Když začínáte nový projekt s klientem, jednou z prvních věcí, na které se musíte zaměřit, je získání jeho důvěry. Ujistěte své zákazníky silným návrhem projektu – prohlášením, které objasňuje, co vaše agentura udělá, aby pomohla klientovi dosáhnout jeho cílů.
Tento návrh je v podstatě „diagnózou“ a „plánem léčby“. Ukazuje klientovi, že rozumíte jeho situaci, a nastiňuje, jaké výstupy projektu vaše agentura vytvoří, aby pomohla zákazníkovi dosáhnout jeho cíle.
Pomocí tohoto průvodce posílíte důvěru klientů ve váš navrhovaný projekt. Obsahuje osvědčené postupy pro psaní návrhů, příklady projektových návrhů a bezplatnou šablonu projektového návrhu, která vám pomůže posílit vaše prezentace.
60sekundové shrnutí
Co je to návrh projektu?
Návrh projektu je dokument, který popisuje, jaké výstupy vaše agentura vytvoří a jaké cíle plánujete prostřednictvím této práce dosáhnout. Jedná se o základní projektový dokument, jehož primárním účelem je získat podporu zainteresovaných stran.
Návrh projektu shrnuje podrobnosti vašeho projektu a vzbuzuje zájem interních i externích zainteresovaných stran. Měl by popisovat váš diagnostický a normativní přístup k dosažení jejich cílů.
Než se pustíme hlouběji do tématu, vyjasněme si některé běžné typy projektové dokumentace, které se mohou zdát stejné jako projektový návrh.
Návrh projektu vs. projektová charta
Návrh projektu je jako prezentace; vytváří se před schválením projektu a jeho cílem je přesvědčit zainteresované strany nebo osoby s rozhodovací pravomocí, aby projekt schválily.
Příklad návrhu projektu: Návrh na vývoj mobilní aplikace pro zvýšení produktivity zaměstnanců by mohl zdůraznit problém neefektivních pracovních postupů, navrhované řešení (mobilní aplikace) a očekávané výhody.
Jakmile je projekt schválen, projektová charta formalizuje rozhodnutí. Je to jako smlouva nebo prohlášení o záměru pro projekt, které uděluje projektovému manažerovi oprávnění pokračovat.
Příklad projektové charty: Po schválení projektu aplikace může projektová charta definovat rozsah aplikace (např. funkce jako správa úkolů a sledování času), určit projektového manažera a stanovit milníky na vysoké úrovni, jako je „Dokončení prototypu za 2 měsíce“.
Návrh projektu vs. plán projektu
Projektový plán a návrh mají některé společné prvky, což může vést k záměně. Projektový plán však vstupuje do hry až po schválení návrhu projektu.
Plán je jako stavební plán; podrobně popisuje, jak bude projekt realizován, monitorován a uzavřen.
Příklad projektového plánu: Projektový plán pro aplikaci může zahrnovat konkrétní úkoly, jako je „Návrh uživatelského rozhraní“, přidělené zdroje, podrobný časový harmonogram a strategie snižování rizik (např. školení uživatelů pro zvýšení přijetí).
Návrh projektu vs. obchodní případ
Business case se v organizacích používá k odůvodnění potřeby projektu nebo k upřednostnění jednoho projektu před druhým. I když tedy souvisí s návrhem projektu, předchází mu (nebo je s ním souběžný) a zaměřuje se na důvod projektu.
Považujte obchodní případ za podrobné odůvodnění, které ukazuje, jak projekt souvisí se strategickými cíli a proč stojí za to ho realizovat.
Příklad obchodního případu: Obchodní případ pro aplikaci může zahrnovat údaje o tom, kolik času zaměstnanci ztrácejí ručními procesy, předpokládanou návratnost investic do aplikace a rizika, jako je nízká míra přijetí.
Pro větší přehlednost si tyto srovnání projektových dokumentů prohlédneme v tabulce. Zůstaneme u našeho příkladu projektu aplikace pro zvýšení produktivity.
| Dokument | Účel | Datum vytvoření | Příklad obsahu | Cílová skupina |
|---|---|---|---|---|
| Před nebo spolu s návrhem | Abychom projekt představili a získali schválení. | Před schválením projektu | Problém: Ruční procesy snižují produktivitu. Navrhované řešení: Mobilní aplikace. | Vedení, sponzoři |
| Obchodní případ | Pro zdůvodnění proveditelnosti projektu a návratnosti investic. | Před nebo s návrhem | Analýza nákladů a přínosů ukazuje návratnost investic ve výši 120 % do 2 let. | Rozhodující osoby, finanční týmy |
| Projektová charta | Formálně schválit projekt. | Po schválení projektu | Cíle: Vytvořit aplikaci pro správu úkolů a sledování času. Přidělený projektový manažer: Alec. | Projektový tým, sponzoři |
| Projektový plán | Podrobně popište, jak bude projekt realizován. | Po schválení charty | Rozdělení úkolů, časové harmonogramy, přidělování zdrojů, řízení rizik. | Projektový tým, zainteresované strany |
Přečtěte si také: Ace Agency Project Management: Nástroje, strategie a šablony
Součásti projektového návrhu
Dobrý návrh projektu by měl obsahovat informace o tom, kdo, co, kde, kdy a jak řešení poskytujete. Zde je přehled toho, co by měl váš návrh projektu obsahovat:
- Obsah: Seznam toho, co bude v návrhu projektu obsaženo, a čísla stránek.
- Shrnutí : Prohlášení, které popisuje pozadí projektu a poskytuje stručný přehled toho, co návrh obsahuje.
- Cíle: Dlouhodobý výsledek nebo cíle projektu, kterých chce klient dosáhnout.
- Popis problému : Shrnutí překážek, které brání klientovi v dosažení jeho cílů.
- Prohlášení o hodnotě: Souhrnné prohlášení o tom, jak služby a odborné znalosti vaší agentury vyřeší daný problém a přinesou klientovi užitek.
- Strategie: Návrh řešení na vysoké úrovni, jak dosáhnout cílů klienta.
- Rozsah projektu: Služby, které budou zahrnuty v projektovém přístupu vaší agentury.
- Výstupy projektu : Jednotlivé úkoly v rámci služeb, které poskytujete a které přispívají k dosažení cílů projektu.
- Požadavky na zdroje: Odhad zdrojů, jako jsou materiály, vybavení a lidské zdroje, které budete potřebovat k realizaci projektu.
- Míry úspěchu: Metriky, které budou použity k měření úspěchu projektu (KPI)
- Časový harmonogram projektu : Plán, kdy může klient očekávat výsledky projektu a klíčové milníky v průběhu jeho realizace.
- Potenciální rizika: Podrobnosti o možných rizicích projektu z různých důvodů a strategie pro zmírnění rizik, které použijete.
- Případové studie: Úspěšné příběhy a reference od klientů, se kterými jste spolupracovali na podobných projektech.
- Náklady a rozpočet projektu: Finanční prostředky potřebné k dokončení návrhu projektu. Zahrňte více než jeden balíček s rozsahem cen, aby vyhovoval různým rozpočtům a cílům projektu.
- Shrnutí projektu : Konkrétní shrnutí, které shrnuje klíčové podrobnosti návrhu projektu.
- Další kroky: Nezapomeňte na výzvu k akci! Řekněte klientovi, jak s vámi začít spolupracovat. !
Nejste si jisti, jak to všechno spojit dohromady? Nebojte se, k tomu se dostaneme později!
Typy návrhů projektů
Existuje několik různých situací, kdy byste měli klientovi předložit návrh projektu:
- Vyžádaný návrh projektu: Potenciální klient vás osloví s žádostí o návrh (RFP) a vy v reakci na ni předložíte návrh.
- Nežádaná projektová nabídka: Ve svém CRM identifikujete potenciálního zákazníka, který odpovídá vašemu ideálnímu profilu zákazníka (ICP), a předložíte mu nežádanou projektovou nabídku, abyste zahájili jednání o uzavření smlouvy, aniž by vás potenciální zákazník nejprve kontaktoval.
- Neformální návrh projektu: Konverzační přístup k návrhu nebo návrh, který nebyl výslovně požadován v žádosti o nabídku.
- Návrh na obnovení projektu: Stávající klient se chystá obnovit smlouvu. Tento návrh zasíláte jako předpoklad pro obnovení, abyste mohli přehodnotit svůj současný vztah a stanovit nové cíle. Obsahuje hlavní body a úspěchy dosavadní práce.
- Návrh pokračování projektu: Připomeňte nebo přesvědčte stávající klienty, aby v projektu pokračovali, nebo uveďte podrobnosti o všech nevyřízených nebo nových úkolech, které mohou být k dokončení projektu potřebné.
- Doplňkový návrh projektu: Zjistíte, že je třeba rozšířit rozsah prací stávajícího projektu a předefinovat vztah s klientem.
Přečtěte si také: Šablony obchodních návrhů
Výhody psaní návrhů projektů
Dobře napsaný návrh projektu je účinným nástrojem, který klientům ukáže, proč je najmutí vaší agentury jejich nejlepší šancí na úspěch.
Návrhy projektů mají několik klíčových výhod:
- Důvěryhodnost: Poskytuje vám platformu, na které můžete prokázat svou odbornost potenciálnímu zákazníkovi.
- Odlišení: Dejte potenciálnímu zákazníkovi něco konkrétního, co může předložit interním zainteresovaným stranám, aby mohli porovnat vaše služby s ostatními uchazeči o projekt a získat podporu od jejich rozhodovacích orgánů.
- Sladění: Sladí interní a externí týmy ohledně cílů a vize projektového návrhu od samého začátku.
Jak napsat návrh projektu v 8 krocích (včetně příkladů)
Návrh projektu může být buď velkým prodejním argumentem, nebo promarněnou příležitostí; rozdíl spočívá v tom, jakým způsobem jej vypracujete. Než začnete psát návrh projektu, centralizujte komunikaci svého týmu. Poté můžete zavést jasný plánovací proces, aby vám nic neuniklo.
Krok 1: Začněte tím, že se seznámíte s cílovou skupinou a cíli návrhu.
Než začnete psát, zeptejte se sami sebe, kdo bude návrh projektu číst a co je pro něj důležité – je to proveditelnost, návratnost investic nebo něco jiného?
Zvažte, čeho chce návrh dosáhnout – chcete zajistit schválení projektu nebo získat podporu sponzora? Hledáte finanční prostředky?
Přizpůsobte svůj tón, zaměření a úroveň detailů tak, aby odpovídaly jejich očekáváním. Například vedoucí pracovníci mohou požadovat informace o výhodách a rizicích na vysoké úrovni, zatímco sponzoři se mohou zajímat o podrobnosti týkající se rozpočtu a časového harmonogramu.
Krok 2: Napište poutavé shrnutí
Shrnutí je krátký přehled vašeho návrhu projektu v několika odstavcích. Jeho cílem je upoutat pozornost.
Vytvořte shrnutí zaměřené na problém, který má být vyřešen, vaše navrhované řešení a jeho očekávané přínosy. Ať je poutavé – některé zainteresované strany si možná přečtou jen vaše shrnutí!
Podívejme se na příklad shrnutí projektového návrhu, který využívá stejný koncept aplikace pro zvýšení produktivity.
Příklad:
„Nekvalitní manuální pracovní postupy stojí naši organizaci odhadem 500 hodin měsíčně. Tento návrh obsahuje plán na vývoj mobilní aplikace pro zvýšení produktivity, která dokáže automatizovat sledování úkolů a zlepšit efektivitu. Při investici 50 000 dolarů předpokládáme 120% návratnost investic do dvou let díky zvýšení produktivity zaměstnanců.“
💡Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Docs, nástroj pro spolupráci na dokumentaci, k vytvoření poutavého a bezchybného shrnutí s bohatým formátováním textu a sdílením s vaším týmem jedním kliknutím.
Krok 3: Nastavte pozadí projektu
Vysvětlete problém nebo příležitost, která je hnacím motorem projektu. Zaměřte se na:
- V čem spočívá problém
- Proč je to důležité pro organizaci
- Příležitost, tj. jak by řešení problému prospělo organizaci
Pokud již bylo řešení vyzkoušeno, uveďte informace o tom, co bylo provedeno a jaké poznatky z toho plynou.
Příklad: Opět se vrátíme k příkladu aplikace pro zvýšení produktivity a sepíšeme si pozadí.
„Současné řízení úkolů se do značné míry opírá o manuální procesy, což vede k neefektivitě a chybám. Studie ukazují, že 70 % zaměstnanců ztrácí v průměru 3 hodiny týdně zbytečnými úkoly. Automatizace těchto pracovních postupů představuje významnou příležitost ke zvýšení produktivity.“
Krok 4: Navrhněte své řešení
Jasně nastíňte, co navrhujete a proč je to nejlepší řešení. Tento krok vám umožní podrobně popsat váš přístup k projektu.
Zahrňte:
- Stručný přehled projektu
- Jak řešení řeší problém
- Klíčové výstupy
Příklad:„Navrhujeme vývoj mobilní aplikace pro zvýšení produktivity s funkcemi správy úkolů a sledování času. Aplikace sníží manuální úsilí, zlepší přesnost sledování a poskytne praktické informace prostřednictvím analytických nástrojů.“
Krok 5: Zdůrazněte potenciální výhody
Seznamte důvody, proč by vaše cílová skupina měla projekt schválit. Zaměřte se na měřitelné výhody a výsledky a pokud možno použijte metriky a prognózy.
Pokud je tato část příliš dlouhá, přidejte také krátký seznam bodů, aby byla čitelnější.
Příklad:
- Zvýšení produktivity: „Snížení manuálních pracovních postupů o 40 %, úspora 200 hodin měsíčně.“
- Úspora nákladů: „Eliminujte 10 000 dolarů ročních nákladů souvisejících s neefektivitou.“
- Strategické sladění: „Podporuje náš cíl 20% zvýšení efektivity.“
Krok 6: Poskytněte obecný harmonogram nebo plán
Nastíňte, jak budete projekt realizovat. Berte to jako miniaturní plán, který zahrnuje hlavní milníky, hrubý časový harmonogram a přibližný rozpočet projektu.
K vizuálnímu znázornění těchto informací můžete použít časovou osu nebo Ganttův diagram.
Příklad:
- Fáze 1: Průzkum a návrh (1. měsíc)
- Fáze 2: Vývoj a testování (2.–3. měsíc)
- Fáze 3: Spuštění a školení (4. měsíc)
- Odhadovaný rozpočet: 50 000 $ (rozpis uveden v příloze A)
Krok 7: Posuďte rizika a navrhněte strategie pro jejich zmírnění
Každý projekt s sebou nese určitá rizika. Ve svém návrhu byste měli ukázat, že jste promysleli potenciální výzvy a máte plán, jak je řešit.
Příklad:
„Abychom předešli potenciálním problémům při zavádění, před úplným spuštěním projektu zařadíme školení a pilotní program s 10 zaměstnanci.“
Krok 8: Zakončete silným výzvou k akci
Po předložení argumentů návrh uzavřete jasnou a přesvědčivou žádostí.
Zopakujte své postřehy ohledně očekávané hodnoty projektu, upřesněte, co hledáte (schválení, financování atd.), a navrhněte časový harmonogram.
Příklad:
„Věříme, že tento projekt představuje jedinečnou příležitost ke zvýšení produktivity a sladění s našimi strategickými cíli. Žádáme o schválení rozpočtu ve výši 50 000 dolarů, abychom mohli zahájit fázi 1 do 1. února příštího roku.“
Tipy pro psaní úspěšného návrhu projektu
Zde je několik odborných tipů a návrhů, které vám pomohou vytvořit perfektní návrh projektu:
a. Prostudujte si produkt a odvětví svého potenciálního klienta
Váš potenciální klient chce prohlášení, které prokáže, že rozumíte jeho historii, značce, odvětví a zákazníkům. Proveďte průzkum pro svůj návrh projektu a ukažte klientovi, že mu rozumíte a víte, co je pro něj důležité.
Při provádění výzkumu zvažte následující:
- Pozadí výzkumu: Jaké jsou cíle vašeho klienta, které jsou hnací silou tohoto projektu? Jaké mezery ve znalostech odvětví má vaše agentura, které je třeba prozkoumat během průzkumu trhu?
- Jaké jsou cíle vašeho klienta, které jsou hnací silou tohoto projektu?
- Jaké mezery ve znalostech odvětví má vaše agentura, které je třeba prozkoumat během průzkumu trhu?
- Metodika: Jak dlouho budete muset provádět svůj výzkum? Jakou formu sběru dat použijete? Budete provádět audit konkurence, průzkumy mezi klienty nebo analýzu organizačních mezer? Jakmile data shromáždíte, jak je budete analyzovat? Existují nějaká omezení vašeho výzkumu, která je třeba zohlednit při plánování?
- Jak dlouho budete muset provádět svůj výzkum?
- Jakou formu sběru dat použijete?
- Provedete audit konkurence, průzkumy mezi klienty nebo analýzu organizačních nedostatků?
- Jak budete data analyzovat, až je shromáždíte?
- Existují nějaká omezení vašeho výzkumu, která je třeba zohlednit při plánování?
- Hlavní zjištění: Objevily se při vašem výzkumu nějaké hlavní témata?
- Objevují se při vašem výzkumu nějaké témata, která vyčnívají nad ostatní?
- Reference: Jaké zdroje jste použili při svém výzkumu? Jsou tyto zdroje důvěryhodné? Jsou tyto zdroje dostatečně rozmanité, aby přesně reprezentovaly dané odvětví?
- Jaké zdroje jste použili při vypracování svého výzkumu?
- Jsou zdroje důvěryhodné?
- Jsou zdroje dostatečně rozmanité, aby přesně reprezentovaly dané odvětví?
- Jaké jsou cíle vašeho klienta, které jsou hnací silou tohoto projektu?
- Jaké mezery ve znalostech odvětví má vaše agentura, které je třeba prozkoumat během průzkumu trhu?
- Jak dlouho budete muset provádět svůj výzkum?
- Jakou formu sběru dat použijete?
- Provedete audit konkurence, průzkumy mezi klienty nebo analýzu organizačních nedostatků?
- Jak budete data analyzovat, až je shromáždíte?
- Existují nějaká omezení vašeho výzkumu, která je třeba zohlednit při plánování?
- Objevují se při vašem výzkumu nějaké témata, která vyčnívají nad ostatní?
- Jaké zdroje jste použili při vypracování svého výzkumu?
- Jsou zdroje důvěryhodné?
- Jsou zdroje dostatečně rozmanité, aby přesně reprezentovaly dané odvětví?
Nezapomeňte zdokumentovat všechny své poznatky v šabloně plánu uživatelského výzkumu ClickUp, abyste mohli snadno odkazovat na svou analýzu v návrhu projektu!
b. Brainstorming s interním týmem
Vyzbrojeni svými výzkumy, shromážděte své síly! Je čas spolupracovat s vaším interním týmem na tom, jak vyřešit potřeby klienta, než to dáte na papír.
Společně brainstormujte pomocí nástrojů, které týmům umožňují sdílet nápady a prodiskutovat jejich jedinečné pohledy na projekt – a nakonec přijít s těmi nejlepšími nápady.
K tomuto účelu jsou ideální myšlenkové mapy ClickUp a virtuální tabule ClickUp.
c. Používejte nástroje pro řízení projektů
Pomocí nástroje pro správu projektů budete moci vytvářet návrhy projektů efektivněji. Zde je několik nástrojů pro správu projektů ClickUp, které vám pomohou:
- Vlastní pole: Vlastní pole ClickUp vám umožňují přiřadit úkolům jedinečné hodnoty, jako jsou rozpočty, vlastníci úkolů, termíny splnění a mnoho dalšího.
- Ganttův diagram: Je snadné definovat časové osy, když se podíváte na úkoly v zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp, kde můžete definovat závislosti mezi úkoly a rozvrhnout výstupy projektu v pořadí.
- Kontrolní seznamy: Někdy stačí jednoduchý seznam úkolů, abyste se ujistili, že jste přidělili všechny části projektu; v takových případech jsou kontrolní seznamy velmi užitečné! Jediným kliknutím můžete snadno označit vlastníky úkolů, nastavit termíny a informovat projektový tým o dokončení.
d. Buďte struční, výstižní a vizuální
Sponzoři projektu a zainteresované strany jsou zaneprázdněni a ocení stručnost.
Omezte návrh na několik stran a text by měl být jednoduchý a stručný. Než návrh projektu odešlete, dejte také svému internímu projektovému týmu možnost jej zkontrolovat a navrhnout případné úpravy.
Použijte tabulky, grafy nebo infografiky, abyste text vizuálně rozčlenili a data učinili srozumitelnějšími.
💡Tip pro profesionály: Využijte AI writer od ClickUp Brain a vylepšete svůj návrh během několika minut.
e. Použijte šablony návrhů projektů
Ušetřete čas a udržujte své projektové návrhy v souladu se značkou pomocí standardizovaných šablon. Můžete si vytvořit vlastní šablonu nebo jednoduše použít šablonu projektového návrhu ClickUp. Pomůže vám organizovat, prioritizovat a spravovat návrhy pro klienty na jednom místě.
💡Tip pro profesionály: Posíláte hodně e-mailů s návrhy? Urychlete, zjednodušte a sjednoťte tento krok napříč týmy vytvořením standardizované e-mailové šablony v ClickUp.
f. Následná kontrola
Nenechte si ujít potenciální zákazníky. Sledujte každou fázi svých návrhů projektů, abyste věděli, kdo je zodpovědný za kontaktování potenciálního zákazníka a kdy ho váš tým naposledy kontaktoval.
Sledování životního cyklu klienta v reálném čase je v ClickUp díky vlastním polím snadné. Pomocí vlastních polí můžete definovat fáze svých návrhů projektů, přiřazovat role, nastavovat termíny pro rutinní sledování a označovat členy týmu.
Můžete také odesílat e-maily a komentáře klientům přímo z okna úkolu, což vám poskytne jasný přehled o každé komunikaci se zákazníkem.
Šablony návrhů projektů a další zdroje
Použijte ClickUp pro svůj další návrh projektu
Doufáme, že vám tyto příklady projektových návrhů, šablony a tipy pomohou získat větší jistotu při vytváření úspěšného dokumentu.
Základem úspěšných návrhů projektů je tým, který efektivně spolupracuje. A přesně to vám ClickUp umožňuje.
Všechny vaše nástroje, dokumenty, týmy, dashboardy, rozpočty a pracovní postupy sjednocujeme do jednoho softwaru pro správu projektů. To vše v rámci snahy skoncovat s přepínáním mezi kontexty a izolovanými pracovními postupy při práci s více nástroji.
Co je lepší?
Máme více než 1 000 integrací aplikací a kompletní knihovnu bezplatných šablon vytvořených odborníky na řízení projektů, které usnadňují vytváření pracovních postupů. Už nemusíte trávit drahocenný čas vytvářením každého procesu a postupu od základů.
Vše je již připraveno a čeká na vás v ClickUp. Začněte ještě dnes – zcela zdarma – a zjistěte, proč tolik společností přechází na ClickUp.