Téměř 60 % projektových manažerů pracuje současně na dvou až pěti projektech.
Zajištění stejné úrovně soustředění, produktivity a kvality výstupů napříč projekty je super schopnost, kterou musí projektoví manažeři mít. Špatný výkon projektu může vést k obrovskému plýtvání investicemi – přesněji řečeno k 114 %.
Naštěstí mohou projektoví manažeři projekty zvládat díky robustnímu systému.
V tomto článku vám představíme běžné výzvy, kterým pravděpodobně budete čelit, a strategie, které vám pomohou pracovat chytřeji, zvýšit efektivitu a efektivně řídit více projektů. Nejprve si ale vysvětlíme, proč je efektivní řízení více projektů tak důležité.
Rizika spojená s nedostatečným řízením více projektů
Neschopnost dobře řídit více projektů může vést k řadě rizik, která mají dopad na časové plány, rozpočty, výkonnost týmu a úspěch organizace. Níže jsou uvedena klíčová rizika, která je třeba zvážit:
- Nedodržení termínů: Špatná koordinace a stanovení priorit může vést ke zpoždění jednoho nebo více projektů. To by nejen snížilo důvěru klientů, ale mohlo by mít i potenciální finanční dopady.
- Překročení rozpočtu: Neefektivní přidělování zdrojů a nedostatečný dohled mohou vést k nadměrným výdajům. To nejen snižuje ziskovost projektu, ale může také ztížit získání budoucího financování nebo schválení projektu.
- Nedostatek jasnosti: Nedostatečná komunikace a nejasné priority mohou vést k tomu, že týmy nebudou vědět, na co se mají zaměřit. To může mít negativní dopad na morálku a produktivitu.
- Přetížení týmu: Špatně spravované portfolio může přetížit členy týmu tím, že je rozdělí mezi mnoho projektů. To zvyšuje riziko chyb a může také způsobit vyhoření a fluktuaci v týmu.
- Rozšiřování rozsahu: Špatné řízení rozsahu projektů v rámci více iniciativ může vést k nekontrolovaným změnám a doplňkům, což má za následek prodloužení časového harmonogramu, překročení rozpočtu a frustraci členů týmu.
- Podprůměrné výsledky: Nedostatek soustředění a spěchající termíny mohou vést ke kompromisům v kvalitě. Nesplnění očekávaných výsledků může vést k nákladům na přepracování, nemluvě o nespokojených klientech a negativní reputaci.
- Snížená angažovanost zainteresovaných stran: Neefektivní komunikace a nesplněná očekávání v rámci projektů mohou narušit vztahy se zainteresovanými stranami a vést ke ztrátě budoucích obchodních příležitostí.
- Nízká viditelnost: Špatné sledování projektu může způsobit, že tým přehlédne překážky, zpoždění, problémy s dodržováním předpisů nebo jakýkoli potenciální nedostatek zdrojů. To může způsobit, že se projekt odchýlí od plánu.
- Strategická nesouladnost: Pokud jsou projekty špatně naplánovány a řízeny, hrozí nebezpečí, že nebudou v souladu s cíli organizace, což povede k plýtvání zdroji.
- Zvýšená rizika: Bez proaktivního řízení rizik se problémy v jednom projektu mohou stupňovat a přenášet do dalších projektů. To zvyšuje pravděpodobnost neúspěchu a potenciální finanční škody nebo poškození reputace.
- Promarněné příležitosti: Špatné stanovení priorit a přidělování zdrojů může způsobit, že některé projekty uvíznou na mrtvém bodě nebo zůstanou nedokončené.
- Ztráta inovativnosti: Týmy, které jsou přetížené řízením více projektů najednou, mohou postrádat kapacitu pro kreativní myšlení nebo inovace.
Efektivní řízení více projektů je klíčové pro udržení provozní efektivity, dosažení kvalitních výsledků a ochranu reputace a ziskovosti organizace.
Přečtěte si také: Tipy pro řízení projektů k optimalizaci vašich pracovních postupů
12 strategií pro úspěšné řízení více projektů
Než se pustíme do strategií, které vám ukážou, jak řídit více projektů, a do ideálního nástroje pro řízení projektů, který vám s tím pomůže, podívejte se na krátké video, které to vysvětluje.
1. Využijte software pro řízení projektů
77 % úspěšných projektových týmů používá k řízení projektů a úkolů software. Pouze 46 % organizací však upřednostňuje kulturu, která si cení projektového řízení.
Software pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám může pomoci překonat mnoho výzev spojených se správou více projektů.
ClickUp je centralizovaný nástroj pro řízení projektů, který dokáže hostit více projektů současně a pomáhá vám plynule přecházet mezi úkoly – což je rozhodující výhoda v situacích, kdy se věci vymknou kontrole (což se stává často, i několikrát denně!).
Portfolia v ClickUp jsou navržena tak, aby zjednodušila řízení více projektů. Od strategie po realizaci můžete sledovat svůj projekt na jednom místě.
Jeden zdroj pravdivých informací znamená dokonalý přehled o úzkých místech, rizicích, problémech s přidělováním zdrojů a dalších záležitostech. Díky více než 15 různým způsobům vizualizace vaší práce, od Ganttových diagramů přes časové osy až po seznamy, tabule a kalendáře, můžete najít zobrazení, které vyhovuje všem.
Navíc, ClickUp Dashboards zobrazuje průběh v reálném čase, takže budete vždy o krok napřed.
ClickUp pro projektové manažery nabízí funkce, které vám mohou pomoci:
- Vytvořte strategii a plán
- Vizualizujte svůj pracovní postup
- Rozdělte úkoly
- Sledujte čas a spravujte zdroje
- Spolupracujte se svým týmem
- Předpovídejte výsledky
💡Tip pro profesionály: Využijte bezplatné šablony pro řízení projektů od ClickUp a nastartujte plánování každého projektu.
2. Zaměřte se na produktivitu místo multitaskingu
Projektoví manažeři obvykle řídí tři až čtyři projekty současně – a jejich největší výzvou je soustředění.
Naučit se soustředit je složitější, než si myslíte. Vyzkoušejte tyto tipy, které vám pomohou zlepšit schopnost soustředění:
- Odmítněte úkoly, které jsou na vašem seznamu priorit níže. Čím více úkolů najednou řešíte, tím vyšší je pravděpodobnost, že dojde k nehodám.
- Automatizujte své administrativní úkoly a opakující se činnosti pomocí ClickUp Brain, vašeho vždy připraveného asistenta s umělou inteligencí, který za vás může vytvářet agendy, sestavovat kontrolní seznamy, upravovat obsah a mnoho dalšího.
- Zaveďte timeboxing – strategii, při které vědomě trénujete svou mysl, aby dokončila úkol v rámci stanoveného časového úseku.
- Procvičujte si všímavost a vypněte otravná oznámení, která mohou narušovat vaši koncentraci. Můžete také použít aplikace pro soustředění, které vám pomohou udržet stabilní úroveň koncentrace.
3. Stanovte správné priority úkolů
Pracujete do noci, ale nemáte moc výsledků? Možná dáváte přednost úkolům s nízkou hodnotou, které vám zabírají čas, energii a úsilí.
Prioritizace úkolů v ClickUp vám umožňuje nastavit priority s minimálním úsilím. Funguje to takto:
- Vyberte si ze čtyř úrovní (značek) priority: Naléhavé, Vysoké, Normální a Nízké
- Seřaďte své úkoly podle času, abyste viděli nejdůležitější úkoly ve svém pracovním postupu
- Umístěte úkoly s vysokou prioritou do zásobníku úkolů, který je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
- Spojte své prioritní úkoly se závislostmi. (například „čekání na“ nebo „blokování“)
- Nastavte filtry pro termíny splnění a uložte je nebo je sdílejte s týmem
Můžete to také udělat efektivněji pomocí šablon pro stanovení priorit.
💡Tip pro profesionály: Použijte šablonu ClickUp Priority Matrix Template k rozdělení úkolů do kategorií podle jejich dopadu a náročnosti.
4. Komunikujte jasně
Udržování neustálé komunikace je z mnoha důvodů klíčové pro úspěch projektu:
- Zainteresované strany mohou sdílet svá očekávání s členy týmu, aby lépe sladili svou práci. Klienti mohou sdílet okamžitou zpětnou vazbu, pokud se něco pokazí
- Vytvořte pro svůj tým zpětnou vazbu a pomozte mu dosáhnout cílů rychleji, aniž by došlo ke snížení kvality.
- Pořádejte týmové schůzky, abyste přehodnotili strategii a zkontrolovali stav projektu. Proaktivní přístup má velký význam.
- Řiďte očekávání klientů ohledně výstupů projektu a časového harmonogramu a zabraňte obávanému rozšiřování rozsahu projektu
Ale jak můžete komunikovat jasně? Tím, že sdělíte, kde se práce odehrává.
Skvělým začátkem by byla investice do nástroje, který upřednostňuje komunikaci, podobného ClickUp Chat:
Rozptýlené konverzace probíhající v různých nástrojích vedou k nejasnostem a chybám. Díky chatu můžete sdílet aktualizace v reálném čase přímo v místě, kde se práce odehrává, a získat přehled o tom, kdo na čem pracuje, napříč týmy.
Můžete také vrstvit své interakce s vizuálním kontextem a zlepšit srozumitelnost. Přidejte odkazy, přílohy, soubory, GIFy, obrázky, videa a cokoli, co pomůže sdělit vaši zprávu.
Přidejte kohokoli do svých pracovních konverzací pomocí @zmínek, přiřazujte komentáře jednotlivým členům a udržujte akční položky v pohybu.
💡Tip pro profesionály: Využijte komunikační nástroje a šablony, abyste ušetřili čas a námahu
5. Omezte přepínání mezi kontexty
Při snaze řídit více projektů a zvýšit produktivitu vám může stát v cestě „přepínání kontextu“.
Kontextové přepínání, které je často zaměňováno s multitaskingem, je menším zlem. Při kontextovém přepínání přeskakujete mezi aplikacemi a začínáte nové úkoly, přičemž starší úkoly necháváte nedokončené.
Jeho škodlivé účinky bohužel přesahují rámec produktivity. Studie Kalifornské univerzity v Irvine uvádí , že pouhých 20 minut opakovaných přerušení může způsobit vyšší stres, tlak a frustraci v práci.
Jak tedy řešíte přepínání mezi kontexty?
Nahraďte všechny své nesourodé aplikace a nástroje jednou platformou, která vašemu týmu umožní mít vše na dosah ruky.
Například ClickUp sdružuje všechny vaše úkoly, konverzace a projekty do jedné uživatelsky přívětivé platformy. Od řízení práce a komunikace až po spolupráci – vše se odehrává v jednom sdíleném prostoru.
Navíc ClickUp podporuje více než 1000 integrací aplikací třetích stran, což vám umožňuje implementovat jedno řešení pro celou organizaci, které zahrnuje vaše oblíbené nástroje. A zbavíte tým nevědomého přepínání kontextu.
6. Když se změní priority, buďte flexibilní
Není váš projektový tým schopen sledovat měnící se priority? Neschopnost přizpůsobit se měnící se situaci je pro projektové manažery významným nedostatkem.
K tomu dochází hlavně tehdy, když používáte více seznamů úkolů a tabulek pro sledování postupu projektu.
Dvě velká řešení?
- Zaveďte proces řízení změn: To vám umožní spravovat požadavky na změny v projektu. Pokud některý z účastníků projektu požádá o změnu, můžete si ji okamžitě prohlédnout v harmonogramu projektu. Tento proces můžete také využít k tomu, aby účastníci projektu mohli schvalovat/zamítat požadavky na změny podle svého uvážení.
- Sdílejte centrální zdroj informací: Používejte nástroj ke sledování měnících se požadavků projektu a zajistěte, aby byl tento nástroj k dispozici členům týmu pro offline i online použití.
Když mají členové vašeho týmu přehled o kapacitách týmu a stavu úkolů v reálném čase, mohou přizpůsobit tempo a pracovat efektivně. Navíc budete moci tým zkontrolovat, když se situace zkomplikuje.
7. Vyvažujte pracovní zátěž svého týmu
Rovnoměrné rozložení pracovní zátěže vašeho týmu podporuje růst firmy a spokojenost zaměstnanců.
Pokud zaměstnance přetížíte více úkoly, v nejlepším případě dostanete neúplnou práci a v nejhorším případě práci nízké kvality. I nedostatečné využití zaměstnanců může vést k jejich demotivaci a stresu.
Není překvapením, že USA každoročně utratí 300 miliard dolarů za zmeškané pracovní dny a zdravotní problémy způsobené stresem souvisejícím s prací.
Závěr: V obou scénářích organizace utrpí ztrátu.
Nalezení správné rovnováhy může zvýšit morálku týmu a zajistit hladký průběh projektu.
Platformy pro správu projektových zdrojů, jako je ClickUp, chápou, jak důležité je pro projekty správné řízení pracovní zátěže.
Aby měli všichni rovnoměrné pracovní zatížení, potřebujete mít úplný přehled o všech úkolech, lidech a projektech. To vám umožní nástroj Workload View od ClickUp. Prohlédněte si úkoly a kalendář každého člena týmu a zkontrolujte, kdo na čem pracuje.
Na základě toho, jak váš projekt postupuje, můžete přizpůsobit zobrazení, sledovat náročnost úkolů, upravit kapacitu svého týmu a pracovat bez přerušení nebo zpoždění.
8. Stanovte jasné, měřitelné a dosažitelné cíle pro každý projekt
Stanovení cílů a klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) je klíčové pro měření pokroku zaměstnanců. Stanovení cílů má však hlubší, psychologické dopady.
Forbes tvrdí, že lidé, kteří si své cíle živě představují, mají 1,2 až 1,4krát větší šanci je dosáhnout.
Když začnete vnímat cíle jako součást vytváření strukturovaného projektového plánu, budete mít lepší předpoklady pro jejich dosažení.
V kontextu podnikání mají cíle podobu milníků. Zkušení projektoví manažeři využívají následující proces stanovování cílů:
- Nejprve se zaměří na stanovení cílů projektu
- Poté se zaměřují na rozdělení projektů na menší, lépe zvládnutelné úkoly
- Dále přidělí úkoly příslušným členům týmu
- Nakonec stanovili měřitelné, realistické a jasné cíle.
💡Tip pro profesionály: ClickUp Goals je skvělý nástroj pro organizaci všech vašich cílů (např. sprintové cykly, týdenní hodnocení zaměstnanců, OKR atd.) v přehledných složkách. Můžete vytvářet cíle v různých formátech – číselné, pravda/nepravda, úkoly, finanční, popisy atd. Navíc se nemusíte starat o sledování postupu projektu. Tento nástroj to za vás převezme.
9. Efektivně delegujte
Nemůžete řídit všechny úkoly sami a správné delegování úkolů posiluje členy týmu. Pokud si nejste jisti, jak delegovat úkoly a odpovědnosti ve vašem projektu, zde je několik kroků, které můžete následovat:
- Posuďte silné stránky a schopnosti jednotlivých členů týmu
- Přiřazujte úkoly na základě odborných znalostí, kapacit a pracovní zátěže jednotlivých členů týmu.
- Důvěřujte svému týmu a soustřeďte se spíše na poskytování pokynů než na mikromanagement.
- Zaveďte robustní systémy a procesy, které budují odpovědnost
💡Tip pro profesionály: Software pro správu úkolů usnadňuje přiřazování úkolů a sledování pokroku po celou dobu trvání projektu.
10. Vytvořte šablony opakujících se pracovních postupů a ušetřete drahocenný čas
Stále znovu vytváříte stejné pracovní postupy pokaždé, když začíná nový projekt?
To není nejproduktivnější využití vašeho času. Pokud mají všechny vaše projekty často společnou sadu výstupů nebo procesů, vytvořte si vlastní šablony pro běžně používané pracovní postupy a procesy.
Zrychlí to vaši práci a zabrání mezerám v pracovním postupu.
💡Tip pro profesionály: Pravidelně aktualizujte své šablony o poznatky a osvědčené postupy, abyste zajistili kvalitní výsledky.
11. Udržujte pořádek v dokumentaci
Řízení více projektů může být velmi náročné. Zahrnuje mnoho procesů, pracovních postupů, týmů a harmonogramů. Udržujte si přehled o všem díky strukturované projektové dokumentaci.
Přesná a aktuální dokumentace zabraňuje zmatkům a udržuje projekty na správné cestě.
Vedejte samostatnou, ale standardizovanou dokumentaci pro každý projekt (např. požadavky, časové plány, záznamy o rizicích) a používejte nástroje pro správu dokumentů, abyste zajistili přístupnost pro všechny zúčastněné strany.
💡Tip pro profesionály: Vytvořte dokumentaci k projektu pomocí ClickUp Brain a bezpečně ji sdílejte pomocí ClickUp Docs.
12. Předvídejte a řídte rizika
Nejlepší způsob, jak efektivně řídit více projektů najednou, je dobrá příprava. Jedním z klíčových aspektů této přípravy je předem naplánovat rizika. Pomůže vám k tomu software pro řízení rizik, jako je ClickUp.
Překrývající se projekty znásobují potenciál rizik a narušení. Navíc zpoždění v jednom projektu může mít dominový efekt na ostatní. Proto:
- Proveďte posouzení rizik pro každý projekt a zdokumentujte nouzové plány
- Identifikujte vzájemné závislosti mezi projekty a podle toho přizpůsobte harmonogramy
- Pravidelně kontrolujte rizika během aktualizací projektu a řešte potenciální problémy včas
💡Tip pro profesionály: Šablony pro hodnocení rizik vám pomohou odhadnout rizika bez nutnosti spekulací.
Snadné řízení více projektů s ClickUp
Jaké je nejčastější dilema, kterému čelí projektoví manažeři? Jak řídit více projektů současně, aniž by přišli o rozum.
Je to pochopitelné. Projektoví manažeři mají plné ruce práce.
Jako projektový manažer se možná často ocitáte po kolena v práci, kterou jste měli odevzdat už včera. Možná také čelíte náročným klientům a přepracovanému týmu. A nezapomeňme na udržování očekávání zainteresovaných stran při napjatých rozpočtech projektů.
Robustní software pro řízení projektů, jako je ClickUp, je pro tuto práci tím pravým nástrojem.
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma a zbavte se starostí se správou více projektů.