Věděli jste, že nezainteresovaní zaměstnanci stojí americkou ekonomiku neuvěřitelných 1,9 bilionu dolarů ročně v podobě ztráty produktivity?
Produktivní zaměstnanci jsou přínosem pro každou společnost. Dokážou více za méně času, čímž zvyšují tržby společnosti bez nutnosti rozšiřovat počet zaměstnanců.
Organizace investují značné množství času, nástrojů a zdrojů do měření produktivity zaměstnanců. Toto úsilí nepomáhá pouze identifikovat vysoce výkonné zaměstnance a plánovat bonusy a pobídky. Umožňuje také společnostem odhalit úzká místa a neefektivní procesy, které mají dopad na celkovou produktivitu zaměstnanců.
Ale nejprve, co je to produktivita? Je to počet dokončených úkolů, odpracovaných hodin nebo dosažených cílů? Pro většinu podniků je to kombinace všech těchto prvků a dalších.
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na různé metriky produktivity, které mohou podniky použít k měření individuální i kolektivní produktivity svých zaměstnanců.
Porozumění produktivitě
Produktivita znamená získat co nejcennější výstup z investovaných zdrojů. Produktivita a ekonomický růst jsou proto úzce propojeny. Hospodářské cykly, recese a míra inflace mají velký vliv na produktivitu. Například recese může vést k propouštění, což může snížit produktivitu pracovní síly.
Podobně stabilní makroekonomické prostředí zvyšuje důvěru zaměstnanců a jistotu zaměstnání. Vaši zaměstnanci se tak budou pravděpodobně více soustředit na své úkoly a budou pracovat s větším nasazením a zapojením. Navíc, protože „stabilní makroekonomické prostředí“ obvykle znamená „stabilní obchodní podmínky“, společnosti udržují konzistentní provoz a vyhýbají se opatřením na snižování nákladů.
Jedním z rámců, který analyzuje dopad ekonomických podmínek na produktivitu pracovní síly, je Solowův reziduální, nazývaný také celková faktorová produktivita (TFP).
V rámci Solowova reziduálního modelu se „produktivita“ vztahuje k nevysvětlitelnému faktoru při srovnání výstupu a vstupu. Tento nevysvětlitelný růst výstupu je připisován zvýšení efektivity díky technologickému pokroku a produktivitě zaměstnanců.
Jaké faktory ovlivňují produktivitu
Zde je několik běžných faktorů, které ovlivňují produktivitu zaměstnanců:
- Dynamika týmu: Napjaté vztahy mezi členy týmu a manažery mohou vést ke konfliktům a snížení morálky, což v konečném důsledku brání produktivitě týmu.
- Organizační procesy: Neefektivní pracovní postupy a těžkopádné procesy mohou také vést k chybám a zpožděním, což způsobuje frustraci zaměstnanců a snižuje jejich produktivitu.
- Komunikace: Dalším faktorem, který může bránit produktivitě, jsou špatné komunikační postupy, jako jsou nejasné pokyny, mikromanagement nebo časté schůzky, které zabírají pracovní čas.
- Technologická infrastruktura: Nemít správné vybavení a software může také znamenat velký rozdíl. Zastaralé počítače, pomalý internet nebo nevhodný software mohou negativně ovlivnit efektivitu.
- Pracovní zátěž: Nereálné termíny a nedostatečné zdroje jsou dalšími důležitými faktory, které ovlivňují nejen produktivitu zaměstnanců, ale i jejich celkovou pohodu.
Produktivita je funkcí mnoha vzájemně propojených faktorů. Měření správné úrovně produktivity je proto důležité pro organizaci, která se vážně zabývá zlepšováním svých procesů a udržováním zdraví a spokojenosti svých zaměstnanců.
Jak měřit produktivitu
Existuje řada metod a rámců pro kvantifikaci produktivity. Tyto měření produktivity zohledňují více prvků, metrik a základních vzorců, aby bylo možné určit, jak produktivní je každý zaměstnanec, oddělení a funkce v organizaci (a zda existuje prostor pro zlepšení těchto čísel).
Různé úrovně měření produktivity
Při měření produktivity ve společnosti je třeba zohlednit různé úrovně – od jednotlivých zaměstnanců až po celou organizaci. Každá úroveň vám poskytuje jiný pohled na fungování společnosti, například výkonnost jednotlivce, výsledky týmu nebo celkovou výkonnost společnosti.
Jednotlivci
Osobní zprávy o produktivitě jsou skvělým způsobem, jak analyzovat individuální efektivitu. Naštěstí většina nástrojů pro řízení projektů nebo produktivity poskytuje integrované zprávy o výkonu a produktivitě jednotlivců.
Například šablona ClickUp Personal Productivity Report Template umožňuje zaměstnancům sledovat čas strávený různými týdenními a měsíčními úkoly.
Šablona obsahuje údaje jako:
- Kolik času stráví zaměstnanec úkoly s různou úrovní priority
- Jak mohou zlepšit svou výkonnost a pracovat rychleji
- Celkový pokrok, kterého dosáhli při plnění svých cílů nebo úkolů
Jednotlivci mohou také používat vlastní atributy, jako jsou Fakturace, Typ úkolu, Pokrok a Doba realizace, k ukládání důležitých podrobností o úkolech a podrobnější vizualizaci svých produktivních dat.
Týmy
Měření produktivity týmů začíná sladěním individuálních snah se společnými cíli. To zahrnuje stanovení jasných a měřitelných cílů pro tým a sledování pokroku při jejich dosahování. Tím se zajistí, že členové týmu budou pracovat na společných cílech, a umožní se hodnocení výkonu na základě dosažení kolektivních cílů.
To se může promítnout do cílů, jako je počet kvalifikovaných potenciálních zákazníků pro marketingové týmy a výnosy na uživatele pro prodejní týmy. I zde můžete využít funkce sledování cílů svého nástroje pro řízení projektů.
S ClickUp Goals můžete například nastavit různé typy cílů pro měření pokroku a produktivity, jako například:
- Číselné cíle: Sledovat, kolik kvalifikovaných potenciálních zákazníků bylo za měsíc získáno.
- Ano/ne cíle: Zkontrolovat, zda byla funkce nebo oprava chyby spuštěna podle plánu.
- Cíle úkolu: Spočítat, kolik žádostí o podporu uzavře pracovník zákaznického servisu každý týden.
Stanovte si cíle SMART (konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní, časově ohraničené) a pravidelně sledujte pokrok při jejich plnění. Tak můžete efektivně měřit kolektivní produktivitu svého týmu a zajistit, že každý týden, měsíc a čtvrtletí splníte své cíle.
Organizace
Většina organizací určuje svůj index produktivity na základě analýzy čísel, jako jsou míra růstu tržeb, ziskové marže a návratnost investic (ROI).
V tomto případě se různá oddělení, jako je marketing, prodej a zákaznický servis, sjednotí a budou pracovat na několika strategických cílech, jako je generování potenciálních zákazníků, zapojení zákazníků a roční opakující se výnosy (ARR).
Zde jsou dva způsoby, jak měřit produktivitu celé vaší organizace:
- Tržby na zaměstnance: Jednoduše vydělte celkové tržby celkovým počtem zaměstnanců a získáte tržby na zaměstnance. Pokud tedy máte 20 zaměstnanců a vaše tržby za jeden týden činí 100 000 dolarů, každý zaměstnanec v průměru vygeneruje 5000 dolarů.
- Poměr efektivity týmu: Nejprve vypočítejte hrubý zisk (tržby minus všechny výdaje). Poté zisk vydělte mzdovými náklady na zaměstnance. Pokud je váš hrubý zisk 50 000 $ a celková investice do zaměstnanců je 5000 $, pak je poměr efektivity vašeho týmu 10:1.
Výhodou poměru efektivity týmu je, že se nemusíte omezovat pouze na tržby nebo zisky. Můžete také použít jiné metriky výkonnosti, jako je Net Promoter Score (NPS) a míra dokončení sprintu.
Tři vzorce pro měření produktivity
Zde je několik běžných vzorců, které lze použít k měření indexu produktivity v různých odvětvích.
1. Produktivita práce
Jedná se o nejjednodušší ze všech vzorců – stačí vydělit výstup vstupem.
Pokud výrobní společnost vyprodukuje za týden 1 000 kusů produktu, výroba těchto kusů vyžaduje 100 hodin práce. Produktivita by pak byla 1 000/100, což je 10 kusů za hodinu.
2. Výpočet na základě cílů
Tento přístup se zaměřuje na hodnocení výkonu ve vztahu k předem stanoveným cílům. Zde jasně ukazuje, zda byl konkrétní cíl splněn, překročen nebo nesplněn. Poté můžete přehodnotit svou strategii a naplánovat budoucí úspěch.
Pokud je například vaším cílem zvýšit měsíční tržby o 20 %, míra produktivity se měří podle toho, zda:
- Dosáhli jste tohoto cíle a zvýšili své tržby o 20 % (100% produktivita).
- Překročili jste jej a zvýšili své tržby o 25 % (125% produktivita).
- Nedosáhli jste cíle a zvýšili jste své tržby o 15 % (75% míra produktivity)
3. 360stupňová zpětná vazba
V rámci této metody shromažďujete zpětnou vazbu z různých zdrojů, jako jsou kolegové, nadřízení, klienti a zaměstnanci, abyste mohli komplexně posoudit výkon jednotlivce nebo týmu.
Zpětnou vazbu můžete získávat prostřednictvím průzkumů a rozhovorů nebo hodnocením jednotlivců či týmů podle předem definovaných kritérií. Na rozdíl od ostatních dvou metod je 360stupňová zpětná vazba spíše kvalitativní než kvantitativní a může vám poskytnout podrobnější informace o výkonu jednotlivců či týmů.
Výpočet produktivity a efektivity
Produktivita se často používá zaměnitelně s efektivitou, ale v konkrétních kontextech se tyto dva pojmy liší.
- Produktivita analyzuje vztah mezi výstupem a vstupem – množství nebo kvalitu výstupu generovaného na jednotku vstupu. Vzorec by tedy byl měřítkem výstupu / vstupu .
- Efektivita naopak hodnotí, jak dobře jsou využívány zdroje k dosažení požadovaných výsledků. Vzorec by tedy byl měřítkem (výstup / vstup) x 100 %.
Obě metriky jsou důležité pro výkonnost organizace, ale poskytují odlišné pohledy na provozní efektivitu.
Měření produktivity: příklady z praxe
Zde je návod, jak můžete měřit produktivitu v různých odvětvích:
- Výroba: Sledování počtu jednotek vyrobených za hodinu na montážní lince
- Služba: Počítání zákaznických hovorů vyřízených jedním agentem za den v call centru
- Maloobchod: Výpočet tržeb na zaměstnance v maloobchodním prodejně
- Technologie: Měření nových funkcí dodávaných v každém sprintovém cyklu
- Pohostinství: Měření obsazenosti pokojů nebo výnosů na dostupný pokoj v hotelu
Zde je několik KPI, které můžete použít pro různé týmy nebo pracovní pozice:
- Marketing: Příchozí potenciální zákazníci, návštěvy webových stránek, konverze reklam
- Prodej: Nové účty, generované tržby, míra konverze
- Produkt a vývoj: Nové funkce, opravy, doba uvedení na trh
- Úspěch zákazníků: skóre NPS, počet odpovědí, recenze zákazníků
Při měření produktivity se nakonec ujistěte, že nepřikládáte přílišný důraz na žádný jeden faktor – ať už je to jednotlivec nad týmem nebo kvantita nad kvalitou. Nejde jen o čísla; musíte zohlednit kvalitu, kontext a další nuance.
Měření produktivity zahrnuje použití kombinace kvantitativních a kvalitativních metrik, stanovení realistických cílů a podporu kultury neustálého zlepšování.
Stejně důležité je měřit produktivitu i u vašich týmů pracujících na dálku.
Měření produktivity při práci na dálku
Čtvrtá průmyslová revoluce, charakterizovaná technologickými pokroky – umělou inteligencí (AI), blockchainem, virtuální realitou (VR) a automatizací – zásadně změnila způsob, jakým pracujeme.
Společnosti nejenže naskakují na vlnu hybridní a vzdálené práce, ale také neustále spolupracují s dodavateli, agenturami a freelancery. Tato globálně rozptýlená pracovní síla činí správné měření produktivity opravdu obtížným.
Zde přicházejí ke slovu nástroje pro správu pracovního prostoru a sledování produktivity, jako je ClickUp. Díky komplexní sadě nástrojů – projektovému řízení, interní komunikaci, dokumentům a dokonce i automatizaci – může ClickUp organizacím pomoci sledovat produktivitu jednotlivců i týmů.
Navíc jeho asynchronní a real-time komunikační nástroje, automatizační funkce a další funkce mohou pomoci zefektivnit komunikaci a snížit pracovní zátěž. Zde je návod, jak na to:
Držte se plánu projektů
S ClickUp můžete nastavit samostatné projekty (s úkoly, podúkoly a akčními položkami), přiřadit je členům týmu a diskutovat o aktualizacích stavu na jednom místě. Navíc můžete použít zobrazení ClickUp Board View k organizaci (a přetahování úkolů) a rychlé aktualizaci jejich stavu.
Měřte produktivitu přidělením sprintových bodů a úrovní priority pro každý úkol nebo akci v ClickUp. To vám pomůže kvantifikovat práci, kterou každý zaměstnanec (a tým) vykoná v každém sprintovém cyklu.
Jako další výhoda vám sprintové body pomohou odhadnout čas a úsilí potřebné k dokončení každého úkolu, což vám zajistí efektivní rozdělení úkolů bez přetížení vašeho týmu.
Měřte pokrok pomocí grafů výkonnosti
Dalším skvělým způsobem, jak měřit produktivitu, je stanovení cílů pro každý sprint nebo projekt. ClickUp vám poskytuje přístup k mnoha výkonnostním zprávám, které mohou analyzovat pokrok vašeho týmu, identifikovat úzká místa a upravit vaše plány produktivity. Některé grafy zahrnují:
- Burnup a burndown grafy: Ukazují množství dokončené práce a zbývající práci.
- Kumulativní tok: Tyto diagramy vám pomohou vizualizovat, jak vaše úkoly postupují různými fázemi, jako jsou nevyřízené, rozpracované a testované, abyste mohli zjistit, jak dlouho úkoly trvají v každé fázi.
- Rychlost: Ukazuje, jak dlouho zaměstnancům v průměru trvá dokončení úkolu, abyste mohli lépe plánovat budoucí sprinty.
Vypočítejte produktivitu pomocí sledování času
Zjistili jsme, že nejjednodušším způsobem, jak sledovat produktivitu, je porovnání vstupů a výstupů. U znalostních pracovníků se jedná o čas strávený na úkolu versus dokončené úkoly.
Pokud máte freelancery nebo zaměstnance na částečný úvazek, kteří jsou placeni hodinově, můžete použít software pro sledování času, abyste získali přehled o jejich fakturovatelných hodinách.
Například ClickUp nabízí integrovanou funkci sledování času, která umožňuje jednotlivým zaměstnancům přidávat časové záznamy pro každý úkol spolu s poznámkou popisující, co dělali.
Manažeři mají přístup k individuálním výkazům pracovní doby jednotlivých zaměstnanců a mohou hodnotit jejich produktivitu a výkonnost. Mohou také využít kumulativní sledování času, aby zjistili, kolik času každý člen týmu věnuje různým skupinám úkolů.
Přečtěte si také: 8 cílů pro zvýšení produktivity v roce 2024
Měřte produktivitu svého týmu pomocí ClickUp
Zvýšení produktivity vašeho týmu je důležité pro dosažení vašich cílů a zvýšení tržeb a ziskovosti vaší společnosti. Prioritizace měření produktivity je nezbytná pro podporu růstu, inovací a úspěchu.
Pokud jste součástí čtvrté průmyslové revoluce, doporučujeme vyzkoušet ClickUp. Nejenže vám pomůže sledovat individuální a kolektivní úroveň produktivity ve vaší organizaci, ale také obsahuje sadu nástrojů, které mohou zvýšit produktivitu vašeho týmu.
Nevěříte nám? Tohle říká jeden ze zákazníků ClickUp:
Vaše agentura přichází o velkou část produktivity, pokud nepoužíváte ClickUp! Bez ClickUp bych musel najmout další 3 lidi, aby zvládli stejnou práci.
Vaše agentura přichází o velkou část produktivity, pokud nepoužíváte ClickUp! Bez Clickupu bych musel najmout další 3 lidi, aby zvládli stejnou práci.
Váš tým může snížit množství opakující se práce díky automatizaci pracovních postupů v ClickUp, rychleji vyhledávat informace pomocí ClickUp Brain (jehoho asistenta genAI) a zefektivnit komunikaci pomocí videoklipů, chatů a tabulek.
Zjednodušeně řečeno, získáte komplexní nástroj, který zvyšuje produktivitu a zároveň ji měří, takže se můžete neustále zlepšovat.
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp a zjistěte, jak vám může pomoci sledovat trendy produktivity vaší společnosti.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Jaký je nejlepší způsob měření produktivity?
Ačkoli neexistuje jediný nejlepší způsob měření produktivity, užitečné mohou být projektově specifické KPI. Poskytují jasné datové body, které sledují pokrok směrem ke konkrétním cílům. Navíc je lze přizpůsobit pro různé oddělení, jako je vývoj, marketing a prodej.
2. Jak se počítá produktivita?
Nejjednodušší způsob výpočtu produktivity je vydělit celkový výkon celkovým vstupem.
Například pokud obchodní zástupce za 5 hodin uskuteční 20 hovorů se zákazníky, jeho produktivita je:
20 hovorů / 5 hodin = 2 hovory za hodinu
3. Jaké jsou tři měřítka produktivity?
Tři běžné měřítka produktivity jsou:
- Výstup na vstup: Vypočítejte celkový výstup (vyrobené zboží nebo poskytnuté služby) dělený celkovým vstupem (využité zdroje, jako jsou odpracované hodiny nebo investovaný kapitál).
- Cíle: Sledujte pokrok při dosahování konkrétních cílů produktivity, abyste zjistili, zda jsou zdroje využívány efektivně.
- Čas: Změřte, jak dlouho trvají úkoly (např. cyklus), abyste identifikovali úzká místa v pracovním postupu.