Máte někdy pocit, že toho nestíháte dost?
Máte pocit, že jste neustále pozadu a nestíháte vše, co potřebujete?
Pokud ano, pak je možná na čase vytvořit plán produktivity. Plán produktivity vám pomůže vypořádat se se seznamem úkolů, zorganizovat se a udržet si úroveň produktivity, a to vše bez dalšího vyčerpání. Je to klíč k tomu, abyste stihli více za méně času, aniž byste obětovali své pohodlí.
Ale jak takový plán produktivity vypadá a jak ho vytvořit?
V tomto článku prozkoumáme koncept plánování produktivity a poskytneme sedm kroků k vytvoření vlastního plánu produktivity, který vám bude vyhovovat, podobně jako byla původně vytvořena technika Pomodoro.
Na konci budete mít pevný plán, který vás dovede k vyšší efektivitě procesů a menšímu vyhoření.
Co je to plán produktivity?
Když je většina lidí přetížená, řeší své seznamy úkolů bez většího přemýšlení nebo plánování. To může fungovat po krátkou dobu, ale nakonec to povede k vyhoření.
Výzkum CNBC zjistil, že 50 % pracovníků je vyhořelých a věří, že paranoia ohledně produktivity způsobuje zaměstnancům další stres.
Právě v tom vám může pomoci plán produktivity.
Plán produktivity je dokument, který popisuje kroky, které podniknete k dokončení seznamu úkolů, a zahrnuje strategické plánování s časovým managementem a organizačními dovednostmi, aby bylo zajištěno splnění všech vašich denních úkolů a celkových cílů.
Budete muset zmapovat vše, na čem potřebujete pracovat, vyřešit případné překážky a poté vymyslet strategii, jak každou položku vyřešit. Plán také stanoví priority vašich úkolů a pracuje s vaším přirozeným rytmem produktivity, aby zajistil, že splníte ty nejdůležitější úkoly.
Zatímco obchodní plán zaměřuje úsilí vaší společnosti, organizační plán produktivity se zabývá všemi oblastmi, které mohou ovlivnit vaši celkovou produktivitu, včetně taktického, operačního a strategického plánování.
Vytvoření plánu produktivity může být prospěšné pro každého. Ať už jste podnikatel, student, zaneprázdněný rodič nebo profesionál, plán produktivity vám pomůže zlepšit vaše výkony, dochvilnost, energii a soustředění a stát se efektivnějším a produktivnějším, aniž byste obětovali své pohodlí.
Podívejme se na všechny výhody, které vám přinese vytvoření solidního plánu produktivity.
Výhody plánování produktivity
Plánování produktivity může vést k lepší soustředěnosti a koncentraci, snížení stresu a zvýšení povědomí o vašich pracovních návycích.
Vytvoření plánu produktivity navíc vyžaduje, abyste zpomalili a zamysleli se nad svou prací. To může vést k promyšlenějším přístupům a lepším schopnostem řešení problémů.
Díky tomu nejenže stihnete více práce, ale také ji budete dělat lépe.
Podívejme se blíže na každou z těchto výhod.
Lepší soustředění a koncentrace
Když jste přetížení a neorganizovaní, je těžké se soustředit na jakoukoli jednu úlohu. Vaše mysl pracuje na plné obrátky a neustále přeskakujete z jedné věci na druhou. To může vést k chybám, nekvalitní práci a ztrátě času.
Plánování produktivity vám pomůže tomuto problému předejít tím, že vám poskytne plán úkolů, ve kterém je uvedeno, co je třeba udělat a kdy se můžete soustředit na jednu věc najednou. To vede k lepší soustředěnosti, koncentraci a celkové kvalitě práce.
Méně stresu
Chaos v neuspořádaném seznamu úkolů může být stresující a může ve vás vyvolávat pocit, že zaostáváte a že zapomenete na něco důležitého. Tento typ stresu může vést k úzkosti, nespavosti a dokonce i k problémům s fyzickým zdravím.
Plánování produktivity pomáhá snižovat stres tím, že poskytuje jasný systém pro správu vašich úkolů. Když máte plán, budete mít větší pocit kontroly a méně úzkosti z toho, co je třeba udělat.
Můžete se také vyhnout spěchu na poslední chvíli a s ním spojenému stresu tím, že podobné úkoly seskupíte a dokončíte je najednou.
Zvýšené sebeuvědomění
Další výhodou plánování produktivity je, že vám pomůže lépe si uvědomit vaše pracovní návyky. Tento proces bude vyžadovat, abyste sledovali svůj čas, analyzovali své produktivní vzorce a vyvinuli strategie pro zlepšení své efektivity. Tímto způsobem získáte cenné poznatky o svých pracovních návycích.
Toto sebeuvědomění vám pomůže identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit. Můžete si například uvědomit, že trávíte příliš mnoho času na sociálních sítích nebo že jste produktivnější ráno než večer. Jakmile tyto vzorce identifikujete, můžete podle toho upravit svůj plán produktivity.
7 kroků k vytvoření plánu produktivity
Nyní, když znáte všechny výhody plánování produktivity, je čas naučit se, jak vytvořit svůj vlastní plán produktivity. Plánování produktivity není obtížné, ale vyžaduje určitý čas a úsilí. Postupujte podle těchto šesti kroků a vytvořte si plán produktivity, který vám bude vyhovovat.
Krok 1: Seznamte si všechny své úkoly a povinnosti
Prvním krokem je vytvoření seznamu všech vašich úkolů a povinností. Mnoho lidí dělá chybu, že si seznam úkolů uchovává v hlavě a neobtěžuje se jej zapsat nebo uspořádat, což vede k tomu, že na ně zapomínají nebo se cítí přetížení.
Je čas pracovat chytřeji a vytvořit lepší systémy. Udělejte si čas, sedněte si a sepište vše, co potřebujete udělat, nezapomeňte zahrnout jak velké, tak malé úkoly a poznamenejte si také všechny termíny a časově citlivé položky. Jakmile budete mít vše sepsané, můžete začít s organizací.
Pomocí nástroje pro správu úkolů, jako je ClickUp, můžete spravovat a sledovat všechny své úkoly na jednom místě. Nabízí několik způsobů, jak zobrazit a prohlížet své úkoly v ClickUp, například zobrazení seznamu, tabule, kalendáře a časové osy, které vám pomohou vidět vaše úkoly co nejefektivněji a nejúčinněji.
Můžete také využít šablonu denního seznamu úkolů ClickUp – jednoduchý digitální plánovač, který vám pomůže vytvořit si návyk a udržet vaše plány na správné cestě.
Krok 2: Poznamenejte si překážky a výzvy
Nyní, když máte seznam všech svých úkolů, je čas se na každý z nich podívat blíže. U každého úkolu si poznamenejte všechny potenciální překážky nebo výzvy, kterým můžete čelit. Může se jednat například o nedostatek zdrojů, náročné termíny nebo obtížné spolupracovníky. Poznamenejte si i nedostatek motivace, protože ten může výrazně ovlivnit vaši produktivitu.
Pokud si předem uděláte čas na to, abyste tyto výzvy předvídali, můžete vyvinout strategie, jak je překonat. Pokud například víte, že vás čeká náročný termín, můžete si naplánovat, že na úkolu začnete pracovat dříve. Nebo pokud víte, že vám bude chybět motivace, můžete úkol rozdělit na menší, lépe zvládnutelné kroky.
Než začnete plánovat svůj produktivní plán, musíte mít jasnou představu o tom, jak v současné době trávíte svůj čas. K tomu budete muset alespoň týden sledovat, jak trávíte svůj čas. Sledujte čas, který věnujete každé důležité činnosti, kterou během dne vykonáte, a to jak pracovní, tak osobní.
Krok 3: Sledujte svůj čas
Je také dobré sledovat čas, který trávíte činnostmi, které vás zdržují, jako je například používání sociálních médií. To vám pomůže lépe porozumět vašim produktivním vzorcům a poskytne vám přehled o tom, jak moudře využívat svůj čas.
Existuje několik různých způsobů, jak můžete sledovat svůj čas. Můžete použít jednoduchou metodu s tužkou a papírem a zapsat si čas, kdy jste začali, nebo můžete použít nástroj pro produktivitu s časovačem, který proces zjednoduší, automatizuje a zajistí jeho konzistentnost po celou dobu.
Globální časový tracker ClickUp je skvělou volbou, protože se snadno používá a ukládá přehledy o čase, který jste zaznamenali.
Krok 4: Analyzujte, kam mizí váš čas
Kolik času těmto činnostem věnujete? Existuje způsob, jak je omezit nebo zcela vyloučit ze svého dne?
Jakmile budete mít zaznamenaný čas za celý týden, je čas tyto informace analyzovat. Podívejte se, kolik času strávíte každou úlohou a jak je tento čas rozložen v průběhu dne. Získáte tak dobrý přehled o svých současných produktivních vzorcích, včetně činností a chování, které vás stojí zbytečně čas.
Měli byste také hledat jakékoli poklesy produktivity, které během dne zaznamenáte. Máte tendenci ztrácet soustředění odpoledne? Pokud ano, můžete některé úkoly, které mají být dokončeny v tomto čase, přesunout na jinou část dne?
Krok 5: Vypracujte strategii
Nyní, když již dobře rozumíte svým produktivním vzorcům, je čas začít vyvíjet strategii ke zlepšení vaší produktivity. Existuje mnoho metod, které k tomu můžete použít, proto je důležité najít tu, která vám nejlépe vyhovuje.
Pro některé může být strategií jednoduše soustředit se na jeden úkol najednou nebo vykonávat veškerou práci v určitou denní dobu. Pro jiné to zahrnuje začlenění techniky řízení času nebo nástroje pro řízení projektů.
Technika Pomodoro
Jednou z nejpopulárnějších metod řízení času je technika Pomodoro. Tato technika spočívá v tom, že se 25 minut věnujete danému úkolu a poté si dáte pětiminutovou přestávku. Po čtyřech Pomodoro sezeních si dáte delší přestávku v délce 20–30 minut. Myšlenka této techniky spočívá v tom, že díky pravidelným přestávkám můžete zůstat soustředění a vyhnout se vyhoření.
K použití této techniky budete potřebovat časovač, abyste mohli sledovat dobu práce a přestávky. Online je k dispozici mnoho časovačů Pomodoro, nebo můžete použít jednoduchý kuchyňský časovač.
Eisenhowerova matice
Eisenhowerova matice je technika produktivity, která vám pomůže stanovit priority vašich úkolů podle jejich důležitosti a naléhavosti. Tuto techniku vyvinul bývalý prezident Dwight D. Eisenhower a je také známá jako matice naléhavých a důležitých úkolů. Popularizoval ji odborník na produktivitu Stephen Covey ve své knize 7 návyků skutečně efektivních lidí a od té doby ji využívají miliony lidí.
Chcete-li tuto techniku použít, musíte nejprve identifikovat své úkoly. Jakmile to uděláte, můžete je rozdělit do jedné z následujících kategorií:
🟢 Kvadrant 1: Naléhavé a důležité (Provést)
Tyto úkoly je třeba splnit okamžitě a jsou nanejvýš důležité. Příkladem úkolů, které spadají do této kategorie, jsou dodržování termínů, řešení naléhavých situací atd.
🔵 Kvadrant 2: Důležité, ale ne urgentní (rozhodnout se)
Jedná se o důležité úkoly, které však není nutné dokončit okamžitě. Na tyto typy úkolů byste se měli zaměřit, protože vám mohou pomoci vyhnout se krizím v budoucnosti. Příklady úkolů, které spadají do této kategorie, jsou plánování, vytváření strategií atd.
🟡 Kvadrant 3: Naléhavé, ale nedůležité (Delegovat)
Jedná se o úkoly, které je třeba dokončit okamžitě, ale nejsou důležité. Obvykle se jedná o rozptýlení, která mohou počkat a neměla by vám zabírat příliš času. Příkladem úkolů, které spadají do této kategorie, je kontrola e-mailů, přijímání telefonních hovorů atd.
🔴 Kvadrant 4: Není urgentní a není důležité (Smazat)
Jedná se o úkoly, které nejsou naléhavé ani důležité. Tyto úkoly lze obecně zcela vyřadit ze seznamu úkolů. Příkladem úkolů, které spadají do této kategorie, je procházení internetu, sledování televize atd.
Metoda Ivy Lee
Metoda Ivy Lee je technika produktivity, kterou na počátku 20. století vyvinul odborník na efektivitu Ivy Lee. Jedná se o velmi jednoduchou, ale účinnou techniku, která spočívá v zápisu šesti nejdůležitějších úkolů dne a následném soustředění se na jeden úkol po druhém, dokud není dokončen.
Chcete-li tuto techniku použít, stačí si před spaním zapsat šest nejdůležitějších úkolů na následující den. Po probuzení se pak pusťte do prvního úkolu a nepokračujte dalším, dokud první úkol nedokončíte.
Může se to zdát jako jednoduchá technika, ale ve skutečnosti je velmi účinná a pomůže vám soustředit se a dokončit úkoly. Tuto metodu můžete vyzkoušet v ClickUp; použijte šablonu Get Things Done Template od ClickUp, která vám poskytne rámec, od kterého můžete začít, a přizpůsobte ji tak, aby vyhovovala vašemu stylu práce a osobním preferencím.
Krok 6: Experimentujte a podle potřeby upravujte
Bez ohledu na to, jakou techniku vyzkoušíte, je důležité experimentovat a podle potřeby ji upravovat, dokud nenajdete tu, která vám nejlépe vyhovuje. Pravděpodobně si hned nevyberete tu správnou strategii, proto je důležité být trpělivý a zkoušet nové věci, dokud nenajdete plán produktivity, který vám nejlépe vyhovuje.
Buďte trpěliví, vytrvalí a experimentujte, dokud nenajdete strategii, která zvýší vaši efektivitu a přinese do vašeho života větší rovnováhu.
Krok 7: Používejte nástroje pro správu projektů, abyste měli své úkoly vždy přehledně uspořádané a na očích.
Naštěstí dnes můžeme k zlepšení naší produktivity využít nástroje pro správu projektů. Jedním z nejlepších nástrojů pro produktivitu je ClickUp. ClickUp vám pomůže se všemi šesti předchozími kroky, od organizace seznamu úkolů až po sledování času.
Nástroje pro správu projektů jsou nezbytné pro sledování vašich úkolů a zajištění toho, že máte vše pod kontrolou. Pomocí nástroje jako ClickUp můžete zajistit, že vaše úkoly budou vždy viditelné a organizované, což vám usnadní udržet si produktivitu. Nyní, když víte , jak být produktivnější, je čas vaše znalosti uplatnit v praxi.
Například v ClickUp můžete vytvořit matici produktivity 2×2, která vám pomůže stanovit priority a organizovat úkoly. Pokud tedy máte potíže s vytvořením nebo dodržováním plánu produktivity, zvažte využití nástrojů produktivity ClickUp, které vám pomohou.
Vytvořte si plán produktivity ještě dnes
Vytvoření plánu produktivity je skvělý způsob, jak zvýšit svou efektivitu a stihnout více za méně času. Pokud si uděláte čas na vypracování plánu produktivity, můžete zvýšit svou koncentraci, snížit úroveň stresu a lépe poznat sám sebe jako pracovníka.
Najít systém seznamu úkolů, který vám vyhovuje, může nějakou dobu trvat a vyžadovat experimentování, ale jakmile najdete a začnete používat techniku produktivity, která vám nejlépe vyhovuje, budete se cítit lépe připraveni, vyrovnanější a budete mít větší kontrolu nad svými dny.
A s pomocí správných nástrojů pro správu úkolů a softwaru pro seznamy úkolů, jako je ClickUp, získáte přístup k bezplatným šablonám, které vám pomohou začít a zvýšit produktivitu, stejně jako ke stovkám přizpůsobitelných funkcí, díky nimž můžete platformu nakonfigurovat tak, aby co nejlépe podporovala váš pracovní postup. Nástroje jako ClickUp vám mohou pomoci vytvořit efektivní plány produktivity, spravovat denní úkoly a zlepšit operační plánování – a to není vše.
Nevzdávejte to, zkoušejte nové věci a nakonec najdete plán produktivity, který vám bude nejlépe vyhovovat.
Hostující autor:
Dave Lavinsky je prezidentem a spoluzakladatelem společnosti Growthink. Za posledních 20 let pomohla společnost Growthink více než 500 000 podnikatelům a majitelům firem založit, rozvíjet a prodat jejich společnosti díky našim šablonám obchodních plánů a poradenským službám.