Jako manažer pro zapojení zákazníků v týmu profesionálních služeb společnosti ClickUp jsem pomohl mnoha zákazníkům úspěšně zavést naši platformu v jejich organizaci. Možná vás překvapí, že nastavení ClickUp je nejjednodušší částí každého projektu.
Je důležité vybudovat pevné základy pomocí dobře sestavené hierarchie a konfigurace smysluplných zobrazení! Způsob, jakým vaše organizace prožívá změny, však může mít přímý dopad na úspěch jakékoli digitální transformace.
Řízení změn spočívá v usnadnění změn na individuální úrovni prostřednictvím posouzení potřeb vašich stakeholderů a odpovídající přípravy na iniciativu změny.
Proč je řízení změn kritickým aspektem podnikových operací
Někteří vedoucí pracovníci si v této chvíli možná kladou otázku: „Proč se s tím vůbec zabývat?“ Prostě co nejrychleji prosadíme proces řízení změn a budeme doufat, že to dopadne dobře.
Jsem tu, abych vám řekl, že trochu času pomůže všem projít změnami a přinese obrovské výhody.
V první řadě, a možná nejdůležitější, efektivní implementace řízení změn pomáhá zaručit návratnost investic. Zajišťuje, že vaši zaměstnanci produkt rychle přijmou, budou ho intenzivně využívat a budou ho ovládat, což povede k úspěšné změně.
Snižuje také potřebu přepracovávat nebo revidovat procesy, protože vaše zainteresované strany jsou do projektu zapojeny od začátku do konce.
Vaše strategie řízení změn vám nakonec pomůže dosáhnout cílů a měřítek úspěchu, které jste si stanovili, když jste se poprvé rozhodli pro produkt ClickUp. Je to vlastně jen pojistka, která vám pomůže realizovat výhody úspěšného řízení změn.
Model řízení změn Kurta Lewina
Model řízení změn od Kurta Lewina předpokládá, že každá změna, kterou organizace prochází, prochází třemi fázemi:
- Rozmrazit: Vaše tým se připravuje na změnu a přijímá, že změna nastane. Způsob, jakým normálně věci dělají, se začíná rozpadat.
- Změna: Kde se iniciativy ke změně skutečně odehrávají
- Zmrazení: Kde upevníte změnu a přejdete k běžnému provozu – zmrazíte změnu na místě.
Cílem implementace tohoto procesu řízení změn je rychleji provést lidi změnovou křivkou. V konečném důsledku chtějí vedoucí pracovníci zkrátit dobu strávenou v nejistotě a nejistotě na spodní části změnové křivky.
Každý prochází změnou různou rychlostí, proto je třeba v rámci plánování zohlednit všechny různé typy zainteresovaných stran ve vaší strategické vizi. Níže vás provedeme jednotlivými fázemi, abyste mohli změny řídit a efektivněji procházet procesy.
Připravili jsme také šablonu pro řízení změn, která obsahuje otázky pro rozhovory se zainteresovanými stranami, plán řízení změn a komunikační plán.
Fáze 1: Odblokování
Tato fáze procesu řízení změn se zaměřuje na objevování a plánování.
Posuďte dopad změny
Nejprve je důležité identifikovat dopad zavedení změn na vaše zainteresované strany, ať už jsou ovlivněny přímo nebo nepřímo. V projektech digitální transformace existují tři hlavní typy změn:
1. Změny systému
V případě implementace ClickUp je novým systémem ClickUp! Zvažte, jak se bude systém lišit od současného stavu, protože to může ovlivnit rozsah a typ školení, které váš tým potřebuje.
2. Změny procesů
Při zavádění nového systému je přirozené, že se spolu s ním změní i procesy nebo pracovní postupy, které váš tým dodržuje. Vytvoření dokumentace standardních operačních postupů (v Docs!) může být pro váš tým velkým přínosem.
3. Personální změny
Tento typ změny je pravděpodobně tím, co lidi během digitální transformace zajímá nejvíce – nahradí mě nový systém? Je důležité zvážit dopad na vaše zaměstnance během řízení organizačních změn a jasně komunikovat očekávání.
Jakmile identifikujete oblasti, které podle vás budou mít na váš tým největší dopad, je čas se jich zeptat! Proveďte rozhovory se zainteresovanými stranami, abyste se členů svého týmu zeptali, jaké jsou jejich hlavní obavy, a identifikujte mezery v organizačních změnách, abyste se vrátili ke status quo.
Například váš tým může mít za to, že změny, které se týkají jejich procesů, jsou relativně malé, zatímco vy je považujete za zásadní. To znamená, že během projektu budete muset zajistit dodatečná školení, aby se tým naučil, jak se s těmito změnami vypořádat.
Z rozhovorů také může vyplynout, že vaši zaměstnanci se obávají, že nový systém povede k propouštění. To by vám naznačilo, že do svého komunikačního plánu budete muset zahrnout silné poselství, abyste tyto obavy rozptýlili.
Identifikujte odpůrce, skeptiky a zastánce
Pokud provedete rozhovory se zainteresovanými stranami, brzy budete schopni identifikovat odpůrce, skeptiky a zastánce.
Šampioni jsou lidé, kteří již byli změnou přesvědčeni a budou vašimi ambasadory pro ClickUp. Mohou být těmi, kteří ClickUp již dříve používali, nebo prostě jen velmi angažovanými členy vašeho týmu.
Šampioni by měli být využíváni k motivaci zbytku týmu a měli by být zapojeni do procesu implementace ClickUp jako odborníci v dané oblasti.
Je zřejmé, že odpůrci jsou lidé, kteří velmi váhají nad iniciativou změny nebo jakoukoli změnou. Je důležité si to uvědomit, ale omezit tyto lidi v šíření negativních nálad, aby projekt nebyl sabotován. Pamatujte na negativní zaujatost – negativita je hlasitější než pozitivita.
Poslední kategorií lidí jsou skeptici. Tito lidé jsou vlastně mým nejoblíbenějším typem účastníků workshopu, když shromažďuji požadavky pro implementaci ClickUp pro řízení projektů!
Zde máte lidi, kteří jsou nejvíce zainteresovaní na výsledku projektu a budou zpochybňovat procesy a provádět odpovídající změny. Budou přemýšlet o věcech, na které vedení nepřijde.
Identifikujte výše uvedené typy lidí a spolupracujte s nimi během procesu řízení projektu nebo iniciativy změny!
Naplánujte změnu
Nyní, když jste shromáždili všechny tyto informace, je čas je využít! Pro úspěšný projekt se strategií řízení změn doporučuji dvě věci.
- Plán procesu řízení změn
- Komunikační plán
Naštěstí je ClickUp skvělým nástrojem pro vytváření a udržování těchto plánů. V naší šabloně pro řízení změn již najdete vzorové plány, které můžete ihned použít. Do své strategie řízení změn budete chtít zahrnout všechny aktivity, které plánujete provést, abyste pomohli svému týmu přijmout ClickUp.
Mezi tyto aktivity mohou patřit:
- Vytváření nových standardních operačních postupů
- Vytváření školicích materiálů
- Testování přijatelnosti uživateli
- Školení
- Oslava spuštění
V komunikačním plánu nastavíte úkoly pro plánovanou komunikaci, která proběhne během změny. Ty mohou zahrnovat:
- Počáteční oznámení
- Týdenní úřední hodiny
- Oznámení o spuštění
- Potvrzení po spuštění
V naší šabloně najdete několik návrhů formulací, které můžete použít v mnoha z těchto komunikací. ClickUp nabízí řadu funkcí, které vám s nastavením mohou pomoci!
Úkoly ve více seznamech
Rád přidávám všechny své plánované úkoly z komunikačního plánu do plánu řízení změn, abych měl ucelený přehled o všem.
Opakující se úkoly
Pro věci jako týdenní aktualizace a schůzky řídícího výboru použijte funkci opakujících se úkolů, která vám snadno připomene, abyste tyto činnosti dokončili.
Fáze 2: Změna
Fáze změny nastává, když se změny skutečně odehrávají. Pro váš tým to může být nejbouřlivější období, ale pokud jste v fázi uvolnění tvrdě pracovali, měli byste mít připravený plán, jak tuto dobu překonat.
Vaší největší výzvou v této době je provést všechny změnou a zabránit tomu, aby někdo uvízl. Buďte připraveni upravit své plány v závislosti na situacích, které se během projektu vyskytnou.
Pokud jste zavedli nějaké procesy zpětné vazby, jako je formulář ClickUp nebo kanál Slack, měli byste začít slýchat o některých problémech, které by mohly nastat. Váš vedoucí tým je také důležitý pro sledování morálky vašeho týmu a poskytování pozorování.
Jsou v terénu se svými týmy a mají přehled o celkové atmosféře. Níže uvádíme několik důvodů, proč se lidé mohou během procesu změn zaseknout, a jak s nimi bojovat:
Nechápání důvodu
Pokud někdo nechápe účel zavedení ClickUp nebo jakéhokoli nového systému do vaší organizace, pravděpodobně se během projektu nebude angažovat a bude jej přijímat pomalu. Věnujte čas vysvětlení „proč“ svému týmu a přimějte své šampiony, aby propagovali hodnotu úspěšné změny.
Strach z neznáma
Změna může být děsivá!
Pro ty, kteří se obávají nadcházející iniciativy změny, zintenzivněte komunikaci a zajistěte, aby byl proces velmi transparentní. Zapojte své zainteresované strany do procesu řízení změn, abyste pomohli odstranit tyto pochybnosti – a nakonec zajistili, že se věci vrátí do původního stavu.
Obavy ohledně vlastní kompetence
Při učení se novému systému mohou mít lidé obavy, zda budou mít technické schopnosti k jeho používání. Zajistěte, aby byly školení naplánovány nejen na dobu spuštění, ale i na následující týdny a měsíce. Konzistence je pro řízení změn zásadní.
Tlak okolí (negativní zaujatost)
Vzpomínáte si na odpůrce, které jsme identifikovali dříve? Pokud hlasy vašich odpůrců budou příliš hlasité, může to při řízení změn demotivovat zbytek týmu. Minimalizujte narušení tím, že těmto lidem poskytnete soukromé kanály pro zpětnou vazbu prostřednictvím jejich manažerů.
Ztráta smyslu a autority
Pokud jste ve svém týmu odborníkem na JIRA a JIRA najednou zmizí, může to u této osoby vyvolat velkou nervozitu ohledně jejího účelu a významu v týmu. Zapojte všechny, kteří mají tyto obavy, více do zavádění ClickUp, abyste tyto obavy zmírnili.
Obavy z minulých zkušeností
Pokud váš tým již v minulosti zažil změnu ve vaší organizaci, která způsobila mnoho nepokojů a bolesti, může být váš tým nervózní z toho, co tato další změna může znamenat. Budete chtít uznat minulé problémy a hovořit o opatřeních, která jsou přijímána k implementaci poučení z předchozích projektů.
Věřte, že změna bude dočasná
Podobně, pokud vaše organizace prochází neustálými změnami, mohou lidé věřit, že nový systém je dočasný výstřelek, který brzy vyjde z módy. Zdůrazněte dlouhodobé plány pro ClickUp, aby lidé věděli, že nejde jen o novou módní záležitost.
Buďte připraveni přizpůsobit svůj plán případným problémům a při řízení změn v této fázi co nejvíce zapojte své týmy. Na konci budete mít důvod k úsměvu!
Fáze 3: Znovuzmrazení
Poslední fáze spočívá v „zmrazení“ změny, aby se ClickUp stal novým standardem. Tato fáze je často nejvíce opomíjená, protože jakmile dojde k spuštění, projekt je uzavřen a všichni se přesouvají k další činnosti.
Nemohu dostatečně zdůraznit význam této fáze pro podporu přijetí ClickUp. Váš tým právě prošel významnou transformací a vynaložil velké úsilí – je čas to ocenit!
Některé z udržovacích aktivit, které byste měli zahrnout, jsou uvedeny níže. Svět je vám otevřený a pouze vy víte, co nejlépe vyhovuje kultuře vaší organizace a celkové obchodní strategii.
Oslava spuštění
Na závěr změny zvažte uspořádání oslavy po spuštění. Může to být skvělý způsob, jak dát vašemu týmu najevo, že období změn skončilo, a také posílit přechod na ClickUp.
Oslava může mít mnoho podob, například můžete pro svůj tým připravit oběd nebo každému dát cupcake. Při řízení změn je dobré propagovat i krátkodobé úspěchy, které se dostaví okamžitě.
Soutěž o body v pracovním prostoru
ClickUp také nabízí velmi užitečný widget pro vytváření reportů, který je k dispozici v našich dashboardech pod názvem Workspace Points. Tento widget přiděluje lidem body na základě počtu úkolů, na kterých pracují, dokončených úkolů a přidaných komentářů.
Viděl jsem řadu svých úspěšných klientů, kteří pro své zaměstnance vytvořili interní soutěž, v níž osoba s nejvyšším počtem bodů Workspace Points získala dárkový poukaz. Implementace tohoto systému při spuštění je mistrovským tahem, protože motivuje lidi, aby se do ClickUp zapojili již v rané fázi a také přenesli veškerou svou aktuální práci do systému.
Hodnocení po spuštění
Nejjednodušší způsob, jak zjistit, zda vaši zaměstnanci změnu přijímají, je zeptat se jich! Několik týdnů po spuštění proveďte mezi všemi znovu průzkum, abyste zjistili jejich názory na ClickUp, zpětnou vazbu a návrhy na vylepšení.
Často se zde objevují okrajové případy, na které jsme během fáze objevování nemysleli a které mohou podpořit pocit neustálého zlepšování produktu. Zjistíte také, zda existují nějaké mezery ve znalostech, které lze vyřešit dodatečným školením.
Dodatečné školení, pracovní doba a obědy s výukou
Pokud vám váš tým sdělí, že potřebuje další školení, poskytněte mu ho! I když vám to neřeknou, stojí za to jim poskytnout další příležitosti k kladení otázek a získávání dalších informací.
Nejúspěšnější metody, které jsem viděl, jsou například Office Hours, kde mohou lidé přinést své konkrétní otázky týkající se ClickUp, které by jinak nemusely být v rámci školení zodpovězeny.
Navíc, pokud se vám podaří přesvědčit vaše ClickUp šampiony, aby představili, jak ClickUp používají, na schůzkách a setkáních typu Lunch and Learns, zjistíte, že ostatní účastníci si osvojí tipy a triky, které jim jejich kolegové předávají.
Odměny a uznání
Aby byla celá zkušenost se změnou pozitivní, oceněte své šampiony a odborníky, kteří se na projektu podíleli. Změna je velká věc, proto všechny náležitě odměňte.
Komu přináší plán řízení změn výhody?
Organizace: Změny jsou v podnikání nevyhnutelné. Ve skutečnosti jsou jedinou konstantou. Pro organizace je plán řízení změn klíčový pro hladký průběh transformace. Chrání společnost před potenciálními narušeními a minimalizuje ztráty, které by mohly být způsobeny neřízenými úpravami. Tento plán může pomoci podpořit zlepšení, inovace a růst v rámci organizace.
Zaměstnanci: Z komplexního plánu řízení změn těží nejen organizace, ale také zaměstnanci. Neznámé a obavy, které s sebou změna přináší, mohou často vést ke snížení morálky a produktivity zaměstnanců. S vhodným plánem řízení změn získávají zaměstnanci během přechodu nezbytnou podporu a vedení, což snižuje odpor a zlepšuje přijetí nové situace.
Projděte změnovou křivkou rychleji díky řízení změn
Řízení změn zajistí, že váš tým projde implementací ClickUp bez úhony. Podporuje také přijetí a zajišťuje co nejrychlejší návratnost investic.
Nezanedbávejte žádnou ze tří fází – uvolnění, změna a opětovné upevnění. Příprava na každou fázi zajistí, že ze svých zaměstnanců a z ClickUp vytěžíte maximum.