Manažeři mají na starosti mnoho věcí.
Od tlaku vedení na plnění cílů a úkolů až po mentoring vašeho týmu – vyvažování různých očekávání může být náročným úkolem. A jako vedoucí pracovník musíte pořádat schůzky, abyste mohli delegovat úkoly, získávat aktuální informace, vymýšlet strategie atd.
Každá schůzka, bez ohledu na typ, potřebuje jasný účel, cíl, případ použití a program. Vytvoření programu, stanovení očekávání a sledování průběhu konverzace jsou důležité kroky k zajištění toho, aby schůzka proběhla podle plánu a byla produktivní.
Pokud se tedy chcete stát silnějším vedoucím týmu a nadobro skoncovat s bezúčelnými schůzkami, je tento blog určen právě vám. Shrnuli jsme devět typů schůzek, o kterých byste měli vědět, a jak je správně vést.
Jako bonus jsme přidali několik bezplatných šablon, které vám pomohou vytěžit maximum z vaší příští schůzky!
Prvky schůzky, které je třeba zvážit před výběrem typu schůzky
Znalost typů schůzek, které může manažer pořádat, pomůže vašemu týmu dosáhnout úspěchu. Efektivní řízení schůzek může pomoci zvýšit zapojení a spolupráci v rámci týmu.
Místo vyčerpávající opakující se činnosti může být efektivní schůzka jedinečnou příležitostí k shromáždění nápadů, poskytnutí podnětů, podnícení profesního růstu a posunutí organizačních cílů vpřed.
Než vyberete správný typ schůzky pro svůj tým, nezapomeňte zvážit tyto prvky schůzky:
1. Účel: Jaký je cíl schůzky? 2. Účastníci: Kdo by se měl schůzky zúčastnit a kdo ji bude vést? 3. Program: Jaká témata je třeba projednat a v jakém pořadí? 4. Výsledek: Čeho chcete na konci schůzky dosáhnout? 5. Četnost: Jak často by se schůzky měly konat?
Jakmile zvážíte všechny tyto prvky, je čas vybrat nejlepší typ schůzky pro potřeby vašeho týmu.
Nyní se podívejme na typy schůzek, které byste měli znát, a na to, jak je správně vést pomocí vhodných nástrojů a technik!
9 nejběžnějších typů schůzek
Zde je devět typů schůzek, tipy, jak je úspěšně vést, a bezplatné šablony připravené k použití, které vám pomohou začít!
1. Schůzky pro nové zaměstnance
Úvodní schůzky jsou první setkání mezi zaměstnanci a jejich manažery po jejich nástupu do organizace. Tento typ úvodní schůzky znamená začátek jejich školení a je nezbytný, protože úvodní období zaměstnance položí základy pro úspěch nového člena týmu, protože se jedná o jeho první hlubší seznámení s procesy a systémy společnosti.
Tyto schůzky by měly manažerům pomoci poznat své zaměstnance a budovat vztahy. Nejlepší praxí pro tyto schůzky je klást otázky na prolomení ledů, jako například jaké jsou vaše koníčky, jaké je vaše oblíbené jídlo, nebo jiné mezilidské otázky, jako například jakým způsobem preferujete přijímat zpětnou vazbu nebo co vás motivuje.
Úvodní schůzky by měly také obsahovat přehled školicího programu a příslušných zdrojů, představení členů týmu a seznam úkolů, které je třeba splnit během prvního týdne. Vyzkoušejte seznam úkolů pro zapracování nových zaměstnanců od ClickUp, který vám pomůže podpořit nové zaměstnance a usnadnit jim zapojení do nových pracovních postupů.
2. Jednání jeden na jednoho
Jednání jeden na jednoho je jednání mezi dvěma osobami, obvykle manažerem a jeho přímým podřízeným. Jedná se o jeden z nejúčinnějších způsobů, jak mohou manažeři budovat vztahy a důvěru se svými přímými podřízenými.
Existují různé typy individuálních schůzek a typ schůzky, kterou pořádáte, bude odrážet obsah programu. Například první individuální schůzka manažera s přímým podřízeným se bude velmi lišit od dvoutýdenní individuální schůzky.
Ve společnosti Fellow vedou manažeři individuální schůzky se svými přímými podřízenými, aby je lépe poznali a zjistili, jak se jim daří. Kladou otázky zaměřené na budování vztahů a zároveň stanovují očekávání a úkoly, které mají zaměstnancům pomoci dosáhnout úspěchu.
Témata jsou zaměřena na kontrolu postupu projektu a aktuálních překážek a zároveň na rozhovory o budování kariéry. Bez ohledu na frekvenci individuálních schůzek by schůzka měla vždy zahrnovat následující:
- Otázky pro budování vztahů, které slouží k ověření vzájemného blahobytu a osobního života
- Diskuse o konkrétních nebo zásadních obchodních záležitostech
- Jasné úkoly a další kroky po skončení schůzky
Důležitost individuální schůzky spočívá v její schopnosti budovat důvěru a smysluplné pouto mezi zaměstnancem a jeho nadřízeným. Důležitou součástí zajištění účinnosti tohoto typu schůzek je požádat svého přímého podřízeného, aby se ujal přípravy programu schůzky.
Použití nástroje pro individuální schůzky k zaznamenání konverzace a získání okamžité zpětné vazby je také užitečnou strategií ke zvýšení efektivity schůzky. Můžete také využít šablonu ClickUp pro individuální schůzky, která vám pomůže zorganizovat schůzku, která buduje důvěru a dobré vztahy.
3. Kontrolní schůzky
Kontrolní schůzky – také nazývané schůzky o aktuálním stavu – jsou diskuse, při nichž týmy spolupracují a sdílejí pokrok v konkrétním tématu nebo projektu. Cílem je zajistit soulad v týmu a projektu a zároveň odstranit překážky bránící pokroku.
Ačkoli schůzky zaměřené na kontrolu nebo aktualizaci stavu nejsou vždy oblíbené, jsou cenným mechanismem pro řešení problémů a udržování přehledu o postupu projektu.
Délka kontrolní schůzky se může lišit v závislosti na stavu a velikosti projektu. Prodejní tým často pořádá krátké denní schůzky, které trvají 10 až 15 minut, aby zkontroloval průběh obchodů a novinky.
Další alternativou by mohla být kontrola vedení během krize, kdy každé oddělení sdílí aktuální informace. Možné jsou také delší kontrolní schůzky k projektům, kde je třeba projednat aktuální informace a zhodnotit minulé úkoly a dosažený pokrok.
Kontrolní schůzky mohou mít neformální nebo formální charakter, v závislosti na kontextu a vašem pracovišti. Celkově by úspěšná kontrolní schůzka měla podporovat otevřenou komunikaci mezi jednotlivými členy týmu a udržovat všechny zúčastněné v obraze.
Toho lze dosáhnout prostřednictvím kulatého stolu, kde každý člen týmu musí přidat body k diskusi týkající se jeho projektů. Také vám to umožní řešit případné překážky, aby tým mohl rychle a odpovídajícím způsobem reagovat.
Abyste mohli vést produktivní schůzku, připravte si seznam otázek, které budete klást svému týmu. Můžete také vytvořit zpětnou vazbu, abyste zachytili aktualizace, obavy a další důležité poznámky, a tím zajistili úspěch schůzky.
Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je vytvořit dokument pro standup meeting, který váš tým může vyplnit před schůzkou! Použijte šablonu Daily Standup Meeting Template od ClickUp a přizpůsobte ji potřebám svého týmu.
Bonus: Šablony programu konference!
4. Brainstormingové schůzky
Brainstormingová schůzka je setkání týmu za účelem generování nápadů k určitému tématu. Brainstormingové schůzky mohou probíhat synchronně nebo asynchronně. V asynchronním kontextu je třeba zajistit, aby účastníci schůzky měli k dispozici nástroje pro komunikaci a spolupráci na dálku.
Úspěšný brainstorming bude vzrušující! Všichni se sejdou, aby podnítili svou kreativitu a generovali nápady. Možnosti by měly být neomezené a žádné nápady nejsou špatné.
Navrhované nápady mohou být velmi jednoduché, ale také složité, a jako organizátor schůzky je důležité zdůraznit, že neexistují špatné nápady. Očekává se, že se všichni účastníci schůzky zapojí do konverzace, proto byste měli zajistit, aby formát schůzky vyhovoval extrovertním i introvertním účastníkům.
Brainstormingové schůzky jsou zábavné a poutavé, ale mohou být pro tým psychicky vyčerpávající, zejména pokud neexistuje systém pro sledování nápadů. Pro maximalizaci efektivity může být užitečné naplánovat následnou schůzku, na které se konkrétní nápady zúží a vyčeří.
Vyzkoušejte funkci mindmapy Clickup, abyste zachytili nápady a zorganizovali své brainstormingové sezení.
5. Porady všech zaměstnanců
Porada všech zaměstnanců znamená, že se porady zúčastní všechny úrovně organizace, včetně jednotlivých zaměstnanců, vedoucích týmů, vedoucích oddělení a členů vrcholového vedení. Cílem je synchronizovat celou společnost s relevantními aktualizacemi, jako jsou aktualizace týkající se konkrétních oddělení nebo změny v politikách společnosti.
Každá společnost má odlišný rytmus a témata pro své celofiremní schůzky. Efektivní celofiremní schůzku obvykle vede generální ředitel nebo vedoucí společnosti a témata zahrnují aktuality týkající se vedení nebo oddělení, představení nových zaměstnanců a další.
V podcastu Supermanagers Matt Martin, generální ředitel společnosti Clockwise, prozradil, že jejich porady všech zaměstnanců zahrnují mnoho různých aspektů, včetně aktualit z jednotlivých oddělení, prezentací a diskuze, kde se sdílejí vtipné momenty z uplynulého týdne. Tyto porady obvykle trvají jednu hodinu.
Vyzkoušejte šablonu ClickUp pro schůzky všech zaměstnanců a zajistěte si poutavé a organizované týdenní schůzky všech zaměstnanců.
6. Schůzky zaměřené na rozhodování
Rozhodovací schůzka je schůzka týmu, na které se formalizuje rozhodnutí a opakují se další kroky. Tyto schůzky se obvykle používají pro významná rozhodnutí, která vyžadují závazek a potenciálně nový směr.
Tyto schůzky jsou standardní pro různé týmy: schůzky představenstva nebo projektové schůzky mohou zahrnovat rozhodování. Důležitá rozhodnutí by měla být zaznamenána v nástroji pro zápisy ze schůzek, aby si tým mohl zapamatovat důvody, které vedly k danému rozhodnutí.
Otázky, na které je třeba během těchto schůzek odpovědět, zahrnují:
- Vzhledem k našim současným okolnostem a zdrojům, jaká je nejlepší možnost do budoucna?
- Kdo je zodpovědný za další kroky? Proč?
Například schůzka zaměřená na rozhodování by se mohla konat za účasti manažera marketingu sociálních médií a koordinátora marketingu sociálních médií s cílem změnit směr neúspěšné marketingové kampaně. Pokud tým potřebuje zhodnotit, zda k kampani přistupuje ze správného úhlu pohledu a tónem, může se sejít, aby posoudil výsledky zapojení a konverze a zvolil nový směr.
Během schůzky uvedou důvody, proč je třeba změnit zaměření, a zdokumentují, proč se nový směr jeví jako prospěšný. Cílem tohoto typu schůzky je tedy rozhodnout o posunu projektu nebo iniciativy vpřed a toto rozhodnutí zdokumentovat.
Podívejte se na tyto šablony rozhodovací matice!
7. Schůzky zaměřené na řešení problémů
Schůzky zaměřené na řešení problémů se obvykle konají mezi osobou, která čelí výzvě, a manažerem nebo vedoucím. V závislosti na povaze problému se této schůzky může zúčastnit zástupce různých oddělení, například zástupce personálního oddělení nebo právního týmu. Cílem schůzky zaměřené na řešení problémů je buď najít řešení překážky, nebo prozkoumat možnosti dalšího postupu.
Schůzky zaměřené na řešení problémů mohou být prospěšné pro každého zaměstnance bez ohledu na povahu problému. Během těchto schůzek byste měli nejprve analyzovat situaci a její příčiny, posoudit, jakým směrem se ubírat, a poté vytvořit akční plán k vyřešení problému.
Mějte na paměti, že každý krok by měl být zaznamenán ve vašich poznámkách ze schůzky a sdílen s osobami zapojenými do konverzace.
8. Čtvrtletní plánovací schůzky
Čtvrtletní plánování je strategická implementace ročního plánu rozděleného do čtyř čtvrtletí. Každé čtvrtletí se stanoví revidovaný cíl pro následující tři měsíce. Tyto aktualizované cíle lze sdělit na čtvrtletní plánovací schůzce, kde se diskutuje o strategických plánech a oslavují se úspěchy za uplynulých 90 dní.
Tyto schůzky jsou příležitostí k naléhání, poskytování nebo přijímání zpětné vazby a jsou vhodné pro následující měsíce. Každá čtvrtletní plánovací schůzka by měla zahrnovat také čas na reflexi uplynulých 90 dnů, přezkoumání dokončených a probíhajících úkolů a přípravu na to, co přijde v příštím čtvrtletí.
Cílem schůzky je pomoci vašemu týmu dosáhnout úspěchu při plnění krátkodobých cílů a dlouhodobých cílů společnosti. 💪
Klíčem k efektivní čtvrtletní plánovací schůzce je organizace. Body k projednání by měly být jasné a cíle, které by měly být na schůzce stanoveny, by měly být přiděleny. Kromě toho pomáhá zopakování poznatků z minulých čtvrtletí během plánovacího rozhovoru zvážit, jaké cíle jsou vhodné a relevantní.
Nezapomeňte sledovat své cíle v ClickUp Goals, abyste měli jasný časový plán a měřitelné cíle.
9. Zasedání představenstva
Zasedání představenstva je formální schůzka s celým představenstvem dané organizace. Tyto formální schůzky se konají v různých intervalech, například čtvrtletně nebo ročně, za účelem projednání opakujících se a významných otázek, jako jsou otázky politiky, právní záležitosti nebo podávání zpráv o KPI, případně různé jiné otázky.
Předseda představenstva, známý také jako vedoucí schůzky, předsedá schůzce. Konkrétněji řečeno, cílem schůzky představenstva je stanovit politiku a strategii, přezkoumat strategické plány a dosáhnout shody v dané otázce.
Během této schůzky se pořizuje zápis, který tvoří právní dokument, který bude následně zveřejněn v souladu s činností představenstva. Zveřejnění zápisu ze schůzky je velmi důležité, protože se jedná o komunikační strategii mezi organizací, představenstvem a různými externími zainteresovanými stranami.
Zvyšte produktivitu svých schůzek pomocí programu a správných nástrojů
Existuje mnoho různých typů schůzek s různými účely. Rozhodování o tom, který typ schůzky použít v dané situaci, může být pro manažery náročné.
Díky zavedení efektivních strategií řízení schůzek a využití správných online nástrojů pro schůzky , jako je ClickUp, které vám pomohou spravovat práci, plány, tým a další, můžete předejít neproduktivním schůzkám a začít pořádat společné schůzky, které dodají vašemu týmu energii a motivaci k dosažení cílů.
Hostující autor:
Fellow.app je nejlépe hodnocený software pro správu schůzek, který pomáhá manažerům a jejich týmům budovat efektivní návyky při schůzkách prostřednictvím společných programů, sledování úkolů a knihovny šablon schůzek schválených odborníky.