Co dělá dobrého projektového manažera? 10 dovedností projektového manažera

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co dělá dobrého projektového manažera?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Projektoví manažeři jsou lidé, na které se obracíme, když potřebujeme něco udělat efektivně a účinně. Dbají na to, aby projekty probíhaly podle plánu, týmy spolupracovaly a cíle byly splněny. " } } ] }

Projektoví manažeři jsou lidé, na které se obracíme, když potřebujeme něco efektivně a účinně zařídit. Dbají na to, aby projekty probíhaly podle plánu, týmy spolupracovaly a cíle byly splněny. Ale co dělá dobrého projektového manažera?

Úspěšný projektový manažer by měl mít kombinaci technických, vedoucích a komunikačních dovedností. Níže je uvedeno 10 nezbytných dovedností v oblasti projektového řízení, které musí mít všichni skvělí projektoví manažeři, aby byli úspěšní:

1. Zefektivňuje komunikaci

Dobří projektoví manažeři jsou schopni jasně a efektivně sdělit, co je třeba udělat a kdy, aby všichni zúčastnění věděli, co se od nich očekává. To zahrnuje informování členů týmu o všech změnách v projektu, stejně jako poskytování zpětné vazby a vedení.

PMI uvádí, že pokud bude tato úroveň komunikace pokračovat, „hrozí nebezpečí, že nebudou splněny požadované výstupy nebo jiné výsledky“.

Au. Může být přílišná komunikace na škodu? Ano, pokud není systematická nebo jasná, nebo pokud vaše „komunikace“ spočívá v několika nesouvislých e-mailech. Schopnost komunikovat má obrovský vliv na úspěch nebo neúspěch projektu.

Mohlo by se zdát, že efektivní projektoví manažeři by to měli umět díky dobrým nástrojům pro řízení projektů. Tato schopnost je však přehlíženou komunikační dovedností.

Výkonný nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám pomůže zefektivnit komunikaci, poskytuje zainteresovaným stranám/sponzorům aktuální informace a jasně vymezuje termíny dokončení práce a úkolů.

2. Pozitivní přístup k práci

Pokud projektový manažer má pocit, že práce není rozumná nebo proveditelná, jak se budou cítit ostatní členové týmu?

Skvělý projektový manažer dokáže pochopit priority organizace, přenést tyto hodnoty na svůj projektový tým a propojit je s jednotlivými projekty a úkoly. Tito projektoví manažeři také spolupracují s týmem na strategiích k dosažení této vize.

Aby byly dodrženy termíny, lhůty a projekt pokračoval podle plánu, měl by projektový manažer přistupovat k dané práci pozitivně a pomáhat celému týmu dosáhnout cíle.

Vyvážení pozitivního přístupu s realitou ohledně rizik a problémů vyžaduje intuici a zkušenosti, což nás přivádí k dalšímu bodu:

3. Řeší problémy

Možná to zní jako samozřejmost, ale dobrý projektový manažer umí řešit problémy. A co víc, má pravomoc řešit výzvy spojené s projektovým managementem. Základní řešení problémů zahrnuje těchto pět kroků.

Těchto pět kroků se zdá být jednoduchých, ale často si neuděláme čas, abychom je jasně prošli. Možná známe problém, ale nehodnotíme ho ze všech úhlů pohledu ani nezaznamenáváme názory týmu na to, co dělat dál.

To může znamenat, že si budete muset vzít papír a tužku, abyste se mohli opravdu soustředit a přemýšlet o tom, co se stalo. Zapište si každý krok procesu a poznamenejte si nápady o tom, co v jednotlivých fázích fungovalo a co ne.

Zde je příklad použití tohoto kontrolního seznamu pro projektové řízení k řešení problému zaměstnanců:

Krok první: Identifikujte problém

Zaměstnanec má potíže s dodržováním termínů.

Krok druhý: Určete příčiny

Mají příliš mnoho práce a málo času na to, aby ji stihli dokončit.

Krok třetí: Vytvářejte řešení

Mezi možná řešení patří delegování úkolů na ostatní členy týmu, stanovení realistických termínů nebo použití nástroje pro řízení projektů, který vám pomůže lépe spravovat pracovní zátěž.

Krok čtvrtý: Analyzujte řešení

Analýza řešení bude zahrnovat zvážení kladů a záporů každého řešení a určení toho, co nejlépe vyhovuje každému členovi týmu.

Krok pět: Přijměte opatření

Jakmile určíte, jaké řešení je nejlepší, je čas přistoupit k akci a realizovat úspěšný plán projektového řízení.

Dodržování tohoto jednoduchého kontrolního seznamu pro řešení problémů může z dobrého projektového manažera udělat manažera spolehlivého.

4. Zachovává klid

No, není to na stejné úrovni jako být lékařem na pohotovosti nebo policistou. Ale projektový manažer musí vyvažovat potřeby projektu spolu s organizačními prioritami, výkonem týmu a také osobními příspěvky, které musí poskytnout. Nemluvě o frustrujících prvcích, které mohou být mimo kontrolu projektového manažera, jako jsou zastaralé systémy nebo pracovní postupy.

To může být stresující.

Dobrý projektový manažer však má schopnost ustoupit o krok zpět, analyzovat další možnosti a poučit se i z neúspěchů.

Projektový manažer je ten, kdo musí projekt uklidit a přistoupit k němu znovu – možná z jiného úhlu pohledu. V tomto případě však projektový manažer musí vědět, co se pokazilo, a neudělat stejnou chybu znovu. Dobrý projektový manažer by měl být schopen přesně určit, co se pokazilo, a nabídnout alternativní řešení (viz bod č. 3).

Zachovejte klid a dobře veďte. Spolupracujte se svým týmem, abyste našli správné řešení pro všechny.

5. Umí dobře delegovat

Proč je důležité dobře delegovat? Projektový manažer může dosáhnout více. Možná se do této role vžijete a budete chvíli přispívat, ale nakonec vás požadavky na váš čas přemoží.

Ve skutečnosti dosáhnete více, pokud lidem hned od začátku dáte volnost.

„Horní hranice toho, co je možné, se zvýší pouze s každým spolupracovníkem, kterému dáte možnost přispět svou nejlepší prací k vašim společným prioritám. Stejně tak se vaše síla snižuje s každou iniciativou, kterou zbytečně držíte,“ poznamenává Jesse Sostrin z PwC v Harvard Business Review.

Úspěšní projektoví manažeři proto rozumějí silným a slabým stránkám lidí, které řídí, a poté využívají a nasazují jejich silné stránky pro zvýšení výkonu.

Používání nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám pomůže delegovat úkoly díky jeho transparentnosti, reportingu, detailům a funkci komentářů. Jeho hierarchie je uživatelsky přívětivá – dostatečně robustní pro mezifunkční týmy, ale s možností sdílení soukromých informací, které lze přizpůsobit pro manažery nebo pouze vybrané přispěvatele.

6. Stanovení priorit práce

Všechny položky nemohou být prioritou číslo jedna. Ze samotné definice vyplývá, že něco musí být až na druhém místě. Dobrý projektový manažer pochopí, jak stanovit priority práce pro tým, a poté učiní správné rozhodnutí.

Co je zde klíčové? Rozlišovat mezi naléhavým a důležitým a odfiltrovat rušivé vlivy. Sponzor nebo zúčastněná strana projektu může požadovat okamžité řešení, ale dobrý projektový manažer zachovává klid a ví, jak stanovit priority toho, co je nejdůležitější.

Proč je to důležité? Protože důležité úkoly přinášejí přidanou hodnotu. Je to hodnota Eisenhowerovy matice. Eisenhowerova matice je systém založený na čtyřech kvadrantech, ve kterém jsou úkoly rozděleny podle jejich důležitosti a hodnoty.

Po pochopení důležitosti a hodnoty každého úkolu dobrý projektový manažer odhadne čas potřebný pro každý z nich a poté je seřadí podle důležitosti.

7. Spolupracuje a naslouchá

Spolupráce spočívá v společné práci a pro její úspěšné zvládnutí je nezbytné aktivní naslouchání. Bez naslouchání a snahy porozumět nelze spolupracovat.

Pokud pracujete s vývojovým projektovým týmem a kód selhává nebo neprochází kontrolou kvality, měli byste nejprve vyhodnotit situaci, než vyvodíte závěry. První otázka nebo dvě vám možná nepřinesou přesnou odpověď, kterou potřebujete – místo toho budete možná muset použít různé přístupy, abyste našli řešení.

Spolupráce vám pomůže vyzkoušet nové věci, experimentovat a najít řešení, které vás posune vpřed.

Dobrý projektový manažer bude podporovat spolupráci týmu a vytvářet povzbuzující prostředí, místo aby izoloval jednotlivé osoby ve svých vlastních silách.

Dobré nástroje, jako je ClickUp a další online nástroje pro spolupráci, vám mohou pomoci tuto práci zvládnout.

Díky transparentnímu přehledu projektů a úkolů mohou členové týmu vidět, co musí udělat a do kdy to musí splnit. Dobré nástroje pro spolupráci by měly podporovat produktivitu, nikoli ji snižovat.

Bonus: Šablony životopisů pro projektové manažery!

8. Řízení času

Jednou z hlavních rolí projektového manažera je zajistit, aby tým dodržoval termíny a držel se harmonogramu projektu.

To neznamená sledovat každou minutu strávenou na úkolech nebo mikromanagement každého jejich kroku (to by byla noční můra), ale spíše pochopit, co je třeba udělat a kdy to musí být hotovo.

Time management zahrnuje také sledování aktuálního dění a dostupných zdrojů pro jednotlivé úkoly. Právě v tomto ohledu vyniká nástroj pro projektový management, jako je ClickUp, protože vám umožňuje rozdělit práci na zvládnutelné části, které přispívají k dosažení větších cílů vašeho týmu.

9. Zaměření na zainteresované strany

Zainteresovaná strana je kdokoli, kdo má vliv na váš projekt a jeho výsledky nebo je jimi ovlivněn.

Tito lidé mají velký zájem na tom, co děláte, takže je nutné je průběžně informovat o aktuálním vývoji. Dobrý projektový manažer nejenže informuje zainteresované strany, ale také jim vysvětluje, co je nutné udělat, aby bylo dosaženo jejich cílů.

To je to, co dobrý projektový manažer dělá – buduje vztahy se svými stakeholdery a členy týmu. Tímto způsobem může projektový manažer v případě změn nebo výzev převzít iniciativu, než se z nich stane větší problém.

10. Motivace

A konečně, dobrý projektový manažer musí rozumět tomu, co je možné a kde jsou hranice.

Když narazí na výzvu, měli by být dostatečně kreativní, aby vymysleli vlastní řešení a způsoby, jak ji zvládnout. Měli by také myslet nekonvenčně, pokud jde o projektové řízení, aby drželi krok s dobou. Podívejte se, co nové technologie mohou udělat pro to, aby projekt postupoval rychleji a lépe.

Inovativní a kreativní projektoví manažeři jsou hnací silou projektů. Přicházejí s řešeními problémů, o kterých lidé ani nevěděli, že existují, a nacházejí způsoby, jak učinit možné to, co bylo dříve nemožné.

Pomohou vám tyto tipy a techniky pro správu času:

Staňte se skvělým projektovým manažerem pro svůj tým

Úspěšní projektoví manažeři vědí, co je třeba, aby se z průměrného projektu stal skutečně úspěšný projekt. To vyžaduje kombinaci měkkých dovedností, manažerských schopností a vůdčích kvalit spolu se správnými technickými dovednostmi, které umožňují stanovit priority práce a činit správná rozhodnutí.

Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a využijte software pro řízení projektů, abyste ze svého týmu dostali maximum!