{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je šablona pro správu času?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Šablony pro správu času jsou předem připravené rámce, které pomáhají členům týmu i projektovým manažerům organizovat svůj čas co nejefektivněji pomocí správných strategií správy úkolů, triků pro zvýšení produktivity a struktur plánování. " } } ] }
Správné řízení času není dovednost, je to umění. ?
Jednoho dne máte práci pod kontrolou jako nikdo jiný! A další den jste tak zavaleni úkoly, že si chcete jen přetáhnout přes hlavu deku a vyplakat se. Ach jo, to jsme všichni zažili.
Naštěstí není třeba dramatizovat. Máte totiž k dispozici perfektní šablonu, která vám ulehčí od bolesti z nabitého programu a posune vaše techniky time managementu na vyšší úroveň.
Pracovní zátěž každého člověka se liší v závislosti na odvětví, složitosti úkolů a profesi, ale bez ohledu na to vždy existuje šablona pro správu času přizpůsobená přesně vašim potřebám. A my pro vás máme připravených 10 nejlepších, které si můžete hned stáhnout!
Přečtěte si článek, ve kterém se podrobně zabýváme hlavními funkcemi nejlepších šablon pro správu času a 10 příklady, které vám pomohou dosáhnout maximálního výkonu v co nejkratším čase.
Co je to šablona pro správu času?
Šablony pro správu času jsou předem připravené rámce, které pomáhají členům týmu i projektovým manažerům organizovat svůj čas co nejefektivnějším způsobem pomocí správných strategií správy úkolů, tipů pro zvýšení produktivity a struktur plánování.
Existuje více než jeden způsob, jak moudře spravovat svůj čas, a osvědčené postupy každého člověka budou zcela odlišné! Ve skutečnosti se vaše vlastní strategie správy času může v průběhu času také měnit. Vždy však budete mít k dispozici spoustu šablon pro správu času, které vám pomohou obnovit vaše procesy, zvýšit celkovou produktivitu a eliminovat chyby související s časem ve vašem pracovním týdnu.
Můžete si vytvořit vlastní šablonu pro správu času od základu pomocí sdílených kalendářových aplikací, tabulek nebo digitálních poznámkových bloků. Doporučujeme však investovat svůj čas efektivněji hned od začátku a použít specializovaný nástroj pro zvýšení produktivity, který obsahuje vlastní přizpůsobitelné šablony pro správu času, které vyhovují vašim potřebám.
Nezbytné funkce nejlepších šablon pro správu času
Všechny šablony pro správu času se liší formátem a úrovní detailů, ale ty nejlepší šablony obecně obsahují následující prvky:
- Časové bloky pro rozdělení dne na zvládnutelné intervaly. Nic příliš zastrašujícího – snažte se je udržet v rozmezí 20–30 minut, aby sloužily jako rámec pro organizaci, stanovení priorit a rozdělení nejdůležitějších úkolů na seznamu úkolů během dne, abyste maximalizovali efektivitu procesu.
- Funkce pro stanovení priorit úkolů nebo kategorie, které vám pomohou pochopit vaši práci. Zkuste vytřídit úkoly, které mohou počkat do zítřka, a hned na začátku se pusťte do těch nejdůležitějších. Pokud chcete organizaci úkolů posunout ještě o krok dál, roztřiďte své denní úkoly do kategorií a stanovte priority podle tématu (např. vyřídíte všechny pochůzky najednou, vyřešíte SEO potřeby v jednom sezení nebo seskupíte všechna schválení do jednoho časového bloku).
- Seznamy, seznamy a ještě více seznamů! Jednoduchá šablona neobsahuje pouze základní úkoly, ale vše až po poslední dílčí úkol nebo položku kontrolního seznamu. Doporučujeme vytvořit samostatné seznamy pro každou kategorii práce, aby byly všechny vaše důležité úkoly okamžitě uspořádány a seřazeny podle priority při otevření seznamu úkolů na daný den!
- Odhady času vám pomohou efektivněji rozvrhnout čas a sledovat úkoly, které vám během dne zabírají čas. To je užitečné jak pro běžné znalostní pracovníky, tak pro manažery. Manažerům pomáhá vidět odhady času jejich týmu, aby mohli lépe řídit pracovní zátěž a delegovat úkoly. Kromě toho mohou jednotliví přispěvatelé pracovat s týdenní šablonou hodnocení, aby viděli odhady času svého projektu.
- Termíny zahájení a termíny dokončení sdělí naléhavost úkolu a pomohou vám spravovat čas nad rámec vašich denních osmi hodin. Zejména u složitých projektů a čtvrtletních akcí, které trvají týdny nebo někdy i měsíce, je klíčové mít jasné časové harmonogramy a výstupy projektu.
- Poznámky a podrobnosti o čase jsou nezbytností pro týmy, které pracují výhradně na základě fakturovatelného času. Možnost přidávat poznámky a počítat hodiny strávené prací na úkolu zajistí, že vaši členové budou za svůj čas řádně a spravedlivě odměněni.
Možná existují další funkce pro správu času, které budou vyhovovat konkrétně vašemu týmu. Nebo možná hledáte něco výrazně jednoduššího, abyste udrželi svůj tým na stejné vlně! Ať tak či onak, máme pro vás šablonu. Použijte tyto klíčové funkce jako měřítko, které vám pomůže při hledání šablony pro správu času.
Související: Šablony prohlášení o práci!
10 šablon pro správu času, které zvýší vaši produktivitu
Nejlepší způsob, jak vytvořit plán produktivity svých snů, je začít s tím správným nástrojem pro správu času.
ClickUp obsahuje tisíce – ano, tisíce – šablon ve své rozsáhlé knihovně šablon, které pomáhají týmům napříč odvětvími využívat platformu na maximum. A 10 šablon pro správu času v tomto seznamu je jen zlomkem toho, co ClickUp dokáže pro zvýšení vaší efektivity ve všech oblastech vaší práce!
A navíc jsou zcela zdarma. ?
1. Šablona plánu pro správu času od ClickUp
Začněte s denním plánovačem, který ocení každý! Šablona pro správu času od ClickUp je ideálním nástrojem pro optimalizaci vašeho týdenního rozvrhu a maximální využití pracovního týdne. Tato šablona přidá do vašeho pracovního prostoru seznam se třemi dalšími zobrazeními projektu, abyste mohli své úkoly řešit ze všech úhlů.
V zobrazení Seznamu aktivit najdete předem připravené úkoly, které můžete vložit do svého týdenního seznamu úkolů, a dvě vlastní pole pro označení příslušného dne a typu aktivity pro každý úkol. Při procházení šablony denního plánovače můžete aktualizovat svůj pokrok pomocí tří vlastních stavů úkolů a vlastního zobrazení Pracovní zátěž, abyste mohli spravovat vše, co máte na práci v daném týdnu.
Stále nevíte, kde začít? Žádný problém! Podívejte se na průvodce pro začátečníky ClickUp Doc a začněte tuto šablonu používat co nejefektivněji.
2. Šablona pro rozvržení času od ClickUp
Chcete se dozvědět více o správném rozvržení času pro vaše klienty? Začněte s šablonou pro rozvržení času od ClickUp! Tato šablona je skvělá pro členy prodejního týmu, kteří chtějí sledovat různé potenciální zákazníky, nebo pro marketingové týmy, které chtějí sledovat klienty. Celkově je o něco jednodušší než naše první šablona pro správu času, protože se zaměřuje na plánování úkolů a správu kalendáře.
V této šabloně seznamu, která je vhodná pro začátečníky, najdete vlastní stavy úkolů, které vám umožní přehledně sledovat váš pokrok. Navíc obsahuje předem připravený kalendář, ve kterém můžete vizualizovat, jak vaše úkoly zaplní váš týdenní rozvrh.
Vlastní pole typu úkolu je ideální pro organizaci úkolů, protože umožňuje seskupovat a filtrovat seznam úkolů podle kategorií. A pokud chcete ještě větší přehlednost v seznamu nejdůležitějších úkolů, použijte funkci priorit ClickUp k seřazení úkolů nebo projektů v seznamu podle naléhavosti!
3. Šablona osobního časového plánování od ClickUp
Šablona osobního časového managementu od ClickUp se zabývá podrobnostmi toho, jak skutečně trávíte svůj čas. Nejedná se pouze o způsob, jak zvýšit produktivitu v práci – je navržena tak, aby vám pomohla naučit se strategie pro maximalizaci vaší denní rutiny v kanceláři i mimo ni, abyste mohli dosáhnout svých cílů a mít vše, co chcete.
Tato šablona je uživatelsky přívětivá pro všechny úrovně znalostí ClickUp, ale mnohem více se zaměřuje na důležité termíny a sledování pokroku než šablony, které jsme dosud viděli.
Jeden z největších rozdílů?
Tato šablona představuje nový typ zobrazení ve vašem nástroji pro správu času – zobrazení tabule! Předem připravené zobrazení tabule vám umožňuje sledovat čas podle postupu úkolů a poskytuje vám vizuální záznam aktivit o čase, který jste strávili a který vám zbývá k dosažení klíčových cílů.
A aby vám vaše seznam úkolů zůstal na paměti, najdete zde také vlastní pole „Požadovaný výstup“, ve kterém můžete předem promyslet nejčasově náročnější úkoly na daný týden, abyste mohli efektivně rozvrhnout svůj čas.
4. Šablona rozvrhu hodin a studia času od ClickUp
Nebojte se, nezapomněli jsme ani na naše studenty! Ať už se chystáte na svůj první semestr na vysoké škole nebo studujete vedle svého plného pracovního úvazku, šablona Class Schedule & Time Study Template od ClickUp vám pomůže.
Tato šablona pro sledování času vám pomůže zorganizovat vše od správy denního rozvrhu hodin přes důležité termíny až po pracovní dobu, abyste se mohli soustředit. Tato šablona nabízí celkem 11 vlastních polí pro vizualizaci časových os projektů, celkových známek a volného času mezi hodinami. Dalšími zajímavými šablonami jsou:
- Informace o semestru
- Barevné označení tříd
- Akademický rok (pro sledování vaší práce v průběhu studia)
- Poznámky a možnosti denního plánovače pro vaše menší úkoly
A ještě mnohem více!
Předem připravený kalendář s rozvrhem hodin se stane vaším novým nejlepším přítelem, když budete mít více kurzů. Navíc najdete čtyři další zobrazení pracovní zátěže, díky kterým budete mít přehled o své práci podle tříd, nejvyšších priorit a času potřebného k dokončení úkolů.
Bonus: Šablony pro studium času!
5. Šablona harmonogramu vývoje od ClickUp
Pokud sledujete tento článek od první šablony, pravděpodobně se již začínáte seznamovat s některými z nejlepších funkcí ClickUp pro správu času na vysoké úrovni, jako jsou vlastní stavy úkolů, vlastní pole a dynamické zobrazení pracovní zátěže.
A to je skvělé!
Protože v dalších šablonách, které se chystáme představit, začneme přidávat trochu více složitosti. S těmito znalostmi jste připraveni se ponořit do šablony harmonogramu vývoje od ClickUp. Tato šablona pro sledování času funguje jako Ganttův diagram pro plánování a přidělování času konkrétním projektům.
Víme, že vývoj produktu může být bez pevné strategie náročný úkol. Tato intuitivní šablona Ganttova diagramu je navržena tak, aby zmírnila některé z těchto výzev zefektivněním vašich procesů a zabránila plýtvání časem v pracovním postupu vašeho týmu.
Díky pěti vlastním stavům, vlastním polím a zobrazením, včetně předem připraveného Ganttova diagramu, časové osy, seznamu a Kanban tabule, můžete procházet každou fází růstu, předvídat překážky, zaznamenávat celkový počet hodin strávených na úkolech a hladce dosáhnout svých cílů.
6. Šablona rozvrhu zaměstnanců od ClickUp
Efektivní časový management není jen o tom, jak si zorganizovat vlastní pracovní rozvrh, ale také o tom, jak pomoci členům svého týmu dosáhnout vynikajících výsledků! Šablona rozvrhu zaměstnanců od ClickUp je nástroj, který potřebujete, aby váš tým a vaše podnikání fungovaly hladce.
Řízení týmu není žádná maličkost, proto tato šablona týdenního plánu obsahuje šest vlastních polí, která umožňují přehledně sledovat mzdové náklady, hodinové sazby, problémy, přesčasy, cíle a role. Sedm dynamických typů zobrazení navíc vytváří prostor pro správu pracovního vytížení, řešení překážek a plánování dopředu pomocí týdenního kalendáře směn založeného na časových intervalech.
Podívejte se na tyto aplikace pro plánování práce!
7. Šablona 24hodinového rozvrhu od ClickUp
Máme tendenci klást důraz na osm hodin našeho pracovního dne, ale co těch zbývajících 16? Šablona 24hodinového rozvrhu od ClickUp funguje jako perfektní denní plánovač, který rozdělí celý váš den po hodinách, abyste se mohli kdykoli cítit připraveni na všechny své aktivity a schůzky.
Tato šablona seznamu obsahuje čtyři vlastní stavy a tři vlastní pole pro lepší přehled o všech vašich úkolech a klíčových informacích. Skutečná výhoda této šablony však spočívá v zobrazení! To platí zejména pro podrobné zobrazení denního kalendáře, které umožňuje vizualizovat, prioritizovat a organizovat všechny úkoly v daném dni.
8. Šablona měsíčního plánu od ClickUp
Šablona měsíčního plánu od ClickUp je dokonalým doplňkem výše uvedené 24hodinové šablony. Pokud chcete zobrazit své úkoly a kolik času máte k dispozici (na vyšší úrovni), tato šablona se stane vaším novým nejlepším přítelem.
Vlastní pole pro výpočet skutečných nákladů, hodinové sazby, přiděleného rozpočtu a pokroku činí z této šablony vynikající zdroj pro manažery a vedoucí pracovníky, kteří dohlížejí na více členů týmu nebo fakturovatelné hodiny.
Měsíční kalendář v této šabloně organizuje úkoly podle oddělení nebo kategorie, aby vám pomohl pochopit vaše hlavní priority a vizualizovat vaše možnosti. Navíc zde najdete předem strukturované zobrazení časové osy, seznamu, Ganttova diagramu a rámečků, které vám pomohou sledovat výplaty, plány, členy týmu a další.
9. Šablona denního rozvrhu hodin od ClickUp
Tato šablona denního rozvrhu od ClickUp se trochu liší od 24hodinové šablony a je ideálním zdrojem pro všechny, kteří se chtějí seznámit s časovým blokováním. Díky předem nastaveným časovým intervalům v denním kalendáři můžete snadno organizovat postup svých úkolů po hodinách.
Ale to není vše! Najdete zde také zobrazení denního pracovního seznamu, ve kterém můžete seskupit úkoly podle stavu, vlastního pole, přidělené osoby a dalších kritérií. Díky interaktivní tabuli Kanban pro sledování času nebo absencí je tato šablona časového rozpočtu ideální pro učitele, kteří plánují denní výuku na celý týden nebo měsíc.
10. Šablona harmonogramu projektu od ClickUp
Šablona harmonogramu projektu od ClickUp je ideálním nástrojem pro manažery, kteří chtějí efektivně a snadno spravovat svůj čas v rámci více projektů. Tato šablona seznamu je navržena tak, aby sledovala a spravovala příchozí projekty a stávající pracovní postupy a maximalizovala tak čas, který máte k dispozici ve svém týdenním harmonogramu, a to pomocí čtyř přizpůsobitelných zobrazení, včetně:
- Zobrazení tabule pro přehled o fázích projektu na tabuli Kanban v průběhu týdne
- Zobrazení časové osy pro správu rozsáhlejšího harmonogramu projektu a řešení největších výzev vašeho projektu
- Seznam pro shrnutí úkolů v rámci jakéhokoli projektu nebo konkrétního časového období
Navíc je přehled na vysoké úrovni ideální pro vizualizaci celého portfolia projektů a časového rozpočtu, který můžete prezentovat zainteresovaným stranám a zavést tak lepší celkové řízení práce.
Naplánujte si produktivní dny pomocí šablony pro správu času
Bez ohledu na to, jak složitý je váš seznam úkolů, máme pro vás šablonu, která vám pomůže co nejlépe využít váš čas, ať se děje cokoli.
ClickUp je jediný produktivní software, který je dostatečně výkonný, aby pojmul veškerou vaši práci, čas a pokrok do jedné centralizované platformy. Se stovkami funkcí navržených tak, aby vám pomohly ušetřit čas , a více než 1 000 integrací pro zefektivnění vašich procesů je ClickUp jediným nástrojem, který potřebujete k nastartování své cesty k efektivnímu řízení času.
Nemluvě o tom, že ke všem těmto šablonám máte bezplatný přístup díky plánu ClickUp Free Forever. Tak neváhejte! Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes a sledujte, jak vaše produktivita vzroste. ✈️