10 šablon RFQ (žádosti o cenovou nabídku ve formátu Word a Excel) pro zjednodušení nákupu

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co jsou šablony RFQ?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "RFQ neboli žádost o cenovou nabídku je proces, v rámci kterého podniky žádají dodavatele a smluvní partnery, kteří se chtějí podílet na projektu, o ceny, nabídky a další důležité informace. Šablony RFQ jsou dokumenty, které společnostem umožňují shromažďovat informace jednotným způsobem, což jim pomáhá je posoudit a snáze se rozhodnout. " } } ] }

Nákup se někdy jeví jako složitý labyrint. Podniky musí procházet četnými možnostmi, aby se dostaly k cíli, tj. vybraly si ideálního dodavatele. Bez šablon RFQ by se rozhodující osoby snadno ztratily a byly přetíženy. 😵

Šablona RFQ standardizuje proces a pomáhá vám shromáždit relevantní informace pro výběr dodavatele. Ačkoli se jim málokdy dostává uznání, jsou nezbytnou součástí nákupu a podnikání obecně.

Na počest těchto neznámých hrdinů jsme sestavili seznam 10 nejoblíbenějších šablon RFQ. Jsou to ty nejlepší v oboru a dobrá zpráva je, že většina z nich je zdarma!

Co jsou šablony RFQ?

RFQ neboli žádost o cenovou nabídku je proces, v rámci kterého podniky žádají ceny, nabídky a další důležité informace od dodavatelů a smluvních partnerů, kteří se chtějí podílet na projektu. Šablony RFQ jsou dokumenty, které společnostem umožňují shromažďovat informace jednotným způsobem, což jim pomáhá je posoudit a snáze se rozhodnout.

Proces RFQ může být více či méně specifický, v závislosti na potřebách společnosti. Kromě cenové nabídky obvykle zahrnuje kontaktní informace, platební podmínky, časový harmonogram a očekávání projektu.

Jsou důležitou součástí každého podnikání, bez ohledu na odvětví a velikost, ale jsou obzvláště významné pro společnosti, které vyžadují stálé dodávky určitých produktů.

RFQ by neměla být zaměňována s RFP (žádost o návrh). Ačkoli jsou tyto dokumenty podobné, slouží k odlišným účelům. Zatímco RFQ mají za cíl poskytnout informace o cenách, RFP často obsahují i další podrobnosti, které se netýkají cen. RFQ mohou předcházet nebo následovat po RFP.

Co dělá šablonu RFQ dobrou?

Neexistuje žádný univerzální vzorec. Dobrá šablona žádosti o cenovou nabídku nebo cenová šablona je taková, která splní svůj účel a umožní efektivní komunikaci mezi vámi a dodavatelem. Obecně by však šablona žádosti o cenovou nabídku měla:

10 šablon žádostí o nabídku

Udělejte si laskavost a použijte jednu z těchto 10 efektivních šablon RFQ v ClickUp, Wordu nebo Excelu. Poskytují pevný základ pro váš proces nákupu, ale také jej zefektivňují, zajišťují konzistenci a v konečném důsledku vedou k úspěšné spolupráci mezi vámi a dodavateli. 🤝

Nezapomeňte, že šablony můžete kdykoli upravit tak, aby odpovídaly vašim konkrétním obchodním potřebám!

1. Šablona žádosti o cenovou nabídku ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Šablona žádosti o cenovou nabídku ClickUp je stejně jednoduchá a efektivní jako šablona RFQ. Je stručná, ale pokrývá všechny klíčové aspekty RFQ a uvádí je jasně a logicky. Jakmile dodavateli poskytnete dokument s popisem vašeho strategického plánu, rozpočtu a časového harmonogramu, zašlete mu tento dokument RFQ, abyste získali konkrétní informace a mohli vyhodnotit jeho nabídku.

Tento dokument s nabídkou ClickUp začíná názvem a logem vaší společnosti. Chcete-li jej dále přizpůsobit, přidejte obrázek na obálku, změňte písmo a vyberte prvky, které chcete zobrazit.

Další část obsahuje obchodní kontaktní údaje, datum a čísla zákazníků a nabídek, následované podrobnostmi o odpovědné kontaktní osobě, datem platnosti a informacemi o osobě, která žádost sepsala.

V následující části s názvem Zvláštní pokyny můžete uvést konkrétní požadavky na dodavatele, například způsob platby nebo platební podmínky. Šablona končí dvěma tabulkami:

2. Šablona nabídkového formuláře ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Pokud jste na druhé straně řetězce nabídky a poptávky a potřebujete šablonu pro shromažďování a správu požadavků klientů, podívejte se na šablonu nabídkového formuláře ClickUp. Je přehledná a uživatelsky přívětivá a po jejím otevření se vám zobrazí podrobné pokyny a návrhy pro použití.

Tato bezplatná šablona RFQ obsahuje různé pohledy, a to:

Kromě těchto hlavních zobrazení obsahuje šablona zjednodušenou tabuli, Ganttův diagram a zobrazení pracovní zátěže pro snadné řízení času a projektů.

3. Šablona formuláře nabídky služeb ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

S šablonou formuláře nabídky služeb můžete vytvořit formulář požadavků klienta, který pokryje všechny potřeby. Budete mít vše, co potřebujete, abyste svým klientům poskytli přesné nabídky a rychle dosáhli obchodní dohody. Formulář automaticky převádí požadavky na úkoly, čímž zefektivňuje proces plánování.

Formulář můžete upravovat i jako host (pokud máte oprávnění), ale pokud jej chcete sdílet nebo vytvořit od začátku, musíte mít předplacený tarif Unlimited.

Ve výchozím nastavení obsahuje zobrazení formuláře následující pole:

Úvodní text a jednotlivé otázky můžete upravovat a přidávat vlastní pole přetažením z nabídky vlevo do formuláře. Pokud se rozhodnete pro tarif Business, budete moci přizpůsobit vzhled formuláře, přidat své logo a vtisknout mu osobní ráz. 💫

Stejně jako předchozí šablona nabídky v tomto seznamu obsahuje i další zobrazení, například seznam a kanbanovou tabuli, které vám pomohou spravovat požadavky a úkoly.

4. Šablona návrhu rozpočtu ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Stejně jako RFQ je i návrh rozpočtu dalším klíčovým prvkem plánování projektu. Tyto dva prvky jsou úzce propojeny a vzájemně na sobě závislé. RFQ vám pomáhá vybrat dodavatele a shromáždit informace o cenách. To vám umožňuje plánovat své zdroje a vytvořit efektivní rozpočet a návrh projektu, který můžete předložit zainteresovaným stranám.

Šablona návrhu rozpočtu od ClickUp je velmi přehledná a obsahuje vše, co potřebujete pro úspěšné finanční plánování, včetně různých podstránek a sekcí. V procesu RFQ může tento dokument sloužit jako šablona pro stanovení cen, která vám pomůže spravovat různé položky v rozpočtu projektu.

Domovská stránka obsahuje základní informace o projektu – název společnosti, kontaktní údaje, název projektu, popis a datum zahájení/ukončení. Podstránky zahrnují:

Každá sekce obsahuje speciální tabulku, ve které můžete zkontrolovat a vypočítat náklady. Můžete upravovat všechny prvky šablony, jako je text a sloupce tabulky, a přidávat nové.

Šablona končí podstránkou Shrnutí. Obsahuje část Rozpis rozpočtu s výsečovým grafem, smluvní podmínky a část, kde autor a osoba odpovědná za schválení mohou připojit své podpisy k potvrzení přijetí nabídky.

5. Šablona žádosti o grant ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Pokud potřebujete pomoc s financováním dodavatelů a dalších účastníků v rámci rozpočtu vašeho projektu, musíte projekt představit a požádat zainteresované strany o grant. K tomu musíte přijít s efektivním návrhem grantu, který vás přesvědčí. ClickUp vám opět pomůže!

Šablona žádosti o grant ClickUp je tou nejlepší volbou, pokud jde o žádosti o financování. Je vhodná pro začátečníky a začíná návodem, který slouží jako legenda a vysvětluje, jak nejlépe využít všechny prvky.

Většina akcí se odehrává v zobrazení Seznam. Jedná se o databázi pro všechna ostatní zobrazení obsahující všechny části nabídky, uspořádané do skupin, jako jsou Obecné, Definice problému a Rozpočet. Tyto skupiny můžete přizpůsobit podle svých preferencí.

Sloupce zahrnují příjemce, termín splnění, označení priority, náklady za první rok a měření výkonu, ale můžete je také upravit podle svého procesu řízení projektů. Další zobrazení zahrnují Kanbanovou tabuli a kalendářový pohled na harmonogram projektu, který vám poskytne přehled časové osy naplánovaných prvků návrhu.

6. Šablona obchodní nabídky ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

V moři obchodních nabídek musí ta vaše vyniknout, aby byla úspěšná a přilákala ty správné klienty. 🎣

Šablona obchodní nabídky od ClickUp je nabitá nástroji a funkcemi, které zefektivňují tvorbu nabídek a obchodní komunikaci. Stejně jako všechny šablony ClickUp začíná návodem, který popisuje nejdůležitější prvky a nejlepší způsob jejich použití.

Šablona obsahuje mnoho zobrazení. Hlavním z nich je seznam kroků obchodní nabídky, který slouží jako připomenutí a kontrolní seznam během procesu vytváření a podávání nabídek. Výchozí sloupce zahrnují:

Kliknutím na jednotlivé kroky/úkoly můžete zobrazit další informace o nich, jako jsou podúkoly, závislosti a přílohy. V ClickUp Docs je snadné vytvořit proces výběrového řízení s interními zúčastněnými stranami.

Další zobrazení zahrnují seznam priorit, který seskupuje úkoly podle jejich naléhavosti, dokument se šablonami e-mailů, kde můžete ukládat e-maily pro pozdější použití, tabuli úkolů, Ganttův diagram a zobrazení pracovní zátěže.

ClickUp umožňuje automatizaci vytváření nabídek a mnoha dalších obchodních procesů. Automaticky sleduje průběh úkolů a aktualizuje sloupec stavu. Můžete také přidat vlastní automatizované akce.

7. Šablona nabídky služeb ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Pokud prodáváte služby namísto zboží, často je třeba zvolit odlišný přístup. Šablona nabídky služeb ClickUp je navržena tak, aby vám pomohla přesvědčit potenciální klienty o vaší kompetenci a schopnosti řešit jejich problémy a následně uzavřít smlouvu.

Šablona začíná kontaktními údaji obou stran. V následujících dvou částech, Popis projektu a Informace o společnosti, můžete popsat svou firmu a projekt a jejich vznik. ✍️

Následující část se týká předem dohodnutých cílů, navrhovaných služeb a hrubého odhadu času pro každou z nich. Poté můžete definovat rozsah práce, tj.:

Níže můžete uvést poplatky a ceny všech navrhovaných služeb a shromáždit podpisy k finalizaci dokumentu.

Stejně jako předchozí šablony ClickUp vám umožňují přidat osobní nádech vložením obrázků a změnou písma.

8. Šablona žádosti o projekt ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Zatímco předchozí šablony byly vhodné pro začátečníky, tato šablona je kvůli své složitosti náročnější na osvojení. Koneckonců, pokud jde o funkce, šablona Project Request Template od ClickUp je jako bufet, kde můžete jíst, kolik chcete. 🍽️

Jakmile se s tím seznámíte, můžete veškeré plánování projektů provádět na jedné platformě. Umožní vám shromažďovat a spravovat požadavky, přiřazovat je jako úkoly a dohlížet na jejich průběh.

Tato šablona je složka obsahující dva seznamy – Žádost a nevyřízené žádosti a Schválené projekty. V prvním z nich najdete několik zobrazení:

V seznamu schválených projektů můžete vybrat a soustředit se na počáteční požadavek (nebo požadavky), které jsou připraveny k realizaci, a sledovat, jak se vaše projekty rozvíjejí a přinášejí ovoce. 🌼

9. Šablona žádosti o cenovou nabídku ve formátu Word od Template.net

Pokud je Word vaší zbraní volby, tato možnost může být pro vás vhodná. Šablona RFQ od Template.net ve Wordu je minimalistická a výstižná, vyžaduje minimální úsilí jak ze strany společnosti, tak ze strany dodavatele.

Skládá se pouze ze 3 částí – kontaktní údaje odesílatele a příjemce, pozadí a podrobnosti žádosti. Pozadí je popis dokumentu, který stručně zmiňuje požadovaný produkt a termín dodání.

Tabulka s podrobnostmi požadavku vám umožňuje jít do detailů a sdělit druhé straně přesně to, co potřebujete. Obsahuje informace, jako jsou:

Kromě aplikace Word funguje tato šablona také v aplikacích Google Docs a Apple Pages. Nezapomeňte, že pro stažení šablony musíte být placeným předplatitelem služby Template.net.

10. Šablona poptávky v Excelu od Vertex42

Využijte bezplatnou šablonu RFQ od Vertex42 v Excelu nebo Google Sheets a buďte svědky proměny vašeho nákupního procesu z běžného na vynikající.

Formátem se příliš neliší od šablon, které jsme uvedli výše. Obsahuje sekce pro kontaktní informace klientů a dodavatelů, stejně jako podrobnosti o nabídkách a požadavcích.

V sekci popisu můžete uvést všechny položky nebo služby, které potřebujete, včetně jejich cen, a přidat značku označující, že částka podléhá dani. Jednou z nejvýznamnějších výhod aplikace Excel je to, že za vás provádí výpočty, což vám šetří čas a snižuje riziko chyb. Můžete také rychle generovat podrobné zprávy.

Poslední část šablony tvoří smluvní podmínky. Využijte ji k upřesnění technických detailů a preferencí. Můžete také přidat podpis. Jak doporučuje Vertex42, před distribucí dodavatelům byste ji měli exportovat jako soubor PDF.

10 nejlepších šablon RFQ – přehled

Stručný přehled všech šablon a jejich funkcí najdete v následující tabulce:

Zlepšení procesu RFQ pomocí šablon – závěrečné myšlenky

Nenechte své žádosti o nabídku být jen dodatečným nápadem. Věnujte jim pozornost a otevřete si dveře k mnoha příležitostem u dodavatelů. 🚪

Naštěstí díky těmto praktickým šablonám RFQ nemusíte věnovat mnoho času a úsilí tomu, aby vypadaly profesionálně. Stačí vyplnit prázdná místa a podle potřeby je přizpůsobit, a to je vše – můžete se těšit na zjednodušený a úspěšný nákup!