Projektový trojúhelník – vyvážení rozsahu, času a nákladů

Očekávání klientů, nepředvídatelná povaha moderního pracovního prostředí a omezené zdroje činí řízení klientů, vašeho týmu a projektů náročným úkolem.

Projektoví manažeři se tak stali nezbytnou součástí téměř každého podniku, bez ohledu na jeho velikost nebo odvětví, aby mohli řídit projekty a usnadňovat komunikaci mezi klienty a týmy.

V tomto článku vám vysvětlíme, co je trojúhelník projektového řízení, jak funguje, proč funguje a jak můžete pomocí nástrojů projektového řízení tento trojúhelník implementovat ve své roli projektového manažera.

Co je trojúhelník projektového řízení a jak funguje?

Po desetiletích intenzivního výzkumu osvědčených postupů v oblasti projektového řízení se jedním ze základních pilířů této práce stal trojúhelník projektového řízení (PMT).

PMT, známý také jako Zlatý trojúhelník, Železný trojúhelník a Trojúhelník trojích omezení, je tajnou zbraní v arzenálu projektového manažera, protože poskytuje vizuální pomůcku a koncepční a praktický rámec pro úspěšné řízení.

Projektový trojúhelník existuje již od 50. let 20. století a neustále se vyvíjí. Dnes existuje britská verze, americká verze (na kterou se zaměříme) a také takzvaný agilní trojúhelník, který byl vytvořen speciálně pro agilní týmy. Nicméně i po 70 letech zůstávají základní principy železný trojúhelník stejně účinné jako v době svého vzniku.

Nyní se podívejme, jak to funguje.

Zlatý trojúhelník projektového řízení je vizuální pomůcka ve formě trojúhelníku, jehož tři strany představují tři základní omezení ovlivňující celkovou kvalitu konečného produktu projektu (představovaného rovinným prostorem uprostřed trojúhelníku).

Tady jsou tři prvky projektového trojúhelníku:

Úkolem projektového manažera je řídit tyto tři faktory, protože ovlivňují projektový tým, kvalitu konečného produktu a v konečném důsledku i úspěch projektu.

PMT funguje, protože ukazuje, jak jsou tyto tři faktory propojeny, a díky své jednoduchosti je ideální pro komunikaci s klienty. Každý projekt je založen na projektovém rozpočtu (náklady), termínu (náklady) a konečném cíli různé velikosti, rozsahu a složitosti ( rozsah projektu ).

Tento trojúhelník také představuje rovnováhu, která musí být udržována mezi trojicí omezení. Jinými slovy, pokud se změní jedna proměnná, je nutné provést úpravy u dalších dvou, aby byla obnovena rovnováha.

Pokud se například prodlouží termín a zkrátí se tak časový prostor, je nutné zvýšit náklady nebo omezit rozsah, aby bylo možné dodržet nový termín a zachovat kvalitu produktu.

Trojité omezení trojúhelníku projektového řízení

PMT se také nazývá železný trojúhelník, protože tři různé strany (čas, náklady projektu, rozsah) lze považovat za protichůdné síly působící proti sobě.

Jinými slovy, body PMT se budou přirozeně vzájemně vzdalovat. Pokud například dojde k rozšiřování rozsahu projektu nebo k prudkému nárůstu nákladů, trojúhelník se stane nepřiměřeným a rozpadne se, čímž dojde ke ztrátě kvality, kterou obsahuje.

Pro úspěšnou realizaci projektu musí projektový manažer pečlivě vyjednávat vztah mezi trojicí omezení, aby udržel silný a pevný trojúhelník. Existují však specifické typy vztahů mezi určitými omezeními, které nelze změnit:

Je důležité znát rozdíl mezi těmito dvěma pojmy.

Vztah mezi rozsahem a náklady i časem je přímo úměrný. Pokud zvýšíte rozsah projektu, budou se muset zvýšit také náklady a/nebo čas. Stejně tak, pokud se rozhodnete rozsah projektu snížit, bude možné souběžně snížit náklady a/nebo čas.

Vztah mezi náklady a časem je však nepřímo úměrný. Tyto dvě omezení musí být vyvážena jejich posunem v opačných směrech.

Pokud například snížíte rozpočet projektu, budete muset posunout (prodloužit) jeho termín. Podobně, pokud byste se náhle ocitli v časové tísni, museli byste zvýšit náklady, abyste splnili nové požadavky.

Pojďme si jednotlivá omezení rozebrat trochu podrobněji.

1. Čas

Časové omezení projektu patří často k nejobtížněji kontrolovatelným faktorům a od samého začátku mohou být mimo vaši kontrolu. Čas v projektovém trojúhelníku téměř vždy odkazuje především na termín stanovený klientem. Jedná se o datum, kdy chce mít hotové výstupy projektu k dispozici.

Existuje však mnoho dalších prvků, které také ovlivňují časové omezení, které musí projektový manažer brát v úvahu.

Čas zahrnuje také následující:

Faktory, jako je doba dodání zdrojů a materiálů, hrají roli při řízení prvního omezení železný trojúhelník.

I když stanovený termín zůstává neměnný, zpoždění nebo narušení jiných prvků v rámci časového omezení si vyžádají úpravy nákladů nebo rozsahu, aby se projekt znovu vyvážil a zajistil jeho úspěch.

Zde je stručný přehled nejčastějších situací, které mohou mít vliv na časové omezení projektu:

Ačkoli PMT vyžaduje, aby projektoví manažeři vyvážili tři omezení, aby mohli úspěšně fungovat, je také důležité si uvědomit, že existují věci, které můžete proaktivně udělat, abyste minimalizovali časové výpadky a lépe spravovali čas. Patří mezi ně:

2. Náklady

Téměř každý projekt má na začátku stanovený rozpočet. Jako projektový manažer budete často zodpovědní za stanovení tohoto rozpočtu na základě vašich odhadovaných nákladů souvisejících s řadou různých faktorů, včetně surovin, zařízení, zásob, vybavení, nástrojů a talentů (zaměstnanců).

Dobrý rozpočet je realistický a zohledňuje finanční možnosti klienta, zatímco špatný rozpočet nesleduje finanční KPI a je překročen při prvních změnách v čase a/nebo rozsahu.

Jako projektový manažer však nemáte vždy možnost navrhnout rozpočet. Často je to klient, kdo rozpočet stanoví.

Například klient, který se obrátí na autoservis s žádostí o renovaci starého auta svého otce, může být ochoten utratit pouze 20 000 dolarů. Je tedy na projektovém manažerovi autoservisu, aby upravil rozsah projektu a termín jeho dokončení tak, aby vyhověl rozpočtovým požadavkům klienta.

Pokud v tomto scénáři klient stanoví také termín (a řekněme, že termín je krátký), pak projektový manažer musí výrazně omezit celkový rozsah renovace, aby dosáhl rovnováhy mezi časem a náklady.

Bohužel existují i další faktory, které mohou ovlivnit náklady a úspěch projektu. Zde je seznam běžných faktorů, které negativně ovlivňují omezení nákladů projektu:

Zde je několik tipů, jak můžete jako projektový manažer lépe řídit náklady:

Využijte tyto šablony návrhů rozpočtu!

3. Rozsah

Rozsah se vztahuje k celkové velikosti projektu. Jedná se o omezení, které je obtížnější definovat, ale lze jej zjednodušeně chápat jako konečnou vizi klienta.

Do rozsahu nebo velikosti projektu vstupuje mnoho různých faktorů. Patří mezi ně následující:

V zásadě platí, že čím je projekt složitější a rozsáhlejší (například vypuštění nové družice do vesmíru), tím větší je jeho rozsah a tím více času a zdrojů bude třeba mu věnovat, aby byla zachována rovnováha projektového trojúhelníku.

Naopak, čím je projekt jednodušší, přímočařejší a osvědčenější (například stavba modelové družice pro film odehrávající se ve vesmíru), tím menší je jeho rozsah a tím méně času a zdrojů bude projekt potřebovat k dosažení úspěchu.

Rozsah je často proměnnou, kterou lze nejflexibilněji upravit, aby se zohlednily nepředvídané a nevyhnutelné změny provedené klientem nebo třetí stranou.

Rozsah omezení trojúhelníku projektového řízení může být ovlivněn mnoha faktory, včetně:

Mezi metody, které můžete jako projektový manažer použít k udržení rozsahu projektu, patří:

Výhody používání trojúhelníku projektového řízení

Projektový trojúhelník není jen způsob, jak uvažovat o plánování a řízení projektů; je to ověřitelně užitečný nástroj, díky kterému můžete být úspěšnějším projektovým manažerem.

Krása trojúhelníku projektu spočívá v tom, že nabízí flexibilitu a další výhody, mezi které patří:

1. Komunikace s klientem

Klienti k vám mohou přijít s dostatečně jasnou představou, ale to neznamená, že si nutně uvědomují nesčetné složitosti, jako jsou vaše dodavatelské řetězce nebo požadavky na specializované školení. Trojúhelník projektového řízení můžete použít jako jasnou a stručnou vizuální pomůcku, která vám pomůže zapojit klienta a lépe pochopit vzájemné souvislosti mezi rozpočtem, rozsahem a termínem.

2. Řízení změn

Projektový trojúhelník vám umožňuje vidět jakékoli změny v jednom ze tří omezení projektu a efektivně na ně reagovat. Použití PMT v projektovém řízení vám umožňuje vytvářet komplexní plány řízení změn, které zajistí, že váš tým bude na změny připraven a odolný.

3. Vyjasnění priorit

Pokud si uvědomíte vzájemné působení tří omezení, jimiž jsou náklady, čas a rozsah, můžete rychle stanovit klíčové priority daného projektu. Díky tomu okamžitě rozpoznáte své KPI nebo milníky, které vám pomohou jasně pochopit, čeho musíte vy a každý člen týmu dosáhnout, abyste udrželi kvalitu konečného produktu a zajistili úspěch projektu.

4. Snížení rizika

Projektový trojúhelník snižuje celkové riziko neúspěchu projektu. Díky řízení očekávání klientů, zajištění snadného zvládnutí neočekávaných změn základních omezení a stanovení jasných priorit pro rozsah projektu pomocí PMT mohou projektoví manažeři lépe kontrolovat projekt a provádět odpovídající úpravy.

Co je agilní trojúhelník?

Agilní týmy a odborníci vyvinuli vlastní verzi trojúhelníku projektového řízení, která je podobná svým designem a funkcí, a nazvali ji agilní trojúhelník.

Motivací pro vytvoření agilního trojúhelníku byla snaha o větší flexibilitu. Tradiční trojúhelník projektového řízení byl příliš rigidní a mohl být citlivý na změny v rámci trojitého omezení.

V agilním trojúhelníku jsou tři strany (nebo vrcholy) označeny jako: hodnota, kvalita a omezení. Všimněte si, že celý trojúhelník projektového řízení je zde omezen pouze na jednu stranu nebo roh agilního trojúhelníku.

Výhodou agilního trojúhelníku je, že klade větší důraz na kvalitu projektu a hodnotu konečného produktu projektu pro klienta. Omezení, i když jich zůstávají tři, se stávají jediným faktorem v celkovém řízení projektu.

Pokud například tým vyvíjí aplikaci pomocí trojúhelníku Agile pro řízení projektů a klient chce zvýšit počet funkcí, které může koncový uživatel s aplikací provádět (tj. zvýšit hodnotu), pak projektový manažer bude muset snížit celkovou kvalitu aplikace a/nebo zvýšit některé nebo všechny omezení (více peněz, více času, větší rozsah).

Implementace trojúhelníku projektového řízení

Takže jste se dostali až sem. Ale znát teorii trojúhelníku projektového řízení a být schopen tuto teorii uplatnit v praxi jsou dvě různé věci.

Zvládnutí PMT a všech jeho výhod může trvat roky a je to něco, co mnoho lidí studuje na univerzitách nebo vysokých školách v rámci svých studií v oborech podnikání, management, podnikání a finance.

V této části se budeme zabývat tím, jak můžete své nově získané teoretické znalosti aplikovat v reálném světě podnikání a projektového řízení. Nejprve je však třeba zmínit, že na to nemusíte být sami. Dnes mají projektoví manažeři i klienti přístup k několika opravdu působivým a velmi užitečným online digitálním nástrojům pro podnikání.

Jedním z nejpopulárnějších softwarů pro digitální řízení projektů je ClickUp, který uživatelům nabízí různé funkce nezbytné pro efektivní vyvažování omezení, řízení změn a organizaci týmu.

Projektoví manažeři se mohou spolehnout na ClickUp, který jim pomůže plánovat, řídit a sledovat jejich projekty. A protože je celá platforma přizpůsobitelná, týmy ji mohou nakonfigurovat tak, aby podporovala jejich preference v oblasti pracovních postupů, ať už se jedná o tradiční nebo agilní přístup k řízení projektů nebo jakýkoli jiný.

Zde jsou některé z nejvýznamnějších funkcí, které ClickUp nabízí:

Podívejme se, jak vám ClickUp může pomoci implementovat principy trojúhelníku projektového řízení v celé řadě scénářů.

1. Řízení nákladů

V každém projektu se velká část počátečního rozpočtu rychle vyčerpá kvůli neefektivitě. Ať už jde o příliš mnoho času stráveného prací na úkolech s nízkou prioritou nebo o efektivní přidělování zdrojů a snižování nákladů prostřednictvím zefektivnění činnosti týmu, řízení nákladů je klíčem k udržení vyváženého projektového trojúhelníku.

Funkce správy zdrojů ClickUp jsou navrženy speciálně pro zvýšení efektivity týmů jakékoli velikosti, zejména těch, které pracují na dálku. Nabízejí funkce, které vám pomohou vizualizovat zdroje na první pohled, zlepšit komunikaci a spolupráci v týmu a sledovat pokrok.

2. Řízení času

Není vždy možné změnit stanovený termín ani urychlit procesy třetích stran, jako je například dodávka materiálu. Některé věci prostě nemůžete ovlivnit. Proto je jako projektový manažer velmi důležité pečlivě spravovat svůj čas, celkový harmonogram projektu a čas svého týmu.

ClickUp nabízí dvě jedinečné funkce, které projektovým manažerům umožňují vyniknout v časovém managementu. Vy a váš tým můžete využívat globální časový tracker ClickUp, který funguje jak aktivně, tak retroaktivně. Jejich časový tracker je k dispozici na všech zařízeních, včetně smartphonů, což znamená, že váš tým může sledovat svou práci bez ohledu na to, kde se nachází, a maximalizovat tak svou efektivitu a minimalizovat narušení časového harmonogramu vašeho projektu.

Kromě toho můžete využít šablony pracovní zátěže zaměstnanců, které vám pomohou spravovat čas vašeho týmu, přidělovat zdroje a přehodnocovat kapacitu jednotlivých členů týmu pro převzetí nových úkolů na týdenní bázi. Sledování pracovní zátěže vašeho týmu vám pomůže přiřazovat nové nebo složitější úkoly členům týmu nebo posuzovat, kteří členové zaostávají nebo jsou přetížení úkoly.

Bonus: Šablony pro plánování kapacity

3. Řízení rozsahu

A konečně, abyste byli úspěšným projektovým manažerem, musíte být schopni vyjednat rovnováhu mezi náklady a časem tím, že budete také manipulovat a řídit celkový rozsah vašeho projektu. To může znamenat rozšíření jeho rozsahu, pokud zjistíte, že máte k dispozici více času a peněz, než jste původně předpokládali, nebo omezení rozsahu v určitých klíčových oblastech, pokud máte nedostatek zdrojů nebo se blíží termín dokončení.

ClickUp výrazně pomáhá při řízení rozsahu projektu díky šabloně ClickUp Scope of Work Template. Tento zdroj můžete použít jako vodítko při shromažďování a dokumentování rozsahu projektu, výstupů, milníků a dalších informací.

Kromě toho můžete využít šablonu ClickUp pro rozdělení rozsahu práce, která vám umožní přehledně rozdělit makroverzi výstupů vašeho projektu na mikroúkoly a milníky a sledovat postup vašeho týmu při jejich plnění.

Bonus: Software pro strukturu rozdělení práce ( WBS )

Začněte používat projektový trojúhelník a ClickUp ke správě svých projektů

Bez efektivního projektového manažera selže i ten nejjednodušší projekt; neúspěch se měří podle toho, do jaké míry projekt splnil nebo nesplnil svůj rozpočet, časový rámec a rozsah. Zajímavé je, že zatímco větší společnosti a korporace mají specializované projektové manažery s tímto názvem pozice, ve skutečnosti má každý podnik svého projektového manažera.

I když má malá nezávislá kavárna na rohu vaší ulice pouze tři zaměstnance, jeden z nich bude fungovat jako projektový manažer, pravděpodobně aniž by si to uvědomoval.

A protože každá firma potřebuje projektového manažera (a to dobrého), je nanejvýš důležité, aby každý projektový manažer měl přístup k správným nástrojům pro svou práci. Trojúhelník projektového řízení v kombinaci s manažerským softwarem, jako je ClickUp, je vítězná kombinace. 🤝

Hostující autor:

Veselin Mladenov je manažerem obsahu společnosti ThriveMyWay.

Má více než 10 let zkušeností v oblasti firemního marketingu a prodeje a rozhodl se věnovat své vášni pro digitální marketing a tvorbu obsahu.