Prioritizace práce v té nejlepší podobě znamená, že každý člen vašeho týmu věnuje svůj čas a energii vysoce výkonným projektům.
Je lákavé vrhnout se na úkoly a dokončit jich co nejvíce. Čím více však projekty hodnotíte z pohledu hodnoty společnosti, tím lepší rozhodnutí učiníte při budování kultury inspirativní práce.
A v rychle se měnícím světě projektového řízení vede inspirativní práce k kreativnímu řešení problémů a úspěšným výsledkům. Do roku 2027 budou zaměstnavatelé čelit velkému tlaku najít 87,7 milionů zaměstnanců specializujících se na projektové řízení! 🌐
V duchu úplné transparentnosti projektů je stanovení priorit projektů snazší říci než udělat. Vedoucí projektů, a zejména týmy bez projektových manažerů, nemají ve svém harmonogramu nepřerušované časové bloky, aby mohli posoudit nové požadavky na projekty ve vztahu k aktuálně probíhajícím pracím.
Jak tedy můžeme soustředit čas a energii našeho týmu na správné úkoly?
Podíváme se na nejlepší tipy, jako je seskupování podobných projektů za účelem maximalizace času, vedení obtížných rozhovorů s klíčovými zainteresovanými stranami a vyvážení procesu delegování.
Tento průvodce můžete použít jako inspiraci pro zdroje a šablony. Nebo jako podnět k diskusi s vaším týmem, abyste mohli učinit strategické kroky v procesu stanovování priorit projektů vašeho týmu!
Co je to stanovení priorit projektů?
Prioritizace projektů je proces výběru nejdůležitějších projektů, na které se organizace zaměří, s ohledem na dostupné zdroje a čas. Tento proces zahrnuje hodnocení každého potenciálního projektu na základě kritérií, jako jsou splnění cílů organizace, očekávané přínosy, náklady a rizika.
Po vyhodnocení každého projektového plánu rozhodující osoby seřadí projekty podle priority a porovnají je s dostupnými zdroji. Toto porovnání pomáhá zdůraznit případné kompromisy mezi projekty a pomáhá stanovit priority úkolů, které s největší pravděpodobností naplní strategickou vizi společnosti. Filtruje také irelevantní úkoly, aby chránilo kapacitu vašeho týmu. 👥
Objevte další tipy pro správu času!
Systémy hodnocení projektů poskytují předvídatelnou strukturu pro analýzu a srovnání priority, důležitosti a potenciálního dopadu každého projektu. Tím je zajištěno, že zdroje jsou směrovány na dokončení úkolů, které mají největší přínos pro podnikání.
Hodnocení projektů také pomáhá týmům stanovit realistické cíle pro každý z nich, sledovat pokrok u každého projektu a zajistit, že každý člen týmu pracuje na něčem důležitém.
Proč je stanovení priorit projektů důležité v projektovém řízení?
Mít plán a stanovit priority je pro celkový úspěch podnikání zásadní. Když stanovíme priority našich projektů, můžeme se nejprve soustředit na nejdůležitější úkoly a zajistit, že nám nic neunikne.
Pomáhá nám také udržovat pořádek a efektivitu! Vyhýbáme se prokrastinaci, rozptylování a multitaskingu, což nám umožňuje pracovat chytřeji a zvládnout více za méně času.
Stanovení priorit projektů může být složité. Ale díky společnému úsilí a strategickému plánování můžeme zajistit, že naše projekty budou dokončeny včas a s vynikajícími výsledky. 📈
Zjistěte více o tom, jak spravovat více projektů !
Podívejte se na příklady a šablony pro správu projektů !
Jak strategicky stanovovat priority projektů v 5 krocích
Používání strategií pro stanovení priorit projektů je důležitou součástí projektového řízení a může nám pomoci být produktivnější v různých individuálních i týmových činnostech. Stanovení priorit úkolů na základě důležitosti, naléhavosti a dopadu pomůže všem zúčastněným zaměřit se nejprve na nejdůležitější úkoly. ⚡️
Kromě toho mohou týmy pomocí prioritizace identifikovat potenciální překážky a předem naplánovat jejich řešení. Odhalí tak situace a pracovní postupy, které snižují produktivitu. To týmům pomůže vhodně plánovat a vyhnout se spěchu a chaosu na poslední chvíli.
Zde je pět tipů, jak stanovit priority projektů a vytěžit maximum z časového harmonogramu projektu!
1. Použijte matici priorit
Matice priorit je tabulka nebo diagram, který slouží k uspořádání úkolů nebo porovnání faktorů za účelem jejich prioritizace. Obvykle se skládá ze dvou os: vertikální osy y a horizontální osy x.
Osa y obvykle představuje faktory nebo úkoly, které je třeba upřednostnit, zatímco osa x obvykle představuje stupnici důležitosti nebo naléhavosti.
Například na ose y by mohly být uvedeny úkoly jako Aktualizovat přihlašovací stránku, Obnovit logo a Vytvořit šablony pro sociální sítě, zatímco osa x by mohla představovat stupnici od 1 (nízká priorita) do 5 (vysoká priorita).
Pokud jste dosud nepoužívali systém pro stanovení priorit projektů, vyzkoušejte šablonu matice priorit ClickUp! Tato šablona Whiteboard vás provede nápady na design a funkčnost, abyste mohli naplánovat své nadcházející projekty. 🎨
Objevte další šablony matic od ClickUp a PowerPoint !
2. Filtrujte všechny požadavky na projekty do nástroje pro správu projektů
Dokážete spočítat počet nástrojů ve vašem technologickém portfoliu?
Doplňující otázka: Jsou všechny tyto nástroje bránou k zahlcení vašeho týmu požadavky?
Odhlédneme-li od rušivých vlivů, používání více kanálů pro zaznamenávání aktualizací projektu je nejrychlejší způsob, jak způsobit duplicitní práci. 🔂
S ClickUp Forms vytváříte digitální ochranné bariéry, které chrání váš tým před příliš brzkým zapojením do „fáze objevování“ projektu. Fáze objevování nastává, když zadavatel ještě nestanovil pevnou strategii, cíl a výsledek, na jejichž základě by bylo možné zahájit práci.
Bonus: Nástroje pro stanovení priorit
Pomocí těchto pokynů navrhněte formulář, který bude vyhovovat konkrétním potřebám vašeho týmu při hodnocení projektu:
- Existují nějaké vizuální materiály (fotografie, infografiky, loga atd.), které je třeba v projektu použít?
- Existují nějaké existující obsahové prvky (články, zprávy, průzkumy, výsledky studií atd.), které je třeba v projektu použít?
- Jak bude měřen úspěch? Uveďte všechny relevantní OKR a KPI společnosti.
- Máte seznam klíčových sdělení nebo bodů, které mají být zahrnuty do projektu?
- Existují nějaké technické omezení nebo aspekty, které je třeba vzít v úvahu?
- Existují nějaké pokyny pro branding nebo estetické požadavky, které je třeba zohlednit?
- Existují nějaké právní předpisy nebo normy, které je třeba dodržovat?
- Existuje obsah nebo vizuální prvky, které je třeba z projektu vyloučit?
- Jaké jsou strategické cíle tohoto projektu?
- Jaký je časový harmonogram a rozpočet projektu?
- Pro koho je tento projekt určen?
- Kdo jsou zúčastněné strany projektu?
- Kdy potřebujete, aby bylo toto dodáno?
- Jedná se o nový nebo aktualizovaný projekt?
PRO TIPUmožněte svému týmu přesměrovat ad hoc požadavky do formuláře ClickUp. Kdokoli, kdo má odkaz na formulář, může odeslat odpovědi, které se automaticky přesměrují do pracovního prostoru vašeho týmu k řádnému posouzení!
3. Seskupte podobné projekty do jednoho sprintu
Seskupování podobných projektů je účinným způsobem, jak zvýšit efektivitu procesů. Cílem je vytvořit projektové klastry, ve kterých lze snadno sdílet úkoly a nápady mezi členy týmu, stejně jako zdroje a odborné znalosti. 🧑💻
Sprint je jedna z agilních událostí, která slouží k definování časového období, během kterého je třeba dokončit konkrétní soubor úkolů.
Délka sprintu je pro týmy zabývající se vývojem softwaru tradičně dva týdny, ale může to být jakékoli stanovené časové období v závislosti na potřebách týmu a projektu. Během sprintu týmy rozdělí jednotlivé úkoly a přidělí je konkrétním osobám, které je dokončí. Na konci sprintu týmy zhodnotí svůj pokrok a přejdou k dalšímu sprintu.
Další výhodou je řešení snadno dosažitelných cílů – projektů, které udržují podnik v chodu – a maximalizace času!
4. Řekněte ne projektům mimo vaši společnost
Organizace projektových požadavků na základě obchodní hodnoty znamená jejich prioritizaci podle potenciální návratnosti investic (ROI) projektu a jeho vlivu na provoz společnosti.
Obchodní hodnota se určuje analýzou nákladů a přínosů projektu z hlediska času, zdrojů a zisků. Projekt s vysokým očekávaným výnosem bude zařazen na vyšší místo v seznamu. Například řešení závažných problémů ve výrobě nebo vyřizování stížností zákazníků.
S přihlédnutím k faktorům, jako je spokojenost zákazníků, krátkodobé a dlouhodobé dopady a konkurenční výhody, mohou podniky rozhodnout, které projekty jsou pro jejich obchodní cíle nejcennější.
5. Delegujte správnou práci správným lidem
Někdy nevědomky přidělujeme všechny úkoly konkrétnímu vývojáři, designérovi nebo koordinátorovi, protože jsou prostě skvělí. Kvalita jejich práce a pozitivní přístup z nich dělá magnet pro plnění úkolů jeden za druhým.
Naším hlavním cílem je stanovení priorit projektů, což také znamená plánování s ohledem na pracovní kapacitu a růst našeho týmu. 🌱
Ten designér, vývojář nebo koordinátor nemusí být pro daný úkol tou nejlepší osobou. Je pravděpodobné, že by mohli věnovat svůj čas a energii jiným projektům, aby rozvíjeli svou kreativitu, zabránili vyhoření a získali více zkušeností s dokončováním náročných úkolů.
Při delegování úkolů tedy využijte talentů všech členů svého týmu, abyste vytvořili pocit sounáležitosti a posílili týmového ducha. Výsledkem bude lepší proces řízení pracovního vytížení!
Udělejte z produktivity nejvyšší prioritu s ClickUp
Vyzkoušejte ClickUp a zažijte pozitivní změny, které může přinést produktivitě vašeho týmu. Naše platforma vám poskytuje nástroje pro strukturování ideálního procesu stanovení priorit projektů. Pouhými několika kliknutími můžete začít s celkovým přehledem a přiblížit si detaily jakéhokoli úkolu.
Vytvořte si ještě dnes bezplatný účet ClickUp a získejte energii pro práci, která vás čeká. Pokud potřebujete pomoc, kontaktujte nás prostřednictvím centra nápovědy nebo se zúčastněte některého z našich webinářů na vyžádání.
Přejeme vám příjemné plánování! 💜