Jak vytvořit seznam úkolů (šablona úkolů)

V obchodním světě můžete být bombardováni nekonečným žargonem – „pojďme se do toho pustit a zaměřme se na využití týmu k synergii toků a posílení klíčových kompetencí, než se později vrátíme k základům“ –, který život příliš komplikuje.

Abychom se vyhnuli zbytečným frázím, zamyslete se nad akčními položkami. Nezní nijak působivě ani revolučně. Jsou však mnohem efektivnější pro dokončení úkolů než tradiční seznam úkolů, ať už v kanceláři nebo v kuchyni.

Klíčem k úkolům je, že označují něco, co je třeba udělat. Speciální metoda formulování úkolů z hlediska požadované akce, a nikoli požadovaného výsledku, může výrazně zvýšit produktivitu a přiblížit vás k vašim dlouhodobým ambicím.

Co je to úkol?

Ačkoli se položka může jevit jako firemní přezdívka pro úkol, jedná se o dvě odlišné věci. Úkol se na seznamu úkolů nejčastěji objevuje jako krátký, jednoduchý bod. Obvykle neobsahuje žádné podstatné informace, kromě co*.

Akční položka je naopak komplexnější, ale stále relativně stručný úkol s popisem, který nastiňuje úkol z hlediska kdo, co, jak a kdy. Každý, kdo jej obdrží, se tak s ním může okamžitě seznámit.

Zároveň může takovéto představení úkolu v práci usnadnit určení, který zaměstnanec by byl pro daný úkol nejvhodnější. To je součástí vašeho akčního plánu.

Díky tomu může manažer snadněji delegovat úkoly, aniž by musel zpomalovat a vysvětlovat věci dvakrát. Akční položky mluví samy za sebe.

5 tipů pro seznam úkolů

Zde je pět hlavních tipů pro vytváření fantastických akčních položek, které vám pomohou udržet soustředění, dokončit úkoly a dosáhnout cílů:

1. Úkoly formulujte konkrétně, ne abstraktně

Jak jsme již zmínili, úkoly jsou obvykle zapisovány jako nehmotné, abstraktní výsledky, jako například „vytvořit prezentaci“, zatímco akční položky musí být měřitelné, konkrétní akce, jako například „spolupracovat s marketingem na 20minutové prezentaci s podklady pro pondělí“. Abyste vytvořili skvělé akční položky, musíte se dostat z oblaků na zem.

2. Rozdělte úkoly tak, aby se vešly do jednoho řádku, ALE přidejte popis.

Pokud čtení seznamu trvá stejně dlouho jako jeho splnění, děláte něco špatně. Dlouhé úkoly mohou vypadat informativněji, ale častěji jsou matoucí a neproduktivní. Nemusí být vtipné jako břitké hlášky v komediálním klubu, ale měly by být stejně stručné! Nezapomeňte však přidat doplňující informace, pokud jsou nezbytné pro pochopení úkolu přiděleným pracovníkem. Pokud píšete pro sebe, můžete zapomenout na podrobnosti, takže pro jistotu můžete přidat krátký popis.

3. Pracujte s jednotným formátem

Stejně jako umělečtí historici dokážou rozeznat Rembrandta od Caravaggia, i vaše úkoly si mohou vydobýt jméno, pokud budou konzistentní a efektivní. Konzistence vede k lepšímu porozumění a navíc vám přinese bonus v podobě větší efektivity při přípravě úkolů díky používání stejného formátu.

4. Roztřiďte své úkoly podle kontextu, akce a zdrojů.

Z hlediska efektivity je důležité úkoly organizovat a kategorizovat, kde je to možné. Pokud jde o úkoly, měli byste je rozhodně uspořádat podle kontextu (projekt, typ práce, oblast podnikání), samotných činností ( kreativní, komunikační, administrativní) a potřebných zdrojů ( personál, materiály, čas, outsourcing ). I když je to pouze způsob, jak zůstat organizovaní, uvidíte obrovský přínos uspořádání akčních položek tímto způsobem.

5. Spolupracujte a předávejte si informace

Pokud jsou nevyřízené úkoly závislé na spolupráci různých lidí, měli byste to jasně uvést a ujistit se, že všichni zúčastnění znají svou roli v daném úkolu. V případech, kdy bude úkol předán a předán dalším osobám, by každý měl být schopen jej převzít a provést. Po dokončení úkolu musí být k dispozici nový úkol, který jej nahradí a který všechny informuje o aktuálním stavu. Při spolupráci je obzvláště důležité přehodnotit informace, které je třeba předat, a zda je stále nutná stejná spolupráce.

Bonus: Šablony informačních listů!

Co dělá dobrý úkol?

Nejprve zvažte úkol: „Najít velkoobchodníky pro nové produkty. “ Jaká jsou omezení? Jedná se vlastně jen o konečný výsledek, který je samozřejmě relevantní, ale sám o sobě toho moc neznamená.

Není zde uvedeno, kdo je za úkol zodpovědný, jak by měl být proveden ani kdy by měl být dokončen. To opravdu není příliš užitečné.

Akční položky by měly obsahovat:

Podle tohoto modelu by úkol mohl znít takto: „Provozní oddělení zavolá potenciálním velkoobchodníkům (viz adresář) a zajistí obchod s novou řadou kuchyňského nádobí – termín 10. března. “

Výhody jsou četné.

Je jasně stanoveno, kdo je za úkol zodpovědný, co je třeba udělat a kdy je termín splnění.

Existují dokonce i některé relevantní informace, které mohou tento proces urychlit.

Nepřehánějte to s podrobnostmi, protože to může být kontraproduktivní. Akční položka není návod pro mimozemšťany: „zavolejte velkoobchodníkům tak, že zvednete telekomunikační zařízení svou dominantní rukou a vytočíte správnou 11místnou číselnou sekvenci. “

Pokud chcete přidat další informace, ujistěte se, že jsou hodnotné a relevantní.

Stejně jako máte mnoho cílů směřujících k jednomu většímu cíli, můžete mít i mnoho akčních položek pro každý cíl. Shrneme-li to:

Jak se zapisují úkoly?

Jak již víme, akční položky se používají k definování akcí potřebných k dokončení úkolu nebo práce. „Opice vidí, opice dělá“, jak se říká. Proto si při vytváření akční položky položte otázku, co je třeba udělat a jak to můžete udělat.

Snažte se popsat úkol v jedné nebo dvou větách.

Pokud se vám zdá, že váš úkol obsahuje příliš mnoho kroků, rozdělte jej na menší úkoly.

Klíčem je zapsat úkol hned, jakmile vás napadne. Pokud je jasný, stručný a srozumitelný, formulovaný tak, aby bylo možné jej splnit v několika málo krocích, můžete jej nazvat úkolem a pustit se do něj!

Dobrý příklad lze realizovat ihned po jeho stanovení. Pokud tomu tak není, pravděpodobně jste úkol nastavili příliš složitě nebo příliš vágně.

Příklady akčních položek

I když píšete úkoly pro sebe, je dobré zahrnout všechny části. Doufejme, že budete rozumět tomu, o čem píšete.

Možná se vám podaří obejít se bez některých detailů, ale pokud společnost používá úkoly pro denní zprávy zaměstnanců nebo hodnocení výkonu, je lepší tyto informace zahrnout, abyste měli lepší přehled o své práci.

Závěr

Dodržování těchto tipů pro váš seznam úkolů a akčních položek nezabere mnoho času, ale může zcela změnit způsob, jakým zapisujete a seřazujete své akční položky.

S ClickUp máte k dispozici správné nástroje a funkce pro zvýšení produktivity, které vám pomohou vylepšit vaše úkoly a seznamy úkolů. Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!