Fáze návrhu projektu je klíčová pro zachycení podstatných detailů. Bez pevného rámce vedoucí týmů nevědí, kdo je za co zodpovědný, a jednotliví přispěvatelé nemají ponětí, co se od nich očekává.
Data ResearchGate ukazují, že téměř 40 % projektů selže kvůli nedostatečnému plánování. A pokud dojde k selhání komunikace, nárůst neúspěšných projektů vyskočí na téměř 60 %.
Týmy si jsou tohoto rizika vědomy, a proto stále více potenciálních zákazníků používá šablony návrhů projektů, než kliknou na tlačítko „Spustit“. Pokud řídíte tým, šablona návrhu projektu by měla sloužit jako podrobný kontrolní seznam pro všechny zúčastněné strany.
Šablony návrhů projektů neslouží pouze k poskytnutí podrobných informací. Dobře promyšlený plán podporuje zájem zainteresovaných stran. Pomáhá také zajistit schválení rozpočtu a zdůrazňuje dopad úspěchu.
Abychom vám pomohli se připravit, shromáždili jsme 10 nejlepších šablon návrhů projektů, které můžete použít – zcela zdarma. Než se ale pustíme do detailů, podívejme se nejprve na to, co je to vlastně návrh projektu.
Co je to návrh projektu?
Návrh projektu je zdokumentovaný proces, který popisuje a definuje všechny nezbytné požadavky projektu, které musí zúčastněné strany splnit v konkrétním časovém rámci. Dobře naplánovaný návrh poskytuje zúčastněným stranám základní informace, jako jsou rozpočty, časové harmonogramy, cíle a celkový účel.
Cílem je zapojit všechny a, co je ještě důležitější, dosáhnout shody na stanoveném rámci projektu.
Získání podpory od zainteresovaných stran a vedoucích týmů je pro úspěch vašeho projektu zásadní, tak proč neshrnout nejdůležitější podrobnosti, aby to fungovalo? Představte si návrh projektu jako jedinou šanci ukázat všem zúčastněným:
- Proč je to – opravdu – skvělý nápad
- Jak vám mohou zainteresované strany pomoci vyhrát
- Proč mají vaši stakeholdeři to štěstí, že mohou pracovat na tomto skvělém projektu
Dobře, možná „štěstí“ není to správné slovo. Ale kvalitní návrh projektu upoutá pozornost vašich stakeholderů a nadchne je pro spolupráci. Měl by také zdůraznit potenciální úspěch, který by stakeholdeři mohli dosáhnout díky spolupráci s vámi – protože kdo by nechtěl mít v kapse další úspěšný projekt, až přijde čas hodnocení?
10 bezplatných šablon návrhů projektů, které zaujmou zainteresované strany
Pokud jsme vás ještě nepřesvědčili, zopakujeme to – návrhy projektů jsou zásadní pro úspěch vašeho projektu a spolupráci vašeho týmu. Bohužel ne všechny šablony návrhů projektů jsou stejné.
Skvělá šablona nejenže splňuje všechny vaše požadavky, ale také usnadňuje plánování, spolupráci a strukturování navrhovaného rámce. Podívejte se na těchto 10 nejužitečnějších šablon návrhů projektů, které vám pomohou přesvědčit vaše stakeholdery:
1. Šablona návrhu projektu ClickUp
Ideální typy návrhů: vyžádané, nevyžádané, neformální, obnovení, pokračování a doplňkové
Dokumentace návrhu projektu nemusí vždy znamenat, že musíte pracovat pouze s písemným textem. Vizuální návrhy mohou ve skutečnosti pomoci jasněji vykreslit vaše nápady a rámec.
Proto je šablona návrhu projektu ClickUp jednou z nejlepších možností, jak vizuálně prezentovat svůj plán. Tato šablona využívá ClickUp Docs k živé prezentaci vašeho návrhu v plně editovatelném formátu.
V oblasti projektového řízení je přizpůsobení klíčové, a proto je šablona ClickUp ideální pro vedoucí projektů, kteří chtějí přizpůsobit návrhy konkrétním potřebám svých stakeholderů.
ClickUp nabízí funkce pro spolupráci, které umožňují rychle přiřadit komentáře zainteresovaným stranám s jasnými pokyny a zástupnými symboly. Tyto funkce jsou navrženy tak, aby agenturám pomohly prezentovat řešení, řídit očekávání a zajistit podporu zainteresovaných stran efektivně a profesionálně.
Bonus: Nástroje pro správu návrhů
2. Šablona návrhu kreativní agentury ClickUp
Ideální typy návrhů: vyžádané, nevyžádané, neformální, obnovení a pokračování
Pokud spravujete klienty pro kreativní agenturu, neustále prodáváte svou firmu stávajícím i potenciálním zákazníkům. Kreativní agentury musí zdůraznit, čím se odlišují od ostatních, a nakonec klientům ukázat, jak toho mohou dosáhnout a v jakém časovém horizontu.
Věděli jste, že průzkum marketingové agentury Sprout Social zjistil, že více než 4 z 5 agentur přizpůsobují své návrhy individuálně pro každého klienta?
Pokud chcete skutečně zdůraznit a přizpůsobit svou nabídku konkrétnímu klientovi, je šablona nabídky pro kreativní agenturu ClickUp skvělým výchozím bodem. Tato šablona zjednodušuje prezentaci vašim klientům díky přizpůsobitelným značkám, vlastním polím a viditelnému ukazateli průběhu.
Snadno vytvořte podrobný seznam úkolů, ve kterém můžete přiřazovat úkoly, vytvářet důležité podúkoly, přiřazovat komentáře zúčastněným stranám a přidělovat priority, aby všichni viděli nejdůležitější kroky.
3. Šablona žádosti o návrh ClickUp
Ideální typy návrhů: vyžádané, obnovení, pokračování a doplňkové
Šablona žádosti o návrh ClickUp je ideální pro ty, kteří pracují v méně konkurenčním oboru a potřebují zdůraznit své odborné znalosti v návrhu projektu. Tento typ žádosti o návrh vyžaduje šablonu, která jde nad rámec běžných detailů, aby pokryla všechny aspekty projektu.
Žádosti o návrh musí být pečlivé a informativní, aby všichni zúčastnění znali své povinnosti. Šablona žádosti o návrh ClickUp vám umožňuje pracovat s rozsáhlým kontrolním seznamem, který byl přizpůsoben odbornými projektovými manažery ClickUp!
Ne všechny žádosti o návrh jsou stejné, ale existuje spousta podobností a společných požadavků, které tato šablona ClickUp zahrnuje. Zahajte proces návrhu projektu nebo ji použijte k přidání konkrétnějších detailů do svého rámce.
Podívejte se na tyto šablony žádostí o cenovou nabídku!
4. Šablona žádosti o návrh vývoje webových stránek ClickUp
Ideální typy návrhů: vyžádané, nevyžádané, neformální, obnovení, pokračování a doplňkové
Vývojářské týmy jsou známé tím, že potřebují informace o projektu rychle a řešení nebo očekávání projektu ještě rychleji.
Práce v prostředí s vysokými nároky na dodávku projektů nutí webové vývojáře dodržovat přesné časové harmonogramy projektů, protože obvykle pracují na základě projektových sprintů.
Tuto šablonu použijte k vyhledání uchazečů pro váš projekt vývoje webových stránek. Šablona žádosti o návrh ClickUp byla speciálně navržena pro projekty vývoje webových stránek a pro vytvoření jasného návrhu projektu.
Šablona obsahuje průvodce pro začátečníky s přednastavenými dokumenty ClickUp Docs, abyste mohli přidat své poslání, přehled projektu, vizi, časový plán a mnoho dalšího.
5. Šablona obchodního návrhu ClickUp
Ideální typy návrhů: vyžádané, nevyžádané, pokračování a doplňkové
Jistě, existuje spousta šablon návrhů projektů a dokumentů obchodních návrhů. Ale pro firmy, které konkrétně potřebují obchodní návrh pro investory, vlastníky pozemků nebo stavební firmy, musíte mít vše důkladně zdokumentováno.
Šablona obchodního návrhu ClickUp je ideální pro ty, kteří chtějí prezentovat své obchodní návrhy stávajícím nebo potenciálním partnerům a všechny potenciální otázky týkající se rozsahu projektu. Navíc, mít na míru šitý návrh projektu pro vaši firmu vyvolává mnohem lepší dojem.
To platí zejména pro komerční podniky, které používají jednoduché šablony návrhů projektů Google Doc, které nemusí obsahovat nic jiného než logo společnosti a její poslání. Je čas přejít na ClickUp.
6. Šablona popisu projektu ClickUp
Ideální typy návrhů: vyžádané, nevyžádané, neformální a obnovení
Popisy projektů mohou být rozsáhlé dokumenty, které obsahují všechny vaše myšlenky, nápady a návrhy – pohromadě na jednom místě. Pomáhají organizovat celkový časový harmonogram projektu a klást základní otázky kdo, co, kde, kdy, proč a jak.
Šablona ClickUp Project Narrative funguje jako primární součást vašeho projektu a poskytuje přehled o souhrnu, cílech, časovém harmonogramu projektu, zúčastněných stranách a dalších informacích.
Schopnost přizpůsobit popis projektu je klíčová pro vytvoření solidní obchodní nabídky. Tato šablona návrhu projektu vám pomůže vyhnout se příliš technickému jazyku při popisu projektu, aniž byste zkrátili informace nebo rozsah projektu.
7. Šablona návrhu služeb Microsoft Word
Ideální typy návrhů: Nežádané, neformální, obnovení, pokračování a doplňkové
Pokud hledáte bezplatnou a velmi jednoduchou šablonu návrhu projektu v aplikaci Microsoft Word, kterou můžete použít pro svůj další navrhovaný projekt, je tato šablona tou pravou volbou. Šablona návrhu služby Microsoft vám pomůže rozdělit váš obchodní návrh do samostatných částí.
Tato jednostránková šablona návrhu vám navíc umožňuje představit obchodní cíle, výstupy projektu a celkový přístup k cenám a harmonogramu vašeho projektu. Předformátované tabulky vám umožňují uvést přesné a relevantní podrobnosti o vašem projektu – vše v jednom dokumentu Word.
Tuto šablonu můžete použít jako krátkodobé řešení pro vyjednávání smluv nebo obnovení starého projektu.
8. Šablona návrhu v Microsoft Word od Template.net
Ideální typy návrhů: Nežádané, neformální a pokračování
Microsoft Word není známý jako prémiová platforma pro dobře navržené šablony projektů, ale šablona návrhu projektu Template.net je o krok napřed. Tato bezplatná šablona návrhu projektu vám umožní prezentovat váš projekt zainteresovaným stranám, aniž by se musely dívat na nudný dokument Word.
Jeho přizpůsobení je však, kromě úpravy textu, poměrně omezené. Šablona poskytuje předem dané rozdělení na shrnutí, problém, řešení a cíle. Zároveň však šablona neposkytuje příliš prostoru pro kreativitu.
Můžete přidat různé sekce a naprogramovat je na většině zařízení, což z něj činí velmi jednoduché řešení pro plánování vašeho navrhovaného projektu.
9. Šablona konečného návrhu projektu v aplikaci Microsoft Word od Template.net
Ideální typy návrhů: Vyžádané, nevyžádané a doplňkové
Pro vědce, učitele a studenty je tento návrh akademického projektu užitečný pro navrhování připravovaných výzkumných projektů s jednoduchým, ale profesionálním rozdělením. Podrobná šablona Template.net University Final Project Proposal Template obsahuje sekci, ve které můžete institucím poskytnout více informací o sobě nebo svém týmu.
Obsahuje také sekce, které vám pomohou vytvořit časový plán projektu, stanovit cenu za výzkum a podmínky projektu. Pokud hledáte šablonu na míru pro svůj akademický projektový návrh, tato je ta pravá.
10. Šablona návrhu projektu webových stránek v aplikaci Microsoft Word od Template.net
Ideální typy návrhů: neformální, obnovení, pokračování a doplňkové
Chcete navrhnout svůj webový projekt nějaké firmě nebo poskytnout podrobnosti o svém postupu prostřednictvím požadované nabídky? Šablona návrhu webového projektu Template.net by pro vás mohla být vhodná.
V této šabloně návrhu projektu získáte jednoduchý přehled, který zdůrazňuje:
- Kdo jste a co děláte
- Časový harmonogram projektu a důležité termíny
- Vaše navrhovaná cenová struktura pro vytvoření webových stránek
- Podmínky navrhovaného projektu webových stránek
Weboví vývojáři se jistě shodnou na jedné věci – projekty se mohou snadno rychle vymknout z rukou. Proto je užitečné zahrnout všechny podrobnosti projektu a potenciální problémy s rozsahem projektu přímo do návrhu projektu.
6 typů návrhů projektů
Projektoví manažeři a vedoucí pracovníci obvykle pracují se šesti různými typy návrhů projektů, které dokumentují jejich vlastní jedinečné projektové cíle. Před přijetím nového návrhu projektu je dobré se nejprve seznámit s těmito šesti typy návrhů:
1. Vyžádaná nabídka projektu
Jak již název napovídá, tento typ návrhu projektu nastává, když vás někdo požádá o návrh. Cílem je získat vaše odborné rady nebo pokyny týkající se konkrétního rámce projektu. Často se to děje prostřednictvím žádosti o návrh (RFP) a nekonkuruje to s jinými návrhy (tj. konkurenčními firmami nebo agenturami).
2. Nevyžádaný návrh projektu
Na druhou stranu, nevyžádané návrhy se obvykle zasílají bez konkrétní žádosti nebo výzvy k podání nabídky. Cílem tohoto formátu je zdůraznit, proč je váš rámec lepší, a proto se nevyžádané návrhy často používají v nabídkách dodavatelů.
3. Neformální návrh projektu
Neformální návrhy jsou vyžadovány od klientů nebo firem, které nutně nehledají žádost o návrh, ale spíše konverzační přístup k prezentaci projektu. Cíl tohoto formátu je flexibilnější, protože nevyžaduje takovou konkrétnost.
4. Návrh na obnovení projektu
Návrhy na obnovení projektu se zasílají stávajícím klientům s cílem pokračovat, rozšířit nebo vylepšit služby v rámci vámi navrhovaného rámce. Cílem tohoto návrhu je obvykle zdůraznit předchozí výsledky nebo produkci, aby se zvýšila ochota klientů k nákupu.
5. Návrh pokračování projektu
Místo přesvědčování klientů nebo firem o vašem plánu, návrh pokračování projektu informuje nebo připomíná zúčastněným stranám zahájení nebo aktuální průběh projektu. Cílem je informovat zúčastněné strany a udržovat je v obraze, nikoli je přesvědčovat, aby návrh přijaly.
6. Doplňkový návrh projektu
Doplňkový návrh projektu funguje jako pokračování návrhu. Tento typ návrhu však neposkytuje pouze aktualizaci, ale žádá o další zdroje, ať už se jedná o pracovní sílu nebo finanční prostředky. Cílem je přesvědčit zúčastněné strany, že k dokončení původního plánu je zapotřebí více.
Komu přináší použití návrhu projektu výhody?
Podniky: Návrhy projektů jsou pro podniky důležité, aby pochopily rozsah projektu a zajistily jeho včasné dokončení. Tento dokument jim pomáhá sledovat pokrok a zajistit, aby všechny zúčastněné strany byly informovány o všech změnách nebo aktualizacích nezbytných pro projekt.
Projektoví manažeři: Návrhy projektů jsou pro projektové manažery nezbytné, aby mohli stanovit očekávání a zajistit, že projekt bude dokončen včas. Tento dokument obsahuje časový harmonogram, rozpočet, rozsah, cíle, výstupy a další nezbytné informace související s projektem.
Co by měl obsahovat dokument s návrhem projektu?
- Shrnutí projektu: Stručně popište, o čem projekt je, na co se zaměřuje a jaký je očekávaný výsledek. Slouží to jako úvod do vašeho plánu a pomáhá zainteresovaným stranám pochopit jeho význam.
- Cíle projektu: Jasně ilustrujte požadovaný cíl nebo konečné výsledky projektu. Tato část zdůrazňuje, čeho chce váš projekt dosáhnout.
- Časový harmonogram projektu: Uveďte odhadovaný časový harmonogram dokončení projektu včetně hlavních milníků. To pomůže zainteresovaným stranám posoudit proveditelnost vašeho projektu.
- Odhady rozpočtu: Vypracujte podrobný rozpočtový plán, který zahrnuje alokaci zdrojů, mzdové náklady a další výdaje projektu, aby zainteresované strany měly přehled o potenciálních investičních potřebách.
- Posouzení rizik: Zdůrazněte potenciální rizika a výzvy, které mohou během projektu nastat, a ukažte, že jste připraveni na nepředvídané okolnosti.
- Metodika: Vysvětlete přístup nebo metody, které budou použity k dosažení cílů projektu. V této části popíšete, jak plánujete projekt realizovat.
- Požadavky na zdroje: Uveďte podrobné informace o pracovní síle, materiálech a dalších zdrojích potřebných pro projekt. Tyto informace poskytnou jasný přehled o potřebách projektu.
- Role a odpovědnosti zúčastněných stran: Podrobně popište roli každého účastníka a zdůrazněte jeho přínos k dosažení cílů projektu. To podporuje odpovědnost a jasnost v týmu.
- Hodnocení projektu: Tato část popisuje, jak bude měřen a hodnocen úspěch projektu. Určete klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), které budou použity k měření účinnosti a úspěchu projektu.
- Závěr/ukončení projektu: Promyšlený závěr shrnující vše od cílů projektu, úkolů, časového harmonogramu až po očekávané výsledky. Tímto způsobem se elegantně propojí všechny klíčové aspekty návrhu.
- Další přílohy: Přiložte veškeré doplňkové materiály, zdroje nebo dokumentaci, které by mohly přispět k větší srozumitelnosti nebo podpoře vašeho návrhu projektu. Může se jednat o datové grafy, makety, existující výzkumy atd.
Získejte zakázky díky šablonám návrhů projektů od ClickUp
Návrhy projektů nemusí být nudné – ani nemusí být v nudném dokumentu Word. Naštěstí ClickUp nabízí stovky předem připravených šablon, které vám pomohou nastartovat váš další projektový plán, návrh nebo příchozí žádosti.
Ať už potřebujete zapojit zainteresované strany, přidělit práci členům týmu nebo jen vytvořit vizuálně působivější návrh projektu, ClickUp je pro vás tím pravým řešením.
A to nejlepší?
Všechny naše šablony jsou zcela zdarma. Vytvořte si vlastní pracovní prostor, implementujte předem připravenou šablonu a začněte ještě dnes!