10 výhod softwaru pro řízení projektů pro týmy

Dovolte nám položit vám otázku: Jak řídíte své projekty?

Týmy to dělají různými způsoby. K vytváření plánů používají e-maily nebo dokumenty. Mnohé z nich používají tabulky k sledování úkolů. Podnikové nástroje, jako je Google Suite, mají zabudované funkce kontrolních seznamů, které některé týmy využívají.

I přes to, jak běžná jsou tato opatření, jsou často neúčinná. Jako projektový manažer to chápete, a proto čtete tento blogový příspěvek!

Pojďme se tedy pustit do toho a prozkoumat deset výhod softwaru pro řízení projektů. A také to, jak můžete nejlepší nástroj pro řízení projektů integrovat do svých projektů.

Co je to software pro řízení projektů?

Software pro řízení projektů je digitální nástroj pro správu všech aspektů vašeho projektu, včetně úkolů, členů týmu, přidělování zdrojů, cílů a reportovacích dashboardů.

Jaké typy týmů mohou těžit z projektového softwaru?

Nejlepší nástroje pro řízení projektů mohou být přínosem pro absolutně jakýkoli druh činnosti nebo tým. Ať už plánujete svatební oslavu, renovaci kuchyně nebo uvedení komplexního technologického produktu na trh, řešení pro řízení projektů splní vaše potřeby. Podívejme se na několik příkladů z pracovního prostředí.

IT: IT projekty jsou vysoce technické a mají složité specifikace. Úkoly jsou často vzájemně provázané. Řízení projektů zahrnuje podrobné a složité plánování spolu se spoluprací mezi různými funkčními zúčastněnými stranami, jako jsou obchodní analytici, vývojáři, testeři, správci systémů a koncoví uživatelé.

Software pro řízení projektů pomáhá IT týmům definovat požadavky, plánovat časové harmonogramy, stanovovat milníky, přidělovat zdroje, sledovat pokrok a vizualizovat závislosti pomocí funkcí, jako jsou Ganttovy diagramy.

Lidské zdroje: Personální oddělení má širokou škálu povinností v oblasti náboru, zaškolování, odměňování, řízení výkonu, zapojení zaměstnanců, ukončování pracovního poměru a dalších.

Potřebují software pro řízení projektů, který bude koordinovat všechny činnosti v průběhu celého životního cyklu zaměstnanců, od zveřejňování inzerátů a plánování pohovorů až po vytváření plánů pro udržení zaměstnanců a vyřizování konečných plateb.

Marketing: Marketingové týmy spravují více kampaní, kreativních úkolů, iterací a optimalizací. Platformy pro správu projektů pomáhají marketingovým týmům shromažďovat briefy od jiných oddělení, hodnotit kreativy, iterovat reklamní texty a sledovat úspěch na základě metrik, jako jsou míra zapojení, generování potenciálních zákazníků a návratnost investic.

Prodej: Jakmile marketing získá potenciálního zákazníka, musí jej bez problémů předat prodejnímu týmu, aby uzavřel obchod.

Prodejní týmy používají software pro řízení projektů k nastavení fází prodejního trychtýře, sledování stavů, identifikaci překážek a stanovení priorit, aby mohli efektivně posouvat potenciální zákazníky v prodejním procesu. Software lze také integrovat se systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) a provádět tak detailní analýzy.

Stavebnictví: Stavební projekty zahrnují řadu surovin, strojů, kvalifikovaných zdrojů a dodržování norem kvality. Software pro řízení stavebních projektů pomáhá řídit vše od počátečních příprav až po závěrečné kontroly, včetně rizik souvisejících s bezpečnostními riziky a dopady na životní prostředí.

Provoz: Dobrý provoz závisí na jasných a opakovatelných pracovních postupech. Software pro řízení projektů umožňuje provozním týmům navrhovat, implementovat a sledovat jejich pracovní postupy. Můžete například použít myšlenkové mapy k návrhu, úkoly/podúkoly k jejich nastavení, kontrolní seznamy pro kontrolu kvality, reporty pro řízení rizik atd.

Finance: Od sestavování rozpočtu po audit, finanční týmy řídí více projektů, stejně jako HR. Nástroje pro řízení projektů nabízejí speciálně navržené funkce a šablony pro plánování rozpočtu, sledování výdajů, prognózy a monitorování financí organizace.

Některé nástroje mohou automaticky generovat zprávy, jako jsou výkazy cash flow, a také kategorizovat výkazy výdajů.

Ať už ve své organizaci zastáváte jakoukoli funkci, ten nejlepší software pro řízení projektů vám může přinést obrovské výhody. Zde je několik příkladů.

Jaké jsou výhody používání softwaru pro řízení projektů?

Za názvem „software pro řízení projektů“ se skrývá nespočet výhod, které tento nástroj nabízí, od týmové spolupráce a komunikace až po snižování rizik. Podívejme se na deset nejdůležitějších.

1. Přehlednost a kontrola

Na rozdíl od tabulek a e-mailů nabízí software pro řízení projektů lepší přehlednost a kontrolu. Můžete vidět každý úkol, pracovní zátěž každého člena týmu, průběh projektu, závislosti a úzká místa v detailních podrobnostech.

To vám umožní přizpůsobit a překalibrovat vaše úsilí, abyste byli vždy na správné cestě.

2. Přehlednost

Software pro řízení projektů v podstatě konsoliduje všechny informace o projektu na jednom místě. Umožňuje uživatelům najít vše, co potřebují, v rámci svého pracovního prostoru. Vaše úkoly mohou například zahrnovat popis, uživatelský příběh, kritéria přijatelnosti, termíny a závislosti.

To zajistí jasné myšlení a jednání každého člena projektového týmu.

3. Efektivní práce na dálku

Cloudový software pro řízení projektů umožňuje přístup k projektovým souborům a komunikaci kdekoli a kdykoli. Nástroj, který je přístupný 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, je obzvláště výhodný pro týmy rozptýlené v různých časových pásmech.

Vytváří společný online pracovní prostor pro spolupráci, ve kterém mohou vzdálené/hybridní týmy efektivně pracovat.

4. Podpora produktivity

Software pro řízení projektů je skvělým pomocníkem pro zvýšení produktivity vašich týmů. Kromě organizace úkolů na základě vašich struktur řízení projektů také podporuje žádoucí chování na pracovišti. Například:

Díky tomu se členové týmu mohou soustředit na důležitější aspekty projektu, což zvyšuje celkovou produktivitu a snižuje pravděpodobnost lidské chyby.

5. Efektivita

Aby byl projekt nebo provoz efektivní, týmy potřebují vědět:

Nástroj pro řízení projektů umožňuje toto vše a ještě mnohem více. Připraví členy týmu před přijetím úkolu. Pomáhá týmům rozvrhnout práci do časového plánu a dobře plánovat. Pomáhá maximalizovat výkon bez vytváření zbytečných překážek. V průběhu času vytváří opakovatelné procesy, které trvale zvyšují efektivitu.

6. Minimalizace vyhoření

Dobré řízení projektů závisí na přidělení správných lidí ke správným úkolům, aniž by byli příliš zatěžováni. Software vám umožňuje vidět aktuální pracovní vytížení a dostupnost každé osoby.

Umožňuje týmům odhadnout, jak dlouho bude úkol trvat, a stanovit limity pro množství práce, které mohou vykonat. To je zásadní pro snížení přetížení a vyhoření zaměstnanců.

7. Snižování rizik

Software pro řízení projektů pomáhá identifikovat potenciální rizika již v rané fázi životního cyklu. Pokud jste například naplánovali projekt na tři měsíce, ale jeden z vašich vývojářů je v druhém měsíci na dovolené, budete o tom vědět s dostatečným předstihem.

To týmům umožňuje vyvinout strategie ke zmírnění rizik, než se stanou problémy, což šetří náklady a udržuje projekt na správné cestě.

8. Ukotvení

Je zcela běžné, že členové týmu pracující na velmi aktivním projektu někdy ztratí přehled o tom, na čem pracují. To platí zejména v případě, kdy se trhy vyvíjejí a priority se rychle mění.

Software pro řízení projektů funguje jako kotva pro tým. Projektový manažer může provádět změny a přiřazovat nové priority, které týmy vidí v reálném čase.

Členové týmu pak mohou otevřít svůj nástroj pro správu projektů a jasně vědět, co musí každý den splnit, a soustředit se tak na to, co je důležité.

9. Sdílení znalostí

V moderním pracovním světě jsou dovednosti a tacitní znalosti každého jednotlivce největším aktivem organizace. Sdílení těchto znalostí je základem úspěchu projektu.

Dobrý nástroj pro řízení projektů dokumentuje tyto znalosti aktivním i pasivním způsobem. Například smlouvy, dohody a procesy lze aktivně zaznamenat do dokumentů. Na druhou stranu, chaty, komentáře a konverzace zaznamenávají tacitní znalosti – způsob, jakým se věci dělají, který není explicitně zdokumentován.

Díky efektivnímu softwaru pro řízení projektů můžete nyní dokumentovat pokladnici znalostí, kterou jste dříve neměli k dispozici.

10. Předvídavost

Možná si myslíte, že software pro řízení projektů pouze zaznamenává práci tak, jak probíhá, takže co to má společného s předvídavostí? No, má to společného hodně.

Při používání nástroje pro řízení projektů vytváříte měřítka pro svou práci, která vycházejí z delšího časového období. Dozvíte se například:

V závislosti na tom, jaké informace potřebujete, můžete také sledovat metriky, které jsou pro vás důležité. Na základě těchto metrik můžete předpovědět, co bude zapotřebí k efektivnímu dodání dalšího projektu, což vám poskytne přesnou předvídatelnost. Na základě toho můžete vytvořit vlastní šablony projektových plánů pro nové manažery.

Abyste mohli tyto výhody využít, potřebujete správný software pro řízení projektů. Zde je návod, jak si takový software vybrat.

Funkce, které je třeba zvážit při výběru softwaru pro řízení projektů

Funkce, které musí váš software pro řízení projektů mít, jsou ty, které jsou pro vás nejdůležitější. Pokud máte projekty s pevnou smlouvou a konkrétním počtem výstupů každý týden, potřebujete správu úkolů. Pokud řídíte prodejní projekt, potřebujete funkce CRM.

Bez ohledu na vaše konkrétní potřeby však existují některé funkce, které jsou pro každý dobrý bezplatný software pro řízení projektů zásadní. Zde jsou.

Podrobné řízení úkolů

V první řadě je jednou z nejdůležitějších funkcí softwaru pro řízení projektů schopnost rozdělit velké a složité projekty na malé, zvládnutelné úkoly.

S úkoly ClickUp můžete svůj projekt rozdělit na seznamy, úkoly, podúkoly a kontrolní seznamy.

Více než jen úkol? Žádný problém. Roztřiďte je do kategorií jako milníky, funkce, chyby nebo zpětná vazba.

Přidejte popis, přiřaďte uživatele a nastavte termíny pro každý úkol nebo dílčí úkol. Propojte závislosti, abyste byli informováni, když dojde ke zpoždění, které by posunulo více úkolů dopředu. Automatizujte opakující se úkoly, jako jsou týdenní kontroly nebo termíny plateb.

Komplexní správa času

Většina projektů se řídí modelem fakturace podle času a materiálu, což znamená, že čas jsou peníze. V takových případech hledejte software, který vám umožní přesně sledovat čas.

Řízení času v ClickUp zahrnuje několik promyšlených funkcí.

Stanovení cílů pro vaše klíčové metriky

Stanovení jasných cílů projektu dává týmům smysl a směr v jejich každodenních úkolech. Váš nástroj pro správu projektů vám musí umožnit stanovit cíle, klíčové oblasti odpovědnosti (KRA) a klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pro týmy i jednotlivce.

ClickUp Goals je navržen tak, aby byl flexibilní pro řadu rámců pro stanovení cílů. Sledujte průběh projektu pomocí číselných, peněžních, pravdivých/nepravdivých a úkolových cílů. Prodejní týmy mohou stanovit cíle v oblasti tržeb, technické týmy mohou stanovit cíle sprintu, marketingové týmy mohou stanovit cíle v oblasti generování potenciálních zákazníků a další.

Kontextová komunikace a spolupráce

Aby týmy mohly komunikovat kontextově, potřebují virtuální pracoviště, kterým by měl být váš software pro řízení projektů. Hledejte funkce pro komunikaci a spolupráci.

Komplexní komunikační funkce ClickUp umožňují týmům spolupracovat v reálném čase nebo asynchronně. Mezi oblíbené komunikační funkce patří:

Funkce ClickUp pro detekci spolupráce vám pomůže zjistit, kdo je online. Ať už prohlížíte stejný úkol nebo společně upravujete dokument ClickUp Doc, ClickUp vám ukáže, s kým právě pracujete.

ClickUp Whiteboards vám umožňuje sejít se a zmapovat procesy/pracovní toky, brainstormovat nápady a dokonce vytvářet moodboardy předtím, než se rozhodnete pro konkrétní design.

Označujte uživatele nebo přiřazujte úkoly přímo z tabule a proměňte své nápady v realitu.

Personalizovaná viditelnost

Projektoví manažeři potřebují vidět své projekty svým způsobem. Možná budete chtít seznamový náhled, abyste viděli všechny nadcházející úkoly, kanbanový náhled pro úkoly podle stavu, kalendářový náhled pro plánování a časový náhled pro sledování překrývání a závislostí.

Při výběru softwarových řešení pro řízení projektů se ujistěte, že máte k dispozici všechny potřebné pohledy. Více než 15 pohledů ClickUp vám umožní sledovat práci z jakéhokoli úhlu!

Přesné sledování pokroku

Jak byste měřili úspěch svého projektu? Ujistěte se, že nástroj, který si vyberete, má všechny analytické funkce, které potřebujete ke sledování pokroku.

ClickUp Dashboards nabízí přehledy v reálném čase o metrikách podle vašeho výběru. Přizpůsobte si dashboard tak, aby zobrazoval informace, které jsou pro vás důležité, a můžete tak činit rozhodnutí založená na datech, která vám pomohou dosáhnout cílů projektového řízení.

Možnosti přizpůsobení

Váš software by vám měl umožnit dodržovat vaši vlastní jedinečnou metodiku řízení projektů. ClickUp je navržen tak, aby byl flexibilní.

Funkce AI pro řízení projektů

S generativní AI, která zvyšuje schopnosti napříč obory, by projektové řízení nemělo zůstat pozadu. Nástroje AI pro projektové řízení vylepšují různé aspekty vaší práce.

ClickUp Brain funguje jako váš virtuální asistent 24/7 a pomáhá vám s různými každodenními úkoly – shrnovat poznámky z jednání, korigovat dokumenty, klást otázky týkající se procesů a získávat návrhy na optimalizaci.

Šablony pro řízení projektů

Opakovatelné procesy tvoří základ dobrého projektového řízení, proto musí váš nástroj nabízet správné šablony.

ClickUp obsahuje několik bezplatných šablon pro správu projektů a přehledů projektů pro různé případy použití.

Šablona pro správu projektů ClickUp je jednou z nejpopulárnějších. Díky 25 stavům, pěti různým zobrazením a komplexní struktuře projektů pomáhá snadno spravovat i složité projektové požadavky.

Ceny

Nejdůležitějším faktorem, který je třeba zvážit při výběru nástroje pro řízení projektů, je cenová dostupnost. Vyberte si plán, který nabízí maximální hodnotu za nejlepší cenu.

ClickUp nabízí bezplatné i placené tarify, které vyhoví vašim potřebám.

Podívejte se na ceny ClickUp s podrobným seznamem funkcí všech tarifů.

Vylepšete své schopnosti v oblasti řízení projektů s ClickUp

Každý řídí své projekty – tak či onak. Velké akce byly plánovány a realizovány pouze s pomocí notebooku a pera. To je však velmi neefektivní a stresující.

Dnešní profesionální projekty vyžadují více než jen „řízení“. Je třeba je řídit s jasností, transparentností, agilitou a efektivitou. K tomu je zapotřebí účelový software pro řízení projektů, jako je ClickUp.

Díky plně přizpůsobitelným funkcím funguje ClickUp jako komplexní nástroj pro správu projektů pro moderní týmy.

Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!

Často kladené otázky o výhodách softwaru pro řízení projektů

1. Jaké jsou výhody softwaru pro řízení projektů?

Mezi různé výhody projektového řízení patří:

2. Jaký je obecný účel softwaru pro řízení projektů?

Software pro řízení projektů pomáhá jednotlivcům i týmům organizovat, spravovat a zefektivňovat úkoly a komunikaci související s projekty. Poskytuje nástroje pro plánování, rozvrhování, přidělování zdrojů, správu úkolů, řízení rizik a rozhodování.