Rozptýlení a přerušení jsou pro každého pracovníka, který chce být produktivní, noční můrou – alespoň to tvrdí statistiky.
Průměrný zaměstnanec je přerušován každých 11 minut. To je velká škoda, protože většina lidí dosahuje maximální produktivity pouze 2 hodiny a 53 minut denně. Představte si, jak to ovlivňuje množství a kvalitu vaší práce. 🤔
A teď odhalení: Můžete zastavit neustálé přerušování práce a znovu získat svou produktivitu pomocí metody, která sladí vaše úkoly, maximalizuje efektivitu a sníží stres. Mluvíme o seskupování úkolů, které vyžaduje vykonávání podobných úkolů najednou. Je známo, že ukončuje bezmyšlenkové multitasking a vrací logiku do vašich denních plánů.
Ale v čem spočívá tajemství její účinnosti? Pojďme to zjistit!
Co je to hromadění úkolů?
Seskupování úkolů je metoda organizace práce, při které se podobné úkoly seskupují, aby se mohly vyřídit najednou. Tento přístup může výrazně zvýšit vaši produktivitu tím, že sníží čas strávený přepínáním mezi úkoly, tj. přepínáním mezi nesouvisejícími nebo odlišnými úkoly v průběhu dne.
Dopad seskupování úkolů je patrnější při řešení různých povinností, jako je komunikace s klienty, týmové schůzky, administrativní úkoly a brainstormingové sezení . Seskupování úkolů se v takových případech stává zdrojem úlevy, protože máte soustředěný pracovní tok namísto roztříštěného.
Jak funguje sdružování úkolů
Představte si manažera obsahového marketingu, který potřebuje:
- Vyhledávejte trendy témata
- Psát články do blogu
- Vytvářejte příspěvky na sociálních sítích
- Odpovídání na e-maily
- Účastněte se strategických schůzek
Pokud během dne přepínají mezi těmito úkoly, jejich mozek se musí neustále přizpůsobovat, což vede k neefektivitě. Místo toho mohou použít seskupování úkolů takto:
- Ráno (9:00 – 11:00): Tvorba obsahu Pište články do blogu a připravujte obsah pro sociální sítě.
- Pište články do blogu a navrhujte obsah pro sociální média
- Poledne (11:30 – 12:30): Komunikace Odpovídejte na e-maily a zprávy.
- Odpovídejte na e-maily a zprávy
- Odpoledne (14:00 – 15:30): Výzkum a plánování Prozkoumejte trendy v oboru, analyzujte konkurenci a naplánujte strategii obsahu.
- Prozkoumejte trendy v oboru, analyzujte konkurenci a naplánujte strategii obsahu.
- Pozdní odpoledne (16:00 – 17:00): Schůzky a spolupráce Účastněte se týmových schůzek, procházejte zpětnou vazbu a slaďte se se zainteresovanými stranami.
- Účastněte se týmových schůzek, prověřujte zpětnou vazbu a slaďte se se zainteresovanými stranami.
- Pište články do blogu a navrhujte obsah pro sociální média
- Odpovídejte na e-maily a zprávy
- Prozkoumejte trendy v oboru, analyzujte konkurenci a naplánujte strategii obsahu.
- Účastněte se týmových schůzek, prověřujte zpětnou vazbu a slaďte se se zainteresovanými stranami.
Seskupením podobných úkolů marketingový manažer minimalizuje mentální přepínání a dostává se do stavu flow, díky čemuž je produktivnější.
Pokud nyní hledáte paralely mezi seskupováním úkolů a blokováním času, jste na správné cestě. Nuance mezi těmito dvěma technikami time managementu se však projeví až při zvážení konkrétních příkladů a praktických aplikací.
Seskupování úkolů vs. časové blokování
Seskupování úkolů a blokování času jsou rozumné způsoby, jak zvýšit produktivitu, ale mají odlišné funkce, pokud jde o záměr:
- Seskupování úkolů: Tato technika vyžaduje, aby byly související úkoly seskupeny a dokončeny najednou. Cílem je omezit rozptýlení a udržet jednotnou linii myšlení, aby se zvýšila produktivita.
- Blokování času: Tento přístup spočívá v přidělení konkrétních časových úseků vašeho dne určitým úkolům nebo typům práce. Cílem je zajistit, aby práce s vysokou prioritou měla ve vašem rozvrhu vždy své místo.
| Funkce | Seskupování úkolů | Časové blokování |
| Definice | Seskupte podobné úkoly a dokončete je v jedné relaci. | Vyhraďte si ve svém rozvrhu konkrétní časové úseky pro různé typy úkolů. |
| Cíl | Snižte přepínání mezi úkoly tím, že související úkoly vyřídíte najednou. | Strukturování dne s vyhrazenými časovými úseky pro různé úkoly |
| Soustřeďte se | Podobnost úkolů (např. odpověď na všechny e-maily najednou) | Time management (např. naplánování času od 14:00 do 15:00 na soustředěnou práci) |
| Flexibilita | Větší flexibilita; úkoly lze dokončit kdykoli v rámci dané skupiny | Více strukturované; úkoly musí být splněny v přidělených časových intervalech. |
| Příklad | Marketingový pracovník seskupuje úkoly související s tvorbou obsahu (psaní blogů, příspěvků na sociálních sítích a newsletterů) do jedné relace. | Marketingový pracovník si vyhradí čas od 9:00 do 10:30 na psaní, od 10:30 do 11:00 na schůzky a od 11:00 do 12:00 na odpovídání na e-maily. |
| Nejvhodnější pro | Efektivní zpracování opakujících se nebo podobných úkolů | Strukturování celého pracovního dne nebo týdne pro lepší time management |
Obě techniky lze použít společně pro vyvážené plánování a hlubokou práci. Můžete nejprve seskupit podobné úkoly a poté si v rozvrhu vyhradit čas na jejich vyřešení. Tímto způsobem optimalizujete soustředění a zajistíte, že nebudou opomenuty důležité úkoly.
💡 Tip pro profesionály: ClickUp nabízí nástroje pro implementaci obou strategií produktivity do vašeho pracovního postupu. Ať už chcete podobné úkoly označit barevnými kódy a seskupit je, nebo vytvořit časový blok pro konkrétní úkoly, s touto komplexní aplikací pro produktivitu můžete spustit více časovačů současně a lépe sledovat svůj den!
Výhody hromadného zpracování úkolů
Pokud nejste příliš nadšení z hromadného zpracování úkolů, tyto čtyři výhody vás donutí si to rozmyslet. 😏
1. Větší soustředění
Jednou z nejviditelnějších výhod hromadění úkolů je postupné zlepšování kognitivních schopností. Čím více tuto metodu používáte, tím lépe se váš mozek naučí vypínat vnější rušivé vlivy a soustředit se na jeden úkol.
Podle zesnulého neurovědce Clifforda Nasse je lidský mozek naprogramován tak, aby odolával lákavému volání multitaskingu. Pokud cítíte, že vaše koncentrace a kreativita slábnou, přijměte sílu single-taskingu s otevřenou náručí. 🤗
2. Lepší time management
Efektivní správa času může být často náročná, zejména pokud často přepínáte mezi různými úkoly. S hromaděním úkolů však bude správa vašeho rozvrhu mnohem snazší. Seskupení souvisejících úkolů snižuje čas ztracený přepínáním mezi úkoly. ⏰
Seskupování úkolů vám poskytne jasnou strukturu dne, takže už nikdy nebudete přemýšlet, co dělat dál – budete mít stanovený plán a budete se ho držet.
Díky lepšímu time managementu získáte čas, který můžete věnovat inovativnějším úkolům nebo dokonce odpočinku.
3. Méně prokrastinace a nerozhodnosti
Prokrastinace, tichý sabotér produktivity, vzkvétá ve stínu nerozhodnosti a zmeškaných termínů.
Seskupením úkolů do dávek zefektivníte svou rutinu a minimalizujete nápor rozhodování. To je požehnáním pro řízení velkých projektů, kde se manažeři často cítí vyčerpaní kvůli únavě z rozhodování.
4. Snížení stresu
Seskupování úkolů zkrotí chaos moderní práce a pomůže těm, kteří mají problémy se stresem a energií. Pokud vás práce fyzicky a psychicky vyčerpává, najdete úlevu ve strukturované harmonii této metody. 😌
Navíc přeměna zdrcujícího seznamu úkolů na zvládnutelné skupiny úkolů posílí vaši sebedůvěru. Radost z dokončení úkolů se stane přirozenou motivací, která vám pomůže dodržovat harmonogram a zlepší vaše celkové pracovní zkušenosti.
Přečtěte si také: Jak přidělovat úkoly členům týmu
Jak seskupovat úkoly: 5 kroků k vytvoření soustředěného pracovního postupu
Nyní, když jste se seznámili s podstatou hromadění úkolů a jasně rozumíte jeho pozoruhodným výhodám, je dalším krokem jeho praktické využití.
Sestavili jsme pět standardních kroků, které jsou součástí procesu seskupování úkolů – také vám ukážeme, jak každý krok implementovat pomocí ClickUp.
Krok 1: Vytvořte si komplexní seznam úkolů
Díky seskupování úkolů můžete vytvořit flexibilní plán, který pokryje vše od náročných úkolů s vysokou důležitostí až po každodenní úkoly s nízkou hodnotou. Ale je tu jeden háček – nejprve si musíte vytvořit seznam úkolů. ✅
Zapište si tedy všechny úkoly na svůj seznam a ujistěte se, že vám neuniknou ani ty menší.
ClickUp Tasks jsou k dispozici v každém plánu ClickUp, aby vám to usnadnily. Zde je návod, jak vytvořit hlavní seznam úkolů na platformě:
- Přejděte do postranního panelu ve svém pracovním prostoru ClickUp a najeďte kurzorem na prostor nebo složku, kde chcete vytvořit svůj seznam.
- Klikněte na ikonu plus
- Z možností vyberte Seznam.
- Pojmenujte svůj seznam
- Klikněte na Vytvořit seznam
A právě takhle máte připravený nový seznam úkolů!
Nejrychlejší způsob, jak vytvořit skvělý seznam, je použít šablonu denního seznamu úkolů ClickUp. Je navržena tak, aby byla co nejjednodušší, a vybaví vás všemi nástroji potřebnými k rychlému identifikování úkolů, které máte před sebou. Ve spojení s integrovanými funkcemi a oznámeními vám neunikne ani jediný detail. 🎼
Krok 2: Roztřiďte a seřaďte související úkoly
Po vytvoření seznamu úkolů je čas ponořit se do jádra hromadění úkolů tím, že své úkoly roztřídíte a seřadíte. 🫀
Prvním krokem je seskupení podobných úkolů. Může se jednat o jednoduché nebo složité úkoly, které:
- Vyžadujte stejné zdroje
- Jsou součástí stejného projektu
- Máte podobný proces dodání nebo povahu
Například seskupte všechny úkoly související s e-maily, abyste se vyhnuli neustálým přerušením, nebo roztřiďte úkoly související s brainstormingem a seskupte je do jedné dávky. Můžete je také efektivně uspořádat do seznamů.
Seskupování úkolů funguje lépe, když můžete své skupiny úkolů prohlížet na jednom místě. Zobrazení seznamu v ClickUp je šikovný nástroj pro sledování seskupených úkolů. Umožňuje vám seřadit seznam podle:
- Datum zahájení: Připravte se na nadcházející úkoly
- Termín splnění: Mějte termíny splnění na očích
- Odhady času: Posuzujte úkoly podle jejich náročnosti.
- Zaznamenaný čas: Identifikujte úkoly, které zabírají nejvíce času
- Příjemci: Seřadit podle počtu nebo jména příjemců
- Vlastní pole: Vytvořte si vlastní pole pro hodnoty, rozpočty, kontaktní čísla a další údaje.
V této fázi můžete také identifikovat opakující se úkoly, které lze automatizovat pomocí ClickUp Automations.
Krok 3: Stanovte priority úkolů
Úkoly můžete seskupovat podle priority nebo podle denní doby, kdy jste nejproduktivnější.
Řešení? Čtyři barevně odlišené značky v rámci ClickUp Task Priorities — to je vše, co potřebujete, abyste bez námahy sdělili sobě nebo svému týmu naléhavost a důležitost úkolů. Seskupujte své úkoly na základě následujících značek:
- Naléhavé: Identifikujte úkoly s vysokou hodnotou, které jsou pro vaši práci nebo projekt nejdůležitější. Jedná se o úkoly s nejvyšší prioritou, které vyžadují vaši okamžitou pozornost 🔴.
- Vysoká: Zvažte úkoly, které sice nejsou urgentní, ale jsou důležité pro vaše dlouhodobé cíle, a proto by měly být splněny co nejdříve 🟡
- Normální: Vyhraďte si v pracovním dni čas na další úkoly s normální prioritou, ale neřešte je okamžitě. Udělejte to, až budete mít čas 🔵
- Nízká: Úkoly s nízkou hodnotou nejsou ani naléhavé, ani zvlášť důležité a lze je vyřídit ve volném čase nebo delegovat ⚪
Převezměte kontrolu tím, že umístíte úkoly s vysokou prioritou do své lišty úkolů, aby byly vždy po ruce, když je potřebujete.
Krok 4: Vyhraďte si čas
Často je po stanovení priorit důležité vyhradit si v kalendáři konkrétní časy na vyřízení několika skupin úkolů za týden nebo měsíc a přiřadit jim realistické termíny, abyste se vyhnuli zmeškání termínů. Ano, vracíme se k časovému blokování a ano, ClickUp vám v tom může pomoci.
Využijte výběr bezplatných šablon pro správu úkolů a časové blokování na platformě pro denní, týdenní a měsíční plánování.
Například šablona ClickUp 24 Hours Schedule Template je skvělá pro denní blokování času. Tato šablona vám pomůže:
- Optimalizujte využití svého času a zvyšte produktivitu
- Zůstaňte soustředění a organizovaní díky jasnému dennímu rozvrhu
- Vytvořte si vyváženou pracovní zátěž po celý den.
Chcete-li začít s časovým blokováním v ClickUp, přidejte k úkolům čas zahájení a termín dokončení až do poslední minuty. To znamená, že můžete tyto úkoly přesunout do zobrazení kalendáře a sledovat, jak se objevují na domovské obrazovce a v oznámeních.
Chcete zahájit úkol v určitý den a v určitou hodinu? Nic jednoduššího! Stačí to zadat jako běžný chat – pondělí v 17:00.
Pokud je vaše práce velmi časově náročná, doporučujeme použít šablonu ClickUp Deadlines Template k organizaci, stanovení priorit a vizualizaci termínů s větší kontrolou.
Krok 5: Sledujte podobné úkoly
Již jsme zmínili zobrazení kalendáře, ale to je jen jeden ze způsobů, jak sledovat své úkoly. V ClickUp můžete využít i další zobrazení, jako například:
- Ganttův diagram: Představte si ho jako mapu projektu. Můžete plánovat, spravovat zdroje a identifikovat milníky a překážky.
- Zobrazení časové osy: Představte si to jako časovou osu svých úkolů s přehledným rozvržením pro seskupování podobných úkolů.
Máte složité pracovní postupy? Nastavení závislostí úkolů v ClickUp zajistí, že větší i menší úkoly budou provedeny ve správném pořadí.
Na konci každého dávkování si udělejte čas na kontrolu sledované práce. To vám umožní posoudit vaši efektivitu a provést nezbytné úpravy pro budoucí dávkování.
Přečtěte si také: Jak spravovat osobní úkoly a zvýšit svou produktivitu
Kdy není hromadění úkolů ideální?
Seskupování úkolů nemusí fungovat dobře v následujících situacích:
- Když jsou úkoly časově náročné: Naléhavé úkoly (např. reakce na mimořádné situace u klientů) nemohou čekat na hromadné zpracování.
- Pokud práce vyžaduje časté přepínání kontextu: Některé role (např. zákaznická podpora) vyžadují během dne reagovat na více typů dotazů.
- Pro vysoce kreativní nebo nestrukturovanou práci: Pokud inspirace přichází nepředvídatelně (např. u spisovatelů nebo designérů), může se hromadění úkolů jevit jako omezující.
- Pokud je nutná spolupráce v reálném čase: Některé úkoly vyžadují neustálou komunikaci s členy týmu, což ztěžuje jejich samostatné seskupování.
- Když se energie neshoduje: Pokud je hromadné zpracování náročných úkolů naplánováno na dobu, kdy máte málo energie, může to vést ke snížení efektivity.
12 tipů pro efektivní rutinu hromadného zpracování úkolů
Při správě úkolů je klíčová důslednost. I když to zpočátku může být náročné, držte se rutiny a brzy se to stane vaší druhou přirozeností. Zde je několik tipů, jak co nejlépe využít hromadění úkolů:
- Určete konkrétní časy pro hromadné zpracování úkolů: Hromadné zpracování úkolů samo o sobě vyžaduje intenzivní plánování. Stanovením časů pro vytvoření rutiny zabráníte prokrastinaci.
- Začněte v malém a budujte konzistenci: Začněte s jedním nebo dvěma balíčky úkolů denně, než se plně zavážete ke strukturované rutině.
- Slaďte úkoly s úrovní energie: Naplánujte si náročné nebo kreativní úkoly na dobu, kdy máte nejvíce energie, a opakující se úkoly na období s nízkou energií.
- Seskupte podobné úkoly: Určete úkoly, které vyžadují stejný typ uvažování nebo pracovní postup (např. odpovídání na e-maily, psaní zpráv, plánování schůzek).
- Upřednostňujte úkoly s velkým dopadem: Zaměřte se na sdružování úkolů, které vyžadují hodně času nebo duševní energie, abyste maximalizovali efektivitu.
- Stanovte časové limity pro každou dávku: Vyhněte se přetížení jedné dávky; použijte časové omezení (např. 60–90 minut), abyste se mohli soustředit.
- Omezte rušivé vlivy: Minimalizujte přerušení a rušivé vlivy během hromadného zpracování úkolů. Vypněte zbytečná oznámení a vytvořte si pracovní prostředí, ve kterém vás nic nebude rozptylovat.
- Dělejte si přestávky: Mezi jednotlivými dávkami úkolů si udělejte krátké přestávky. Pomůže vám to znovu se soustředit a zabráníte tak vyhoření.
- Používejte připomenutí: Odhadněte čas potřebný na splnění dané skupiny úkolů a nastavte si připomenutí a termíny, abyste zůstali v tempu.
- Reflektujte a přizpůsobujte se: Pravidelně vyhodnocujte svůj postup při hromadění úkolů. Pokud některé úkoly nebo časy nefungují dobře, buďte otevřeni přizpůsobení a vylepšení svého přístupu.
- Zůstaňte flexibilní: Pokud se objeví něco naléhavého, přeplánujte své dávky místo toho, abyste tuto praxi opustili.
- Používejte nástroj pro správu úkolů: Organizujte úkoly v aplikacích, jako je ClickUp, abyste mohli efektivně sledovat jejich hromadné zpracování.
Seskupujte úkoly pomocí ClickUp
Život je příliš krátký na to, abyste ztráceli čas neefektivními procesy a pracovními postupy. Díky hromadnému zpracování úkolů a podobným trikům pro zvýšení produktivity můžete za svůj čas stihnout více. Bezplatné nástroje pro správu úkolů, jako je ClickUp, vám ulehčí každodenní práci.
Navíc jsou v ClickUp všechny úkoly kontextově propojeny s příslušnými dokumenty, chaty a tabulemi. Díky správě úkolů, komunikaci a dokumentaci na jedné integrované platformě poháněné umělou inteligencí se již nemusíte bát, že budete při práci muset přepínat mezi desítkami obrazovek.
ClickUp je aplikace pro práci, která vám pomůže zvládnout vše. Koneckonců, čas je to nejcennější, co máte. Neztrácejte ho – sdružujte úkoly! ✊