Neorganizovaný projekt vede k chaosu – a chaos vede k podprůměrné práci. 😵💫
Projektoví manažeři mají dost práce, nemusíte objevovat Ameriku, abyste mohli rychle, efektivně a včas dodávat vysoce kvalitní práci. ⚙️
Místo toho se soustřeďte na svůj tým a jeho pracovní vytížení a spoléhejte se na dynamické řešení pro řízení projektů, které za vás udělá těžkou práci.
To není žádná novinka – víme, jak správný software pro řízení projektů může každodenně snížit úroveň stresu každého projektového manažera, ale tyto nástroje jsou tak účinné, jak jsou lidé, kteří je používají! Vážně, k čemu je investovat do všech těchto funkcí, pokud nevíte, jak je integrovat do svých pracovních postupů a sdílet je s týmem?
A právě zde přicházejí na řadu šablony. 🙌🏼
V dnešní době existují šablony pro všechno a mohou být mocným nástrojem pro zefektivnění některých z nejčasově náročnějších aspektů projektového řízení, jako je vývoj nových nápadů, plánování celých projektů a řízení pracovních postupů.
Pokud právě čelíte těmto problémům, hledáte způsob, jak obnovit své současné procesy, nebo prostě potřebujete co nejrychleji rozhýbat věci, je tento blog určen právě vám. Prošli jsme moře šablon, abychom vám přinesli tento pečlivě sestavený seznam 11 šablon matic pro správu, organizaci a realizaci vašich projektových pracovních postupů od brainstormingu až po provedení. 📈
Co je to šablona Matrix?
Šablony matic pomáhají organizovat a prioritizovat vaše nápady podle životaschopnosti projektu a hodnoty pro uživatele. Jinými slovy, šablona matice vám pomůže vytvořit proces a systém řízení pro určení, které potenciální projekty mají největší šanci na realizaci a úspěch.
Dobrou zprávou je, že bez ohledu na váš pracovní styl můžete maticový diagram použít pro jakýkoli případ použití.
Možná budete chtít do svého maticového diagramu přidat další sloupce nebo řádky, abyste mohli zahrnout například velké datové soubory, další podrobnosti, média nebo kontext. Nicméně nic z toho není nutné, záleží pouze na tom, co vám nejlépe vyhovuje!
Tabulky, grafy a diagramy jsou vynikajícími nástroji pro vytváření matic, což z nástrojů jako Microsoft Excel a PowerPoint činí oblíbené destinace pro tyto zdroje. Ale jen proto, že jsou tyto nástroje populární, neznamená to, že jsou nejfunkčnější, nejintuitivnější nebo nejflexibilnější. 👀
To je částečně důvod, proč jsou šablony matic tak důležitým výchozím bodem. Vytvářejí základ, který vám pomůže začít tyto nástroje používat efektivněji, a co je ještě důležitější, pomáhají vám rychleji vytvořit maticový diagram!
P. S. , přiložili jsme šablony pro Excel, PowerPoint a další programy, takže nemusíte měnit svůj oblíbený software, abyste mohli začít využívat maticovou šablonu na maximum. 🙂
Ale jak vlastně vypadá dobrá šablona matice? A jaké jsou nezbytné prvky, které musíte znát před stažením? Ukážeme vám to. 🤓
Co hledat ve vaší příští šabloně matice
Nejlepší šablony matic jsou:
- Přizpůsobitelné
- Spolupráce
- Snadná úprava
- Vysoce vizuální
- Intuitivní použití a čtení
Může se to zdát jako samozřejmost, ale najít šablony, které vynikají ve všech těchto oblastech, je těžší, než se zdá.
Pokud vaše šablona není přizpůsobitelná, pak upřímně řečeno nejde o šablonu. Šablony matic poskytují hotový rámec pro vytvoření maticového diagramu. Nejenže vám poskytují prostor pro vyplnění podrobností o projektu, ale také vám poradí, jaké informace kam umístit.
Jednou z hlavních výhod vytvoření maticového diagramu je vizualizace a jasné vyjádření vašich hlavních priorit podle naléhavosti, důležitosti a proveditelnosti. S kteroukoli z následujících šablon matice budete moci začít třídit nebo filtrovat své projektové nápady, abyste svůj čas investovali co nejlépe.
Tak se do toho bez dalšího zdržování pustíme. 🛠
Přečtěte si také: Příklady RACI matice
11 šablon Matrix, které potřebuje každý projektový manažer
Matricové diagramy porovnávají potenciální riziko s potenciálním ziskem daného nápadu. Teoreticky byste mohli dokonce vytvořit matricový diagram, abyste určili, která z těchto šablon je pro vás ta pravá!
I když můžete maticový diagram vytvořit od nuly, šablony vám pomohou v případě potřeby přidat další důležité informace a, co je ještě důležitější, pomohou vám diagram rychle sestavit. 💨
Navíc jsou i hezké na pohled! Při zdůvodňování svých rozhodnutí nadřízeným nebo klíčovým zainteresovaným stranám mohou šablony matic sloužit jako přehledná a jasná vizuální pomůcka k rychlé prezentaci nápadů.
Využijte některou z těchto 11 šablon matic k vizuálnímu a kolaborativnímu zpestření procesu rozhodování v rámci projektového řízení pomocí ClickUp, PowerPoint a Google Slides.
1. Šablona rozhodovací matice předpokladů od ClickUp
Ať už plánujete rozpočet, řídíte oddělení nebo vytváříte marketingovou kampaň, šablona pro strategické rozhodování je nezbytnou součástí každého technologického stacku. ClickUp je nejen dokonalou platformou pro produktivitu při řízení těchto náročných projektů, ale šablona Assumption Grid Decision Matrix Template od ClickUp je také dokonalou šablonou pro snadné a sebevědomé rozhodování.
Tato přizpůsobitelná a flexibilní šablona matice organizuje vaše nápady na základě jistoty a rizika pomocí kolaborativních tabulek ClickUp. Do tohoto předem připraveného diagramu můžete přidat důležitý kontext ke každému nápadu na samostatnou lepící poznámku a poté je seřadit do matice s barevným kódováním.
Tento maticový diagram pokrývá základy a ponechává prostor pro přidání dalších detailů, barev a médií, jak se vaše nápady vyvíjejí. Navíc, zatímco software pro digitální tabule je populárním nástrojem pro řízení projektů, ClickUp Whiteboards je jedinou možností, která vám dává možnost proměnit jakýkoli nápad přímo v proveditelný úkol. To znamená, že můžete tuto šablonu použít k prioritizaci svého nejlepšího nápadu a okamžitě vytvořit a přiřadit úkoly k sestavení celého jeho pracovního postupu.
Další velká výhoda použití této šablony ClickUp? Automaticky se k ní připojí průvodce pro začátečníky ClickUp Doc, který vás provede všemi detaily a zajistí, že tuto šablonu využijete na maximum.
2. Šablona matice dopadu a úsilí od ClickUp
Strategické rozhodování zahrnuje definování problému, shromažďování informací, identifikaci alternativ a sledování výsledků. Šablona Impact Effort Matrix od ClickUp tento proces usnadňuje tím, že pomáhá projektovým manažerům identifikovat příčinu problémů a třídit řešení na základě vynaloženého úsilí a pravděpodobnosti dopadu.
Tato přizpůsobitelná šablona, známá také jako matice priorit akcí, je oblíbená jak mezi manažery, tak mezi týmy, protože pomáhá členům efektivněji stanovovat priority svých úkolů a rychleji identifikovat, kde je nejlépe vynaložit svůj čas. Díky strategičtějšímu využití pracovního zatížení pomocí tabulek ClickUp pomáhá šablona matice dopadu a úsilí týmům optimalizovat časové plány a zdroje projektů tak, aby dosáhly svých cílů a zároveň snížily plýtvání časem nebo úsilím.
Díky své univerzálnosti a intuitivnímu designu je tato šablona matice cenným pomocníkem pro projektové manažery, vedoucí týmů a scrum mastery, kteří se snaží maximalizovat produktivitu týmu.
Šablona ClickUp Impact Effort Matrix porovnává aktivity s:
- Úroveň úsilí: Ukazuje kapacitu a zdroje potřebné k dosažení požadovaného výsledku.
- Úroveň dopadu: Pro určení, jakou hodnotu bude mít výsledek pro projekt nebo společnost.
3. Šablona matice zpráv od ClickUp
Strávili jste měsíce vývojem nového produktu – nyní je čas ho představit světu! Před spuštěním se ujistěte, že jste vybrali správné kanály, abyste oslovili svou cílovou skupinu.
Šablona Messaging Matrix od ClickUp vám pomůže využít nejúčinnější strategie komunikace díky předem připravenému a přizpůsobitelnému plánu pro positioning vaší značky.
Podniky se často spoléhají na propagační kampaně, aby před uvedením produktu na trh vyvolaly zájem a nadšení. Tato šablona matice shrnuje a systematizuje sdělení vaší značky, aby jakýkoli obsah, který zveřejníte, byl v souladu s vaší základní hodnotovou nabídkou.
Tato nabitá složka využívá funkce jako tagy, vlastní stavy a více zobrazení projektů, které vám pomohou pokrýt kritické akční položky úspěšného uvedení produktu na trh pro e-mail, sociální platformy, texty webových stránek a SMS.
4. Šablona Eisenhowerovy matice od ClickUp
Šablona Eisenhower Matrix od ClickUp je skvělým výchozím bodem pro začátečníky v oblasti maticových diagramů. Pomocí tabulek ClickUp Whiteboards a zobrazení seznamu pomáhá tato šablona vizuálně orientovaným myslitelům a řešitelům problémů spravovat úkoly, čas a nápady.
Tato jednoduchá, ale účinná šablona je oblíbená mezi projektovými manažery, kteří pomocí vlastních polí rychle stanovují priority úkolů a rozvíjejí nápady od fáze plánování na své společné tabuli.
Šablona ClickUp Eisenhower Matrix slouží jako aktuální a spolehlivý zdroj informací v průběhu celého procesu řízení projektů, aby týmy lépe porozuměly prioritám a výstupům v časových plánech svých projektů.
Náš diagram matice na bílé tabuli se skládá ze čtyř kvadrantů založených na naléhavosti a důležitosti, takže projektoví manažeři mohou efektivně mazat, delegovat, provádět nebo rozhodovat o tom, jak postupovat s nadcházejícími akčními položkami:
- Kvadrant 1 je určen pro důležité nebo urgentní úkoly.
- Kvadrant 2 je určen pro důležité, ale ne urgentní úkoly.
- Kvadrant 3 je určen pro méně důležité, ale urgentní úkoly.
- Kvadrant 4 je určen pro méně důležité a neurgentní úkoly.
Bonus: Kvadrant technického dluhu
5. Šablona matice priorit od ClickUp
Pokud hledáte vzorovou šablonu matice, abyste mohli třídit své úkoly a zajistit, že nic důležitého nebude omylem odloženo na druhou kolej, potřebujete šablonu Priority Matrix od ClickUp! Tato šablona je nástrojem pro rozhodování, který vám pomůže soustředit se na dlouhodobé cíle tím, že poskytuje přehled pro stanovení priorit urgentních úkolů.
Skvělé na této šabloně matice Whiteboard je to, že ji lze přizpůsobit a použít prakticky pro jakýkoli případ použití, což ji činí ideální pro zaneprázdněné týmy, celé oddělení nebo manažery, kteří chtějí zvýšit celkovou produktivitu. Tato předem připravená šablona v podobě maticového diagramu pomáhá analyzovat úkoly tím, že je rozděluje do čtyř kvadrantů:
- Kvadrant 1 pro urgentní úkoly, které je třeba vyřídit jako první.
- Kvadrant 2 pro důležité, ale ne urgentní úkoly, které můžete vyřídit později.
- Kvadrant 3 pro úkoly, které nejsou důležité, ale jsou urgentní a je třeba je delegovat.
- Kvadrant 4 pro úkoly, které lze nakonec eliminovat.
6. Šablona BCG Matrix Whiteboard od ClickUp
Šablona BCG Matrix Whiteboard od ClickUp, známá také jako matice růstu a podílu, je rámec pro správu portfolia určený pro střední a velké společnosti k řízení jejich produktových řad.
Tato šablona BCG matice organizuje produkty portfolia do přehledných kategorií na základě faktorů, jako je cena (popularita), kvalita (prémiovost) a funkčnost. Tato šablona je obzvláště užitečná pro projektové manažery díky své snadné použitelnosti a schopnosti vizuálně zprostředkovat složité a abstraktní informace.
Růst a podíl na trhu jsou dvě hlavní metriky pro určení úspěchu produktu pomocí této šablony a jsou znázorněny podél dvou os, aby vytvořily čtyři kvadranty matice:
- Cash Cows: Představuje produkty s vysokým podílem na trhu, ale v kategorii s nízkým růstem.
- Psi: Představují produkty s nízkým podílem na trhu a nízkým ziskem ve vyspělém odvětví, které by měly být vyřazeny z prodeje.
- Hvězdy: Jsou vysoce výkonné produkty, které vyžadují neustálé investice, aby předstihly konkurenci a udržely si podíl na trhu.
- Otázka Známky: Produkty v této kategorii vyžadují hloubkovou analýzu. Investice může tyto produkty proměnit v ziskové produkty nebo selhat a proměnit se v neúspěšné produkty.
7. Šablona matice analýzy zainteresovaných stran od ClickUp
Bez ohledu na to, kolik času a výzkumu jste věnovali přípravě nové iniciativy, vše závisí na schválení ze strany zúčastněných stran projektu. 😳
Je nezbytné zajistit si podporu a souhlas zainteresovaných stran ve vašich projektech – ať už se jedná o kolegy, spolupracovníky, nadřízené nebo klienty. Zainteresované strany musí rychle a snadno pochopit, jak váš projekt zapadá do širšího obchodního kontextu.
Šablona matice analýzy zainteresovaných stran od ClickUp pomáhá týmům a projektovým manažerům určit, jak vhodně komunikovat s vedoucími pracovníky, klienty nebo potenciálními zainteresovanými stranami na základě jejich moci, vlivu a zájmu.
Tato komplexní analýza využívá maticový diagram k identifikaci a stanovení priorit klíčových zainteresovaných stran na základě vlivu a zájmu každé osoby. Analýza zainteresovaných stran vás v tomto případě připraví na potřebnou podporu – a na potenciální odpor, se kterým se můžete setkat.
Tato šablona pro řízení projektů ClickUp Whiteboard, nazývaná také mřížka silných zájmů, vám pomůže:
- Získejte důvěru a podporu pro budoucí projekty.
- Shromážděte důležité informace pro úspěšný projekt
- Plánujte dopředu a připravte se na možné překážky.
- Zajistěte si zdroje a investice, abyste zůstali na správné cestě.
8. Šablona Pugh Matrix od ClickUp
Rozhodování o produktu nebo procesu může být obtížné, zejména pokud musíte porovnávat řadu faktorů. Abychom vám to usnadnili, použijte šablonu ClickUp Pugh Matrix! Tato šablona vám poskytuje jednoduchý způsob, jak rychle a přesně zvážit všechny možnosti, abyste mohli učinit informované rozhodnutí.
Šablona Pugh Matrix pomáhá týmům:
- Vyhodnoťte možnosti produktů s jejich klady a zápory na jednom místě.
- Zobrazte, který produktový design má největší potenciál.
- Rozhodujte se na základě dat a posuňte se vpřed
9. Šablona Matrix pro PowerPoint
Ať už vytváříte hodnocení projektu nebo SWOT diagram, šablona Matrix PowerPoint vám s tím pomůže. 💪🏼
Tato přizpůsobitelná šablona se opravdu hodí, pokud chcete představit procesy vývoje produktů, zdůraznit tok informací nebo vytvořit složité maticové diagramy, které porovnávají nápady s ohledem na několik různých faktorů.
Ačkoli PowerPoint již má vestavěné maticové styly, jsou poměrně zastaralé. Tato šablona zajistí, že váš diagram bude vypadat estetičtěji a bude snadněji čitelný, a to díky výběru různých designových stylů, které se hodí pro různé projekty.
10. Šablona matice pro rozhodování pro PowerPoint
Jako projektový manažer budete muset činit řadu obtížných rozhodnutí, ale tato šablona poskytuje jasnou strukturu, která vám pomůže odstranit emoce a dohady z vašeho rozhodovacího procesu.
Šablona Decision Making Metrix Template lze použít v PowerPointu nebo Google Slides a obsahuje tři návrhy snímků, což z ní činí užitečný vizuální zdroj pro zdůvodnění důležitých rozhodnutí manažerům a zainteresovaným stranám na schůzkách.
Zejména při prezentaci hodnocení rizik, modelování vážené rozhodovací matice nebo navrhování analýzy příčin vám tato šablona pomůže dospět k proveditelným závěrům a sdělit je v široké škále témat.
11. Šablona komunikační matice
Skvělé na této šabloně je, že ji lze použít pro Google Slides, PowerPoint nebo Keynote! Šablona komunikační matice se hodí vždy, když projektový manažer, personální oddělení nebo vedoucí týmu chce sdělit, kdo je zodpovědný za kterou fázi projektu a jaké jsou očekávané výstupy.
Tato šablona je skvělá pro vytvoření akčního plánu, který můžete distribuovat ve svém oddělení. Každý sloupec můžete přizpůsobit podle konkrétního použití, abyste mohli sdělit informace, jako jsou nadcházející úkoly, oblasti příležitostí nebo plánování rozpočtu, a poté rozdělit osoby zapojené do dalších kroků.
Jedná se také o skvělý vizuální doplněk k vašim SOP, který podrobně popisuje vhodné komunikační kanály a navrhované interní komunikační pokyny pro ostatní oddělení, manažery nebo zainteresované strany.
V této šabloně matice jsou různé kategorie interní komunikace uspořádány do samostatných sloupců, včetně:
- Formát: Komunikační prostředky, jako jsou e-mail, videohovory, chat a zasílání zpráv.
- Frekvence: Jak často byste měli posílat zprávy
- Vlastník: Vedoucí oddělení odpovědní za zpracování požadavků
- Distribuce: Zapojené oddělení
- Eskalace: Způsoby zpracování a předávání dotazů nebo požadavků
Podívejte se na tyto šablony komunikačních plánů!
Související zdroje
Jediná řešení pro vaše potřeby v oblasti šablon Matrix
Upravitelné šablony matic poskytují týmům jasnou a přímou cestu k lepší komunikaci a spolupráci.
Ať už se jedná o vaše nejvýznamnější stakeholdery nebo několik členů týmu, vyjasnění cílů a nápadů projektu výrazně zvyšuje vaše šance na dodržení termínů – protože přiznejme si, nikdo nerad pracuje na projektu, o kterém se špatně komunikuje.
Naštěstí ClickUp nabízí funkce, zdroje, integrace a výkon potřebné k dosažení všech těchto cílů a ještě více.
Šablony matic uvedené v tomto seznamu představují pouze zlomek možností, jakými může ClickUp zefektivnit procesy odshora dolů. Jeho neustále se rozšiřující knihovna šablon slouží pro všechny případy použití a protože ClickUp nabízí spoustu výkonných funkcí v každém cenovém plánu, tento všestranný nástroj pro zvýšení produktivity poskytuje komplexní řešení pro celou vaši společnost.
Získejte přístup k těmto přizpůsobitelným šablonám matic, bohatému souboru funkcí pro spolupráci, více než 1 000 integrací, neomezenému počtu úkolů a dalšímu obsahu, když se zaregistrujete do bezplatného plánu ClickUp Free Forever. A odemkněte si ještě více funkcí s placenými plány již od 5 $.
Zaregistrujte se zdarma do ClickUp a začněte ještě dnes organizovat své projekty a realizovat své nápady.