Aby byla firma úspěšná, musí se vyvíjet s dobou. To může znamenat organizační změny, změny v obchodních procesech nebo digitální transformaci. Ať už se jedná o jakýkoli typ změny, efektivní řízení změn je klíčové pro úspěch.
Řízení změn znamená, že organizace musí rozhodnout o plánu a poté jej implementovat, což vede k určité transformaci.
Pravidelné řízení projektů se sice může postarat o zavedení systémů, procesů a nových softwarových řešení, ale to je jen jedna část rovnice.
Skutečně úspěšné řízení změn zahrnuje také získání podpory všech zainteresovaných stran, včetně celé struktury řízení projektu, a řízení zapojení zaměstnanců v průběhu celého procesu. Bez této podpory a zapojení se můžete ocitnout zpět na začátku. ?
Efektivní řízení vašeho týmu, zdrojů a procesu však nemusí znamenat objevování Ameriky. Původní modely řízení změn se nyní vyvinuly v přizpůsobitelný software pro řízení změn, který vám pomůže zefektivnit proces řízení změn a ušetřit čas, úsilí i peníze.
Jak ale poznáte, který systém pro správu změn si vybrat? Ideální systém pro vás bude záviset na vašich konkrétních okolnostech, ale existuje několik klíčových funkcí, které je třeba zvážit.
Co je software pro řízení změn?
Software pro řízení změn je specializovaný nástroj nebo systém, který pomáhá organizacím efektivně řídit a provádět změny v rámci jejich procesů, systémů nebo technologií. Pomáhá zefektivnit proces řízení změn, zajistit hladký přechod a minimalizovat narušení. Tento software obvykle zahrnuje funkce, jako je sledování požadavků na změny, plánování, implementace a vyhodnocování změn.
Co byste měli hledat v softwaru pro řízení změn?
Nástroje pro správu změn pomáhají vytvořit strukturu pro proces změn. Ať už hledáte nástroj pro správu organizačních nebo IT změn, budete potřebovat kombinaci některých nebo všech těchto klíčových funkcí ve svém softwaru pro správu změn:
- Intuitivní uživatelské rozhraní (UI), které se snadno ovládá, což zvyšuje jeho přijetí.
- Hladká integrace s dalšími souvisejícími nástroji, jako je software pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) a kanály pro spolupráci.
- Nástroj pro mapování procesů, který vám poskytne jasný přehled o tom, kde se právě nacházíte, kam směřujete a proč, a také o všech krocích, které musíte podniknout, abyste se tam dostali.
- Struktura, která jasně definuje role a odpovědnosti všech zúčastněných stran, včetně projektových manažerů, sponzorů projektu, kontrolního výboru pro změny nebo poradního výboru pro změny a koncových uživatelů.
- Časový plán, který zobrazuje úkoly, důležité milníky a všechny závislosti, které by mohly způsobit překážky, zejména pokud pracujete s mezifunkčními týmy (užitečná rada: týmová charta – dokument, který jasně stanoví cíle, role a odpovědnosti a očekávání – může dobře fungovat, aby se všichni členové týmu shodli).
- Jasná komunikační strategie, která nastiňuje klíčová sdělení a způsob jejich předávání.
- Plán školení a rozvoje, který zajistí, že všichni budou mít znalosti a dovednosti potřebné k zvládnutí změn.
- Plán hodnocení a řízení rizik, který zdůrazní všechna potenciální rizika a strategie pro jejich řešení.
- Jasné metriky pro měření úspěchu iniciativy pro řízení změn, například klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) nebo cíle a klíčové výsledky (OKR), plus plán pro shromažďování zpětné vazby potřebné k měření efektivity členů vašeho týmu.
Podívejte se na tyto šablony týmových chart!
10 nejlepších softwarů pro správu změn, které můžete použít
Při výběru nejlepšího řešení pro správu změn pro vaši firmu zvažte, jaký typ změn chcete provést, zda se jedná pouze o interní změny, nebo se týkají i zákazníků, a jaký druh reportingu potřebujete poskytovat svým stakeholderům. ?
Každá z těchto softwarových možností pro správu změn má specifické funkce, které se mohou hodit pro vaši iniciativu v oblasti správy změn.
1. ClickUp
ClickUp je komplexní řešení a nástroj pro správu projektů, který podporuje všechny aspekty vašeho podnikání, od řízení podniku po správu změn a další. ClickUp může být cenným pomocníkem při správě změn, protože poskytuje centralizovanou platformu pro organizaci a sledování všech úkolů souvisejících se změnami.
Jeho funkce, jako je stanovení cílů, sledování času, přiřazování úkolů a nástroje pro spolupráci, pomáhají zajistit hladký přechod. A funkce ClickUp pro vytváření reportů vám umožňují sledovat pokrok a podle potřeby upravovat strategie, což usnadňuje efektivnější a účinnější proces změn.
S naším softwarem pro správu změn, který obsahuje uživatelsky přívětivé šablony, které vám pomohou plánovat, sledovat a zavádět váš projekt, nebyla správa změn nikdy snazší. ?
Nejlepší funkce ClickUp:
- Nabízí plán řízení změn s časovým sledováním pracovních postupů, stavy a čtyřmi různými typy zobrazení, které vám pomohou začít s plánováním změn.
- Pomocí ClickUp Mind Maps můžete snadno vizualizovat, jak vše funguje dohromady.
- Vyberte si z 10 různých šablon pro správu změn, včetně kontrolních seznamů a Ganttových diagramů pro různé scénáře použití, jako je správa IT služeb (ITSM), projekty SaaS a plány práce z domova.
- Vytvořte procesy řízení změn, které vás provedou jednotlivými kroky a usnadní správu úkolů v průběhu celého životního cyklu projektu.
- Snadno identifikujte priority a případné závislosti, které mohou vyžadovat zásah.
- Spravujte svůj IT tým a IT infrastrukturu, abyste projekt neustále posouvali vpřed.
- Vytvořte si přehledný dashboard, abyste měli rychlý přehled o všech aspektech projektu.
- Snadno spolupracujte se svým týmem pomocí chatu v reálném čase, přiřazených komentářů a zdokumentovaných procesů.
Omezení ClickUp:
- Díky množství dostupných funkcí je třeba se s nimi nejprve seznámit.
- Reakční doba systému může být někdy trochu pomalá.
Ceny ClickUp:
- Navždy zdarma
- Neomezený: 5 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 12 $/měsíc na uživatele
- Business Plus: 19 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze ClickUp:
- G2: 4,7/5 (více než 8000 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 3 700 recenzí)
2. Freshservice
Software pro správu změn Freshservice je součástí širší platformy Freshworks. Je určen pro správu IT služeb a změny v rámci IT operací. ?️
Nejlepší funkce Freshservice:
- Využijte data ze svého servisního střediska k informování o všech nezbytných změnách.
- Vytvořte šablony pro nové projekty na základě existujících ticketů nebo problémů, nebo začněte úplně od začátku.
- Pomocí nástroje Workflow Automator vytvořte projekt nebo úkol, když dojde ke splnění určitých podmínek.
- Vyberte si, zda chcete použít vodopádový, agilní nebo hybridní model.
- Díky několika možnostem zobrazení můžete snadno vizualizovat každou fázi svého projektu řízení změn.
- Přizpůsobte si své zprávy tak, aby vám poskytovaly informace potřebné k přijímání správných rozhodnutí.
Omezení Freshservice:
- Někteří uživatelé mají pocit, že uživatelské rozhraní je trochu zastaralé a mohlo by být vylepšeno.
- Omezení funkce reportování mohou být frustrující.
Ceny Freshservice:
- Bezplatná zkušební verze: na 21 dní
- Starter: 15 $/měsíc za agenta
- Růst: 40 $/měsíc na agenta
- Výhoda: 80 $/měsíc na jednoho agenta
- Enterprise: 105 $/měsíc na agenta
Hodnocení a recenze Freshservice:
- G2: 4,6/5 (více než 900 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 500 recenzí)
3. Whatfix
Whatfix je platforma pro digitální adopci (DAP), která pomáhá vašemu týmu přijmout nové technologie a školí jej v jejich používání. ?
Nejlepší funkce Whatfix:
- Zrychlené zapracování zákazníků a zaměstnanců, protože uživatelé se rychle seznámí s novým systémem prostřednictvím tipů, prohlídek produktů, vyskakovacích oken, samoobslužných nabídek a návodů.
- Využívá stávající pracovní postupy ke zlepšení znalostí a rozvoji odbornosti.
- Podporuje samostatnou pomoc uživatelů v případě problémů, čímž snižuje nároky na vaši IT podporu.
- K vytváření obsahu, jako jsou interaktivní průvodci, není třeba žádné programování, takže systém může používat kdokoli.
- Kompatibilní s mnoha různými prohlížeči
- Tento nástroj pro správu změn poskytuje přístupnou technologii pro osoby se zdravotním postižením.
Omezení Whatfix:
- Integrace CRM ještě není dokonalá a vyžaduje další práci.
- Někteří uživatelé preferují větší flexibilitu při plnění úkolů.
Ceny Whatfix:
- Bezplatná zkušební verze
- Web–Standard, Premium nebo Pro: Kontaktujte nás ohledně cen
- Desktop–Premium: Kontaktujte nás ohledně cen
- Mobile–Standard nebo Pro: Kontaktujte nás ohledně cen
- Enterprise – Standard nebo Premium: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Whatfix:
- G2: 4,6/5 (více než 250 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 70 recenzí)
4. Gensuite
Software Gensuite Management of Change (MOC) je součástí širšího řešení Benchmark Gensuite, cloudového řešení, jehož cílem je zefektivnit obchodní procesy a zlepšit zapojení, odpovědnost a rozhodování.
Nejlepší funkce Gensuite:
- Navržen pro lepší správu změn v procesech, vybavení a zařízeních.
- Zaznamenávejte, sledujte a vyhodnocujte požadavky na změny.
- Zohledňuje bezpečnostní, funkční a compliance rizika.
- Usnadňuje kontrolu a schvalování navrhovaných změn.
- Pomůže vám řídit realizaci a následné kroky a průběžně informovat váš tým.
Omezení Gensuite:
- Někteří uživatelé uvádějí, že systém není dostatečně flexibilní a rádi by měli možnost většího přizpůsobení.
- Naučit se s ním pracovat může být náročné, zejména pochopit, jak jednotlivé moduly vzájemně interagují.
Ceny Gensuite:
- Všechny plány: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Gensuite (nejedná se o software specifický pro MOC):
- G2: 4,2/5 (11+ recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (70+ recenzí)
5. WalkMe
Nástroje pro správu změn WalkMe jsou navrženy tak, aby spravovaly změny jak pro vaše zákazníky, tak pro váš tým, a prováděly uživatele obchodními pracovními postupy. ?
Nejlepší funkce WalkMe:
- Usnadněte zapracování nových zaměstnanců pomocí seznamu pro zapracování, který si mohou přizpůsobit podle vlastního tempa.
- Pomáhá uživatelům dosáhnout jejich cílů tím, že podporuje požadované chování, využívá poznatky o digitálním chování a přizpůsobená oznámení na ploše.
- Snižuje počet žádostí o podporu od zákazníků a zaměstnanců, zvyšuje spokojenost zákazníků a šetří čas vaší servisní podpory.
- Nabízí onboardingu pro řadu softwarů, včetně Salesforce, Talentsoft, Workday a Jira.
Omezení WalkMe:
- Pokud je vaše podnikání poměrně složité, může chvíli trvat, než se seznámíte se systémem a nastavíte jej podle svých potřeb.
- Zákaznická podpora může reagovat na dotazy pomalu.
Ceny WalkMe:
- Všechny plány: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze WalkMe:
- G2: 4,5/5 (více než 250 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 60 recenzí)
6. SysAid
SysAid je nástroj pro správu IT služeb (ITSM), který pomáhá spravovat požadavky na změny od jejich zahájení až po zavedení. ?️
Nejlepší funkce SysAid:
- Nabízí automatizaci procesů servisního střediska, aby se zvýšila efektivita od počáteční žádosti až po veškerou práci provedenou vaším vývojovým týmem.
- Na základě osvědčených postupů ITIL (IT Infrastructure Library)
- Zahrnuje funkci konfigurační databáze (CMDB), která zajišťuje správnou konfiguraci všech IT prostředků pro poskytování vašich služeb.
- Šablony pracovních postupů jsou předem nakonfigurovány pro různé scénáře změn nebo je lze přizpůsobit potřebám uživatele.
- Uživatelé mohou posoudit riziko jakékoli navrhované změny a v případě potřeby zapojit externí zainteresované strany.
- Schvalovací proces se poté provádí na různých úrovních, aby se zajistilo, že navrhovaná řešení jsou v souladu s firemními politikami, než změny implementujete.
Omezení SysAid:
- Někteří uživatelé mají pocit, že přizpůsobení je složitější, než je nutné, a ne vždy funguje dobře.
- Uživatelské rozhraní by sneslo aktualizaci.
Ceny SysAid:
- Bezplatná zkušební verze
- Všechny plány: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze SysAid:
- G2: 4,5/5 (více než 600 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 400 recenzí)
7. ChangeGear
ChangeGear je platforma umělé inteligence (AI) s modulem strojového učení, který využívá historická data k doporučování řešení a urychlení rozhodování. ?
Nejlepší funkce ChangeGear:
- Vytvořte centrální úložiště, které bude uchovávat všechny změny provedené v rámci celé firmy týmem DevOps.
- Nabízí více uživatelských zobrazení v závislosti na potřebách uživatele.
- Automatizace pracovních postupů, která omezuje opakující se úkoly, minimalizuje rizika a zefektivňuje procesy řízení změn a vydávání nových verzí.
- Zřídit samoobslužný portál pro vaši firmu, který bude řešit běžné dotazy a požadavky na služby.
- Tyto nástroje pro správu změn usnadňují auditování a vykazování shody.
Omezení ChangeGear:
- Někteří uživatelé si stěžovali, že při učení se používání systému není k dispozici dostatečná podpora v oblasti školení.
- Konfigurace backendu není tak uživatelsky přívětivá, jak by mohla být.
Ceny ChangeGear:
- Všechny plány: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze ChangeGear:
- G2: 3,8/5 (více než 80 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (50 recenzí)
8. Obchod se změnami
Říkají o sobě, že jsou „nejpoužitelnější platformou pro řízení změn na pracovišti na světě“. Tento software pro řízení změn se skládá ze šesti různých nástrojů určených ke shromažďování zpětné vazby, měření připravenosti na změnu a následnému zavedení nezbytných opatření.
Nejlepší funkce Change Shop:
- Nástroj Organizace vám pomůže posoudit, zda je vaše firma připravena na další změnu, a připomene vám osvědčené postupy pro řízení změn.
- Nástroj Team usnadňuje zpětnou vazbu mezi týmy.
- Simulátor změn vám pomůže projít různými scénáři a posoudit možná rizika.
- Change Leader shromažďuje zpětnou vazbu od manažerů o tom, jak změna probíhá, a generuje přizpůsobené zprávy.
- Osobní nástroj umožňuje manažerovi projektu změn hodnotit pokrok v rámci změny.
- Panel Change Commitment Dashboard vám poskytuje přehled o procesu řízení změn a jeho průběhu.
Omezení Change Shopu:
- Ještě není určeno
Ceny Change Shop:
- Change Leader: Zdarma pro až 2 500 členů týmu
- Enterprise: 180 $/měsíc pro až 10 000 členů týmu
- Velké podniky: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Change Shop:
- G2: Zatím žádné recenze
- Capterra: Zatím žádné recenze
9. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus je platforma pro správu IT služeb, která vám pomůže vizualizovat proces správy změn. ✨
Nejlepší funkce ServiceDesk Plus:
- Integrovaná správa IT aktiv (ITAM) a databáze správy konfigurace (CMDB) posuzují rizika a pomáhají vám plánovat změny.
- Pomocí vizuálního návrháře pracovních postupů můžete navrhovat procesy změn, automatizovat pracovní postupy a konfigurovat oznámení, aby všichni byli v obraze.
- Pomáhá automatizovat procesy kontroly a schvalování správy IT služeb.
- Přizpůsobitelné role a stavy, abyste mohli navrhnout proces tak, aby vyhovoval vašemu podnikání.
- Zaznamenávejte a sledujte změny a získejte zpětnou vazbu a schválení svých plánů.
- Shromažďuje zpětnou vazbu o spokojenosti zákazníků a pomáhá identifikovat oblasti, které je třeba proškolit, a způsoby, jak zlepšit podporu.
Omezení ServiceDesk Plus:
- Není příliš flexibilní a někteří uživatelé by uvítali možnost většího přizpůsobení.
- Zákaznická podpora může být pomalá, když potřebujete pomoc.
Ceny ServiceDesk Plus:
- Standard: Od 10 $/měsíc na technika
- Profesionální: Od 21 $/měsíc na technika
- Enterprise: Od 50 $/měsíc na technika
Hodnocení a recenze ServiceDesk Plus:
- G2: 4,2/5 (více než 200 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 190 recenzí)
10. Howspace
Howspace je nástroj, který pomáhá týmům spolupracovat v rámci procesů řízení změn a je podporován funkcemi umělé inteligence.
Nejlepší funkce Howspace:
- Využijte pracovní prostor k získání podnětů od všech zúčastněných stran před zahájením procesu řízení změn.
- Super Chat umožňuje mnoha účastníkům diskutovat o nápadech současně, bez ohledu na to, kde na světě se nacházejí.
- Využijte šablony pro procesy jako brainstorming, plánování a řízení pracovního toku.
- Všechny nápady zainteresovaných stran jsou soustředěny na jednom místě, kde je mohou vidět všichni.
- Integrujte jej s dalšími nástroji, jako jsou MS Teams, Zapier, tabule Miro a Google Sheets.
Omezení prostoru:
- Virtuální platforma pro schůzky zatím nefunguje dokonale.
- Neexistuje žádný katalog šablon, takže můžete snadno zjistit, co je k dispozici.
Ceny Howspace:
- Navždy zdarma: Pro 20 uživatelů a tři pracovní prostory
- Neomezený: 13 $/měsíc na uživatele za neomezený počet pracovních prostorů
- Tým: 400 $/měsíc pro 50 uživatelů
- Podnikání: 700 $/měsíc pro 100 uživatelů
- Na míru: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Howspace:
- G2: 4,9/5 (5 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (9 recenzí)
Často kladené otázky týkající se softwaru pro správu změn
Jaké jsou hlavní výhody používání softwaru pro správu změn?
Software pro řízení změn nabízí výhody, jako jsou zefektivněné procesy změn, lepší spolupráce, lepší přehled o změnách, méně narušení a soulad s regulačními standardy.
Jak software pro řízení změn usnadňuje komunikaci během procesu řízení změn?
Software pro správu změn usnadňuje komunikaci prostřednictvím nástrojů pro spolupráci, oznámení a upozornění, aktualizace v reálném čase, přiřazování a sledování úkolů a funkcí pro vytváření zpráv a analýz.
Je software pro řízení změn vhodný pro všechny typy organizací?
Ano, software pro řízení změn je vhodný pro organizace všech velikostí a odvětví. Zjednodušuje složité procesy, zlepšuje spolupráci, zvyšuje efektivitu, zajišťuje dodržování předpisů a je škálovatelný a přizpůsobitelný tak, aby vyhovoval různým organizačním potřebám.
Nejlepší nástroje pro řízení změn, které pomáhají úspěšně realizovat organizační změny
V dnešním rychle se měnícím světě musí podniky neustále evolvovat, pokud chtějí zůstat relevantní, což znamená zabývat se průběžným řízením změn.
Zatímco projektový management se může postarat o praktickou stránku řízení změn, je zde také lidský faktor. Musíte také zvážit, jak zapojíte svůj tým a zákazníky do procesu změn.
Využití hotového softwarového řešení pro správu změn vám může ušetřit spoustu času a úsilí. Možná najdete takové, které splňuje vaše požadavky hned po instalaci, ale pokud ne, mnoho z nich je vysoce přizpůsobitelných.
ClickUp nabízí několik přizpůsobitelných šablon, které vyhoví všem vašim potřebám, jsou snadno použitelné a vysoce efektivní. ?
Proveďte průzkum, abyste našli software pro správu změn, který vám nejlépe vyhovuje, a poté jej použijte k hladké správě změn všude tam, kde je to potřeba. Vaše výsledky vám za to poděkují.