Ať už podáváte žádost o proplacení výdajů nebo spravujete rozpočet projektu, výkaz výdajů je nedílnou součástí každého typu podnikání.
Přesto jejich vyplňování není zrovna zábava.
Ve skutečnosti to může být zdlouhavý a časově náročný proces, zejména pokud je pokaždé vytváříte od nuly. Naštěstí existuje snadné a bezplatné řešení, které může využít každý tým!
Šablony výkazů výdajů zrychlují a zjednodušují proces předkládání výkazů výdajů a díky předem připraveným profesionálním osnovám jsou bezchybné. Navíc máte bezplatný přístup k řadě přizpůsobitelných a podrobných šablon.
Na oslavu šablon výkazů výdajů si pojďme popovídat o nejdůležitějších vlastnostech, které byste měli hledat ve své příští šabloně výkazu výdajů, a podívat se na 10 našich oblíbených šablon pro Excel, Google Sheets a ClickUp. Prozkoumáme jejich nejlepší funkce a ukážeme vám, jak je co nejlépe využít včas pro vaše příští velké výdaje. ?
Co je šablona výkazu výdajů?
⭐ Doporučená šablona
Topíte se v účtenkách a nepřehledných tabulkách? Zjednodušte si sledování výdajů pomocí bezplatné šablony výkazů výdajů od ClickUp – už žádný chaos, jen přehlednost.
Výkaz výdajů je dokument, který podniky používají ke sledování výdajů. Šablona výkazu výdajů je předem připravený formulář, který usnadňuje proces vytváření výkazů v podniku. ?️
Výkazy výdajů se nejčastěji vytvářejí, když zaměstnanec vynakládá výdaje jménem společnosti. Uvádějí náklady na každou položku nebo službu, aby bylo zajištěno přesné proplacení. Mohou však sloužit i k jiným účelům! Mnoho týmů používá výkazy výdajů při podávání daňových přiznání, hodnocení dopadu projektů nebo pro jednoduchou kontrolu rozpočtu.
Mezi výhody používání šablony výkazů výdajů patří:
- Efektivita: Jelikož stačí zadat pouze hodnoty pro každou novou výdajovou položku, můžete vytvářet výkazy rychle a efektivně.
- Profesionální výsledky: Šablona se o vše postará, takže se můžete soustředit pouze na čísla. Máte možnost vybrat si šablonu výkazů výdajů, která nejlépe odpovídá vaší značce a preferované úrovni formálnosti vaší firmy.
- Pokyny: Pokud jste ještě nikdy nevyplňovali výkaz výdajů, šablona vám pomůže nezapomenout na žádné důležité informace.
- Lepší komunikace: Díky podrobnému výkazu výdajů získají recenzenti a další zúčastněné strany jasný přehled o tom, kam skutečně směřuje schválený rozpočet.
- Další funkce: Digitální šablony mají různé funkce pro vkládání, integraci a připojování účtenek a dalších užitečných médií k vašim výkazům.
Co hledat v šabloně výkazu výdajů
Kvalitní šablona výkazů výdajů by měla…
- Mějte jasný přehled: Musí být přehledný, organizovaný a snadno čitelný.
- Zahrňte všechny potřebné sekce: Šablona by měla poskytovat dostatek prostoru a sekcí pro přidání všech klíčových detailů.
- Poskytněte dostatečné pokyny: Je třeba přesně definovat, kam se mají vaše informace umístit a které soubory přiložit.
- Dopřejte si určitou flexibilitu: Šablonu byste měli být schopni přizpůsobit tak, aby odrážela vaše postupy, zásady a branding.
- Přístupnost na více zařízeních: Šablonu byste měli mít možnost upravovat i na cestách pomocí notebooku nebo telefonu.
- Zlepšete spolupráci v týmu : Ať už prostřednictvím komentářů nebo jednoduchého sdílení souborů, kvalitní šablona vám musí umožnit komunikovat s kolegy.
10 šablon výkazů výdajů k použití
Vykazování výdajů je jednoduché, pokud máte správnou šablonu, která vás provede. Díky dobře strukturovanému rámci a předdefinovaným kategoriím můžete dokumentovat své výdaje a zajistit, aby všechny účty byly dokonale vyrovnané.
Potřebujete pomoci s výběrem? Máme pro vás řešení.
Sledujte nás, jak rozebíráme 10 nejlepších šablon výkazů výdajů pro ClickUp, Excel, Word a Google Sheets.
A jako třešnička na dortu – všechny jsou zdarma! Můžete tak spravovat své obchodní výdaje, aniž byste museli utrácet spoustu peněz. ?
1. Šablona výkazů výdajů od ClickUp
Začněme něčím jednoduchým, ale účinným. Šablona výkazů výdajů od ClickUp zachycuje všechny klíčové informace o jakýchkoli výdajích v přehledném a barevném rozvržení. ?
Tato šablona vhodná pro začátečníky byla vytvořena v ClickUp Docs – dynamickém a integrovaném nástroji pro úpravu dokumentů od ClickUp, který se liší od všeho, co jste dosud používali. V tomto hotovém dokumentu najdete přednastavené formátování, bannery a styly, díky kterým bude vyplňování a sdílení výkazů výdajů snazší než kdykoli předtím.
Díky podrobným sekcím pro definování zúčastněných členů, rozpočtu, výdajů a dalších údajů obsahuje tato šablona vše, co potřebujete k řádnému zdokumentování všech nákladů souvisejících s jakýmkoli týmem nebo projektem. Sekce Rozpis výdajů obsahuje tabulku, do které můžete zaznamenat všechny výdaje spolu s datem, popisem a podkategoriemi, jako jsou stravování a cestování.
Po sepsání obchodních výdajů a výpočtu celkové částky může předkladatel přidat fotografie svých účtenek a popsat je přímo v šabloně. Na konci šablony najdete místo, kde mohou recenzenti zprávu schválit a podepsat. Navíc, stejně jako u všech šablon ClickUp, můžete libovolně přizpůsobit všechny části dokumentu tak, aby odpovídaly vaší značce a procesům.
2. Šablona měsíčního výkazu výdajů od ClickUp
Šablona měsíčního výkazu výdajů od ClickUp má mnoho podobností s předchozí šablonou ClickUp Doc, ale je navržena tak, aby zpracovávala výdaje zaměstnanců související s podnikáním za celý měsíc, a poskytuje tak pohodlné řešení pro pravidelné a systematické podávání zpráv.
V horní části této šablony najdete vyhrazené sekce, do kterých můžete vložit logo, název a kontaktní údaje své společnosti. Dále na stránce najdete sekce pro definování účelu a období výdajů. Předkladatel pak může uvést své jméno, pozici, identifikační číslo, číslo sociálního pojištění a další údaje v sekci Informace o zaměstnanci , aby byla zajištěna správná úhrada.
K dispozici jsou dvě tabulky, do kterých můžete zaznamenávat své výdaje. První z nich je obecný souhrn s celkovými náklady pro každou kategorii, včetně dopravy, ubytování a stravování. Druhá a poslední tabulka vám umožňuje rozepsat a rozčlenit výdaje podrobněji. Pokud se výdaj týká určitého obchodního účtu, můžete to v této části uvést.
3. Šablona výkazů výdajů zaměstnanců od ClickUp
Pokud často organizujete firemní výjezdy, šablona výkazů výdajů zaměstnanců od ClickUp vám tento proces výrazně usnadní díky předformátovanému dokumentu, díky kterému budete mít přehled o výdajích každého zaměstnance souvisejících s cestováním. ?
Tato šablona obsahuje celkem osm stránek. První a hlavní stránka obsahuje základní informace o organizaci, předkladateli a příjemci. Následujících pět stránek představuje různé typy výdajů, včetně:
- Ubytování
- Doprava a palivo
- Stravování
- Zábava
- Různé
Každá stránka obsahuje tabulky, do kterých lze zaznamenat všechny náklady a podrobnosti o každé transakci. Odtud může zaměstnanec přejít na předem připravenou podstránku Přílohy účtenek , kde může své výdaje doložit příslušnými doklady.
Na stránce Souhrn výdajů na cestu najdete konečný seznam výdajů podle typu a celkovou částku, která má být vašemu zaměstnanci vrácena.
Pro ještě pohodlnější práci použijte obsah na levé straně dokumentu. Zapněte přilnavý obsah, aby se obsah stránky zobrazil na pravé straně.
4. Šablona pro výdaje a výkazy firmy od ClickUp
Šablony ve formátu Doc jsou sice mezi šablonami výkazů výdajů velmi oblíbené, ale nejsou jediným způsobem, jak je vytvořit! Podívejme se, jak můžete organizovat složitější výdaje a rozpočty pomocí šablony Business Expense & Report Template od ClickUp. Tato šablona na úrovni seznamu obsahuje spoustu funkcí připravených k okamžitému použití, včetně vlastních polí, předem připravených úkolů a několika zobrazení, které vám pomohou spravovat výkazy výdajů ze všech úhlů.
Pomocí této přizpůsobitelné šablony můžete přehledně shromažďovat a ukládat data ve svém pracovním prostoru a zároveň získávat cenné informace o výdajových zvyklostech vaší společnosti nebo týmu. Tato šablona obsahuje různé zdroje pro správu výdajů od jejich přijetí až po jejich splnění, včetně:
- Formulář zobrazení: Formulář pro zadávání výdajových zpráv, který můžete sdílet se zaměstnanci prostřednictvím jednoduché URL adresy, abyste shromáždili informace o jejich výdajích. Po vyplnění se automaticky vytvoří úkol.
- Seznam zobrazení: Interaktivní hlavní seznam výdajů, ve výchozím nastavení seřazený podle typu výdajů. Důležité informace o každém výdaji najdete ve sloupcích vpravo.
- Zobrazení tabule: Tabule výdajů ve stylu Kanban uspořádaná podle stavu. Přetahujte úkoly po tabuli a měňte jejich stav až do jejich schválení.
- Dokumenty: Dokument pro výkaz obchodních výdajů podobný předchozím šablonám uvedeným v seznamu.
Všechny aspekty této šablony můžete přizpůsobit tak, aby odpovídaly jednotlivým krokům vašeho procesu, a můžete také použít filtry a změnit kritéria seskupování nebo třídění.
Podívejte se na tyto šablony návrhů rozpočtu!
5. Šablona výkazů výdajů pro malé podniky od ClickUp
Ačkoli více zobrazení, vlastní pole a přizpůsobitelné stavy úkolů vypadají pro jakýkoli výkaz výdajů působivě, vaše malá firma možná tyto zbytečné funkce k udržení efektivity nepotřebuje. Následující šablona to chápe a udržuje věci stručné a přehledné, aby usnadnila přesné a včasné vykazování. ?
Šablona výkazů výdajů pro malé podniky od ClickUp je praktický nástroj navržený přesně pro tento účel. Je snadno použitelná pro každého, i když jste nováčkem v ClickUp nebo nemáte příliš technických znalostí.
Tato šablona je další šablonou ve stylu Doc a má známou strukturu. Začíná názvem společnosti, logem a Přehledem reportéra, což je část věnovaná informacím o předkladateli. V části Podrobnosti výdajů rozepíšete každý výdaj, kdy k němu došlo a kolik stál společnost.
Po části určené pro účtenky následuje závěrečná část pro autorizaci. Osoba schvalující transakci vyplní tyto údaje a uvede své jméno, datum, podpis a další informace.
6. Šablona pro správu financí a výkaz výdajů od ClickUp
Šablona ClickUp Finance Management Template je vaším jediným zdrojem pro vše, co se týká financí. Centralizuje finanční data a poskytuje snadný přístup k důležitým informacím a projektové dokumentaci v organizovaném prostoru v rámci platformy. Umožňuje také přiřazovat úkoly a sledovat jejich průběh pomocí více zobrazení, vlastních polí a vlastních stavů úkolů.
V této šabloně na úrovni prostoru najdete samostatné složky pro organizaci výdajů souvisejících s prodejem, výdaji a produkty a službami. V každé složce najdete samostatné seznamy s více zobrazeními pro související náhrady, kalendář platebního plánu, ceníky a další.
Tato šablona také obsahuje čtyři předem připravené automatizace, které eliminují zbytečnou práci spojenou s procesem proplácení výdajů. Například když se změní vlastní pole, stav úkolu se automaticky aktualizuje. Můžete také zavést vlastní automatizace, které budou vyhovovat vašemu konkrétnímu pracovnímu postupu a závislostem úkolů.
? Další informace: Co je automatizace pracovních postupů a jak ji implementovat pomocí ClickUp?
7. Šablona seznamu cestovních výdajů v Excelu od Vertex42
Pokud dáváte přednost osvědčeným tabulkám, máme pro vás řešení! Tato šablona výkazu cestovních výdajů v Excelu je spolehlivou a známou volbou pro správu výdajů souvisejících s cestováním. ?️
Začněte s vykazovaným obdobím a zadejte všechny potřebné informace do určených buněk, jako je účel, jméno a oddělení. V následujících částech jsou uvedeny všechny termíny cest a výše jednotlivých výdajových kategorií za každý den. K dispozici je také část věnovaná rozepsání výdajů.
Nezapomeňte přiložit účtenky jako doklad, protože šablona pro ně nemá vyhrazenou část. ?
Jelikož se jedná o dokument Excel, tato šablona nepodporuje spolupráci v reálném čase ani mobilní přístup. Zatímco ClickUp nabízí jednotnou platformu, která přesahuje rámec sledování výdajů, Excel je samostatný nástroj pro práci s tabulkami.
8. Šablona ročního výkazu výdajů v aplikaci Word od ExcelTemplates
Za rok se může stát mnoho věcí – služební cesty, večeře s klienty, teambuildingové akce. ?
Spolehlivý systém sledování ročních výdajů je nezbytný, pokud chcete mít přehled o tom, kam vaše roční výdaje směřují.
Přesně k tomu slouží šablona ročního výkazu výdajů pro Word. Jedná se o jednoduchý, ale neocenitelný nástroj pro vedení přesných ročních záznamů o výdajích.
Stejně jako v jakémkoli dokumentu Word zadejte a naformátujte požadovaný text. Nejprve uveďte své jméno, funkci, identifikační číslo a oddělení v horní části. Vypočítejte své výdaje za každý měsíc v roce a poté je sečtěte za jednotlivá čtvrtletí. Zadejte čísla do připravené tabulky a seřaďte je podle typu výdajů.
Jakékoli zvláštní poznámky nebo vysvětlení uveďte v části Další komentáře. Na závěr uveďte jméno schvalovatele, datum a podpis, aby byl dokument platný. ✒️
Pokud stále dáváte přednost programu Word, tato základní šablona výkazů výdajů vám poslouží. Jelikož však byl tento program primárně určen pro úpravy textu, nabízí ve srovnání s Excelem a ClickUp omezenou funkčnost.
9. Šablona výkazu výdajů zaměstnanců v Excelu od ExcelTemplates
Šablona výkazu výdajů zaměstnanců pro Excel je snadný způsob, jak dokumentovat, kategorizovat a analyzovat své měsíční příjmy a výdaje. ?
Je určen především pro osobní použití. Obsahuje kategorie výdajů, jako jsou náklady na bydlení a služby, které obvykle nejsou hrazeny zaměstnavatelem. Díky své flexibilitě však můžete šablonu přizpůsobit různým obchodním kontextům. Její zástupný text nabízí dobrý výchozí bod pro vytvoření vlastního obsahu.
V hlavní záložce s přehledem by zaměstnanec měl uvést své příjmy v zelené části a výdaje v modré části. Sloupce představují měsíce. Šablona také obsahuje samostatné záložky pro každý měsíc, což vám umožňuje jít více do hloubky. Každá kategorie příjmů nebo výdajů může mít více podkategorií.
10. Šablona výkazů výdajů v Google Sheets
V dnešní době už každý ví, k čemu slouží šablona výkazů výdajů. Pojďme tedy rovnou k věci – čím je tato jednoduchá šablona výkazů výdajů pro Google Sheets jedinečná?
Pro začátek je to pravděpodobně nejdetailnější šablona týdenního výkazu výdajů na tomto seznamu. Nabízí četné příklady pro každou kategorii, takže můžete přesně podrobně zaznamenat týdenní výdaje. Díky předem připraveným vzorcům se všechny součty počítají automaticky. Nejenže ušetříte čas a námahu, ale také se vyhnete počítání, což je vždy plus! ?
Stejně jako ClickUp je i Google Sheets cloudová platforma, která automaticky ukládá vaše pokroky a bezpečně je uchovává online v cloudu. K dokumentu máte přístup z jakéhokoli zařízení a můžete jej dokonce upravovat společně s ostatními v reálném čase.
10 nejlepších šablon výdajů – přehled
Víme, že jste velmi zaneprázdněni, proto jsme pro vás shrnuli klíčové body do níže uvedené tabulky:
| Šablona | Co vám to přinese |
| Šablona výkazů výdajů ClickUp | Zjednodušuje sledování výdajů díky přehlednému a živému rozvržení. |
| Šablona měsíčního výkazu výdajů ClickUp | Pomáhá vám vykazovat výdaje vaší firmy na měsíční bázi. |
| Šablona výkazů výdajů zaměstnanců ClickUp | Zajišťuje spravedlivé proplacení výdajů každého zaměstnance ve vaší organizaci. |
| Šablona výdajů a výkazů ClickUp Business | Poskytuje komplexní rámec pro správu výdajů a souvisejících činností. |
| Šablona výkazů výdajů pro malé podniky ClickUp | Poskytuje malým podnikům jednoduchý způsob, jak dokumentovat výdaje související s podnikáním. |
| Šablona pro správu financí ClickUp | Centralizuje všechny vaše finanční informace, což vám umožní snadno je spravovat. |
| Šablona výkazu cestovních výdajů v Excelu od Vertex42 | Umožňuje zaznamenávat výdaje na služební cesty ve formě tabulky. |
| Šablona ročního výkazu výdajů v aplikaci Word od ExcelTemplates | Díky nim je vytváření výkazů výdajů na konci roku hračkou, bez ohledu na množství dat. |
| Šablona výkazu výdajů zaměstnanců v Excelu od ExcelTemplates | Umožňuje zaměstnancům snadno dokumentovat měsíční příjmy a výdaje. |
| Šablona výkazu výdajů v Google Sheets | Ukládá veškerou vaši práci do cloudu a umožňuje vám spolupracovat na vytváření výkazů výdajů. |
Začlenění těchto šablon do vašeho pracovního postupu také zajistí hladký proces uzavření projektu. Umožní vám to rychle a přesně uzavřít finanční záznamy a schválení. ?
Zjednodušte sledování výdajů pomocí šablon od ClickUp
Využijte mnoho výhod, které tyto šablony výkazů výdajů nabízejí. Zaznamenávejte všechny své výdaje a další finanční údaje na jednom místě, analyzujte je a získejte systematický přehled o finanční situaci své firmy.
Pro úplné pochopení výdajů souvisejících s vaším podnikáním a projekty se můžete spolehnout na jakoukoli šablonu výkazů výdajů od ClickUp. Nejenže budete mít přístup k mnoha bohatým a dynamickým funkcím zcela zdarma, ale budete moci svou šablonu výrazně vylepšit díky více než 1 000 integracím a rozsáhlé knihovně šablon pro jakékoli použití.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a posuňte své výkaznictví výdajů na novou úroveň. ⛰️