Pracovní toky v projektovém řízení: definice a příklady

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je pracovní tok v projektovém řízení?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Pracovní tok je nástroj, který slouží k rozdělení velkých částí práce, aby se projekt posunul vpřed. \n\nJedná se o sérii souvisejících úkolů nebo činností, které je třeba dokončit, aby bylo dosaženo konkrétního cíle. Pracovní toky mohou být také synonymem pro milníky projektu nebo je mohou obsahovat, v závislosti na projektu. Při správném použití pomáhá pracovní tok týmům pracovat napříč funkcemi, organizovat, plánovat a sledovat jejich pokrok v reálném čase. " } } ] }

Pracovali jste někdy na projektu, kde někdo nedostal informace potřebné k dokončení úkolu nebo dosažení milníku? Nebo hůře, nevěděl, že mu bylo něco přiděleno?

Možná jste někdy byli i vy takovým člověkem. I jako projektový manažer.

Je snadné říci, že tyto situace vznikají kvůli nejasným cílům, omezeným zdrojům nebo dokonce špatné komunikaci. Ale tyto důvody jsou pouze příznaky většího problému.

Téměř 40 % projektů selže kvůli špatnému plánování.

Složité projekty, na kterých se podílí více týmů, mohou být ještě obtížnější.

Pracovní toky jsou dynamickým řešením tohoto problému. Tato příručka vám pomůže naučit se vše, co potřebujete vědět o pracovních tocích. Vysvětlíme, co je pracovní tok v projektovém řízení, jaké jsou jeho výhody, a uvedeme pět příkladů, které vám pomohou vytvořit si vlastní.

Pojďme se do toho pustit!

Co je pracovní tok v projektovém řízení?

Pracovní tok je nástroj, který slouží k rozdělení velkých částí práce, aby se projekt posunul vpřed.

Jedná se o sérii souvisejících úkolů nebo činností, které je třeba dokončit, aby bylo dosaženo konkrétního cíle. Pracovní toky mohou být také synonymem pro milníky projektu nebo je mohou obsahovat, v závislosti na projektu. Při správném použití pomáhá pracovní tok týmům pracovat napříč funkcemi, organizovat, plánovat a sledovat jejich pokrok v reálném čase.

Hlavní myšlenkou pracovních toků je, že každý tým zapojený do projektu se musí zabývat pouze svou částí, což projektovým manažerům usnadňuje dohled nad průběhem projektu.

Díky tomu projekt postupuje rychleji a hladčeji s minimálním zmatkem nebo zpožděním. Pracovní toky jsou navrženy tak, aby rozdělily práci na segmenty, což týmům umožňuje soustředit se na oblasti, na které se specializují, a zvyšuje tak efektivitu.

Ganttův diagram vám pomůže vizualizovat, co je to pracovní tok. Například stavební projekty mají mnoho závislostí – milníků, které musí být dokončeny, než se lze posunout dál.

Tým odpovědný za získání povolení musí splnit svůj úkol, než projekt může „přejít“ na demoliční tým.

Pracovní toky se snadno zaměňují s pracovními postupy. Pracovní postup představuje mapu procesu projektu (nebo část procesu), která obsahuje konkrétní posloupnost úkolů, které je třeba dokončit.

Pracovní tok není posloupnost úkolů, ale výstup jednotlivých týmů, které spolupracují na společném cíli.

Výhody používání pracovních toků v projektovém řízení

Jako projektový manažer můžete těžit z používání pracovních toků namísto tradičních přístupů založených na úkolech. Pracovní toky mohou urychlit projekty a zlepšit přehlednost jejich postupu.

Zde jsou čtyři výhody pracovních toků.

1. Organizovaný plán

Rozdělením projektu na menší pracovní toky mohou projektoví manažeři navrhnout jasný a organizovaný plán projektu. To usnadňuje přidělování úkolů a sledování pokroku a zajišťuje, že jsou řešeny všechny aspekty projektu.

V ideálním případě vytvoříte pracovní tok před zahájením projektu. Pokud tak učiníte, budete vědět, s jakými omezeními projektu se budete potýkat.

Přístup založený na pracovních tocích zajišťuje, že projekt bude dokončen včas a v rámci rozpočtu v každé fázi, takže realizace projektu není nikdy ohrožena.

2. Eliminuje organizační silosy

Když se na projektu podílí více týmů, snadno se stane, že každý tým pracuje izolovaně. Pokud jste se s tímto problémem setkali, nejste sami.

Takzvané silo efekt na pracovišti je běžný jev. Téměř 55 % podniků uvádí, že mají týmy pracující v izolaci.

Pracovní toky bojují proti izolovanosti. Jejich účelem je umožnit členům projektu rychle a snadno sdílet informace napříč odděleními nebo organizacemi. To znamená, že všichni jsou informováni o nejnovějším vývoji v projektu, čímž se eliminuje izolovanost.

Pracovní toky zlepšují spolupráci týmu tím, že poskytují jasný rámec. Členové týmu vědí, za jaké úkoly jsou zodpovědní, mohou si je vizualizovat pomocí správných komunikačních nástrojů a mohou spolupracovat na dokončení úkolů, které souvisejí s jejich konkrétním pracovním tokem.

3. Umožňuje snadno identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit

Sledování konkrétních metrik souvisejících s každou složkou projektu je pro úspěch projektu zásadní. I v tomto případě pomáhají pracovní toky. Analýzou těchto metrik v každém pracovním toku mohou projektoví manažeři identifikovat oblasti s nízkým výkonem a přijmout opatření k jejich zlepšení.

Řekněme, že pracovní tok neustále zaostává za harmonogramem nebo má problémy s kvalitou. To je pro vás jako projektového manažera příležitost provést analýzu příčin, najít základní problém a identifikovat cílená řešení hned, než bude příliš pozdě.

4. Zefektivňuje pracovní postupy a procesy

Jakmile jsou identifikovány oblasti pro neustálé zlepšování, pracovní toky mohou optimalizovat pracovní postupy a procesy jejich standardizací v rámci celého projektu, čímž se dosáhne ještě větší efektivity. Tím se zabrání tomu, aby členové týmu zdvojovali své úsilí nebo ztráceli čas zkoumáním, jak by měla být úkol splněn.

Pracovní toky lze nastavit tak, aby se automatizace implementovala všude, kde je to možné, a snížila se tak potřeba manuálních zásahů. Automatizace může pomoci snížit počet chyb, zvýšit efektivitu a uvolnit členy týmu, aby se mohli soustředit na strategičtější úkoly.

5 příkladů pracovních toků v projektovém řízení

Když se řekne projektové řízení, pravděpodobně se vám vybaví stavba mrakodrapů a vývoj softwaru. Ale projektem je vlastně cokoli, co má začátek, střed a konec.

Bez ohledu na to, na jakém projektu pracujete, pracovní toky vám mohou pomoci.

Představíme vám pět příkladů pracovních toků v projektovém řízení. Při čtení je důležité mít na paměti, že většina projektů je málokdy, pokud vůbec, dokonale lineární.

V každém projektu se setkáte se změnami, které nemůžete ovlivnit, jako je například onemocnění klíčového člena týmu, úprava rozsahu projektu nebo snížení rozpočtu. Časové plány a procesy se mohou vymknout kontrole. Z tohoto důvodu je třeba vytvořit pracovní toky. Těchto pět příkladů by vám mělo pomoci se rozběhnout.

1. Plánování akce

Plánování akcí je možná jednou z nejjednodušších forem projektového řízení. Ale jednoduché neznamená bezvýznamné. Plánování akcí je odvětví s obratem 5,6 miliardy dolarů.

Zde jsou klíčové pracovní toky, které budete potřebovat k naplánování téměř jakéhokoli typu události.

Možná to nebude všechno, co děláte. Ale tyto pracovní toky jsou velké bloky výstupů, které je třeba splnit, aby byl projekt úspěšný.

PRO TIPVytvořte si spolehlivý a plynulý systém plánování událostí pomocí šablony pro správu událostí od ClickUp a spravujte všechny své jedinečné operace na jednom místě pomocí předem připravených zobrazení, vlastních stavů, vlastních polí, dokumentů a dalších funkcí. Pomocí této šablony můžete plánovat a vizualizovat vše od hledání lokací po zajištění nabídek, sladit svůj tým a zdroje pro hladkou spolupráci, aby byla práce hotová, a sledovat pokrok a cíle, abyste zajistili, že vaše akce proběhnou včas a v rámci rozpočtu.

2. Vývoj mobilní aplikace

Proces vývoje aplikace vyžaduje několik složitých kroků. Zde jsou pracovní toky, které můžete obecně mít v projektu mobilní aplikace:

ClickUp je skvělý pro agilní projektové řízení a jeho digitální tabule jsou výkonným nástrojem pro mapování složitých projektů, jako je vytváření aplikace nebo webových stránek. Můžete jej použít k vytvoření jakéhokoli druhu plátna. Jako lepící poznámky:

Nebo diagram závislostí:

PRO TIPPři vývoji nového produktu musí být vaším hlavním zájmem design a uživatelská zkušenost (UX). Jak ale zachytit více podrobných konstrukcí a pracovních toků na jednom místě? Tabule ClickUp jsou ideální pro zakreslování uživatelských toků, vytváření drátových modelů a konstruování vizuálních reprezentací složitých technických diagramů. Přidejte na svou tabuli úkoly, dokumenty, seznamy a dokonce i lidi, abyste mohli vizualizovat téměř cokoli. Začněte s šablonou Úvod do tabule od ClickUp! Obsahuje průvodce, který vám pomůže co nejlépe využít funkci tabule v ClickUp.

3. Zavedení značky

Proces rebrandingu vyžaduje pečlivé plánování, provedení a komunikaci mezi marketingovým, personálním a výkonným vedením. Mezi klíčové pracovní toky patří:

V malém podniku může mít marketingové oddělení pouze jednoho nebo dva zaměstnance, kteří pracují v mnoha z těchto pracovních toků. Větší společnost může mít tým pro výzkum a vývoj, tým pro grafický design, marketingový tým, tým pro sociální média atd., kteří všichni společně pracují na tomto projektu.

PRO TIPVyužijte software pro správu značky, který vám pomůže plánovat, sledovat a spravovat vše, co potřebujete k zavedení a udržení úspěšné značky. Můžete také využít přizpůsobitelné šablony pro správu značky, které vám poskytnou pevný rámec, který vám pomůže udržet procesy konzistentní a hladce fungující.

4. Kampaň na udržení zaměstnanců

Oddělení lidských zdrojů je obvykle považováno za „provozní“ a vnímáno jako něco zcela odděleného od projektového řízení. To je většinou správné.

Pokud HR kampaň nemá začátek, střed a konec, jedná se o projekt.

Zde jsou důležité pracovní toky pro kampaň na udržení zaměstnanců v oblasti lidských zdrojů.

PRO TIPZjednodušte řízení lidí a vytvořte nejlepší zaměstnaneckou zkušenost pomocí platformy pro řízení lidských zdrojů, která slouží k náboru, zaškolování, řízení talentů a řízení zaměstnanců.

5. Dlouhodobé strategické plánování

Náš poslední příklad je dalším netradičním typem projektu. Dlouhodobé strategické plánování není projektem v tom smyslu, že by vedlo k vytvoření hmatatelného produktu.

Jedná se o projekt pro řízení celé organizace, takže každý další projekt dává smysl v kontextu organizace.

Pracovní toky pro strategické plánování mohou zahrnovat:

PRO TIPPodívejte se na 10 bezplatných šablon strategického plánování, které vám pomohou začít.

Jak vytvořit vlastní pracovní tok

V této části jsou uvedeny základní kroky, které je třeba zvážit při vytváření funkčního pracovního toku. V příkladu 2 je kladen důraz na funkce ClickUp, které lze použít k vytváření pracovních toků.

1. Identifikujte týmy a osoby zapojené do projektu

Vytvoření pracovních toků projektu vyžaduje spolupráci více týmů a jednotlivců, z nichž každý má své specifické role a odpovědnosti. Prvním krokem je přesně vědět, které týmy a konkrétně které osoby budou součástí každého pracovního toku.

Zde jsou čtyři široké skupiny týmů, které je třeba mít na paměti, i když se liší podle odvětví.

Jakmile se dostanete ke kroku vizualizace, budete chtít zajistit, aby byly tyto týmy a jednotlivci identifikováni v každém toku.

2. Vyberte si komunikační nástroj

Pracovní toky jsou navrženy tak, aby zlepšily mezifunkční spolupráci. Řízení více týmů a vzdálených nebo hybridních pracovníků to však může ztěžovat. Vaše komunikace bude tak dobrá, jak dobrý je nástroj, který používáte.

Pro řešení tohoto problému je nejlepší použít nástroje pro řízení projektů s funkcemi asynchronní komunikace, které vám umožní spolupracovat současně a zajistí, že všichni pracují s nejaktuálnější verzí projektu.

V konečném důsledku bude správný nástroj pro vaše projekty záviset na konkrétních potřebách projektu a týmu. Před rozhodnutím je důležité zvážit vlastnosti, funkčnost a snadnost použití každého nástroje.

3. Vizualizujte svůj časový plán

Než se pustíte do vytváření diagramu, začněte sepisovat důležité milníky, které každý pracovní tok představuje nebo obsahuje. Nemusí to být příliš podrobné – nezapomeňte, že k tomu slouží váš pracovní postup.

Každý pracovní tok by měl mít ve vašem časovém plánu vlastní řádek, jehož délka závisí na tom, kolik času bude daný pracovní tok vyžadovat.

Časový rámec tohoto projektu by měl být také znázorněn vodorovnou čarou v horní části grafu.

Některé pracovní toky mohou mít vzájemné závislosti. Identifikujte je a ujistěte se, že jsou zobrazeny ve vašem vizuálním znázornění. Nyní jste připraveni vytvořit časovou osu pro pracovní tok. Stačí si vybrat správný nástroj. ClickUp má vše, co potřebujete, na jednom místě, aby vám pomohl vizualizovat vaši časovou osu.

4. Stanovte role a pravidla pro projektový tým

Všichni účastníci projektu musí rozumět cíli každého toku a přispět k dosažení daného milníku. Začněte tím, že každému členovi týmu přidělíte konkrétní role a odpovědnosti související s jeho pracovním tokem.

Díky tomu bude každý vědět, za co je zodpovědný a co se od něj očekává. Dále se zaměřte na tyto tři otázky:

Podívejte se na tyto šablony RACI!

5. Automatizujte, kde to jde

Upozornili jsme, že pracovní toky mohou v případě potřeby zahrnovat automatizaci. Zeptejte se sami sebe, co lze automatizovat a co musí být provedeno člověkem. Automatizované procesy vám také pomohou přizpůsobit se změnám v obchodních potřebách za mnohem nižší náklady než v případě zaměstnanců.

6. Vyhodnoťte a vylepšete

V této fázi přichází na řadu tvrdá práce. Pravidelně sledujte svůj pracovní tok, abyste se ujistili, že dosahujete pokroku směrem ke svým KPI. Zaměřte se na časový harmonogram projektu, rozpočet, kvalitu a spokojenost zainteresovaných stran.

Poté je vaším úkolem jako projektového manažera provést nezbytné úpravy, aby vaše pracovní toky pokračovaly podle plánu.

Využijte nástroje projektového řízení k zvládnutí velkých projektů

Projekty mohou být komplikované. Nezáleží na tom, v jakém odvětví působíte nebo na jakém projektu pracujete. Pokud máte termíny nebo se na projektu podílí více týmů, dobře si vše naplánujte, abyste se nestali statistickým údajem.

A právě zde přicházejí na řadu pracovní toky. Tato příručka vám pomohla zlepšit komunikaci a produktivitu, zdokonalit pracovní postupy a posílit spolupráci. Nyní je čas ji uvést do praxe.

Změňte způsob, jakým plánujete své projekty, a začněte budovat svůj pracovní tok ještě dnes. ClickUp má všechny nástroje, které potřebujete k budování pracovního toku a udržení spojení mezi vašimi zaměstnanci, aby vám nic neuniklo. Začněte ještě dnes zdarma!

Hostující autor:

Freya Laskowski je konzultantka v oblasti SEO, která pomáhá značkám zvyšovat jejich organický provoz prostřednictvím tvorby a distribuce obsahu. Je citovanou přispěvatelkou v několika online publikacích, včetně Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance a Huffington Post.

Je také majitelkou blogu CollectingCents o osobních financích, který vybudovala od základů. Kontaktovat ji můžete na adrese freya@collectingcents. com