Vytvoření wiki je strategickým krokem k budování lepší budoucnosti pro vaši společnost (organizaci) a členy týmu. Položíte základy pro centralizaci informací o společnosti a vybudujete prostor pro spolupráci, který bude s časem růst.
Tato spolupráce zvyšuje produktivitu vašich zaměstnanců díky lepšímu přístupu k informacím a správnému vedení při orientaci v interních procesech. Vytvoření vlastní wiki však vyžaduje čas a dobře zavedený proces.
Tento blog popisuje postupný proces vytváření wiki pomocí jednoho z nejlepších wiki softwarů. Než se k tomu dostaneme, diskutovali jsme o definici wiki, jejích typech a důvodech, proč byste ji měli vytvořit.
Jak vytvořit wiki: kroky a osvědčené postupy
Co je to wiki?
Wiki stránka je online komunitní centrum, kde jednotlivci sdílejí své odborné znalosti, postřehy a informace. Zatímco některé wiki platformy, jako například Wikipedia, jsou veřejně přístupné, organizace používají jiné k shromažďování a správě interních informací, což týmům umožňuje sdílet znalosti a efektivněji spolupracovat.
V podnikovém prostředí je wiki stránka kolektivním mozkem, který podporuje spolupráci zaměstnanců a vzájemné učení a centralizuje veškeré znalosti v rámci společnosti.
Považujte to za nástroj pro řízení práce, který odstraňuje informační bariéry a poskytuje všem přístup k základním informacím potřebným k výkonu jejich práce. Eliminací chaotického přenášení informací se váš tým může více soustředit na to, co je v daném časovém rámci podstatné.
Co ukládat do firemní wiki
Zde je seznam toho, co můžete ukládat do firemní wiki:
- Firemní zásady a postupy: Etický kodex, příručka pro zaměstnance, plán dovolených, pokyny pro práci na dálku atd.
- Firemní kultura a hodnoty: prohlášení o poslání a vizi, programy uznání zaměstnanců, iniciativy DEI, průzkumy spokojenosti zaměstnanců a formuláře pro zpětnou vazbu atd.
- Materiály pro zaškolení nových zaměstnanců: organizační schéma, školicí materiály pro konkrétní role, úvod do firemních nástrojů a softwaru, často kladené otázky pro nové zaměstnance, technologická infrastruktura a jak ji efektivně využívat.
- Dokumentace projektu: Cíle a výstupy projektu, aktualizace stavu, zprávy o pokroku a další informace
- Informace o týmu a oddělení: Pracovní postupy a nástroje specifické pro dané oddělení, seznamy kontaktů, role a odpovědnosti
- Interní znalostní báze: Technická dokumentace, slovníček interních termínů a zkratek, návody, výzkumné zprávy a analýzy trhu
- Informace o produktech nebo službách: Nabídka služeb a klíčové funkce, specifikace produktů, plány, připravované aktualizace produktů, interní poznámky k vydání, příběhy úspěchu zákazníků, případové studie, analýza konkurence atd.
- Školení a rozvoj: Kritéria a šablony pro hodnocení výkonu, cesty rozvoje dovedností, plány školení, vzdělávací zdroje atd.
- Interní komunikace: Oznámení a aktuality pro celou společnost, interní zpravodaje, zápisy z jednání, zprávy o finančních výsledcích, kalendáře firemních akcí, etiketa komunikace
- IT podpora a zdroje: Postupy pro přístup k systému (VPN, nastavení e-mailu atd.), bezpečnostní protokoly a zásady ochrany dat, průvodce řešením problémů
- Informace o zákaznících a klientech: Zásady a postupy zákaznické podpory, procesy přijímání nových klientů, smlouvy o úrovni služeb (SLA)
- Informace o lidských zdrojích a mzdách: Plán a procesy výplaty mezd, přihlášení k benefitům a žádosti o ně, procesy žádostí o dovolenou a jejich schvalování
- Právní a compliance: Odvětvové předpisy a požadavky na compliance, pokyny týkající se duševního vlastnictví (IP), smlouvy a právní šablony, dohody o mlčenlivosti a neprozrazování informací (NDA)
- Plánování akcí a zdroje: Průvodce plánováním akcí, kontakty na dodavatele a smlouvy, zpětná vazba a výsledky předchozích akcí
Typy wiki
Existují dva typy wiki – interní a externí. Podívejme se na rozdíl mezi nimi, protože každý z nich hraje jinou roli z hlediska použitelnosti.
V závislosti na vašem cíli vyberte typ, který je pro vaši společnost nejvhodnější.
Interní wiki
Interní wiki, také nazývaná soukromá wiki, je uzavřený web pro vaše zaměstnance, kteří spolupracují v reálném čase na údržbě a aktualizaci interních informací společnosti. Wiki vaší společnosti se pro ně stane hlavním zdrojem informací, když se chtějí dozvědět více o předpisech, najít reference, když narazí na problém, a získat znalosti od odborníků.
Interní wiki umožňuje všem sdílet poznámky a návrhy a přispívat zdroji, zejména pro virtuální tým.
Organizace ukládají proprietární data a citlivé informace o společnosti na interních wiki stránkách. Hostujte týmovou wiki na svém vlastním serveru nebo na wiki hostingové službě, abyste měli úplnou kontrolu nad daty a osobními stránkami.
Pokud hledáte pokročilé zabezpečení pro ochranu svých dat, musíte hostovat interní wiki na svém serveru. Potřebujete IT tým, který bude sledovat pravidelné aktualizace a úložný prostor na wiki syntaxe.
Externí wiki
Externí wiki jsou veřejné wiki, ke kterým má přístup kdokoli s připojením k internetu. Stránka Wikipedia je nejlepším příkladem externí wiki, která přijímá příspěvky od milionů uživatelů po celém světě.
Fandom wiki je dalším příkladem externí wiki; jedná se o komunitu lidí, kteří sdílejí stejné zájmy a rádi o nich píší online.
Externí wiki mohou také sloužit jako samoobslužné webové stránky, které snižují počet dotazů zákazníků a zkracují čekací dobu na odpovědi na jejich dotazy.
Cílem je vytvořit wiki obsahující nejčastější problémy, s nimiž se zákazníci pravděpodobně setkají, a zpřístupnit ji veřejnosti.
Pokud zákazník narazí na problém, může přistupovat k wiki a pokusit se jej vyřešit samostatně. To je výhodné jak pro zákazníka, jehož problém je rychle vyřešen, tak pro vaši společnost, protože její tým podpory se může soustředit na řešení složitějších problémů.
Interní a externí wiki pomáhají centralizovat vaše znalosti o produktech a organizaci.
Důvody pro vytvoření wiki stránky
Ačkoli je koncept wiki téměř stejně starý jako internet, používání wiki stránek pro zvýšení produktivity je relativně nové. Obecně se firemní wiki používají pro dva hlavní účely:
- Najít informace a naučit se něco nového
- Přispívat znalostmi a učit něco nového
Podívejme se blíže na výhody vytvoření wiki.
Ušetřete čas
Wiki znamená v havajštině „rychlý“. Tak vznikl název Wikipedia – jedno místo pro rychlý přístup k informacím.
Wiki stránka pomáhá vašemu týmu zrychlit práci, protože se stává komplexním zdrojem znalostí, který jim pomáhá pracovat rychleji. Od zkušených zaměstnanců po nové členy týmu – všichni potřebují rychle získat informace, aby mohli vykonávat svou práci. Díky týmové wiki vědí, kde data najdou, aniž by byli závislí na jiných týmech, například na IT oddělení.
Musíte však vytvořit wiki, abyste jim ušetřili neproduktivní bloudění v labyrintu informací, které jim zabírá značnou část produktivního času. Výsledkem je nízká produktivita a vyhoření zaměstnanců.
Příklad: Jenna se nedávno připojila k vašemu designérskému týmu. Místo toho, aby hledala pokyny pro značku, tón a designové standardy, zamíří do sekce „Stylový průvodce“ vaší wiki. Jenna získá okamžitý přístup k pokynům a standardům. Totéž platí, když se chce dozvědět více o firemních politikách a kodexu chování na pracovišti.
Podporujte spolupráci
Wiki stránky jsou skvělou platformou pro podporu spolupráce mezi zaměstnanci v různých týmech. Organizace vytvářejí wiki jako znalostní systémy, které se opírají o týmovou práci, vstupy a příspěvky různých uživatelů.
Považujte články wiki za platformu, na které mohou zaměstnanci sdílet své nápady a myšlenky, přidávat stránky a obsah, odkazovat na pokyny komunity a průběžně aktualizovat materiál tak, aby byl relevantní pro současnou dobu.
To je obzvláště výhodné pro týmy, které pracují na dálku nebo v hybridním pracovním prostředí. Různé časové pásmo brání toku informací mezi týmy, které společně pracují na projektu. Wiki tento problém řeší tím, že se stává společným zdrojem, kde lze získat všechny nejnovější informace o projektu a vyhnout se zpožděním bez ohledu na to, kde se týmy nacházejí.
Jakmile vaši zaměstnanci začnou vnímat výhody wiki stránek, budou se přirozeně podílet na jejich rozvoji a stanou se tak robustnějším zdrojem institucionálních znalostí.
Nejlepší na tom je, že to není vyhrazeno pouze pro vaše zkušené zaměstnance; noví členové týmu také získají prostor pro sdílení a získávání znalostí od samého začátku.
Organizujte obsah
Wiki stránky vám mohou připomínat známé nástroje, jako jsou tabulky. Tabulky jsou totiž známé tím, že dokážou zpracovat obrovské množství dat.
Existují však dvě oblasti, ve kterých tabulky výrazně zaostávají za wiki stránkami – spolupráce a organizace. První z nich jsme již vysvětlili, pojďme se tedy zaměřit na organizaci.
Wiki umožňuje uživatelům přidávat k obsahu tagy a vytvářet kategorie se strukturovaným rozložením. Tagy jsou wiki nástroje, které uživatelům umožňují rychleji vyhledávat informace. Členové týmu se navzájem označují tagy, aby je nasměrovali ke zdroji a předešli záměně.
Tento způsob organizace obsahu je také výhodný při zapojování nových zainteresovaných stran (dodavatelů, prodejců, agentur atd.).
Tradičně je onboardingu doprovázeno množstvím e-mailové korespondence a roztříštěných dokumentů. Externí webová stránka Wiki umožňuje vašim novým stakeholderům snadný přístup k pokynům pro dodržování předpisů, protokolům spolupráce a časovým harmonogramům projektů v různých kategoriích v rámci jediného zdroje.
Propojte související informace
Další pozoruhodnou vlastností wiki stránek je jejich schopnost propojování. Odkaz pomocí kódu CSS je hypertextový odkaz na jiné související stránky nebo externí webové stránky.
Tato funkce interního propojení zvyšuje výkonnost wiki, protože umožňuje uživatelům získat podrobné informace o projektu nebo konkrétní informaci, aniž by museli opustit wiki stránku.
Nepřetržitý tok informací také usnadňuje učení nových zaměstnanců. Umožněte jim prozkoumat celou wiki podle vlastního tempa, aby nemuseli zbytečně trávit hodiny hledáním relevantních informací na jiných stránkách a v jiných článcích.
Wiki je navíc open-source systém pro správu obsahu s funkcemi pro spolupráci a umožňuje vám vytvořit individuální uživatelské účty s přístupem na základě rolí.
Revize obsahu
Vytvoření wiki je významný úspěch, ale je to jen špička ledovce. Klíčoví přispěvatelé neustále upravují obsah týmové wiki, aby drželi krok s měnícími se požadavky podnikání.
Musíte však použít jednu z nejpopulárnějších wiki platforem a spoléhat se na nástroje pro zpracování textu, abyste mohli sledovat revize online. Návrat k původnímu obsahu wiki je možný pouze v případě, že někdo během úprav ponechal zapnuté tlačítko historie revizí.
Wiki software nebo platforma ukládá každou revidovanou verzi změn a správci mají konečné slovo při rozhodování o tom, co se do wiki dostane a co ne. Vestavěný mechanismus usnadňuje sledování změn a toho, kdy je provedli ostatní uživatelé.
Jak vytvořit wiki stránku
Postupujte podle těchto kroků a vytvořte efektivní wiki pro svou společnost. Později vám také ukážeme, jak vám může pomoci ClickUp.
Krok 1: Definujte účel a rozsah
Určete hlavní cíl wiki. Je určena pro interní dokumentaci, sdílení znalostí, zaškolování nových zaměstnanců nebo pro všechny výše uvedené účely? Definování tohoto cíle pomůže utvářet obsah a strukturu.
Jakmile si ujasníte účel, rozhodněte se, jaké typy informací do wiki zahrnete.
Krok 2: Vyberte platformu wiki
Vyberte si wiki platformu, která odpovídá potřebám vaší organizace. Mezi oblíbené možnosti patří:
- ClickUp: Skvělý pro vytváření kolaborativních a propojených wiki stránek.
- Confluence (od Atlassian): Skvělé pro týmy používající Jira a další nástroje Atlassian.
- Google Sites: Jednoduché a nákladově efektivní řešení pro základní wiki stránky
- SharePoint: Ideální pro týmy, které již používají nástroje Microsoft Office.
- Gitbook: Ideální platforma pro publikování technických znalostí
- MediaWiki: Flexibilní platforma s otevřeným zdrojovým kódem, která se často používá pro větší wiki.
- Helpjuice: Určeno k ukládání informací o zákaznickém servisu
Číst více: Nejlepší interní firemní wiki software
Krok 3: Naplánujte strukturu
Definujte široké kategorie pro svou wiki a rozdělte je na konkrétnější podkategorie nebo stránky. Propojte je všechny pomocí dobře organizované struktury menu, aby byla wiki přístupnější.
Například týmy HR se mohou rozhodnout rozdělit wiki do kategorií jako „Zásady“, „Speciální projekty“, „Programy pro nové zaměstnance“ atd. V kategorii „Zásady“ mohou mít podkategorie jako „Zásady pro dovolenou“, „Benefity“, „Kodex chování“ atd.
Krok 4: Nastavte bezpečnostní oprávnění a řízení přístupu
Určete, kdo bude mít přístup k wiki a jakou úroveň přístupu by měl mít (např. prohlížení, úpravy nebo správa). Rozhodněte, zda bude wiki přístupná všem ve společnosti, nebo zda by některé stránky měly být omezeny na konkrétní oddělení (např. HR nebo IT).
V této fázi byste také měli stanovit některá pravidla pro používání. Určete pokyny, které mají zaměstnanci dodržovat, a postup pro aktualizaci stávajících wiki.
Krok 5: Naplňte wiki obsahem
Začněte tím, že shromáždíte všechny dokumenty, zásady a znalosti, které plánujete přidat do wiki. To může vyžadovat spolupráci napříč odděleními.
Začněte vytvářet stránky pro každou kategorii a podkategorii. Snažte se, aby informace na každé stránce byly stručné, jasné a relevantní. V případě potřeby propojte stránky navzájem, aby se v nich snadno orientovalo.
Krok 6: Přidejte funkce pro spolupráci
Vyberte platformu, na které mohou členové týmu zanechávat komentáře nebo klást otázky týkající se konkrétních stránek wiki. To podpoří spolupráci a umožní wiki se postupem času vyvíjet.
Můžete také sledovat revize, abyste zabránili ztrátě informací a umožnili snadné vrácení změn.
Krok 7: Sdílejte wiki a proškolte členy týmu
Jakmile bude základní struktura a obsah wiki připraven, pozvěte zaměstnance, aby se k wiki připojili, a povzbuďte je, aby přispívali. V případě potřeby poskytněte školení o tom, jak wiki efektivně používat.
Osvědčené postupy pro vytváření a používání wiki
Abyste wiki využili na maximum, mějte na paměti tyto návrhy:
- Sjednoťte členy týmu a kolegy ohledně používání wiki jako interní znalostní báze.
- Vytvořte šablony pro různé typy stránek (např. projektovou dokumentaci nebo příručky pro zaměstnance) a definujte pravidla formátování. Tím zajistíte jednotnost prezentace informací.
- Optimalizujte ji pro vyhledávání. Používejte relevantní klíčová slova a jasné názvy stránek, aby zaměstnanci mohli snadno najít informace ve wiki. Uspořádejte stránky logicky, aby bylo procházení wiki intuitivní. Pokud to zvolená platforma podporuje, označte stránky souvisejícími termíny, abyste zlepšili výsledky vyhledávání.
- Určete tým nebo jednotlivce, který bude pravidelně kontrolovat wiki, zda neobsahuje zastaralé informace, a aktualizovat ji, aby byla zajištěna přesnost.
- Poskytněte zaměstnancům mechanismus pro zasílání zpětné vazby nebo navrhování změn na stránkách wiki.
- Pomocí analytických nástrojů sledujte, jak často je wiki navštěvována a které stránky jsou nejnavštěvovanější. Na základě zpětné vazby a údajů o používání upravte strukturu, obsah nebo oprávnění, abyste zvýšili efektivitu wiki.
Vytvářejte wiki stránky snadno pomocí ClickUp
Nyní, když víte, jak vytvořit wiki, podívejme se, jak ClickUp tuto úlohu usnadňuje.
Zde jsou tři funkce, které vám pomohou vytvářet, psát a navrhovat stránky wiki, aniž by to bylo utrpením.
ClickUp Docs – nejlepší interní wiki software pro firmy
ClickUp Docs je místo, kde můžete začít vytvářet wiki. Umožňuje vám vytvářet a přidávat obsah a upravovat dokumenty od nuly. Chcete-li své informace vhodně strukturovat, využijte mnoho možností stylizace v dokumentech, jako jsou záložky, tabulky a odrážky.
Software ClickUp wiki vám umožňuje spolupracovat s kolegy v reálném čase. Funkce okamžité a živé spolupráce vám umožňuje sledovat jejich změny v reálném čase a přidávat své komentáře, abyste mohli okamžitě sdílet své myšlenky. To umožňuje editorovi zkontrolovat a přepracovat úpravy před zveřejněním změn.
Pokud revize vyžadují interní diskuse, označte členy týmu a přiřaďte jim úkoly z wiki, aby se práce rychle posunula kupředu. Nebo jednoduše spusťte instant messaging pomocí ClickUp Chat.
Do dokumentů můžete přidávat multimediální soubory, jako jsou návody nebo instruktážní videa. Přidejte vývojové diagramy, schémata a další interaktivní prvky, aby byla vaše wiki vizuálně atraktivní a snadno srozumitelná.
Pokud dokumentujete proces nebo sdílíte návod, pořiďte rychlý záznam obrazovky pomocí ClickUp Clips a vložte video do své wiki.
ClickUp vám navíc umožňuje propojit stránky wiki s vašimi stávajícími pracovními postupy. Odkazujte na existující dokumenty, přidávejte do dokumentů widgety pro přiřazování úkolů a aktualizujte stav projektu, aby všichni byli informováni o jeho postupu. Tímto způsobem se informace a úkoly k provedení shromažďují na jednom místě.
ClickUp AI – AI Wiki Creator
I pro nejzkušenější autory může být vytváření nových stránek od nuly v rámci wiki náročné. Šablony pro psaní obsahu ClickUp pomáhají klíčovým přispěvatelům strukturovat jejich obsah. Nejlepším doplňkem k tomu je asistent pro psaní ClickUp Brain AI.
AI Writer od ClickUp je jedním z nejlepších AI nástrojů pro psaní, úpravy a formátování obsahu pro vaše wiki stránky. Pokud vám docházejí nápady, spusťte prompt a připravte si první návrh během několika sekund. Interní editor vám pomůže vylepšit obsah, aby byl ostřejší a poutavější.
Potřebujete kreativní impuls? ClickUp Brain je váš partner pro brainstorming, který podpoří vaši kreativitu, aby byl váš obsah zábavný a trefný.
Použijte předem strukturované záhlaví k formátování obsahu a ušetřete čas. Shrňte si poznámky z jednání a aktualizace úkolů a přidejte je do wiki, aby se zajistilo, že ve vašem softwaru pro správu znalostí nebudou vynechány žádné důležité diskuse.
Šablony ClickUp
Šablona ClickUp Wiki vám výrazně usnadní práci tím, že zefektivní proces organizování a sdílení znalostí s vašimi týmy.
Šablony znalostní báze, jako je tato, obsahují hotové styly pro vytvoření úložiště. Tento responzivní design vypadá čistě na všech zařízeních a šablony jsou přístupné v různých aplikacích.
Pomocí vlastních stavů vytvářejte úkoly a sledujte pokrok na wiki stránce. Podobně přidávejte atributy pro správu vaší wiki platformy a stránek a získejte přesnější informace.
Vytvoření wiki je náročné a časově náročné, ale s vhodným wiki softwarem, jako je ClickUp, je budování vaší společnosti a wiki stránek hračkou.
ClickUp je užitečný zejména v případě, že vaše pracovní postupy a projekty vyžadují velké množství dokumentů. Předem připravené šablony wiki ClickUp vám umožňují vytvářet podrobné standardní operační postupy (SOP), pokyny a instrukce pro váš tým. Šablony můžete přizpůsobit tak, aby vyhovovaly potřebám vaší firmy a požadavkům na informace.
Například si ve svých wiki stránkách vytvořte šablonu komunikačního plánu pro interní a externí komunikaci v rámci organizace. Určete cílovou skupinu, způsob komunikace, frekvenci komunikace a strukturu zprávy šablony.
Vytvořte si ještě dnes svou první wiki pomocí ClickUp
Díky dokumentům pro spolupráci, integrované umělé inteligenci, šablonám wiki a virtuálním tabulkám je ClickUp dokonalým nástrojem pro vytváření firemních i osobních wiki. Ale to není vše. S ClickUpem je můžete také propojit s úkoly projektu, organizovat firemní struktury a umožnit všem spolupracovat.
Pro tok informací v reálném čase se ClickUp integruje s dalšími nástroji pro správu práce, čímž zvyšuje produktivitu vašeho týmu a přesnost dat.
Chcete, aby vaše první wiki byla velkým úspěchem? Zaregistrujte se na ClickUp.