadní úspěchy. 🏆

Metriky vs. KPI: v čem se liší

Ačkoli se KPI a obchodní metriky zdají podobné, existuje mezi nimi jeden zásadní rozdíl. Zde je návod, jak rozlišit mezi KPI a obchodními metrikami:

Považujte KPI za podmnožinu obchodních metrik, které se zaměřují pouze na to, co je pro vaši firmu nejdůležitější.

Například klíčovým ukazatelem výkonnosti v rámci prodejního týmu může být celkový obrat. Jedná se o datové body, které může celý tým měřit a sledovat v průběhu času. Tyto datové body navíc ovlivňují i jiné oblasti vašich činností – například marketingové KPI.

Související obchodní metrikou by byla míra fluktuace, která je faktorem ovlivněným počtem nebo objemem prodejů, ale má mnohem širší dosah. ✅

Metriky, které budete pravděpodobně chtít zahrnout do reportů KPI

Ačkoli se KPI a metriky liší, obě mají své místo v dashboardu KPI. Při reportování pokroku v jednotlivých KPI je užitečné vizualizovat je ve vztahu k celkovým metrikám vaší firmy – číslům, která definují váš úspěch ve vztahu k vašim cílům.

Některé společnosti považují metriky pouze za obecné přehledy, zatímco jiné používají metriky a KPI mnohem více zaměnitelně. Metriky KPI, které jsou pro vás důležité, závisí na vašem odvětví a roli, ale mezi běžné metriky, které se objevují v reportingu KPI, patří:

Zvažte, které obchodní metriky a příklady KPI nejlépe odpovídají vaší roli a odpovědnostem, a zahrňte je do svého procesu reportování KPI. Získáte tak lepší přehled o tom, jak jsou vaše individuální KPI propojeny s úspěchem v širším měřítku.

3 běžné typy reportů KPI, které byste měli znát

Většina podnikových reportů KPI je neuvěřitelně komplexní a dokáže zpracovat všechny druhy výkonnostních dat.

Stále však existují tři odlišné typy reportů, které se používají pro různé účely:

1. Provozní zprávy

Provozní reporty se zaměřují na vaši skutečnou výkonnost v rámci každodenního chodu vaší firmy. Údaje v provozních reportech jsou pravidelně sledovány, aby bylo možné vyhodnotit vaši skutečnou výkonnost v rámci každodenních, opakujících se činností a obchodních cílů. 💰

Příklady provozních reportů zahrnují:

Pravidelné sledování těchto metrik a KPI vám poskytne přehled o výkonu a vytvoří příležitost k přizpůsobení na základě potenciálních překážek, výzev nebo příležitostí. Týmy, které pravidelně sledují své tržby nebo cash flow, mají možnost rychleji přijímat opatření, což vede k menšímu počtu problémů a většímu růstu.

2. Analytické zprávy

Tyto reporty se zaměřují na poskytování podrobných analytických informací o výkonu vašich klíčových metrik. Obvykle zdůrazňují trendy výkonnostních ukazatelů, které ukazují, zda se ubíráte správným směrem. 🌻

Příklady analytických reportů zahrnují:

Analytické reporty slouží jako užitečný měřítko toho, kde se právě nacházíte, kde jste byli a jak by mohla vypadat vaše budoucnost. Využijte tyto reporty k reflexi toho, co fungovalo dobře, a identifikujte oblasti, které vyžadují změnu nebo zlepšení, než se stanou budoucím problémem.

3. Strategické zprávy

Strategické reporty se zaměřují na poskytování podrobných informací o aktuálním stavu vaší obchodní strategie, zdraví firmy a směru, kterým se ubírá. Rozhodující pracovníci tyto reporty využívají k získání praktických informací pro další růst. 📈

Příklady strategických reportů zahrnují:

Tyto strategické reporty poskytují vašim rozhodovacím orgánům a zainteresovaným stranám cenná data, díky nimž mohou činit co nejinformovanější rozhodnutí. Identifikace prudkého nárůstu trendů v jedné marketingové kampani znamená, že můžete upřednostnit výdaje a upravit ostatní kampaně tak, aby měly co největší dopad.

Sledování seznamu příchozích projektů vám dá jistotu, že váš pracovní tok je stabilní, nebo motivaci k uzavření nových obchodů.

Jak vytvořit spolehlivou a přehlednou zprávu o KPI

Objevte dashboard ClickUp

Rozumíte celkovým metrikám svého podnikání a celkovým KPI. Doufejme, že chápete hodnotu dashboardu nebo reportu KPI, který vám pomůže odhalit skutečně užitečné datové body.

Nyní vám ukážeme, jak vytvořit vlastní report KPI, abyste mohli lépe plánovat, vytvářet a sdílet své metriky s pomocí softwaru KPI.

1. Definujte své cíle

Rozhodněte se, čeho chcete pomocí reportů KPI dosáhnout. Potvrďte cíl reportu, způsob jeho použití, hlavní cílovou skupinu a způsob sdílení.

Tato kritéria vám nejen pomohou lépe porozumět vašim strategickým cílům, ale také ovlivní způsob, jakým přistupujete k návrhu a funkčnosti samotného reportu. 🎯

2. Rozhodněte se, které konkrétní KPI budete sledovat

Existují stovky příkladů reportování KPI, které můžete sledovat, ale nemusíte pokrývat všechny. Rozhodněte se, které KPI jsou podle vašich cílů nejcennější, a připravte data tak, aby byla připravena k zobrazení.

Projděte si své interní záznamy a zjistěte, zda již tento KPI sledujete, nebo zda potřebujete nastavit nový systém. Zvažte, zda je zdroj dat přesný, kdo je zodpovědný za jeho aktualizaci a jaké kroky je třeba podniknout, než jej budete moci použít ve své zprávě.

KPI se nemusí vždy vztahovat k peněžním hodnotám nebo výrobním číslům. Některé KPI, které můžete zvážit, se týkají řízení času.

Proto je funkce ClickUp pro průběžné sledování času v rámci dashboardů skvělou volbou pro sledování úkolů v různých prostorech a v konkrétním časovém rámci.

3. Vyberte si, jak vizualizovat své KPI

Surové KPI mají často podobu čísel nebo výroků a na první pohled nejsou snadno srozumitelné. Aby byly vaše reporty KPI užitečné, musíte použít vizualizaci dat, abyste mohli sdělit výkonnost vaší firmy smysluplnějším způsobem.

Rozhodněte se, jakým způsobem chcete data prezentovat, a poté pomocí nástroje pro vizualizaci dat navrhněte tabulky, grafy a diagramy. Prezentace by měla být jednoduchá.

Cílem je rychle sdělit poznatky a trendy. Zainteresované strany a manažeři se mohou kdykoli podrobněji seznámit s vašimi příklady reportingu KPI, pokud chtějí získat více podrobností. 📊

4. Použijte software k vytvoření reportu KPI

Ruční vytváření vlastních reportů KPI je časově náročné a může vést k chybám. Existuje mnohem lepší způsob, jak vytvářet a sledovat reporty KPI – a to pomocí ClickUp Goals.

ClickUp Goals představuje nový způsob, jakým může váš tým sledovat cíle a klíčové výsledky (OKR) a cíle. Naše vysoce vizuální platforma umožňuje členům vašeho týmu zůstat na správné cestě díky jasným cílům, uživatelsky přívětivým časovým osám a automatickému sledování pokroku.

Přidejte své vlastní cíle, záměry nebo KPI a přizpůsobte je zcela podle svých potřeb. Sledujte pokrok pomocí číselných, peněžních, pravdivých/nepravdivých nebo úkolových cílů. Vizualizujte tato data v přehledném dashboardu pro reporting KPI, který vám umožní sledovat pokrok u více KPI najednou.

Vytvoření vlastního reportu KPI je s ClickUp Goals snadné, ale pokud hledáte ještě jednodušší způsob, máme pro vás řešení. Šablona KPI od ClickUp je připravena a obsahuje vše, co potřebujete ke sledování metrik a KPI – stačí je pouze přidat do šablony.

5. Sdílejte své KPI reporty

Jakmile budete mít report KPI hotový a připravený k použití, můžete jej začít sdílet se zainteresovanými stranami, vedoucími pracovníky s rozhodovací pravomocí, členy týmu a kýmkoli dalším, kdo má zájem o váš pokrok.

Pokud pro reporting KPI používáte ClickUp, můžete své reporty snadno sdílet s kýmkoli a kdykoli. Spolupráce a komunikace vždy zlepší vaše procesy, takže budete mít nejúspěšnější strategii reportingu KPI.

Pomocí nastavení soukromí a sdílení můžete přizpůsobit, kdo má přístup k jakým cílům, a označit členy týmu, aby mohli sledovat svůj individuální vliv na konkrétní cíle a úkoly. 💬

9 příkladů a šablon reportů KPI, které zjednoduší celý proces

Report KPI můžete vytvořit na základě jakékoli metriky nebo KPI v jakémkoli týmu, ať už se jedná o prodej, provoz, HR nebo marketing. Inspirujte se těmito příklady reportů KPI a objevte nový způsob monitorování a prezentace svých dat pomocí našeho oblíbeného softwaru pro reporting KPI a aplikace pro sledování cílů, ClickUp.

1. Šablona tabule ClickUp Balanced Scorecard

Šablona Balanced Scorecard od ClickUp je jedním z nejvizuálnějších způsobů, jak sledovat data a zobrazit pokrok v řadě KPI, včetně provozních KPI, marketingových KPI a finančních KPI.

Pozvěte členy týmu, aby analyzovali data, porozuměli potřebám vašich zákazníků, stanovili cíle a sledovali pokrok různých KPI pomocí této šablony pro spolupráci s vyváženou scorecard.

2. Šablona OKR a cílů společnosti ClickUp

Každá společnost má OKR, cíle a záměry, které chce sledovat. Šablona OKR a cílů společnosti od ClickUp vám nabízí snadný způsob, jak toho dosáhnout v rámci nejlepšího softwaru pro OKR, který je dnes k dispozici.

Tato šablona pro stanovení cílů vám umožní upřednostnit konkrétní cíle a sjednotit členy týmu za stejnými cíli.

3. Šablona projektu ClickUp pro vzdělávání a rozvoj

Pro mnoho organizací se sledování učení a rozvoje jejich zaměstnanců stalo cenným KPI. Použijte šablonu projektu učení a rozvoje od ClickUp k nastavení cíle pro váš další projekt učení a poté sledujte průběh KPI, abyste mohli efektivněji reportovat jeho dopad.

4. Šablona měsíční zprávy o stavu podnikání ClickUp

Pokud musíte každý měsíc předkládat aktualizaci nebo zprávu o stavu projektu pro svůj tým nebo oddělení, šablona měsíční zprávy o stavu podnikání od ClickUp je pro vás účinným příkladem reportingu KPI.

Tato zpráva ve formě poznámky vám umožňuje sledovat a vizualizovat metriky výkonu a přidávat k nim souhrny a kontext ve formě zprávy.

5. Šablona rámce OKR ClickUp

Sledování OKR v celé společnosti může být velmi náročné, pokud nemáte funkční systém. Použijte šablonu OKR Framework od ClickUp a zavedete robustnější proces, který vám umožní stanovit cíle SMART a sledovat jejich pokrok v reálném čase.

6. Šablona čtvrtletní obchodní revize ClickUp

Kontrola pokroku každé čtvrtletí se stala užitečným zvykem pro většinu organizací. Použijte šablonu čtvrtletní obchodní revize od ClickUp, abyste zefektivnili proces a prezentovali pokrok KPI vizuálnějším způsobem.

7. Šablona dashboardu pro KPI prodeje ClickUp

KPI prodeje jsou nezbytností pro každý efektivní prodejní tým. Použijte šablonu KPI prodeje od ClickUp k motivování svého týmu k dosažení společných cílů. Její design umožňuje všem vidět, jaké jsou nejcennější KPI a jaké jsou dosavadní pokroky.

8. Šablona dashboardu KPI ClickUp Warehouse

Stejně jako prodejní týmy jsou i skladové týmy silně motivovány svými KPI. Šablona KPI pro sklady od ClickUp byla speciálně navržena pro potřeby skladových týmů a zahrnuje sledování KPI, vizualizaci dat v reálném čase a klíčové provozní informace.

9. Šablona týdenní zprávy o stavu ClickUp

Pokud reportujete metriky, které se mění každý den, je týdenní report pro váš tým skvělým způsobem, jak všechny informovat a motivovat k dosažení společných cílů. Použijte šablonu týdenního statusového reportu od ClickUp k sdělování pokroku každý týden, abyste mohli sledovat pokrok a rychle přijímat opatření.

Usnadněte si reporting KPI s ClickUp

Používání KPI je jedním z nejjednodušších způsobů, jak mít přehled o svých klíčových obchodních cílech. Nezapomeňte však, že výběr KPI je pouze jednou částí procesu: potřebujete také způsob, jak je sledovat.

Není nic jednoduššího než použít pokročilý nástroj pro reportování, jako je ClickUp. Naše komplexní platforma obsahuje vše, co potřebujete, abyste měli přehled o pokroku KPI a mohli měřit výkonnost.

Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma a objevte lepší způsob, jak přistupovat k reportování KPI. ✨