Vytvoření jasného a stručného plánu projektu je často prvním krokem v projektovém řízení, bez ohledu na to, zda pracujete na týdenním nebo ročním projektu.
Projektoví manažeři mají na starosti klíčové úkoly, jako je definování rozsahu projektu, cílů, rozpočtů, harmonogramu, přidělování zdrojů a celkové řízení úkolů.
Jádrem všech těchto důležitých úkolů je vytvoření plánu projektu. Dobrý plán projektu významně přispívá k tomu, aby váš projekt proběhl bez zbytečných překážek a narušení.
Bez ohledu na to, jak jste organizovaní, vždy existuje možnost, že vám na nákupním seznamu něco chybí. Podobně je tomu i při vytváření plánu projektu.
Při vytváření projektového plánu od nuly se při tolika proměnných může stát, že některé komponenty přehlédnete. Právě v takových případech se hodí šablony přehledu projektu.
Co je šablona přehledu projektu?
Šablona přehledu projektu je předem navržený, přizpůsobitelný dokument obsahující všechny podstatné informace o vašem projektu. Patří sem rozsah a cíle, role zúčastněných stran, časové osy, harmonogramy, rozpočty, rizika, výstupy a závislosti.
Každý projekt má samozřejmě své specifické požadavky. Ať už stavíte most nebo plánujete uvedení aplikace na trh, pečlivě vypracovaný projektový plán zajistí, že budete mít tyto specifické faktory vždy na paměti.
- Tyto šablony vám pomohou kombinovat plán systematickým a strukturovaným způsobem.
- Projektový plán nebo přehled bude nakonec sloužit jako reference pro všechny zúčastněné strany. Tímto způsobem můžete zajistit, že všechny zúčastněné strany budou mít společné porozumění rozsahu projektu, jeho realizaci a klíčovým milníkům.
- Pokud se projekt dostane mimo plán, dobrý projektový plán pomůže vrátit projekt zpět na správnou cestu.
Co dělá šablonu přehledu projektu dobrou?
Při výběru šablony přehledu projektu je třeba zohlednit dva hlavní atributy – možnost přizpůsobení a komplexnost šablony. Šablona musí obsahovat všechny důležité aspekty projektového plánu. A měla by být dostatečně přizpůsobitelná, aby vyhovovala vašim jedinečným požadavkům.
Existuje spousta šablon projektových plánů, ale vyberte si dobře navrženou a uživatelsky přívětivou šablonu. Tyto šablony by měly mít integrační, verzovací a kolaborační funkce, aby pokryly všechny vaše potřeby.
Většina šablon bude obsahovat verzi těchto komponent v závislosti na jejich formátu a účelu:
- Název projektu a cíle
- Rozsah a časový harmonogram projektu
- Zainteresované strany
- Klíčové výstupy
- Fázový harmonogram
- Seznam úkolů
- Rozepsané náklady a rozpočet
- Přidělování zdrojů
- Posouzení rizik
- Podpůrná dokumentace
- Parametry kontroly kvality
- Komunikační plán
- Sledování pokroku a stavů
10 bezplatných šablon pro přehled projektu
Sestavili jsme seznam, který lze využít pro různé projekty. Zde jsou nejoblíbenější bezplatné šablony přehledu projektu, které vám pomohou zahájit plánování projektu.
1. Šablona přehledu projektu ClickUp
Šablona ClickUp Project Outline Template nabízí efektivní způsob plánování a organizace projektů pomocí řady kroků. Pomůže vám rychle začít s plánováním a sepsat všechny potřebné prvky. Při realizaci jakéhokoli projektu je klíčovou otázkou přehlednost; tento formát je navržen tak, aby tuto otázku řešil.
- Šablona vám umožňuje vytvářet úkoly, přiřazovat je příslušným zúčastněným stranám a vytvářet vlastní stavy pro tyto úkoly.
- Můžete také vytvořit vlastní pole pro kategorizaci a přidání atributů, abyste mohli vizualizovat průběh projektu v každé fázi.
- Zúčastněné strany mohou přidávat štítky s prioritami, zanechávat komentáře a stanovovat jasné termíny.
To umožňuje týmu efektivně plánovat úkoly a řídit projekt. ClickUp navíc nabízí řadu zobrazení, jako jsou seznamy, Ganttovy diagramy, kalendáře a pracovní zatížení.
Tuto šablonu doporučujeme použít pro projekty s více úrovněmi úkolů a podúkolů.
2. Šablona plánovače projektů ClickUp
Šablona ClickUp Project Planner Template vám pomůže zvládnout složitosti plánování projektů. Můžete sledovat všechny projektové plány na jednom místě, bez ohledu na velikost projektu.
Například zobrazení Kanban v šabloně umožňuje více uživatelům přizpůsobit úkoly a aktualizovat jejich průběh. Tento plánovač může nahradit vaše denní porady a ušetřit vašemu týmu čas díky přehlednému zobrazení stavu úkolů a dosaženého pokroku.
Díky přizpůsobené kontrole přístupu mohou klíčoví účastníci projektu zůstat na správné cestě, být informováni o změnách a úzce spolupracovat.
Skvělá věc na tomto plánovači je, že rozkládá složitost rozsáhlých projektů na zvládnutelné a dosažitelné cíle. Při delegování odpovědností poskytuje strukturu vašemu týmu a činí projekt méně náročným.
3. Šablona plánu projektu ClickUp
Šablona plánu projektu ClickUp vám pomůže vytvořit dostatečně podrobný plán i pro složité projekty. Je ideální, pokud spravujete více propojených projektů, které vyžadují podrobné plánování a strukturování. Tato šablona vám umožní vytvořit podrobné časové osy projektu spolu s jasnými milníky a cíli.
Neplánované závislosti mohou projekt zmařit. Tato šablona však mapuje všechny závislosti, aby se předešlo překážkám. Můžete také nastavit priority, sledovat denní pokrok a mít přehled o všech svých úkolech.
Pokaždé, když máte úvodní schůzku k projektu, použijte tuto šablonu k nastínění rozsahu, požadavků a závislostí, abyste mohli tyto podrobnosti zahrnout do časového plánu projektu.
4. Šablona přehledu společnosti ClickUp
Šablona ClickUp Company Overview Template je vynikající volbou pro vytvoření komplexního přehledu vaší organizace, který lze použít pro interní i externí týmy. Vaše firma často realizuje několik projektů, které nakonec směřují k dlouhodobému cíli.
V rychle rostoucí organizaci mohou týmy snadno ztratit přehled o celkové situaci kvůli interním silům a nedostatečné viditelnosti do jiných oddělení.
Šablona přehledu společnosti nabízí týmům přehled o tom, jak jejich cíle souvisí s cíli organizace. Vedoucím pracovníkům navíc usnadňuje získat komplexní přehled o všech plánech projektů na jednom místě, aby zajistili těsnou spolupráci mezi týmy a zabránili zdvojování úsilí.
5. Šablona dokumentace projektu ClickUp
Dokumentace je během celého projektu velmi důležitá. Pomáhá týmům sledovat nejdůležitější informace, ať už se jedná o cíle, rozhodnutí přijatá na schůzkách nebo změny strategie během projektu. Je nezbytné vše dokumentovat.
V ideálním případě byste měli mít dokumentaci k projektu za celou dobu jeho trvání přístupnou na jednom místě.
Šablona dokumentace projektu ClickUp vám přesně to nabízí.
Váš tým může přistupovat, prozkoumávat a prohlížet všechny dokumenty potřebné pro projekt. Díky jasné struktuře tato šablona zkracuje čas potřebný pro dokumentaci tím, že poskytuje centralizovanou platformu pro lepší spolupráci zainteresovaných stran a dalších oddělení.
Díky této šabloně už nikdy neztratíte důležitý soubor nebo konverzaci.
6. Šablona souhrnu programu ClickUp
Vzhledem k tomu, že projekt má mnoho proměnných částí, potřebujete rychlý způsob, jak shrnout pokrok a udržet svůj tým v synchronizaci.
Šablona ClickUp Program Summary Template je dobrým nástrojem pro vytvoření přehledu vašeho programu pro zainteresované strany. Pomůže vám vizualizovat celkový obraz pomocí intuitivních tabulek a grafů. A díky připomenutím a upozorněním budete dodržovat termíny.
Tato šablona vám umožní zefektivnit vaše operace pomocí barevně označených štítků, značek a kategorií. Pro vaše týmy, které zpracovávají více projektů, tato šablona zjednodušuje získání přehledu o všech probíhajících aktivitách ve všech projektech na jednom místě.
Zároveň můžete na svém dashboardu získat rychlý přehled o každém projektu a jeho postupu.
7. Šablona tabule pro rozsah projektu ClickUp
Při zahájení projektu jsou obvykle prvními dvěma fázemi tvorba nápadů a plánování. Tyto fáze tvoří základ projektu.
Velká část plánování spočívá ve stanovení rozsahu projektu. Rozsah projektu určuje směr plánování projektu.
Proto je nezbytné mít šablonu, která jasně stanoví rozsah vašeho projektu.
Šablona ClickUp Project Scope Whiteboard Template poskytuje vizuální a kolaborativní způsob, jak vymýšlet nápady a nastavit časový plán. Pomocí této šablony můžete volně vymýšlet nápady a zároveň zachovat strukturu. Můžete snadno nastavit rozsah projektu rozdělený na menší cíle a úkoly.
Kombinujte tuto šablonu s nástrojem ClickUp Whiteboards a urychlete tak proces plánování a tvorby nápadů.
Dohodněte se na přesném rozsahu a sdílejte jej se zainteresovanými stranami a členy týmu, aby se k němu všichni mohli kdykoli vrátit a byli na stejné vlně.
8. Šablona časové osy projektu v Excelu od Vertex42
Ačkoli nejsou nejvíce uživatelsky přívětivé ani intuitivní, tabulky se de facto používají pro plánování projektů. Šablona časové osy projektu Excel od Vertex42 je jednoduchý způsob, jak vytvořit časovou osu projektu v tabulce.
Šablona obsahuje sekce pro úkoly, data zahájení, data ukončení, trvání a závislosti. K znázornění milníků a pokroku používá techniku skládaného sloupcového grafu. Jelikož je šablona v tabulkovém procesoru, je přístupná všem členům týmu a zúčastněným stranám, což podporuje efektivní spolupráci.
9. Šablona přehledu časové osy projektu od OfficeTimeline
Šablona přehledu časového plánu projektu poskytuje vizuální přehled časového plánu a cílů vašeho projektu. Obsahuje funkce, jako je barevné kódování, seskupování úkolů a závislosti. Pomáhá vám efektivně komunikovat hodnotu projektu vedoucím pracovníkům, zainteresovaným stranám a členům týmu.
Tuto šablonu můžete použít jako součást své prezentace pro vrcholové vedení. Zdůrazňuje klíčové pilíře vašeho projektu, jako jsou cíle, závislosti a potenciální rizika.
V průběhu času bude tento souhrn projektu sloužit také jako dokumentace pro retrospektivní analýzu.
10. Šablona prezentace přehledu projektu v PowerPointu od SlideEgg
Prezentace je vizuálně poutavý způsob, jak představit svůj projektový nápad. Pitch deck je dokonalým příkladem účinnosti prezentací. Miliardy dolarů získaných investic jsou důkazem jeho úspěchu.
Šablona prezentace SlideEgg PowerPoint Overview Presentation Template je dobrým výchozím bodem pro vytvoření prezentace PowerPoint o vašem projektu.
Tato šablona projektového plánu obsahuje snímky, na kterých můžete představit svůj projekt a diskutovat o jeho cílech, výstupech a časovém harmonogramu. Díky kvalitní prezentaci přehledu projektu budete mít při schůzce o projektovém návrhu jistotu, že dokážete předvést hodnotu svého projektu.
Než řeknete „ano“
Šablony projektových plánů jsou v projektovém řízení nepostradatelné. Dobrá šablona je přehledná, stručná, přizpůsobivá a pravidelně aktualizovaná, aby odrážela změny.
Je dobré mít šablony přehledu projektu integrované do softwaru pro správu projektů. Usnadňuje to aktualizaci a sdílení informací a zajišťuje, že šablona bude v souladu s pokrokem vašeho týmu.
Než si jednu z nich vyberete, zvažte své nejdůležitější potřeby a dejte svému týmu možnost zahájit projekt s naprostou jasností. 🎉