Antonio je mistr slova ve společnosti Tribal Credit, která poskytuje finanční služby šité na míru start-upům. Má více než pět let zkušeností s psaním příběhů o lidech s rozhodovací pravomocí v oblasti veřejných záležitostí a nyní také v oblasti financí a podnikání. Když zrovna není v práci a netestuje svou toleranci na kofein, věnuje se muay thai nebo čte beletrii.
Sladění rychlého tempa společnosti s úkolem, který vyžaduje přesnost, jako je správa výdajů, je pro produktivitu stále náročnější.
Zpráva společnosti SAP Concur ukazuje, že 6 z 10 zaměstnanců podalo alespoň jednu nesprávnou výkaz výdajů a alespoň 33 % podalo dokumenty s pěti nebo více chybami.
Aby tyto nepřesnosti odhalili, musí spolupracovníci prohledávat každý záznam, aniž by měli jistotu, že je najdou. To může vést k vysokým nákladům a rizikům souvisejícím s dodržováním předpisů.
V dnešní době máme k dispozici nástroje pro správu, které se zaměřují na řešení těchto problémů a měření produktivity, aby bylo možné odhalit oblasti, kde máme prostor pro zlepšení.
Proč je to tedy stále aktuální téma?
Problémem není nedostatek dostupných nástrojů, ale jejich rostoucí počet. Finanční vedoucí musí vybrat nástroje a služby, které jsou pro výkonnost týmu optimální, a tato úloha je často sama o sobě velmi náročná.
Pokud váš tým potřebuje trochu popostrčit, jsme tu, abychom vám s tím pomohli.
Zde je pět triků, jak zvýšit produktivitu a přesnost vašeho týmu pro správu výdajů.
Ale nejdříve to nejdůležitější.
Co dělá tým pro správu výdajů?
Pamatujete si na svou první služební cestu? My ano, a také si pamatujeme, že jsme ztratili oba letenky, takže jsme je nemohli předložit účetnímu týmu. Nezbytně jsme se dočkali klasického zklamaného pohledu.
Aby se předešlo výše zmíněným problémům, tým pro správu výdajů kontroluje, zda jsou všechny výdaje oprávněné a v rámci rozpočtu projektu, a to na základě všech lístků, faktur nebo účtenek, které jste během cesty nasbírali, aby byla zajištěna odpovědnost v rámci provozu společnosti. V podstatě jsou strážci cash flow společnosti a jejich práce je zásadní pro finanční zdraví!
Bez týmu pro správu výdajů s tak důležitou funkcí by to mohlo mít negativní dopad na celý provoz. Protože žádná společnost na světě nechce přijít o peníze, že?
Představte si následující situaci: CB Insights tvrdí, že vyčerpání finančních prostředků je prvním důvodem, proč startupy selhávají. Po analýze více než 100 posmrtných zpráv si uvědomili, že nepřesné prognózy výdajů byly jedním z hlavních důvodů, proč se jim nepodařilo zajistit účast investorů v dalších kolech.
Proto může správná kombinace nástrojů a služeb, které mohou zvýšit produktivitu týmu pro správu výdajů, přinést prospěch celé organizaci.
Tip č. 1: Sledování v reálném čase
V dobách, kdy se výdaje evidovaly na papíře, bylo zařízení, které dokázalo v reálném čase zjistit, kdy, kde a jak byly peněžní prostředky utraceny, svatým grálem účetních oddělení.
Společnosti potřebují týmy pro správu výdajů, aby mohly předvídat potenciální anomálie, protože je vždy lepší být proaktivní a přijmout opatření co nejdříve.
Na základě rovnovážného bodu pro každé provozní období mohou týmy stanovit strop výdajů a používat dashboard, který jim umožňuje sledovat v reálném čase pohyb peněžních toků a odhalit případné problémy.
Tip č. 2: Vytvořte zprávu několika kliknutími
Skupina Aberdeen Group odhaduje, že zpracování jedné výkaz výdajů stojí malé a střední podniky v průměru 35 USD.
Nemyslíte, že by bylo levnější vše dvakrát zkontrolovat, než to dělat znovu?
Strávíte méně času vytvářením zpráv a vytvoříte tak prostor pro váš tým, aby mohl zkontrolovat nesrovnalosti.
Používání softwarových řešení, jako je ClickUp Dashboard, a jejich nástrojů k vytváření reportů umožňuje týmu optimalizovat produktivitu a zkrátit čas potřebný k jejich přípravě.
Můžete si také vytvořit vlastní řídicí centrum pro celý tým. Získáte tak cenné informace o práci svého týmu a zjistíte, kde můžete vylepšit proces vykazování výdajů, abyste snížili náklady.
📌 Profesionální tip: Podívejte se na ClickUp University: Využijte reportování pomocí dashboardů
Tip č. 3: Vyprávějte příběhy a budujte mosty
Není neobvyklé, že finanční týmy (a finanční odborníci obecně) mají potíže s předáváním svých znalostí a postřehů přístupnou a poutavou formou—alespoň pro laiky.
Na otázku, proč jsou grafy a tabulky jen suchými kompilacemi nudných statistik, Edward Tufte (ten, kterého Bloomberg nazval Galileem grafů ) odpověděl:
Pokud jsou statistiky nudné, pak máte špatná čísla.
Vyhněte se nudným zprávám, a to nejen kvůli zábavě, ale především kvůli srozumitelnosti.
Začleňte do svého pracovního postupu vizuální pomůcky a techniky vyprávění příběhů a uvidíte, jak moc se zlepší komunikace mezi týmy.
Tip č. 4: Snadné rozhodování
Finanční ředitelé a vedoucí pracovníci mohou věnovat téměř veškerou pozornost plánování a strategii, pokud je tým schopen generovat informace na základě kvalitních dat v reálném čase—díky nástrojům, jako jsou dashboardy a reporty na jedno kliknutí.
Podle každoročního průzkumu Gartneru mezi finančními řediteli je hlavní prioritou finančních lídrů v roce 2021 pokročilá analýza dat.
Důležitost a komplexnost pokročilé analýzy dat a digitálních nástrojů při transformaci finančních oddělení bude pro zainteresované strany zásadní pro posun jejich práce na vyšší úroveň.
Pro usnadnění přechodu je klíčové mít správné poskytovatele služeb.
Bonus: Šablony hlavní účetní knihy
Tip č. 5: Investujte do svého týmu
Studie společnosti AMI-Partners zjistila, že finanční tým může pomocí integrovaného řešení pro výdaje, cestování a fakturaci ušetřit až 500 hodin ročně na každého spolupracovníka .
Díky integrovaným službám věnovaným správě výdajů mohou ušetřený čas reinvestovat do rozhodujících činností, jako jsou:
- Analýza trendů výdajů
- Hledání příležitostí k úspoře nákladů
- Osvojení a využití nových funkcí řešení
Každá investice, díky které se váš tým může soustředit na to, co je důležité, a ne na to, co je urgentní, rozhoduje o tom, zda vaše řízení zvyšuje produktivitu, nebo ne.
A tím pádem i zvýšit šance společnosti na finanční zdraví.
Úspěšné řízení výdajů začíná zde
Most postavený mezi metodikami projektového řízení a praktickými triky s týmy pro finance a správu výdajů se snaží optimalizovat pracovní postupy.
Díky shromáždění dat a jejich dostupnosti na jednom místě budou mít vše, co potřebují k přijetí opatření, aniž by se museli potýkat s přetížením.
Je nezbytné, aby tým pro správu výdajů byl díky správným nástrojům a nejmodernějším inovacím v popředí produktivity.
Zapomeňte na zklamané pohledy svých kolegů kvůli ztraceným letenkám.