Pokud jste někdy byli zahlceni nudnou úlohou ručního spravování dodavatelů, dodavatelů a jejich důležitých informací, je tento průvodce určen právě vám! Představíme vám sílu a jednoduchost používání šablon seznamů dodavatelů, které vám pomohou zefektivnit vaše obchodní operace a zvýšit vaši efektivitu na novou úroveň.
V rychle se měnícím a dynamickém světě obchodu je nezbytné mít dobře organizovaný a aktuální seznam dodavatelů. Sledování nesčetných dodavatelů, jejich kontaktních údajů, produktových katalogů a výkonnostních metrik však může být velmi náročné.
Ať už jste malý start-up nebo zavedená společnost, efektivní správa dodavatelů je klíčová pro hladký chod, plynulé řízení dodavatelského řetězce a úspěšnou realizaci projektů!
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je 10 šablon seznamů dodavatelů, které zjednodušují smlouvy, audity, kontakty a správu událostí:
- Šablona seznamu dodavatelů ClickUp
- Šablona kontrolního seznamu pro správu dodavatelů ClickUp
- Šablona smlouvy s dodavatelem ClickUp
- Šablona ClickUp Vendor Retro
- Šablona úkolu pro audit dodavatele ClickUp
- Šablona ClickUp Procurement Space
- Šablona složky ClickUp Run of Show
- Šablona dokumentu pro plánování akcí ClickUp
- Šablona seznamu kontaktů společnosti ClickUp
- Šablona seznamu dodavatelů pro Excel od Spreadsheet.com
Co je šablona seznamu dodavatelů?
Šablona seznamu dodavatelů zaznamenává a organizuje všechny společnosti, kterým platíte za výrobu, dodávky nebo služby poskytované vaším jménem. V závislosti na vašich potřebách vám nejlepší šablony dodavatelů mohou pomoci dosáhnout cílů, jako jsou:
- Hodnoťte potenciální dodavatele podle standardizovaných kategorií, jako jsou jejich cenové hladiny a schopnost s vámi spolupracovat.
- Vytvoření standardizovanějšího formuláře smlouvy pro nové a stávající dodavatele
- Hodnocení současných dodavatelů na základě předchozí práce pro vaši organizaci
- Standardizujte audity dodavatelů a vytvořte spravedlivé a předvídatelné prostředí pro dodavatele.
- Organizace kontaktů dodavatelů v jediném referenčním listu
- Zjednodušte správu událostí pomocí centrálního zdroje pro plánování událostí i správu dodavatelů.
Představte si, o kolik snazší bude realizace vašich projektů, když všechny tyto zdroje standardizujete v šabloně seznamu dodavatelů, zejména u prací, které závisí na partnerství s dodavateli. Podobně jako u šablon SOP i tato úroveň standardizace šetří čas všem a umožňuje navazovat strategičtější partnerství.
To však platí samozřejmě pouze v případě, že najdete správnou šablonu seznamu dodavatelů pro vaši organizaci.
Co dělá šablonu seznamu dodavatelů dobrou?
Nejlepší šablony seznamů dodavatelů mají několik společných charakteristik:
- Snadné použití: Zbytečné zaškolování snižuje vaši produktivitu, proto by každý člen vašeho týmu měl být schopen okamžitě začít používat nebo aktualizovat šablonu.
- Integrace: Šablony, které nejsou integrovány s vašimi nástroji pro správu práce a stanovení priorit, mohou zůstat izolované, kde je nikdo nenajde, a jejich aktualizace může být obtížná.
- Flexibilita: Nejlepší šablony seznamů dodavatelů jsou více než jen tabulky a měly by být dostatečně flexibilní, aby bylo možné jejich formát přizpůsobit tak, aby co nejlépe vyhovoval informacím, které obsahují.
- Přizpůsobení: Hledejte šablony, které vám umožní aktualizovat a přizpůsobit jednotlivá pole a sloupce tak, aby odpovídaly vaší situaci a organizaci.
- Minimalismus: Čím méně zbytečných informací šablona obsahuje, tím snazší bude pro vás a váš tým rychle najít potřebné informace.
Šablona seznamu dodavatelů je tak dobrá, jak dobře eliminuje zbytečnou práci. Při hodnocení šablon seznamů dodavatelů hledejte tyto vlastnosti, abyste se ujistili, že jejich implementace zlepší vaši produktivitu.
10 šablon seznamů dodavatelů
Žádné dvě šablony seznamu dodavatelů nejsou stejné. Každá z níže uvedených šablon seznamu dodavatelů pokrývá řadu informací, které můžete potřebovat, od standardních smluv po šablony auditních úkolů, seznamy kontaktů a šablony pro správu událostí.
Jedno však mají společné: jsou zaměřeny na to, aby vám pomohly efektivněji plnit konkrétní úkoly související se správou dodavatelů, kdykoli se vyskytnou. Proto je máme rádi a vybrali jsme je do tohoto seznamu.
1. Šablona seznamu dodavatelů ClickUp
Zatímco první dvě šablony jsou nezbytné pro nákup, musíte také spravovat své současné vztahy s dodavateli. K tomu slouží šablona ClickUP Vendor Master List Template.
Hlavní seznam dodavatelů začíná formulářem dodavatele, do kterého zadáte obecné informace, jako je jméno a kontaktní údaje. Odtud se seznam kontaktů dodavatelů naplní do vašeho hlavního seznamu potenciálních a budoucích partnerů v jednoduchém tabulkovém zobrazení. Samozřejmě můžete v tomto zobrazení provádět úpravy podle toho, jak se informace o dodavatelích mění.
Nemusíte zacházet se všemi dodavateli ve svém hlavním seznamu dodavatelů stejně. Pokud máte schválené nebo preferované dodavatele, označte tyto jednotlivé organizace jako prioritní a zobrazí se v zobrazení Prioritní dodavatelé.
Hledáte partnery v konkrétní lokalitě? Zobrazení „Umístění dodavatele“ vám pomůže na základě zadaných informací o poštovní adrese.
Šablona seznamu dodavatelů obsahuje také vlastní pole, takže můžete své seznamy dodavatelů organizovat podle kategorií, jako je kvalita služeb a typ dodávek. Nakonec můžete každému dodavateli přiřadit status na základě vašeho vztahu s ním, včetně statusů Nový, Probíhající, Dokončený nebo Odpojený dodavatel.
Stejně jako u všech funkcí ClickUp můžete i tuto šablonu dodavatelů přizpůsobit tak, aby vyhovovala vašim konkrétním obchodním potřebám.
2. Šablona kontrolního seznamu pro správu dodavatelů ClickUp
Chcete vyhodnotit více dodavatelů z hlediska jejich vhodnosti pro spolupráci s vaší společností? Šablona kontrolního seznamu pro správu dodavatelů ClickUp vám s tím pomůže.
Tato šablona seznamu dodavatelů je jednoduchá tabulka, která vám pomůže vyhodnotit různé dodavatele na základě standardních kritérií, jako je organizační struktura, životaschopnost, logistika, včasnost a schopnost reagovat. Každému dodavateli přidělíte body za tato kritéria na stupnici od 1 do 5 a poté je před uzavřením obchodu projdete různými fázemi hodnocení.
Výhodou této šablony seznamu dodavatelů je její přizpůsobitelnost. Můžete například dynamicky nahrazovat různá kritéria podle toho, co je pro vaši organizaci a jednotlivé procesy nejdůležitější. Šablona slouží také jako seznam kontaktů dodavatelů, do kterého můžete přidat e-mail, kontaktní číslo a webovou stránku každého dodavatele, aby se zjednodušilo sledování.
Ve skutečnosti vám umožní jít ještě hlouběji. Můžete požádat jednotlivé členy týmu, aby prostřednictvím formuláře pro hodnocení dodavatelů předložili své názory na daného dodavatele. Šablona pak tyto údaje sečte a poskytne komplexní přehled o všech potenciálních partnerech v procesu.
3. Šablona smlouvy s dodavatelem ClickUp
Každý dodavatel, se kterým spolupracujete, potřebuje formální smlouvu. Smlouva musí obsahovat popis rozsahu práce, časový harmonogram, platební podmínky a další důležité podrobnosti. Nejlepší na šabloně smlouvy s dodavatelem ClickUp je to, že nemusíte žádný z těchto prvků vytvářet od nuly.
Místo toho můžete použít standardní formulář k určení podmínek svých obchodních vztahů. Přidejte do horní části logo své společnosti, upravte šablonu tak, aby odpovídala službě, kterou chcete nakoupit, a můžete začít.
Flexibilita je klíčovým slovem. Šablonu seznamu dodavatelů můžete například upravit tak, aby zohledňovala situace, kdy budete potřebovat zapojit různé dodavatele, například sponzory na veletrhu. Odtud vyžaduje duplikace pouze minimální individuální úpravy.
Nenechte, aby složitost smluv s dodavateli bránila zefektivnění vašich vztahů s dodavateli. Použijte šablonu smlouvy s dodavatelem, abyste mohli začít správně s každým partnerem, se kterým spolupracujete.
4. Šablona ClickUp Vendor Retro
Hodnocení dodavatelů je stejně důležité pro předchozí a stávající vztahy jako pro získávání nových poskytovatelů služeb. Šablona ClickUp Vendor Retro Template usnadňuje provádění těchto hodnocení.
S touto šablonou seznamu dodavatelů můžete snadno vyhodnotit služby, které daný dodavatel poskytl vaší organizaci. Kromě základního přehledu smlouvy propojuje původní zadání práce a slíbené výstupy se skutečnými dodanými výsledky a výstupy.
Tuto šablonu použijte k:
- Vytvářejte případové studie vztahů s dodavateli pro budoucí použití.
- Vyjednejte si před obnovením lepší podmínky na základě skutečných výsledků.
- Ukažte potenciálním novým partnerům, jak vypadá úspěšný vztah s dodavatelem v rámci jejich nákupního procesu.
- Uchovávejte záznamy o práci, kterou pro vás dodavatel odvedl.
Vaše retrospektiva dodavatelů se může stát klíčovým kvalitativním prvkem pro hodnocení dodavatelů a rozumné vynakládání organizačních zdrojů.
5. Šablona úkolu pro audit dodavatele ClickUp
Šablona úkolu ClickUp Supplier Audit Task Template bude neocenitelným pomocníkem zejména pro společnosti, které spoléhají na více pravidelných dodavatelů. Zajistí, že vaši dodavatelé splňují kvalitativní standardy vaší organizace a zaslouží si své místo ve vašem dodavatelském řetězci.
Pomocí této šablony seznamu dodavatelů můžete standardizovat proces auditu svých dodavatelů. Postupujte podle plánu auditu a dokumentujte jej, abyste mohli věnovat méně času práci na pokroku a více času kvalitativnímu hodnocení, které potřebujete k optimalizaci vztahů s dodavateli.
Organizace v odvětvích s přísnou regulací mohou šablonu přizpůsobit tak, aby vyhovovala specifickým potřebám jejich oboru. Po instalaci této šablony úkolů a přiřazení správných vlastníků úkolů v ClickUp je možné sledovat cíle v oblasti dodržování předpisů, procesů a produktů.
6. Šablona ClickUp Procurement Space
Šablona ClickUp Procurement je komplexní, ale každá její část má své místo a zůstává snadno použitelná. Mezi její funkce patří:
- Hlavní adresář dodavatelů, který obsahuje základní kontaktní informace v seznamu kontaktů dodavatelů, plus vlastní pole, jako je riziko dodavatele a úroveň dodavatele.
- Úložiště všech standardních operačních postupů v oblasti nákupu, které tým snadno najde a může použít jako referenci.
- Přizpůsobené zobrazení pro dodavatele kritických služeb, abyste měli vždy přehled o svých nejdůležitějších poskytovatelích služeb a produktů.
- Seznam pro váš nákupní tým, který slouží ke sledování důležitých úkolů souvisejících se správou dodavatelů.
- Vlastní stavy úkolů a dodavatelů, například „Vyžaduje objasnění“, „Otevřeno“, „Probíhá“ a „Čeká na podpis“.
Díky integraci do ClickUp se tato šablona seznamu dodavatelů také hladce kombinuje s vašimi šablonami objednávek a šablonami žádostí o cenovou nabídku. Stává se centrálním uzlem pro celý váš nákupní tým, což výrazně usnadňuje řízení dodavatelů a prodejců.
7. Šablona složky ClickUp Run of Show
Organizace akce vyžaduje zvláštní vztah s dodavateli, aby byla akce úspěšná. Šablona ClickUp Run of Show tento proces zjednodušuje.
Ačkoli se nejedná o seznam dodavatelů v pravém slova smyslu, šablona Run of Show vám pomůže zajistit co nejhladší průběh vaší akce, včetně spolupráce s dodavateli, které k tomu potřebujete.
Kromě přehledu události obsahuje šablona seznamu dodavatelů přizpůsobitelné zobrazení úkolů dodavatelů, které zahrnuje všechny partnery události a úkoly, které musí splnit. Pro situace, kdy materiály pocházejí z externích zdrojů, je k dispozici přímo propojené zobrazení Materiálová logistika.
Tyto funkce se ještě více rozšiřují, když jako software pro plánování událostí používáte ClickUp. Váš tým může sledovat úkoly a spolupracovat na jednom místě, přičemž šablona Run of Show se také přímo propojuje s dalšími šablonami dodavatelů v tomto seznamu.
8. Šablona dokumentu pro plánování událostí ClickUp
Pokud jde o plánování akcí, hledáte-li přehlednější přehled dodavatelů pro vaše akce, šablona ClickUp Events Planning Template může být tou nejlepší volbou.
Jedná se o jednoduchý dokument, který obsahuje seznam dodavatelů v popisné formě, jako jsou poskytovatelé prostor, catering, zábava a další.
Šablona uchovává všechny údaje na jednom místě, které lze snadno sdílet s kýmkoli, kdo se podílí na plánování akce. Můžete dokonce vytvořit jednoduché kontrolní seznamy pro kontaktování a správu dodavatelů, abyste zefektivnili plánování a realizaci akce.
Toto je jen jedna z mnoha šablon pro plánování událostí, které můžete použít ke zvýšení efektivity. Je nejvhodnější pro menší události, kde je přehlednost jednodušší, nebo pro plánování virtuálních konferencí, kde dodavatelé hrají v celkovém průběhu události méně důležitou roli.
9. Šablona seznamu kontaktů společnosti ClickUp
Někdy potřebujete pouze základní šablonu seznamu kontaktů dodavatelů, abyste mohli udržovat svůj virtuální adresář aktuální a přesný. Přesně to umí šablona seznamu kontaktů společnosti ClickUp.
Jedná se o výkonnou alternativu ke statickému seznamu kontaktů. Kromě snadného ukládání a přístupu k kontaktním informacím získáte jediný zdroj pravdivých informací, na který se může odvolávat každý člen týmu. Šablonu dále vylepšují možnosti přizpůsobení, mezi které patří:
- Vlastní atributy, které vám umožňují přidávat pole, jako je typ dodavatele a hlavní kontaktní osoba.
- Stavy, jako například nový zaměstnanec, stálý zaměstnanec a zaměstnanec ve zkušební době, které odpovídají typům dodavatelů, se kterými spolupracujete.
- Pole pro datum, která vám pomohou sledovat počátek a trvání vašich vztahů s dodavateli.
Pokud část své organizace outsourcujete dodavatelům, tento seznam vám může skutečně pomoci zefektivnit vaše partnerství. Může dokonce sloužit jako seznam preferovaných dodavatelů nebo seznam schválených dodavatelů. Jeho záměrná jednoduchost může být přínosem pro všechny, kteří se podílejí na procesu správy dodavatelů, od vrcholového vedení až po ty, kteří pracují v terénu.
10. Šablona seznamu dodavatelů pro Excel od Spreadsheet.com
V neposlední řadě nabízí šablona seznamu dodavatelů pro Excel od Spreadsheet.com další způsob, jak snadno spravovat vztahy s dodavateli.
Každý řádek v šabloně je určen pro konkrétního dodavatele a obsahuje přizpůsobitelná pole, jako jsou produkty nebo služby, které dodává, kontaktní informace a průměrná hodnota objednávky, což usnadňuje přizpůsobení a třídění podle typu dodavatele. Kromě toho můžete k šabloně připojit jednotlivé položky skladových zásob a faktury, abyste propojili své dodavatele s produkty, které dodávají.
Tato šablona, vytvořená v aplikaci Microsoft Excel, je relativně statická a nepružná ve srovnání s některými alternativami ClickUp uvedenými níže. Přesto je to užitečný nástroj pro správu dodavatelů pro každou společnost, která hledá základní šablonu seznamu kontaktů dodavatelů, šablonu ceníku dodavatelů nebo seznam schválených dodavatelů.
Jste připraveni zefektivnit správu dodavatelů?
I ti nejlepší dodavatelé se mohou stát problémem, pokud nemáte k dispozici snadný způsob, jak spravovat vaše vztahy. Nenechte to dojít tak daleko. Místo toho nechte šablonu seznamu dodavatelů, aby za vás udělala těžkou práci a zefektivnila a zlepšila správu vašich dodavatelů.
Ale tím to nekončí. Možná jste si všimli, že většina výše uvedených šablon se přímo importuje do ClickUp. Má to svůj důvod.
Zaregistrujte se do ClickUp a získáte komplexní systém pro správu práce, který je navržen tak, aby vyhovoval vašim potřebám. Správa projektů, spolupráce v reálném čase, sledování SOP nebo správa dodavatelů – ClickUp vám pomůže se vším!