Jak psát zápisy z jednání: šablony a příklady pro Word, Excel, PDF a ClickUp

Schůzky jsou na pracovišti velmi důležité a představují asi 15 % celkového času stráveného v organizaci. To je téměř celý pracovní den!

Bez spolehlivého softwaru pro sledování zápisů z jednání mohou týmy ztratit přehled o důležitých rozhovorech. A tím, že přesně zaznamenáváte, co se na těchto jednáních děje, investujete do budoucího zdraví, funkčnosti a efektivity svého týmu.

Stále však zůstává velká otázka: jak správně psát zápisy z jednání? A tady přicházíme na řadu my! 💪🏼

Na konci tohoto příspěvku budete mít jasnou představu o tom, jak psát zápisy z jednání a ušetřit při tom čas a úsilí. Podělíme se také o několik přizpůsobitelných a bezplatných šablon zápisů z jednání pro Word, Excel, PDF a ClickUp, abyste mohli svůj tým průběžně informovat.

Nasaďte si brýle proti modrému světlu, otevřete digitální poznámkový blok a pojďte se učit!

Co jsou zápisy ze schůzek a proč je potřebujete?

Zápisy ze schůzek (také označované jako zápisy ze schůzek, poznámky ze schůzek nebo MOM) poskytují písemnou dokumentaci toho, co se během schůzky odehrálo, takže všichni zúčastnění mají k dispozici jasný záznam, ať už se schůzky zúčastnili, nebo ne.

Jsou to skvělé nástroje pro organizace, které se pravidelně scházejí na akcích, schůzkách nebo kontrolách. Pokud jsou správně použity, slouží jako okno do minulých diskusí, pomáhají vám vrátit se k nápadům a usnadňují řešení problémů.

Zápisy a akční body ze schůzek poskytují vedoucím pracovníkům rychlý způsob, jak se informovat o významných změnách. Pokud některý člen schůzky nebyl pozván, může si zápis prostudovat a v případě dalších otázek nebo připomínek se obrátit na příslušnou osobu.

Naším osobním favoritem je však jejich využití pro uznání týmu. Pokud klient pochválí váš výkon na projektu, zapište to do zápisu! Kdo by neměl rád zdravou týmovou morálku? 👏

Psaní efektivních zápisů ze schůzek zaručuje, že všichni mají včasný přístup k důležitým informacím, a zabraňuje FOMO v práci způsobenému čerpáním dovolené. 💞

Bonus: Frekvence schůzek pro vzdálené týmy

Co byste měli zahrnout do zápisu z jednání?

Způsob psaní zápisu z jednání se liší v závislosti na potřebách vašeho týmu, odvětví nebo produktu, ale všechny zápisy by měly obsahovat několik klíčových informací:

Některé části budou delší než jiné. Název, datum a čas by neměly zabírat více než jeden řádek, zatímco shrnutí programu může zabírat několik odstavců. Účastníci a akční body by měli být stručně uvedeni v bodech.

Každá část by měla odpovídat programu schůzky. To čtenáři pomůže pochopit pořadí událostí a snadno se orientovat v konkrétním bodě!

Zápisy z jednání považujte za shrnutí jednání – jsou snadno srozumitelné, ale přesto vám poskytnou ucelený přehled!

Pokud se projednávají další témata, která nebyla plánována v programu, můžete vytvořit novou sekci nebo označit jinou jako „otevřená diskuse“ nebo „další body“, abyste naznačili, že se objevila otázka, která nebyla původně plánována.

Zaznamenání všech těchto informací je zásadní pro zajištění komplexnosti a úplnosti zápisu. Proto byste měli vždy začít s šablonou zápisu ze schůzky, abyste se ujistili, že nic nevynecháte. 🤓

Jak psát praktické zápisy z jednání?

Zde je podrobný návod, jak psát efektivní zápisy z jednání pro zaneprázdněné kancelářské pracovníky, kteří chtějí ušetřit čas a námahu:

Krok 1: Připravte se před schůzkou

Krok 2: Efektivní zaznamenávání klíčových informací

Nezapomeňte zaznamenat důležité podrobnosti, jako například:

Používejte krátké, jasné věty a vyhýbejte se zbytečným detailům.

Krok 3: Formátujte zápisy z jednání tak, aby se daly rychle prohledávat

Stejně jako vy, i ostatní mají spoustu práce, proto by vaše zápisy měly být stručné a přehledné.

Krok 4: Zkontrolujte a sdílejte zápis z jednání bezodkladně

Zkontrolujte přesnost a úplnost svých poznámek ze schůzky a odešlete je všem účastníkům schůzky, dokud jsou diskuse ještě čerstvé.

Použijte nástroj pro spolupráci, jako je ClickUp Docs, který umožňuje snadný přístup a aktualizace podle potřeby.

Krok 5: Sledujte plnění akčních bodů

Aby bylo zajištěno, že budou akční body sledovány a dokončeny, nastavte si v kalendáři připomenutí klíčových termínů uvedených v zápisu.

Před další schůzkou se spojte s odpovědnými členy týmu a aktualizujte předchozí zápisy, aby odrážely pokrok v plnění akčních bodů.

Bonus: Generátory zápisů z jednání s využitím umělé inteligence!

Co je šablona zápisu z jednání?

Šablona zápisu z jednání je předformátovaný dokument, který obsahuje vše, co potřebujete k pořízení smysluplného zápisu z jednání. Správná šablona zápisu z jednání vám umožní přidat klíčové informace, jako jsou účastníci jednání, začátek a konec jednání, klíčové body a další.

Šablony zápisů z jednání navíc fungují s různými softwary pro spolupráci na dokumentech, což vám pomůže je upravovat, přizpůsobovat a znovu používat pro budoucí jednání.

11 bezplatných šablon a příkladů zápisů z jednání

Abychom vám pomohli najít šablonu, kterou potřebujete včas pro vaši příští brainstormingovou schůzku, použijte tento seznam našich oblíbených šablon pro různé editory dokumentů, jako jsou Word, Excel, PDF a ClickUp. Najdete zde podrobné popisy šablon a přehledy funkcí a navíc máte přístup ke každé šabloně přímo z tohoto článku!

1. Šablona zápisu z jednání od ClickUp

Šablona zápisu z jednání od ClickUp usnadňuje jako nikdy předtím zahrnutí všech důležitých detailů jednání pomocí jednostránkového dokumentu ClickUp Doc, který lze upravovat, sdílet a kopírovat pro budoucí jednání.

Tato šablona je předformátovaná a obsahuje samostatné sekce pro obecné informace, program schůzky, aktualizace, oznámení a další. Je také velmi přehledná a nabízí přizpůsobitelné stylové funkce, které umožňují přidávat kontrolní seznamy, tabulky, média, data a další prvky, které členům pomáhají rychle se seznámit se zápisem.

Tato šablona vhodná pro začátečníky pokrývá všechny základní potřeby, zejména pro rutinní schůzky s týmem. Je to skvělý výchozí bod pro ty, kteří s psaním zápisů ze schůzek teprve začínají! Pokud hledáte jednoduchou, ale důkladnou strukturu, která zefektivní organizaci – bez ohledu na typ schůzky – tato šablona dokumentu by měla být vaší volbou.

2. Šablona rámce zápisu z jednání od ClickUp

Šablona Meeting Minutes Framework Template od ClickUp je nejen vhodná pro začátečníky, snadno přizpůsobitelná a důkladná, ale je také součástí výkonné a kolaborativní funkce Docs od ClickUp, která vám umožňuje spolupracovat s týmem a provádět úpravy v reálném čase.

Shrňte důležité podrobnosti ze svých schůzek, včetně účastníků, akčních bodů a odkazů na další zdroje. Tyto informace můžete pohodlně uspořádat jako samostatné podstránky v rámci svého dokumentu.

Přidejte emodži, obrázky, formátování a stylové možnosti, abyste okamžitě strukturovali své poznámky a zvýraznili svůj text. Navíc můžete svůj dokument okamžitě sdílet prostřednictvím URL nebo jej připojit k úkolu, abyste k němu měli kdykoli snadný přístup.

Tuto šablonu můžete také použít ke sledování klíčových poznatků, výsledků pro zúčastněné strany a úkolů, které mají určený členové týmu splnit na základě uvedených akčních bodů. Tato šablona je ideálním zdrojem informací, který zajistí, že všichni budou informováni, zapojeni a doslova na stejné vlně.

3. Šablona zápisu ze schůzky (MoM) od ClickUp

Šablona Minutes of Meeting (MoM) od ClickUp přistupuje k zápisu z jednání trochu jinak a do vašeho pracovního prostoru aplikuje předem připravený úkol. To zjednodušuje a standardizuje tradiční proces pořizování poznámek tím, že strukturovaně uspořádává opakující se podrobnosti a úkoly do interaktivního seznamu.

V tomto úkolu najdete v popisu úkolu průvodce pro začátečníky s podrobným popisem, jak šablonu používat. Budete mít také přístup k několika dokumentům nápovědy, abyste mohli co nejlépe využít další klíčové funkce ClickUp, včetně podúkolů, vlastních polí, kontrolních seznamů a dalších.

Tato šablona automaticky vyplní čtyři podúkoly pro sledování účasti, body programu příští schůzky, řešení aktuálních problémů a zobrazení programu na tento týden. Aby se ujistil, že byly pokryty všechny body, může autor zápisu použít kontrolní seznam pro hodnocení po schůzce a na základě cílů schůzky určit, zda byla schůzka úspěšná.

4. Šablona zápisu ze zasedání představenstva od ClickUp

ClickUp nabízí spoustu šablon, které uspokojí potřeby všech typů týmů při psaní zápisů z jejich schůzek! Začněte se šablonou zápisu ze schůze představenstva od ClickUp.

Stejně jako ostatní šablony v této příručce, i tato šablona dokumentu zápisu ze schůze vám umožňuje zaznamenat a označit všechny účastníky spolu s programem a body k projednání. Vaše představenstvo však může mít specifická očekávání, která se liší od vašich běžných schůzí, a tato šablona to bere v úvahu – máte tedy také možnost zaznamenat výsledky hlasování pro každý bod k projednání a poskytnout poznámky ze schůze na vysoké úrovni.

Dokument můžete také rychle sdílet se všemi ostatními klíčovými hráči pomocí tlačítka „Sdílet dokument“ v ClickUp!

5. Šablona zápisu z jednání o řízení projektu od ClickUp

Šablona zápisu z jednání o řízení projektu od ClickUp vám pomůže vytěžit maximum z vašich jednání o řízení projektu díky kompletnímu seznamu položek v přizpůsobitelné úloze ClickUp.

Tuto šablonu můžete začít používat ještě před zahajovací schůzkou projektu. Obsahuje určené sekce pro užitečné odkazy, podrobnosti o schůzce, program a členy projektového týmu – vše z komplexního popisu úkolů.

Další část podrobně popisuje kontrolu harmonogramu projektu, která uvádí dokončené práce, práce plánované do budoucna a další různé poznámky. Navíc můžete pomocí jednoho ze šesti vlastních polí v této šabloně uvést různá rizika a problémy, které by mohly mít negativní dopad na každý projekt.

Odtud můžete po schůzce sledovat průběh projektu pomocí pěti předem připravených dílčích úkolů, abyste se ujistili, že:

A ještě mnohem více! Pokud potřebujete komplexní šablonu zápisu z jednání pro řízení projektů, těžko najdete lepší šablonu než tuto.

6. Šablona poznámek ze schůzek od ClickUp

Šablona zápisů ze schůzek od ClickUp je perfektní základní šablona pro organizaci detailů vaší schůzky a udržení součinnosti členů týmu.

Sekce v této šabloně zahrnují:

Tato jednostránková šablona vám pomůže pořizovat základní poznámky, které mohou doplnit další materiály ze schůzky, včetně zápisu!

7. Opakující se poznámky ze schůzek od ClickUp

Další šablona, která může pomoci s pořizováním poznámek během schůzek, je Recurring Meeting Notes od ClickUp.

Tento dokument můžete použít ke správě všech bodů programu, sepsání úkolů, osvěžení paměti z předchozích schůzek pomocí přehledného souhrnu a přidělení různých úkolů členům týmu.

Samozřejmě můžete také uvést podrobnosti, jako je datum minulých, současných a budoucích schůzek, konkrétní účel schůzky, účastníci a nepřítomní. Dále uveďte, zda počet účastníků splňuje kvórum pro každou opakující se schůzku.

8. Šablona Meeting Tracker od ClickUp

Hledáte řešení, které vám pomůže sledovat schůzky od začátku do konce? Přidejte do svého pracovního prostoru šablonu Meeting Tracker od ClickUp! Tato podrobná šablona obsahuje všechny informace v komplexním a praktickém seznamu, který vám pomůže plánovat, připravovat a spravovat úkoly za pochodu.

Šablonu lze použít ke sledování všech typů schůzek a projektů, od individuálních schůzek a čtvrtletních obchodních hodnocení až po oslavy narozenin a jiné netradiční obchodní schůzky.

Šablona obsahuje mnoho komponent, které pomáhají se všemi aspekty sledování schůzek, včetně tří stavů, osmi vlastních polí a čtyř typů zobrazení.

9. Šablona zápisu z jednání pro Excel

Ačkoli je ClickUp skvělým řešením pro uchovávání všech dokumentů ze schůzek na jednom místě s optimální možností sdílení a dalšími funkcemi, možná budete chtít použít alternativu k Excelu, pokud vaše organizace již investuje do produktů Microsoft.

Tento seznam pro sledování zápisů z jednání je základní šablona tabulky pro sledování podrobností z jednání vedení.

Tato šablona zápisu z jednání v aplikaci Excel využívá jednoduché rozložení listu s více sloupci pro sledování všech podrobností jednání. Zahrnuje informace, jako jsou popisy úkolů, pověření osoby, termíny, požadované zdroje a záznamy o stavu provedení.

10. Šablona zápisu z jednání pro Microsoft Word

Pokud pravidelně používáte Microsoft Word, může být pro vás výhodné zaznamenávat zápisy z jednání v aplikaci Word, protože společnost Microsoft nabízí řadu šablon pro zápisy. Najdete zde spoustu přizpůsobitelných šablon dokumentů pro všechny typy jednání, včetně administrativních jednání, jednání rodičovského sdružení a této klasické šablony pro zápisy z jednání pro obecná jednání týmu.

Nemůžete najít vhodnou šablonu pro Word? Microsoft vám také umožňuje vytvářet dokumenty od nuly.

11. Šablona formálního zápisu z jednání ve formátu PDF

Určité druhy formálních schůzek nebo setkání, jako jsou zasedání představenstva, valné hromady akcionářů nebo valné hromady, vyžadují vedení velmi podrobných zápisů.

Tato šablona pro formální zápisy z jednání obsahuje specifické sekce pro zaznamenávání věcí, jako je prezenční listina, schvalování zápisu z předchozího jednání, seznam shrnutí diskutovaných bodů atd. Pomáhá zajistit, aby diskuse na takových velkých setkáních nezabloudily mimo téma.

Co dělá šablonu zápisu z jednání dobrou?

Účinná šablona pro zápisy ze schůzek vám poskytne všechny potřebné nástroje k adekvátnímu zaznamenání průběhu schůzky. Pomocí této šablony byste měli být schopni uspořádat všechny podrobnosti schůzky do přehledného a přístupného formátu, kterému všichni porozumí.

Než však začnete vytvářet vlastní šablonu od nuly nebo investovat do první šablony, která se vám zobrazí při vyhledávání, je třeba se zaměřit na několik důležitých funkcí, které by měla efektivní šablona zápisu z jednání obsahovat:

Nejlepší šablony zápisů ze schůzek budou kompatibilní s vaším oblíbeným nástrojem pro úpravu dokumentů nebo budou do něj integrovány. Díky tomu můžete šablonu integrovat do svých dalších nástrojů pro pracovní schůzky nebo dokonce do své platformy pro virtuální schůzky! V tomto případě je další velkou výhodou zajištění toho, aby vaše šablona schůzky byla v souladu s vaší technologií.

Díky těmto prvkům bude každá schůzka přínosná a všichni účastníci z ní odejdou s potřebnými informacemi.

Přečtěte si také: Jak zapůsobit na úvodní schůzce projektu

Osvědčené postupy pro psaní zápisů ze schůzek

Způsob, jakým zaznamenáváte zápisy z jednání, bude záviset na vašem stylu psaní a schopnosti rychle zaznamenávat poznámky. Nemusíte se však hned od začátku starat o rychlost. S trochou času a zkušeností si vyvinete rytmus pro zaznamenávání správných informací.

Zde je několik tipů, které vám pomohou vytvořit nejlepší zápisy ze schůzek všech dob:

Pověřte konkrétní osobu vedením zápisu.

Poznámky a zápisy jsou odlišné – a je třeba s nimi tak zacházet! Zatímco poznámky ze schůzek mohou být formální nebo neformální, zápisy ze schůzek obsahují standardní sadu postupů a informací.

Někdy organizátoři schůzek pověří moderátory, aby si dělali poznámky ze schůzky, a později požádají stejnou osobu, aby z těchto poznámek vytvořila zápis. Jindy může organizátor schůzky dokonce používat tyto termíny jako synonyma! Tímto postupem pravděpodobně obětujete konzistentnost a kvalitu svých zápisů.

Přenesení příliš velké odpovědnosti na osobu, která pořizuje zápis, může vést k méně komplexním poznámkám nebo mezerám v některých částech zápisu ze schůzky. Přetížením jedné osoby oběma úkoly můžete ohrozit její schopnost úspěšně vykonávat kterýkoli z nich.

Pokud jste tedy zodpovědní za zápisy, věnujte jim 100 % své pozornosti.

Vyprávějte příběh co nejefektivněji

Držte se důležitých bodů.

Místo toho, abyste se zabývali každým detailem, soustřeďte se na důležité body a nechte čtenáře, aby se sám zeptal na případné otázky. Vaše zápisy je nasměrují ke správné osobě, která se o danou záležitost postará. 🙂

Pokud se na schůzce objeví nějaký problém, nezapomeňte jej zdokumentovat:

Zahrnutí dalších informací může čtenáře rušit a znesnadňovat sledování zápisu. Lepší je zahrnout pouze nejdůležitější body.

Před sdílením zápisů je upravte.

Věřte mi, že nebudete chtít sdílet své nezpracované poznámky ze schůzky bez důkladné úpravy. Místo toho použijte první verzi jako základ pro strukturování finálního návrhu. Během procesu úpravy vytvoříte z poznámek souvislý příběh, který bude odpovídat jednotné struktuře zápisů vašeho týmu.

Během schůzky se soustřeďte na informace. Neřešte organizaci svých poznámek, dokud nebudete připraveni je upravit – teprve tehdy začnou zápisy nabývat konkrétní podobu!

Přečtení a přepsání poznámek vám pomůže lépe si zapamatovat diskusi a poskytne vám nový pohled na každé téma.

Zápisy ze schůzek by měly být také upraveny, zkorigovány a bez chyb. Překlepy odvádějí pozornost čtenáře od dané problematiky a upřímně řečeno, nejsou zrovna profesionální.

Zkontrolujte, znovu zkontrolujte a nechte někoho jiného zkontrolovat vaši práci. Odstraňte chyby a umožněte čtenáři soustředit se na obsah.

Tip pro profesionály: Místo toho, abyste se při této práci spoléhali na staré dobré pero a papír, zkuste si dělat strukturované poznámky v digitálním poznámkovém bloku!

Nástroje jako ClickUp Notepad a Chrome Extension poskytují rychlé a intuitivní řešení pro rychlé pořizování poznámek. Okamžitě přidávejte formátování a styl pomocí editace bohatého textu, aby byly vaše poznámky důkladnější, a to i uprostřed schůzky.

Vždy, vždy, vždy se ptejte

Hlavním účelem zápisu ze schůzky je zprostředkovat, co se stalo.

Projděte si své poznámky nebo záznam ze schůzky, abyste se ujistili, že sdílíte správné informace. Udělejte vše pro to, abyste ověřili, že zápis je spolehlivý.

Nenechávejte nic náhodě! Pokud se vám nějaké poznámky nebo komentáře zdají nejasné, požádejte danou osobu o vysvětlení, pokud je to možné. Nejdůležitější je, abyste správně zaznamenali fakta pro ty, kteří se nemohli zúčastnit nebo potřebují osvěžit paměť. Přesnost je důležitější než rychlost!

Odpovědnost začíná u akčních položek

Vaše akční body budou jednou z nejkratších částí zápisu ze schůzky, ale pravděpodobně tou nejdůležitější!

V této části zaznamenáte další kroky k řešení problémů, které byly projednány během schůzky. Proto by každý bod plánu měl obsahovat několik konkrétních a jasných detailů:

Takto software pro zápisy ze schůzek podporuje odpovědnost a pomáhá účastníkům efektivněji sledovat úkoly. Náš návrh? Vytvářejte své zápisy v dynamickém nástroji pro práci s dokumenty, který vám umožňuje přidávat a přiřazovat komentáře k vašim textům.

Přečtěte si také: Nejlepší bezplatné šablony pro pořizování poznámek v Google Docs, Word a ClickUp

Zefektivněte schůzky pomocí ClickUp

Používání specializovaného nástroje pro správu schůzek, jako je ClickUp, vám umožní mít program, poznámky a úkoly na jednom místě. Díky integrovaným nástrojům pro poznámky ze schůzek, přiřazování úkolů a sledování pokroku pomáhá zabránit zmeškání termínů a zapomenutým následným krokům.

Další informace: Nejlepší softwarová řešení pro správu schůzek a agendy

Plánujte efektivní schůzky pomocí správných nástrojů

Strukturované zápisy ze schůzek usnadňují sledování rozhodnutí, udržují pořádek a zajišťují, že vám neuniknou žádné důležité detaily. Používání šablon zefektivňuje proces a zajišťuje jednotnost dokumentace.

Šablony vám mohou ušetřit spoustu času, ale ještě cennější jsou, když je můžete upravovat, prohlížet a spravovat společně s ostatními úkoly. Bezplatný software pro správu projektů, jako je ClickUp, je navržen tak, aby tento problém vyřešil, a nabízí ještě mnohem více.

Vyberte si z rostoucí knihovny šablon ClickUp nebo si vytvořte vlastní, které budou vyhovovat jedinečným potřebám vašeho týmu. 🦄

A zmínili jsme už, že ClickUp lze integrovat s více než 1 000 dalšími pracovními nástroji? Dokonce i se Zoomem! To vše proto, aby byl proces vytváření zápisů z jednání mnohem snazší. 😇

A to nejlepší: tyto funkce jsou zcela zdarma.

Sbírka šablon zápisů z jednání, dokumentů pro spolupráci a výkonných funkcí pro správu jednání od ClickUp je zdarma a navždy přístupná pro každého. Chcete se ujmout vedení? Začněte s ClickUp hned teď!

Často kladené otázky (FAQ)

1. Kdo by měl psát zápisy ze schůzek?

V ideálním případě by organizátor schůzky nebo někdo z jeho týmu měl zápis zaznamenat, shrnout a po schůzce jej sdílet se všemi účastníky.

2. Proč je důležité zaznamenávat zápisy ze schůzek?

Zaznamenávání zápisu ze schůzky je důležité z několika důvodů: