Pro některé týmy není problémem fáze realizace, ale fáze plánování, která může být opravdu oříškem. Přemýšlení o úkolech a rozhodování, které z nich splnit, je často nejúnavnějším krokem jakéhokoli úsilí, ať už osobního nebo profesního.
Naštěstí existuje správné řešení vašich problémů s plánováním: šablony Getting Things Done (GTD)! Použijte je, aby se vám správa úkolů stala hračkou a vy jste se mohli soustředit na to, na čem nakonec záleží – na akci.
Abychom vám pomohli najít nejvhodnější nástroj pro plánování úkolů, vytvořili jsme seznam 10 nejlepších bezplatných šablon GTD. Prozkoumáme jejich možnosti a ukážeme vám, jak je co nejlépe využít.
Co je šablona GTD?
Getting Things Done (GTD) je metodika řízení úkolů vyvinutá Davidem Allenem, renomovaným odborníkem na produktivitu. Účelem GTD je pomoci lidem překonat úzkost související s úkoly a dosáhnout svých cílů prostřednictvím pěti jednoduchých kroků:
- Zaznamenávání úkolů na jednom místě
- Objasnění a rozhodnutí, zda je úkol proveditelný nebo zda jej lze odložit
- Organizace do kategorií
- Reflexe, revize a aktualizace
- Zapojení a dokončení
Nedílnou součástí systému GTD je „nástroj pro sběr“, tj. šablona, která vše spojuje dohromady. Šablony GTD jsou předem připravené rámce, které vám umožňují shromažďovat, organizovat a upřednostňovat úkoly a zároveň sledovat průběh každého kroku.
S šablonami GTD můžete plánovat a pracovat efektivněji. S jasným plánem před sebou je těžší přehlédnout důležité úkoly nebo termíny. Když víte, co musíte udělat, můžete se soustředit na dosažení nejlepších výsledků, ať už jde o osobní nebo profesní růst. ?
Co dělá šablonu GTD dobrou?
Správná šablona pro dokončování úkolů má následující vlastnosti:
- Funkce: Podporuje celý proces GTD – od zaznamenávání úkolů až po sledování pokroku.
- Jednoduchost: Má přehledné a čisté rozvržení a je snadno použitelná pro týdenní revizi.
- Flexibilita: Umožňuje vám šablonu přizpůsobit různým scénářům.
- Přístupnost: Poskytuje přístup na více zařízeních, což vám umožňuje provádět úpravy i na cestách.
- Integrace: Hladce se propojuje s dalšími nástroji pro zvýšení produktivity, které používáte.
10 nejlepších šablon GTD pro osobní produktivitu
Nestrávte více času přemýšlením o úkolech než jejich prováděním. Využijte jednu z těchto 10 skvělých šablon GTD a ušetřete si starosti!
Ať už jste zkušeným uživatelem GTD nebo tuto metodu teprve začínáte používat, tyto šablony vám vnesou jasnost a kontrolu do vašeho každodenního pracovního postupu. Navíc jsou zdarma!
1. Šablona ClickUp Getting Things Done
Kdyby byly šablony budovami, tato šablona ClickUp Getting Things Done by byla mrakodrapem! Obsahuje mnoho úrovní funkcí a přizpůsobitelných prvků, které vám umožní spravovat všechny projekty a úkoly, které vám život přinese. ?
Zpočátku se to může zdát složité, ale šablona obsahuje návod, který vám usnadní orientaci. Totéž platí pro většinu ostatních šablon v tomto seznamu!
Jako šablona na úrovni složky obsahuje řadu seznamů a zobrazení. Začněte tím, že zaznamenáte a popíšete všechny své úkoly v seznamu Doručená pošta. Poté můžete odhadnout jejich trvání, ohodnotit je na stupnici od jedné do pěti podle požadované úrovně úsilí a rozhodnout, zda jsou proveditelné, jak doporučuje Allen, tvůrce metody GTD.
Dalším krokem je rozdělení úkolů do příslušných kategorií. Můžete jim přiřadit kontext pomocí značek, jako je práce, domov nebo vlastní kategorie. Můžete je také třídit do jiných seznamů, mezi které patří:
- Naplánováno: Obsahuje kalendářové zobrazení úkolů s časovým rozvrhem.
- Seznam projektů: Pomáhá vám rozdělit projekty a stanovit jejich priority, tj. složité úkoly.
- Reference: Týká se materiálů, které by mohly být užitečné pro budoucí úkoly.
Šablona obsahuje čtyři automatizační možnosti, které vám ušetří čas, například přesun úkolů ze složky Doručená pošta do složky Naplánované, jakmile se změní jejich termín splnění. A to nejlepší – vždy je můžete přizpůsobit tak, aby vyhovovaly vašemu preferovanému GTD workflow!
2. Šablona tabule ClickUp Getting Things Done
Šablona Getting Things Done Board od ClickUp vám usnadní každodenní povinnosti tím, že je prezentuje jednoduchým a poutavým způsobem.
Jedná se o šablonu na úrovni seznamu, která je vhodná pro začátečníky a nabízí dva režimy zobrazení, tj. pohledy. První z nich je Kanban tabule, která zobrazuje úkoly jako karty. Díky obrázkům a barevným značkám dodává osvěžující nádech jinak všednímu procesu. ?
Druhý pohled obsahuje stejné informace, ale je uspořádán v tradičním formátu seznamu úkolů.
Používání šablony je bezproblémový zážitek, který zvyšuje produktivitu. Ať už v zobrazení Seznam nebo Tabule, přidejte nové úkoly a uveďte o nich relevantní informace, jako například:
- Odhady času
- Kategorie tagů pro různé oblasti života, jako je práce, domácnost a fitness
- Kontextové značky, jako například osobní, počítač, hovor a papírování
- Energetické třídy
- Štítky priorit
Ve výchozím nastavení jsou úkoly seskupeny podle stavu. Chcete-li aktualizovat stav úkolu, přetáhněte jej do určeného pole skupiny. Můžete také přizpůsobit kritéria seskupování a řazení, stejně jako jakékoli jiné prvky šablony.
3. Šablona ClickUp Getting Things Done Framework
Ať už jste GTD veterán nebo nováček, tato šablona ClickUp Getting Things Done Framework je vaší první třídou do města produktivity! ?
Nabízí řadu funkcí, ale přesto je snadno a intuitivně použitelná. Jedná se o šablonu na úrovni složky se čtyřmi seznamy:
- Nápady: Místo, kde můžete ukládat potenciální a opuštěné úkoly a zanechat odkazy pro pozdější použití.
- Úkoly: Seznam úkolů s definovanými úrovněmi naléhavosti a závislostmi
- Kalendář: Seznam naplánovaných úkolů a interaktivní zobrazení aktivit v kalendáři.
- Projekty: Seznam nadcházejících úkolů s více kroky
Na úrovni složky najdete hlavní zobrazení seznamu úkolů, které obsahuje všechny úkoly z předchozího týdne a další, bez ohledu na to, ke kterému seznamu patří.
Šablona také obsahuje GTD vývojový diagram v zobrazení Whiteboard. Tento praktický diagram vám pomůže pochopit celý proces GTD, jak probíhá v ClickUp. Obsahuje řadu akcí a otázek, které si můžete položit, abyste se rozhodli, co dělat s každým úkolem, který se vám naskytne. Neváhejte jej přizpůsobit tak, aby vyhovoval vašemu konkrétnímu pracovnímu postupu.
4. Šablona ClickUp pro jednoduchou správu úkolů
Někdy je nejjednodušší řešení tím nejúčinnějším. Šablona ClickUp Simple Task Management Template ztělesňuje tuto filozofii svým minimalistickým designem a robustními funkcemi.
Můžete si vybrat mezi dvěma zobrazeními obsahujícími stejné informace – Seznam nebo Tabule. Pokud jste zvyklí na tabulky, možná vám bude praktičtější zobrazení Seznam, zatímco vizuální typy obvykle preferují zobrazení Tabule.
Ať už jste kdokoli, použijte šablonu k shromáždění všech svých úkolů a souvisejících informací. Přiřazujte úkoly, stanovujte termíny a určujte priority pomocí označení naléhavosti.
Díky jednoduchosti této šablony ji můžete také libovolně přizpůsobovat. Vytvářejte nové seznamy nebo zobrazení a přizpůsobujte šablonu různým kontextům. Můžete například brainstormovat pomocí Mind Map nebo Whiteboard View nebo dokonce vkládat soubory Google Docs a upravovat je přímo v platformě.
5. Šablona ClickUp Work To Do
Ačkoli tato šablona Work To Do od ClickUp zcela neodpovídá metodice GTD, může vám přesto pomoci zvýšit produktivitu. Nabízí dynamický a přizpůsobitelný systém správy úkolů, který vyhovuje jakémukoli týmu nebo podniku.
Tato šablona na úrovni seznamu obsahuje tři zobrazení:
- Seznam úkolů
- Týdenní kalendář
- Měsíční kalendář
V zobrazení seznamu najdete komplexní seznam všech aktivit. Jsou uspořádány do skupin Denní, Týdenní a Měsíční, které označují přidělený časový rámec pro dokončení. V polích vpravo můžete uvést další informace, jako je stav, termín splnění a priorita. V poli typu úkolu uveďte oddělení odpovědné za úkol, například Marketing nebo IT.
V kalendářovém zobrazení můžete úkoly přetahovat a plánovat nebo přeplánovat jejich termíny. Pokud již používáte oblíbenou kalendářovou aplikaci, můžete ji synchronizovat a zefektivnit tak svůj pracovní postup. ?️
Ačkoli je tato šablona zaměřena na podnikání, můžete ji snadno přizpůsobit pro osobní použití. Stačí nahradit kategorie typů úkolů svými vlastními a můžete začít!
6. Šablona seznamu úkolů v kalendáři ClickUp
Šablona ClickUp Calendar To Do List hladce kombinuje organizaci úkolů a správu času. Je to nepostradatelný nástroj GTD pro každého, kdo bojuje s termíny a touží optimalizovat své plánování. ⏰
Jak můžete vidět v zobrazení Seznam plánů, šablona je navržena s ohledem na manažery, aby mohli organizovat práci svých zaměstnanců. Šablonu však můžete přizpůsobit pro osobní použití tím, že nahradíte jména aktivitami a provedete několik dalších úprav.
Kromě tradičních zobrazení Seznam a Kalendář obsahuje šablona také zobrazení Formulář žádosti o schůzku. Přizpůsobte si jej a pošlete ostatním, ať už kolegům nebo přátelům. ClickUp automaticky vytvoří úkol na základě zadaných informací, čímž ušetříte čas a námahu.
Pokud plánujete šablonu používat pro práci, oceníte, že obsahuje integrované sledování času. Tuto možnost najdete kliknutím na úkol a otevřením panelu úkolů. V panelu můžete také přidávat závislosti, podúkoly a komentáře.
7. Šablona ClickUp pro denní úkoly
Dalším nástrojem, který můžete použít ke sledování každodenních povinností, je šablona ClickUp Daily Things To Do Template. Je sice jednoduchá, ale svou práci plní velmi dobře. Pomůže vám udržet přehled o každodenních úkolech a zajistí, že vám nic neunikne.
Pokud jste dosud nepoužívali žádný nástroj pro správu úkolů, tato šablona je skvělým místem, kde začít.
Jedná se o šablonu na úrovni úkolů, která odhalí všechny své funkce, jakmile otevřete panel úkolů. Obsahuje tři kategorie kontrolních seznamů – Osobní, Práce a Škola. Jako obvykle je můžete přizpůsobit stejně jako téměř všechny ostatní prvky.
Šablonu použijte tak, že všechny úkoly zařadíte do příslušných kategorií kontrolního seznamu. Vyhodnoťte denní pracovní zátěž výběrem úrovně obtížnosti z rozevíracího menu nebo přidejte soubory a komentáře s dalšími informacemi. Můžete také sledovat čas, abyste získali přehled o tom, kolik úsilí určité úkoly vyžadují. Máte nějaké nápady k určitému tématu? Zaznamenejte je do komentářů. ?
Jakmile úkoly dokončíte, zaškrtněte příslušná políčka. Ukazatel postupu se automaticky aktualizuje na základě počtu denně dokončených úkolů. Všechny změny můžete zkontrolovat v protokolu na pravé straně kontrolního seznamu.
8. Šablona denního akčního plánu ClickUp
Chystáte se na důležitou událost? Použijte šablonu denního akčního plánu ClickUp k organizaci a správě všech úkolů s ní souvisejících. Jedná se o univerzální nástroj pro řízení projektů, který vám pomůže přehledně sledovat všechny vaše podniky.
Tato šablona na úrovni seznamu obsahuje tři přizpůsobené zobrazení:
- Akční kroky: Seznam obsahující všechny kroky projektu a doprovodné informace, jako je přidělené oddělení, termíny, priority a složitost.
- Cíle: Přehled úkolů a podúkolů uspořádaných podle oddělení
- Časová osa: Horizontální zobrazení časové osy, které zobrazuje posloupnost akcí pro každé oddělení, definovanou podle termínů, závislostí a dalších informací ze zobrazení seznamu.
Díky flexibilitě ClickUp můžete šablonu přizpůsobit všem druhům událostí a projektů.
9. Šablona seznamu úkolů v Excelu od Vertex42
Pokud je Excel vaší zbraní volby, oceníte tuto šablonu seznamu úkolů pro Excel od Vertex42. Umožní vám shromažďovat, vyhodnocovat a sledovat průběh každodenních úkolů ve stylu tabulky!
Začněte tím, že do prvního sloupce zapíšete všechny své úkoly nebo projekty. V následujících sloupcích můžete nastavit termíny splnění, aktualizovat stav, označit prioritu a přidat poznámky. Úkoly můžete také hodnotit podle modelu PICK:
- Možné: Snadné, nízká hodnota
- Implementace: Snadné, vysoká hodnota
- Výzva: Těžká, vysoká hodnota
- Zrušit: Těžké, nízká hodnota
Na kartě Seznam můžete přizpůsobit rozbalovací kategorie pro sloupce VÝBĚR, stav a priorita.
Tuto šablonu odlišují přednastavená pravidla podmíněného formátování. Například jakmile se stav úkolu změní na dokončený, všechny informace se zbarví šedě, takže budou méně nápadné mezi aktivními úkoly.
10. Základní šablona Google Sheets pro Getting Things Done od Template.net
Navzdory svému názvu není tato šablona Google Sheets Basic Getting Things Done Template od Template.net zdaleka základní! Obsahuje vše, co potřebujete k implementaci strategie GTD a dokonalému plánování projektů.
Šablona obsahuje mnoho záložek. Hlavní záložka je Souhrn, která vám poskytuje přehled nejdůležitějších informací a celkového pokroku. Ostatní záložky můžete použít pro různé kategorie úkolů GTD, například:
- Doručená pošta
- Seznam čekajících úkolů
- Seznam projektů
- Seznam „Někdy/Možná“
Každá záložka má jedinečné rozložení přizpůsobené dané kategorii úkolů. Například záložka Doručená pošta obsahuje různé sloupce určené k hodnocení úkolů, což je zásadní pro ranou fázi třídění.
Jako dokument Google Sheets tato šablona automaticky ukládá váš pokrok do cloudu a umožňuje spolupráci s kolegy nebo přáteli v reálném čase. ??
10 nejlepších šablon GTD: přehled
V následující tabulce stručně shrňujeme výhody jednotlivých šablon:
| Šablona | K čemu slouží |
| Šablona ClickUp Getting Things Done | Klasická šablona GTD plná funkcí a možností automatizace |
| Šablona tabule ClickUp Getting Things Done | Jednodušší šablona GTD s vizuálně poutavým zobrazením úkolů na tabuli |
| Šablona ClickUp Getting Things Done Framework | Šablona se všemi prvky GTD, které potřebujete, včetně vývojového diagramu vysvětlujícího celý proces. |
| Šablona ClickUp pro jednoduchou správu úkolů | Základní plánovací nástroj, který vám dává velkou svobodu při přizpůsobování |
| Šablona ClickUp Work To Do | Šablona pro plánování zaměřená na podnikání se dvěma zobrazeními kalendáře |
| Šablona seznamu úkolů v kalendáři ClickUp | Šablona ideální pro správu času, doplněná formulářem pro žádost o schůzku |
| Šablona ClickUp pro denní úkoly | Šablona založená na kontrolním seznamu pro každodenní plánování a sledování pokroku |
| Šablona denního akčního plánu ClickUp | Všestranná šablona pro plánování projektů GTD, která vám pomůže sledovat a spravovat všechny kroky. |
| Šablona seznamu úkolů v Excelu od Vertex42 | Šablona pro plánování, která vám umožní definovat a vyhodnocovat úkoly na základě modelu PICK. |
| Šablona Google Sheets Basic Getting Things Done od Template.net | Komplexní šablona GTD s různými záložkami, včetně souhrnu pokroku |
Zvyšte svou produktivitu pomocí šablon GTD a ClickUp
Být produktivní není snadné, zejména v dnešním světě plném rozptýlení. ??️
S pomocí šablon GTD můžete lépe organizovat své úkoly a soustředit se více na své cíle. Pomohou vám zůstat odhodlaní dosáhnout svých cílů, udržet si sebekázeň a dosáhnout většího úspěchu v osobním i profesním životě.