Co je to vlastně projektové řízení pomocí tabule?

Je pondělí ráno a vy jste uprostřed brainstormingu, jehož cílem je vyřešit problém, který trápí váš projekt už týdny. Najednou vás napadne nápad. 💡🙌🏼

V zápalu okamžiku zapnete mikrofon a začnete vysvětlovat řešení – s mnoha gesty rukou – až do chvíle, kdy vedoucí týmu řekne: „No, to je nápad. “ 💀

Co kdybyste místo toho, abyste se nechali přemoci záplavou myšlenek, mohli rychle načrtnout svou vizi?

A co kdybychom vám řekli, že můžete prezentovat a spolupracovat na svém návrhu s týmem bez jediného zpoždění? To je realita zavedení softwaru pro digitální tabule do vašeho procesu řízení projektů. 🏆

Když lidé slyší pojem „řízení projektů pomocí bílé tabule“, pravděpodobně si představí nějakou variantu tohoto scénáře. Ačkoli je to zcela oprávněné (a velmi běžné), tento příklad pouze naznačuje nekonečné výhody, které tato metodika nabízí!

Není žádným tajemstvím, že projektové řízení pomocí tabule je novým trendem, který se v dohledné době neztratí.

Ale pokud si myslíte, že máte tuto projektovou metodiku pod kontrolou, protože jste konečně pověsili tu mini tabuli do kuchyně, zamyslete se znovu, příteli.

Seznámíme vás se vším, co potřebujete vědět o řízení projektů pomocí tabule, včetně toho, co to je, jak to lze sladit s vaším pracovním postupem a jaké šablony potřebujete, abyste mohli co nejlépe využít jeho výhod.

Co je to projektové řízení pomocí bílé tabule?

Digitální tabule představují kolaborativní, kreativní a efektivní přístup k řízení projektů, který vám pravděpodobně dosud chyběl! Navíc nemusíte být projektovým manažerem, abyste mohli využívat výhody softwaru pro digitální tabule. Jsou totiž tak univerzální!

Vizuální znázornění a řízení téměř jakéhokoli projektu je jednou z největších výhod projektového řízení pomocí tabule, protože vám pomáhá najít souvislosti, které jste možná dříve nepoznali. Je také poutavější a přístupnější pro lidi, kteří k práci přistupují různými způsoby.

Kolaborativní povaha softwaru pro bílé tabule je také velkou výhodou pro agilní týmy, které většinu své práce vykonávají asynchronně, protože se automaticky aktualizuje o nejnovější informace. V tomto případě si můžete svou bílou tabuli představit jako svůj vlastní živý dokument!

Ať už váš tým pracuje ve sprintech nebo se připravuje na plánování další firemní konference, projektové řízení pomocí tabule je tu, aby vám pomohlo. Před vaší další iniciativou mějte tabuli připravenou, když:

Od klíčových úkolů po milníky a dokonce i samotný plán – vše může být od začátku do konce na vaší whiteboardové tabuli, díky čemuž se zdá být skutečně nekonečná! Ukážeme vám to. 🤗

Plánujte a spravujte své projekty na digitální tabuli

Virtuální whiteboardy dávají týmům možnost být kreativní v jejich každodenních procesech, ale ať už řídíte projekty ve stavebnictví, technologii, realitách nebo v jakémkoli jiném odvětví, životní cyklus vašeho projektu bude obecně procházet stejnými pěti fázemi:

Vaše tabule bude po celou dobu životního cyklu projektu nepostradatelným pomocníkem, proto je důležité investovat čas do nástroje, který nabízí širokou škálu funkcí a možností. Lepicí poznámky, text, spojovací prvky a spousta možností vkládání jsou nezbytné pro dokončení každého kroku projektového procesu, ale přístup k přizpůsobitelným šablonám pro vaše konkrétní použití bude skutečným faktorem, který změní vaše zkušenosti s whiteboardem.

Šablony tabule jsou tajemstvím, jak ušetřit čas na všem, od mapování konceptů až po sledování dalších kroků. Používají předformátované diagramy, organizované struktury a grafy přímo na vaší tabuli a jsou nezbytným zdrojem pro snížení pravděpodobnosti chyb v raných fázích vašeho projektu.

Rozsáhlá knihovna šablon ClickUp, navržená s ohledem na projektové manažery a přizpůsobená pro týmy napříč odvětvími, nabízí spoustu šablon pro tvorbu vývojových diagramů, mapování, brainstorming, stand-upy a plánování, které vám pomohou zefektivnit pracovní postupy a zkrátit dobu zpracování pomocí whiteboardů.

S vhodnou šablonou můžete v ClickUp přejít do další fáze projektu, aniž byste museli klikat nebo opouštět bílou tabuli, kterou jste vytvořili.

Ale pojďme se podívat, jak to skutečně vypadá.

Fáze 1: Řešte svou strategii pomocí whiteboardů pro řízení projektů

Než projekt vznikne, existuje problém, který je třeba vyřešit, a skupina lidí, kteří z něj mohou mít prospěch (vaše cílová skupina). 💜

Ve fázi brainstormingu je vaše tabule pro řízení projektů vizuální prezentací toho, co vás čeká, obsahující klíčové výzkumy, vaši hodnotovou nabídku, bezprostřední cíle, očekávání a další informace. Zkrátka vše, co potřebujete k vytvoření strategie projektu!

I když můžete vždy začít s čistým plátnem a postupně do něj vkládat svou práci, pravděpodobně vám uniknou některé klíčové funkce, díky kterým jsou bílé tabule tak skvělé. Navíc je pohled na prázdnou obrazovku na začátku dost zastrašující. Místo toho doporučujeme začít s přizpůsobitelnou šablonou (nebo dvěma!), abyste mohli začít s brainstormingem o několik kroků napřed.

Předem připravené šablony, jako je šablona Mood Board Whiteboard Template od ClickUp, fungují jako odrazový můstek pro váš tvůrčí proces. Jejich barevně odlišené tvary a vizuální povaha jsou ideální pro to, aby týmy začaly přemýšlet o důležitých akčních bodech, jako jsou:

Ale tato šablona je jen prvním krokem! Čím více kontextu do své tabule v této fázi přidáte, tím cennější bude v budoucnu. Odtud můžete do své tabule vložit média, obrázky a dokonce i webové stránky třetích stran, abyste mohli zahájit svou designovou myšlenkovou relaci.

Až vás napadne inspirace, vaše bílá tabule bude připravena s nástroji pro kreslení, tvary a lepícími poznámkami, které můžete kliknutím a přetažením použít k zachycení maket, drátových modelů a dalších věcí. Když tedy přejdete do druhé fáze projektu, můžete doslova stavět na práci, kterou jste již odvedli, a naplánovat další kroky. 🗺

Fáze 2: Plánování projektů jako profesionál

S informacemi, které jste již nashromáždili na své tabuli, je čas začít se zabývat fází plánování. 🤓

Tato fáze procesu se zaměřuje především na to, jak vyvážit rozpočet a čas do budoucna, a v podstatě na to, kde vytvoříte plán projektu. To vše jsou úkoly, pro které byly vaše digitální whiteboardy stvořeny!

Podívejte se na nejlepší nápady z brainstormingových sezení a přetahujte, kopírujte nebo kreslete spojení mezi objekty na tabuli, abyste vytvořili realistický časový plán projektu. V této fázi také vyjdou najevo počáteční závislosti mezi úkoly a k tabuli se začnou přidávat členové mezifunkčního týmu. Díky řadě funkcí pro spolupráci, které Whiteboard nabízí, však nikdy nebylo sladění týmu snazší. 😎

Díky živým kurzorům můžete vidět, kdo je na vaší tabuli, co dělá, a spolupracovat s ním bez překrývání – což je velká výhoda, když neustále pracujete s novou zpětnou vazbou, zmiňujete ostatní pro kontrolu a dáváte strukturu svým nejlepším nápadům.

V této fázi také přichází na řadu karty Doc. Vložte dokumenty ClickUp Docs přímo do tabule a pracujte s nimi buď pomocí menu připnutého na obrazovce, nebo pomocí praktické klávesové zkratky, díky které se k práci dostanete ještě rychleji. 🔥

Jakmile se odkloníte od své moodboardové tabule, můžete ze stejné tabule podniknout formativní kroky vpřed pomocí technik, jako je mind mapping, abyste si vytvořili hrubý plán útoku. Pro nás je přirozeným dalším krokem použití šablony User Story Mapping Template od ClickUp.

Fáze plánování je náročná a tato šablona to chápe. Tato šablona Whiteboard sama o sobě rozděluje cestu uživatele s vaším produktem na malé části. Tyto menší části vám mohou pomoci při přijímání klíčových rozhodnutí o vašem plánu a usnadnit proces požadavků, rozsahu a toku úkolů vašeho projektu do budoucna.

Šablona whiteboardu připravená k prezentaci s bohatými možnostmi formátování, vloženými výzkumy a dokumenty a jasnými spojovacími prvky je revolucí v plánování projektů. Tyto funkce znamenají rozdíl mezi tím, zda máte připravený plán, který mohou zainteresované strany okamžitě schválit, nebo zda potřebujete více času na přípravu něčeho prezentovatelného.

Podívejte se na tyto šablony storyboardů!

Fáze 3: Správný start

V úvodní fázi projektu vyniká ClickUp Whiteboards jako nejlepší nástroj pro tuto metodiku řízení projektů. Ale nemusíte nám věřit jen na slovo. Přesvědčte se sami!

V této fázi jste již provedli průzkum, identifikovali své publikum, vytvořili plán a určili, čí dovednosti jsou potřebné k realizaci projektu – jste připraveni k akci!

Při pohledu na plán a toky uživatelů zmapované na vaší tabuli uvidíte objekty zástupných symbolů, které představují úkoly a klíčové milníky vašeho projektu. A protože používáte ClickUp Whiteboards, budete také moci převést tyto tvary a lepící poznámky z vaší tabule na akční úkoly ClickUp propojené s vaším pracovním postupem. 🏆

I když rozdělíte práci mezi jednotlivé týmy, vše se bude vracet zpět k vaší whiteboardové tabuli. V tomto případě se vaše tabule stane ústředním bodem setkávání ve vašem pracovním prostoru, kde se členové mohou kdykoli sejít, zejména během týdenních kontrolních schůzek.

Jelikož jakýkoli text, poznámku a tvar lze přímo převést na úkol v časové ose, mohou členové týmu okamžitě po jakékoli schůzce nebo přelomovém nápadu pokračovat v dalších krocích.

Možnost přiřazovat a aktualizovat úkoly v jakékoli fázi životního cyklu projektu je to, co dělá ClickUp Whiteboards tak výkonným nástrojem a co činí tuto metodiku tak efektivní pro týmy.

Fáze 4: Sledování pokroku v průběhu práce

Do této chvíle jste již slyšeli, jak chválíme bílé tabule za to, že poskytují týmům spolehlivý zdroj informací – živý (a velmi vizuální) dokument, který je propojen s vaším pracovním postupem, zabudován do vašich dokumentů ClickUp Docs a automaticky aktualizován o nejnovější informace v průběhu vašeho časového plánu.

Vzhledem k tomu, že na whiteboardu nikdy nedojde místo a nikdy není nutné jej mazat, je fáze monitorování a kontroly vašeho projektu jednodušší než kdykoli předtím. Projektoví manažeři mohou snadno nahlédnout na whiteboard a najít dokončené úkoly a milníky, nebo dokonce počáteční výzkum a KPI, aby mohli na první pohled určit úspěšnost projektu nebo řešit případné problémy.

Vaše výsledky však nejsou omezeny pouze na vaši tabuli. Díky příkazu /whiteboards Slash Command můžete zobrazit a upravovat plně funkční tabuli z jakéhokoli dokumentu ClickUp Doc! Můžete tedy provádět úpravy, aktualizace a spolupracovat s týmem na vaší tabuli – přímo z dokumentu. 🤯

Problém je, že ne každý software pro bílé tabule vám to umožní – pouze ClickUp. 🔥

Zamyslete se nad tím. Veškerá vaše práce se odehrává ve vašem pracovním prostoru. A protože na bílou tabuli můžete vložit jakýkoli úkol nebo dokument ClickUp a pracovat s ním, můžete sledovat průběh práce v reálném čase, aniž byste museli hnout prstem.

Virtuální nástroje pro kreslení diagramů a maket najdete v softwaru po celém webu, ale jakmile jsou tyto náčrtky hotové, v podstatě ztrácejí svou hodnotu. Teprve když můžete na whiteboardu pracovat, sledovat a spravovat práci, stává se živou součástí vašeho procesu.

Chcete-li znovu vytvořit výhody tabule ClickUp Whiteboards v jiném softwaru, vyžadovalo by to neustálou pozornost, ruční aktualizace a neustálou komunikaci. A upřímně řečeno, to není zrovna nejproduktivnější využití času projektového manažera. Místo toho můžete investovat zlomek tohoto času do ClickUp a získat tak pro svůj projekt v dlouhodobém horizontu něco ještě významnějšího a podstatnějšího.

Protože jde jen o výtvory na vaší whiteboardu – jde o to, co s nimi dokáže váš nástroj pro správu projektů na whiteboardu!

Fáze 5: Retrospektivy pro úspěch

Je lákavé nechat projekty po jejich dokončení minulostí, ale nevynechávejte dobře vedenou retrospektivu.

Jak se říká, zpětný pohled je vždy jasný, a retrospektivy jsou tu proto, aby pomáhaly produktovým týmům neustále se zlepšovat prostřednictvím přezkoumávání nejdůležitějších momentů a úskalí minulých projektů. Na vaší tabuli Sprint Retrospective Brainstorm v ClickUp můžete snadno shromažďovat zpětnou vazbu k minulým postupům, kterou pak můžete využít v budoucích iteracích.

Díky retrospektivním nástrojům, jako je tento, budou vaše retrospektivy působivější, protože do whiteboardu můžete přidávat data, média, dokumenty a pracovní nástroje třetích stran. Navíc zajistí, že všichni budou zodpovědní za pozitivní úpravy v nadcházejících projektech, protože vaše podněty promění v konkrétní úkoly.

Vytvořte kouzlo projektového řízení s tabulemi ClickUp

Skutečná síla projektového řízení pomocí tabule se projeví, když budete schopni plynule propojit své myšlenky s pracovním postupem – což je funkce, kterou ClickUp Whiteboards zdokonalil!

Spolupráce a kreativita dostávají zcela nový význam díky možnostem vkládání, přesným propojením, úpravám v reálném čase a samozřejmě schopnosti proměnit cokoli na tabuli v proveditelný úkol. S rostoucím seznamem funkcí a ještě většími plány do budoucna je Whiteboards v ClickUp jasnou volbou pro vše, co se týká řízení projektů.

Importujte svou práci prakticky odkudkoli za pouhých 60 sekund a zbavte se zbytečných záložek a nástrojů ze svého procesu. Navíc ClickUp integruje více než 1 000 nástrojů, aby vaše zkušenost byla co nejplynulejší.

Vyzkoušejte to sami a už se nikdy nebudete ohlížet zpět. 💜