Ach ne, pro hosty není dostatek jídla! Dorazilo více hostů, než kolik se přihlásilo. Nyní tedy není v místě konání dostatek místa pro všechny účastníky! Navíc máme nedostatek personálu. ?
Jako organizátor akcí musíte tyto překážky brát jako součást své každodenní práce.
Je pochopitelné, že mezi plánováním a realizací akce může být obtížné mít vše pod kontrolou.
Co kdybyste se dozvěděli, že existuje jednodušší způsob, jak zajistit, aby vše proběhlo hladce a bez překvapení? Software pro správu projektů v oblasti pořádání akcí za vás udělá všechnu těžkou práci. ?️
Ať už jde o správu harmonogramů akcí, koordinaci více týmů a dodavatelů nebo správu rozpočtů a všeho mezi tím.
Ať už jste zaměstnanec, který plánuje akci v rámci své práce, nebo manažer akcí, pomůžeme vám pochopit, co hledat v softwaru pro správu akcí, jaké jsou dostupné možnosti a, co je ještě důležitější, jaký software pro plánování akcí nejlépe vyhovuje vašim požadavkům.
Co je software pro správu událostí?
Software pro správu projektů v oblasti pořádání akcí umožňuje organizátorům plánovat, realizovat a spravovat všechny akce na jednom místě. Může se jednat o konference, veletrhy, večírky, sportovní akce a další.
Zjistíte, že většina softwaru pro správu událostí spadá do dvou kategorií:
- Komplexní platforma pro správu projektů pro týmy plánující akce
- Platforma, která zpracovává jednotlivé prvky kontrolního seznamu plánování (například registraci, organizaci akce, rozpočet a analýzu po akci).
Výběr softwaru závisí na vašich požadavcích. Zejména po pandemii se technologie přizpůsobila různým typům akcí. Některé softwary jsou například vhodnější pro pořádání virtuálních akcí, zatímco jiné mají širší škálu funkcí pro fyzické a hybridní akce.
Řekněme, že pořádáte několikadenní konferenci na téma „Budoucnost maloobchodu v roce 2024“ a současně se koná několik akcí – fyzických i online. V takovém případě je lepší použít komplexní systém pro správu akcí.
Zde je několik funkcí, které byste měli zvážit pro hladké plánování akcí v platformě pro správu akcí. ?
Co hledat v softwaru pro plánování akcí?
Co tedy hledat v nástroji pro správu událostí? Zjednodušme vaše možnosti.
- Funkce: Má tento nástroj funkce, které potřebujete k plánování, propagaci a realizaci vašich akcí? Vlastní prodej vstupenek a registrace s čekací listinou, skupinová registrace a vstupenky v předprodeji Integrované zpracování plateb, aby si účastníci mohli zakoupit vstupenky online prostřednictvím vaší webové stránky Mobilní přístup pro organizátory akcí a týmy, které jsou často na cestách Automatické sledování výdajů, abyste měli přehled o svém rozpočtu
- Vlastní prodej vstupenek a registrace s čekací listinou, skupinová registrace a vstupenky v předprodeji.
- Integrované zpracování plateb, aby si účastníci mohli zakoupit vstupenky online prostřednictvím vaší webové stránky.
- Mobilní přístup pro organizátory akcí a týmy, které jsou neustále v pohybu
- Automatické sledování výdajů, abyste měli svůj rozpočet pod kontrolou.
- Reputace: Zeptejte se svých přátel, kteří se zabývají plánováním akcí, na nástroje, které používají, a podívejte se na recenze na Googlu, v obchodě s aplikacemi a na stránkách třetích stran.
- Bezpečnost: Je velmi důležité zachovat soukromí údajů účastníků. Hledejte nástroje, které jsou v souladu s předpisy vaší země, jako je GDPR.
- Robustnost: Je software pro správu událostí stabilní i při intenzivním používání?
- Přizpůsobitelné funkce: Každá akce je jedinečná, proto se ujistěte, že váš nástroj pro plánování akcí vyhovuje vašim potřebám. Nabízí například kalendářový přehled nadcházejících termínů nebo různé pohledy na nadcházející úkoly?
- Podpora a aktualizace: Váš nástroj pro správu projektů by měl nabízet spolehlivou zákaznickou podporu a být pravidelně aktualizován.
- Spolupráce: Nástroj by měl být schopen integrace s dalšími systémy, které můžete pro akci používat. Pokud například dodavatel aktualizuje rozpočet v jiném nástroji, mělo by se to projevit i ve vašem nástroji. Nebo pokud řečník aktualizuje poznámky v Google Docs, měla by existovat integrace s Google Apps, aby byly změny vždy synchronizovány.
- Šablony: Poskytuje software pro plánování akcí výchozí body pro různé akce pomocí šablon, takže nemusíte vše vytvářet od nuly?
- Vlastní prodej vstupenek a registrace s čekací listinou, skupinová registrace a vstupenky v předprodeji.
- Integrované zpracování plateb, aby si účastníci mohli zakoupit vstupenky online prostřednictvím vaší webové stránky.
- Mobilní přístup pro organizátory akcí a týmy, které jsou neustále v pohybu
- Automatické sledování výdajů, abyste měli svůj rozpočet pod kontrolou.
10 nejlepších softwarů pro správu událostí
1. ClickUp
Bezplatný nástroj pro správu projektů ClickUp je vhodný pro akce jakékoli velikosti a umožňuje vám spravovat veškeré plánování akcí, od nápadu až po den realizace.
Platforma ClickUp je nezávislá na typu akce, což znamená, že ji můžete přizpůsobit pro akci jakékoli velikosti. Ať už se jedná o překvapivou večeři pro vaši milovanou osobu nebo svatbu s tisíci hosty, platforma se přizpůsobí vašim preferencím.
Pomocí šablony strategického plánu události ClickUp můžete vytvořit podrobné plány pro každou fázi události, uspořádat klíčové podrobnosti na jednom místě a sledovat cíle pro úspěšnou událost.
Nejlepší funkce ClickUp
- Přidejte vlastní stavy (například otevřeno, v procesu a dokončeno), kategorizujte a přidávejte atributy (rozpočet, zbývající rozpočet, vynaložený rozpočet a stav platby) a vizualizujte všechny informace na jednom místě.
- Ať už organizujete pracovní akci, obchodní konferenci nebo svatbu, šablony uspořádání míst k sezení vám umožní naplánovat a navrhnout rozvržení míst, kde budou všichni sedět, aby se zabránilo přeplnění.
- Pokud pořádáte velkou konferenci, plánování by zahrnovalo rezervaci hotelů a pronájem aut, plánování letů a cestovních plánů, dopravu a ubytování, a to vše při dodržení vašeho rozpočtu. Šablony itinerářů dokumentují podrobnosti vaší akce a jsou připravené k použití pro každý typ akce.
- ClickUp AI, jeden z asistentů pro plánovače akcí využívající umělou inteligenci, vyřeší i ty nejnáročnější části procesu plánování akcí, včetně psaní plánů akcí, vytváření obsahu a brainstormingu nápadů na firemní akce.
- Více než 100 automatizací zefektivní vaše pracovní postupy při plánování akcí a automatizuje opakující se úkoly, abyste se mohli soustředit na klíčové aspekty plánovacího procesu.
- Vytvářejte sledovatelné cíle, monitorujte je, měřte jejich plnění a automatizujte sledování pokroku pomocí cílů ClickUp.
Omezení ClickUp
- Počáteční fáze učení
- ClickUp AI je k dispozici pouze pro platící uživatele.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/měsíc na uživatele
- Business: 12 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Individuální ceny
ClickUp Brain: K dispozici ve všech placených tarifech za 7 $/člen pracovního prostoru/měsíc
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 8900 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 3800 recenzí)
Bonus: CRM software pro akce!
2. Asana
Ať už jste velká organizace nebo malý tým plánující akce, nástroj pro správu projektů Asana vám umožní sledovat všechny podrobnosti související s vaší akcí na jednom místě. ?️
Asana umožňuje uživatelům brainstormovat nápady na akce, přidělovat úkoly zainteresovaným stranám, jako jsou koordinátoři míst konání, koordinátoři programů, koordinátoři marketingu a merchandisingový tým, přizpůsobovat šablony pro správu projektů a sledovat milníky akcí.
Nejlepší funkce Asany
- Organizujte svou práci do Kanban tabulek pro schůzky s dodavateli, zobrazujte úkoly ve vertikálním formátu seznamu úkolů a prohlížejte si časové osy ve formátu Ganttových diagramů.
- Různé skupiny mohou spolupracovat na projektech a úkolech pomocí Asana Workspaces.
- Přidejte vlastní pole pro určení fáze, priority a nákladů souvisejících s pracovním postupem akce.
Omezení Asany
- Jedná se o snahu propojit hierarchické úkoly, projekty a jejich závislosti.
- Asana nemá zabudované tabulky, což znamená, že je nelze přímo v Asaně prohlížet ani upravovat.
Ceny Asany
- Základní: Navždy zdarma
- Premium: 10,99 $ za uživatele a měsíc
- Business: 24,99 $ za uživatele a měsíc
Hodnocení a recenze Asany
- G2: 4,3/5 (více než 9400 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 12 100 recenzí)
3. Monday. com
Organizátoři akcí používají Monday k plánování velkých konferencí, online a hybridních akcí i dalších typů akcí, jako jsou dětské oslavy a soukromé akce.
Tento software se zaměřuje na centralizované pracovní postupy pro registraci událostí, spolupráci mezi týmy, správu marketingu událostí a monitorování v reálném čase v průběhu události. ?
Nejlepší funkce Monday.com:
- Šablony časových os projektů umožňují týmům organizujícím akce zahrnout podrobnosti týkající se konkrétních úkolů, jako je počet zdrojů dostupných pro akci, spolu s odhadovanými časovými osami pro každý úkol.
- Shromažďujte data o akcích, abyste získali přehled o časových harmonogramech, pracovním vytížení a stavu pokroku, a prohlížejte si je na přehledových panelech.
- Na přehledných tabulkách jsou zobrazeny všechny akce na centralizované platformě, které lze dále rozdělit do skupin, jako jsou kategorie akcí.
Omezení Monday.com
- Dashboardy nejsou k dispozici pro uživatele bezplatné verze.
- Integrace kalendáře by mohla být lepší, aby bylo možné provádět prognózy.
Ceny Monday.com
- Zdarma: Navždy zdarma
- Základní: 8 $ za místo za měsíc
- Standard: 10 $ za místo za měsíc
- Pro: 19 $ za místo za měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Monday.com
- G2: 4,7/5 (více než 8600 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4200 recenzí)
4. Trello
Trello je jednodušší nástroj než jiné softwary pro správu projektů v oblasti pořádání akcí.
Původně se jednalo o nástroj pro týmovou spolupráci, ale mnoho týmů používá Trello pro plánování akcí a správu projektů.
Pokud například plánujete dětskou narozeninovou oslavu, tabule Trello vám pomohou spravovat pracovní postupy, sdílet nápady, stanovovat termíny, přidělovat projekty a sledovat pokrok. Díky tomu je to zábavný zážitek.
Nejlepší funkce Trello
- Pracovní prostor Trello obsahuje karty úkolů, do kterých můžete přidávat přílohy, dokumenty, obrázky a další data, abyste mohli spolupracovat s jinými týmy a externími dodavateli.
- Automatizace pracovních postupů bez nutnosti programování usnadňuje používání i pro technicky neznalé uživatele.
- Trello Butler vám umožňuje vytvářet příkazy pro automatizaci úkolů souvisejících s řízením událostí, jako je správa termínů.
Omezení Trello
- Trello nenabízí chat v reálném čase.
- Vzhledem k tomu, že postrádá funkce jako integrovaný e-mail, možnost přidávat komentáře a nepřetržitou podporu, není vhodný pro velké akce.
Ceny Trello
- Zdarma
- Standard: 5 $ za uživatele za měsíc
- Premium: 10 $ za uživatele a měsíc
- Enterprise: 17,50 $ za uživatele a měsíc
Hodnocení a recenze Trello
- G2: 4,4/5 (13390+ recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 22 800 recenzí)
5. Basecamp
Předpokládejme, že plánujete virtuální konferenci s několikadenními summity. Bylo by užitečné mít nástroj pro správu projektů, jako je Basecamp, který by shromažďoval data, jako je míra zapojení účastníků, počet registrací a míra účasti.
Software pro správu úkolů Basecamp umožňuje spolupráci více týmů, jako jsou organizátoři akcí, marketingoví specialisté, vedoucí pracovníci a dodavatelé.
Díky integraci Ganttova diagramu je Basecamp skvělým softwarem pro plánování akcí. Uživatelé sem mohou jednoduše přetahovat své úkoly a manažeři mohou sledovat, na čem každý člen týmu pracuje.
V této fázi můžete posoudit, zda budete potřebovat více zaměstnanců, jak se akce blíží.
Nejlepší funkce Basecampu
- Jednostránkový přehled všech projektů, úkolů a harmonogramů
- Integrovaný skupinový chat v reálném čase pro komunikaci s různými týmy
- Organizované pracovní prostředí pro ukládání dokumentů a souborů
Omezení Basecampu
- Žádné bezplatné tarify, pokud nejste student.
- Basecamp nemá funkci nahrávání videa v aplikaci.
Ceny Basecamp
- Osobní: 15 $ měsíčně
- Business: 299 $ měsíčně
Hodnocení a recenze Basecamp
- G2: 4,1/5 (více než 5200 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 14 200 recenzí)
6. Wrike
Pokud plánujete organizovat online akce, jako jsou webináře, které jsou menšího rozsahu, doporučujeme software pro správu projektů Wrike.
Obsahuje šablony pro plánování akcí, které umožňují spravovat termíny, organizovat sdílené kalendáře, sledovat pokrok na vizuálních tabulkách a kontrolovat rozpočet.
Nejlepší funkce Wrike
- Předem připravené šablony zjednodušují plánování opakujících se akcí.
- Kanbanové tabule s přizpůsobitelnými dashboardy, interaktivními Ganttovými diagramy a dynamickými kalendářovými zobrazeními.
- Přizpůsobené pracovní postupy pro sledování pokroku v reálném čase
Omezení Wrike
- Naučte se jej používat i jako začínající uživatel
- Zobrazení Ganttova diagramu je k dispozici pouze placeným uživatelům.
Ceny Wrike
- Zdarma
- Tým: 9,80 $ za uživatele za měsíc
- Business: 24,80 $ za uživatele a měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
- Pinnacle: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Wrike
- G2: 4,2/5 (více než 3400 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 2400 recenzí)
7. Notion
Pokud chcete uspořádat překvapivou narozeninovou oslavu pro svého partnera, platforma pro správu projektů Notion vám pomůže udržet si přehled. Můžete vytvářet osnovy projektů pomocí vestavěných šablon, zaznamenávat poznámky a centralizovat náklady a aktivity do jediného centra.
Nejlepší funkce Notion
- Notion AI je kreativní partner pro psaní, který vám pomůže s brainstormingem nápadů a tvorbou obsahu akcí.
- Přizpůsobitelné šablony pro organizaci vašeho plánovacího procesu
Omezení Notion
- Někteří uživatelé tvrdí, že mu chybí integrovaný nástroj pro vytváření reportů.
Ceny Notion
- Zdarma
- Plus: 8 $ za uživatele za měsíc
- Business: 15 $ za uživatele za měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Notion
- G2: 4,7/5 (více než 4800 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 1800 recenzí)
8. Cvent
Pokud organizujete veletrh, technologie Cvent pro pořádání akcí vám umožní vytvořit pro účastníky nezapomenutelný zážitek.
Platforma pro správu událostí snižuje administrativní úkoly před událostí, takže můžete zachytit, kvalifikovat a sledovat potenciální zákazníky.
Nejlepší funkce Cvent
- Zjednodušuje proces vyhledávání míst pro akce díky správě míst.
- Správa vystavovatelů zefektivňuje úkoly a komunikaci vystavovatelů, čímž se snižuje nutnost vzájemné koordinace.
- Platforma pro webináře vám umožňuje vytvářet poutavé webináře pro virtuální akce.
Omezení Cvent
- Tato platforma je ve srovnání s ostatními nástroji na tomto seznamu drahá.
- Funkce mohou být pro technicky neznalé a začínající uživatele příliš složité.
Ceny Cvent
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Cvent
- G2: 4,3/5 (více než 1700 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 900 recenzí)
9. Whova
Místo používání různých softwarů pro správu vstupenek, komunikaci s účastníky a logistiku slouží software pro plánování akcí Whova jako komplexní řešení pro organizátory akcí.
Unifikovaná hybridní platforma pro akce a software pro správu míst konání od společnosti Whova nabízí digitální stánky pro akce, jako jsou veletrhy práce, výstavy a veletrhy.
Nejlepší funkce Whova
- Vytvářejte brožury o akcích přizpůsobené pro mobilní zařízení s brandingem vaší společnosti.
- Odesílejte push notifikace s cílenými oznámeními
- Spravujte účastníky a prodej vstupenek na akci z jedné platformy.
Omezení Whova
- Omezené integrace s platformami třetích stran
Ceny Whova
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Whova
- G2: 4,8/5 (více než 1200 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 1700 recenzí)
10. Scoro
Vytvářejte rozpočty projektů, přidělujte fakturovatelné a nefakturovatelné práce a spravujte schůzky, úkoly a faktury pomocí nástrojů pro správu událostí od Scoro.
Plánovač Scoro vám poskytuje přehled o individuálním pracovním vytížení, dostupných termínech, potenciálních přeplněných termínech a termínech.
Sledujte fakturované a skutečně odpracované hodiny u každého projektu nebo klienta a převádějte je do faktur s vlastními sazbami v různých měnách. Můžete také automaticky odesílat upomínky na nezaplacené faktury a zefektivnit správu plateb.
Nejlepší funkce Scoro
- Rozsáhlé možnosti reportování pro analýzu a měření výkonu akce.
- Vytvářejte nabídky a odhadujte náklady na dodání pomocí předem připravených šablon.
- Plánování zdrojů zajišťuje, že úkoly jsou přidělovány na základě kapacit organizátorů akcí.
Omezení Scoro
- Žádný bezplatný tarif
- Někteří uživatelé hlásí nedostatečnou odezvu ze strany zákaznické podpory.
Ceny Scoro
- Essential: 26 $ za uživatele a měsíc
- Standard: 37 $ za uživatele a měsíc
- Pro: 63 $ za uživatele za měsíc
- Ultimate: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Scoro
- G2: 4,5/5 (více než 380 recenzí)
- Capterra: 3,7/5 (více než 1700 recenzí)
Začněte plánovat s komplexním a přizpůsobitelným softwarem pro akce
S nástrojem pro správu projektů akcí můžete mít jistotu, že vaše akce budou pro účastníky nezapomenutelné a vše půjde podle plánu. ?
Základní funkce, jako jsou šablony pro plánování akcí, ClickUp AI, integrace, cíle a správa projektových úkolů, vám umožní pořádat úspěšné akce, na které vaši účastníci budou dlouho vzpomínat. ?
Pokud se chystáte organizovat další akci, vyzkoušejte ClickUp zdarma.