Chcete tedy uspořádat virtuální konferenci. Skvělé!
Virtuální akce zažívají velký rozmach a pravděpodobně jste se jich sami zúčastnili alespoň tuctu – ano, i ty happy hours z domova a živé streamované lekce jógy se počítají.
Online akce představují nákladově efektivní a inkluzivní řešení pro ty, kteří čelí omezením cestování, a pravděpodobně zůstanou v oblibě i dlouho poté, co se svět vrátí do „předchozích“ časů.
Ale kde začít? A jak zajistit, aby vaše virtuální setkání bylo úspěšné?
Rozumíme vám, také jsme si tím prošli!
ClickUp nedávno uspořádal vlastní velkou webovou konferenci LevelUp, která byla kompletně spravována přímo v ClickUp! Ať už plánujete konferenci o produktivitě nebo baby shower pro svou sestru přes Zoom, existuje pět základních kroků, které vám pomohou naplánovat virtuální událost vašich snů.
5 kroků k virtuálnímu úspěchu
Když se zaměříte na kontrolní seznam pro jakoukoli virtuální akci, zjistíte, že mnoho úspěšných plánů má několik společných kroků.
Připravte se a nainstalujte si rozšíření ClickUp pro Chrome, abyste si mohli dělat poznámky, protože vám tyto kroky představíme hned... teď!
Krok 1: Vyberte si akci
Než začnete s plánováním, musíte si ujasnit, jaký typ virtuální akce budete pořádat. Bude to konference nebo webinář? A jaký je mezi nimi rozdíl? Existují čtyři základní typy virtuálních akcí, do kterých vaše akce pravděpodobně spadá.
Virtuální konference je ideální pro delší velkolepé virtuální akce s podrobným programem, ze kterého si každý účastník může vybrat, jak stráví svůj den. Virtuální konference se obvykle koná v reálném čase a je ideálním typem akce pro generování potenciálních zákazníků a online networking.
Webinář je kratší než konference a jedná se o samostatnou virtuální akci, která slouží jako výuka nebo „návod“. Webinář nenabízí mnoho příležitostí k navazování kontaktů, protože tento typ akce je často nahráván a účastníci si jej mohou přehrát, kdykoli se jim to hodí, ale obvykle zahrnuje také sekci otázek a odpovědí, pokud se akce konala v reálném čase.
Interní a externí hybridní akce jsou akce, které se konají online a osobně současně.
Zadejte: virtuální svatby a zásnubní večírky.
V tomto formátu se koná také mnoho schůzek, vánočních večírků a týmových akcí! Pokud je akce omezena pouze na členy týmu v rámci společnosti, jedná se o interní hybridní akci. Pokud jsou však na večírek pozváni potenciální zákazníci, uživatelé nebo jiné společnosti, jedná se o externí hybridní akci – a skvělou příležitost k navázání kontaktů!
Krok 2: Vyberte si platformu pro virtuální konferenci
Jakmile se rozhodnete, který typ virtuální akce nejlépe vyhovuje vašim účelům, zvažte, jak budete akci streamovat.
Existuje spousta streamovacích platforem pro všechny rozpočty, takže než se rozhodnete pro jednu z nich pouze na základě ceny, zvažte nejprve cíl a rozsah vaší akce.
Zeptejte se sami sebe:
- Jaký je účel vaší akce? Vraťte se k typu virtuální akce a poznamenejte si vlastnosti, které vás vedly k výběru formátu, který byl pro vás nejvhodnější, a proč.
- Kolik účastníků očekáváte? Budou to tisíce hostů nebo deset vašich nejbližších přátel?
- Jaké funkce jsou pro vás naprosto nezbytné? Pokud je účast publika důležitou součástí vaší akce, hledejte platformy, které umožňují členům chatovat, zvedat ruce nebo mluvit se svými kolegy. Pokud je vaše akce desetiminutovým návodem, jak si doma obarvit a upravit obočí, zaměřte se spíše na platformu, která vám umožní živé vysílání a nahrávání pro pozdější použití.
Při zodpovídání těchto otázek vám možná vyvstanou další, které zde nejsou uvedeny. A to je dobře! Tyto tři otázky vám alespoň pomohou nasměrovat myšlenky správným směrem k výběru streamovací platformy, která vám bude nejlépe vyhovovat.
Některé z našich nejoblíbenějších streamovacích platforem:
S rozvojem světa virtuálních akcí roste i nabídka streamovacích platforem, ze kterých si můžete vybrat! Vybírejte pečlivě, protože se v podstatě jedná o vaše virtuální místo konání – a nezapomeňte, že se nemusíte spokojit s málem! Mezi naše oblíbené patří:
- Brandlive: Brandlive je jedinečný v tom, že nabízí tři různé streamovací produkty v závislosti na typu virtuální konference, kterou plánujete. Mezi jeho produkty patří Allhands, Streams a Showrooms, které vám umožňují vybrat si zážitek přizpůsobený kategorii vaší virtuální akce – od každodenních pracovních schůzek až po virtuální uvedení produktů na trh. Tak máte jistotu, že získáte funkce, které potřebujete!
- HeySummit: Tato streamovací platforma vám také pomůže vytvořit před konáním akce vstupní stránku pro web vaší konference, abyste mohli sledovat registrace a začít s marketingem vaší konference. Pokud plánujete sérii přednášek nebo více přednášek s více řečníky, může být HeySummit vhodnou volbou.
- AirMeet: Podobná platforma vytvořená pro virtuální summity a workshopy. Klade důraz na sociální aspekt pořádání online akcí nebo webinářů a slibuje bohatý networkingový zážitek.
- Zoom: Ach, osvědčená klasika. Zoom se v loňském roce stal pojmem a pravděpodobně jste už jednou nebo dvakrát narazili na 40minutový limit, ale díky placeným možnostem může Zoom hostit akce všech velikostí. Jeho funkce breakout session nabízí účastníkům a organizátorům příležitosti k networkingu a díky podpoře mobilních zařízení se uživatelé mohou připojit opravdu odkudkoli.
Krok 3: Udržujte pozornost publika
Jednou z hlavních výzev virtuální konference je to, že se jedná o událost virtuální.
Během dobře zorganizované osobní konference se v místnosti vytváří určitá energie – když den probíhá přesně podle vašich představ a všichni jsou plní nadšení.
Ale nebojte se, tento pocit je možné dosáhnout i u online akcí.
Stačí být trochu kreativnější v tom, jak udržet pozornost účastníků na vašem obsahu.
Při strukturování akce rozdělte způsob předávání informací a zvažte použití kombinace živého a předem nahraného obsahu.
Zejména u delších akcí, jako jsou konference nebo summity, poskytuje smíšený obsah přednášejícím krátkou přestávku od mluvení a může sloužit jako záložní plán v případě technické poruchy nebo časového zpoždění.
Smíšený obsah také ovlivňuje způsob, jakým účastníci vstřebávají informace, a může jim pomoci zapamatovat si důležité myšlenky a klíčové momenty dne!
To může znamenat začlenění videí vytvořených vaší společností, která souvisejí s tématem vaší akce, nebo dokonce skvělého gifu. A kdo by neměl rád dobrý gif?
Tip pro profesionály: Sdílejte a diskutujte nápady na obsah se svým týmem během celého plánovacího procesu tím, že je uložíte do ClickUp! Vložte videa z YouTube, URL adresy Vimeo, soubory z Google Drive a nahrávky obrazovky přímo do popisů úkolů a komentářů, abyste měli potřebný obsah vždy po ruce.
Další způsob, jak udržet pozornost účastníků? Vyberte moderátora nebo relevantní řečníky, kteří udrží program v pohybu.
Dobrý řečník vám pomůže zvýšit prodej vstupenek na vaši akci a udržet pozornost hostů! Zejména hosté, kteří se specializují na téma vaší akce nebo jsou odborníky v daném oboru, jsou známými osobnostmi ve společnosti nebo jsou profesionálními řečníky, kteří umí vyplnit jakékoli neočekávané mrtvé místo.
Stejně jako Amy Poehler a Tina Fey, které čtyřikrát moderovaly Zlaté glóby, a ClickUp, který pozval světově proslulého organizačního psychologa Adama Granta jako hlavního řečníka na konferenci LevelUp 2021. 😉
I když máte skvělého řečníka nebo moderátora, zvažte tyto možnosti, jak naplnit program smysluplnými příležitostmi k předvedení svých znalostí:
- Během dne nabídněte účastníkům breakout sessions nebo panelové diskuze, aby se mohli učit od moderátora a společně diskutovat. Je to skvělý způsob, jak se vaši hosté mohou navzájem poznat a navázat kontakty na obou stranách.
- Pokud je to možné, povolte na své platformě chatovací funkce, aby účastníci mohli kdykoli komunikovat a navazovat kontakty mezi sebou. Žijte trochu
- Na konci každé části si vyhraďte čas na živé otázky a odpovědi. Virtuální konference bude působit osobnějším dojmem a vaši hosté se budou cítit více zapojení, pokud budou vědět, že jsou součástí konverzace. Požádejte jiného člena svého týmu, aby sledoval chat vaší akce, aby žádná otázka nezůstala bez odpovědi.
Krok 4: Spravujte všechny pohyblivé části na jednom místě
Je samozřejmé, že virtuální konference jakékoli velikosti vyžaduje HODNĚ plánování, a pokud jste se dostali až do této fáze, pravděpodobně to již cítíte. Sledujte svůj pokrok v časové ose virtuální akce tím, že si zorganizujete úkoly v online platformě pro správu projektů.
Jinými slovy, měli byste používat ClickUp.
ClickUp je pojítkem, které udrží vaše plánování virtuální akce pohromadě, a jednou z jeho klíčových předností je možnost přizpůsobení. To znamená, že každý člen týmu může pracovat tak, jak chce.
Jak jsme využili naši vlastní platformu k naplánování LevelUp? Zde je několik drobných kroků, které mají velký dopad:
- Vytvořte jeden seznam pro vše, co souvisí s vaší nadcházející konferencí, a přidejte do úkolů pro každé oddělení vlastní pole, aby bylo zřejmé, kterých zúčastněných stran a organizátorů se úkol týká.
- Pomocí filtrů a režimu „Já“ rychle najděte úkoly, které vám byly přiděleny v každém seznamu. Najděte své nejnaléhavější úkoly tím, že odstraníte všechny rušivé vlivy a zaměříte se pouze na úkoly, které se týkají určitých organizátorů akce nebo pouze vás.
- Pomocí panelu Dashboard snadno získáte nefiltrovaný přehled o tom, jak daleko jste od dokončení projektu. Jedná se v podstatě o celkový pohled na to, jak věci probíhají. Panel Dashboard použijte při schůzkách, když podáváte zprávy zainteresovaným stranám nebo projektovým manažerům.
- Pořádejte své schůzky přímo v ClickUp! Díky integraci Zoom do vašich úkolů v ClickUp můžete jakoukoli schůzku proměnit v schůzku Zoom.
Krok 5: Propagujte ji, jak jen to jde
Už jste skoro hotovi! Máte:
✅ Typ akce
✅ Streamovací služba
✅ Program
✅ Nejlepší nástroj pro řízení projektů. Ehm, ehm, ClickUp.
Nyní je čas zaplnit virtuální místa pomocí komplexní marketingové strategie, která vám pomůže dosáhnout vašich cílů.
Virtuální konference vám poskytují flexibilitu a umožňují oslovit publikum z celého světa, pokud víte, jak se k němu dostat! ClickUp vám pomůže spravovat vaše příspěvky na sociálních sítích, videa na YouTube kanálu vaší společnosti, e-mailový marketing, PR strategie a mnoho dalšího.
Pomocí vlastních polí získáte rychlý přístup k příspěvkům, formulářům, dokumentům, URL adresám a dokonce i základním informacím, které můžete zkontrolovat nebo použít jako reference. Tyto informace zůstanou u vašich úkolů a podúkolů v každé fázi plánovacího procesu a možnosti vlastních polí jsou prakticky neomezené! Tak si s nimi užijte trochu zábavy. 🤓
Pokud vaše marketingová strategie zahrnuje přidání VIP statusu na seznam hostů, dohody s influencery na propagaci vaší akce nebo sponzorství, pak je čas využít Centrum šablon ClickUp.
Vytvořte nebo použijte předem připravenou šablonu pro plánování událostí z centra šablon ClickUp.
Vyberte si z předem připravených šablon ClickUp určených pro plánování akcí nebo si vytvořte vlastní, abyste rychle pokryli všechny nezbytné základy pro opakující se úkoly.
Připravit, pozor, start!
Nezapomeňte, že to je teprve začátek!
Toto je pět základních kroků k naplánování vaší příští virtuální konference, ale možnosti jsou nekonečné a trh s online akcemi se neustále rozrůstá! Nechte ClickUp postarat se o náročnou organizační stránku a vy se můžete plně věnovat své kreativitě!
