Kolikrát jste zmeškali důležitý obchodní hovor nebo následnou schůzku, protože jste se topili v neuspořádaných tabulkách, dlouhých e-mailových vláknech nebo načmáraných poznámkách... a hledali ten jeden kontakt?
Už jsme to zažili a chápeme vaše rozčarování.
Pokud chcete skoncovat s frustrací, rozloučit se s nepořádkem a snadno spravovat všechny své důležité kontakty, čtěte dál až do konce. Sestavili jsme seznam 8 bezplatných šablon seznamů kontaktů, které vám pomohou shromažďovat, organizovat a zefektivnit proces správy kontaktů.
⏰ 60sekundové shrnutí
Správa kontaktů by neměla být noční můrou! Zde jsou bezplatné šablony seznamů kontaktů, díky kterým budete moci snadno ukládat, organizovat a sledovat důležité kontakty – vše na jednom místě:
- Šablona seznamu kontaktů ClickUp
- Šablona seznamu kontaktů společnosti ClickUp
- Šablona seznamu zainteresovaných stran ClickUp
- Šablona seznamu médií ClickUp
- Šablona adresáře ClickUp
- Šablona obchodního adresáře ClickUp
- Šablona kontaktního formuláře pro zákazníky ClickUp
- Seznam kontaktů v Excelu od Vertex42
Co je šablona seznamu kontaktů?
Šablona seznamu kontaktů je jako digitální adresář, který vám pomáhá udržovat přehled o kontaktních údajích. Nezahrnuje pouze jména a čísla mobilních telefonů, ale také další podrobnosti, jako jsou pracovní pozice, e-maily, lokality, účty na sociálních sítích a další.
Díky tomuto přehlednému centru informací budete mít vždy rychlý přístup ke všem kontaktům, které potřebujete.
Ať už kontaktujete dodavatele, potenciální zákazníky, zákazníky nebo partnery, dobrá šablona seznamu kontaktů se stane vaším nejlepším nástrojem pro zajištění hladké komunikace, včasného sledování a silných vztahů. 🤝
Co dělá šablonu seznamu kontaktů dobrou?
Správa kontaktů je s tou správnou šablonou hračkou. Zde je přehled klíčových funkcí, které byste měli hledat v šabloně seznamu kontaktů, abyste mohli snadno najít tu, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám:
- Jednoduchost: Hledejte přehledný design s jasnými sloupci a záhlavími, které usnadňují zadávání, prohlížení a vyhledávání informací.
- Vlastní pole: Správná šablona by vám měla umožnit přidávat, odebírat nebo upravovat pole, abyste mohli zaznamenat všechna relevantní data pro vaši databázi zákazníků.
- Nástroje pro spolupráci: Měli byste mít možnost sdílet své šablony s ostatními a spolupracovat s nimi, zejména pokud pracujete v týmu.
- Kompatibilita napříč platformami: Ať už používáte PC, tablet nebo mobilní zařízení, vaše šablona by měla fungovat bez problémů na všech z nich.
- Škálovatelnost: Vybraná šablona by měla fungovat stejně dobře s 50 kontakty jako s 5 000, aniž by to mělo vliv na výkon.
- Integrace: Dobrá šablona se snadno integruje s ostatním softwarem, který ve své firmě používáte (například CRM systémy a software pro řízení projektů ), a zajišťuje tak plynulý tok dat. Navíc je užitečné, pokud lze vaše šablony upravovat, psát nebo kontrolovat pomocí nástrojů umělé inteligence.
8 bezplatných šablon seznamů kontaktů v Excelu a ClickUp
Sestavili jsme sedm šablon seznamů kontaktů, které vám pomohou udržet pořádek a zvýšit produktivitu – aby vy i vaši kontakty mohli žít šťastně až do smrti. Podívejme se na ně. 👀
1. Šablona seznamu kontaktů ClickUp
Pokud hledáte snadno použitelný systém pro správu kontaktních údajů vašich potenciálních zákazníků, zákazníků, členských skupin, dodavatelů a partnerů, je pro vás šablona seznamu kontaktů ClickUp tou správnou volbou. Obsahuje vlastní pole pro zaznamenání všech podrobností: zdroj, e-mail, společnost, portfolio, umístění, téma konverzace a poslední komentář.
Obsahují také několik zobrazení pro vizualizaci vašich dat a rychlé vyhledání kontaktů, které odpovídají konkrétním kritériím:
- Seznam kontaktů: Seznam více kontaktů rozdělených podle jejich stavu (tj. první kontakt, potenciální zákazník, vyjednávání, neaktivní, odpojený a aktivní).
- Zdroje: Náhled tabule s vašimi kontakty seskupenými podle zdroje (tj. doporučení, webové stránky, rodina, přátelé a ostatní).
- Umístění: Zobrazení mapy pro vizualizaci umístění vašich aktivních kontaktů
- Podle pozice: Seznam vašich aktivních kontaktů seřazených podle pracovních pozic.
Potřebujete rychle najít kontaktní údaje? Stačí zadat jméno nebo související klíčové slovo do vyhledávacího pole ClickUp a výsledky se zobrazí během několika sekund.
Navíc není nutné pokaždé ručně zadávat nové kontakty. Integrované zobrazení formuláře můžete sdílet s ostatními, aby mohli zadávat své údaje přímo do seznamu kontaktů, což zajistí jeho přesnost a aktuálnost. ✔️
Tato šablona telefonního seznamu, stejně jako všechny ostatní šablony ClickUp, je s vámi, ať jste kdekoli. Můžete ji prohlížet a upravovat odkudkoli a sledovat, jak se vaše údaje plynule synchronizují na všech vašich zařízeních.
2. Šablona seznamu kontaktů společnosti ClickUp
Udržovat kontaktní informace zaměstnanců aktuální a snadno dostupné může být opravdovou výzvou. Kolikrát jste potřebovali kontaktovat zaměstnance nebo sdílet novinky z oddělení, ale nemohli jste rychle najít jejich pracovní kontaktní údaje? Právě v takových případech se hodí šablona seznamu kontaktů společnosti ClickUp.
Díky více než 10 přizpůsobitelným polím vám neunikne žádný detail ze seznamu kontaktů. V tabulkovém zobrazení můžete zaznamenat vše od e-mailu a telefonního čísla zaměstnance až po jeho kontakt v případě nouze – podobně jako při vytváření tisknutelného seznamu kontaktů v Microsoft Excel nebo Google Sheets.
Zadávání dat je díky nativnímu formuláři velmi snadné a přesné. Noví i stávající zaměstnanci mohou zadávat a aktualizovat své základní informace, čímž se snižuje riziko nepřesných a zastaralých údajů.
A pokud potřebujete informovat svůj tým o aktualizacích kontaktního listu, přijde vhod vestavěná e-mailová funkce ClickUp. Použijte ji k rychlému informování svého týmu, aniž byste museli přepínat mezi aplikacemi. Skvělé, že?
Ale to nejlepší teprve přijde. Jako správce můžete také nastavit panely ClickUp, abyste vizualizovali pracovní vytížení svého týmu, jejich pokrok v úkolech a stav obchodních cílů.
Tato šablona seznamu kontaktů zaměstnanců je vaším jediným nástrojem pro správu zaměstnanců, který udržuje jejich kontakty organizované, aktualizované a po ruce.
3. Šablona seznamu zainteresovaných stran ClickUp
Budování silných vztahů se zainteresovanými stranami je klíčem k úspěšnému dokončení projektů. A nejde jen o to znát jejich jména. Jde o pochopení jejich rolí, preferencí a zájmů.
Právě v tomto případě se hodí šablona seznamu zainteresovaných stran ClickUp. Je navržena tak, aby udržela zájem zainteresovaných stran a zajistila, že jejich zájmy budou v souladu s cíli vašeho projektu.
Zapište si do nich klíčové údaje o každém partnerovi, jako je jeho funkce, preferovaný komunikační kanál, e-mailová adresa, kontaktní číslo a poštovní adresa. Až bude čas se s ním spojit, budete mít vše, co potřebujete pro hladký a produktivní rozhovor.
Ne všechny zainteresované strany jsou stejné, a tato šablona to bere v úvahu. Umožňuje vám rozdělit zainteresované strany podle toho, zda jsou interní nebo externí, podle jejich úrovně zájmu a vlivu a podle jejich očekávání. Tímto způsobem můžete přizpůsobit komunikaci každé skupině. 👪
A to není vše. Udržujte si náskok díky zobrazení kalendáře, kde můžete naplánovat pravidelné kontroly, aby všichni byli na stejné vlně. A díky oznámením ClickUp budete dostávat včasná připomenutí, abyste nikdy nezmeškali termín svých naplánovaných úkolů.
4. Šablona seznamu médií ClickUp
Pravděpodobně si říkáte: „Proč se v článku o šablonách kontaktních seznamů zabýváme šablonou seznamu médií?“
Věc se má tak: Správa mediálních zdrojů, i když se nejedná o typické kontakty, má společný základ. Obě zahrnují organizaci, přístupnost a zajištění toho, aby správní lidé měli správné informace ve správný čas.
Pokud jste se někdy zabývali médii, víte, jak je těžké udržet přehled o nápadech, výzkumu a zdrojích. Je to jako snažit se chytit konfety v hurikánu.
Naštěstí můžete tento chaos proměnit v přehlednost pomocí šablony seznamu médií ClickUp. Jedná se o centrální místo, kde můžete organizovat všechny své mediální zdroje, ať už se jedná o nápady, poznámky z výzkumu nebo záznamy ze schůzek.
Potřebujete poskytnout více kontextu? Žádný problém. Můžete sem připojit dokumenty, šablony a další podpůrné materiály, aby vám nic neuniklo. A pokud potřebujete tyto dokumenty vytvořit od nuly, můžete tak učinit společně se svým týmem v ClickUp Docs.
Určete viditelnost každého zdroje pro příslušné oddělení nebo konkrétní týmy v rámci tohoto oddělení. A pokud rádi sledujete pokrok, můžete každý zdroj přesouvat mezi fázemi, jako jsou „Nápad“, „Návrh“, „Vyžaduje revizi“, „Schváleno“ a „Dokončeno“.
Tato šablona vám pomůže zorganizovat správu médií, zajistí přehlednost a hladkou spolupráci. Pokud v rámci svých pracovních postupů pracujete s více mediálními zdroji, tato šablona se může stát vaším novým nejlepším pomocníkem. 🤩
5. Šablona adresáře ClickUp
Vzpomínáte si na šablonu seznamu kontaktů společnosti, kterou jsme si prohlíželi dříve? Šablona adresáře ClickUp jde ještě o krok dál. Je šitá na míru personálním oddělením, která hledají komplexní přehled o každém zaměstnanci.
Tato šablona obsahuje osobní údaje, jako jsou fotografie, krátké životopisy, data narozenin a klíčové profesní údaje, jako jsou pracovní pozice, přímí nadřízení a umístění kanceláří. Zahrnuje také konkrétní údaje, jako jsou data nástupu, typy zaměstnání a rozvrhy výplat.
A pokud chcete vytvořit interaktivní pracovní kulturu, která zvýší motivaci zaměstnanců, je zde prostor pro uložení informací o dovednostech, koníčcích a zájmech zaměstnanců.
I když to zní jako hodně, ClickUp zajišťuje, že tento seznam zaměstnanců není díky různým režimům zobrazení nepřehledný. Ať už hledáte přehled oddělení, rychlý přehled nových tváří nebo geografické zobrazení aktivních členů týmu, tato šablona vám to umožní.
6. Šablona obchodního adresáře ClickUp
Šablona obchodního adresáře ClickUp je podobná šabloně seznamu kontaktů, ale má jeden zásadní rozdíl – je určena ke správě kontaktů firem, se kterými spolupracujete nebo s nimiž máte partnerství při provozování svého podnikání.
Požádejte spolupracovníky a partnery, aby začali vyplňovat tuto šablonu seznamu obchodních kontaktů, a to jejím sdílením prostřednictvím e-mailu a sociálních médií nebo jejím vložením na váš web. Zaznamenejte podrobnosti, jako je kategorie podnikání, popis produktu/služby, e-mail a telefonní číslo společnosti, umístění a e-mail a telefonní číslo kontaktní osoby.
Zobrazte a aktualizujte stav svých obchodních kontaktů jejich přesunutím do následujících fází: potenciální zákazník, v jednání, aktivní kontakt, neaktivní a archivovaný. Tento rychlý přehled vám pomůže stanovit priority pro komunikaci a následné kroky.
Umístění často hraje strategickou roli při obchodních rozhodnutích. A díky zobrazení umístění firmy můžete na mapě vidět geografické rozložení svých kontaktů. To může být užitečný nástroj při plánování logistiky, zvažování partnerství nebo hledání příležitostí v nových regionech.
7. Šablona kontaktního formuláře pro zákazníky ClickUp
Efektivní správa vztahů se zákazníky je klíčem k posílení jejich loajality, podpoře neustálých inovací a dosažení vašich obchodních cílů. Nejde přitom jen o to nabízet skvělé produkty nebo služby, ale také naslouchat zákazníkům a dát jim pocit, že jsou pro vás důležití.
Díky šabloně formuláře pro kontakt se zákazníky od ClickUp můžete zákazníkům ukázat, že vám na nich záleží a že si ceníte jejich názorů. Použijte ji k shromažďování objednávek zákazníků, osobních kontaktů, dotazů a zpětné vazby.
Každé odeslání formuláře se v ClickUp okamžitě stává úkolem. To vám umožňuje přiřadit odeslané formuláře správným členům týmu, nastavit termíny a přidat priority. A tyto kroky nemusíte provádět ručně. Nastavte automatizace ClickUp, aby je provedly, a členové týmu se tak mohou ihned pustit do práce. 🧑💻
Zobrazení seznamu vám a vašemu týmu umožňuje sledovat všechny podání zákazníků na jednom místě. A pokud dáváte přednost vizuálnějšímu rozložení, přepněte do zobrazení tabule, kde můžete vizualizovat míru dokončení a rychle aktualizovat stav úkolu z Nová žádost na Kontrola, Blokováno až Dokončeno.
Pokud chcete přijmout přístup zaměřený na zákazníka, abyste rozvíjeli svou malou firmu a udrželi své zákazníky spokojené, tato šablona vám to usnadní.
8. Seznam kontaktů v Excelu od Vertex42
Pokud dáváte přednost pohodlí a známému prostředí programu Excel, pak je pro vás šablona Vertex42 osvědčenou volbou. Nabízí přehlednou a jednoduchou strukturu pro uchovávání základních kontaktních informací.
Tato šablona tabulky Excel obsahuje základní pole, jako je jméno, adresa, telefonní číslo a e-mail, s možností přidat další podrobnosti nebo poznámky, které můžete potřebovat, do příslušných sloupců.
Šablonu si můžete stáhnout a libovolně upravovat, aby odpovídala požadavkům vašeho projektu nebo vašim osobním preferencím. Díky možnostem třídění a filtrování v Excelu je také velmi snadné vyhledat konkrétní údaje nebo kategorizovat vaše kontakty.
Mějte však na paměti, že s rostoucím počtem kontaktů může být tento způsob méně flexibilní, protože neobsahuje pokročilé vyhledávací funkce ani funkce pro spolupráci, jako jsou šablony ClickUp.
Spravujte klienty pomocí šablon seznamů kontaktů
Ať už vedete projekt, řídíte tým nebo jen sledujete potenciální zákazníky a partnery, organizovaný seznam kontaktů vám ušetří čas a zamezí zbytečným starostem.
Výhodou šablony seznamu kontaktů v ClickUp je, že je snadno použitelná, zcela přizpůsobitelná, přístupná na všech zařízeních, obsahuje úvodní průvodce a snadno se připojí k jakékoli technologické platformě.
Díky pokročilým funkcím vyhledávání, filtrům a zobrazením je vyhledání správného kontaktu hračkou, takže můžete svou energii a pozornost věnovat budování silnějších vztahů a dosahování svých cílů. 🙌
Kromě sledování kontaktů nabízí ClickUp také šablony CRM pro správu vztahů se zákazníky a více než 1 000 dalších šablon pro zefektivnění pracovních postupů ve vaší firmě. A všechny je můžete získat zdarma. Zaregistrujte se ještě dnes a získejte účet ClickUp.