Ed Naughton je předsedou a zakladatelem Institutu projektového řízení, bývalým viceprezidentem Mezinárodní asociace projektového řízení (IPMA) a mezinárodně uznávaným odborníkem v této oblasti.
Navštivte PM World Library a International Project Management Association, kde najdete jeho publikované práce.
Věděli jste, že až 35 % projektů nesplňuje obchodní cíle v oblasti spokojenosti zainteresovaných stran?
Úspěch projektu často závisí na vašem přístupu k řízení rizik, zejména na tom, jak zacházíte s rizikem nákladů projektu.
Ze všech úspěšných projektů se tedy pouze 62 % podaří udržet v rámci rozpočtu. Překročení plánovaného rozpočtu projektu, jinak známé jako překročení nákladů, je jedním z nejčastějších rizik.
Aby se tomu zabránilo, měl by každý projekt mít svůj plán řízení rizik. Analýza a řízení rizik jsou nezbytné pro zajištění hladkého průběhu projektu s co nejmenším počtem překvapení.
Ačkoli rizika nelze nikdy zcela zvládnout, je důležité mít vhodný plán pro případ jejich výskytu, pokud chcete zabránit neúspěchu projektu.
Co je to riziko nákladů v projektovém řízení?
Riziko nákladů je jedním z nejčastějších rizik projektu. Může vzniknout v důsledku špatného plánování rozpočtu a nepřesného odhadu nákladů. Riziko nákladů je riziko překročení rozpočtu projektu nebo neschopnosti dosáhnout reálné hodnoty, která by kompenzovala náklady. Kromě toho můžete čelit vyšším nákladům v důsledku interních nebo externích faktorů. Ale co přesně to jsou?
Interní rizika nákladů
Interní rizika vznikají v důsledku vnitřních činností v rámci podniku. Například podcenění množství práce potřebné pro projekt pravděpodobně povede k prodloužení harmonogramu, což zvýší náklady projektu. Čím delší je projekt, tím více stojí. To je zřejmé! To také znamená, že toto riziko souvisí nejen s harmonogramem, ale také s výkonem a kvalitou.
Výhodou interních rizik je, že se jim můžete vyhnout pomocí adekvátního plánování a řízení projektu. Na druhou stranu, externí rizika nákladů jsou často mimo vaši kontrolu.
Externí rizika nákladů
Externí rizika nákladů zahrnují rizika, která vznikají mimo podnik. Může se jednat o změny předpisů nebo průmyslových standardů nebo bankovní poplatky. Ačkoli tyto záležitosti nemůžete ovlivnit, můžete zmírnit jejich dopad na váš projekt.
Největším problémem těchto rizik je, že nelze předpovědět pravděpodobnost jejich výskytu. Podskupiny externích rizik nákladů zahrnují ekonomická, politická a přírodní rizika.
Proč je řízení rizika nákladů důležité?
Existuje řada příčin neúspěchu, ale většina problémů souvisí se špatným řízením nákladů. Zjednodušeně řečeno, pokud nedokážete udržet náklady pod kontrolou, váš projekt selže. Díky řízení rizika nákladů můžete předvídat budoucí výdaje. Tato přehlednost rozpočtu je velmi užitečná, protože vám umožňuje činit rozhodnutí, která vás uchrání před zadlužením.
Podle studie PMI z roku 2021 se 38 % projektů nevejde do plánovaného rozpočtového rámce a 35 % projektů selže kvůli překročení rozpočtu.
Řízení rizika nákladů je klíčovou součástí řízení projektu, protože od něj často závisí úspěch nebo neúspěch projektu.
Využijte následující tipy k lepšímu řízení rizik spojených s náklady projektu a zvyšte své šance na úspěch.
10 účinných tipů pro řízení rizik spojených s náklady projektu
I když možná nebudete schopni kontrolovat všechna rizika spojená s vaším projektem, měli byste se na ně co nejlépe připravit, zejména na ta, která můžete kontrolovat. Zde je několik věcí, které byste měli mít na paměti při řízení rizik spojených s náklady projektu:
1. Věnujte pozornost oblastem, kde mohou náklady vzrůst
Náklady projektu se obvykle dělí do tří základních skupin:
- Přímé náklady* jsou náklady přímo potřebné k podpoře vašeho projektu. Patří sem náklady na pracovní sílu, vybavení a materiály.
- Nepřímé náklady pokrývají administrativní a provozní aspekty projektu, jako jsou náklady na kontrolu dokumentů, provádění hodnocení nebo najímání inspektorů pro projekt.
- Režijní náklady zahrnují náklady na činnosti, které nelze přímo ani nepřímo spojit s projektem. Součástí režijních nákladů jsou také nezbytné obchodní náklady, jako jsou nájemné a služby, právní výdaje, školení a pojištění.
*Přímé náklady jsou často zdrojem rizik nákladů z těchto kategorií. Proto je nezbytné věnovat pozornost nákladům na pracovní sílu, vybavení a materiály, aby se snížilo riziko prudkého nárůstu nákladů.
2. Zahrňte do rozpočtu projektu rezervy na nepředvídané výdaje
Nepředvídatelná událost je budoucí okolnost, u které nemůžete zaručit, že nastane nebo nenastane. Například nemůžete zaručit, že váš projekt bude dokončen včas, což zvyšuje náklady na pracovní sílu a režijní náklady.
Zahrnutí nepředvídaných výdajů do rozpočtu projektu minimalizuje dopad těchto událostí na vaše konečné výsledky. Kromě toho vám vyčlenění části rozpočtu pomůže vypořádat se s nepředvídanými náklady.
Zvažte vyčlenění ještě větší části rozpočtu na projekty s vyšším rizikem.
3. Vytvořte důkladný plán řízení rizik
Úspěšný projekt vyžaduje podrobný plán. Plán poskytuje přehled o časovém harmonogramu a cílech projektu. V rámci plánu budete muset identifikovat možná rizika.
Plánování řízení rizik vám pomůže identifikovat, vyhodnotit a zmírnit potenciální rizika. Vyžaduje také definování vaší tolerance rizika; můžete nastavit prahové hodnoty pro úroveň rizika, kterou jste ochotni podstoupit.
Tolerance rizika usnadňuje stanovení priorit rizik. Můžete se rozhodnout, které problémy vyžadují okamžitou pozornost a které mohou v dlouhodobém horizontu vést k lepšímu rozhodování a nižším nákladům.
Plán řízení rizik by měl zahrnovat také plán reakce. Nejprve se rozhodněte, jak budete řešit konkrétní události, jako je překročení rozpočtu na mzdy nebo vyšší výdaje na materiál, než se předpokládalo.
4. Vytvořte registr rizik projektu, abyste mohli rizika sledovat
V rámci plánu řízení rizik vytvořte registr rizik. Registr rizik obsahuje seznam všech rizik, která jste identifikovali během hodnocení projektu. Poskytuje vám plán pro předvídání a rychlé řešení problémů.
Zahrňte různé oblasti pro zaznamenávání jednotlivých rizik. Popište například riziko, jeho předpokládaný dopad na projekt a jak hodláte reagovat, pokud k němu dojde. Můžete také každému riziku přiřadit odpovědnou osobu, místo aby sledování rizik bylo odpovědností jediného člena týmu.
Pokračujte v monitorování rizik v každé fázi projektu. Sledujte stav rizik, abyste věděli, kdy zahájit svůj plán reakce.
5. Určete pravděpodobnost a dopad každého rizika
Váš registr rizik by měl zahrnovat pravděpodobnost a dopad každého rizika. Pravděpodobnost konkrétního rizika je pravděpodobnost, že k němu dojde v určitém okamžiku během projektu.
Například riziko zpoždění způsobené nedostatkem materiálů od dodavatelů nebo dodavatelů se může zvýšit v případě problémů v dodavatelském řetězci. Můžete také čelit vyšší pravděpodobnosti zpomalení při řešení nedostatku pracovní síly nebo zdrojů.
Po analýze pravděpodobnosti události je třeba zvážit její dopad. Zamyslete se nad tím, jak by událost mohla narušit vaše plány a donutit vás zastavit další práci nebo odložit určitou fázi projektu.
Můžete také ohodnotit pravděpodobnost a dopad každé události na numerické škále od jedné do pěti nebo od jedné do deseti. Hodnocení vám pomůže při stanovení priorit vašich zdrojů při řešení rizik.
Bonus: K řízení rizik použijte šablony RAID!
6. Nastíňte strukturu rozdělení práce ( WBS )
Odhad nákladů je proces předpovídání nákladů projektu na dosažení konkrétních cílů. Odhad nákladů by měl zohlednit všechny prvky potřebné pro projekt, včetně práce a materiálů.
Struktura rozdělení práce (WBS) vám pomůže vytvořit přesnější odhad nákladů. Vyžaduje, abyste svůj projekt rozdělili na menší, lépe zvládnutelné úkoly.
WBS je také běžným nástrojem pro projekty založené na výstupech. Projekt můžete rozdělit na menší pracovní balíčky (WP). Každý WP by měl mít své vlastní náklady, rizika a přidělené členy týmu. Pracovní balíček usnadňuje odhalení překročení nákladů v konkrétní úloze, než začne mít dopad na jiné oblasti projektu.
7. Měření výkonu pomocí metody Earned Value Management (EVM)
Řízení získané hodnoty (EVM) vám pomáhá měřit výkonnost jednotlivých úkolů nebo pracovních balíčků. Zahrnuje hodnocení aktuální výkonnosti ve srovnání s plánovanou výkonností.
Tato technika vám může pomoci řídit a kontrolovat váš projekt, ale nemůžete se spoléhat pouze na EVM, protože se může rychle změnit.
Pokud měříte všechna rizika pomocí EVM, můžete pokrýt dopad jednoho nebo více rizik, která nastanou, pomocí rozpočtu pro nepředvídané výdaje.
Získaná hodnota je částka rozpočtu, kterou jste získali na základě množství dokončené práce.
Uveďme příklad: rozpočet projektu je 20 000 dolarů a časový rámec je šest měsíců. Po třech měsících jste dokončili 50 % práce. Aktuální hodnota je 10 000 dolarů. V této fázi projektu byste měli utratit přibližně polovinu rozpočtu.
Když skutečné náklady začnou překračovat získanou hodnotu, je třeba se zastavit a posoudit příčinu překročení nákladů.
8. Porovnejte dodavatele a dodavatele pro projekt
Nalezení správných dodavatelů a poskytovatelů pro projekt může pomoci zmírnit rizika spojená s náklady projektu. Zpoždění a zvýšené poplatky od dodavatelů a poskytovatelů mohou ovlivnit náklady vašeho projektu mnoha způsoby.
Při porovnávání dodavatelů a poskytovatelů služeb se nezaměřujte pouze na ceny. Musíte se také ujistit, že vaši partneři jsou spolehliví a schopní dodávat zboží nebo služby včas.
Pokud například dodavatel nemůže splnit objednávku, možná budete muset k dokončení úkolu použít jiné vybavení, materiály nebo software. Tyto změny mohou zvýšit vaše náklady a prodloužit harmonogram.
9. Vyhněte se rozšiřování rozsahu projektu
Změna rozsahu projektu často vede ke zvýšení nákladů. Klienti a zúčastněné strany mohou kdykoli navrhnout změny projektu. Některé změny však mohou výrazně zvýšit náklady nebo prodloužit termín dokončení.
Projektoví manažeři musí vědět, které změny jsou bez dodatečných finančních prostředků příliš obtížné realizovat. Dodržování plánovaného rozsahu projektu pomáhá udržet rozpočet a harmonogram v souladu.
Seznamte se s trojúhelníkem projektového řízení a podívejte se, jak náklady, rozsah a čas ovlivňují kvalitu projektu.
Podívejte se na tyto šablony návrhů rozpočtu!
10. K monitorování nákladů používejte software pro řízení projektů
Nikdy nepřestávejte hledat neočekávané náklady. Místo toho často sledujte svůj pokrok pomocí nejlepších dostupných nástrojů, jako je software pro řízení projektů.
Platformy pro správu projektů, jako je ClickUp, poskytují přizpůsobitelné řešení pro sledování všech oblastí vašeho projektu. Pokud vás například přetěžuje řízení rizik projektu, může se vám hodit šablona rozpočtu ClickUp, která vám pomůže sledovat rozpočet projektu a dávat pozor na rizika spojená s náklady. Kromě toho můžete pomocí vizuálního dashboardu ClickUp snadno spravovat pracovní postupy, stanovovat cíle a prohlížet statistiky v reálném čase.
To je jen několik z mnoha výhod softwaru pro řízení projektů. Můžete také ušetřit čas, zlepšit komunikaci a mnoho dalšího.
Udržujte náklady projektu pod kontrolou
Řízení rizika nákladů je nezbytné pro úspěch vašeho dalšího projektu. Věnujte pozornost všem souvisejícím nákladům v každé fázi projektu.
Největší kontrolu máte nad přímými náklady, včetně nákladů na vybavení, materiály a pracovní sílu. Abyste se lépe připravili na rizikové události a získali větší kontrolu nad riziky spojenými s náklady projektu, zvažte použití softwaru pro řízení projektů.
Účinné řešení pro správu projektů, jako je ClickUp, může zabránit nadměrnému plánování a zmírnit další rizikové faktory spojené se zvýšením nákladů. Používejte jej k udržení přehledu, správě rozpočtů, získávání reportů v reálném čase, komunikaci s týmem a mnohem více.