Projekty mají nepříjemnou vlastnost, že se rozrůstají do monstrózních rozměrů. Proto je tak důležité, aby týmy přesně nastínily, jak by měl projekt vypadat, než dostane zelenou.
Jedním ze způsobů, jak udržet projekty na správné cestě, je vytvoření rozsahu prací. To se nejlépe provádí pomocí šablony rozsahu prací. Tyto šablony pomáhají projektovým manažerům nebo majitelům firem snadno nastínit všechny aspekty projektu, od cílů a zdrojů až po právní požadavky a milníky.
Ať už navrhujete webové stránky nebo předkládáte návrh projektu vrcholovému vedení, šablona rozsahu prací vám pomůže vysvětlit vaši myšlenku a sjednotit všechny zúčastněné ohledně vašeho budoucího projektu.
V tomto článku se podíváme na 10 bezplatných šablon rozsahu práce od Microsoftu, Google Sheets a ClickUp, které jsou ideální pro všechny, kteří chtějí, aby jejich projekty byly přímé a efektivní.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je 10 bezplatných šablon rozsahu prací, díky kterým budou vaše projekty přehledné, organizované a efektivní:
- Šablona rozsahu prací ClickUp
- Šablona rozsahu prací ClickUp Whiteboard
- Šablona rozsahu prací na webových stránkách ClickUp
- Šablona rozsahu prací aplikace ClickUp
- Šablona návrhu změn ClickUp
- Šablona návrhu projektu ClickUp
- Šablona obchodní nabídky ClickUp
- Šablona smlouvy o rozsahu služeb ClickUp
- Šablona rozsahu prací v aplikaci Microsoft Word
- Šablona rozsahu prací v Google Sheets
Co je to rozsah práce?
Rozsah prací (SOW) je podrobný dokument, který popisuje práce vyžadované pro projekt a stanoví jasná očekávání pro všechny zúčastněné strany.
Cílem dokumentu s rozsahem prací je vytvořit jediné místo, kde mohou týmy během projektu udržovat pořádek a sledovat jeho průběh. Z tohoto důvodu by týmy měly vytvoření dokumentu s rozsahem prací učinit předběžným krokem při veškerém plánování projektu, aby se vyhnuly ztrátě času, nedorozuměním a úkolům mimo rozsah projektu.
Věnování času vytvoření dokumentu s rozsahem prací také zajistí, že se nedostanete do situace, kdy se rozsah projektu postupně rozšiřuje, až je nakonec mnohem větší, než kdokoli původně zamýšlel.
Zapsáním konkrétních detailů o tom, co váš projekt zahrnuje (a nezahrnuje), snížíte pravděpodobnost, že se projekt vymkne kontrole.
Šablona rozsahu práce je nástroj pro vytvoření podrobného dokumentu o rozsahu práce a naplánování detailů nadcházejícího projektu. Pomůže vám nastínit důležité faktory, jako jsou právní požadavky, přidělené zdroje a výstupy projektu.
Přečtěte si také: 5 kroků k efektivnímu řízení času v rámci projektu
Kdy použít rozsah prací
Dokument s rozsahem prací pomáhá profesionálům v mnoha odvětvích. Mezi běžná použití SoW patří:
- Projektoví manažeři, kteří potřebují sledovat a sladit projekt s jeho výstupy a zdroji.
- Zúčastněné strany nebo klienti projektů, kteří chtějí porozumět rozsahu projektu a tomu, jak odpovídá jejich očekáváním.
- Členové projektového týmu, kteří chtějí porozumět svým rolím a odpovědnostem a plánovat své každodenní činnosti v rámci projektu.
- Dodavatelé nebo smluvní partneři, kteří se podílejí na projektu a chtějí vědět, co od projektu očekává jejich klient.
- Právní nebo nákupní týmy, které musí vypracovávat a schvalovat pracovní smlouvy a objednávky na základě dohodnutého rozsahu projektu.
- Týmy zajišťující kvalitu, které chtějí zajistit, aby výstupy projektu splňovaly požadovaná kritéria přijatelnosti.
- Vedení společnosti, které musí zajistit, aby všechny projekty byly v souladu s cíli organizace a obchodní strategií.
Přečtěte si také: Jak zvládnout složitost projektu (a uspět!)
Jak vytvořit rozsah prací
Chcete-li navrhnout komplexní dokument rozsahu prací, postupujte podle těchto kroků:
- Shromážděte požadavky: Setkejte se se zainteresovanými stranami, abyste pochopili cíle projektu a jeho výstupy.
- Stanovte cíle projektu: Ujasněte si problém, který řešíte, a stanovte cíle, které jsou v souladu s cíli organizace nebo očekáváními zainteresovaných stran. Zajistěte také, aby tyto cíle byly konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené (SMART).
- Definujte rozsah projektu, výstupy a kritéria přijatelnosti: Jasně specifikujte, co je součástí projektu (funkce, úkoly, výstupy atd. ) a co je mimo jeho rozsah. Uveďte všechny výstupy a jejich specifika (např. kvalita, velikost, formát, standardy atd. ) a dohodněte se také na procesu jejich hodnocení.
- Rozdělte úkoly a činnosti mezi jejich vlastníky: Vytvořte strukturu rozdělení práce (WBS) se seznamem všech úkolů a podúkolů, které je třeba provést, a přiřaďte je konkrétním vlastníkům. Definujte role členů týmu, zainteresovaných stran a externích dodavatelů, pokud je to relevantní.
- Vytvořte časový plán: Vypracujte harmonogram projektu s klíčovými daty, milníky a termíny. To vám pomůže sledovat průběh projektu a zajistí, že případná zpoždění budou rychle identifikována. K vizualizaci časového plánu a jeho sdílení se všemi zúčastněnými použijte nástroje jako Ganttovy diagramy nebo software pro řízení projektů.
- Stanovte rozpočet: Posuďte všechny požadavky na zdroje pro projekt a rozhodněte o rozpočtu projektu. Ujistěte se, že tento rozpočet odpovídá omezením projektu a schváleným finančním prostředkům.
- Identifikujte omezení a závislosti: Uvědomte si závislosti na vnějších faktorech (např. dodávky od dodavatelů nebo povolení), které mohou mít vliv na projekt. Uveďte také veškerá vnitřní omezení, jako je rozpočet, zdroje, čas nebo konkrétní mezery ve znalostech. Vypracujte plány na zmírnění těchto identifikovaných rizik.
- Vypracujte plán komunikace projektu: Určete, jak bude sledován postup projektu a jak bude komunikován zainteresovaným stranám a v jakých intervalech.
- Nastavte proces řízení změn: Zajistěte, aby zúčastněné strany věděly, jak budou požadovány a vyhodnocovány případné změny rozsahu projektu, rozpočtu, harmonogramu atd.
- Získejte schválení: Sdílejte návrh rozsahu prací se zainteresovanými stranami, abyste získali zpětnou vazbu, a po zapracování jejich připomínek získejte jejich souhlas. Sdílejte finální dokument rozsahu prací s projektovým týmem a zainteresovanými stranami a mapujte veškerý pokrok podle něj.
Přečtěte si také: Jak stanovit cíle projektu a chyby, kterých se vyvarovat (+ šablony)
10 bezplatných šablon rozsahu prací
Pokud je něco, čeho na internetu není nedostatek, pak je to obsah. Podívejte se na internet a najdete několik šablon rozsahu práce, které jsou k dispozici zdarma.
Abychom vám ušetřili čas s hledáním dobré bezplatné šablony rozsahu práce, shromáždili jsme těchto 10 šablon, abyste se mohli hned pustit do práce.
1. Šablona rozsahu práce ClickUp
Pokud hledáte obecný vzor rozsahu prací, který lze použít pro všechny druhy projektů, je pro vás ideální standardní vzor rozsahu prací od ClickUp.
Tato šablona je skvělým nástrojem pro společnosti, které chtějí zrychlit a zjednodušit proces plánování projektů, bez ohledu na typ jejich činnosti.
Tato šablona obsahuje několik předvyplněných sekcí, které bude většina projektů chtít zahrnout do rozsahu prací projektu. Tyto sekce zahrnují cíle projektu, zdroje, právní požadavky, milníky a další.
S ClickUpem je snadné přidávat nebo odebírat sekce podle vašich potřeb. Navíc můžete své změny ukládat, což usnadňuje pravidelné vytváření těchto dokumentů s rozsahem prací.
Každá sekce navíc obsahuje předem vyplněný vzorový text, takže při úpravách máte k dispozici příklad, ze kterého můžete vycházet. Díky tomu bude přizpůsobení šablony rozsahu prací rychlejší a jednodušší, a to i pro osoby, které s tímto typem dokumentů nemají zkušenosti.
Pokud tedy hledáte všestrannou šablonu, která vám pomůže lépe organizovat práci vašeho týmu, začněte na níže uvedeném odkazu.
Ideální pro: Projektové manažery, kteří potřebují rychle vytvořit podrobný a standardizovaný dokument s rozsahem prací.
2. Šablona rozsahu práce ClickUp Whiteboard
Jednou z největších překážek práce na dálku je obtížnější spolupráce v týmu.
Kde jste dříve mohli sejít v zasedací místnosti a vypracovat rozsah svého nejnovějšího projektu, nyní se musíte spoléhat na e-maily a hovory přes Zoom.
Šablona rozsahu práce Whiteboard od ClickUp si klade za cíl to vše změnit.
Při práci na tabuli ClickUp mohou týmy spolupracovat v reálném čase, aby definovaly rozsah projektu a poté jej rozdělily na zvládnutelné části, které mohou jednotlivci vést. To umožňuje spontánní brainstorming a plánování mezi více lidmi, takže projekty jsou dokončeny včas s přispěním členů celého týmu.
Tato šablona pro bílou tabuli má několik částí, včetně místa pro definování předpokladů, odůvodnění, cílů projektu a výstupů.
Není třeba začínat od nuly. Nejdůležitější části již jsou připraveny – vy a váš tým stačí jen přidat své osobní postřehy a geniální nápady.
Nejlepší práce se podaří, když se na ní podílí celý tým. Vytvořte si rozsah prací jako skutečný týmový projekt a vyzkoušejte naši speciálně navrženou šablonu pro bílou tabuli.
Ideální pro: Vzdálené týmy, které společně rozhodují o rozsahu projektu.
3. Šablona rozsahu prací na webových stránkách ClickUp
Pokud vytváříte webové stránky, budete potřebovat dokument s rozsahem prací, abyste zajistili, že vy i váš klient máte jasno v detailech projektu. Šablona rozsahu prací pro webové stránky od ClickUp tento proces usnadňuje.
Tato šablona pro správu webových projektů obsahuje místa, kde můžete definovat ceny, výjimky, termíny dokončení a mnoho dalšího. Obsahuje také tipy, jak tyto sekce vyplnit, abyste zapůsobili na své budoucí klienty.
Pokud si například nejste jisti, jak napsat prohlášení o účelu a problému, tato šablona vám vysvětlí, jak takové prohlášení vypadá a co byste do něj měli zahrnout, aby bylo pro vašeho klienta užitečné.
Tuto šablonu můžete také snadno upravit podle svých potřeb, aby klienti měli při dokončení projektu k dispozici jedinečný dokument.
Ideální pro: Dodavatele, kteří píší rozsah prací pro projekt vývoje webových stránek.
4. Šablona rozsahu práce aplikace ClickUp
Mnoho společností dnes používá nějakou aplikaci pro interakci se svými zákazníky na mobilních zařízeních. To, že potřebují aplikaci, však nutně neznamená, že vědí, jakou aplikaci chtějí.
Pokud vytváříte aplikaci pro klienta, budete potřebovat šablonu rozsahu práce aplikace ClickUp, abyste přesně popsali, co vytvoříte, a nikdo nebyl překvapen, až bude aplikace dodána.
Tato šablona usnadňuje vysvětlení očekávané funkčnosti aplikace a poskytuje vašim klientům přehled projektu s podrobnými informacemi o časovém harmonogramu a potřebných zdrojích. To poslední, co chcete, je strávit měsíce vývojem jedné věci a pak zjistit, že klient měl zcela odlišnou představu o konečném produktu.
Navíc, pokud jste nezávislý vývojář aplikací, možná nejste příliš zběhlí v psaní tohoto druhu dokumentů. Naše šablona vám psaní co nejvíce usnadní tím, že vám během celého procesu tvorby dokumentu poskytne příklady frází a tipy.
Ať už jste kdokoli, tato šablona zajistí, že mezi vámi a klientem nedojde k nedorozuměním ohledně vaší práce.
Ideální pro: Týmy, které vytvářejí rozsah prací pro projekt vývoje aplikace.
5. Šablona návrhu změn ClickUp
Všichni víme, že neexistuje dokonalý systém – čas od času je potřeba něco změnit. Pokud navrhujete změny v probíhajícím projektu nebo procesu v práci, použijte šablonu návrhu změn od ClickUp, abyste své myšlenky sdělili jasně a rychle.
Abychom vám v tom pomohli, naše šablona obsahuje podstránku „Změnit případ“, kde můžete nastínit, proč je změna tak naléhavě potřebná. Zde můžete přidat podrobnosti podporující váš názor, včetně metrik a dat, která vás podpoří.
Tato šablona také obsahuje místo, kam můžete přidat časový plán a seznam zdrojů potřebných k dokončení změny. Díky těmto informacím mohou vaši manažeři lépe pochopit rozsah navrhovaných změn.
Naše šablona obsahuje také stránku pro podpisy, kde musí zúčastněné strany dokument podepsat předtím, než se cokoli začne realizovat. To se možná na první pohled nezdá jako zásadní, ale mít tento druh písemného dokladu je vždy dobrý nápad, pokud se tyto volby v budoucnu přehodnocují.
Ideální pro: Jednotlivce a týmy, které plánují změnu rozsahu práce stávajícího projektu.
6. Šablona návrhu projektu ClickUp
Získat zelenou pro projekt může být těžká práce, ale s šablonou návrhu projektu od ClickUp můžete tento proces usnadnit. Tato šablona vám poskytuje prostor pro plánování vašeho návrhu na jedné interaktivní digitální tabuli.
Na této tabuli můžete přidávat informace, jako jsou cíle projektu, rozpočet, časový rámec a členové týmu. Jelikož má formát bílé tabule, je snadné na ní spolupracovat s celým týmem. To znamená, že více lidí může společně pracovat na vytvoření návrhu, který skutečně změní vaše podnikání.
Pokud jste vynaložili čas a úsilí na sestavení co nejlepšího týmu, dlužíte sobě i jim vytvořit prostor, kde mohou dělat to, co umí nejlépe. Interaktivní tabule je prázdné plátno, které umožní volné myšlení, které váš tým potřebuje, aby vynikal a rostl.
Vylepšete své projektové návrhy pomocí jedné z našich šablon projektových návrhů.
Ideální pro: Týmy, které chtějí společně vytvořit návrh projektu.
7. Šablona obchodní nabídky ClickUp
Prodej není nikdy snadný. Lidé jsou přirozeně zdrženliví vůči obchodním návrhům, proto jim musíte dát všechny důvody, aby řekli ano.
Jedním ze způsobů, jak proměnit návrh v návratnost investic pro vaši společnost, je profesionální šablona obchodního návrhu ClickUp. Tato šablona vám pomůže přesně definovat, jaké práce je třeba dokončit a kolik to bude stát. Naše šablona také obsahuje podrobného průvodce, který vám řekne, co dělat, abyste vytvořili co nejlepší návrh.
Zahrnuje to předem připravené seznamy úkolů, které můžete přiřadit svému týmu, aby byla nabídka připravena pro úvodní schůzku s klientem. Nakonec dejte své nabídce co nejlepší šanci na úspěch pomocí naší připravené šablony e-mailu. Stačí jen přidat podrobnosti o tom, kdo jste a proč by si měli prohlédnout vaši přiloženou nabídku.
Jste připraveni vytvářet profesionálně vypadající obchodní nabídky s menším úsilím a méně starostí? Začněte zefektivňovat proces vytváření nabídek pomocí naší šablony obchodní nabídky.
Ideální pro: Prodejní týmy pracující na vytváření efektivních obchodních nabídek
8. Šablona smlouvy o rozsahu služeb ClickUp
Šablona smlouvy o rozsahu služeb ClickUp je skvělým nástrojem pro ty, kteří chtějí formalizovat své pracovní vztahy s klientem.
Šablona obsahuje sekce týkající se platebních podmínek, výstupů a samozřejmě samotné smlouvy o poskytování služeb. Vyplňte každou sekci a získáte pevnou obchodní smlouvu mezi vámi a vaším partnerem.
Není třeba psát vlastní – riskujete chyby, překlepy nebo opomenutí, které by vám mohly později způsobit problémy. Navíc, jakmile s touto šablonou jednou pracujete, bude snadné ji znovu použít pokaždé, když budete potřebovat přijmout nového klienta.
Jelikož se jedná o standardní rámcovou smlouvu, stačí provést pouze minimální změny, aby byla použitelná pro každou situaci. Neztrácejte čas opakovaným přepisováním standardního právního dokumentu. Místo toho použijte tuto šablonu a soustřeďte své úsilí na to, co je nejdůležitější.
Ideální pro: Konzultanty nebo živnostníky, kteří chtějí vytvořit standardní rozsah prací pro své služby.
9. Šablona rozsahu prací v aplikaci Microsoft Word
Microsoft Word je již desítky let nejpoužívanějším programem pro tvorbu dokumentů. Není tedy žádným překvapením, že má vlastní šablonu rozsahu prací, kterou můžete používat zdarma.
Ačkoli tato šablona rozsahu práce v aplikaci Microsoft Word může vypadat trochu zastarale, stále obsahuje místo pro všechny nejdůležitější informace, které byste chtěli mít ve svém dokumentu rozsahu práce. Patří sem sekce jako Rozsah, Výstupy projektu a Dotčené strany.
Jednou z největších výhod této šablony je její mimořádná jednoduchost. Pokud již používáte Microsoft Office, bude to jako jakýkoli jiný dokument Word, který vytvoříte.
Pokud tedy hledáte rychlé a snadné řešení, tato šablona Word může být tou správnou volbou.
Ideální pro: Lidi, kteří umí dobře pracovat s Microsoft Office
10. Šablona rozsahu prací v Google Sheets
V neposlední řadě máme šablonu rozsahu prací pro Google Sheets. Největší výhodou této šablony je, že je součástí ekosystému Google Workspace.
Pokud jste obeznámeni s fungováním aplikace Sheets a nemyslíte si, že byste tento typ šablony často potřebovali, může to být pro vás nejvhodnější volba.
Pokud pracujete na stavebním projektu, stačí pouze doplnit konkrétní údaje. Pokud však na takovém projektu nepracujete, měli byste být připraveni provést značné množství úprav, abyste šablonu přizpůsobili svým potřebám.
Ideální pro: Generální dodavatele nebo řemeslníky, kteří potřebují příklad rozsahu prací.
Co dělá šablonu rozsahu prací dobrou?
Dobrá šablona rozsahu prací by měla být snadno čitelná a srozumitelná. Tímto způsobem mohou členové týmu a zúčastněné strany snadno přečíst dokument a zjistit, o jaký projekt se jedná, jak dlouho bude trvat a co se od nich vyžaduje.
V ideálním případě by šablony rozsahu práce měly obsahovat také osvědčené postupy a rady pro vyplnění jednotlivých částí. Ačkoli zkušení autoři rozsahu práce tyto rady nepotřebují, mohou pomoci nováčkům v této oblasti vytvořit efektivní dokument rozsahu práce již napoprvé.
Všem to také ušetří čas a mentální kapacitu při přemýšlení o tom, co do jednotlivých sekcí zahrnout.
A konečně, jakákoli šablona, kterou používáte, by měla být univerzální. Potřeby každého jsou jiné a vy potřebujete šablonu, kterou lze snadno přizpůsobit vaší situaci. To znamená, že sekce musí být dostatečně obecné, aby je mohl použít kdokoli, a že je třeba použít platformu, která umožňuje jednoduché změny, aby je autor mohl podle potřeby průběžně upravovat.
Osvědčené postupy pro vytváření rozsahu práce
- Zapojte celý tým: Aby bylo zajištěno, že rozsah projektu zohledňuje všechny požadavky projektu, zapojte do odhadu všechny zainteresované strany. To vám pomůže získat podněty od všech dotčených týmů a komplexně naplánovat projekt.
- Zaměřte se na jasnost, stručnost a konkrétnost: Abyste předešli zmatkům během realizační fáze projektu, podrobně popište požadavky, cíle a procesy projektu. Používejte však jednoduchý a srozumitelný jazyk.
- Definujte úspěch a neúspěch: Stanovte měřítka, která budou ukazovat, kdy a do jaké míry je projekt úspěšný. To pomůže nasměrovat všechny úsilí a udržet všechny zúčastněné strany projektu na stejné vlně.
Začněte své projekty silně
Bez ohledu na to, na jakém projektu pracujete, jasný dokument s rozsahem prací může mít zásadní význam. Ať už potřebujete šablonu pro projekt vývoje aplikace nebo webových stránek, návrh změn nebo smlouvu o poskytování služeb, určitě najdete šablonu, která vyhovuje vašim potřebám.
Navíc, pokud se rozhodnete použít jednu z našich šablon ClickUp, získáte výhodu práce v rámci platformy ClickUp. To znamená inteligentní vytváření úkolů, sdílení dat a přístup k celé řadě bezplatných šablon určených pro všechny druhy obchodních použití.
Na co tedy čekáte? Začněte hned s bezplatným účtem ClickUp a šablonou rozsahu prací, která vám nejlépe vyhovuje!