Dnes jsou virtuální schůzky stejně běžné a přijatelné jako před deseti lety práce v kanceláři pět dní v týdnu.
Vzhledem k tomu, že 28 % zaměstnanců alespoň část času pracuje z domova, stala se práce na dálku pevnou součástí pracovního života. S ní přicházejí online schůzky a zajímavé prolínání formálního a neformálního stylu, s nímž se mnozí potýkají.
S tímto druhem komunikace však přichází i potřeba virtuálního kodexu chování. Jak zajistit, aby se všichni účastníci hovoru cítili vyslyšeni, zapojeni a schopni účastnit se smysluplných konverzací?
Etiketa virtuálních schůzek pomáhá týmům zvýšit produktivitu, prezentovat se v tom nejlepším světle a budovat profesionální vztahy.
Přečtěte si náš článek, ve kterém se zabýváme základními pravidly moderního chování na schůzkách, včetně toho, co je etiketa virtuálních schůzek, její výhody a deset základních pravidel pro jakékoli profesionální online prostředí.
Co je etiketa virtuálních schůzek?
Etiketa virtuálních schůzek stanovuje standardy pro chování týmů a vedoucích pracovníků a jejich jednání s ostatními během online schůzek. Představte si ji jako standardizovaný soubor pokynů pro zachování profesionality ve všech oblastech. 🫱🏼🫲🏾
Při videohovorech s jinými odděleními, vedení úvodních schůzek k projektům nebo brainstormingu s týmem se od vás očekává dodržování správné etikety online schůzek. Etiketa vzdálených schůzek v organizaci souvisí s jejími základními hodnotami, filozofií a cíli. 🎯
Ačkoli některé aspekty mohou být specifické pro jednotlivé organizace, existují určitá obecná pravidla pro virtuální schůzky, která vám pomohou zanechat trvalý a pozitivní dojem na kohokoli, s kým se setkáte. ⬇️
Mějte na paměti, že vzájemný respekt a obecná obchodní etiketa nejsou nic nového! Existují však některé zásadní rozdíly mezi virtuálními a osobními schůzkami, které musíte vzít v úvahu, abyste se drželi plánu, dodržovali čas a byli informováni.
10 pravidel etikety pro virtuální schůzky
I když máte pocit, že obecně dodržujete správnou etiketu virtuálních schůzek, malé detaily mohou mít velký vliv. Proto jsme sestavili tato pravidla etikety virtuálních schůzek pro jakékoli online obchodní prostředí.
Sdílejte je se svým týmem, abyste společně mohli zvýšit úroveň svých online schůzek.
Navíc vás čeká spousta zdrojů, šablon a tipů, které vám pomohou při osvojování této nové dovednosti. 😎
1. Poznejte svou platformu pro schůzky
Nejprve je důležité znát software pro videokonference, který používáte pro virtuální schůzky.
Pokud schůzku pořádáte, seznamte se předem s platformou pro virtuální schůzky, abyste se při používání softwaru cítili sebejistě. Pokud používáte nástroj, který účastníci neznají, buďte připraveni rychle odpovídat na otázky a pomáhat jim soustředit se na schůzku, aby se nemuseli zabývat technickými záležitostmi.
A když už jsme u toho... pokud vybíráte platformu pro schůzky, vyberte takovou, kterou lidé pravděpodobně již používali nebo kterou si rychle osvojí. Může se jednat o nástroje pro videokonference, jako jsou Zoom, Microsoft Teams nebo Google Meet, nebo o integrovanou platformu, jako je ClickUp, která kombinuje chat, správu práce a správu projektů.
💡Tip pro profesionály: Spusťte schůzku Zoom přímo z úkolu ClickUp díky integraci ClickUp a Zoom. Vedejte diskuse, aniž byste museli opustit svůj pracovní prostor, zatímco ClickUp automaticky upozorní všechny zúčastněné, aby se co nejdříve připojili.
Ujistěte se, že platforma podporuje možnost vytvářet breakout rooms, sdílet obrazovky nebo spolupracovat na sdílených zdrojích, pokud to vaše schůzka vyžaduje.
Používání dynamického softwaru pro správu schůzek, jako je ClickUp, je skvělým způsobem, jak zajistit hladký a produktivní průběh každé schůzky.
2. Připravte si program schůzky
Nemůžeme to dostatečně zdůraznit – připravte se, připravte se, připravte se!
Před zahájením schůzky si připravte plán a vytvořte program, aby vaše diskuse měla jasný směr od začátku do konce. Pro zajištění špičkové úrovně virtuálních týmových schůzek sdílejte program schůzky s účastníky v dostatečném předstihu, aby měli čas si jej prostudovat, věděli, co mohou očekávat, a mohli přidat vše potřebné.
Pokud existují nějaké materiály, které účastníci musí předem přečíst nebo na které musí předem reagovat, aby se mohli diskuse zúčastnit, sdílejte je také. Berte program online schůzky jako soubor pokynů a dejte účastníkům dostatek času a prostředků na přípravu.
Nejlepší způsob, jak se připravit na virtuální schůzku, je použít přizpůsobitelnou šablonu programu schůzky, která pokryje všechny vaše potřeby. Rozsáhlá knihovna šablon ClickUp je plná bezplatných zdrojů pro každou příležitost – včetně této!
Využijte šablonu pro celofiremní schůzky od ClickUp nebo šablonu pro zprávy výboru, abyste jasně sdělili své cíle.
Obě šablony podporují transparentnost v rámci vašeho týmu nebo organizace a sjednocují členy ohledně klíčových cílů nebo záměrů vaší schůzky.
3. Respektujte čas ostatních
Za prvé, buďte přesní. ⏱
Jako hostitel schůzky není nikdy dobré nechat svůj tým nebo potenciální klienty čekat.
Stejné pravidlo však platí i pro účastníky schůzek – nenechávejte svého hostitele čekat! Váš hostitel je s největší pravděpodobností jeden z vašich kolegů, člen jiného oddělení nebo manažer. Pravděpodobně s nimi pracujete každý den nebo jste s nimi dokonce přátelé. Zacházejte s nimi s respektem, který si všichni zasloužíme, a buďte připraveni zahájit schůzku v plánovaném čase.
Pokud máte někdy potíže s každodenním časovým managementem, použijte ClickUp k nastavení připomenutí! Vaše budoucí já vám za to poděkuje. 🙌🏼
Navíc, všichni máme nabitý program, ale zdroje jako tato interaktivní šablona harmonogramu týmu od ClickUp zajistí, že každý člen bude informován o tom, kdy a jaké schůzky ho v následujících týdnech čekají.
📮ClickUp Insight: Naše průzkumy efektivity schůzek ukazují, že 25 % schůzek se v průměru účastní 8 nebo více účastníků. Zjistili jsme také, že průměrná schůzka trvá přibližně 51 minut. Tyto velké schůzky mohou na úrovni organizace znamenat minimálně 6 až 8 hodin společného času stráveného na schůzkách za týden. Co kdybyste to mohli zkrátit? ClickUp mění způsob komunikace týmů! Místo zdlouhavých schůzek spolupracujte přímo v rámci úkolů pomocí komentářů, příloh, hlasových poznámek, videoklipů a dalších funkcí – na jednom místě. 💫 Skutečné výsledky: Globální týmy společnosti STANLEY Security již ušetřily více než 8 hodin týdně na schůzkách a aktualizacích díky naší komplexní aplikaci pro práci!
4. Oblékněte se pro úspěch
Ať už jste v kanceláři nebo online, je velmi důležité se vhodně oblékat. Správná etiketa doporučuje, abyste na videokonferenci nosili stejné oblečení, jaké byste nosili v osobním pracovním prostředí.
Dobrou zprávou však je, že virtuální schůzky nabízejí určitou volnost, protože obrazovka je oříznuta těsně nad pasem – což znamená, že ano, můžete si obout ty své Uggs!
Vaše oblečení pro virtuální schůzky by mělo nejen dobře vypadat, ale také ladit s tónem samotné schůzky. Vyhněte se nápadným šperkům, vzorům, které na videu nevypadají dobře, nebo tričkům s potiskem, který ostatní nemusí pochopit.
5. Vyhněte se rozptýlení
Soustřeďte se na danou schůzku a vyhněte se nutkání věnovat se více úkolům najednou. Před schůzkou nezapomeňte:
- Odložte svůj telefon
- Vypněte televizi nebo hudbu
- Vypněte všechna oznámení
- Zavřete všechny nepotřebné záložky
A prosím, pro dobro všech a produktivitu, nejezte během hovoru.
Sdílíte svou obrazovku? Než ji sdílíte, zkontrolujte, co na ní je. Mít otevřených 1 000 záložek nevypadá dobře. I když by to nebylo poprvé, co někdo omylem sdílel citlivé informace o společnosti, soukromou konverzaci na Slacku nebo svůj playlist na Spotify, určitě nechcete, aby se to stalo právě vám.
Přečtěte si také: Jak komunikovat a sdílet nápady s členy týmu
Chaotické pozadí je dalším častým rušivým prvkem během virtuálních schůzek. Pokud jste v kavárně, máte na starosti děti nebo sdílíte kancelář se svým partnerem, vyberte si alternativní pozadí nebo použijte efekt rozostření, aby se vy i všichni ostatní účastníci schůzky mohli plně soustředit na jednání.
Hledejte něco čistého, minimalistického a neutrálního. Pak se můžete soustředit na nalezení místa ve vašem domě s nejlepším osvětlením namísto nejestetičtější stěny.
Není však třeba prohledávat internet, abyste našli jedno z těchto dokonalých pozadí!
Klikněte na obrázky níže a uložte si tyto bezplatné pozadí, abyste se vyhnuli rušivým vlivům ostatních, kteří procházejí v pozadí vaší důležité prezentace. 📩
6. Vězte, kdy mluvit a kdy poslouchat
Aktivní naslouchání dává každému jednotlivci možnost promluvit a ukazuje, že vám záleží na tom, co má na srdci.
Organizátor schůzky a účastníci musí najít rovnováhu mezi mluvením, posloucháním a kladením otázek, aby porozuměli ostatním, a ne je zraňovali. Otevřenost a otevřená komunikace pomohou všem zúčastněným vytěžit z konverzace maximum!
Zde je několik dalších tipů k etiketě virtuálních schůzek týkajících se mluvení během hovorů:
- Mluvte sebevědomě, ale stručně
- Vyhněte se opakování nebo přílišnému zdůrazňování svého názoru.
- Nechte mikrofon vypnutý, pokud zrovna nemluvíte.
- Otázky si nechte na konec diskuse, pokud je moderátor nevyzve k jejich položení.
Dalším problémem, se kterým jsme se všichni setkali během virtuálních schůzek, je obávané zpoždění zvuku. 🙄
Bez ohledu na to, jak silné je vaše wifi připojení, během online schůzek dochází někdy k výpadkům připojení! Abyste se vyhnuli přerušování ostatních nebo narušování toku konverzace, použijte pokud možno funkci zvednutí ruky na vaší platformě nebo vyjádřete svůj zájem o vystoupení v chatu. 🙋🏼♀️
7. Omezte psaní poznámek na minimum
I když máte dobré úmysly, vyhněte se pořizování podrobných poznámek ze schůzky, pokud k tomu nejste výslovně vyzváni. Místo toho se držte klíčových bodů konverzace a později si zkontrolujte zápis ze schůzky, zda v poznámkách nejsou nějaké zjevné mezery.
Hlavní výhodou virtuálních schůzek je možnost zaznamenat celou schůzku nebo vytvořit její shrnutí. Využijte tyto funkce, aby byla schůzka co nejúčinnější – časté pauzy v konverzaci narušují tok informací, zpomalují program a vedou ke ztrátě drahocenného času.
Jako organizátor schůzky pověřte člena svého týmu, aby pořídil zápis ze schůzky, a informujte účastníky, že jim bude distribuován ihned po skončení schůzky. To vám i účastníkům pomůže soustředit se na schůzku a vy se nebudete muset opakovat!
💡Tip pro profesionály: Díky ClickUp Docs mohou účastníci společně vytvářet poznámky a jedním kliknutím je proměnit v akci pomocí integrované funkce pro vytváření úkolů.
Zápisy z jednání shrnují rámec a klíčové body důležitých jednání. Jsou sdíleny se všemi zúčastněnými a udržují váš pokrok v popředí, abyste mohli rychleji provádět následné kroky a akční položky.
Zdroje, jako je naše šablona zápisu z jednání představenstva a šablona zápisu z jednání od ClickUp, činí tento proces organizovanějším a efektivnějším díky přizpůsobitelným, předem připraveným stránkám pro správu týmů, poznámek a podrobností ve společném dokumentu ClickUp Doc!
Chcete se dozvědět více o tom, jak mohou zápisy zvýšit vaši produktivitu při schůzkách? Podívejte se na tohoto průvodce, jak psát efektivní zápisy ze schůzek pokaždé!
💡Tip pro profesionály: Ušetřete drahocenný čas po schůzce tím, že necháte ClickUp Brain shrnout vaše poznámky ze schůzky a vytvořit úkoly a podúkoly v ClickUp. Pokud jste schůzku nahrávali, Brain může také přepsat a přeložit nahrávku za vás!
8. Dlouhá schůzka? Naplánujte přestávky
Pokud víte, že schůzka bude dlouhá, naplánujte do programu krátkou přestávku.
Dopřejte sobě i svým kolegům chvilku oddechu od obrazovky, dejte si svačinu nebo se protáhněte. Rozhovor tím nijak neovlivníte, naopak ho výrazně zlepšíte! Krátké přestávky pomohou všem udržet si dobrou náladu, aniž by museli bojovat s únavou nebo bolestmi hlavy.
Nemusí to trvat dlouho, stačí nastavit časovač v ClickUp na pět minut a otevřít si sodovku, protože si to zasloužíte.
A pokud se na schůzce, které se účastníte, neuvádí, zda budou poskytovány přestávky, stačí v chatu napsat „brb!“ (brzy se vrátím), pokud potřebujete pauzu. Je to tak jednoduché. 💬
9. Nechte prostor pro otázky
Zařaďte do programu schůzky část věnovanou otázkám a odpovědím, aby měli vaši kolegové dostatek času na přípravu otázek, vyjádření svých názorů nebo podání návrhů.
Pokud jste si vzali všechna tato pravidla etikety virtuálních schůzek k srdci, pravděpodobně jste právě dokončili bohatou a poutavou konverzaci – očekávejte, že k tomu budou mít ostatní co říct. 🙂
💡Tip pro profesionály: Povzbuzujte účastníky schůzky, aby se i po jejím skončení ozývali s dotazy, nápady nebo komentáři.
10. Učiňte závěrečnou poznámku
Ukončete svou virtuální schůzku na vysoké úrovni tím, že si vyhradíte pár minut na její řádné uzavření.
Než se vaši kolegové odhlásí, stručně projděte nejbližší další kroky, jak a kdy budete pokračovat, případné výstupy a časový harmonogram do budoucna.
💡Tip pro profesionály: ClickUp vám pomůže delegovat úkoly z dokumentů, tabulek, komentářů a dalších zdrojů, abyste se mohli pustit do těchto úkolů bez prodlení! Proměňte text, nahrávky obrazovky a objekty v úkoly přímo propojené s vašimi pracovními postupy, abyste zvýšili efektivitu a udrželi dynamiku schůzky.
A pak – a to je nejdůležitější – poděkujte svému týmu za jejich čas! Všichni jste dnes odvedli skvělou práci. 👏
Proč je etiketa virtuálních schůzek důležitá?
Etiketa virtuálních schůzek nastavuje profesionální tón pro vzdálené schůzky a podporuje silné pracovní vztahy. Zde je několik důvodů, proč je dodržování pravidel virtuálních schůzek nezbytné:
- Dodržování správné etikety prokazuje profesionalitu, což pomáhá budovat důvěru a kredibilitu mezi kolegy, klienty nebo zainteresovanými stranami.
- Věnování času, úsilí a přemýšlení schůzce ještě před jejím konáním ukazuje vašemu týmu, vedoucím a potenciálním klientům, že je respektujete. Navíc zajišťuje hladký průběh schůzek díky přípravě a vedení konverzace.
- Virtuálních schůzek se často účastní lidé z různých míst a časových pásem. Správná etiketa, jako je dochvilnost, vypnutí mikrofonu, když nemluvíte, a držení se tématu, minimalizuje rušivé vlivy a udržuje schůzku soustředěnou a efektivní.
- Dodržování osvědčených postupů při virtuálních schůzkách, jako je nechat ostatní mluvit, vyhýbat se přerušování a brát ohled na kulturní citlivost, podporuje prostředí vzájemného respektu a spolupráce.
- Správná etiketa, jako je použití čistého zvuku a videa, udržování očního kontaktu (prostřednictvím kamery) a aktivní zapojení, zajišťuje, že komunikace je efektivní a všichni mohou bez problémů sledovat dění.
- Organizovanost, vyhýbání se multitaskingu a dodržování programu schůzky pomáhají účastníkům zůstat soustředění. To snižuje frustraci a stres, zejména při schůzkách, které na sebe navazují.
Bez těchto pravidel je snadné promarnit cenné minuty nebo dokonce hodiny vašeho týdne na schůzce, která mohla být vyřešena e-mailem. A i když je příjemné vidět členy našeho týmu na obrazovce, existují smysluplnější způsoby, jak trávit náš čas. ⏳
Promyšlená etiketa virtuálních schůzek ponechává dostatek času na poslech, přemýšlení a vzájemné reakce. To nejen buduje důvěru mezi účastníky, ale také připravuje všechny na úspěch tím, že jim dává vědět, co mohou od vás očekávat a co vy očekáváte od nich.
Často kladené otázky a tipy týkající se etikety virtuálních schůzek
Co je a co není vhodné při virtuálních schůzkách?
Virtuální schůzky často kladou na účastníky jiné požadavky než schůzky osobní. Aby všichni zůstali soustředění a přispívali do konverzace, je třeba dodržovat následující pravidla etikety:
Co dělat
- Buďte přesní. Přihlaste se do virtuální schůzky o několik minut dříve, abyste měli čas na případné technické nastavení.
- Zůstaňte soustředění. Věnujte pozornost mluvčímu, jako byste byli na osobní schůzce.
- Když nemluvíte, vypněte mikrofon. Pomůže to snížit hluk v pozadí.
- Pokud je to možné, používejte video. Pomáhá to vytvořit osobnější interakci.
- Prezentujte v tiché, dobře osvětlené místnosti. Čisté prostředí bez rušivých vlivů pomáhá všem účastníkům soustředit se.
- Připravte se předem. Pokud máte prezentaci, ujistěte se, že máte všechny materiály připravené před začátkem schůzky.
Co nedělat
- Nevykonávejte více úkolů najednou. Je to nezdvořilé a může to vést k přehlédnutí důležitých informací.
- Nepřerušujte. Nechte ostatní dokončit své myšlenky, než začnete mluvit.
- Během schůzky nejezte. Může to být rušivé a neprofesionální.
- Nezapomeňte zkontrolovat své technické vybavení. Předem se ujistěte, že vaše internetové připojení, mikrofon a kamera fungují správně.
- Neodcházejte náhle. Pokud potřebujete schůzku opustit dříve, informujte o tom předem hostitele.
Jak se provádí virtuální setkání a přivítání?
Virtuální setkání a seznámení je skvělý způsob, jak navázat vztah se svými kolegy, i když pracujete na dálku. Zde je několik tipů pro úspěšná virtuální setkání a seznámení:
- Pozdravte účastníky individuálně. Každou konverzaci začněte tím, že se představíte a zeptáte se druhé osoby, jak se má.
- Buďte struční a výstižní. Snažte se udržet konverzaci zaměřenou na dané téma a vyhýbejte se odbočkám.
- Buďte aktivním posluchačem. Poslouchejte pozorně a věnujte pozornost komentářům druhé osoby.
- Ujistěte se, že víte, jak používat danou technologii, aby všichni mohli komunikovat v reálném čase bez přerušení nebo technických potíží.
- Dávejte pozor na řeč těla. I když vidíte pouze tváře ostatních, řeč těla stále hraje důležitou roli. Udržujte správné držení těla a dávejte pozor na mimiku.
- Ukončete konverzaci zdvořile poděkováním druhé osobě za její čas a vyjádřením záměru znovu se v budoucnu spojit.
Jak se jako účastník chovat na virtuální schůzce?
Účastníci schůzek hrají důležitou roli při zajišťování úspěšnosti virtuálních schůzek. Zde je několik tipů pro správnou etiketu videokonferencí jako účastník:
- Buďte připraveni. Přečtěte si všechny materiály, které byly zaslány před schůzkou, a připravte si otázky nebo připomínky.
- Zapojte se do diskuse. Nebojte se promluvit a sdílet své názory na dané téma.
- Zůstaňte soustředění. Vyhněte se multitaskingu, protože může rozptylovat všechny zúčastněné.
- Buďte zdvořilí. Poslouchejte pozorně a chovejte se zdvořile k ostatním účastníkům diskuse.
- Sdílejte svou obrazovku. Pokud máte materiály, které je třeba sdílet, nezapomeňte sdílet svou obrazovku se všemi, aby mohli sledovat, co se děje.
- Používejte technologie vhodným způsobem. Před začátkem schůzky se ujistěte, že všichni účastníci vědí, jak technologie používat.
- Zůstaňte soustředění a nebojte se vrátit konverzaci zpět k tématu, pokud se začne příliš vzdalovat od dané problematiky.
👀Chcete další užitečné tipy pro efektivní schůzky? Přečtěte si tyto články:
Zvyšte produktivitu svých virtuálních schůzek s ClickUp
Bez ohledu na to, jak formální nebo časté jsou vaše schůzky, pravidla etikety virtuálních schůzek, která jsme vám představili, vám zajistí, že budete vysílat správný signál. Vaše úsilí ocení všichni zúčastnění a ať už jste hostem nebo hostitelem, čas, který tomu věnujete, bude oceněn a desetinásobně se vám vrátí!
Stačí k tomu jen projevovat respekt vůči svým kolegům. 💜
Využijte zdroje ClickUp dostupné v tomto blogu, abyste zvýšili svou celkovou produktivitu a stanovili standardy etikety virtuálních schůzek, které byste vy a váš tým měli vždy dodržovat. Pokud chcete, aby vaše schůzky byly ještě produktivnější, ClickUp vám nabízí:
- ClickUp Whiteboards pro virtuální brainstorming a sdílení nápadů během online schůzky
- Kalendář v ClickUp můžete propojit se svým kalendářem Google a spravovat tak své schůzky z jednoho místa.
- ClickUp Chat, který spojuje audio a video hovory, skupinový chat, instant messaging a další funkce.
- Integrace se všemi aplikacemi, které používáte při každodenní práci
- ClickUp Clips pro vytváření a sdílení záznamů obrazovky
Plán ClickUp Free Forever vám poskytuje přístup ke všem výše uvedeným šablonám, spoustě funkcí pro spolupráci při řízení schůzek, více než 1 000 integrací a mnohem více! To vše zcela zdarma. 💸
Zaregistrujte se a vyzkoušejte ClickUp pro své virtuální schůzky ještě dnes!