Stalo se vám někdy, že jste se ocitli po kolena v projektu a najednou jste si uvědomili, že vlastně nevíte, čeho má projekt dosáhnout? Není jasné, jaké úkoly je třeba splnit a kdo za ně odpovídá.
Nebojte se, všichni jsme to zažili. Proto jsou šablony rozsahu projektu pro projektové manažery absolutním zachráncem.
Šablony rozsahu projektu jsou nezbytným nástrojem pro každého projektového manažera, který chce naplánovat a realizovat úspěšný projekt. Poskytují jasný přehled cílů projektu, výstupů, časového harmonogramu a rozpočtu. To umožňuje projektovým manažerům definovat rozsah projektu a zajistit, aby všichni zúčastnění pochopili své role a odpovědnosti.
Použití šablony k definování rozsahu práce vám může ušetřit čas a úsilí, protože poskytuje rámec pro plánování a realizaci vašeho projektu. V tomto blogovém příspěvku si povíme, co je to šablona rozsahu projektu a co dělá dobrý dokument o rozsahu projektu. Podělíme se také o 10 našich oblíbených šablon rozsahu projektu, abyste si mohli vybrat nejlepší řešení pro svůj tým.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je 10 nejlepších šablon rozsahu projektu, díky kterým budou vaše projekty přehledné, organizované a budou probíhat podle plánu:
- Šablona rozsahu práce ClickUp
- Šablona rozsahu práce na webových stránkách ClickUp
- Šablona plánu řízení rozsahu ClickUp
- Šablona ClickUp pro návrh rozsahu projektu
- Šablona projektové charty ClickUp
- Šablona plánu realizace projektu ClickUp
- Šablona výstupů projektu ClickUp
- Šablona pro hodnocení projektu ClickUp
- Šablona prohlášení o rozsahu projektu v aplikaci Microsoft Word
- Šablona rozsahu projektu v Excelu podle mapy zainteresovaných stran
Co je šablona rozsahu projektu?
Šablona rozsahu projektu je komplexní dokument, který pomáhá projektovým manažerům organizovat důležité podrobnosti a součásti nového projektu. Jedná se v podstatě o váš komplexní projektový plán.
Tyto šablony dokumentů o rozsahu projektu obvykle obsahují řadu informací, které mají zajistit úspěšné dokončení projektu. Mezi nejběžnější součásti patří:
- Účel a vize projektu
- Zainteresované strany a jejich požadavky
- Kritéria úspěchu
- Členové projektového týmu a jejich role a odpovědnosti
- Konkrétní milníky pro dokončení úkolů
- Rizika spojená s projektem a přístupy k jejich zmírnění
Šablona rozsahu projektu navíc nastíní cíle, výstupy, kontroly projektu, úkoly, náklady a časový harmonogram projektu. Díky tomuto komplexnímu rámci, který je připraven před zahájením projektu, mohou týmy efektivně a spolupracovat na dosažení svých cílů.
Přečtěte si také: Šablony rozsahu práce
10 bezplatných šablon rozsahu projektu, které musíte vyzkoušet
Šablona dokumentu rozsahu je jedním z nejlepších nástrojů pro řízení projektů ve vašem arzenálu. Může vám ušetřit čas a úsilí a zároveň minimalizovat riziko neúspěchu projektu.
Díky dobře zpracovanému dokumentu rozsahu projektu mohou projektoví manažeři plánovat s jistotou. Komplexní plán zajišťuje, že projekt bude dodán včas, v rámci rozpočtu a podle požadovaných standardů.
Existuje mnoho různých typů šablon rozsahu projektu, ale zde je našich 10 oblíbených.
1. Šablona rozsahu práce ClickUp
Projektoví manažeři používají šablonu rozsahu práce ClickUp k úplnému naplánování svého projektu od začátku do konce.
Tato šablona rozsahu definuje úkoly, které mají být v rámci projektu provedeny, včetně cílů, výsledků, harmonogramů, milníků a dalších podrobností. Ačkoli není právně závazná, slouží jako společná dohoda všech zúčastněných stran o tom, co je nutné k úspěšnému dokončení projektu.
Ideální pro: Nastínění podrobností projektu a výstupů, aby projektové týmy a zúčastněné strany byly v souladu.
2. Šablona rozsahu práce na webových stránkách ClickUp
Pokud hledáte šablonu pro projekt vývoje webových stránek, máte štěstí! Právě pro vás jsme navrhli šablonu rozsahu prací pro webové stránky ClickUp.
Šablona rozsahu práce pro webové stránky obsahuje:
- Část věnovaná pozadí a cílům , která obsahuje kontaktní údaje vaší společnosti a klienta, podrobnosti o projektu na vysoké úrovni, účel a popis problému, přehled projektu a seznam cílů a záměrů projektu.
- Část „Rozsah práce a úkolů“ podrobně popisuje rozsah projektu ve 3 fázích: 1) návrh a vývoj webových stránek; 2) informační architektura a 3) nastavení hostingu a domény. Upozorňujeme, že tyto fáze lze upravit tak, aby vyhovovaly vašemu konkrétnímu rozsahu. Obsahuje také část, ve které jsou uvedeny všechny úkoly související s těmito 3 fázemi.
- Sekce výstupů, komponent a požadavků s tabulkami pro snadnou organizaci a vizualizaci všech výstupů projektu, harmonogramu projektu a termínů dodání.
- Konečná cena, předpoklady a přijetí , kde můžete poskytnout podrobné odhady výdajů, uvést předpoklady projektu a získat souhlas klienta.
Tato bezplatná šablona rozsahu projektu vám poskytne jasný a organizovaný plán projektu webových stránek, který můžete sdílet s klienty. Společně použijte tento vizuální materiál k projití procesem projektu a informujte je o aktualizacích a postupu činnosti.
Ideální pro: Týmy, které potřebují jednoduchý, ale jasný rozsah prací pro projekt webových stránek.
3. Šablona plánu řízení rozsahu ClickUp
Šablona plánu řízení rozsahu projektu ClickUp Scope Management Plan Template popisuje, jak bude rozsah projektu definován, ověřen a kontrolován během celého jeho životního cyklu. Spolu se standardními podrobnostmi projektu, jako jsou cíle, výstupy a časové harmonogramy, se plány řízení rozsahu zaměřují na to, jak váš tým bude řídit rozšiřování rozsahu – tedy provádění více úkolů, než bylo původně plánováno.
Funkce šablony pro správu rozsahu:
- Část věnovaná popisu problému, kde můžete identifikovat a popsat problém, který projekt vyřeší.
- Část věnovaná příležitostem , kde vysvětlíte, jak tento problém využijete a jaká řešení plánujete nabídnout.
- Sekce cílů projektu , kde můžete uvést výsledky, kterých byste chtěli tímto projektem dosáhnout.
- Část věnovaná rozsahu projektu , kde můžete jasně určit, které úkoly nebo záležitosti spadají do rozsahu projektu a které nikoli.
- Sekce schválení, kde projektový manažer a sponzor podepisují schválení.
Nechte tuto šablonu prohlášení o rozsahu sloužit jako vodítko pro váš tým, aby se projekt držel správného kurzu.
Ideální pro: Projektové manažery, kteří chtějí, aby všechny zúčastněné strany byly informovány o rozsahu a cílech projektu.
4. Šablona ClickUp Scope Outline
Vývojáři aplikací mají často rozsah projektů, který se výrazně liší od jiných typů projektů, proto jsme pro vás vytvořili šablonu ClickUp App Scope Outline Template!
Funkce šablony App Scope Outline:
- Část věnovaná pozadí projektu poskytuje rychlý přehled o problému nebo slabém místě, které má nová aplikace vyřešit, o tom, co má aplikace uživatelům přinést, a o cílech, které má vytvoření aplikace splnit.
- Sekce obchodních požadavků , kde můžete navrhnout kontrolní seznam úkolů, které musí dokončená aplikace zvládnout.
- Sekce rozsahu aplikace, kde můžete uvést různé komponenty rozsahu projektu (tj. platforma, design UX, analytika, vstupní stránka, stránka nápovědy atd.) a přidat jakékoli poznámky nebo komentáře k jednotlivým požadavkům.
Tuto šablonu dokumentu rozsahu projektu aplikace mohou vývojáři aplikací využít k organizaci, sledování a archivaci nezbytných obchodních požadavků pro vytvoření a spuštění aplikace.
Ideální pro: Týmy, které potřebují jasný plán pro projekt vývoje aplikace.
5. Šablona projektové charty ClickUp
Projektová charta dokumentuje formální zahájení projektu a poskytuje projektovému manažerovi oprávnění k využití organizačních zdrojů k jeho dokončení. Jedná se o důležitý krok v procesu řízení projektu, proto jsme vytvořili šablonu projektové charty ClickUp, aby bylo zajištěno, že pokryjete všechny požadované základy.
Charta slouží jako reference po celou dobu životního cyklu projektu a zajišťuje, že všichni členové týmu a zúčastněné strany jsou sladěni. Poskytuje také základ pro rozhodování, řešení problémů a řízení změn.
Ideální pro: Mezifunkční týmy, které potřebují dokument s rozsahem projektu definující cíle projektu.
Bonus: Charta týmu & Šablony charty týmu!
6. Šablona plánu realizace projektu ClickUp
Šablona plánu realizace projektu ClickUp vám pomůže standardizovat postupy plánování a realizace projektů ve vaší organizaci. Slouží jako vodítko pro členy projektového týmu a umožňuje jim efektivně a účinně realizovat projekt a zároveň zajistit, aby byl v souladu s rozsahem projektu.
Vlastnosti šablony plánu realizace projektu:
- Domovská stránka se seznamem všech podkategorií spolu s jejich vlastníky a přispěvateli
- 6 hlavních částí, včetně rozsahu projektu, cílů projektu, specifikací, přidělení zdrojů, harmonogramu projektu a komunikačního plánu
Poznámka: Tuto jednoduchou šablonu rozsahu projektu lze využít jako nástroj v rámci vašeho softwarového řešení pro řízení projektů!
Ideální pro: Manažery, kteří chtějí standardizovat procesy plánování a realizace projektů ve své organizaci.
7. Šablona výstupů projektu ClickUp
Zatímco mnoho našich dalších šablon obsahuje sekci výstupů, šablona výstupů projektu ClickUp vám poskytuje maximální přehled a správu všech pohyblivých částí souvisejících s vaším projektem.
Funkce šablony výstupů projektu:
- Vlastní pole , která můžete přizpůsobit podle svých preferencí, včetně rozevíracích nabídek, automaticky vypočítávaného ukazatele průběhu a formátování buněk pro čísla, peníze, vzorce a prostý text.
- Plně editovatelná a přizpůsobitelná šablona , díky které můžete přizpůsobit zobrazení, automatizovat a přidávat závislosti a vytvářet vlastní pole vzorců, které dokonale vyhovují vašim požadavkům.
Tuto šablonu rozsahu použijte samostatně ke správě dílčích úkolů vašeho projektu nebo jako podrobnější verzi seznamu výstupů, který vytvoříte v jedné z komplexnějších šablon rozsahu projektu.
Ideální pro: Projektové manažery, kteří plánují rozsah komplexního projektu s více zúčastněnými stranami a výstupy.
8. Šablona pro hodnocení projektu ClickUp
Hodnocení projektu pomáhá identifikovat úroveň složitosti projektu. Šablona pro hodnocení projektu ClickUp vám pomůže shromáždit přesné a komplexní informace o projektu.
Tato jednoduchá šablona rozsahu projektu vám pomůže:
- Vyhodnoťte výkonnost projektu ve vztahu k cílům
- Identifikujte oblasti, které je třeba zlepšit.
- Shromažďujte zpětnou vazbu od zainteresovaných stran
Umožní vám zadat cíle, úkoly a termíny projektu a sledovat případné změny nebo problémy, které mohou nastat.
Ideální pro: Hodnotitele projektů, kteří potřebují šablonu pro hodnocení projektů, aby všichni měli při hodnocení výkonnosti projektu a měření pokroku stejné informace.
9. Šablona prohlášení o rozsahu projektu v aplikaci Microsoft Word
Jsme si sice poměrně jisti, že ClickUp nabízí nejlepší šablony rozsahu projektu a software pro správu, ale víme, že si nemůžete vždy vybrat vlastní platformu pro zvýšení produktivity pro firemní použití. Pokud jste omezeni na Microsoft Office, dobrá zpráva je, že Microsoft Word má prohledávatelnou knihovnu šablon Office, které by mohly vyhovovat vašim potřebám.
Když v knihovně šablon vyhledáte „rozsah projektu“, zobrazí se několik slibně vypadajících možností, včetně šablony finančního rozsahu projektu, šablony plánovače projektu, zprávy o výkonu projektu a podrobného plánovače harmonogramu.
Možná to bude vyžadovat trochu úsilí a kreativity, ale s pomocí správných vyhledávacích polí můžete sestavit několik dokumentů, které vám při společném použití pomohou udržet vaše projekty přehledné a organizované.
Ideální pro: Projektové manažery, kteří hledají šablonu dokumentu rozsahu v aplikaci Word.
10. Šablona rozsahu projektu v Excelu podle mapy zainteresovaných stran
Další možností v rámci sady řešení Microsoft je tato šablona prohlášení o rozsahu projektu určená pro Excel. Šablona Excel pro rozsah projektu obsahuje sekce pro podrobnosti projektu a kontrolu dokumentů, popis rozsahu projektu, popisy rozsahu dodávek, kritéria přijetí projektu, předpoklady a omezení a vyloučení projektu.
Ačkoli nejsou tak uživatelsky přívětivé jako šablony ClickUp, tato alternativa v Excelu přesto pokrývá nejdůležitější součásti rozsahu projektu a v nouzi vám pomůže splnit úkol.
Ideální pro: Uživatele aplikace Excel, kteří hledají jednoduchý příklad rozsahu projektu.
Co dělá šablonu rozsahu projektu dobrou?
Šablony rozsahu projektu musí obsahovat nejen výše uvedené informace, ale musí být také uživatelsky přívětivé a snadno aktualizovatelné a sdílené. Musí umožňovat stručné, ale úplné shromažďování informací. Zde je několik prvků, které tvoří dobré šablony rozsahu:
- Přesně popisuje vizi projektu: Prohlášení o rozsahu projektu popisující účel projektu, relevantní zúčastněné strany a kritéria úspěchu.
- Podrobné informace o všech klíčových aspektech projektu: Zahrnuje cíle, výstupy, členy týmu a jejich role a odpovědnosti, milníky projektu, odhady nákladů a navrhovaný časový harmonogram.
- Identifikuje všechna potenciální rizika projektu: Se strategiemi nebo plány na jejich zmírnění
- Rozčlenění rozpočtu: Plány na snížení nákladů nebo překážek v harmonogramu, způsoby interpretace rozpočtu a parametry časového harmonogramu, které mohou ovlivnit celkové náklady projektu.
- Používá flexibilní formát šablony: Snadné provádění změn s jednoduchým uživatelským rozhraním pro všechny členy týmu.
Dobrá šablona rozsahu podnikání by měla být dostatečně komplexní, aby poskytovala podrobnosti a kontext, které tým potřebuje, ale zároveň dostatečně stručná, abyste se mohli rychle dostat k nejdůležitějším částem. Tyto šablony strategického plánování by měly poskytovat jasnost, nikoli přispívat k záměně.
Nakonec bude nejlepší šablonou rozsahu pro váš projekt ta, která vašim stakeholderům poskytne nejjasnější představu o tom, co mají dělat.
Jak napsat dokument o rozsahu projektu?
Nyní, když máte k dispozici celou řadu šablon rozsahu projektu, je dalším krokem naučit se, jak správně napsat dokument rozsahu projektu. Zde je několik tipů pro vytvoření efektivního a komplexního rozsahu projektu:
- Začněte se základy: Nejprve nastíňte účel projektu, jeho cíle a požadované výsledky. Získáte tak jasnou představu o tom, co je třeba dosáhnout.
- Definujte hranice projektu: Jasně definujte, co projekt zahrnuje a co nezahrnuje. Pomůže to zabránit rozšiřování rozsahu projektu a zajistí, že všichni zúčastnění pochopí své role a odpovědnosti.
- Identifikujte zúčastněné strany: Uveďte všechny strany zapojené do projektu, včetně klientů, členů týmu a všech externích dodavatelů nebo prodejců.
- Stanovte časové harmonogramy: Stanovte realistické termíny pro každou fázi projektu a podle toho přiřaďte úkoly.
- Seznam výstupů: Identifikujte všechny klíčové výstupy projektu a jejich předpokládané termíny dodání. To pomůže všem zúčastněným udržet se na správné cestě a nést odpovědnost za své úkoly.
- Vytvořte komunikační plán: Zaveďte systém pro sdělování informací o pokroku, změnách nebo jakýchkoli dalších relevantních informacích zainteresovaným stranám.
- Zvažte potenciální rizika: Předvídejte všechny potenciální překážky, které mohou nastat, a připravte si nouzový plán, abyste minimalizovali jejich dopad.
- Získejte schválení: Jakmile je dokument o rozsahu projektu hotový, nezapomeňte před zahájením projektu získat souhlas všech zúčastněných stran.
Pamatujte, že při psaní dokumentu o rozsahu projektu je důležité být co nejpodrobnější a nejkonkrétnější. To pomůže zajistit, že všichni budou na stejné vlně, a minimalizuje případná nedorozumění nebo nesprávné interpretace.
Optimalizujte rozsah svých projektů pomocí šablon ještě dnes
Šablony rozsahu projektu poskytují cenný plán, který potřebujete k sjednocení svého týmu a k tomu, aby všichni pracovali na společném cíli, kterým je úspěšný výsledek projektu.
Poskytnutí těchto informací v přehledné a jasné šabloně dokumentu o rozsahu projektu snižuje riziko zpoždění projektu nebo nedorozumění vedoucího k chybám.
ClickUp nabízí zlatý standard v oblasti řízení projektů a týmové spolupráce. Vyberte si z naší široké nabídky šablon pro řízení projektů a přizpůsobte si svůj pracovní prostor tak, aby vyhovoval potřebám vašeho projektu. Díky tomu, že řízení projektů, znalostí a komunikace je spravováno pomocí jedné platformy založené na umělé inteligenci, potřebujete k efektivnímu řízení svých projektů pouze tuto jednu aplikaci.
Začít s ClickUpem je zdarma, takže to ještě dnes vyzkoušejte a uvidíte, jak může trochu plánování rozsahu předem vést k úspěchu projektu v budoucnu.