Projektoví manažeři tradičně hledají strategické přístupy, které mohou přijmout, aby si usnadnili práci. Jakýkoli přístup, který zkracuje dobu potřebnou k dokončení projektu, byl vždy považován za vítaný.
Konečným cílem takových přístupů bylo vždy dokončit projekt včas, snížit náklady na projekt a eliminovat zbytečné výdaje.
Mezi těmito přístupy k řízení projektů se rozdělení práce na menší úkoly jeví jako běžná technika, která vždy hrála klíčovou roli při zvyšování produktivity projektu. Rozdělení práce na menší úkoly ji činí lépe zvládnutelnou a přístupnější.
Co je šablona struktury rozdělení práce (WBS)?
Struktura rozdělení práce je vizuální znázornění hierarchických prvků v projektu s konečným cílem dosáhnout různých výstupů projektu. Tento užitečný diagram umožňuje projektovým manažerům vizualizovat nejdůležitější aspekty jejich projektu při práci na dosažení požadovaných cílů.
Dostupnost šablon struktury rozdělení práce je vítaným aspektem, protože projektovým manažerům ušetří čas strávený přípravou vlastních šablon WBS. Jako projektový manažer můžete rychle získat bezplatnou šablonu struktury rozdělení práce, která splňuje požadavky vašeho projektu.
Šablona struktury rozdělení práce je hierarchické nebo vizuální znázornění všech nezbytných kroků, které musíte podniknout při plnění stanovených úkolů ve vašem projektu. To znamená, že nebudete muset trávit čas snahou vyjmenovat všechny základní milníky nezbytné pro váš projekt.
6 bezplatných šablon struktury rozdělení práce v Excelu, Sheets a ClickUp
Nestačí se pouze seznámit se šablonami struktury rozdělení práce. Musíte znát více podrobností o možných šablonách rozdělení práce a příkladech, které můžete zvážit pro svůj projekt. Takto se vám bude snáze rozhodovat o šablonách, které byste měli zvážit pro své budoucí projekty.
Zde je několik souvisejících šablon struktury rozdělení práce a příkladů, které byste měli zvážit.
1. Šablona tabule struktury rozdělení práce ClickUp
Produktové týmy ocení tuto šablonu ClickUp Work Breakdown Structure Whiteboard Template, která umožňuje snadno vizualizovat rozsah projektu rozdělením práce na malé dílčí úkoly. Díky tomu je snazší sledovat dílčí úkoly projektu v každé fázi!
Navíc naše funkce Whiteboard umožňuje snadno upravovat, přidávat nebo odebírat vizuální prvky tak, aby vyhovovaly konkrétním potřebám vašeho týmu. Už nikdy neztratíte přehled o všech pohyblivých částech vašeho příštího projektu!
2. Šablona struktury rozdělení práce ClickUp
Šablona struktury rozdělení práce (WBS) od ClickUp je efektivním řešením pro snadnou správu složitých projektů. S touto šablonou můžete rozdělit úkoly do konkrétních sekcí, zefektivnit spolupráci týmu a sledovat průběh projektu díky aktualizacím v reálném čase. To vše v intuitivním, uživatelsky přívětivém formátu, který nevyžaduje žádné znalosti programování ani speciálního softwaru.
Použitím šablony WBS zajistíte, že váš projekt bude dokončen včas a v rámci rozpočtu. Pomáhá vám definovat a organizovat výstupy a cíle projektu, zlepšuje komunikaci v týmu, poskytuje jasné rozdělení rolí a zvyšuje celkovou efektivitu vašeho projektu.
3. Šablona rozpočtu projektu ClickUp (s rozpisem práce)
Díky šabloně struktury rozdělení práce v rámci rozpočtu projektu od ClickUp můžete mít přehled o všech pohyblivých částech svého projektu a hlavně o svém rozpočtu. Jak již víte, sledování komplexního projektu je náročné.
I ti nejlepší projektoví manažeři někdy ztratí přehled o podstatných věcech, ale při stanovených rozpočtech mohou být i malé chyby velmi nákladné. Naštěstí vám tato šablona rozpočtu projektu (WBS) pomůže sledovat výstupy projektu v každé fázi přehlednějším způsobem.
4. Šablona pracovní zátěže zaměstnanců ClickUp
Řízení pracovní zátěže vašeho týmu je klíčové pro určení, zda budete v projektu úspěšní. Chcete, aby váš tým měl kdykoli přidělené úkoly a odpovědnosti. Tím zajistíte maximální produktivitu všech svých zaměstnanců, což je vítaný úspěch pro každou organizaci.
S šablonou pracovní zátěže zaměstnanců ClickUp můžete efektivně spravovat pracovní zátěž svého týmu, přidělovat úkoly podle kapacit týmu a plánovat nadcházející projekty. Tato šablona vám umožňuje zobrazit práci přidělenou každému jednotlivci, což je vítaný aspekt každého projektového řízení.
5. Šablona akčního plánu ClickUp
Nejdůležitějším aspektem řízení každého projektu je akční plán. Akční plán je podrobný plán, který popisuje všechny kroky a činnosti nezbytné k dosažení konkrétních cílů. To znamená, že akční plán obsahuje všechny kroky nebo činnosti, které je třeba provést, aby bylo možné dosáhnout konkrétního cíle.
Šablona akčního plánu je účinným způsobem, jak spravovat všechny nezbytné činnosti a role, které byste měli v rámci svého projektu vykonávat. Chcete se soustředit na cíle svého projektu.
S šablonou akčního plánu ClickUp bude snazší pochopit výstupy vašeho projektu a učinit správná rozhodnutí.
6. Šablona WBS pro Google Sheets a Excel od Vertex42
Tato struktura rozdělení práce v Excelu od Vertex42 je skvělým způsobem, jak organizovat složité projekty. Poskytuje přehled o projektu a umožňuje vám efektivněji identifikovat a spravovat úkoly a závislosti.
Šablona využívá hierarchickou strukturu a pro dílčí úkoly používá odsazení, takže je snadné sledovat, co je třeba udělat.
3 typy příkladů struktury rozdělení práce pro řízení projektů
Zde přichází na řadu struktura rozdělení práce, která usnadňuje proces rozdělení složitých projektů na jednoduché proveditelné úkoly. Konkrétně je struktura rozdělení práce nástrojem určeným k pomoci při realizaci úkolů projektu prostřednictvím integrace rozsahu projektu, nákladů a základních harmonogramů projektu.
Konečným účelem tohoto nástroje je zajistit soulad všech projektových plánů. Tradičně existují tři typy struktur rozdělení práce:
1. Struktura rozdělení práce založená na výstupech
V struktuře rozdělení práce založené na výstupech existuje jasný vztah mezi výstupy nebo výsledky projektu a rozsahem projektu. To znamená, že práce, která má být provedena, hraje zásadní roli při zaznamenávání požadovaného výsledku.
Například při stavbě domu existuje přímý vztah mezi základem a výkopem. Šablona Project Scope Whiteboard od ClickUp je skvělým způsobem, jak poskytnout celému týmu přehled o rozsahu celého projektu.
2. Fázová struktura rozdělení práce
Ve fáziové struktuře rozdělení práce neexistuje přímý vztah mezi jednotlivými výstupy. Ačkoli je pro správné fungování projektu nutné splnit více prvků, je důležité zdůraznit, že žádný prvek nemá vliv na ostatní výstupy v celém procesu. Projekt lze snadno rozdělit do fází s významným časovým odstupem mezi jednotlivými fázemi.
3. Časová struktura rozdělení práce
V průběhu let projektoví manažeři používali v projektovém řízení časové struktury rozdělení práce. Tomuto přístupu však byla věnována velmi malá pozornost, protože se nezaměřuje na výsledky, ale na časový faktor.
Jedná se však o základní strukturu rozdělení práce. Projektový tým může tento přístup použít k plánování a podrobnému popisu dané fáze projektu.
Co dělá šablonu struktury rozdělení práce dobrou?
Jak již víte, komplexní projekty vyžadují strategický přístup, aby se předešlo možným rizikům v dynamickém prostředí. Proto je nezbytné vytvořit nebo vybrat dobrou šablonu struktury rozdělení práce, aby se zvýšila šance na splnění cílů projektu. Najít na trhu dobrou šablonu WBS je náročné. Některé aspekty však tvoří dobrou šablonu struktury rozdělení práce.
Je orientována na výsledek.
Jako projektový manažer je vaším konečným cílem zaznamenat pozitivní výsledky ve vašem projektu. Váš úspěch bude založen na výsledcích, které zaznamenáte ve svém projektu. Proto by vaše struktura rozdělení práce měla být v zásadě systémem orientovaným na výsledky.
To znamená, že vizuální znázornění vašeho projektu se musí zaměřit spíše na výsledky projektu než na konkrétní činnosti potřebné k dosažení těchto výsledků. Obvykle je důležité popsat prvky pomocí podstatných jmen spíše než sloves ve vaší šabloně WBS.
Šablona obsahuje vzájemně se vylučující prvky.
Je to vždy náročné, ale musíte zajistit, aby se výstupy vašeho projektu nepřekrývaly. Šablona struktury rozdělení práce by měla zajistit, aby se jednotlivé úrovně vzájemně nevylučovaly.
Nechcete, aby se různé výstupy projektu překrývaly, protože by to mohlo mít negativní dopad na celý projekt, zejména pokud jde o řízení rizik. V každém projektovém řízení je prosazování vzájemné exkluzivity zásadní pro omezení nedorozumění a duplicity práce.
Zobrazuje hierarchické prvky.
Každý projekt musí sledovat definovaný chronologický přístup, kde je hierarchie nezbytná. Každý „podřízený“ úkol v konečném diagramu projektu musí mít hierarchický vztah ke svému „nadřazenému“ úkolu.
To znamená, že když přidáte všechny potřebné „podřízené“ prvky, je větší šance, že získáte jasnou představu o „nadřazeném“ prvku, tedy konečném výsledku projektu.
Řídí se pravidlem 100 %.
Struktury rozdělení práce mají tradičně různé podoby a formy. Některé jsou přizpůsobeny konkrétním požadavkům daného projektu, jiné jsou obecné.
Ačkoli se každá struktura rozdělení práce zdá být trochu odlišná, je důležité zdůraznit, že všechny dodržují pravidlo 100 %. To znamená, že každá úroveň struktury rozdělení práce musí tvořit 100 % nadřazené úrovně a zároveň mít alespoň dva „podřízené“ prvky.
Existují jasné odpovědnosti týmu.
Přiřazování úkolů v rámci projektu je jednou z nejkomplexnějších činností v projektovém řízení. Projektoví manažeři se potýkají s přiřazováním úkolů a odpovědností různým členům týmu.
To vysvětluje, proč se některé povinnosti a odpovědnosti překrývají, což vede k nízké produktivitě. Dobrá šablona WBS by měla obsahovat povinnosti přiřazené konkrétnímu týmu nebo jednotlivci, což zabrání překrývání a dalším nežádoucím aspektům projektu.
Existují 3 úrovně detailů
Podrobná šablona WBS je velmi důležitá, protože zajišťuje, že byly důkladně zohledněny všechny aspekty projektu. Nechcete, aby struktura rozdělení práce obsahovala nedostatečné informace. Chcete mít k dispozici všechny potřebné podrobnosti, které vám pomohou při provádění úkolů projektu.
Proto se setkáte s mnoha šablonami struktury rozdělení práce se třemi úrovněmi detailů. Například některé větve WBS budou více rozděleny než jiné, což znamená, že rozsah vašeho projektu bude velmi podrobný.
Kdy použít šablonu WBS
Šablona WBS se může většině profesionálů v oblasti projektového řízení jevit jako luxus. Tito lidé mohou mít pocit, že velký projekt může fungovat i bez přidávání zbytečných aspektů do jeho provozu. Šablona struktury rozdělení práce je však užitečná v různých aspektech projektového řízení. Zde jsou některé ze základních oblastí, kde je role šablony struktury rozdělení práce nesporná.
1. Stanovení závislostí projektu
V projektovém řízení je nezbytné pochopit závislosti projektu, což projektovým manažerům usnadňuje přijímání správných rozhodnutí. Obvykle existuje v každém projektu mnoho závislostí.
Proto je řízení komplexního projektu náročné, zejména pokud je pro projektového manažera obtížné pochopit různé závislosti a jejich vzájemné vztahy.
Struktura rozdělení práce stanoví vztahy mezi různými závislostmi projektu. Jako projektový manažer chcete jasně rozumět každému prvku svého projektu a WBS vám k tomu pomůže.
2. Odhad nákladů projektu
Náklady jsou základním aspektem každého projektu. Jako projektový manažer musíte mít přesný rozpočet na to, co projekt pravděpodobně spotřebuje.
Problémy nastávají, když odhadované náklady projektu překročí plánovanou částku. To je problém, kterému se všichni přední projektoví manažeři chtějí vyhnout. S šablonou struktury rozdělení práce však získáte podrobné informace o nákladech různých projektů.
Můžete snadno odhadnout všechny náklady, které bude váš projekt vyžadovat k dosažení projektových výstupů. Odhady skutečných nákladů vám umožní dokončit projekt od začátku do konce bez obvyklých nákladových problémů, s nimiž se projektoví manažeři musí potýkat.
3. Stanovení časového harmonogramu a plánů projektu
Kromě nákladů na projekt bylo stanovení časového harmonogramu projektového řízení vždy významnou výzvou pro projektové manažery. Každý projektový manažer chce mít dostatek času na dokončení svých projektů. To však není vždy možné. Každý projekt musí být dokončen v určitém časovém rámci, aby pomohl různým zainteresovaným stranám.
Jako projektový manažer je šablona struktury rozdělení práce vaším nepostradatelným nástrojem pro stanovení časových harmonogramů a plánů projektu. S touto šablonou bude snazší stanovit čas potřebný k dokončení každého úkolu v rámci projektu.
To pomůže zajistit, že projekt bude dokončen ve stanoveném čase, což bude přínosem pro různé zúčastněné strany projektu.
4. Identifikace rizik projektu
Každý projekt se realizuje v dynamickém prostředí, takže se pravděpodobně změní různé základní parametry, které ovlivní výsledky projektu. Jako projektový manažer musíte být vědomi možných rizik a nejistot projektu, abyste mohli řešit takové výzvy, jakmile se objeví.
Šablona WBS nejenže představuje prvky projektu a jejich vzájemné vztahy, ale také zdůrazňuje možná rizika a nejistoty, kterým mohou projektoví manažeři čelit. Tuto základní šablonu potřebujete, protože vám pomůže odhalit možná rizika projektu a řešit je dříve, než mohou ohrozit výsledky projektu.
5. Sledování pokroku ve vašem projektu
Jako projektový manažer chcete mít přehled o každodenním postupu vašeho projektu. Porozumění postupu projektu je zásadní, zejména při analýze, zda je váš projekt v souladu se stanoveným časovým harmonogramem a náklady. S šablonou WBS rychle porozumíte každému kroku vašeho projektu a v případě potřeby se přizpůsobíte tak, aby byly splněny požadavky na časový harmonogram a náklady.
Organizujte své projekty pomocí šablony struktury rozdělení práce
Jako projektový manažer chcete při svém příštím projektu činit správná rozhodnutí. Proto musíte zajistit, abyste měli jasnou a stručnou strukturu rozdělení práce, která vám pomůže s časovým řízením, kontrolou projektu a přidělováním úkolů.
V ClickUp můžete získat šablony struktury rozdělení práce navržené tak, aby vyhovovaly potřebám vašeho projektu. Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma a začněte efektivně spravovat svůj projekt.