Společnost McKinsey uvádí, že až 61 % vedoucích pracovníků má pocit, že alespoň polovina času, který věnují rozhodování – většinou stráveného na neefektivních schůzkách – ve skutečnosti nepřináší žádné výsledky.
Tento názor sdílí nespočet profesionálů, kteří se krčí nebo chvějí, když jejich systém zazvoní s dalším upozorněním na schůzku.
Účelem efektivních schůzek je shromáždit vybranou skupinu lidí, aby si vyměnili informace, názory a data s cílem dosáhnout určitého výsledku. Ať už se jedná o rozhodování, brainstorming nebo vytváření akčních plánů, cílem je zajistit, aby všichni odcházeli s pocitem produktivity.
Jak tedy vést efektivní schůzky, které prolomí cyklus frustrace? Podívejme se na to. 👀
Typy schůzek
Na rozdíl od všeobecného přesvědčení se základy úspěšné schůzky připravují dlouho před jejím zahájením. To do značné míry závisí na povaze schůzky, kterou pořádáte.
V závislosti na zamýšleném výsledku existuje několik běžných typů schůzek, které můžete pro svůj tým naplánovat. 🧑💻
1. Osobní schůzky
Tyto schůzky se konají za fyzické účasti všech účastníků na jednom místě, obvykle v kancelářských prostorách.
Osobní interakce během osobních schůzek umožňují zapojení v reálném čase a zvyšují produktivitu schůzek. Umožňují účastníkům jasně komunikovat a efektivně se zapojit, čímž eliminují nedorozumění.
Bez překážek v podobě digitálních rozptýlení jsou účastníci více nakloněni vnímat neverbální signály, díky čemuž interakce působí autentičtěji. Toto nastavení umožňuje okamžitou spolupráci, protože umožňuje sdílení nápadů, debaty a diskuse v reálném čase.
Přátelská rada: Zaveďte pravidlo „žádná elektronická zařízení“, abyste minimalizovali rušivé vlivy. Odložení notebooků a telefonů pomáhá všem účastníkům soustředit se a snižuje pravděpodobnost neproduktivních schůzek.
🔍 Nejvhodnější pro: Inovační nebo brainstormingové sezení zaměřené na hledání kreativních řešení různých výzev. Hodí se také pro komplexní rozhodování s dopadem na více funkcí.
2. Virtuální schůzky
Virtuální schůzky, neboli schůzky na dálku, jsou synonymem flexibility. Účastníci se k nim mohou připojit odkudkoli a z jakéhokoli zařízení, například z mobilního telefonu, notebooku nebo tabletu. Tyto schůzky se konají digitálně prostřednictvím platformy pro video/audio konference.
Virtuální schůzky šetří náklady, jako je pronájem konferenčních místností, zejména pro organizace s globální pracovní silou. Díky jejich flexibilitě mohou týmy přijímat okamžitá rozhodnutí a vyhnout se potížím spojeným s organizací osobních schůzek.
Snižuje to nutnost, aby účastníci byli v určitém čase na určitém místě, a usnadňuje organizaci. Například hostitel může snadno sledovat průběh schůzky pomocí umělé inteligence pro pořiz ování poznámek ze schůzky.
🔍 Nejvhodnější pro: Rychlé sprinty, jako jsou aktualizace projektů nebo zprávy o úkolech, a individuální schůzky zahrnující vzdálené týmy.
3. Hybridní schůzky
Hybridní schůzky se staly populární po pandemii, ale i dnes hrají významnou roli. Proč?
Promoleaf uvádí, že nejméně 52 % dospělých v USA uvedlo, že by zvážilo opuštění svého zaměstnání, pokud by museli pracovat z kanceláře na plný úvazek.
Hybridní práce je tedy ideálním kompromisem. Hybridní schůzky jsou mocným nástrojem, který podniky – od nadnárodních společností po virtuální organizace – využívají ke spolupráci s čím dál globálnějšími týmy.
Tyto schůzky se obvykle účastní jak účastníci osobně, tak i na dálku.
Stejně jako v případě vzdálených nastavení není ani v hybridních nastaveních zaručeno, že schůzky budou probíhat bez přerušení. Použití výkonné platformy pro videokonference a stabilního internetového připojení však může výrazně přispět k tomu, aby tyto schůzky byly lépe zvládnutelné.
🔍 Nejvhodnější pro: týmy s kombinací osobních a vzdálených účastníků; velké organizace s globálními týmy; situace, kde je klíčová flexibilita; a schůzky vyžadující vstupy od zainteresovaných stran, které nejsou fyzicky přítomny, ale jsou nezbytné pro rozhodování.
📖 Přečtěte si také: Jak zvolit správnou frekvenci schůzek pro váš tým
Plánování a příprava efektivních schůzek
Jak již bylo řečeno, příprava je rozhodujícím faktorem pro to, zda bude schůzka efektivní, nebo jen další černou dírou, která pohltí čas a zdroje vašeho týmu.
Prvním spolehlivým způsobem, jak uspořádat skvělou schůzku, je však nejprve se sami důkladně připravit.
Zde je několik věcí, které byste měli mít na paměti při plánování a přípravě schůzky. 🙋
Stanovte jasné cíle schůzky
Začněte tím, že určíte cíle, kterých chcete prostřednictvím této schůzky dosáhnout. Poté zvažte, zda výsledek, kterého chcete dosáhnout, „skutečně“ vyžaduje aktivní a okamžitou účast vašeho týmu.
Můžete se také zeptat, zda by stejného výsledku nebylo možné dosáhnout prostřednictvím e-mailové korespondence nebo memoranda. Dalším důležitým aspektem je, zda je cíl časově citlivý a vyžaduje okamžitou akci.
Pokud je vaše odpověď na obě otázky jednoznačně ano, je čas strukturovat vaše jednání.
Vytvořte efektivní program schůzky
Jakmile máte jasný cíl schůzky, vytvořte program, ve kterém uvedete hlavní témata, kdo by je měl projednat a jaké role je třeba splnit (a kým).
Můžete jít ještě o krok dál a stanovit priority jednotlivých bodů programu a přidělit každému z nich časový rámec, ve kterém bude projednán.
Při přípravě programu příští schůzky mějte po ruce tento stručný kontrolní seznam:
- Přiřazení řečníci, kteří se budou zabývat konkrétními tématy
- Čas a místo schůzky
- Délka schůzky
- Relevantní základní informace o tématu
Zde* může být ClickUp Docs vaším dokonalým pomocníkem při plánování schůzek a sestavování programů, koordinaci harmonogramu vašeho týmu a přidělování opakujících se úkolů na základě závěrů schůzky.
Šablona ClickUp Agenda vám pomůže zefektivnit vaše schůzky tím, že vám umožní sledovat cíle, nastínit záměry, vytvořit jasnou strukturu schůzky a přiřadit úkoly a akční položky – vše na jednom místě.
Každé dva týdny mám schůzky se svou nadřízenou a pro náš program používáme ClickUp. Cítím se více v pohodě, protože všechny moje žádosti o akce a prezentace jsou zde, spolu s aktuálním ukazatelem stavu, který si může zkontrolovat.
Každé dva týdny mám schůzky se svou nadřízenou a pro náš program používáme ClickUp. Cítím se více ve své kůži, protože všechny moje žádosti o akce a prezentace jsou zde, spolu s aktuálním ukazatelem stavu, který si může zkontrolovat.
Pozvěte správné účastníky schůzky
Stejně jako u každé jiné akce, i zde platí, že seznam hostů je základem úspěchu (tj. efektivity) akce.
Na pracovišti to znamená sestavit správný poměr zástupců z každé skupiny – rozhodujících osob, odborníků na dané téma, vykonavatelů a samozřejmě organizátora. Příliš mnoho rozhodujících osob může vést k patové situaci a zpoždění diskusí o provedení.
Na druhou stranu je důležité zapojit do brainstormingových schůzek zainteresované strany s různými pohledy. Obecně platí, že je dobré pozvat minimální počet lidí potřebný k dosažení vašeho cíle.
Věděli jste? Pravidlo „dvou pizz“ stanoví, že na schůzce by nemělo být více účastníků, než kolik se nasytí dvěma pizzami. Toto pravidlo vychází z myšlenky, že menší schůzky jsou produktivnější a efektivnější než ty větší. Toto pravidlo je často připisováno Jeffu Bezosovi, zakladateli společnosti Amazon.
Plánujte schůzky s rozmyslem
Plánování schůzek v vhodných časech udržuje účastníky zapojené a soustředěné, což v konečném důsledku vede k produktivnějším diskusím a výsledkům schůzek.
Začněte tím, že si zajistíte podporu členů, jejichž rozvrhy budou s největší pravděpodobností narušeny, například účastníků schůzek pracujících na stejném místě, ale v různých časových pásmech.
💡Profesionální tip: Plán schůzek může ovlivnit celkovou energii a produktivitu členů vašeho týmu. Podle výzkumu Harvard Business Review může naplánování náročných schůzek v době, kdy má váš tým nejméně práce, zvýšit jeho energii a produktivitu.
Ať už organizujete týdenní telefonické porady nebo ad hoc nouzové schůzky týmu, prověřování rozvrhu každého účastníka za účelem nalezení ideálního času pro schůzku je zdlouhavé.
Zobrazení kalendáře ClickUp
Díky zobrazení kalendáře ClickUp můžete centralizovat svůj kalendář i kalendáře svého týmu na jednom místě.
Svůj rozvrh můžete dokonce upravovat jednoduchým přetažením myší. Zobrazení kalendáře zajišťuje synchronizaci všech účastníků, takže celý váš tým zůstává doslova na stejné stránce.
Šablona ClickUp Meetings
Šablona ClickUp Meetings Template zefektivní vaše schůzky. Umožní vám spravovat program, pořizovat poznámky a sledovat následné kroky, takže budete mít všechny důležité podrobnosti po ruce.
Šablonu můžete snadno přizpůsobit potřebám vaší schůzky a zajistit tak, aby byla pokryta všechna klíčová témata. Sekce poznámek je ideální pro zaznamenání důležitých bodů, které byly projednány, zatímco sekce následných kroků udržuje přehled o akčních bodech a odpovědnostech, což usnadňuje sledování dalších kroků.
🧠 Věděli jste? Studie společnosti Fellow uvádí, že nejvhodnější čas pro plánování schůzek je dopoledne, zejména mezi 10:00 a 12:00. Zatímco pondělní dopoledne je pro schůzky nejméně vhodný čas, úterý je považováno za nejideálnější.
Vedení efektivních schůzek
Na začátku schůzky vytvořte správný precedens.
Zde je několik základních zásad, které byste měli mít na paměti při vedení příští schůzky. 📋
Začněte včas
Včasné zahájení schůzek je účinným způsobem, jak dodržet program. Projevuje také respekt a ohleduplnost vůči času účastníků.
Přiřaďte role
Většina schůzek je dynamická a nové události se vyvíjejí za pochodu. Abyste udrželi tempo, proměňte tyto diskuse v praktické poznatky pro svůj tým.
S ClickUp Meetings můžete tyto poznatky snadno proměnit v úkoly.
ClickUp Tasks vám umožňuje vytvářet podrobné akční body přímo z vašich poznámek ze schůzky, takže vám nic neunikne.
Jakmile vytvoříte úkoly, můžete je delegovat pomocí funkce ClickUp Assign Comments, která vám umožňuje přiřadit konkrétní odpovědnosti členům týmu přímo z komentářů k úkolům.
📖 Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon pro zápisy ze schůzek, díky kterým budete mít lepší zápisy ze schůzek
Podporujte spolupráci
Skutečným měřítkem úspěchu jakékoli schůzky je to, do jaké míry usnadňuje smysluplnou spolupráci. Toho můžete dosáhnout tím, že do diskuse zapojíte různé pohledy na daná témata nebo dokonce účastníkům přidělíte konkrétní úkoly.
Šablona zápisu ze schůzky ClickUp
Šablona zápisu ze schůzky ClickUp poskytuje hladký způsob dokumentace vašich schůzek. Můžete snadno zaznamenat účastníky a potvrdit, že všichni přítomní jsou uznáni. Šablona umožňuje podrobné pořizování poznámek ke každému bodu programu a zachycení klíčových diskusí a rozhodnutí.
Spolupracující design šablony umožňuje více uživatelům přispívat a upravovat v reálném čase, takže váš tým zůstane v souladu. Sleduje také klíčové výsledky a poznatky a nabízí cenné shrnutí schůzky pro zúčastněné strany, které se nemohly zúčastnit.
Správně spravujte čas schůzek
Nejlepší způsob, jak vést efektivní schůzku, je stanovit a dodržovat čas vyhrazený pro každý bod programu.
To však může také znamenat moderování zdravé debaty a zároveň zajištění, aby diskuse neodbočovala od daného tématu. Zvažte zařazení moderátora do seznamu účastníků, pokud se jako organizátor také podílíte na rozhodování.
Následné kroky a odpovědnost po schůzkách
Nyní, když je schůzka u konce, začíná ta skutečná práce. Právě zde začínáte sledovat výsledky, kterých chce vaše schůzka dosáhnout.
Zde je návod, jak analyzovat a zajistit, aby vaše schůzky měly smysluplné výsledky. 🎯
Sestavte výsledky schůzky
Skutečnou efektivitu schůzky můžete měřit podle toho, co si z ní odnesl každý účastník. Schůzka je produktivní pouze tehdy, pokud vede k dosažení podstatných cílů nebo akčních plánů, na kterých je třeba pracovat.
Shrnutí schůzky musí být převedeno do konkrétních výsledků pro každého účastníka. Během delších diskusí je snazší ztratit přehled o jemnějších bodech rozhovoru. Například body týkající se určitého bodu programu mohly být vzneseny, ale zůstaly nevyřešeny.
Ti, kteří mají za úkol shrnout výsledky schůzek, nemusí procházet všechny podrobnosti ručně.
S ClickUp Brain, vestavěným asistentem AI, můžete shrnout poznámky ze schůzky, aniž byste něco vynechali (nebo ztratili konverzační detail).
Šablona ClickUp Meeting Report Template je navíc skvělým nástrojem pro rychlé shrnutí a zaznamenání údajů o schůzce – od typu schůzky, místa a délky trvání až po počet účastníků.
Automatizujte delegování úkolů
Dalším krokem je zajistit, aby výsledky těchto schůzek nezůstaly pouze na papíře. Jejich integrace do každodenního pracovního postupu je klíčová pro dosažení smysluplných výsledků schůzek. K přiřazování úkolů a plánování následných kroků můžete kdykoli využít automatizace ClickUp.
Používání automatizací společně s ClickUp Brain pomáhá maximalizovat efektivitu vašich schůzek a zároveň vám ulehčuje práci.
Sledujte pokrok
Zmenšete propast mezi rozhodnutími a činy tím, že budete důsledně plnit úkoly z vaší schůzky.
To může zahrnovat pravidelné sledování stavu úkolů nebo plánování individuálních schůzek s pověřenou osobou, kdykoli je nutný zásah. Četnost těchto kontrol můžete určit na základě složitosti úkolu a zapojených osob.
Skvělou praxí je pracovat v týmech a identifikovat „partnery“, kteří se mohou věnovat výhradně předvídání překážek a vytváření rámců pro jejich zmírnění.
Když se týmy příliš soustředí na konkrétní části projektu, často ztrácejí přehled o celkovém kontextu. Tento úzký pohled jim může bránit v objevování cenných poznatků, které by mohly urychlit rozhodování.
ClickUp Dashboards je výkonný nástroj pro spolupráci, který vašemu týmu pomůže zlepšit plánování a výkonnost projektů, lépe řídit sprinty a stanovovat priority práce pomocí vizualizace vaší práce.
Rozděluje stav různých úkolů v rámci vašich projektů, aby poskytl komplexní přehled o tom, co je po termínu, a pomáhá vám podle toho přidělovat zdroje.
Měření efektivity schůzek
Měření efektivity vašich schůzek není jen performativní cvičení v marnivosti. Považujte to spíše za audit.
Čím lépe pochopíte, co dělá schůzku úspěšnou, tím lepší budou vaše schůzky. Pojďme odhalit metriky, které potřebujete zmapovat, abyste mohli měřit efektivitu schůzky. 📊
- Včasnost: Porovnejte čas, kdy měly vaše schůzky začít nebo skončit, s časem, kdy skutečně začaly nebo skončily. Zkontrolujte, zda se vám podařilo projít program schůzky v čase, který jste stanovili při přípravě schůzky.
- Provedené akce: Sledujte akční položky vytvořené a uzavřené před další schůzkou. To vám pomůže posoudit efektivitu následných kroků po schůzce a jak můžete tento proces zlepšit.
- Shromážděné zpětné vazby: Podporujte efektivitu svých schůzek. Využijte anonymní průzkumy k identifikaci a řešení případných nedostatků, aby se účastníci cítili zapojení a oceňovaní.
- Význam přijatých rozhodnutí: Sledujte schůzky, na kterých byla přijata významná rozhodnutí, abyste získali přehled o procesech a lidech potřebných pro úspěšnou implementaci. Tato praxe pomáhá určit, zda tato rozhodnutí budou sloužit vašim cílům, nebo zda je bude třeba v budoucnu přehodnotit.
- Získané zapojení: Rozpoznat schůzky, které generují vysoké a smysluplné zapojení, a vytvořit šablonu pro produktivní spolupráci. Využít tyto poznatky k vylepšení budoucích schůzek a podpoře angažovanějšího a efektivnějšího týmového prostředí.
Osvědčené postupy pro konkrétní typy schůzek
Každá schůzka je jiná, a proto se liší i to, co ji činí produktivní. Zlatá pravidla pro plánování a vedení úspěšných schůzek se opírají o některé osvědčené postupy.
Podívejme se na efektivní strategie schůzek, které mohou zvýšit laťku všech vašich setkání:
🤝 Optimalizace osobních schůzek
- Definujte účel: Zajistěte, aby každý účastník mohl během schůzky přidat nebo odnést něco hodnotného. Ještě důležitější však je, aby všichni účastníci věděli, čeho se schůzka snaží dosáhnout.
- Navrhněte správné prostředí pro schůzku: Vytvořte atmosféru, která podporuje zapojení a produktivitu, ať už se jedná o formální zasedací místnost nebo neformální prostor pro brainstorming.
- Bojujte proti únavě z jednání: Začleňte interaktivní prvky nebo aktivity, abyste udrželi vysokou úroveň energie a zapojení účastníků i během delších zasedání.
🤝 Zlepšení zážitků z virtuálních schůzek
- Zkraťte je: Plánujte krátké schůzky, které vedou k efektivním výsledkům. Hodiny strávené sledováním obrazovky jsou únavné, proto přeměňte tříhodinový maraton na 30minutové setkání zkrácením programu.
- Pečlivě vybírejte účastníky: Omezte počet účastníků, abyste maximalizovali efektivitu. Pokud nepořádáte akci pro celou organizaci, omezte počet účastníků na maximálně sedm, zejména u schůzek zaměřených na rozhodování.
- Podporujte inkluzivitu: Aktivně zapojujte účastníky během virtuálních schůzek. Je na organizátorech a vedoucích, aby usnadňovali konverzaci a interakci mezi účastníky.
🤝 Jak co nejlépe využít hybridní schůzky
- Stanovte pravidla jednání: Rozhodněte se, zda budete používat video a další pokyny. Stanovení pravidel jednání pomáhá standardizovat, co je přijatelné a co ne, což umožňuje účastníkům – ať už vzdáleným, nebo osobně přítomným – spolupracovat soudržněji.
- Zlepšete viditelnost pro všechny: Ujistěte se, že se všichni účastníci cítí zapojeni. Zejména v případě, kdy osobní rozhovory zastíní příspěvky účastníků na dálku, zavedení povinného videa vytvoří rovnější podmínky pro spolupráci.
- Zvyšte zapojení: Bojujte proti odloučení způsobenému vzdáleností a posilujte spolupráci členů svého týmu. Využijte nástroje, jako je hlasování v reálném čase, k odstranění vzdálenosti, kterou pociťují účastníci na dálku.
Překonávání běžných problémů při schůzkách
Bez ohledu na povahu vaší schůzky, není bez výzev. I když i ty nejlépe naplánované schůzky se mohou odchýlit od plánu, pojďme se podívat na některé běžné výzvy pro efektivní schůzky. ⚠️
Jak zacházet s osobami, které dominují diskusi
Výhodou schůzek je jejich schopnost generovat různé pohledy na věc.
Když tedy jeden nebo dva dominantní hlasy monopolizují diskusi, zbývá jen málo prostoru pro jiné pohledy. Výsledek? Povrchní, jednorozměrné a v konečném důsledku nepoužitelné poznatky.
Je na vás jako organizátorovi schůzky, abyste pozorně sledovali převládající názory, které se během schůzky objevují.
Řešení
✅ Pokládejte více otevřených otázek méně dominantním hlasům.
✅ Vyzvěte k vyjádření odlišných názorů, pokud žádný názor není zpochybňován.
✅ Využijte interaktivní nástroje, jako jsou ankety, pro vyváženou účast a zapojení všech účastníků.
📖 Přečtěte si také: Jak se efektivně účastnit schůzek
Vytváření inkluzivity
Inkluzivita může mít různé podoby v závislosti na typu schůzky. Například při diskusích o rozhodování může zahrnovat pozvání mladších členů týmu, aby se podělili o své nové pohledy, než se k diskusi připojí vedoucí týmu se svými postřehy.
Hybridní nebo virtuální schůzky mohou vyžadovat zvláštní výzvu virtuálním účastníkům, aby se podělili o své názory, aniž by byli přehlušeni účastníky přítomnými osobně.
Řešení
✅ Vytvořte procesy pro zapojení účastníků v rámci schůzky.
✅ Začleňte čas vyhrazený pro tyto interakce do rámce svého programu.
Udržujte diskusi na správné cestě
Schůzky bez programu jsou podobné rozhovorům u vodního chladiče – drbům.
Účastníci však od vaší schůzky očekávají smysluplné rozhovory. Koneckonců, věnují svůj pracovní čas účasti na schůzce.
I když je připraven program, někdy se schůzky protáhnou nad stanovený čas nebo se na nich opomenou důležité novinky, což vede k frustraci všech zúčastněných.
Řešení
✅ Jmenujte moderátora schůzky, který bude udržovat diskusi na správné cestě.
✅ Stanovte časové limity pro každý bod programu
✅ Pokud se objeví nápady mimo téma, přesměrujte konverzaci, ale zaznamenejte je do zápisu ze schůzky.
Řešení technických problémů
Technické potíže jsou častou překážkou při schůzkách.
V lepším případě zpomalují nebo brzdí průběh diskuse, v horším případě zcela narušují průběh schůzek. Vybavit členy vašeho týmu lepší technologií pro schůzky a plánovat řešení nepředvídaných situací je v tomto případě nezbytné.
Řešení
✅ Proveďte před schůzkou technickou kontrolu, zejména před důležitými událostmi.
✅ Stanovte pravidla pro schůzky, například kdy vypnout mikrofony nebo jaké pozadí použít.
📖 Přečtěte si také: Jak spravovat schůzky v ClickUp
Plánujte a organizujte efektivní schůzky s ClickUp
Stručně řečeno, efektivní schůzky mají hmatatelný nebo významný dopad na vaši práci nebo vaše služby/produkty.
To znamená, že i plánování jakékoli schůzky probíhá jako video přehrávané pozpátku – začnete s výsledkem, naplánujete, jak ho dosáhnout (a s kým), a kde jste začali.
Díky ClickUp však nejde o sólovou plavbu. Využijte ekosystém nástrojů pro zvýšení produktivity, které vám pomohou efektivně plánovat, zefektivňovat a řídit vaše schůzky.
Začněte s ClickUp ještě dnes.