Před několika měsíci se jedna organizátorka firemních akcí podělila o to, jak kdysi zvládla konferenci pro 500 osob s pomocí barevně označených tabulek, lepících papírků a nekonečné doručené pošty.
Řekla: „Za tři dny jsem zestárla o pět let.“
Pokud jste někdy pořádali zahajovací večírek, interní akci mimo pracoviště nebo summit pro klienty, víte, že chaos v zákulisí nemusí vždy odpovídat dokonalým fotografiím, které se objevují online.
Právě v tomto ohledu může správný software pro plánování akcí znamenat zásadní rozdíl. Myslete na plánování, sledování hostů, koordinaci dodavatelů, rozpočty, plány prostor – a to vše bez 47 otevřených záložek.
V tomto blogu se podíváme na nejlepší softwarové nástroje pro plánování akcí, které vám skutečně usnadní život. ⚒️
Co byste měli hledat v softwaru pro plánování akcí?
Spolehlivý software pro správu akcí by vám měl pomoci:
- Koordinujte úkoly a týmy prostřednictvím centralizovaných dashboardů a spolupráce v reálném čase.
- Automatizujte opakující se pracovní postupy, jako jsou registrace, upomínky a následné kroky, abyste snížili manuální úsilí.
- Přizpůsobte registrační formuláře, typy vstupenek a branding pro personalizovaný zážitek účastníků.
- Hladká integrace s CRM systémy pro správu akcí, marketingovými platformami a platebními bránami zajistí synchronizaci všech operací.
- Plánujte vizuálně pomocí rozvržení typu drag-and-drop a Ganttových zobrazení pro časové osy akcí a mapování míst konání.
- Zapojte účastníky pomocí funkcí, jako jsou nástroje pro networking, živé ankety, otázky a odpovědi a chat během relace.
- Měřte úspěch pomocí analýzy v reálném čase, sledování návratnosti investic a dashboardů pro získávání potenciálních zákazníků.
- Snadno přizpůsobujte virtuální, hybridní i osobní formáty bez kompromisů v kvalitě.
- Chraňte citlivá data pomocí bezpečnostních a compliance funkcí, jako jsou GDPR, SOC 2 a SSO.
- Podporujte svůj tým i na cestách pomocí mobilních aplikací, vícejazyčných možností a nepřetržité zákaznické podpory.
👀 Věděli jste, že... Před pandemií v roce 2020 měla odvětví pořádání akcí hodnotu přibližně 800 miliard dolarů; nyní se silně vrací a podle prognóz poroste tempem 6,4 % CAGR, a to především díky integraci technologií, které uspokojují potřeby účastníků nové generace.
📮 ClickUp Insight: 48 % respondentů průzkumu uvádí, že dokončení 10 malých úkolů je uspokojivější než pokrok v jednom velkém úkolu. Ten dopaminový zážitek? Je (téměř) skutečný. Celodenní honba za malými úspěchy se na první pohled jeví jako produktivní, ale ve skutečnosti se jedná o skrytou prokrastinaci. Řešením je zde cílevědomá práce. Nechte kalendář ClickUp automaticky naplánovat chráněné bloky pro soustředěnou práci a zároveň ponechte prostor pro rychlé úspěchy. Můžete nakonfigurovat automatizace tak, aby úkoly automaticky třídily do preferovaných kategorií. Například „10x úkoly“ pro vaše projekty s velkým dopadem a „denní úspěchy“ nebo „týdenní úspěchy“ pro ty základní nebo administrativní úkoly, které udržují práci v pohybu.
Software pro plánování akcí v kostce
Zde je krátký přehled nejlepších softwarů pro plánování akcí:
| Nástroj | Nejlepší pro | Nejlepší funkce | Ceny |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Správa komplexních projektů v jednom jednotném pracovním prostoru Velikost týmu: Od jednotlivců po celé podniky | Úkoly, kalendář, dokumenty, tabule, automatizace, ClickUp Brain | Navždy zdarma; K dispozici jsou podnikové plány |
| Trello | Vizuální sledování úkolů souvisejících s akcí pomocí jednoduchých Kanban tabulek Velikost týmu: Samostatní plánovači, malé týmy | Tabule a karty, automatizace Butler, Power-Ups (kalendář), jednoduché kontrolní seznamy | Bezplatný tarif; placený tarif od 6 $/uživatel/měsíc |
| Asana | Koordinace týmů a termínů pomocí strukturovaných pracovních postupů Velikost týmu: Malé až velké týmy | Projekty, automatizace pravidel, časové osy, komentáře k úkolům, Asana AI | Bezplatný tarif; placený tarif od 13,49 $/uživatel/měsíc |
| Monday. com | Organizace velkých akcí pomocí přizpůsobitelných šablon Velikost týmu: Střední až velká společnost | Tabule, řídicí panely, formuláře s logem, sledování času, automatizace | Bezplatný tarif; placený tarif od 12 $/uživatel/měsíc |
| Basecamp | Udržujte malé týmy a klienty v souladu pomocí jednoduché komunikace Velikost týmu: Malé týmy, agentury | Nástěnky, úkoly, plány, úložiště souborů, přístup klientů | Plus 15 $/uživatel/měsíc; Pro Unlimited 299 $/měsíc (ročně) |
| Eventbrite | Propagace velkých akcí a prodej vstupenek Velikost týmu: organizátoři, marketingoví pracovníci, provozovatelé prostor | Registrační stránky, prodej vstupenek, aplikace pro registraci na místě, analytika | Ceny na míru; poplatky za vstupenku |
| Ticket Tailor | Nízkonákladový, samostatně spravovaný prodej vstupenek pro nezávislé organizátory Velikost týmu: Malé organizace, DIY promotéři | Stránky s bílou značkou, neomezený počet akcí, mobilní check-in, integrace | Zdarma; možnosti platby podle prodeje od 0,30 $/vstupenka |
| Brown Paper Tickets | Fair trade, komunitní prodej vstupenek Velikost týmu: neziskové organizace, komunitní organizace | Nízké poplatky, možnosti darování, tisk vstupenek doma/na mobilu, pokladna | Zdarma pro bezplatné akce; nízké poplatky pro placené akce |
| Eventzilla | Flexibilní registrace pro virtuální, hybridní a osobní akce Velikost týmu: Malé podniky, školitelé | Stránky s logem, podmíněné formuláře, kioskové přihlášení, certifikáty | Zdarma; Placená verze od 1,50 $ za registraci |
| RegFox | Plně přizpůsobitelná registrace s pokročilou logikou cen Velikost týmu: Profesionální plánovači, asociace | Formuláře typu drag-and-drop, podmíněná logika, platební plány, zproštění odpovědnosti | Ceny na míru |
| vFairs | Pohlcující virtuální a hybridní akce s interaktivním prostředím Velikost týmu: Podniky, velké konference | Virtuální lobby, 3D výstavní haly, získávání potenciálních zákazníků, nástroje pro networking | Ceny na míru |
| RingCentral Events | Komplexní řešení pro pořádání virtuálních akcí a networkingVelikost týmu: marketingové týmy, producenti virtuálních akcí | Víceúčelová místa konání, expoziční stánky, otázky a odpovědi/ankety, získávání kontaktů sponzorů | Zdarma; Placená verze od 99 $/měsíc |
| Airmeet | Komunitní akce s výkonnými funkcemi pro vytváření sítí Velikost týmu: asociace, podniky | Rychlé navazování kontaktů, salonky, pozvánky na pódium, relace na vyžádání | Premium od 199 $/měsíc; přizpůsobené pro velké akce |
| InEvent | Správa virtuálních a hybridních akcí na podnikové úrovni Velikost týmu: Globální podniky, regulované akce | Nativní streamování, NFC odznaky, cestovní logistika, pokročilá analytika | Jednorázová akce 6 000 $; Roční od 9 000 $ |
| Zoom Events | Škálovatelné konference a webináře využívající technologii ZoomVelikost týmu: Školicí týmy, interní komunikace, pedagogové | Event huby, registrace pod značkou, výstavní plochy, hybridní podpora | Plány od 99 do 149 USD/100 účastníků/měsíc |
| Cvent | Komplexní správa podnikových akcí a logistika Velikost týmu: Podnik, týmy pro strategická jednání | Vyhledávání míst konání, správa sponzorů, robustní reporting, synchronizace CRM | Ceny na míru |
| Bizzabo | Datově řízený marketing akcí a zapojení účastníků Velikost týmu: Velké konference, marketingoví pracovníci | AI matchmaking, mobilní aplikace pro akce, získávání potenciálních zákazníků, analytika | Event Experience OS 499 $/uživatel/měsíc; přizpůsobené úrovně |
| Whova | Mobilní zapojení účastníků a plánování programu Velikost týmu: Komunitní akce, neziskové organizace, univerzity | Tvůrce programu, přísun událostí, networking, registrace na místě | Ceny na míru |
| Planning Pod | Plánování akcí a míst konání s integrovanými nástroji pro spolupráci Velikost týmu: Místa konání, plánovači, cateringové služby | Půdorysy, CRM, klientské portály, fakturace, Zapier | Ceny na míru |
| Social Tables | Vytváření diagramů rozvržení akcí a správa plánů uspořádání míst k sezení Velikost týmu: Místa konání, hotely, cateringové služby | 2D/3D půdorysy, spolupráce v reálném čase, synchronizace seznamu hostů | Bezplatná zkušební verze; Pro 199 $/uživatel/měsíc; Premium na míru |
Nejlepší software pro plánování akcí
Jak hodnotíme software v ClickUp
Náš redakční tým postupuje transparentně, opírá se o výzkum a je nezávislý na dodavatelích, takže se můžete spolehnout, že naše doporučení vycházejí z reálné hodnoty produktů.
Zde je podrobný přehled toho, jak v ClickUp hodnotíme software.
Zde je přehled nejlepších softwarových nástrojů pro řízení projektů v oblasti pořádání akcí:
Nástroje pro plánování a spolupráci
1. ClickUp (Nejlepší pro správu složitých projektů v oblasti pořádání akcí v jednom jednotném pracovním prostoru. )
Software pro správu událostí ClickUp je komplexní platforma, která týmům pomáhá plánovat, realizovat a sledovat každý detail události. Spojuje správu úkolů, časové osy, komunikaci, rozpočtování a dokumentaci v jednom přizpůsobitelném pracovním prostoru.
Úkoly ClickUp jsou základními stavebními kameny vašeho pracovního postupu při pořádání akcí a umožňují vám přehledně organizovat, přidělovat a sledovat každý detail. Představte si je jako digitální úkoly, které lze přidělovat různým členům vašeho týmu.
Začněte tím, že rozdělíte svou akci do hlavních kategorií, jako je logistika místa konání, koordinace řečníků, marketing a zapojení účastníků.
Pro každou kategorii vytvořte konkrétní úkoly ClickUp a přiřaďte je:
- Majitelé (kteří jsou zodpovědní)
- Termíny
- Priority (např. vysoká, střední, nízká)
- Závislosti (co je třeba udělat, než se může začít něco jiného)
Například při rezervaci hlavního řečníka můžete vytvořit úkol s názvem „Rezervovat hlavního řečníka“ a poté přidat následující podúkoly:
- Oslovte potenciální řečníky
- Zkontrolujte a finalizujte smlouvu
- Rezervujte si cestu a ubytování
Každý dílčí úkol může mít svého vlastní odpovědného pracovníka a termín splnění, což vám pomůže dodržet harmonogram výroby.
Jakmile nastavíte své úkoly, můžete je snadno naplánovat a vizualizovat pomocí kalendáře ClickUp. Synchronizuje se s kalendářem Google, Outlookem nebo kalendářem Apple, aby vám poskytl jednotný přehled o celém časovém harmonogramu akce. Ať už plánujete průběh akce, naplánujete zkoušky nebo koordinujete schůzky se sponzory, kalendář vám pomůže mít přehled o všech pohyblivých částech.
Použijte jej ke správě harmonogramu „Day-Of“ s časově naplánovanými relacemi nebo k naplánování termínů pro e-mailové kampaně, dodávky sponzorů a potvrzení míst konání. Můžete také přepínat mezi denním, týdenním a měsíčním zobrazením a přibližovat nebo oddalovat záběr v závislosti na tom, v jaké fázi plánování se právě nacházíte.
Při plánování časových harmonogramů a výstupů budete také potřebovat místo, kde budete moci vytvářet a sdílet obsah události. ClickUp Docs poskytuje vašemu týmu sdílené místo pro vytváření klíčových dokumentů události a spolupráci na nich – bez chaosu s různými verzemi. Docs můžete použít k psaní briefů události, scénářů moderátorů, životopisů řečníků, pokynů pro sponzory nebo často kladených otázek účastníků.
Váš tým může například společně upravovat hlavní příručku pro pořádání akcí, která obsahuje sekce s podrobnostmi o místě konání, kontrolními seznamy a kontakty pro případ nouze. Vše lze snadno propojit s příslušnými úkoly souvisejícími s řízením akcí nebo sdílet s externími partnery.
Než však tyto dokumenty dostanou konkrétní podobu, často potřebujete prostor pro brainstorming a uspořádání svých nápadů. Právě k tomu slouží tabule ClickUp Whiteboards. Jsou ideální pro plánování v rané fázi – pomáhají vám vizuálně načrtnout půdorysy, zmapovat témata akcí nebo vytvořit obsahové trychtýře – než tyto koncepty proměníte ve strukturované úkoly nebo formální dokumenty.
Řekněme, že mapujete cestu účastníka od registrace až po průzkum po akci – můžete přetahovat nápady, propojovat je šipkami, přiřazovat je jako úkoly a jedním kliknutím z nich vytvořit funkční pracovní postup. Jsou obzvláště užitečné při spolupráci mezi týmy nebo dodavateli v reálném čase.
Tabule jsou ideální pro brainstorming uspořádání míst k sezení, vývojových diagramů kampaní nebo mapování relací. Jelikož dokumenty lze propojit v rámci úkolů a tabule jsou plně interaktivní, vše zůstává propojené a snadno navigovatelné.
ClickUp Brain, AI asistent platformy, přidává další úroveň podpory tím, že pomáhá týmům plánovat rychleji a psát chytřeji. Můžete jej použít k generování popisů událostí, automatizaci následných e-mailů, shrnutí poznámek z jednání nebo dokonce k navrhování priorit úkolů.
Tento nástroj umělé inteligence pro správu akcí je obzvláště užitečný pro akce s bohatým obsahem, kde je klíčové načasování a komunikace – například oslovování řečníků, texty pro sociální média nebo návrhy tiskových materiálů.
A pokud nechcete začínat od nuly? Využijte šablony ClickUp.
Šablona ClickUp Event Management Template je centralizovaný pracovní prostor vytvořený pro zjednodušení komplexního plánování akcí. Najdete v ní předem připravené seznamy úkolů pro logistiku, výběr místa konání, rozpočtování, marketing a následné činnosti po akci, každý s přizpůsobitelnými stavy, termíny a přidělenými osobami.
Integrovaný kalendář a Ganttův diagram vám poskytnou vizuální přehled o časovém harmonogramu, zatímco Docs uchovává vše od smluv po životopisy řečníků na jednom místě, kde je snadno dostupné. Obsahuje funkce speciálně přizpůsobené pro spolupráci: komentáře v reálném čase, sdílení souborů a integrované kontrolní seznamy.
Nejlepší funkce ClickUp
- Automatizujte opakující se úkoly: Snižte manuální úsilí, jako je přesun úkolů při změně stavu nebo zasílání připomínek před termíny, pomocí ClickUp Automations.
- Získejte pomoc s plánováním: Nastavte připomenutí, opakující se úkoly a termíny pro klíčové činnosti, jako jsou týdenní kontroly dodavatelů nebo předkládání konečného počtu účastníků.
- Sledujte seznamy hostů: Pomocí vlastních polí ClickUp můžete spravovat potvrzení účasti, stravovací preference nebo stav přihlášení, filtrovat, třídit nebo seskupovat účastníky podle libovolných kritérií.
- Sledujte pokrok: Sledujte využití rozpočtu, pokrok úkolů, pracovní vytížení týmu a metriky po akci v jednom centralizovaném přehledu pomocí ClickUp Dashboards.
Omezení ClickUp
- Náročné osvojení díky rozsáhlým možnostem přizpůsobení
Ceny ClickUp
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 9 000 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 000 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o ClickUp?
Tato recenze G2 to shrnuje:
ClickUp nabízí vysoce přizpůsobitelný pracovní prostor, který našemu týmu pomáhá spravovat úkoly, projekty a časové plány na jednom místě. Možnost přepínání mezi zobrazeními (seznam, tabule, Ganttův diagram atd.) usnadňuje přizpůsobení prostředí pracovním postupům každého člena týmu. Automatizace, opakující se úkoly a integrace s dalšími nástroji, jako jsou Slack a Google Drive, jsou obzvláště užitečné pro synchronizaci a efektivitu všech procesů.
ClickUp nabízí vysoce přizpůsobitelný pracovní prostor, který našemu týmu pomáhá spravovat úkoly, projekty a časové plány na jednom místě. Možnost přepínání mezi zobrazeními (seznam, tabule, Ganttův diagram atd.) usnadňuje přizpůsobení prostředí pracovním postupům každého člena týmu. Automatizace, opakující se úkoly a integrace s dalšími nástroji, jako jsou Slack a Google Drive, jsou obzvláště užitečné pro synchronizaci a efektivitu všech procesů.
💡 Tip pro profesionály: Pomocí formulářů ClickUp se zeptejte účastníků, co se chtějí dozvědět a na koho se nejvíce těší. Poté využijte automatizaci k přiřazení odpovědí moderátorům, vytvoření témat pro živé diskuse a stanovení priorit obsahu po skončení akce na základě skutečného zájmu účastníků.
2. Trello (nejlepší pro vizuální sledování úkolů souvisejících s akcí pomocí jednoduchých Kanban tabulek)
Trello je software pro správu akcí, který funguje jako vizuální plánovací nástěnka pro váš pracovní postup – jednoduchý, přehledný a příjemně snadno ovladatelný. Vytvořte tabule pro každou akci, rozdělte je do fází (například příprava před akcí, logistika během akce a závěrečné shrnutí po akci) a pomocí karet sledujte všechny úkoly, od úprav seznamu hostů po následné kroky dodavatelů.
Ačkoli Trello nezvládá podrobné reporty ani složité závislosti, je skvělým nástrojem pro samostatné plánovače, malé týmy a marketéry, kteří chtějí přehledný pracovní prostor, který jim nebude překážet.
Nejlepší funkce Trello
- Automatizujte pracovní postupy pomocí Butler: nastavte pravidla, spouštějte akce pomocí vlastních tlačítek a plánujte opakující se úkoly, jako jsou přihlášení nebo připomenutí.
- Pomocí kontrolních seznamů pro plánování akcí rozdělte velké úkoly, jako jsou časové plány akcí, na sledovatelné, menší podúkoly s ukazateli postupu.
- Rozšiřte svůj pracovní prostor pomocí Power-Ups, jako je zobrazení kalendáře, Google Drive, Slack a Jira, a synchronizujte vše na jednom místě.
- Využijte Atlassian Intelligence (AI) k brainstormingu nápadů pro průběh akce, shrnutí poznámek na kartách nebo rychlejší přeměně nápadů na konkrétní úkoly.
Omezení Trella
- Pokročilé funkce, jako je Gantt View, vyžadují aktualizace nebo vylepšení.
- Postrádá nativní funkce pro určité rámce řízení projektů, což snižuje jeho účinnost u složitých projektů nebo projektů na podnikové úrovni.
Ceny Trello
- Zdarma pro 10 uživatelů
- Standard: 6 $/měsíc na uživatele
- Premium: 12,50 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: 17,50 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze Trello
- G2: 4,4/5 (více než 13 600 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 23 500 recenzí)
Co říkají o Trellu skuteční uživatelé?
Takto popsal své zkušenosti jeden z uživatelů:
Ačkoli Trello nabízí řadu funkcí, jejich počet někdy ustupuje do pozadí za jinými aplikacemi pro správu projektů, které umožňují sledování projektů na vyšší úrovni. Četnost používání klesá, když jsou potřebné funkce na vyšší úrovni, protože Trello nativně nepodporuje všechny typy projektových metodik. Navíc by některé integrace mohly být elegantnější, což má vliv na celkovou snadnost integrace v některých pracovních postupech.
Ačkoli Trello nabízí řadu funkcí, jejich počet někdy ustupuje do pozadí za jinými aplikacemi pro správu projektů, které umožňují sledování projektů na vyšší úrovni. Četnost používání klesá, když jsou potřebné funkce na vyšší úrovni, protože Trello nativně nepodporuje všechny typy projektových metodik. Navíc by některé integrace mohly být elegantnější, což má vliv na celkovou snadnost integrace v některých pracovních postupech.
💡 Tip pro profesionály: Použijte štítky Trello ke sledování fází události, jako jsou „Před událostí“, „Živě“ a „Po události“, a kombinujte je s automatizací Butler, abyste mohli automaticky přesouvat karty, odesílat připomenutí nebo přiřazovat úkoly, jak se blíží termíny. Udržíte tak svůj časový plán a synchronizaci svého týmu.
3. Asana (Nejlepší pro koordinaci týmů a termínů s strukturovanými pracovními postupy. )
Asana pomáhá týmům organizujícím akce udržovat pořádek bez neustálého posílání zpráv tam a zpět. Můžete přiřadit odpovědnosti za vše, od koordinace dodavatelů po úkoly v sociálních médiích, sledovat časové plány a vytvářet pracovní postupy přizpůsobené způsobu fungování vašeho týmu.
Nabízí právě takovou strukturu, aby akce proběhly hladce, aniž by příliš mnoho vrstev zpomalovalo proces plánování. Asana možná není nijak okázalá, ale je spolehlivá. A když spravujete rozpočty, potvrzení účasti, plány a interní schvalování najednou, spolehlivost je důležitá.
Nejlepší funkce Asany
- Automatizujte opakující se úkoly, jako je správa míst konání a registrace, pomocí vlastních pravidel , abyste snížili množství manuální práce.
- Pomocí Asana AI můžete stanovit priority, zefektivnit rutinní plánovací kroky a rychle získat přehled o tom, co vyžaduje pozornost.
- Udržujte konverzace v kontextu pomocí komentářů k úkolům, příloh souborů a označování členů týmu, aby se nic neztratilo v e-mailových vláknech.
Omezení Asany
- Neumožňuje nastavit časové rozsahy pro úkoly.
- Integrované automatizační nástroje často nestačí při zpracování složitých pracovních postupů nebo při plnění specifických potřeb týmu.
Ceny Asany
- Zdarma
- Starter: 13,49 $/měsíc na uživatele
- Pokročilá verze: 30,49 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Ceny na míru
- Enterprise+: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Asany
- G2: 4,4/5 (více než 11 600 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 13 400 recenzí)
Co říkají o Asaně skuteční uživatelé?
Přímo z recenze Capterra:
Asana je skvělá pro řízení projektů, zejména při práci v týmu. Líbila se mi možnost portfolia, protože jsem mohl sledovat více projektů najednou. Celkový dojem z Asany je velmi přehledný a organizovaný, což je pro mě vždy nejvyšší prioritou. Přála bych si, aby některé zdroje na platformě byly přístupné bez nutnosti platit za ně, ale chápu to. Jedna věc, která se mi nelíbila, byla, že když jsem byla na cestách a používala Asanu na svém telefonu, nikdy jsem nemohla kopírovat úkoly do jiného projektu.
Asana je skvělá pro řízení projektů, zejména při práci v týmu. Líbila se mi možnost portfolia, protože jsem mohl sledovat více projektů najednou. Celkový dojem z Asany je velmi přehledný a organizovaný, což je pro mě vždy nejvyšší prioritou. Přála bych si, aby některé zdroje na platformě byly přístupné bez nutnosti platit za ně, ale chápu to. Jedna věc, která se mi nelíbila, byla, že když jsem byla na cestách a používala Asanu na svém telefonu, nikdy jsem nemohla kopírovat úkoly do jiného projektu.
🧠 Zajímavost: Název „Asana“ pochází ze sanskrtského slova pro jógovou pozici, což odráží vizi zakladatelů o softwaru, který podporuje soustředění, plynulost a přehlednost v moderní práci.
Chcete kalendář událostí, který skutečně funguje? Pomocí tohoto videa si vytvořte svůj kalendář, naplánujte milníky prodeje vstupenek, termíny dodavatelů, termíny montáže/demontáže a zkoušky; odhalte časté problémy, jako jsou dvojité rezervace termínů a nejasné vlastnictví; a nasměrujte týmy k nástrojům a šablonám, které mohou využít, aby událost proběhla včas.
4. Monday.com (nejlepší pro organizování velkých akcí s přizpůsobitelnými šablonami)
Monday.com je flexibilní pracovní prostor, který vám poskytuje jasný přehled o všem, co se děje v rámci pracovního postupu řízení projektů událostí. Jeho šablony specifické pro události zahrnují vše od sledování rozpočtu a přijímání potvrzení účasti až po zpětnou vazbu po události, to vše podpořeno dynamickými formuláři, které automaticky vkládají data do vašich tabulek.
Můžete si nastavit vizuální dashboardy – včetně časové osy, grafů a widgetů pro sledování pracovní zátěže – a sledovat využití zdrojů a odhalovat problémy v reálném čase, aniž byste museli opustit platformu. Přidejte automatizace pro náhodné generování upozornění, synchronizaci akcí napříč týmy a spouštění rekapitulací po událostech a získáte systém, který jde nad rámec statických kontrolních seznamů. Je intuitivní pro jednodušší nastavení, ale plné využití jeho potenciálu, jako je integrace více tabulek, pokročilé konfigurace dashboardů nebo chytré šablony, může vyžadovat trochu zkoumání.
Nejlepší funkce Monday.com
- Shromažďujte potvrzení účasti, požadavky nebo zpětnou vazbu prostřednictvím formulářů s vaším logem, které se automaticky ukládají do vašich tabulek – skvělé pro správu seznamu hostů nebo přijímání dodavatelů.
- Pomocí integrovaného sledování času můžete monitorovat, jak dlouho trvají úkoly, a využít tyto údaje pro interní zprávy nebo fakturaci externích partnerů.
- Udržujte vše organizované pomocí vrstveného nastavení: pracovní prostory, tabule, úkoly a podúkoly, které strukturovají každou část vaší akce.
Omezení Monday.com
- Je snadné vytvořit příliš mnoho tabulek, což může vést k nepořádku a ztížit organizaci.
- Některé automatizace vyžadují složité řešení v rámci samotného Monday.com.
Ceny Monday.com
- Zdarma
- Základní: 12 $/měsíc na uživatele
- Standard: 14 $/měsíc na uživatele
- Pro: 24 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Monday.com
- G2: 4,7/5 (více než 13 500 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 5 000 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Monday.com?
Recenzent G2 sdílel tuto zpětnou vazbu:
E-maily a aktivity by mohly být vylepšeny, protože někdy dochází ke zpoždění. Technická podpora však rychle hledá řešení. Aby bylo možné plně využít všechny vyvinuté funkce, je zapotřebí vyšší úroveň balíčku (a nákladů). Některé automatizace vyžadují zdlouhavé řešení, ale pomocí integrací, jako jsou Make.com nebo Zapier, lze tento problém snadno překonat.
E-maily a aktivity by mohly být vylepšeny, protože někdy dochází ke zpoždění. Technická podpora však rychle hledá řešení. Aby bylo možné plně využít všechny vyvinuté funkce, je zapotřebí vyšší úroveň balíčku (a nákladů). Některé automatizace vyžadují zdlouhavé řešení, ale pomocí integrací, jako jsou Make.com nebo Zapier, lze tento problém snadno překonat.
5. Basecamp (Nejlepší pro sjednocení malých týmů organizátorů akcí a klientů na jednom místě. )
Basecamp vyniká tím, že komunikaci staví do centra plánování akcí. Na rozdíl od jiných nástrojů, které nabízejí nekonečné množství funkcí, Basecamp zachovává jednoduchost: jeden prostor pro zprávy, úkoly, plány a soubory – takže váš tým, klienti a dodavatelé zůstávají v souladu, aniž by potřebovali návod k použití.
Pro plánovače, kteří ocení jednoduchost a jasnou komunikaci, nabízí Basecamp funkční nastavení bez zbytečných ozdob. Ať už koordinujete práci týmů, klientů nebo dodavatelů, pomůže vám to zjednodušit práci a zajistit, aby všichni byli na stejné vlně.
Nejlepší funkce Basecampu
- Zřídit centrální komunikační uzly pro správu celého pracovního postupu akce na jednom místě.
- Používejte projektové diskusní fóra, která nahradí dlouhé e-mailové konverzace a zmatek ve skupinových chatech.
- Ukládejte všechny své soubory, plány a poznámky do přehledných projektových dokumentů.
Omezení Basecampu
- Ačkoli zvládá základní funkce dobře, pokulhává v oblasti pokročilých funkcí, jako je plánování příspěvků a komplexnější marketingové pracovní postupy.
Ceny Basecamp
- Navíc: 15 $/měsíc na uživatele
- Pro Unlimited: 299 $/měsíc (fakturováno ročně)
Hodnocení a recenze Basecamp
- G2: 4,1/5 (více než 5 320 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 14 480 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Basecampu?
Krátký výňatek od skutečného uživatele:
Nabízí omezené možnosti integrace s jinými nástroji, zejména s těmi, které sám používám v digitálním marketingu, jako jsou platformy sociálních médií. Ačkoli dobře pokrývá základní funkce, postrádá některé pokročilé funkce a plynulé propojení s externími aplikacemi, což může být nevýhodou pro týmy, které zde potřebují provádět více činností, jako je plánování příspěvků atd.
Nabízí omezené možnosti integrace s jinými nástroji, zejména s těmi, které sám používám v digitálním marketingu, jako jsou platformy sociálních médií. Ačkoli dobře pokrývá základní funkce, postrádá některé pokročilé funkce a plynulé propojení s externími aplikacemi, což může být nevýhodou pro týmy, které zde potřebují provádět více činností, jako je plánování příspěvků atd.
Platformy pro registraci a prodej vstupenek
6. Eventbrite (nejlepší pro propagaci velkých akcí a prodej vstupenek)
Eventbrite kombinuje logistiku akcí a marketing v jednotném ovládacím panelu. Vytvořte registrační stránky, vložte platbu za vstupenky a spusťte e-mailové kampaně nebo reklamy na sociálních sítích, vše z jedné platformy. Analýzy v reálném čase sledují výkonnost zdrojů a konverze účastníků, což vám pomáhá optimalizovat výdaje na reklamu.
Na místě se o bezkontaktní registraci a prodej zboží stará mobilní aplikace Organizer. Finanční prostředky jsou převáděny ihned po skončení akce. Díky integraci s CRM a analytickými nástroji se marketingová data a seznamy účastníků synchronizují automaticky, což umožňuje segmentaci a následné kroky.
Nejlepší funkce Eventbrite
- Spravujte požadavky na služby, incidenty, problémy a změny pomocí předem připravených pracovních postupů ITSM.
- Automatizujte přidělování a schvalování vstupenek pomocí výkonných automatizačních pravidel bez nutnosti programování nebo s minimálními požadavky na programování.
- Spolupracujte napříč týmy pomocí integrované znalostní báze Confluence, aplikace Opsgenie pro pohotovostní upozornění a integrace Slack nebo Microsoft Teams.
Omezení Eventbrite
- Platforma nabízí základní nástroje, ale postrádá flexibilitu pro plně značkovou komunikaci.
- Funkce analýzy a reportingu nejsou příliš robustní.
Ceny Eventbrite
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Eventbrite
- G2: 4,4/5 (více než 870 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 5 680 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Eventbrite?
Podle recenzenta Capterra:
Trvalo nám několik akcí, než jsme zjistili, jak správně používat Eventbrite a nastavit jej. Rozhodně doporučujeme shlédnout výuková videa a naučit se platformu používat, místo toho, abyste se učili metodou pokusů a omylů! Ušetříte tak čas i peníze!
Trvalo nám několik akcí, než jsme zjistili, jak správně používat Eventbrite a nastavit jej. Rozhodně doporučujeme shlédnout výuková videa a naučit se platformu používat, místo toho, abyste se učili metodou pokusů a omylů! Ušetříte tak čas i peníze!
7. Ticket Tailor (nejlepší pro levné, samostatně spravované prodejní systémy vstupenek pro nezávislé organizátory)
Ticket Tailor nabízí předplatné vstupenek určené pro malé podniky. Můžete vytvořit stránky s událostmi s vaší značkou nebo vložit platební bránu přímo na svůj web, s vypořádáním plateb ve stejný den prostřednictvím Stripe, PayPal, Square, Apple Pay nebo Google Pay. Platforma obsahuje generátor zásad ochrany osobních údajů a pole pro souhlas s GDPR.
Přihlaste se na místě konání, online nebo offline, pomocí mobilní aplikace, která se synchronizuje v reálném čase se zařízeními všech zaměstnanců. Získáte také integrované hromadné e-maily a nastavení slevových/voucherových kódů. Integrace s nástroji Mailchimp, Zapier a CRM podporuje efektivní komunikaci.
Nejlepší funkce Ticket Tailor
- Použijte vlastní doménu a stránky událostí s bílou značkou, aby vaše značka zůstala v popředí.
- Vytvářejte neomezený počet akcí a typů vstupenek bez omezení počtu akcí nebo vstupenek.
- Spravujte veřejné nebo soukromé seznamy akcí pomocí hesla nebo je skryjte před veřejným vyhledáváním.
Omezení Ticket Tailor
- U skupinových rezervací se nevrací část peněz.
- Postrádá silné vestavěné vyhledávací funkce nebo kurátorované seznamy událostí.
Ceny Ticket Tailor
- Zdarma
- Platba předem: od 0,30 $.
- Platba podle prodeje: 0,85 $
Hodnocení a recenze Ticket Tailor
- G2: 4,9/5 (více než 190 recenzí)
- Capterra: 4,9/5 (více než 490 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Ticket Tailor?
Přímo z recenze G2:
Myslím, že zpočátku byl kreditní systém trochu matoucí, a i když chápu, že to znamená, že při nákupu kreditů ve velkém množství získáte větší částku peněz, bylo by hezké, kdyby bylo možné odstranit nebo snížit rezervační poplatky ekonomičtějším způsobem. Stále tomu úplně nerozumím, ale jako systém je jednodušší a transparentnější než jiné stránky pro prodej vstupenek a je stále cenově dostupný, takže ho budu používat i v budoucnu!
Myslím, že zpočátku byl kreditní systém trochu matoucí, a i když chápu, že to znamená, že při nákupu kreditů ve velkém množství získáte větší částku peněz, bylo by hezké, kdyby bylo možné odstranit nebo snížit rezervační poplatky ekonomičtějším způsobem. Stále tomu úplně nerozumím, ale jako systém je jednodušší a transparentnější než jiné stránky pro prodej vstupenek a je stále cenově dostupný, takže ho budu používat i v budoucnu!
8. Brown Paper Tickets (nejlepší pro fair trade prodej vstupenek s transparentními cenami)
Brown Paper Tickets nabízí levné a transparentní vstupenky navržené s ohledem na komunitu. Pro bezplatné akce je zcela zdarma a poplatky za placené vstupenky jsou minimální. Můžete vytvářet bohaté stránky událostí s multimédii, sbírat dary spolu s prodejem vstupenek a účastníkům nabídnout flexibilní možnosti vstupenek: tisk doma, mobilní nebo zaslání poštou.
Na místě se o prodej vstupenek postarají integrované pokladní a skenovací nástroje, aniž byste potřebovali další hardware. Díky podpoře více jazyků a pohotové zákaznické službě prostřednictvím e-mailu je to spolehlivá volba pro neziskové organizace a komunitní organizátory, kteří spravují různorodé publikum.
Nejlepší funkce Brown Paper Tickets
- Vytvářejte přizpůsobitelné stránky událostí s multimediálním obsahem a podrobnými popisy, které přilákají účastníky.
- Prodávejte různé typy vstupenek, včetně vstupenek na volná místa, rezervovaných míst a sezónních vstupenek pro různé formáty akcí.
- Spravujte registraci a přihlášení účastníků pomocí reportů v reálném čase a exportovatelných seznamů účastníků.
Omezení Brown Paper Tickets
- Organizace nemohou zobrazit ani analyzovat historii nákupů zákazníka v čase, což omezuje možnosti personalizovaného přístupu.
Ceny Brown Paper Tickets
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Brown Paper Tickets
- G2: 4,0/5 (více než 30 recenzí)
- Capterra: 3,7//5 (více než 30 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Brown Paper Tickets?
Jeden uživatel se podělil o tuto zpětnou vazbu:
Velmi se mi líbí model „fair trade“, který ztělesňuje Brown Paper Tickets. Vzhledem k tomu, že se zabývám rozvojem komunity, rád využívám spravedlivé nástroje a software pro své aktivity... Rozhraní webových stránek BPT by mohlo být vylepšeno. Má staromódní vzhled, který nemusí být atraktivní pro všechny uživatele.
Velmi se mi líbí model „fair trade“, který ztělesňuje Brown Paper Tickets. Vzhledem k tomu, že se zabývám rozvojem komunity, rád využívám spravedlivé nástroje a software pro své aktivity... Rozhraní webových stránek BPT by mohlo být vylepšeno. Má staromódní vzhled, který nemusí být atraktivní pro všechny uživatele.
9. Eventzilla (nejlepší pro flexibilní registraci událostí ve virtuálním, hybridním i osobním formátu)
Eventzilla je jednoduchý nástroj pro malé firmy, které pořádají webináře, workshopy nebo místní akce. Umožňuje vám vytvářet stránky akcí s vaší značkou bez nutnosti programování, nastavovat flexibilní registrační formuláře s podmíněnou logikou a spravovat bezplatné i placené vstupenky.
Díky převodům v reálném čase můžete sledovat příchozí platby a platforma podporuje virtuální akce prostřednictvím doplňku Joinlive. Můžete také automaticky vydávat digitální certifikáty, což je obzvláště užitečné pro školení nebo vzdělávací akce. Na místě nabízí software pro virtuální akce mobilní aplikaci a možnost přihlášení v kiosku pro správu účastníků.
Nejlepší funkce Eventzilla
- Automatizujte čekací seznamy a schvalování, abyste mohli efektivně spravovat akce s vysokou poptávkou nebo exkluzivní akce.
- Pořádejte a spravujte webináře nebo virtuální akce přímo v Eventzilla pomocí virtuálního doplňku Joinlive.
- Automaticky vydávejte a zasílejte certifikáty účastníkům, přednášejícím nebo účastníkům e-mailem.
Omezení Eventzilla
- Nemá plán vývoje, který by naznačoval budoucí funkce a orientační časový harmonogram.
- Některé integrace třetích stran nejsou tak plynulé nebo intuitivní, jak by se dalo očekávat, což může ovlivnit efektivitu pracovního postupu.
Ceny Eventzilla
- Zdarma
- Základní: 1,50 $/registrace
- Pro: 1,50 $ + 1,9 %/registrace
- Plus: 1,50 $ + 2,9 %/registrace
- Neomezený: 4 999 $ ročně
Hodnocení a recenze Eventzilla
- G2: 4,4/5 (více než 150 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 390 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Eventzille?
Zde je pohled z první ruky:
Na Eventzille se mi nejvíce líbí, jak snadné je vytvořit akci od nuly... Jednou z oblastí, kterou by bylo možné vylepšit, je integrace s některými externími platformami – některé z nich nejsou tak plynulé, jak jsem očekával. Také jsem si všiml, že některé pokročilé funkce jsou k dispozici pouze v dražších tarifech, což může být omezující pro akce s omezeným rozpočtem. Platforma však i tak plní své základní sliby.
Na Eventzille se mi nejvíce líbí, jak snadné je vytvořit akci od nuly... Jednou z oblastí, kterou by bylo možné vylepšit, je integrace s některými externími platformami – některé z nich nejsou tak plynulé, jak jsem očekával. Také jsem si všiml, že některé pokročilé funkce jsou k dispozici pouze v dražších tarifech, což může být omezující pro akce s omezeným rozpočtem. Platforma však i tak plní své základní sliby.
10. RegFox (nejlepší pro plně přizpůsobitelnou registraci událostí s výkonnou automatizací)
RegFox nabízí detailní kontrolu nad registrací, cenami a sběrem údajů o účastnících, což jsou funkce, které ocení profesionální organizátoři akcí. Jeho nástroj pro vytváření registrací podporuje přizpůsobení pomocí drag-and-drop, podmíněnou logiku a pokročilé cenové struktury, jako jsou splátky nebo slevové kódy.
Umožňuje shromažďovat vlastní prohlášení a podpisy, automatizuje potvrzení a připomenutí a podporuje skupinové/týmové registrace. Integrace s CRM, e-mailovými platformami a platebními bránami je zabudována. Jeho skutečná hodnota spočívá v cenové dostupnosti a přizpůsobitelnosti bez obětování funkčnosti nebo bezpečnosti, což jej činí ideálním pro plánovače spravující více událostí.
Nejlepší funkce RegFox
- Vytvářejte plně přizpůsobitelné registrační formuláře s poli typu drag-and-drop, podmíněnou logikou a brandingem.
- Nastavte komplexní ceny, slevy, přístupové kódy a platební plány pro vstupenky a doplňky.
- Spravujte registraci, tisk identifikačních karet a prodej na místě pomocí mobilních nástrojů.
Omezení RegFox
- Uživatelé si stěžují na nedostatek pokročilých funkcí pro dokumentaci.
Ceny RegFox
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze RegFox
- G2: 4,8/5 (více než 500 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 140 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o RegFox?
Přečtěte si, co o nich říká recenzent:
Přizpůsobení je dobrá volba, ale má i své nevýhody. Vytváření šablon pro naši organizaci, které zajistí, že každý program bude mít stejné základní požadavky, se jeví jako výzva, protože každé oddělení používá platformu trochu jinak. Pro mě je nezbytné zahrnout do registrace sekci otázek a odpovědí, abych později nemusel tyto informace dohledávat pomocí e-mailů nebo průzkumů.
Přizpůsobení je dobrá volba, ale má i své nevýhody. Vytváření šablon pro naši organizaci, které zajistí, že každý program bude mít stejné základní požadavky, se jeví jako výzva, protože každé oddělení používá platformu trochu jinak. Pro mě je nezbytné zahrnout do registrace sekci otázek a odpovědí, abych později nemusel tyto informace dohledávat pomocí e-mailů nebo průzkumů.
Platformy pro virtuální a hybridní akce
11. vFairs (nejlepší pro imerzivní virtuální a hybridní akce s interaktivním prostředím)
vFairs je spolehlivou volbou pro firemní týmy pořádající virtuální nebo hybridní konference. Nabízí interaktivní funkce, jako jsou virtuální lobby, 3D výstavní haly a herní prvky, které udržují pozornost účastníků. Díky integrované funkci získávání kontaktů prostřednictvím skenování QR kódů a snadnému exportu do CRM je tento software obzvláště užitečný pro akce zaměřené na B2B.
Díky podrobným nástrojům pro přizpůsobení programu mají organizátoři úplnou kontrolu nad plánováním zasedání a časovým harmonogramem přednášejících. Součástí zážitku je také networking, který zahrnuje adresáře účastníků, zprostředkování kontaktů a funkce živého chatu, které podporují navazování skutečných vztahů.
Nejlepší funkce vFairs
- Navrhujte působivé virtuální lobby a výstavní sály pro poutavé virtuální zážitky.
- Umožněte síťování v reálném čase pomocí videohovorů nebo textového chatu 1:1, dohazování a adresářů účastníků.
- Získejte a kvalifikujte potenciální zákazníky pomocí aplikace vFairs Lead Capture s QR nebo skenováním vizitek a exportem CRM.
Omezení vFairs
- Někteří uživatelé zjistili, že základní zprávy nejsou ve výchozím nastavení k dispozici a je třeba je vytvořit na míru.
Ceny vFairs
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze vFairs
- G2: 4,7/5 (více než 1 700 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 580 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o vFairs?
Zde je pohled z první ruky:
Ačkoli vFairs nabízí offline funkce, což je pro naše akce na lodích obrovská výhoda, jsou tyto funkce ve srovnání s plnou funkčností dostupnou online poněkud omezené. Například aktualizace v reálném čase nebo interaktivní prvky nemusí bez stabilního připojení fungovat tak hladce. Nicméně jejich tým je vždy připraven nám pomoci optimalizovat zážitek na základě našeho prostředí a v průběhu času se jasně snažili zlepšit offline použitelnost.
Ačkoli vFairs nabízí offline funkce, což je pro naše akce na lodích obrovská výhoda, jsou tyto funkce ve srovnání s plnou funkčností dostupnou online poněkud omezené. Například aktualizace v reálném čase nebo interaktivní prvky nemusí bez stabilního připojení fungovat tak hladce. Nicméně jejich tým je vždy připraven nám pomoci optimalizovat zážitek na základě našeho prostředí a v průběhu času se jasně snažili zlepšit offline použitelnost.
12. RingCentral Events (dříve Hopins) (Nejlepší pro komplexní pořádání virtuálních akcí a networking)
RingCentral Events je vhodný pro marketingové profesionály, kteří organizují virtuální akce spojené se značkou nebo uvádějí na trh nové produkty. Nabízí přizpůsobitelné rozvržení akce, včetně recepce, pódia, přednášek, networkingu a výstavy. Funkce jako otázky a odpovědi publika, ankety a reakce pomocí emodži podporují interakci.
Zvládá dobře vícedenní plánování s více stopami a podporuje robustní stánky sponzorů s možností získávání potenciálních zákazníků. Funkce na místě, jako je režim kiosku a tisk odznaků, umožňují hybridní použití. Jeho integrace s více než 40 nástroji pro marketing akcí (Mailchimp, HubSpot, Marketo) podporuje komplexní péči o potenciální zákazníky a sledování kampaní.
Nejlepší funkce RingCentral Events
- Vytvářejte působivé virtuální prostory s přizpůsobitelnými oblastmi Recepce, Pódium, Sekce, Networking, Expo a Replay pro komplexní zážitky z akcí.
- Zjednodušte logistiku onsite a hybridních akcí pomocí správy půdorysů, check-in oblastí, kioskového režimu pro samoobslužný check-in, tisku jmenovek a kontroly přístupu.
- Pořádejte neomezený počet akcí na jednu licenci s transparentními, odstupňovanými cenami a bez poplatků za překročení limitu, což umožňuje předvídatelné rozpočtování.
Omezení RingCentral Events
- Integrace Streamyard pro streamování je matoucí a špatně integrovaná.
- Platforma vyžaduje, aby přednášející streamovali ze zákulisí, což ve srovnání s jednoduššími nastaveními založenými na relacích přidává zbytečnou složitost.
Ceny RingCentral Events
- Zdarma
- Events Pro: 99 $/měsíc na uživatele (účtováno ročně)
- Events Pro+: 199 $/měsíc na uživatele (fakturováno ročně)
- Events Enterprise: 299 $/měsíc na uživatele (fakturováno ročně)
Hodnocení a recenze RingCentral Events
- G2: 4,5/5 (více než 900 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 330 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o RingCentral Events?
Přímo z recenze Capterra:
Způsob, jakým bylo video nastaveno s backstage oblastmi, kde jsme mohli připravit hosty atd. Líbilo se nám, že nebylo nutné dlouze vysvětlovat řečníkům, jak ho používat... Bylo těžké otestovat backstage funkcionalitu pouze s jedním počítačem / přihlášením, ale s více uživateli to bylo snadné.
Způsob, jakým bylo video nastaveno s backstage oblastmi, kde jsme mohli připravit hosty atd. Líbilo se nám, že nebylo nutné dlouze vysvětlovat řečníkům, jak ho používat... Bylo těžké otestovat backstage funkcionalitu pouze s jedním počítačem / přihlášením, ale s více uživateli to bylo snadné.
13. Airmeet (nejlepší pro komunitní akce s poutavými virtuálními interakcemi)
Airmeet je navržen pro pořádání velkých akcí, takže se hodí pro asociace, podniky a organizace, které pořádají velké konference nebo školení. Jeho vynikající funkce pro networking, včetně speed networkingu a lounge, umožňují interakci a zapojení velkých skupin v reálném čase.
Podporuje celou řadu formátů akcí: živé, předem nahrané, na vyžádání a interaktivní workshopy. Vystavovatelé mohou pořádat ukázky a spravovat virtuální stánky, zatímco jednotné reportování údajů o akcích usnadňuje sledování zapojení napříč hybridními nastaveními. Díky vestavěné přístupnosti a flexibilním formátům relací je vhodný pro výroční summity, víceúrovňové konference a rozsáhlé školicí akce.
Nejlepší funkce Airmeet
- Pořádejte velkolepé akce až pro 100 000 účastníků díky robustní cloudové infrastruktuře a streamování v HD kvalitě.
- Využijte funkci Invite to Stage (Pozvat na pódium), abyste přivedli účastníky na pódium jako řečníky a podpořili tak obsah zaměřený na publikum.
- Vyměňujte si digitální vizitky a navazujte okamžité kontakty pro další networking po skončení akce.
Omezení Airmeet
- Není příliš vhodný pro mobilní zařízení, s omezenou funkčností na smartphonech a tabletech.
- Účastníci používající aplikaci se nemohou plně zapojit do 1:1 zápasů (např. obsazení stolu), což omezuje interaktivitu.
Ceny Airmeet
- Prémiové webináře: Od 199 $/měsíc
- Akce: Ceny na míru
- Spravované akce: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Airmeet
- G2: 4,6/5 (více než 740 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 180 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Airmeet?
Zde je názor jednoho z recenzentů G2:
Airmeet je velmi snadný na používání, i když pořádáte akci poprvé. Nastavení je jednoduché a nabízí spoustu funkcí, které zvýší atraktivitu akcí, jako jsou breakout rooms a živé ankety... Prozkoumání všech funkcí zabere trochu času, což může být zpočátku trochu zdrcující. Některá propojení s jinými nástroji vyžadují dodatečné nastavení a cena nemusí být ideální pro menší týmy. Také občasné problémy s připojením mohou být při větších akcích frustrující.
Airmeet je velmi snadný na používání, i když pořádáte akci poprvé. Nastavení je jednoduché a nabízí spoustu funkcí, které zvýší atraktivitu akcí, jako jsou breakout rooms a živé ankety... Prozkoumání všech funkcí zabere trochu času, což může být zpočátku trochu zdrcující. Některá propojení s jinými nástroji vyžadují dodatečné nastavení a cena nemusí být ideální pro menší týmy. Také občasné problémy s připojením mohou být při větších akcích frustrující.
14. InEvent (nejlepší pro správu virtuálních a hybridních akcí na podnikové úrovni)
InEvent je určen pro podnikové týmy, které spravují rozsáhlé nebo přísně regulované akce. Vyniká funkcemi, jako je robustní nativní streamování, editace videa v reálném čase a podpora velkého počtu přednášejících. Nástroje pro registraci jdou nad rámec základních funkcí a nabízejí podporu NFC badge a soulad s normami jako GDPR, SOC 2 a HIPAA.
Odlišuje se schopností spravovat logistiku cestování a ubytování, což je v této oblasti vzácná funkce. Díky podrobným analýzám, rozsáhlému přístupu k API a nepřetržité vícejazyčné podpoře je InEvent skvělou volbou pro globální týmy, které potřebují spolehlivost, flexibilitu a kontrolu.
Nejlepší funkce InEvent
- Spravujte logistiku motivačních cest, včetně informací o letech a ubytování, což je ideální pro komplexní akce konající se na více místech.
- Pořádejte vysoce kvalitní živé vysílání bez zpoždění s možností úpravy videa v reálném čase a streamováním RTMP na více sociálních kanálů.
- Umožněte bezkontaktní přihlášení pomocí registrace s podporou NFC a skenování identifikačních karet.
Omezení InEvent
- Chybí silná kompatibilita s jinými platformami, což omezuje integraci.
- Integrace s nástroji jako Salesforce může být méně přímočará a často vyžaduje přímou podporu týmu InEvent.
Ceny InEvent
- Jedna akce: 6 000 USD
- Roční předplatné: 9 000 USD
- V&H Advanced: Ceny na míru
- V&H Full: Ceny na míru
Hodnocení a recenze InEvent
- G2: 4,5/5 (více než 140 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 30 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o InEvent?
Přečtěte si, co o nich říká recenzent:
Snadné použití. Přátelské uživatelské rozhraní. A funkce. Obsahuje funkce pro jakýkoli druh akce, který nás napadne... Je jich tolik, že jsme museli absolvovat školení, díky čemuž jsme získali specializovaného pracovníka, který spravuje pokročilejší funkce.
Snadné použití. Přátelské uživatelské rozhraní. A funkce. Obsahuje funkce pro jakýkoli druh akce, který nás napadne... Je jich tolik, že jsme museli absolvovat školení, díky čemuž jsme získali specializovaného pracovníka, který spravuje pokročilejší funkce.
15. ZoomEvents (nejlepší pro škálovatelné virtuální konference a webináře založené na technologii Zoom)
Zoom Events rozšiřuje známé prostředí Zoom a je tak praktickou volbou pro interní týmy, poskytovatele školení nebo kohokoli, kdo provozuje vzdělávací programy s více lekcemi. Tento software pro webináře nabízí přizpůsobitelná centra událostí, registrační stránky s firemním brandingem a detailní kontrolu nad přístupem účastníků, což je skvělé pro udržení pořádku a bezpečnosti.
Integrované výstavní plochy a nástroje pro networking pomáhají účastníkům navazovat smysluplné kontakty, zatímco integrace s CRM a marketingovými platformami zjednodušuje následné kroky. Díky podpoře hybridních akcí, metrikám živého zapojení a funkcím pro přístupnost, jako jsou živé titulky a jazykové tlumočení, je Zoom Events obzvláště účinný, když je klíčová konzistence.
Nejlepší funkce ZoomEvents
- Vytvářejte vícedenní akce s více sekcemi pomocí přizpůsobitelných center akcí a značkových registračních stránek.
- Nabídněte hybridní funkce pro pořádání akcí, které umožňují současnou osobní i virtuální účast s jednotnou správou účastníků.
- Zajistěte bezpečnost a soukromí pomocí šifrování na podnikové úrovni a dodržováním hlavních standardů.
Omezení ZoomEvents
- Časté aktualizace softwaru se objevují v nevhodnou dobu a narušují naplánované schůzky.
- Ovládání administrátorského panelu může být obtížné, zejména pro uživatele zvyklé na standardní Zoom Meetings.
Ceny ZoomEvents
- Plán Zoom Sessions: 99,00 $/měsíc za 100 účastníků
- Plán Zoom Events: 149,00 $/měsíc za 100 účastníků
Hodnocení a recenze ZoomEvents
- G2: 4,5/5 (více než 360 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 6 000 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Zoom Events?
Přímo z recenze G2:
Zoom events and webinars dokáže v reálném čase podporovat a zvládat velké množství účastníků. Disponuje také funkcí break out room, která umožňuje rozdělit velké publikum do menších skupin. Je ideální pro brainstorming a mind mapping... Zoom events and webinars má prostor pro zlepšení v oblasti bezpečnostních opatření. Zlepšit je třeba také služby zákaznické podpory, aby bylo možné řešit různé problémy, s nimiž se potýkají účastníci a organizátoři akcí.
Zoom events and webinars dokáže v reálném čase podporovat a zvládat velké množství účastníků. Disponuje také funkcí break out room, která umožňuje rozdělit velké publikum do menších skupin. Je ideální pro brainstorming a mind mapping... Zoom events and webinars má prostor pro zlepšení v oblasti bezpečnostních opatření. Zlepšit je třeba také služby zákaznické podpory, aby bylo možné řešit různé problémy, s nimiž se potýkají účastníci a organizátoři akcí.
📖 Přečtěte si také: Jak zvýšit interaktivitu virtuálních schůzek
Sady pro správu událostí
16. Cvent (nejlepší pro komplexní správu podnikových akcí a logistiku)
Cvent je spolehlivou volbou pro manažery akcí, kteří potřebují koordinovat logisticky náročné akce. Jeho nástroje pro vyhledávání míst konání pomáhají zefektivnit žádosti o nabídky a vyjednávání smluv. Platforma také nabízí komplexní správu registrací, přihlášení, rozpočtů a zpracování plateb.
Analýzy v reálném čase, podpora nativních aplikací, správa sponzorů a integrace CRM (Salesforce, Eloqua, Marketo) pomáhají propojit akce přímo s pracovními postupy firmy. Cvent podporuje osobní i hybridní formáty a nabízí podrobné sledování účastníků, gamifikaci a nástroje pro sběr zpětné vazby.
Nejlepší funkce Cvent
- Vyhledávejte místa konání pomocí integrované sítě dodavatelů a průvodce destinacemi, což zefektivní výběr místa a správu smluv.
- Dohlížejte na rozpočty akcí, sledujte výdaje a vytvářejte vlastní finanční a účastnické zprávy pro strategické řízení schůzek.
- Spravujte vystavovatele, sponzory a schůzky pomocí specializovaných nástrojů pro přípravu stánků a získávání potenciálních zákazníků.
Omezení Cvent
- Platforma může být pro menší akce nebo organizace příliš drahá a příliš složitá.
- Získávání metrik zapojení v prezentovatelném formátu je obtížné, což ztěžuje sdílení smysluplných poznatků s kolegy.
Ceny Cvent
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Cvent
- G2: 4,3/5 (více než 2 000 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (970+ recenzí)
Co říkají o Cventu skuteční uživatelé?
Zde je pohled z první ruky:
Platforma Cvent Event Management je komplexní řešení. Mohu zde provést vše, co potřebuji, od nákupu, rozpočtů až po registraci účastníků/zkušenosti... Cvent má tendenci získávat jiné platformy namísto toho, aby je budoval uvnitř, což může způsobit poruchy a chyby.
Platforma Cvent Event Management je komplexní řešení. Mohu zde provést vše, co potřebuji, od nákupu, rozpočtů až po registraci účastníků/zkušenosti... Cvent má tendenci získávat jiné platformy namísto toho, aby je budoval uvnitř, což může způsobit poruchy a chyby.
17. Bizzabo (nejlepší pro marketing akcí založený na datech a zapojení účastníků)
Bizzabo je skvělý nástroj pro organizátory velkých konferencí, kteří potřebují mít kontrolu nad programem jednotlivých sekcí, profily řečníků a zapojením účastníků. Toto řešení pro správu akcí podporuje virtuální a hybridní akce se stánky sponzorů a získáváním kontaktů.
Jeho AI-poháněné matchmakingové a interaktivní lounge vylepšují networking účastníků. Vlastní registrační toky, designové nástroje typu drag-and-drop a integrace CRM (Salesforce, HubSpot) umožňují komplexní správu životního cyklu události. Analýzy v reálném čase pomáhají kvantifikovat ROI a zapojení, což z něj činí komplexní nástroj pro velká profesionální setkání.
Nejlepší funkce Bizzabo
- Zapojte účastníky pomocí interaktivních networkingových salonků, videokonferencí 1:1, skupinových chatů a matchmakingu založeného na umělé inteligenci.
- Poskytněte jednotnou mobilní aplikaci pro akce, která umožňuje personalizované programy, živé hlasování, otázky a odpovědi a push notifikace.
- Nabídněte organizátorům akcí a zúčastněným stranám prvotřídní podporu, zaškolení a školení.
Omezení Bizzabo
- Moderátoři musí při používání „Ultimate View“ otevřít dvě samostatná okna, což snižuje pohodlí při živých relacích.
Ceny Bizzabo
- Event Experience OS: 499 $/uživatel za měsíc (fakturováno ročně)
- Klik SmartBadge: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Bizzabo
- G2: 4,3/5 (více než 360 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 160 recenzí)
Co říkají o Bizzabo skuteční uživatelé?
Přímo z recenze G2:
Velmi komplexní platforma pro správu akcí, která nabízí mnoho možností přizpůsobení pro všechny typy podniků a akcí. Intuitivní platforma pro živé webináře, která usnadňuje zapojení externích řečníků... Množství možností přizpůsobení může být ohromující a obtížné se naučit, takže je potřeba hodně trénovat, aby se člověk s platformou opravdu sžil. Bylo by hezké, kdyby existovala možnost „out-of-the-box“ pro jednorázové webináře nebo jednoduché akce, která by s tím pomohla.
Velmi komplexní platforma pro správu akcí, která nabízí mnoho možností přizpůsobení pro všechny typy podniků a akcí. Intuitivní platforma pro živé webináře, která usnadňuje zapojení externích řečníků... Množství možností přizpůsobení může být ohromující a obtížné se naučit, takže je potřeba hodně trénovat, aby se člověk s platformou opravdu sžil. Bylo by hezké, kdyby existovala možnost „out-of-the-box“ pro jednorázové webináře nebo jednoduché akce, která by s tím pomohla.
18. Whova (nejlepší pro mobilní zapojení do akcí a plánování programu)
Whova je vhodná pro akce zaměřené na komunitu, jako jsou místní summity, univerzitní workshopy nebo fóra neziskových organizací. Její nástroje pro tvorbu programu a správu řečníků jsou snadno použitelné. Feed událostí a komunitní fóra vytvářejí neformální příležitosti k networkingu, zatímco gamifikace a ankety udržují účastníky v zapojení.
Organizátoři mohou také spravovat registrace, jmenovky a prodej vstupenek na místě. Whova vyniká v zapojení účastníků a nabízí kombinaci mobilních a webových nástrojů pro hybridní zážitek. Podporuje viditelnost sponzorů prostřednictvím bannerů a digitálních stánků.
Nejlepší funkce Whova
- Zapojte účastníky pomocí živých hlasování, průzkumů, gamifikace a dynamického feedu událostí pro interakci v reálném čase.
- Usnadněte networking pomocí profilů účastníků, zasílání zpráv, virtuálních setkání a komunitních fór.
- Integrujte nástroje pro propagaci na sociálních médiích a zapojení účastníků přímo z platformy.
Omezení Whova
- Uživatelé hlásí potíže s exportem seznamů účastníků, což vyžaduje ruční kopírování a vkládání pro účely reportingu.
- Počáteční nastavení vyžaduje ruční zásah. Zadávání všech informací do aplikace může být časově náročné, zejména pro uživatele, kteří se konference účastní poprvé.
Ceny Whova
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Whova
- G2: 4,8/5 (více než 1 700 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 2 300 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Whova?
Jedna recenze to vyjadřuje takto:
Snadné použití. Máte svůj plán akcí vždy po ruce. Bez něj bych byl ztracený. Líbí se mi, že je uživatelsky přívětivý na jakémkoli zařízení, které zrovna používám. Ať už je to můj mobil, notebook nebo tablet... Pravidla soutěže jsou nejasná. Někteří je zneužívali. Vím, že jsme všichni dospělí, ale někteří se v soutěži tak nechovali.
Snadné použití. Máte svůj plán akcí vždy po ruce. Bez něj bych byl ztracený. Líbí se mi, že je uživatelsky přívětivý na jakémkoli zařízení, které zrovna používám. Ať už je to můj mobil, notebook nebo tablet... Pravidla soutěže jsou nejasná. Někteří je zneužívali. Vím, že jsme všichni dospělí, ale někteří se v soutěži tak nechovali.
19. Planning Pod (nejlepší pro plánování akcí a míst konání s nástroji pro spolupráci v reálném čase)
Planning Pod spojuje rozpočty, časové plány, seznamy úkolů, plány prostor, registraci, přihlášení, klientské portály, návrhy, smlouvy, fakturaci a komunikaci týmu. Jeho vizuální návrhář s funkcí drag-and-drop usnadňuje vytváření přesných, měřítkových rozvržení prostor a sezení bez nutnosti přepínání mezi nástroji.
Integrovaný CRM systém pomáhá sledovat potenciální zákazníky a interakce s klienty, včetně plánování schůzek, e-mailových konverzací a editovatelných šablon pro plánování akcí, které lze použít pro návrhy a smlouvy. Planning Pod je kompatibilní s mobilními zařízeními, integrovaný se Zapierem a podporuje automatizaci pracovních postupů a synchronizaci s dalšími nástroji.
Nejlepší funkce Planning Pod
- Spravujte půdorysy, rozvržení místností a plány usazení pomocí vizuálního návrháře s funkcí drag-and-drop.
- Koordinujte týmy a dodavatele pomocí přidělování úkolů, sdílených kalendářů a komunikačních nástrojů.
- Nabídněte klientům portály pro spolupráci, schvalování a sdílení dokumentů.
Omezení Planning Pod
- Nástroj pro plánování podlahové plochy a uspořádání místa konání působí ve srovnání s jinými platformami neohrabaně a neintuitivně.
- I když jsou pravidelně prováděna vylepšení, platforma stále potřebuje aktualizace, aby se zvýšila snadnost použití pro větší týmy.
Ceny Planning Pod
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Planning Pod
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: 4,4/5 (více než 30 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Planning Pod?
Zde je recenze Capterra:
Líbí se mi, že majitelé se neustále snaží vylepšovat software a zdá se, že skutečně naslouchají zpětné vazbě zákazníků ohledně toho, co bychom rádi viděli. Je cenově dostupný a snadno použitelný... Svatební webové stránky, které jsou k dispozici klientům, nejsou na úrovni toho, co je k dispozici v tomto odvětví. Totéž platí pro nástroj pro vytváření půdorysů. Bylo by skvělé, kdybychom museli používat pouze jednu platformu, ale zároveň je cena přiměřená tomu, že nástroje, které dostanete, jsou dobré a odpovídají tomu, za co platíte.
Líbí se mi, že majitelé se neustále snaží vylepšovat software a zdá se, že skutečně naslouchají zpětné vazbě zákazníků ohledně toho, co bychom rádi viděli. Je cenově dostupný a snadno použitelný... Svatební webové stránky, které jsou k dispozici klientům, nejsou na úrovni toho, co je k dispozici v tomto odvětví. Totéž platí pro nástroj pro vytváření půdorysů. Bylo by skvělé, kdybychom museli používat pouze jednu platformu, ale zároveň je cena přiměřená tomu, že nástroje, které dostanete, jsou dobré a odpovídají tomu, za co platíte.
20. Social Tables (nejlepší pro vytváření diagramů rozvržení akcí a správu plánů uspořádání míst)
Social Tables je systém pro správu akcí, který vyniká v oblasti kolaborativního a interaktivního plánování prostor, díky čemuž mohou organizátoři akcí a provozovatelé prostorů spolupracovat na jednom místě. Jeho intuitivní rozhraní typu drag-and-drop vám umožňuje vytvářet 2D a fotorealistické 3D diagramy pomocí stolů, židlí a dalších prvků rozvržení, což je skvělé pro vizuální mapování toku hostů a uspořádání místností.
Integrované seznamy hostů jsou přímo propojeny s rozřazením míst, údaji o účastnících a preferencemi ohledně stravování, zatímco mobilní check-in aktualizuje stav hostů v reálném čase přímo na diagramu. Díky cloudovému úložišti zůstávají důležité dokumenty, jako jsou smlouvy a rozvržení, synchronizovány napříč zařízeními.
Nejlepší funkce Social Tables
- Navrhujte interaktivní půdorysy a 3D diagramy pomocí nástrojů drag-and-drop pro místa konání, stoly a uspořádání sedadel.
- Spolupracujte v reálném čase s klienty, dodavateli a členy týmu na rozvrženích a seznamech hostů.
- Spravujte seznamy hostů, potvrzení účasti a přidělování míst pomocí snadno použitelných nástrojů pro správu seznamů.
Omezení Social Tables
- Ve srovnání s jinými nástroji postrádá pokročilé analytické funkce.
Ceny Social Tables
- Bezplatná zkušební verze
- Pro: 199 $/měsíc na uživatele
- Premium: ceny na míru
Hodnocení a recenze Social Tables
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
Zpestřete své plánování s ClickUp
Na trhu je spousta skvělých nástrojů, které vám pomohou zefektivnit plánování úspěšných akcí, ať už se jedná o jednodenní workshop nebo konferenci pro 5 000 účastníků. Od půdorysů po seznamy hostů, od rozpočtů po branding – těchto 20 nejlepších softwarových řešení pro správu akcí vám pomůže zkrotit chaos a soustředit se na vytvoření nezapomenutelného zážitku.
Pokud však hledáte jednu platformu, která propojí celý životní cyklus vaší akce – úkoly, časové osy, dokumenty, plánování pomocí umělé inteligence, automatizace a dokonce i správu účastníků akce – ClickUp je pro vás tou správnou volbou. Je dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobila vašemu pracovnímu postupu, dostatečně výkonný, aby se dal škálovat, a navržený tak, aby spolupráce byla snadná.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma! ✅