Projektoví manažeři mají ve své práci nespočet povinností – musí zvládat několik složitých projektů najednou, koordinovat práci mezifunkčních týmů, řídit zainteresované strany a vyřizovat nekonečný seznam úkolů.
Projektový management může být složitý a náročný. Nemusí však být nutně zdrcující.
S pomocí správných nástrojů a pracovních postupů pro řízení projektů můžete zefektivnit své procesy a zajistit hladší průběh projektů.
Proto je nezbytné plánovat a optimalizovat pracovní postupy. Zvyšuje to produktivitu, pomáhá sledovat průběh projektu a zajišťuje, že se vejdete do rozpočtu.
V tomto blogu se zabýváme deseti praktickými tipy pro řízení projektů, které vám pomohou zvýšit efektivitu vašeho projektového týmu, zvýšit šance na úspěch projektu a optimalizovat jeho pracovní postupy.
Porozumění projektovému řízení
Projektové řízení je systematický přístup k plánování, dohledu a realizaci jakéhokoli projektu od začátku do konce.
Efektivní řízení projektů vám umožňuje využít dostupné zdroje k dosažení konkrétních cílů v rámci stanovených časových harmonogramů a rozpočtů. Zajišťuje, že výsledky projektů splňují určité standardy, a zahrnuje komunikaci, koordinaci a sledování více úkolů, funkcí a oddělení za účelem dosažení strategických cílů.
Životní cyklus projektového řízení se skládá v zásadě z pěti kroků:
- Zahájení: Zainteresované strany a projektoví manažeři definují rozsah a proveditelnost projektu.
- Plánování: Pro dohled nad realizací projektu se vypracuje podrobný plán. Plán by měl obsahovat podrobnosti o rozsahu, časovém harmonogramu, cílech projektu, rozpočtu, milnících projektu a další důležité informace pro členy projektového týmu.
- Realizace: Plán je rozdělen na menší úkoly, které jsou přiděleny zkušeným projektovým manažerům, kteří dohlížejí na jeho realizaci a přidělují zdroje pro každý úkol.
- Monitorování a kontrola: Efektivní projektový manažer monitoruje úkoly a činnosti, aby zajistil jejich včasné dokončení a zároveň minimalizoval rizika projektu. Pokud se vyskytnou nějaké překážky, aktivně je řeší, aby projekty byly dodány včas. Nejlepší projektoví manažeři vynikají v řízení očekávání zúčastněných stran projektu – což je dovednost potřebná v případě, že se vyskytnou neočekávané překážky.
- Závěr: Jakmile jsou všechny projektové aktivity dokončeny, jsou jejich výstupy konsolidovány a předloženy zainteresovaným stranám ke schválení a zpětné vazbě, spolu s podrobnými zprávami o pokroku a výkonu.
Číst více: 15 bezplatných šablon pro projektové manažery
Rozdíl mezi tradičním a agilním řízením projektů
Tradiční a agilní řízení projektů jsou dvě široké techniky řízení projektů. Každý přístup má svůj vlastní soubor rámců, principů a procesů, které odpovídají různým typům projektů.
Zde je několik klíčových rozdílů mezi těmito dvěma přístupy.
| Tradiční řízení projektů | Agilní řízení projektů |
| Sekvenční přístup, kdy je nutné dokončit každou fázi, než se přejde k další | Inkrementální a iterativní přístup, při kterém je práce rozdělena do krátkých cyklů s průběžnou zpětnou vazbou v průběhu celého projektu |
| Hierarchický, s jasně definovanými rolemi a odpovědnostmi | Flexibilní, s různými týmy spolupracujícími na dosažení výsledků |
| Předem se vypracuje podrobný plán, který nastíní projektové aktivity od začátku do konce. | Začněte s plánováním na vysoké úrovni, které se poté přizpůsobí požadavkům každé iterace. |
| Pečlivě dodržujte plán s menším prostorem pro změny | Dynamický a měnící se podle iterací a zpětné vazby |
| Stává se na konci projektu s několika dokončenými výstupy | Hodnota je postupná, s malými výsledky dodávanými po fázích v průběhu celého projektu. |
Příklad tradičního řízení projektů
Předpokládejme, že vyvíjíte e-commerce webové stránky. Každý krok, jako je návrh wireframu, vytvoření UI/UX designu, vývoj, testování a nasazení, by měl být dokončen postupně.
Příklad agilního řízení projektů
Například vyvíjíte mobilní aplikaci. Projekt je rozdělen do sprintů, z nichž první zahrnuje vytvoření základní verze s klíčovými funkcemi. Po skončení sprintu je produkt zkontrolován.
Druhý sprint zahrnuje vylepšení stávajících funkcí a přidání nových na základě zpětné vazby od zainteresovaných stran. To pokračuje v několika sprintech, dokud nejsou implementovány klíčové funkce a aplikace nesplňuje požadované standardy kvality.
Důležitost řízení rizik v projektovém managementu
Řízení projektů je složitý proces a neočekávané události mohou negativně ovlivnit cíle nebo výsledky projektu.
Mezi tyto výzvy v oblasti řízení projektů mohou patřit:
- Technologické problémy
- Nedostatek zdrojů
- Ekonomické změny
- Ekologické otázky
- Právní povinnosti
- Problémy s kvalitou
Bez ohledu na příčinu potřebujete účinnou strategii řízení rizik, abyste mohli tyto problémy předvídat a minimalizovat jejich dopad na úspěch projektu.
Strategie řízení rizik je strukturovaný přístup, který pomáhá projektovým manažerům a zúčastněným stranám činit informovaná rozhodnutí, kdykoli dojde k neočekávané události. Umožňuje vám proaktivně řídit rizika a mít připravený nouzový plán je skvělý způsob, jak uklidnit zúčastněné strany a posílit jejich důvěru.
💡Tip pro profesionály: Pro nové projektové manažery je zde 10 kurzů projektového řízení, které jim pomohou posunout jejich kariéru na vyšší úroveň*
10 tipů pro efektivní řízení projektů
Optimalizovaný pracovní postup projektu pomáhá zefektivnit procesy, zlepšit provozní efektivitu a snížit rizika při řízení projektů. Zde je deset osvědčených strategií pro úspěšné plánování, realizaci a dosažení výsledků projektu.
1. Definujte cíle a rozsah projektu
Cíle projektu zdůrazňují konkrétní výsledky, kterých je třeba dosáhnout, zatímco rozsah definuje hranice projektu. Zdůrazňuje, co je v projektu zahrnuto a co je mimo jeho rozsah, a sjednocuje zainteresované strany, projektové manažery a členy týmu.
Definování cílů projektu poskytuje jasný směr všem, kteří na projektu pracují.
Rozsah projektu zabraňuje nekontrolovaným změnám nebo rozšířením a stanovuje správná a realistická očekávání.
Zde je příklad dobře definovaného cíle a rozsahu projektu.
| Cíl projektu | Vyvinout a spustit mobilní aplikaci pro elektronický obchod za šest měsíců. Aplikace by měla zvýšit online prodej o 20 % a zlepšit metriky zapojení uživatelů, jako je průměrná délka relace, o 30 %. |
| Rozsah projektu | Projekt mobilní aplikace pro elektronický obchod bude zahrnovat vývoj full-stack, integraci platební brány, návrh UX a integraci třetích stran. Nebude zahrnovat implementaci žádných dalších funkcí, které nejsou uvedeny v rozsahu. |
Ačkoli je definování těchto aspektů zásadní, měli byste také provádět sledování, abyste zajistili, že se projekt neodchýlí od stanovených cílů a rozsahu.
Pracovní postupy projektu můžete sledovat ručně pomocí tabulek nebo použít software pro řízení projektů, který vám pomůže spravovat všechny aspekty projektu.
Výhody softwaru pro řízení projektů jsou:
- Poskytuje lepší přehled a kontrolu nad úkoly, závislostmi, pracovní zátěží týmu a pokrokem
- Sloučí všechny informace o projektu na jednom místě – nemusíte se zabývat více nástroji
- Zvyšuje produktivitu a výkonnost týmu a minimalizuje vyhoření díky pokročilým funkcím, jako je automatizace, integrace, řízení přístupu na základě rolí a nástroje pro spolupráci.
- Umožňuje vám včas identifikovat a zmírnit rizika
2. Vypracujte podrobný plán projektu
Projektový plán je komplexní dokument, který popisuje různé složky projektu, včetně:
- Rozdělení složitých úkolů a projektových procesů na zvládnutelné úkoly
- Struktura rozdělení práce definující, kdo je za co zodpovědný
- Rozpočty, přidělování zdrojů a rozložení pracovní zátěže
- Metriky úspěchu, klíčové ukazatele výkonnosti a rámce pro podávání zpráv, aby projektoví manažeři mohli zajistit, že projekt postupuje podle plánovaného harmonogramu a zůstává v rámci rozpočtu.
- Potenciální rizika, kterým může projekt čelit
Především je klíčem k úspěchu příprava.
Především je klíčem k úspěchu příprava.
Proces plánování projektů můžete zjednodušit pomocí nástroje, jako je software pro řízení projektů ClickUp, který disponuje pokročilými funkcemi, které vám pomohou pracovat chytřeji.
Pomocí ClickUp Docs vytvořte komplexní projektový plán a uchovávejte důležité informace na jednom místě v rámci nástroje pro řízení projektů.
Pozvěte zainteresované strany a členy týmu ke spolupráci na dokumentu a navrhujte změny v reálném čase. Aby byl dokument kontextovější, přidejte relevantní odkazy, zprávy a prezentace a vložte videa a další relevantní informace.
Nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp, také obsahují předem připravené šablony, které vám pomohou strukturovaně zaznamenávat a organizovat informace.
Projektoví manažeři rádi používají šablonu pro řízení projektů ClickUp k dokumentování všech informací od počátku až po dokončení a k rychlému vytváření podrobných plánů projektů.
Můžete zadat důležité informace, jako například:
- Oddělení odpovědné za úkol
- Interní a externí zúčastněné strany v projektovém týmu
- Popis projektu
- Tým odpovědný za každý úkol
- Úrovně priority pro nadcházející úkoly
- Odhadovaná doba
- Projektový manažer odpovědný za úkol
- Měření úspěchu a rizika projektu
3. Stanovte časový harmonogram
Jak dlouho budou trvat různé úkoly a činnosti a jaký je realistický časový harmonogram pro dokončení projektu? Jako projektový manažer musíte mít odpovědi na tyto zásadní otázky, bez ohledu na složitost projektu.
Váš časový plán funguje jako plán, který zdůrazňuje různé fáze životního cyklu projektu. Pomáhá týmům pochopit, jak by měla probíhat posloupnost činností, aby mohly odpovídajícím způsobem stanovit priority úkolů.
Svůj projekt můžete vizualizovat ve více než 15 zobrazeních ClickUp, včetně Ganttova diagramu a časové osy.
Zobrazení Ganttova diagramu
Vizualizujte všechny své úkoly a závislosti na časové ose s klíčovými milníky, které vám pomohou sledovat průběh projektu. Pomocí kaskádových zobrazení můžete sledovat, jak jeden úkol plynule navazuje na další. Ganttův diagram také pomáhá sledovat závislosti a identifikovat volný čas a umožňuje vám upravit časové osy jediným kliknutím.
Zobrazení časové osy
Naplánujte úkoly podle flexibilního časového harmonogramu, aby členové týmu mohli sledovat, jak jednotlivé úkoly postupují. Sdílejte jej se zainteresovanými stranami, abyste jim poskytli podrobný přehled o plánu projektu, nadcházejících událostech a úkolech a dosud dokončených úkolech.
Ganttovy diagramy jsou skvělým způsobem, jak sledovat průběh více projektů s vzájemně závislými úkoly. Pomáhají také identifikovat práci, která čeká na dokončení jiného úkolu.
Na druhou stranu, zobrazení časové osy vám poskytuje přehled úkolů a milníků v projektu spolu s časovými osami projektu na vysoké úrovni.
4. Stanovte priority úkolů
Stanovení priorit úkolů zvyšuje soustředění a zajišťuje, že důležité úkoly budou splněny včas. Nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp, to usnadňují.
Klíčem není upřednostňovat úkoly ve vašem rozvrhu, ale naplánovat si priority.
Klíčem není upřednostňovat to, co máte v plánu, ale naplánovat si své priority.
Pomocí ClickUp Tasks vytvořte více seznamů, abyste mohli své úkoly organizovat a kategorizovat.
Můžete vytvořit seznam pro každou fázi projektu a poté do každého seznamu přidat odpovídající úkoly.
Seznam s názvem „Zahájení“ bude obsahovat následující úkoly:
- Definujte rozsah projektu
- Identifikujte zainteresované strany
- Přidělte zdroje
- Odhad rozpočtu
Projektový manažer poté přidělí úkoly ostatním členům týmu s termíny, úrovněmi priority a vlastními poli pro zaznamenání dalších informací, jako jsou poznámky k projektu, wiki stránka nebo interní znalostní báze.
Tyto funkce vám pomohou efektivněji strukturovat úkoly a usnadní sledování pracovního postupu projektu.
5. Zjednodušte spolupráci
Když na projektu pracuje více oddělení, je žádoucí, aby všichni hladce spolupracovali, používali jediný zdroj informací o úkolech, sdíleli aktualizace a řešili problémy.
Představte si chaos, který by nastal, kdyby každý tým pracoval izolovaně; docházelo by k nedorozuměním, zpožděním a zdvojování práce.
Abyste tomu předešli, definujte komunikační kanály: e-mail pro formální komunikaci, chat pro aktualizace v reálném čase a ClickUp Docs pro veškerou projektovou dokumentaci.
Pořádat pravidelné schůzky, aby se zkontroloval postup úkolů a informovaly se klíčové zainteresované strany o důležitých novinkách.
Doporučená četba: 50 aktivit a cvičení pro budování týmu v práci v roce 2024
ClickUp Chat nabízí chatovací kanál v reálném čase, kde mohou členové týmu spolupracovat a sdílet informace. Funkce, které uživatelé oceňují, jsou:
- Pomocí @mention přidejte člena týmu do konverzace
- Zahrňte barevné bloky, seznamy s odrážkami a bannery s podrobnostmi v přehledném formátu.
- Vytvořte samostatné chatovací kanály pro celofiremní aktualizace nebo konkrétní týmy
- Vložte konkrétní videa, tabulky a soubory PDF do okna chatu
Odhalte fasádu přísné metodiky a zeptejte se, proč byl projekt úspěšný. Odpověď zní: lidé.
Odhalte fasádu přísné metodiky a zeptejte se, proč byl projekt úspěšný. Odpověď zní: lidé.
6. Zaveďte agilní metodiky
Zvažte použití metodik agilního řízení projektů, pokud váš projekt nemá explicitní omezení, časové harmonogramy nebo dostupné zdroje.
To pomáhá týmům reagovat a přizpůsobovat se změnám požadavků, a to i v pozdějších fázích realizace projektu. Neustálá zpětná vazba zvyšuje kvalitu výsledků, což vede k větší spokojenosti zúčastněných stran.
Šablona agilního řízení projektů ClickUp vám pomůže implementovat agilní metodiky, jako jsou Kanban nebo Scrum, a dosáhnout tak neustálého zlepšování. Je ideálním výchozím bodem pro týmy, které se nezabývají vývojem softwaru a chtějí zavést agilní přístup. Pomocí formuláře můžete zjednodušit požadavky v backlogu a provádět je pomocí zobrazení tabule. Šablona vám nabízí řadu přizpůsobitelných stavů, které můžete přizpůsobit podle svých preferovaných pracovních postupů.
7. Využijte KPI ke sledování výkonu
Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) jsou kvantitativní údaje, které vám pomohou vyhodnotit stav vašeho projektu, sledovat pokrok směrem k milníkům projektu a činit rozhodnutí na základě dat. Pomáhají projektovým manažerům zajistit, aby výsledky byly v souladu s cíli, a efektivně přidělovat zdroje.
KPI se liší podle typu a velikosti projektu.
Například účinnost marketingové kampaně na sociálních médiích lze měřit sledováním míry prokliku, organických zobrazení, zapojení a počtu sledujících nebo odběratelů.
Podobně by KPI pro vývoj softwaru zahrnovaly rychlost, dodací lhůtu, dobu cyklu, hustotu vad, dobu řešení vad atd.
Pomocí šablony KPI ClickUp můžete sledovat pokrok projektu ve vztahu k cílům, analyzovat data, identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a sledovat výkonnost pomocí přehledných vizuálních prvků.
8. Věnujte pozornost alokaci zdrojů
Efektivní a účinné přidělování zdrojů je jednou z nejdůležitějších měkkých dovedností v projektovém řízení. Zajistíte-li, aby na správném projektu pracovali kvalifikovaní členové týmu, můžete maximalizovat efektivitu, urychlit dokončení projektu a dosáhnout kvalitních výsledků nákladově efektivním způsobem a včas.
Zde je několik kroků, které můžete podniknout pro chytřejší alokaci zdrojů:
- Posuďte dostupné zdroje: Vyhodnoťte současné zdroje a porovnejte je s požadavky projektu. K tomu použijte šablonu matice technických dovedností ClickUp, abyste mohli sledovat mezery v dovednostech a porozumět odborným znalostem svého týmu. To vám umožní přiřadit úkoly k individuálním dovednostem členů vašeho týmu a naplánovat vyplnění mezer v dovednostech.
- Prioritizujte úkoly: Přidělte zdroje pro úkoly s velkým dopadem a vysokou prioritou, abyste dodrželi termíny a dokončili úkoly s největším dopadem. Analyzujte úkoly a proveďte mapování závislostí, abyste získali přehled o požadavcích na zdroje a jejich rozložení.
- Vytvořte plán přidělování zdrojů: Vypracujte harmonogram zdrojů, abyste naplánovali, jak budou zdroje přidělovány a na jak dlouho. Definujte role a odpovědnosti, aby všichni pochopili, na čem mají pracovat, a nedocházelo k překrývání úkolů.
💡Tip pro profesionály: Zobrazení pracovní zátěže v ClickUp vám umožňuje vizualizovat množství práce, které je každému členovi týmu přiděleno během určitého časového období. Můžete porovnat pracovní zátěž každého člověka s jeho kapacitou.
9. Automatizujte časově náročné, opakující se a konzistentní úkoly
Automatizované řízení projektů šetří čas a manuální úsilí a snižuje počet lidských chyb tím, že manuální práci přenáší na stroje.
Projektové řízení má několik proměnných částí, které jsou vhodné pro automatizaci pomocí umělé inteligence, aby se zvýšila produktivita vašeho projektového řízení. Patří mezi ně:
- Automatické přiřazování úkolů členům týmu
- Vytváření zpráv o postupu a stavu projektu
- Předvyplnění projektových dokumentů, šablon a dokumentů s požadavky na produkt
- Vytváření projektových briefů a přidávání důležitých informací, jako jsou závislosti, data zahájení a ukončení úkolů, cíle a výstupy
- Shrnutí dokumentů, standup meetingů a poznámek z jednání, konverzačních vláken, zpráv a whitepaperů
- Vytváření osnov blogů, marketingových plánů a psaní případových studií
Vestavěný AI asistent ClickUp, ClickUp Brain, dělá všechnoto za zaneprázdněné týmy projektového řízení a je navržen tak, aby zapadal do vašich pracovních postupů.
ClickUp Brain maximalizuje produktivitu vašeho týmu následujícími způsoby:
- Zvýšení produktivity o 30 %: Týmy šetří čas díky menšímu počtu schůzek, rychlejším shrnutím a automatizovaným úkolům.
- Zlepšuje soulad: Zlepšení komunikace a sdílení znalostí pomáhá týmům cítit se více propojené a sladěné směrem ke společným cílům.
- Snížení nákladů až o 75 %: Středně velké společnosti ušetří přibližně 94 000 dolarů ročně snížením výdajů na jiné nástroje umělé inteligence.
10. Přizpůsobujte se a učte se, abyste se neustále zlepšovali
Důležité není samotný proces. Důležité je, jakým způsobem tento proces vylepšujete.
Důležité není samotný proces. Důležité je, jakým způsobem tento proces vylepšujete.
Neustálé přizpůsobování zajišťuje, že váš projekt zůstane flexibilní a bude reagovat na nové informace. To je důležité pro úspěšné řízení projektů, které vede k lepším výsledkům a, co je ještě důležitější, podporuje inovace a zlepšování budoucích projektů.
Například pravidelně sbírejte zpětnou vazbu a sledujte ukazatele úspěchu projektu, abyste získali přehled a identifikovali oblasti, které je třeba zlepšit. Na základě těchto poznatků vypracujte akční plán, ve kterém shrnete návrhy, které chcete implementovat, jak jste k nim dospěli a proč jsou nezbytné.
Nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp, mají funkce, jako jsou ClickUp Forms, které vám umožňují shromažďovat zpětnou vazbu interně i externě v systematickém formátu, abyste mohli optimalizovat svůj pracovní postup při správě projektů.
Časté výzvy v oblasti řízení projektů
1. Rozšiřování rozsahu projektu
K rozšiřování rozsahu dochází, když jsou do projektu přidány další změny nebo požadavky, které nebyly zahrnuty v původních cílech a výstupech. To vede k neočekávanému rozšíření rozsahu, které může zpozdit harmonogram projektu a způsobit překročení rozpočtu.
Řešení:
✅Vytvořte pomocí ClickUp Forms podrobný formulář pro zadání projektu, ve kterém klient podrobně popíše své očekávání a požadavky.
✅Zaveďte proces řízení změn s formální strukturou pro žádání, přezkoumávání a schvalování dalších změn.
✅Pomocí šablony ClickUp Scope of Work vytvořte jasný akční plán projektu, nastíňte časový harmonogram, úkoly a výstupy a nastavte si oznámení, abyste byli informováni o postupu prací.
2. Řízení času
Chyby v odhadu času a nedostatečné stanovení priorit úkolů mohou vést k neefektivnímu řízení času. Členové týmu mohou trávit příliš mnoho času méně důležitými nebo nudnými úkoly, místo aby se soustředili na to, co je opravdu důležité, což má dopad na včasné dodání výsledků projektu.
Řešení:
✅Stanovte si pro každý úkol realistické cíle a časové harmonogramy
✅Vyhodnoťte úkoly projektu a rozdělte je na úkoly s vysokou prioritou a činnosti s nízkou prioritou, abyste mohli lépe stanovit priority.
✅Pomocí nástroje ClickUp Time Tracking můžete sledovat, kolik času trávíte různými úkoly a jak je lze optimalizovat.
✅Provádějte pravidelné kontroly, abyste včas získali zpětnou vazbu a schválení
3. Kontrola kvality
Kontrola kvality zajišťuje, že výsledky projektu odpovídají očekáváním a měřítkům zainteresovaných stran. Nejasnosti při definování standardů kvality a nekonzistentní procesy však mohou z kontroly kvality učinit jednu z největších výzev v oblasti řízení projektů, kterým budete pravděpodobně čelit.
Řešení:
✅Zapojte zainteresované strany při definování kritérií kontroly kvality pro každý projekt
✅Před finálním dodáním výsledků se ujistěte, že jste provedli dostatečné testování, aby byl projekt úspěšně dokončen.
✅Používejte kontrolní seznam pro všechny základní kroky kontroly kvality
Pomocí šablony kontrolního seznamu kvality ClickUp vytvořte kontrolní seznam pro všechny základní kroky kontroly kvality. Tím zajistíte, že budou všechny procesy pečlivě dodržovány, což pomůže udržet vysokou úroveň kvality v průběhu celého procesu řízení projektů.
ClickUp: Váš partner v oblasti řízení projektů pro efektivní pracovní postupy
Projektové řízení je složitý proces, který vyžaduje věnovat pozornost desítkám detailů, aby bylo možné dosáhnout cílů vaší společnosti. Přidejte k tomu ještě několik projektů, které řídíte, a situace se může stát složitou. Nástroje pro projektové řízení mohou doplnit vaše dovednosti v oblasti projektového řízení a zlepšit výkonnost.
All-in-one software pro řízení projektů ClickUp využívající umělou inteligenci nabízí komplexní řešení, které vám pomůže optimalizovat pracovní postupy a zvýšit efektivitu. Díky pokročilým funkcím pro správu úkolů, spolupráci a optimalizaci zdrojů bude váš život projektového manažera mnohem snazší.
S ClickUpem odstraníte z projektového řízení dohady a vždy dodáte úspěšné projekty. Zaregistrujte se na ClickUp zdarma a začněte optimalizovat své pracovní postupy v projektovém řízení.