Omezení zdrojů, která musí projektoví manažeři identifikovat

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co jsou omezení zdrojů?“, „acceptedAnswer“: { „@type“: „Answer“, „text“: „Omezení zdrojů jsou souborem omezení nebo restrikcí, které musí projektoví manažeři dodržovat nebo zohledňovat při řízení projektu. Pro projektové manažery je důležité být si těchto omezení vědomi, aby mohli projekt úspěšně dokončit včas a v rámci rozpočtu.“ } } ] }

Jedna věc je pracovat s velkým množstvím zdrojů. Ale úplně jiná věc je vědět, jak z těchto zdrojů vytěžit maximum, když jsou omezené.

Jak se vypořádáte s nejčastějšími omezeními zdrojů – časem, náklady a rozsahem projektu – když jste omezeni všemi třemi? Co když navíc pracujete s nesourodým týmem?

Ačkoli neexistuje jediný nejlepší přístup k omezeným zdrojům, který by vyhovoval všem týmům, existuje řada zásad, strategií a nástrojů, které vám pomohou zvládnout jakékoli omezení, s nimiž se setkáte.

Pojďme se na to podívat blíže.

Co jsou omezení zdrojů?

Omezení zdrojů jsou souborem restrikcí nebo omezení, které musí projektoví manažeři při řízení projektu dodržovat nebo zohledňovat. Pro projektové manažery je důležité si být těchto omezení vědomi, aby mohli projekt úspěšně dokončit včas a v rámci rozpočtu.

Příklady běžných omezení zdrojů

Obecně se zdroje společnosti dělí do dvou kategorií:

Každý tým bude spravovat podobný seznam zdrojů, ať už se jedná o odpracované hodiny, dovednosti zaměstnanců, navrhované rozpočty, materiály nebo celkovou pracovní sílu. Pravděpodobně budete muset spravovat různé typy omezení u konkrétních zdrojů, jako jsou:

Mějte na paměti, že projektové zdroje jsou nástroje, se kterými pracujete, abyste dosáhli cíle. Omezení jsou limity, které jsou těmto nástrojům kladeny.

4 typy omezení zdrojů

Omezení zdrojů se ve většině případů vyskytují ve čtyřech různých variantách v podnikání a v projektovém řízení. Podívejme se na každé z omezení projektového řízení, abychom pochopili běžné překážky:

1. Čas

Řízení času je jedním z nejčastějších omezení zdrojů. Tato časová omezení zdrojů omezují počet dní, hodin a minut, které jsou potřebné k dokončení projektu, a to buď v důsledku vnějších faktorů, jako jsou termíny stanovené klientem, nebo vnitřních faktorů, jako je skutečná dostupnost jednotlivých zdrojů.

PŘÍKLAD ČASOVÉHO OMEZENÍSoftwarová vývojová společnost má za úkol vytvořit mobilní aplikaci pro klienta ve striktním termínu. V tomto časovém rámci jsou však dva vývojáři na dovolené. Vzhledem k nedostatku vývojářů může projektový manažer stanovit priority úkolů v rámci týmu, řídit sprinty a vést přesný záznam o odpracovaných hodinách, takže je snadné zjistit, čí práci lze přesunout a jak lze projekt rozdělit s omezeným týmem.

2. Náklady

Omezení nákladů jsou také důležitým faktorem, který je třeba zohlednit při dostupnosti zdrojů, protože stanovují limit částky přidělené na každý projekt. Toto omezení obvykle pochází buď od klienta, nebo od projektového manažera, v závislosti na vaší počáteční obchodní dohodě nebo plánovaném rozsahu projektu.

PŘÍKLAD OMEZENÍ NÁKLADŮNezisková organizace potřebuje zorganizovat charitativní akci s omezeným rozpočtem. Projektový manažer může některé úkoly zadat dobrovolníkům a využít bezplatné nebo levné zdroje. Díky ClickUp může sledovat výdaje a zajistit, že se vejdou do rozpočtu – projektový manažer tak upřednostní nejdůležitější aspekty akce, aby zajistil její úspěch a vyhnul se potenciálním omezením zdrojů.

3. Zdroje

Omezení zdrojů jsou omezení týkající se zdrojů, jako jsou personál a materiály, které má projektový manažer k dispozici. Tento typ omezení může být také způsoben externími zdroji projektu, jako je klient nebo dodavatel, nebo dostupností interních zdrojů, jako je vaše vlastní společnost.

PŘÍKLAD OMEZENÍ ZDROJŮStavební společnost najatá k demolici staré garáže může chtít omezit své zdroje pro větší projekty a demolice. Projektový manažer může použít modely prognózování zdrojů a plánování kapacity k odhadu množství materiálu a personálu potřebného pro malou zakázku, aniž by odvedl zaměstnance od většího projektu.

4. Kvalita

Omezení kvality jsou stanovena tak, aby kvalita projektu splňovala určité standardy. Nejběžnějšími omezeními kvality zdrojů jsou cíle kvality stanovené klientem, ale vedoucí projektového managementu může také stanovit interní omezení kvality, aby zajistil, že projekt splňuje jeho vlastní standardy.

PŘÍKLAD OMEZENÍ KVALITYDigitální marketingová agentura potřebuje vyvinout nový web pro klienta. Projektový manažer musí vyvážit kvalitu požadovanou klientem s dostupnými zdroji agentury. Pomocí kontrolních seznamů kvality a šablon pro stanovení cílů při přidělování zdrojů může rychle sledovat průběh projektu webu a zajistit, že splní očekávání klienta.

Jak identifikovat omezení zdrojů

Existuje několik způsobů, jak identifikovat omezení zdrojů, ale nejdůležitějším krokem je hledat potenciální problémy již v rané fázi projektu jako součást vaší širší strategie řízení zdrojů. Identifikace těchto omezení vyžaduje důkladné porozumění projektu a jeho cílům, stejně jako očekáváním klienta (zejména pokud se jedná o produkt založený na službách) a zdrojům, které jsou pro projekt k dispozici.

Jedním ze způsobů, jak určit omezení zdrojů, je podívat se na úkoly, které je třeba dokončit, a poté vytvořit odhad nejen toho, jaké projektové zdroje máte k dispozici, ale také toho, kolik každého zdroje budete potřebovat v nejhorším a nejlepším případě.

Právě zde hrají důležitou roli nástroje pro správu zdrojů, zejména ty, které lze snadno přizpůsobit, jako je ClickUp, v procesu plánování a řízení projektů. Při sledování celého průběhu projektu od začátku do konce je klíčové mít centralizovaný a snadný způsob sledování pokroku a zdrojů projektu. To znamená zaznamenávat úkoly, jako jsou:

Projektoví manažeři musí také zvážit potenciální překážky, které mohou zpomalit pokrok, nebo jakékoli změny v rozsahu projektu, které mohou ovlivnit způsob, jakým řídí omezení zdrojů. Přidání kontrolních bodů, jako jsou pravidelné kontroly těchto omezení projektového řízení, by mělo být standardní praxí, aby měl váš tým k dispozici vše, co potřebuje, v každé fázi projektu.

Některé projekty (a budoucí projekty) vyžadují specifické zdroje, které nejsou snadno dostupné, takže může být nutné najít alternativní řešení nebo naplánovat časový harmonogram projektu podle toho, kdy budou tyto zdroje k dispozici.

Identifikace rozsahu projektu, milníků a závislostí pomáhá odhalit potenciální omezení zdrojů, se kterými se můžete setkat.

6 Řešení omezení zdrojů

Je důležité znát možná řešení omezení zdrojů v projektu – tak budete připraveni, pokud věci nepůjdou podle plánu. Ať už provádíte prognózy, snažíte se porozumět plánování kapacity nebo analyzujete aktuální stav, máme pro vás řešení!

Zde je šest řešení, jak lépe spravovat vaše zdroje:

1. Šablony

Šablony procesů lze použít ke zjednodušení a zefektivnění časového harmonogramu projektového řízení a požadavků na zdroje. Využijte šablony ClickUp!

Vše od šablon pro plánování zdrojů až po předem připravené maticové analýzy pomáhá projektovým manažerům rychle identifikovat, kde jsou zdroje potřebné, aby projekt pokračoval podle plánu. Naštěstí existuje spousta předem připravených šablon pro řízení projektů, které vám pomohou zahájit analýzu, abyste mohli lépe spravovat zdroje.

Mezi naše oblíbené šablony patří:

Šablona pro přidělování zdrojů ClickUp

Tato šablona pro přidělování zdrojů je skvělou volbou, která vám pomůže spravovat zdroje potřebné pro vaše týmy. Ať už se jedná o materiály, vybavení nebo lidi, šablona ClickUp pro přidělování zdrojů bude sledovat zdroje, které potřebujete k dokončení projektu.

Kromě toho můžete využít šablonu pro řízení projektů, která vám pomůže s omezeními zdrojů, a zjistit, jaké zdroje potřebujete a kdy je budete potřebovat.

Pomůže vám to zajistit, že budete mít vše, co potřebujete k dokončení projektu včas a v rámci rozpočtu.

Šablona tabule ClickUp 2X2 Priority Matrix

Šablona tabule 2×2 Priority Matrix od ClickUp vám umožňuje kategorizovat úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti. Díky správě projektů pomocí tabule můžete vy a váš tým snadno vizualizovat, které úkoly vyžadují okamžitou pozornost a které mohou počkat.

Díky stanovení priorit úkolů můžete činit informovanější rozhodnutí o tom, jak přidělovat zdroje, a zajistit, aby nejdůležitější úkoly dostaly pozornost, kterou si zaslouží.

Šablona pro plánování zdrojů ClickUp

Šablona pro plánování zdrojů ClickUp vám pomůže mnohem rychleji spravovat a přidělovat zdroje v rámci vašeho týmu nebo oddělení. S touto šablonou můžete snadno zjistit kapacitu svých zdrojů pomocí zobrazení Workload, které poskytuje vizuální představu o pracovní zátěži každého člena týmu.

V tomto pohledu můžete lépe vyvážit pracovní zátěž v rámci svého týmu a zajistit, aby všichni pracovali s optimální kapacitou. Pomocí této šablony pro řízení projektů můžete činit lepší rozhodnutí o tom, jak přidělovat své zdroje.

Tím zajistíte, že váš tým bude pracovat efektivně a účinně.

Šablona matice zdrojů projektu ClickUp

Efektivní plánování zdrojů je pro vaše budoucí projekty zásadní, protože má přímý dopad na celkové náklady na potřebné zdroje. S šablonou ClickUp Project Resource Matrix Template máte k dispozici všechny potřebné informace pro efektivní plánování zdrojů.

Tato šablona pro řízení projektů vám umožňuje snadno přidělovat a sledovat zdroje, jako je čas, pracovní síla a materiály, a pomáhá vám činit lepší rozhodnutí o tom, jak přidělovat zdroje a minimalizovat náklady.

2. Plánování

Pro optimalizaci plánování používají projektoví manažeři několik metod plánování. Například pouhé identifikování úkolů, jejich seskupení a stanovení priorit s cílem zkrátit dobu potřebnou k dokončení projektu je již krokem správným směrem.

Pokud zjistíte, že k dokončení projektu v termínu není k dispozici dostatek zdrojů, může být nutné upravit termíny projektu. To může znamenat posunutí termínů nebo jejich prodloužení za původní datum vypršení platnosti, což může znamenat, že budete muset upravit také naplánované závislosti.

Závislosti projektu se vztahují k úkolům nebo činnostem v rámci projektu, které jsou na sobě vzájemně závislé. Jinými slovy, závislost projektu je vztah mezi úkoly, kdy je nutné dokončit jeden úkol, než může být zahájen další úkol ve vašem konkrétním harmonogramu.

Funkce jako zobrazení časové osy, Ganttův diagram nebo jednoduše vyrovnání zdrojů vám výrazně pomohou pochopit, jak vypadá harmonogram a jak jej můžete splnit. Vaše projektové zdroje by neměly vždy nutně vyžadovat drastické změny harmonogramu.

3. Delegování

Při delegování úkolů na členy týmu jde především o to, aby úkoly odpovídaly jejich schopnostem a dostupnosti. Pokud se zjistí, že k dokončení projektu není k dispozici dostatek zdrojů, může být nutné najmout další pracovníky.

To může zahrnovat nábor nových členů týmu nebo zadávání služeb externím dodavatelům. Na druhou stranu, pokud není k dispozici dostatek zdrojů k dokončení projektu podle plánu, mohou projektoví manažeři také omezit rozsah projektu.

Dva příklady toho jsou snížení počtu úkolů nebo omezení zamýšlených cílů projektu. Proto je schopnost delegovat úkoly projektu klíčovou funkcí vašeho softwaru pro správu zdrojů.

4. Odhad

Techniky odhadování zahrnují předpovídání doby trvání, nákladů a zdrojů potřebných k dokončení projektu. Čím lepší jsou vaše odhady, tím méně překážek budete během procesu potkávat.

Nejlepší software pro správu zdrojů vám nejen umožňuje sledovat odhady času, ale také to dělat podle svých představ. Funkce sledování času v ClickUp vám umožňují spouštět a zastavovat čas z jakéhokoli zařízení, takže můžete snadno přecházet mezi úkoly projektu.

5. Automatizace

ClickUp pomáhá s odhady tím, že poskytuje přizpůsobitelné šablony, centralizované úložiště dat a vizualizace kapacity projektu a milníků, takže je snadné provádět změny a automaticky informovat všechny zúčastněné.

Automatizační nástroje snižují čas a náklady spojené s plněním úkolů a zjednodušují řízení projektů. Pomocí technik, jako je nastavení a automatizace připomínek milníků, automatizace změn stavu projektu a přizpůsobení a nastavení změn priorit, mohou projektoví manažeři pracovat rychleji a šetřit čas.

Pro potřeby automatizace je k dispozici ClickUp – můžete nastavit automatické spouštěče a přiřazování úkolů s různou úrovní složitosti.

6. Outsourcing

Outsourcing se používá ke snížení nákladů spojených s dokončením projektu a ke zvýšení dostupnosti zdrojů. Metody, jako je využití outsourcovaných zdrojů od externího dodavatele nebo využití externího zdroje (např. agentury pro dočasné pracovníky), velmi pomáhají při řízení omezení zdrojů, když máte nedostatek personálu nebo konkrétních dovedností.

ClickUp pomáhá s outsourcingem tím, že poskytuje nástroje, jako jsou grafy a přizpůsobitelné panely pro sledování dodavatelů. Kromě toho můžete poskytnout konkrétní oprávnění nebo povolit omezené vytváření účtů, abyste zabránili nežádoucím změnám.

Vše zvládnete s ClickUp

Nástroje pro plánování projektů jsou nezbytné, pokud se snažíte optimalizovat svůj přístup k omezeným zdrojům. Omezené zdroje jsou běžnou výzvou v projektovém řízení a mají dopad na časový harmonogram, rozpočet a kvalitu projektu.

Díky včasné identifikaci a řízení omezení zdrojů, použití vhodných strategií a nástrojů a poučení se z minulých zkušeností mohou projektoví manažeři překonat omezení zdrojů a maximálně využít to, s čím pracují.